REGLEMENT RAAD VAN COMMISSARISSEN Woningbouwvereniging Volksbelang Vastgesteld door Raad van Commissarissen: 15 september 2014
REGLEMENT RAAD VAN COMMISSARISSEN VAN WONINGBOUWVERENIGING VOLKS- BELANG TE HELMOND Dit reglement is opgesteld als uitwerking van hoofdstuk V, de artikelen 28 t/m 36 van de statuten van Woningbouwvereniging Volksbelang (verder te noemen: de vereniging ). Het reglement dient als aanvulling op de regels en voorschriften, die op de raad van commissarissen van toepassing zijn op grond van het recht en/of de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen van dit reglement met bepalingen uit de wet en/of de statuten prevaleert hetgeen in de wet en de statuten is bepaald. Inleiding Waar in dit reglement wordt gesproken over (artikelen van) de statuten van de vereniging zijn daarmee bedoeld de statuten, zoals per notariële akte bekrachtigd op 18 september 2014. ARTIKEL 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van de raad van commissarissen (verder te noemen: RvC ) van de vereniging op 15 september 2014. Het reglement is met ingang van 18 september 2014 van kracht en kan bij besluit van de RvC worden gewijzigd. 2. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen van de vereniging, regels met betrekking tot de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC, welke door de RvC, dan wel door ieder lid van de RvC afzonderlijk, dienen te worden nageleefd. 3. Voorafgaand aan de in het eerste lid van dit artikel genoemde vergadering van de RvC heeft het bestuur van de vereniging verklaard in te stemmen met de inhoud van dit reglement en de daarin opgenomen regels, voor zover die het bestuur betreffen, te zullen naleven. 4. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC als onderdeel van het jaarverslag van de vereniging. ARTIKEL 2 Omvang en samenstelling RvC 1. De algemene ledenvergadering stelt het aantal leden van de RvC vast op voordracht van de RvC. De RvC van de vereniging bestaat uit tenminste 3 leden. In verband met de maatschappelijke betrokkenheid en bereikbaarheid dienen de RvC leden bij voorkeur woonachtig te zijn in het werkgebied van de vereniging. 2. De persoon die als lid van de RvC is aangezocht dient, alvorens zich daartoe in beginsel bereid te verklaren, zich ervan te vergewissen: - dat hij zonder last en ruggespraak kan functioneren; - dat hij onafhankelijk en kritisch kan bijdragen aan de besluitvorming van de raad op een zodanige manier dat de raad van commissarissen de in aanmerking komende belangen op evenwichtige wijze kan afwegen; - dat hij daarvoor geschikt is en de vereiste deskundigheid bezit; - dat hij voldoende tijd voor de functie ter beschikking kan stellen; - dat hij in staat zal worden gesteld naar behoren toezicht te houden. 3. Gelet op het bepaalde artikel 28 lid 2 van de statuten stelt de RvC een schriftelijk profiel op voor het lidmaatschap van de RvC. In voorkomende gevallen, doch ten minste eenmaal per twee jaar wordt door de RvC bezien of het profiel nog voldoet en wordt het profiel zo nodig aangepast. Het profiel benoemt de algemene kwaliteitseisen welke in elk geval inhouden, dat elk lid van de RvC in staat dient te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Reglement RvC Volksbelang 092014 2
Tevens is er voor iedere portefeuille een specifiek kwaliteitsprofiel opgesteld. De profielschetsen (algemeen en specifiek kwaliteitsprofiel) zijn als bijlage 1 gevoegd bij dit reglement. ARTIKEL 3 Werving en voordracht kandidaten RvC 1. Wanneer een nieuw lid van de RvC wordt geworven, zal een transparante werving- en selectieprocedure worden gevolgd. 2. De RvC deelt aan de door de vereniging als zodanig erkende huurderbelangenvereniging en/of de kring van huurders zo spoedig mogelijk schriftelijk mee, wanneer er een vacature in de RvC is ontstaan voor een persoon als bedoeld in artikel 28 lid 3 van de statuten en nodigt hen uit om een bindende voordracht te doen. De RvC verstrekt aan de huurderbelangenvereniging en de kring van huurders de profielschets, waaraan het te benoemen lid zal moeten voldoen. 3. De bindende voordracht dient de naam van de persoon te bevatten alsmede een curriculum vitae van de desbetreffende persoon en een korte uiteenzetting van de gronden die tot de kandidaatstelling hebben geleid, waarbij rekening wordt gehouden met de profielschets. 4. De RvC toetst de voorgedragen kandidaat aan de profielschets. 5. De RvC kan, op een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van de huurderbelangenvereniging en/of kring van huurders deze termijn eenmaal met ten hoogste twee maanden verlengen. 6. Wanneer geen van de voorgedragen kandidaten geschikt blijkt te zijn, dit ter beoordeling van de algemene ledenvergadering en de algemene ledenvergadering het bindende karakter van de voordracht heeft ontnomen, zal de RvC de huurderbelangenvereniging en de kring van huurders opnieuw in de gelegenheid stellen om binnen een termijn van twee maanden een nieuwe bindende voordracht te doen. 7. Is geen (bindende) voordracht gedaan binnen de gestelde termijn(en), dan is de RvC vrij om zelf een voordracht naar de algemene ledenvergadering te doen. ARTIKEL 4 Benoeming RvC 1. Benoeming van een lid van de RvC vindt plaats door de algemene ledenvergadering. 2. De RvC stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat meerdere leden van de RvC tegelijkertijd aftreden. In het rooster staat van ieder lid de datum van de eerste benoeming en op welk moment de benoemingsperiode afloopt. Het vigerende rooster van aftreden is opgenomen in bijlage 2. 3. Leden van de RvC worden benoemd voor een periode van vijf jaar en kunnen volgens artikel 30 lid 2 van de statuten terstond worden herbenoemd. Herbenoeming vindt niet meer plaats zodra het lid de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt. 4. Tussentijds benoemde commissarissen nemen op het rooster van aftreden de plaats in van hen, die zij vervangen. Zij treden echter niet automatisch in de functie van hun voorganger. ARTIKEL 5 Voorzitter RvC 1. De voorzitter en de vicevoorzitter van de RvC worden door de RvC uit zijn midden benoemd. 2. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Reglement RvC Volksbelang 092014 3
