Vlaamse Gemeenschapscommissie

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Algemene Zaken Dienst Financiën BESTEK INZAKE DE LEVERING EN INSTALLATIE van SOFTWAREPAKKETTEN voor Budgettaire, economische en analytische boekhouding Aankoop- en Bestelbeheer Ref. : VGC/AZ/Fin.2004 13/01/2005 Blz. 1

1 REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN... 5 1.1 REGLEMENTAIRE & ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 1.1.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht... 5 1.1.2 Aanbestedende overheid... 6 1.1.3 Voorwerp van de opdracht... 6 1.1.4 Aard van de opdracht... 7 1.1.5 Gunningswijze... 7 1.1.6 Loten...7 1.1.7 Suggesties... 7 1.1.8 Prijzen en prijzencontrole... 7 1.1.9 Vorm en inhoud van de offerte... 8 1.1.10 Draagwijdte van de offerte... 9 1.1.11 Indiening van de inschrijvingen... 9 1.1.12 Opening van de inschrijvingen... 9 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte... 9 1.1.14 Waarborg... 9 1.1.15 Kwalitatieve selectie van de firma... 10 1.1.16 Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte... 11 1.1.17 Bijkomende informatie en contacten met de administratie... 11 1.2 CONTRACTUELE BEPALINGEN... 12 1.2.1 Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen... 12 1.2.2 Verplichtingen van de partijen... 12 1.2.3 Termijnen en betekeningen... 12 1.2.4 Vertegenwoordigers van de aannemers... 13 1.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid... 13 1.2.6 Publiciteit... 13 1.2.7 Reglementering... 13 1.2.8 Intellectuele en industriële rechten... 13 1.2.9 Voorwerp van de opdracht... 14 1.2.10 Technische en functionele specificaties... 14 1.2.11 Termijnen voor levering en installatie... 14 1.2.12 Beheer van het project... 15 1.2.13 Plaats van levering... 15 1.2.14 Datum van levering en installatie... 15 1.2.15 Vertraging van levering en installaties... 15 1.2.16 Terugtrekking van het materieel... 16 1.2.17 Keuringsprocedure... 16 1.2.18 Oplevering... 16 1.2.19 Garantie... 16 1.2.20 Documentatie... 17 1.2.21 Technische hulp... 17 1.2.22 Onderhoud... 18 1.2.23 Opleiding... 18 1.2.24 Borgtocht... 18 1.2.25 Prijs van de aanneming en betaling... 18 1.2.26 Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract... 19 2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN... 20 2.1 ALGEMEEN... 20 2.2 BASISVEREISTEN... 20 2.2.1 Wettelijk kader... 20 2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken... 20 2.2.3 Open architectuur... 21 13/01/2005 Blz. 2

2.2.4 Workflow management... 21 2.2.5 Document management... 22 2.2.6 Rapportering... 22 2.2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten - scheduler... 23 2.3 BEHEER BASISGEGEVENS... 23 2.4 AANKOOPBEHEER... 24 2.4.1 Marktonderzoek - Prijsvraag... 24 2.4.2 Interne bestelaanvraag... 25 2.4.3 Contracten... 26 2.4.4 Bestellingen leveranciers... 27 2.4.5 In ontvangst nemen goederen... 27 2.4.6 Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten... 28 2.4.7 Stockbeheer... 28 2.4.8 Opvolging, navolgbaarheid van de entiteiten... 29 2.5 FINANCIËN... 29 2.5.1 Algemeen rekeningenstelsel... 29 2.5.2 Algemene boekhouding... 29 2.5.3 De derden boekhouding... 30 2.5.4 Uitgaven... 31 2.5.5 Herinneringen van onbetaalde facturen... 35 2.5.6 Thesaurie... 36 2.5.7 Schuldbeheer... 38 2.5.8 Ontvangsten... 38 2.5.9 Beheer vast activa... 42 2.5.10 Manuele boekingen... 43 2.5.11 Analytische boekhouding... 43 2.5.12 Begrotingsboekhouding... 44 2.5.13 Periodieke verrichtingen... 46 2.6 BEHEER FONDSEN EN OVERBOEKINGEN... 50 2.6.1 Overboekingen begrotingsgewijs... 50 2.6.2 Fondsen... 51 2.6.3 Financieringswijzen... 52 2.7 PROGNOSES... 52 2.8 ARCHIVERING... 53 2.9 BACKUP... 53 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN... 55 3.1 ALGEMEEN... 55 3.2 INFRASTRUCTUUR... 55 3.3 BEVEILIGING... 56 3.3.1 Toegangsbeveiliging... 56 3.3.2 Logging... 57 3.4 BEDRIJFSZEKERHEID... 57 3.4.1 Algemene principes... 57 3.4.2 Volledigheid van de boekingen... 58 3.4.3 Controlemechanismen... 58 3.4.4 Integriteit van de gegevens... 58 3.5 BESCHIKBAARHEID... 59 3.5.1 Volumes... 59 3.5.2 Gebruikers... 59 3.5.3 Prestaties... 60 3.6 GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID... 60 3.7 DOCUMENTATIE... 61 4 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN... 63 13/01/2005 Blz. 3