3. De voorzitter treedt namens de RvC naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvC en coördineert alle activiteiten van de RvC. 4. De voorzitter van de RvC: - bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de RvC; - draagt zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de vergaderingen van de RvC; - ziet toe op een goed functioneren van de RvC, zowel intern als extern; - draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen; - zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor een zorgvuldige besluitvorming binnen de RvC; - draagt zorg voor de introductie, opleiding en bijscholing voor de commissarissen; - is namens de RvC het eerste aanspreekpunt voor het bestuur; - ziet toe dat de leden van het bestuur en van de RvC tenminste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren; - initieert de evaluatie en zelfreflectie over het functioneren van het bestuur en de RvC; - is het eerste aanspreekpunt voor vermeende onregelmatigheden betreffende het functioneren van (de leden) van het bestuur. ARTIKEL 6 Taken en bevoegdheden RvC 1. Bij uitoefening van zijn taak richt de RvC zich naar het belang van de vereniging en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vereniging betrokkenen af. Leden van de RvC moeten ter vervulling van zijn functie onafhankelijk van de overige leden van de RvC en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 2. De RvC heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de vereniging en omvat tenminste het volgende: - toezicht op de realisatie van de (jaarlijkse) volkshuisvestelijke, financiële en maatschappelijke doelstellingen van de vereniging; - de strategie en de risico s verbonden aan de realisatie van de doelstellingen van de vereniging; - het financiële verslagleggingsproces en de daartoe ingestelde interne procedures waaronder interne risicobeheersings- en controlesystemen; - de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving. 3. Bij zijn toezicht hanteert de RvC als uitgangspunt de vraag of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de beginselen van verantwoord ondernemerschap en ziet erop toe dat de continuiteit van de vereniging is gewaarborgd. 4. Het door een lid van de RvC aanvaarden van een nevenfunctie, die gezien aard en/of tijdbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak als lid van de de RvC, behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvC. 5. Leden van de RvC zullen zich verder houden aan de bedrijfscode i.c. de klokkenluidersregeling en de integriteitscode, die respectievelijk als bijlage 3 en 4 aan dit reglement zijn toegevoegd. 6. De RvC stelt jaarlijks het honoreringsbeleid voor het bestuur en de RvC vast en bepaalt de honorering van individuele bestuursleden en leden van de RvC binnen de kaders van dat beleid. 7. De RvC beoordeelt jaarlijks het functioneren van het bestuur en van de afzonderlijke bestuursleden. Reglement RvC Volksbelang 092014 4
ARTIKEL 7 Honorering RvC 1. De leden van de RvC ontvangen voor hun werkzaamheden een honorering per jaar. De vergoeding wordt door de RvC vastgesteld nadat het bestuur voordien in de gelegenheid is gesteld een advies uit te brengen. De hoogte van de honorering is in overeenstemming met de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Deze is als bijlage 5 bij dit reglement opgenomen. 2. Over de honorering van de RvC wordt verslag gedaan in het jaarverslag. ARTIKEL 8 Vergaderingen RVC 1. De RvC vergadert minimaal vier maal per jaar exclusief het overleg met het bestuur. 2. De agenda s van de vergaderingen van de RvC worden door de voorzitter vastgesteld. De RvC vergadert ten minste eenmaal per jaar over de volgende onderwerpen: - de begroting; - de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht van cijfermatige kerngegevens en prognoses) alsmede het accountantsverslag en de managementletter; - de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de vereniging en de strategie en risico s verbonden aan de onderneming mede in het licht van de middellange en lange termijnkarakter van de activa en de aard van de financiering; - de opleidingsbehoefte van de leden van de RvC. 3. Naast vorenbedoelde vergaderingen bespreekt de RvC tenminste eenmaal per jaar zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. Van de uitkomsten wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 4. De RvC bespreekt tenminste eenmaal per jaar het functioneren van het bestuur als dat van de individuele bestuursleden en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. De RvC bespreekt dit met het bestuur. Van de uitkomsten wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 5. De notulen van de RvC vergaderingen worden opgesteld door het directiesecretariaat. De notulen worden, na toezending aan alle leden van de RvC, in de eerstvolgende vergadering door de RvC vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en een ander op die vergadering aanwezig geweest lid van de RvC. ARTIKEL 9 Informatie en gedragsregels 1. De RvC bevordert dat hij tijdig schriftelijke informatie van het bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de vereniging, welke informatie de RvC nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. 2. Behalve voor informatie verstrekt door het bestuur zullen leden van de RvC openstaan voor informatie en signalen uit andere bronnen, zoals de ondernemingsraad, de huurderbelangenorganisatie(s), de accountant, de omgeving van de vereniging en de samenleving. 3. Leden van de RvC maken noch ten eigen voordele noch ten voordele van anderen gebruik van voorwetenschap. Leden van de RvC hebben zelf de verantwoordelijkheid om dit aan te geven en onthouden zich tijdens de vergadering van discussie en stemming bij de bespreking van onderwerpen die hierop betrekking hebben. Reglement RvC Volksbelang 092014 5