4.1 PROJECTPLAN... 63 4.1.1 Algemeen... 63 4.1.2 Timing... 63 4.2 OPLEIDING... 64 4.2.1 Initiatie... 64 4.2.2 Informatica... 64 4.2.3 Gebruikers... 64 4.3 DOCUMENTATIE... 64 4.4 MIGRATIE VAN DATA... 65 5 INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS... 66 5.1 INSCHRIJVINGSFORMULIER... 66 5.2 STRUCTUUR VAN DE OFFERTE... 68 5.3 INVENTARIS FINANCIEEL... 69 5.4 INVENTARIS FUNCTIONEEL... 71 5.5 INVENTARIS TECHNISCH... 72 5.6 REKENINGENPLAN... 73 5.7 BEGROTINGSARTIKELEN... 85 ZIE BIJLAGE I.LINK ECONOMISCHE CODE... 85 LINK ECONOMISCHE CODE... 86 5.8 ARTIKELEN VASTE ACTIVA... 96 13/01/2005 Blz. 4

1 REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN 1.1 Reglementaire & administratieve bepalingen 1.1.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hiernavolgende wettelijke en reglementaire teksten, voor zover ze reeds in werking getreden zijn, te kennen en te aanvaarden : - Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;; - K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - K.B. van 26 september 1996 Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, bijgevoegd bij het vorig besluit ; - Koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen. - De voorschriften vervat in dit bestek. - Alle wijzigingen in voornoemde wetten, besluiten en artikels die in werking traden tijdens het uitschrijven van deze opdracht. - het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming; - de code betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; - de algemene reglementering betreffende electrische installaties; - elke andere tekst waarnaar de hierboven vermelde teksten verwijzen. 13/01/2005 Blz. 5

1.1.2 Aanbestedende overheid a. De aanbestedende overheid : Vlaamse Gemeenschapscommissie (hierna de VGC genoemd) Sainctelettesquare 17 1000 Brussel Odette Strouwen e-mail : odette.strouwen@vgc.be Directie Financiën en Algemene Zaken Lombardstraat 41 1000 BRUSSEL b. Technische begeleiding Dirk Van Der Kerken, Informaticus e-mail : dirk.vanderkerken@vgc.be 1.1.3 Voorwerp van de opdracht Deze opdracht omvat a. De levering van volgende producten : o een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware (-pakketten) en/of specifieke software (op maat); o documentatie voor: -de gebruikers (uitvoerende personeelsleden en verantwoordelijken); -de informatici (belast met exploitatie en onderhoud); o de software om gegevens over te nemen en de bijbehorende documentatie. b. De levering van volgende diensten : - opleiding van de gebruikers; - opleidingen voor informatici; - assistentie bij het opstarten; - overname van gegevens; - onderhoud na waarborg; - consultancy ; 13/01/2005 Blz. 6

1.1.4 Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een opdracht van levering, onderworpen aan de Europese wetgeving; 1.1.5 Gunningswijze Deze opdracht voor aanneming van leveringen zal worden gegund volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag. 1.1.6 Loten De opdracht bestaat uit één lot, samengesteld uit meerdere delen. De VGC behoudt zich het recht voor slechts één deel toe te wijzen en eventueel te beslissen dat het andere gedeelte het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, eventueel volgens een andere gunningwijze. 1.1.7 Suggesties De inschrijvers hebben het recht alle suggesties die hun nuttig lijken in te dienen. Een suggestie is niet beperkt tot het voorwerp zoals omschreven in het bestek maar moet kaderen in het doel dat door de VCG wordt nagestreefd in dit bestek. Een suggestie mag geen wijziging van de reglementaire en contractuele bepalingen tot gevolg hebben. 1.1.8 Prijzen en prijzencontrole De opdracht zal worden afgesloten gedeeltelijk tegen een forfaitaire en totale prijs en gedeeltelijk in regie voor de aanpassingen van het voorgestelde pakket aan de bestaande software van de VGC. Alle leveringen van materieel en diensten die noodzakelijk zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, het installeren van parameters, de tests en de inwerkingstelling van de software (standaard en/of op maat) moeten in de prijs zijn inbegrepen. De prijs omvat ook alle maatregelen die de opdrachtgever heeft getroffen om de controle te verzekeren van de kwaliteit van de producten en de documentatie die aan de VGC worden geleverd. Wat betreft de softwarepakketten, moeten eventuele licenties in de prijs inbegrepen zijn. De regieopdracht wordt afgesloten tegen eenheidsprijzen te weten de dagprijs exclusief BTW maar inclusief alle andere kosten. Eveneens wordt een eenheidsprijs per uur weergegeven. Noch verplaatsingskosten, noch maaltijdkosten, noch enige andere kosten kunnen ten laste gelegd worden van de VGC. Het totaal te betalen bedrag wordt bepaald door de hoeveelheden te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs. De prijs (exclusief BTW) kan tijdens de duur van de opdracht nooit verhoogd worden. Per gefactureerde dag moeten minimaal 7u36 gepresteerd worden. Per halve dag moeten minimaal 3u48 gepresteerd worden. Alle prestaties die zijn voorzien in de waarborgperiode, moeten in de prijs zijn inbegrepen. 13/01/2005 Blz. 7

1.1.9 Vorm en inhoud van de offerte De offerte wordt in drievoud (één origineel en twee kopieën) opgesteld overeenkomstig het bijgevoegde inschrijvingsbiljet. Ze wordt in het Nederlands opgesteld en is voorzien van alle documenten die in dit bestek worden opgevraagd. (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996) De offerte moet volgende gegevens bevatten (art. 90 van het K.B. van 8 januari 1996): a) naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, zo het om een vennootschap gaat, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm en de hoofdzetel; b) nummer en benaming van de financiële rekening waarop de betalingen moeten worden uitgevoerd, c) de nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van de personeelsleden die door de inschrijver worden tewerkgesteld; d) de oorsprong van de te leveren producten die niet afkomstig zijn van een der lidstaten van de Europese Unie, met vermelding, per land van oorsprong, van de waarde, exclusief douanerechten, van het aandeel van deze producten in de inschrijving. Elk exemplaar van de offerte moet eveneens alle documentatie, noodzakelijk voor een goed begrip van de offerte en/of betreffende het voorgestelde materiaal bevatten. De volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden : 1. Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot wijziging van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal t.o.v. de dag van de opening van de inschrijving, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid voor een Belgische inschrijver (art. 90 van voornoemd koninklijk besluit, 3) of een gelijkwaardig attest voor een buitenlandse inschrijver (idem, 4). 2. Het curriculum vitae van de door de inschrijver voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte. 3. Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina s). 4. Een overzicht (max. 2 pagina s) van de bedrijfsresultaten van de laatste 3 jaar (omzetcijfers, bedrijfslasten, netto bedrijfswinsten of verliezen, enz. ) 5. De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen). 6. Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. 7. Het ingevuld en ondertekend antwoordformulier volgens het model in bijlage. 8. Een lijst van al de bijgevoegde documenten Elke bladzijde van het inschrijvingsbiljet alsook van de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, moet zijn geparafeerd door de inschrijver. De technische, commerciële of andere specificaties die zijn vervat in de documentatie die bij de offerte is gevoegd, worden beschouwd als een integraal deel hiervan. 13/01/2005 Blz. 8

1.1.10 Draagwijdte van de offerte De indiening van een offerte door een inschrijver houdt in dat deze de clausules van dit bestek naleeft. De voorstellen die hij doet als antwoord op de clausules of vragen die erin voorkomen, zijn te beschouwen als verbintenissen van zijn kant. Wanneer hij opdrachtnemer is, zal de inhoud van zijn offerte integraal deel uitmaken van de overeenkomst die hem met de aanbestedende overheid verbindt. Hetzelfde geldt voor de preciseringen die hij geeft op bijkomende vragen. 1.1.11 Indiening van de inschrijvingen (art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996) De uiterste ontvangstdatum van de inschrijvingen is vastgesteld op 18 maart 2005 om 10u. Ze worden ingewacht op het secretariaat : VGC t.a.v. Odette Strouwen Lombardstraat 41 1000 Brussel De inschrijvingen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs of kunnen per aangetekende zending worden toegestuurd op hetzelfde adres. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken waarop is vermeld : - de datum van de zitting waarop de inschrijvingen worden geopend; - de naam en referentie zoals vermeld op het voorblad van dit bestek en met de aanduiding mag niet geopend worden vóór de zitting van 18 maart 2005. Bij inzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met de vermelding het adres van het secretariaat zoals het hierboven is vermeld en met de vermelding inschrijving. 1.1.12 Opening van de inschrijvingen (art. 106 van het K.B. van 8 januari 1996) De Directeur van de Directie Financiën & Algemene zaken of zijn vertegenwoordiger zal de inschrijvingen openen. Deze opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden in zaal 29 op de 5 de verdieping van Sainctelettesquare 17 1000 Brussel op 18 maart 2005 om 10.00 uur. Er is geen prijsafkondiging. 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte (art. 116 van het K.B. van 8 januari 1996) In afwijking van voornoemd artikel 116 blijft de inschrijver door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de inschrijvingen. 1.1.14 Waarborg (art. 63 en 64 van de algemene aannemingsvoorwaarden) De waarborgtermijn is vastgesteld op 18 maanden. 13/01/2005 Blz. 9

1.1.15 Kwalitatieve selectie van de firma (artikels 110,69 tot en met 73 van het K.B. van 8 januari 1996) de inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 69 en 69 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 69.5 en 69.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen); een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de BTW en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst. De financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 70 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan aangetoond worden door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; De technische bekwaamheid van de inschrijver (art. 71 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan bewezen worden door: Studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de leiding van de werken; de lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met opgave het bedrag, de datum en de openbare of privé-afnemers ; een verklaring met opgave van de technici of de technische diensten, al dan niet in de onderneming geïntegreerd, die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole; een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren ; een beschrijving van de maatregelen die door de dienstverlener genomen werden om de kwaliteit te verzekeren, en van de studie- en onderzoeksmiddelen van zijn onderneming. 13/01/2005 Blz. 10