4. Ten aanzien van informatie over de vereniging neemt de leden van de RvC vertrouwelijkheid en geheimhouding in acht voor zover het belang van de vereniging dat vordert. Deze plicht tot vertrouwelijkheid en geheimhouding duurt voort, ook na het beëindigen van het lidmaatschap van de RvC. 5. Ieder lid van de RvC, die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen over kwesties die de vereniging betreffen, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen dat de RvC, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken. 6. De leden van de RvC geven bij hun aantreden op voorhand aan dat, als het gaat om het eigen functioneren binnen en de eigen positie in de RvC, zij zich zullen neerleggen bij het oordeel en het besluit van de RvC en daarnaar zullen handelen. Dit laat onverlet hun recht om de kwestie aan de bevoegde rechter voor te leggen. 7. De leden van de RvC nemen deel aan alle vergaderingen en andere functionele activiteiten van de RvC behoudens verhindering als gevolg van zwaarwichtige redenen, die aan de voorzitter van de RvC kenbaar worden gemaakt. Indien een lid van de RvC zonder zwaarwichtige redenen, dan wel frequent niet aanwezig is, wordt hij hierop aangesproken door de voorzitter. 8. Leden van de RvC nemen niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij zij een tegenstrijdig belang met de vereniging hebben als bedoeld in lid 9. Een dergelijke transactie zal uitsluitend mogen worden aangegaan onder ten minste in de branche gebruikelijke condities. De besluiten tot het aangaan van zo'n transactie behoeven de goedkeuring van de RvC. De voorzitter van de RvC ziet erop toe dat alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen hebben gespeeld worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de leden 8, 9 en 10 van dit artikel zijn nageleefd. 9. Een tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vereniging en/of het betreffende lid van de RvC ("tegenstrijdig belang") bestaat in ieder geval indien: - de vereniging voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin het lid van de RvC persoonlijk een materieel financieel belang onderhoudt; - de vereniging voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarvan het bestuur of de RvC, de echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad is van het lid van de RvC; - de vereniging voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon, waarbij het lid van de RvC een bestuur- of toezichthoudende functie vervult; - naar toepasselijk recht, een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan; - de RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan. 10. Elk lid van de RvC (anders dan de voorzitter) meldt ieder (potentieel) tegenstrijdig belang terstond aan de voorzitter van de RvC. Elk lid van de RvC dat een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, verschaft hierover alle relevante informatie aan de voorzitter van de RvC, inclusief de informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. In alle gevallen anders dan die genoemd in het laatste aandachtsstreepje van lid 9 van dit artikel zal de RvC bepalen of een gemeld (potentieel) tegenstrijdig belang een tegenstrijdig belang is op grond waarvan lid 8 van dit artikel geldt. Indien de voorzitter van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, meldt hij dit terstond aan de vicevoorzitter van de RvC. De voorzitter verschaft hierover alle relevante informatie aan de vicevoorzitter van de RvC, inclusief de informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwan- Reglement RvC Volksbelang 092014 6
ten tot in de tweede graad. In alle gevallen anders dan die genoemd in het laatste aandachtsstreepje van lid 9 van dit artikel zal de RvC bepalen of een gemeld (potentieel) tegenstrijdig belang een tegenstrijdig belang is op grond waarvan lid 8 van dit artikel geldt. ARTIKEL 10 Relatie tot de externe accountant 1. De RvC benoemt een externe accountant en verleent hem opdracht de jaarstukken te onderzoeken en daarover een verklaring dan wel mededeling af te leggen. 2. De RvC stelt de beloning van de externe accountant vast. 3. Bij de benoeming van en de vaststelling van de beloning van de externe accountant laat de RvC zich adviseren door het bestuur. 4. De benoeming van de externe accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar waarbij herbenoeming voor een periode van maximaal vier jaar kan plaatsvinden. Het bestuur en de RvC maken ieder tenminste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant en bespreekt de uitkomsten van de beoordeling in de RvC. De RvC maakt van zijn belangrijkste bevindingen melding in het jaarverslag van de vereniging. 5. Aan de vergadering(en) van de RvC, waarin de concept jaarstukken alsmede het accountantsverslag en de managementletter worden behandeld, kan op verzoek van de RvC de externe accountant deelnemen. 6. Bij de beoordeling van de jaarstukken zal de RvC zich in elk geval rekenschap geven van de keuzes en de toepassing van de grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. 7. Verder dient de RvC zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen, ook al bestaat daarvoor een bestendige gedragslijn. 