1.1.16 Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte De VGC zal de aantrekkelijkste offerte of offertes kiezen en hierbij rekening houden met : 1) de kwaliteit van de voorgestelde oplossing (40 %): a. mogelijkheden van het systeem, m.a.w. het voldoen aan de functionele en technische vereisten zoals deze verder in dit document worden gespecifieerd b. gebruiksvriendelijkheid; c. snelheid voor de gebruikers; d. de mogelijkheid tot integratie met andere toepassingen en /of het importeren of exporteren van gegevens 2) de kostprijs (25%); 3) de projectaanpak en begeleiding bij de invoering (20 %); 4) voorgestelde planning voor de realisatie van het project (10 %) 5) voorgestelde planning en invulling van de opleidingen (5 %) Indien een offerte verschillende opties voorstelt zal de VGC deze beoordelen, rekening houden met de keuze die haar het interessants lijkt. De kennis van de voorgestelde kandidaten in regie kan worden geverifieerd tijdens een interview. De verplicht vermelde referenties kunnen eveneens worden geverifieerd. 1.1.17 Bijkomende informatie en contacten met de administratie Voor bijkomende informatie kan een afspraak gemaakt worden op het secretariaat. Alle contacten met de VGC en de briefwisseling zal via Odette.Strouwen e-mail : odette.strouwen@vgc.be Directie Financiën en Algemene Zaken Sainctelettesquare 17 1000 BRUSSEL 13/01/2005 Blz. 11

1.2 Contractuele bepalingen 1.2.1 Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door : - de wetgeving vermeld in 1.1.1 - de bepalingen van dit bestek en van de documenten waarnaar het verwijst. In geval van tegenspraak of verschil gelden deze bepalingen in omgekeerde orde van deze waarin ze opgesomd worden (voor zover de reglementering dit toelaat). 1.2.2 Verplichtingen van de partijen De partijen verbinden er zich toe alle verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van de opdracht en die opgenomen zijn in artikel 1.2.1, na te leven. De aannemer aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de keuze van het materieel, de programmatuur en de procédés met het oog op het bekomen van de beoogde resultaten, zoals beschreven in de functionele en technische eisen. Hij aanvaardt eveneens dat indien zijn offerte bepalingen bevat die tegenstrijdig zijn met de bepalingen van het bestek, de bepalingen van zijn offerte automatisch vervallen. De geschillen betreffende de verplichtingen van de partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien dit onmogelijk blijkt, kunnen de partijen vooraleer naar het recht te stappen, het advies vragen van één of meerdere experts, aanvaard door de partijen in het kader van een minnelijke samenstelling zonder dat het om een arbitrage kan gaan. 1.2.3 Termijnen en betekeningen Voor de uitvoering van de huidige opdracht en tenzij anders wordt overeengekomen, begint elke termijn te lopen de werkdag volgende op de dag waarop het feit dat als beginpunt voor deze termijn dient, zich heeft voorgedaan. Indien de betekening van een beslissing of mededeling een termijn doet lopen, wordt het document ter post aangetekend. In dit geval is het begin van de termijn de eerstvolgende werkdag na de overhandiging bij de post. Wanneer de termijn vastgesteld is in dagen, is hij, tenzij anders wordt overeengekomen, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Wanneer de termijn vastgesteld is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste; in dien er geen zoveelste in de maand is waarin de termijn eindigt, verstrijkt de termijn op de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van de eerstvolgende werkdag. 13/01/2005 Blz. 12

1.2.4 Vertegenwoordigers van de aannemers Voor het uitvoeren van de opdracht moeten de vertegenwoordigers van de aannemer erkend zijn door het bestuur dat op elk moment deze erkenning kan weigeren of herroepen zonder zich te verantwoorden. In dat geval zal de aannemer over een in gemeenschappelijk overleg vastgestelde periode beschikken om zijn vertegenwoordigers te vervangen. 1.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid Verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid kunnen opgelegd worden aan de aannemer en aan zijn vertegenwoordigers om redenen van geheimhouding of openbare veiligheid. Gedetailleerde bepalingen terzake zullen het voorwerp van een bijkomende overeenkomst kunnen uitmaken. 1.2.6 Publiciteit De aannemer verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de VGC. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. 1.2.7 Reglementering De aannemer waarborgt dat hij de Belgische wetten, reglementen en normen zal naleven, meer bepaald deze welke te maken hebben met de reglementering betreffende de veiligheid en bescherming op het werk (Code WW, ARAB, AREI). Hij voegt in bijlage aan zijn offerte alle nodige attesten toe vereist door deze reglementeringen. 1.2.8 Intellectuele en industriële rechten 1.2.8.1 In eigendom van derden De aannemer zal een lijst van de geleverde producten, procédés en systemen opmaken, waarvan de rechten van intellectuele of industriële eigendom berusten bij derden. Hij zal met een geschreven toelating het gebruik ervan door de VGC toelichten. De aannemer zal op ieder ogenblik dit bestuur tegen elke aantijging verdedigen, volgens dewelke de geleverde producten, procédés of systemen een schending zijn van de intellectuele of industriële eigendom van derden. Hij verbindt zich ertoe van hetzij voor de VGC het recht te bekomen om de geleverde producten, procédés of systemen verder te gebruiken, hetzij om ze te vervangen op zijn kosten, zonder nochtans de fundamentele bepalingen ervan te wijzigen. De aannemer zal zonder begrenzing van kostprijs alle schadevergoedingen, intresten lasten en uitgaven betalen die ten laste van de VGC gelegd worden door het gerecht bij een hogergenoemde aantijging, voor zover hij de verdediging kan organiseren volgens eigen inzichten of onderhandelen over een minnelijke schikking. Deze bepalingen ontslaan de aannemer niet van het betalen van schadevergoeding en eventuele intresten in het geval de VGC schade zou geleden hebben. 13/01/2005 Blz. 13