9. De contacten tussen de RvC en de externe accountant lopen via de voorzitter van de RvC. 10. De RvC spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in het accountantsverslag en managementletter gedane aanbevelingen en ziet er op toe dat deze ook daadwerkelijk door het bestuur worden opgevolgd. ARTIKEL 11 Externe verantwoording 1. De RvC legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het verslag van de RvC in het jaarverslag. Indien de RvC op een andere wijze vorm geeft aan zijn externe verantwoording, wordt dit gemeld in het jaarverslag. In het jaarverslag worden in ieder geval de volgende onderwerpen behandeld: a. de goedkeuring van de RvC van de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag; b. het aantal vergaderingen van de RvC; c. een opsomming van de meest belangrijke onderwerpen, die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvC; d. melding van de aanwezigheid van dit reglement en de honorering van de individuele leden van de RvC; e. informatie over eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvC; f. melding van de bespreking met betrekking tot de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot het bestuur. 2. Het jaarverslag bevat de volgende informatie over de leden van de RvC: leeftijd, geslacht, hoofdfunctie, nevenfuncties die relevant zijn voor de vervulling van de taak als toezichthouder, eerste benoeming en de lopende termijn waarvoor benoemd is. Voorts wordt daarbij een melding gemaakt van het eventuele lidmaat- Reglement RvC Volksbelang 092014 7
schap van een commissie van de RvC, alsmede de vaststelling dat het lid als onafhankelijk kan worden gekwalificeerd. ARTIKEL 12 Overige bepalingen 1. Dit reglement kan te allen tijde worden gewijzigd door de RvC. Wanneer een wijziging betrekking heeft op het bestuur, wordt daarover vooraf met het bestuur overlegd. 2. De RvC ziet erop toe dat op de website van de vereniging dit reglement inclusief de bijlagen worden geplaatst. Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van de RvC van woningbouwvereniging Volksbelang op 18 september 2014 te Helmond. Reglement RvC Volksbelang 092014 8
Bijlage 1: Kwaliteitsprofiel voor de raad van commissarissen Algemeen Uitgangspunt voor de bezetting van de raad van commissarissen is, dat de leden uit generalisten bestaan die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een aandachtsgebied (portefeuille) hebben, maar bovenal een helikopterview. Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. De leden moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te sturen en de juiste vragen stellen. Hierbij is het gewenst een zeker evenwicht te bereiken tussen personen uit het bedrijfsleven en personen afkomstig uit de non-profit sector. Specifiek De leden beschikken over de volgende kwaliteiten: 1. een helikopterview, analytisch vermogen en het kunnen onderscheiden van hoofden bijzaken (kennis- en denkniveau op tenminste MBO/HBO niveau); 2. het in hoofdlijnen kunnen functioneren als een klankbord voor het bestuur voor diverse (deel)terreinen van beleid; 3. kennis en ervaring in bestuurlijke besluitvormingsprocessen; 4. inzicht in strategische afwegingsprocessen; 5. kunnen werken in teamverband; 6. een algemene interesse voor de samenleving en de volkshuisvesting; 7. affiniteit met de doelstelling van Volksbelang; 8. beschikken over eigenschappen als discussievaardigheid, vergadervaardigheid, besluitvaardigheid en communicatievaardigheid; 9. sterk in omgevingsanalyses en innovatiegevoelig; 10. beschikken over relevante netwerken. De leden van de raad van commissarissen zijn onafhankelijk en onpartijdig en functioneren in de raad zonder last en ruggespraak. Reglement RvC Volksbelang 092014 9
Kwaliteitsprofiel voorzitter Algemeen: functie-inhoudelijk: 1. De voorzitter van de raad van commissarissen : - bereidt de agenda van de vergadering van de raad van commissarissen voor; - leidt de vergaderingen van de raad; - ziet toe op het goed functioneren van de raad; - draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de leden van de raad; - zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor besluitvorming; - is namens de raad van commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur; - initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen; - initieert de evaluatie van het functioneren van het bestuur. 2. De voorzitter van de raad van commissarissen ziet erop toe dat: - de leden van de raad van commissarissen tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak; - voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad; - het bestuur en de leden van de raad van commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren; - de contacten van de raad van commissarissen met het bestuur naar behoren verlopen; - de leden van de raad van commissarissen hun introductieprogramma volgen. Specifiek De voorzitter beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. goede sociale en communicatieve vaardigheden; 2. kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen; 3. ruime bestuurlijke ervaring: 4. kennis en denkniveau op tenminste MBO/HBO niveau; 5. oog voor managementtaken en positie van het bestuur; 6. kunnen omgaan met belangentegenstellingen; 7. kunnen motiveren; 8. brede maatschappelijke belangstelling, is bij voorkeur bekend met politieke en maatschappelijke verhoudingen en beschikt over toegankelijk bestuurlijke en politieke contacten, is extern gezaghebbend; 9. heeft een belangrijke rol in positionering en profilering van Volksbelang, in overleg met het bestuur. Van de voorzitter wordt gevraagd dat deze overdag bereikbaar is. Naast de tijdsbesteding voor de reguliere vergaderingen, zal de voorzitter extra tijd besteden aan het onderhouden van de noodzakelijke contacten. Kwaliteitsprofiel leden: aandachtsgebied juridische zaken en communicatie Algemeen: functie-inhoudelijk Reglement RvC Volksbelang 092014 10