De aannemer draagt nochtans geen enkele aansprakelijkheid indien de aantijging gebaseerd is op veranderingen, toevoegingen of wijzigingen aangebracht door de VGC of op een gebruik dat niet conform is aan de voorschriften. 1.2.8.2 In eigendom van de aannemer De aannemer zal een lijst opstellen van geleverde producten, procédés en systemen waarop hij een recht van intellectuele of industriële eigendom heeft. Hij zal de voorwaarden voor gebruik door de VGC vaststellen. 1.2.9 Voorwerp van de opdracht Zie punt 1.1.3 1.2.10 Technische en functionele specificaties De minimale technische en functionele specificaties zijn beschreven in deel 2 van dit bijzonder bestek. Indien de gekozen offerte opties bevat of indien zulks bij de installatie nodig blijkt, zullen bijkomende eisen worden vastgesteld door het bestuur dat deze na overleg met de aannemer schriftelijk zal bevestigen. 1.2.11 Termijnen voor levering en installatie De aannemer is verplicht een leveringsplan op te geven, evenals de tijd die hij nodig acht om de levering uit te voeren, na ontvangst van de bestelling. Deze termijnen mogen niet overschreden worden, behalve wanneer de VGC dit in het belang van de goede afloop van de opdracht nuttig acht en zijn schriftelijk akkoord geeft. De startfase begint te lopen de dag na de ontvangst van de bestelbrief; de levering eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn wordt evenwel onderbroken voor de tijd noodzakelijk om de keuring zoals voorzien in punt 1.2.17 door de VGC uit te voeren. Indien tijdens de keuring gebreken ontdekt worden moeten deze, na de notificatie door de VGC, onverwijld ongedaan gemaakt worden. De periode hiervoor noodzakelijk wordt aan de termijn voor levering toegevoegd. 13/01/2005 Blz. 14

1.2.12 Beheer van het project Voor het beheer van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht staat de Stuurgroep Financieel Beheer voorgezeten door de Directeur Financiën en Algemene zaken zoals bedoeld in het eerste artikel van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten in. Hij neemt terzake alle nuttige schikkingen die met name betrekking hebben op : - de keuze uit de diverse opties voorgesteld door de aannemer; - de vaststelling en de interpretatie van de tekorten in de bepalingen die de opdracht regelen en het daaraan te geven gevolgd; - de eventuele herziening van het tijdschema voor de uitvoering; - de keuring en de oplevering van de producten en van de gehele opdracht; - de administratie en de boekhouding in verband met de opdracht; - de organisatie van een projectteam. De aannemer en de VGC zullen per brief aan elkaar de naam en de hoedanigheid meedelen van de personen die hen zullen vertegenwoordigen in het projectteam indien een overleg aangaande de uitvoering van de opdracht nuttig mocht blijken. 1.2.13 Plaats van levering De producten zullen geleverd worden in de door de VGC aangeduide lokalen. De leverancier zal tijdens de volledige duur van het project toegang hebben tot de voorziene plaatsen. 1.2.14 Datum van levering en installatie De leveringen van de software zullen gebeuren binnen de 90 dagen na de ontvangst van de bestelling, rekening houdend met de termijnen voorzien in de punten 1.1.13 en 1.2.12; de te leveren diensten binnen een termijn van 120 dagen. 1.2.15 Vertraging van levering en installaties Alleen de ingebruiknemingdata van het globaal systeem zullen verplicht zijn en aanleiding geven tot het toepassen van boetes voor vertragingen als forfaitaire schadevergoeding. Het feit alleen van de overschrijding van de periode, voorzien voor de uitvoering, stelt de aannemer in gebreke. De boetes worden berekend zoals wettelijk bepaald, aan de vigerende rentevoet, per kalenderdag vertraging op de resterende nog te betalen som van de aanneming. In ieder geval dient geen boete te worden betaald, indien de vertraging minder dan 15 kalenderdagen bedraagt. De hiervoor opgesomde bepalingen zijn van toepassing tot maximum 90 dagen na de voorziene datum van installatie. Na afloop van deze periode of vanaf gelijk welk moment, wanneer vaststaat dat de vertraging 90 dagen overschrijdt, mag de VGC hetzij : o de maatregelen voorzien in de artikels 66 2 en 75 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden toepassen; o een bijzondere regeling treffen met de aannemer. 13/01/2005 Blz. 15

1.2.16 Terugtrekking van het materieel In geval de aannemer krachtens de bepalingen van dit bestek verplicht is de producten weg te halen, zal de aannemer de producten weghalen en de installatieplaats in haar oorspronkelijke staat brengen voor zover deze plaats door hem werd gewijzigd of op zijn aanwijzingen diende gewijzigd te worden binnen een termijn van veertien dagen te rekenen vanaf de dag volgende op de betekeningdatum. In geval de aannemer het materieel niet heeft weggehaald bij het verstrijken van deze termijn, kan de VGC, na aanmaning, overgaan of door een derde laten overgaan tot het wegnemen van het materieel en het in haar oorspronkelijke staat brengen van de installatieplaats. Alle kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien of zullen voortvloeien uit wegnemingverrichtingen alsmede uit het eventuele opslaan van het materieel zijn aan te rekenen aan de aannemer. De VGC de door haar aangewezen derde kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen die het materieel heeft ondergaan ingevolge wegnemingverrichtingen of opslagvoorwaarden voor zover deze verricht zijn met de zorg die voor de aard van het materieel vereist is. 1.2.17 Keuringsprocedure De VGC zal vanaf de eerste werkdag die volgt op de notificatie van de aannemer per onderdeel of per optie, nagaan dat de producten geleverd zijn, dat de producten goed functioneren en voldoen aan de in deel 2 bepaalde technische en functionele eisen. De notificatie kan slechts plaatsvinden nadat alle producten en diensten van een onderdeel of optie geleverd zijn, voor zover het onderdeel of de optie als een op zichzelf staand en afgesloten geheel kan beschouwd worden. 1.2.18 Oplevering De voorlopige oplevering wordt voorafgegaan door een finale testfase. Na deze oplevering zal tijdens een daaropvolgende weekend de overdracht gebeuren naar de productieomgeving waarna de voorlopige oplevering zal volgen. Indien de volledige keuring van al de producten met succes gerealiseerd werd, zal de VGC de voorlopige oplevering ervan aan de aannemer betekenen de dag volgend op het einde van de keuring. De definitieve oplevering zal verworven worden bij het aflopen van de garantieperiode. 1.2.19 Garantie 1.2.19.1 Aankoop De garantieperiode is vastgesteld op één jaar vanaf de dag van de voorlopige oplevering. 13/01/2005 Blz. 16

1.2.19.2 Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode Gedurende deze periode is de aannemer verantwoordelijk voor het goed functioneren van de producten, zoals beschreven in de technische en functionele bepalingen. In geval aan deze eisen niet voldaan is, zal de aannemer, onder de voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden : - het defect materieel herstellen of indien nodig, vervangen; - de fouten of onvolmaaktheden in de software, in de procédés, in de handboeken of andere documentatie, verbeteren. Gedurende deze periode zal de aannemer de hierboven vermelde tussenkomsten uitvoeren binnen de termijnen die door hem normaal voorzien zijn in de onderhoudscontracten waarbij het onderhoud ter plaatse uitgevoerd wordt. Tevens zullen door hem voor deze tussenkomsten geen bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld verplaatsingskosten of uurlonen, aangerekend worden. 1.2.20 Documentatie De bijhorende documentatie maakt voor elk onderdeel of optie integrerend deel uit van het te leveren product of de te leveren dienst. Zij zal opgesteld zijn in de taal van de gebruikers nl. het Nederlands. De VGC kan evenwel toelaten dat bepaalde technische documentatie in een andere taal opgesteld is. De aannemer dient in de offerte de documentatie die in dit geval verkeert, aan te duiden. Zij omvat ten minste : - de handboeken met beschrijving van de installatie en het onderhoud van zowel de hardware als de software; - de handboeken in het Nederlands die het dagelijks gebruik mogelijk maken. De aannemer zal zorgen voor het bijwerken of de vervanging van elk onderdeel van de documentatie waarvan de inhoud verouderd zou zijn als gevolg van een wijziging van het betrokken materieel of de software. Deze aanpassing zal te zijnen laste zijn gedurende de ganse garantieperiode, en zal geleverd worden onder de voorwaarden die over het algemeen van toepassing zijn op alle klanten wat betreft het onderhoud, bij het verlopen van de garantie. 1.2.21 Technische hulp Gedurende de garantieperiode zal de aannemer zonder bijkomende kosten gespecialiseerd personeel ter beschikking stellen van de VGC om de producten in toepassing te brengen. De omvang van deze prestaties zal in gemeenschappelijk overleg vastgesteld worden. De aannemer zal voor de behoeften van deze technische hulp beschikken over ploegen die zodanig verspreid zijn dat een tussenkomst binnen een korte termijn, over het algemeen minder dan 4 uur, kan plaatsvinden. Na afloop van de garantieperiode zal de aannemer op vraag van het bestuur, aan de geldende voorwaarden, de technische steun geven die hij houdt voor het geheel van zijn cliënteel. 13/01/2005 Blz. 17