Het juridisch aandachtsgebied is gericht op de spelregels, die worden afgesproken met derden, waarbij het met name gaat om het voorzien van valkuilen in omvangrijke dan wel strategische (samenwerking)contracten. Het aandachtsgebied communicatie is gericht op de versterking van het imago van Volksbelang. Specifiek Het lid beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. kennis en inzicht in juridische vraagstukken, waaronder de toepassing van wet- en regelgeving, contractvorming en eventueel procesrecht; 2. ervaring met dan wel gevoel voor publiek - private zaken; 3. ervaring met politieke, bestuurlijke besluitvormingsprocessen en onderhandelingen; 4. gevoel voor verhoudingen tussen partijen, inventief en gericht op resultaat. 5. kennis en inzicht in communicatievraagstukken en technieken en nieuwe media; 6. commerciële ervaring; Kwaliteitsprofiel leden: aandachtsgebied maatschappij en bewonersparticipatie Algemeen: functie-inhoudelijk Dit aandachtsveld richt zich op de kern van het maatschappelijk ondernemen. Het vertalen van maatschappelijke ontwikkelingen in opgaven voor Volksbelang en het kunnen beoordelen van maatschappelijke opgaven op regionaal niveau. In het kader van het maatschappelijk ondernemen is er ook specifieke aandacht voor de participatie van bewoners bij het beleid en beheer van Volksbelang. Specifiek Het lid beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. bewezen betrokkenheid bij maatschappelijke ontwikkelingen, en de gave deze ontwikkelingen te traceren en te vertalen in opgaven voor Volksbelang; 2. in staat om zakelijke en maatschappelijke belangen met elkaar te kunnen matchen; 3. kennis van de maatschappelijke belanghouders van de organisatie; 4. brede maatschappelijke belangstelling en kunnen omgaan met belangentegenstellingen; Kwaliteitsprofiel leden: aandachtsgebied wonen en zorg Algemeen: functie-inhoudelijk Dit aandachtsveld richt zich op de ontwikkelingen in de zorg in relatie tot de effecten daarvan op het wonen. Zorg voor diegenen in de samenleving die een steuntje in de rug kunnen gebruiken staat centraal. Met name de ouder wordende bewoner neemt daar een belangrijke plaats in. Specifiek Het lid beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. bewezen betrokkenheid bij maatschappelijke ontwikkelingen, en de gave deze ontwikkelingen te traceren en te vertalen in opgaven voor Volksbelang; 2. in staat om zakelijke en maatschappelijke belangen met elkaar te kunnen matchen; 3. ervaring in de sector van zorg en/of welzijn verdient aanbeveling, maar is niet strikt noodzakelijk. Reglement RvC Volksbelang 092014 11
Kwaliteitsprofiel leden: aandachtsgebied volkshuisvesting Algemeen: functie-inhoudelijk Dit aandachtsgebied is met name gericht om vanuit een visie op de volkshuisvesting een bijdrage te leveren aan de continuïteit van Volksbelang en haar dienstverlening en nieuwe ontwikkelingen/ideeën van buiten toe te voegen. Daarnaast wordt een vertaalslag gemaakt tussen de volkshuisvestingsopgaven en de concretisering daarvan in specifieke projectontwikkeling. Specifiek Het lid beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. kennis en ervaring op het gebied van de volkshuisvesting en projectontwikkeling of vastgoedbeheer; 2. visie op de toekomstige rollen van Volksbelang binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroepontwikkelingen; 3. ideeën op het gebied van leefbaarheid, herstructurering, beheer, duurzaamheid en samenwerking met overheid en marktpartijen; 4. kennis van de markt en ideeën over vastgoedbeheer en projectontwikkeling zowel in relatie tot de zakelijke opgave van Volksbelang als ook in relatie tot haar specifieke maatschappelijke opgaven. Kwaliteitsprofiel leden: aandachtsgebied financiën en treasury Algemeen: functie-inhoudelijk Het aandachtsgebied financiën en treasury is een met name intern gerichte functie. Extern is dit lid namens de raad van commissarissen gesprekspartner van de accountant. Specifiek Het lid beschikt over de volgende kwaliteiten: 1. kennis van en inzicht in vraagstukken betreffende de financiële continuïteit van een onderneming; 2. belangstelling voor financieel-economische vraagstukken; 3. ervaring met en kennis van managementtechnieken; 4. kennis om investeringsbeslissingen te beoordelen op risico's; 5. kennis om treasurybeleid te bespreken en beoordelen; 6. interesse voor maatschappelijk ondernemen. Reglement RvC Volksbelang 092014 12
Bijlage 2: Rooster van aftreden RvC Naam Leeftijd Functie Aandachtsgebied Benoemd per Herbenoemd per Aftredend per H.F.J. Bekkers 69 (M) Voorzitter Financiën & Treasury 14-12-05 11-12-2012 2017 L.H.M. Klaassen 67 (M) Lid Wonen en zorg 27-11-01 13-12-2011 2016 L.T.F. de Wit 66 (M) Lid/vice voorzitter Maatschappij en Bewonersparticipatie 14-12-06 14-12-2010 2015 L.P.J. v. Lierop 68 (M) Lid Juridische zaken en communicatie 15-12-08 10-12-2013 2018 J.G.F. Tils 65 (M) Lid Volkshuisvesting 08-12-09 n.v.t. 2014 Reglement RvC Volksbelang 092014 13
Bijlage 3: Klokkenluidersregeling Woningbouwvereniging 'Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand' Woningbouwvereniging Volksbelang acht het van belang dat werknemers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in onze organisatie waarin zij werkzaam zijn. Een goede procedureregeling is daarbij van belang. Het is toevoegend aan onze gedrags- en integriteitcode. De wijze waarop hieraan gestalte wordt gegeven is mede afhankelijk van de omvang en de aard van onze corporatie. In deze Regeling worden artikelen aangedragen inzake het omgaan met vermoedens van een misstand, die gebaseerd zijn op de bouwstenen van de Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen en corporaties. Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1. In deze regeling wordt verstaan onder: betrokkene: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de werkgever; externe derde: een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid 1; raadsman: degene als bedoeld in artikel 4; de hoogst verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen rechtstreeks de hoogste zeggenschap heeft bij de leiding van de organisatie van de werkgever; verantwoordelijke: leidinggevende die direct of indirect zeggenschap heeft over het onderdeel van de organisatie waar betrokkene werkzaam is en/of waarop een vermoeden van een misstand betrekking heeft; de leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan betrokkene; de vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren; een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar betrokkene werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van regels; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of f. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Hoofdstuk 2 Interne procedure Artikel 2. Interne melding aan leidinggevende, verantwoordelijke en/of vertrouwenspersoon. 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid 2, meldt betrokkene een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij een verantwoordelijke of indien hij melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan een verantwoordelijke. 2. De leidinggevende of de verantwoordelijke legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor ak- Reglement RvC Volksbelang 092014 14
koord tekenen door betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. De leidinggevende of de verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de hoogst verantwoordelijke onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de hoogst verantwoordelijke een afschrift van de vastlegging ontvangt. Indien betrokkene het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt deze eveneens de hoogst verantwoordelijke op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is, zij het op een met betrokkene overeengekomen wijze en tijdstip. 3. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 4. De hoogst verantwoordelijke stuurt een ontvangstbevestiging aan betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien betrokkene het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende of een verantwoordelijke maar aan een vertrouwenspersoon. 5. De hoogst verantwoordelijke beoordeelt of een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Artikel 3. Standpunt 1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Artikel 4. Raadsman 1. Betrokkene kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. 2. Als raadsman kan fungeren iedere persoon, die het vertrouwen van betrokkene geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust. Hoofdstuk 3 Melding aan een externe derde Artikel 5. 1. Betrokkene kan het vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l, met inachtneming van het in artikel 6 bepaalde, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en betrokkene hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de hoogst verantwoordelijke, of d. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder d. doet zich voor, indien sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; Reglement RvC Volksbelang 092014 15
c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; d. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Artikel 6. 1. Externe derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de vertrouwenspersoon of een raadsman, aan wie betrokkene een vermoeden van een misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand op te kunnen heffen of doen heffen. 2. Met inachtneming van het in lid 3 bepaalde, kan betrokkene bij een externe derde als bedoeld in het vorige lid een vermoeden van een misstand melden, indien sprake is van één van de in artikel 5 genoemde gevallen. 3. De melding vindt plaats aan de externe derde die daarvoor naar het redelijke oordeel van betrokkene gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij betrokkene enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voorzover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand. 4. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij betrokkene, die bij een externe derde meldt, sterker te zijn. Hoofdstuk 4 Rechtsbescherming Artikel 7. 1. Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 2. Een raadsman als bedoeld in artikel 4 of een vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel l, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. Hoofdstuk 5 Inwerkingtreding Artikel 8. Deze regeling treedt in werking op 26 mei 2009. Voor akkoord, Naam: Handtekening: Datum: Reglement RvC Volksbelang 092014 16
Bijlage 4: Gedrags- en Integriteitscode Woningbouwvereniging Volksbelang Gedrags- en Integriteitscode Zo doen wij het samen In deze gedrags- en integriteitscode beschrijven wij het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang en de sfeer waarin we dit doel willen bereiken. We beschrijven hierin hoe wij om willen gaan met onze klant, met onze leveranciers, met onze bedrijfseigendommen en met elkaar. Voor nieuwe medewerkers is het een korte kennismaking met de organisatie. Voor oude collega s is het bedoeld om af en toe eens door te bladeren en om soms weer even het geheugen op te frissen. Woningbouwvereniging Volksbelang is een lerende organisatie, waarbij de steun en medewerking van alle medewerkers onontbeerlijk is. Missie van Woningbouwvereniging Volksbelang Het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang is geformuleerd in het Ondernemingsplan en luidt: Volksbelang wil een steeds hoogwaardiger dienstverlening bieden waarbij slagvaardig en proactief ingespeeld wordt op de veranderende wensen van de woonconsument. Wij hebben tevreden klanten omdat we toegankelijk, bereikbaar en betrokken zijn. Wij werken bij Woningbouwvereniging Volksbelang constant aan onze individuele ontwikkeling en die van de corporatie in een prettige, collegiale