1.2.22 Onderhoud De aannemer verbindt zich ertoe het onderhoud te leveren om de producten goed te laten functioneren en/of te herstellen. Deze dienst moet gedurende ten minste vijf jaar na de garantieperiode ter beschikking zijn. Het onderhoudscontract wordt toegekend voor de duur van drie jaar, met mogelijkheid tot verlenging met één jaar, en dit maximaal 2 maal. De aannemer aanvaardt dat de VGC voor dit onderhoud kan kiezen voor een prestatie in regie of voor een onderhoudscontract. Ingeval de VGC kiest voor een herstelling per stuk, zal voor herstellingen waarvan de kostprijs meer dan 10% van de aankoopwaarde bedraagt, een bestek opgemaakt moeten worden (waarvan de kostprijs niet hoger mag zijn dan 1% van de aankoopwaarde). De herstelling zal dan slechts uitgevoerd worden na toelating van de VGC. Een onderhoudscontract dient tenminste van het type tussenkomst bij de cliënt ter plaatst binnen de 4uur herstelling binnen de 4 uur te zijn en dient tevens een toezicht remote support te bevatten. De inschrijver zal voor elk van de producten de prijs van een onderhoudscontract voor het 1 ste jaar na de garantie opgeven met eventueel een aanpassingsfactor voor de 4 volgende jaren. De prijs zal in alle gevallen uitgedrukt worden in een percentage van de aankoopprijs, of in een percentage van de nieuwwaarde van de producten op het ogenblik van de afsluiting of de verlenging van het contract. De nieuwwaarde zal evenwel nooit hoger kunnen zijn dan de aankoopprijs. De inschrijver geeft ook de prijzen op die hij aanrekent per mandag (eventueel gedifferentieerd naar profiel: projectleider, analyst, programmeur ). 1.2.23 Opleiding De aannemer verbindt er zich toe een opleidingsplan bij zijn offerte te voegen. Dit plan dient te voorzien in een opleiding voor gewone gebruikers, super-gebruikers en technische gebruikers. De aannemer dient een eenheidsprijs per dag opleiding op te geven voor de diverse types van gebruikers, alsook het voorgestelde aantal dagen opleiding per gebruikerstype. Voor meer details, zie Project Vereisten. 1.2.24 Borgtocht Bij toepassing van art. 5 van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten wordt een borgtocht van 5% van het globale bedrag van de bestelling(-en), afgerond naar het hoger duizendtal, geëist. De borgtocht wordt gestort uiterlijk 30 dagen na de betreffende bestelling. Indien de borgtocht in speciën gesteld wordt, moet de overschrijving geschieden bij de Deposito- en Consignatiekas, Kunstlaan 30 te 1040 BRUSSEL; De borgtocht zal worden vrijgegeven wanneer de aannemer al zijn verplichtingen zal zijn nagekomen. 1.2.25 Prijs van de aanneming en betaling De opdracht wordt afgesloten tegen een forfaitaire en totale prijs. De in de offerte door de aannemer vermelde prijs dekt alle voorgestelde prestaties met uitzondering van het gedeelte regie. De inschrijver moet echter per onderdeel een afzonderlijke netto eenheidsprijs, t.t.z. verminderd met de korting, vermelden, zodat bij eventueel wegvallen van bepaalde onderdelen de eigenlijke prijs kan bepaald worden. De inschrijver kan ook opties en varianten voorstellen. De eigenlijke prijs wordt dan bepaald door de keuze die het bestuur maakt, op grond van de meerkosten en prijsverminderingen waarvan de offerte melding maakt. Indien de aannemer opties of varianten voorstelt, mag hij in zijn offerte, naast de vereiste technische specificaties ofwel voor elke optie of variante een afzonderlijke prijs, ofwel het prijsverschil (prijsverhoging of vermindering) tussen de gekozen opties en de basisofferte vermelden. 13/01/2005 Blz. 18

De prijs van de aanneming kan worden betaald : - voor de producten : in éénmaal na de voorlopige oplevering overeenkomstig artikel 15, 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden; - voor de diensten : - voorzien de in bouwfase : na de voorlopige oplevering; - begeleidingsplan/opleiding : naarmate zij geleverd zijn (eventueel na de voorlopige oplevering). 1.2.26 Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract Vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract kan de aannemer de prijs herzien volgens de hieronder voorziene formule : P1 = P0 x ( 0.2 + 0.8 x S1/S10 ) P0 = de opgegeven dagprijs P1 = de herziene dagprijs S0 = uursalaris FABRIMETAL op het moment van de toewijzing van de opdracht S1 = uursalaris FABRIMETAL van kracht op het moment van de verlenging. Eenzelfde aanpassing kan ook toegepast worden op de prijzen in regie. 13/01/2005 Blz. 19