en resultaatgerichte werkomgeving. Ons motto is de titel van ons ondernemingsplan: Volksbelang bouwt aan zorgeloos huren. Zorgeloos huren houdt voor ons echter niet op bij de voordeur. Een schone, veilige en leefbare woonomgeving vinden wij net zo belangrijk. Ook daarin zijn wij actief en werken daaraan samen met onze klanten en overige belanghebbenden. Dit betekent voor ons het volgende: - we zorgen, samen met onze partners op dat gebied, voor woningen en een woonomgeving die schoon, heel, veilig en leefbaar is; - we stemmen onze dienstverlening zo veel mogelijk af op individuele wensen; - we onderhouden persoonlijk contact; - we leveren snelle service. Kwaliteitszorg bij Woningbouwvereniging Volksbelang In eenvoud ligt onze kracht. We voorkomen zoveel mogelijk omslachtige procedures en bureaucratie. Maar ook dan gaat het leveren van kwaliteit niet vanzelf. Het is een kwestie van proberen, afspreken, vastleggen en evalueren. We staan open voor vernieuwing en verandering. Mensen geloven wat je doet, minder wat je zegt De sfeer bij Woningbouwvereniging Volksbelang De omvang van onze organisatie maakt dat we van elkaar weten wie we zijn en wat we doen. Elkaar kennen maakt het mogelijk om samen te werken. Op welke afdeling we ook werken, samen vormen we Woningbouwvereniging Volksbelang. We doen verschillende dingen, maar het uiteindelijke doel is hetzelfde. Iedereen draagt daar op eigen wijze een steentje aan bij. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om ideeën of wensen ter verbetering intern aan te kaarten en met elkaar te bespreken. Competenties van medewerkers Reglement RvC Volksbelang 092014 17
Zonder medewerkers zou Woningbouwvereniging Volksbelang niet bestaan en zonder tevreden medewerkers zouden we niet dié kwaliteit kunnen leveren die we willen. Dat kan alleen in een werkomgeving waarin medewerkers plezierig, veilig en gezond kunnen werken. Om ons werk te kunnen doen vragen we van alle medewerkers een aantal zaken die we als volgt hebben verwoord: Kostenbewust: we gaan efficiënt om met tijd en middelen Extern gericht: we stemmen zoveel mogelijk onze dienstverlening af op individuele wensen Resultaat- en doelgericht: we maken concrete afspraken en stellen onszelf meetbare doelen Samenwerkend: we nemen elkaar serieus, doen wat we beloven en we investeren Slagvaardig: we nemen zelf initiatieven en dragen verantwoordelijkheid voor ons werk leidinggevenden stimuleren nieuwe ideeën Zo gaan we om met onze klanten Ambassadeur Elke medewerker is een ambassadeur van Woningbouwvereniging Volksbelang. Want een klant die positief oordeelt over het handelen van één van ons, oordeelt tegelijk positief over Woningbouwvereniging Volksbelang. Andersom is dat ook het geval. Een medewerker die een klant niet naar behoren behandelt treft niet alleen die klant, maar ook de hele organisatie. Fatsoen Klanten worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. Hierin passen geen verbale en non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. In werktijd, maar ook buiten werktijd, spreken wij met respect over onze klanten. Onze klanten behandelen we zoals we zelf behandeld willen worden: fatsoenlijk en vriendelijk. We reageren op een vraag van een klant zoals we die zelf graag beantwoord zouden willen zien. Zijn wij niet aanwezig dan bellen wij terug en vragen niet het zelf nog maar eens even te proberen. We respecteren andere levensstijlen en andere culturen. Ons persoonlijk oordeel houden we voor onszelf en we gedragen ons professioneel. Klantgericht betekent niet dat we alles moeten doen wat de klant van ons vraagt. Als onze persoonlijke integriteit, veiligheid of (geestelijke) gezondheid in het gedrang komt trekken we een duidelijke grens. Dit doen we echter fatsoenlijk en omkleed met argumenten. In zo n geval zoeken we creatief naar een andere oplossing om de klant te helpen. Openheid In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzen. Wij zullen en kunnen dit ook uitleggen aan de klant die daarom vraagt. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Representatief We letten op ons taalgebruik en op hoe we er uit zien. We gebruiken geen krachttermen. Dat onze kleding schoon en verzorgd is spreekt voor zich. Pers Ter voorkoming van misverstanden laten we de kontakten met de pers altijd verlopen via de directie. De directie zal altijd terugkoppelen met de betrokken afdeling of bestuurlijke organen. Reglement RvC Volksbelang 092014 18
Privacygevoelige informatie Informatie gebruiken we alleen in ons werk en om ons werk goed te kunnen doen. We staan er garant voor dat gevoelige en/of persoonlijke informatie niet bij derden terecht komt die daar niets mee te maken hebben. Wij houden ons aan de afspraken van ons reglement verwerking persoonsgegevens. Maar de privacyregels mogen nooit de veiligheid van collega s in de weg staan! Klachten Klachten van klanten nemen we serieus, óók als de klacht over onszelf gaat. Elke klacht geeft informatie over wat de klant van ons vindt, of we het er nou mee eens zijn of niet. Wij vinden het dus altijd de moeite waard om te kijken wat wij er van kunnen leren. Woningbouwvereniging Volksbelang heeft een klachtencommissie die werkt via een klachtenreglement. We leggen aan klanten de regeling uit of wijzen hen door middel van een informatiebrochure op het bestaan van de klachtencommissie. Legitimatiebewijzen Wij beschikken over een legitimatiebewijs. Wij hebben dit bewijs steeds bij ons en tonen dat op verzoek. Wij vinden ook dat medewerkers die namens ons werken zich als werknemer van hun bedrijf op verzoek moeten legitimeren. Zo gaan we om met leveranciers Afspraken In ons werk hebben we niet alleen te maken met bewoners als klanten, maar ook met leveranciers als klanten. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn met wie het goed zaken doen is. Met onze leveranciers maken we duidelijke afspraken over de kwaliteit die wij leveren en geleverd willen zien, over werkwijzen die we volgen, over hoe en wanneer we betalen en over hoe we omgaan met klachten. Professioneel In contacten met leveranciers en aannemers handelen wij onafhankelijk, professioneel en integer. In het zaken doen letten we op een goede prijs/kwaliteit verhouding en geven alle betrokkenen een gelijke kans. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling en gebruiken daarbij ons gezonde verstand. Relatiegeschenken We besteden tijd en aandacht aan het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met onze leveranciers. Naar onze overtuiging voegen persoonlijke voordelen niets toe aan een goede werkrelatie. Het aannemen van dure geschenken of giften kan bij de gever verwachtingen scheppen waar we niet aan willen of kunnen voldoen. We zijn ons daarvan bewust. Om die reden nemen wij geschenken met een waarde van meer dan 50,-- niet aan. Kleine blijken van waardering verdelen wij met alle collega s. Verder genieten wij geen persoonlijke voordelen. Op uitnodigingen van derden voor werkbezoeken, wedstrijden, reisjes, concerten e.d. gaan wij uitsluitend in als deze schriftelijk aan de organisatie en de medewerker gericht zijn. Voorafgaand aan de mogelijke acceptatie melden en verstrekken wij deze uitnodiging aan de directie zodat een beoordeling op mogelijke belangenverstrengeling en de besluitvorming binnen het MT kan plaatsvinden. Nevenfuncties Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd kunnen zijn met de belangen van Woningbouwvereniging Volksbelang. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de directie. Opdrachtverstrekking derden Reglement RvC Volksbelang 092014 19
De opdrachtverstrekking door Woningbouwvereniging Volksbelang aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant zoals geformaliseerd in het (aanbestedings)beleid. Zo gaan wij om met elkaar Aanspreken Met elkaar zijn we verantwoordelijk voor een goede werksfeer. We praten met elkaar in plaats van over elkaar en we staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Collegiale vervanging Natuurlijk heeft iedereen zijn of haar eigen werk. Maar wanneer iemand afwezig is door vakantie of ziekte worden de taken en werkzaamheden van diegenen zoveel mogelijk waargenomen door collega s van dezelfde of van andere afdelingen. In de waar te nemen taken en werkzaamheden wordt in onderling overleg een prioriteit gesteld. Omgang Elke medewerker moet zich veilig en prettig kunnen voelen. Opmerkingen over iemands religie, afkomst, taal of huidskleur maken en tolereren we niet, evenmin als opmerkingen met een seksuele ondertoon. Een grapje is geen grapje meer als dat ten koste gaat van iemand anders. Het is daarbij niet de vraag hoe de opmerking of het grapje is bedoeld, maar hoe de ander dit ervaart. Zo gaan we om met bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen gebruiken we natuurlijk voor ons werk en dat doen we zorgvuldig en voorzichtig. Als er iets stuk gaat melden we dat. Bij het rijden in een bedrijfsauto houden we ons aan de verkeersregels. Bekeuringen zijn voor eigen rekening. Dit geldt overigens ook wanneer er voor dienstritten gebruik wordt gemaakt van een privé-auto. Voor e-mail en internet geldt dat het absoluut niet is toegestaan om sites te bezoeken of berichten te verzenden met een racistisch, discriminerend, pornografisch of op andere wijze een beledigend of aanstootgevend karakter. Over dit onderwerp is meer geschreven in de regeling Internetbeleid, waarvan iedere medewerker op de hoogte moet zijn. Woningbouwvereniging Volksbelang respecteert de privacy van medewerkers. Alleen wanneer er aantoonbare vermoedens zijn van misbruik of van strafbare feiten zal het gebruik van bedrijfseigendommen worden gecontroleerd. Privé-gebruik bedrijfseigendommen Woningbouwvereniging Volksbelang staat privé-gebruik van de bedrijfseigendommen toe als: - de omvang en de daarmee gemoeide kosten beperkt van omvang zijn; - het de normale bedrijfsuitoefening niet belemmert; - dit in eigen tijd gebeurt. Als wij bedrijfseigendommen privé gebruiken: - betalen wij daar alle kosten en eventuele reparaties van; - melden en vergoeden wij de eventuele schade; - zorgen wij dat ons gebruik bij anderen bekend is. Niet toegestaan privé-gebruik van bedrijfseigendommen of het niet houden aan de afgesproken wijze van gebruik wordt aangemerkt als oneigenlijk gebruik waartegen zal worden opgetreden. Reglement RvC Volksbelang 092014 20
Veilig werken Tegen onveilig werken treden wij op of melden dat. Wij nemen op de bouwlocaties de Arbo-voorschriften in acht. Dat geldt overigens ook voor de medewerkers die daar in onze opdracht werken. Werktijd Ook werktijd is een eigendom van Woningbouwvereniging Volksbelang. Voor het werk dat we in die tijd leveren krijgen we een salaris terug. Daarom maken wij afspraken met een dokter of tandarts zo mogelijk buiten werktijd. Tot slot De voorgaande tekst vormt de gedrags- en integriteitscode van Woningbouwvereniging Volksbelang. De organisatie en de sfeer waarin wij werken zijn hierin omschreven. Wij hebben geprobeerd niet te veel regels te stellen, maar nadruk te leggen op onze houding en gedragingen en het hebben van een eigen verantwoordelijkheid. Houd de genoemde onderwerpen bespreekbaar en handel ernaar. Zo vormen we samen Woningbouwvereniging Volksbelang. De integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens Woningbouwvereniging Volksbelang, in welke hoedanigheid dan ook. Deze gedrags- en integriteitscode is vastgesteld in het personeelsoverleg op 4 februari 2009. Alle medewerk(st)ers hebben een exemplaar ontvangen. Helmond, 26 mei 2009 Voor akkoord, Naam: Handtekening: Datum: Reglement RvC Volksbelang 092014 21