2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN 2.1 Algemeen De softwarepakketten voor het beheer van financiën dekken het merendeel van de functionele behoeften van Vlaamse Gemeenschapscommissie. Bijgevolg worden deze standaardbehoeften niet in dit document beschreven, tenzij wanneer hun beschrijving nuttig zou kunnen zijn voor een beter inzicht in het project. In de technische clausules van dit bijzonder bestek wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven van de behoeften die specifiek zijn voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de behoeften waarmee men vermoedelijk niet standaard te maken heeft. Indien de oplossing van de leverancier afwijkt van de voorgestelde procedure en/of functionaliteit, dan dient dit expliciet vermeld in de offerte. 2.2 Basisvereisten 2.2.1 Wettelijk kader De oplossing moet beantwoorden aan de vereisten van de Belgische en de Europese reglementeringen die van toepassing zijn op overheidsinstellingen. In het bijzonder moet ze ook beantwoorden aan de vereisten die zijn opgelegd door de wet van 16 mei 2003, betreffende de begroting en de boekhouding van de Vlaamse gemeenschappen en gewesten (2004-2007). 2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken We zullen in de software volgende modules onderkennen: - aankoopbeheer - de algemene boekhouding - de analytische boekhouding - de begrotingsboekhouding. De modules dienen op een consistente manier met elkaar geïntegreerd te zijn, waarbij het moet uitgesloten zijn dat een gemeenschappelijk gegeven dat in verschillende modules aanwezig is of dat via de verschillende modules via een opvragen kan worden bekomen, een afwijkende waarde of een afwijkend resultaat heeft. Verder moet de software ondersteunen: - Dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde of verschillende modules werken. Dat ook in dit geval de wijzigingen steeds consistent zijn, ook als men op dezelfde rekening, op hetzelfde begrotingsartikel of met dezelfde klant of leverancier werkt. - Dat er tegelijkertijd door verschillende gebruikers in meerdere boekjaren kan worden gewerkt. - Dat er in meerdere periodes in een jaar wordt gewerkt. - Dat er meerdere valuta kunnen worden gebruikt. 13/01/2005 Blz. 20

2.2.3 Open architectuur 2.2.3.1 Business Intelligence tools De software moet het integreren van Business Intelligence tools op een eenvoudige manier toelaten. Dit betekent dat: - Er een open database architectuur wordt gebruikt (bij voorkeur relationeel) - Er een conceptuele laag is gedefinieerd voor het datawarehouse, waarvan de inhoud duidelijk is en dat het datamodel transparant is en goed gedocumenteerd. Een kerngroep van gebruikers moet bij machte zijn dit model te analyseren voor het ontwerpen van bijkomende rapportering. 2.2.3.2 Integratie met andere software De software moet toelaten op rechtstreekse of onrechtstreekse manier te integreren met andere toepassingen, bvb.: - Begrotingsopmaak: het opladen van een begrotingsopmaak of begrotingswijziging. 2.2.3.3 Open connectiviteit De databank waarin de gegevens zijn opgeslagen moet extern kunnen benaderd worden voor ondervraging en voor integratie door middel van een open verbinding (OLEDB bij voorkeur), met uitwisseling van gegevens in een standaard formaat (tekst formaat of XML). Bvb. Excel rapportering. 2.2.4 Workflow management Het pakket laat toe om een workflow te creëren over de verschillende modules heen, met de mogelijkheid tot goedkeuringen op verschillende niveaus. Het gebruik van digitale handtekeningen dient hierbij in optie te worden voorzien. Indien de digitale handtekening niet kan worden geïmplementeerd, dan dient een bijkomende documentflow parallel met de goedkeuringsprocedure in het systeem te worden gecreëerd om de gehandtekende documenten bij de juiste persoon af te leveren. Deze laatste kan dan overgaan naar de goedkeuring in het systeem om de volgende stap in de workflow te starten (na ontvangst en controle van de fysische documenten). De software moet dus toelaten om de wetgeving inzake de regelgeving betreffende overheidsopdrachten op een automatische manier toe te passen: Onderscheid tussen onderhandelingsprocedure, beperkte aanbesteding en openbare aanbesteding voor de uitgaven Onderscheid tussen de aard van de ontvangsten Delegatiebevoegdheden of het toewijzen van machtigingen aan een ambtenaar In elke stap van een workflow is een goedkeuringsprocedure mogelijk die later in het document verder wordt gespecificeerd. 13/01/2005 Blz. 21

2.2.5 Document management Het pakket laat toe om binnenkomende documenten in te scannen, uniek te identificeren en te koppelen aan workflow en interne gegevens van de bestaande modules (bvb. facturen en andere binnenkomende documenten). Een document kan ook reeds op de client PC digitaal aanwezig zijn. In dat geval dient het document geselecteerd te kunnen worden via een Explorer-like interface om opgeladen te worden naar de server zoals dit gebeurt voor een ingescand document. In een eerste fase (dit bestek) zal dit beperkt worden tot de basisdocumenten zoals bestelbons en facturen. Het digitaliseren van formulieren via standaardisering is tevens onderdeel van het project. De beschikbare formulieren (zoals bvb. T1/T2/T3 documenten zoals verder besproken) moeten beschikbaar zijn als standaardformulieren die uit het pakket kunnen bekomen worden tijdens één van de stappen in de te volgen procedures. Indien de implementatie in de volledige functionaliteit voorziet, kan ook de inhoud reeds worden afgedrukt. 2.2.6 Rapportering 2.2.6.1 Wettelijke rapportering Alle wettelijke rapporten moeten standaard in de software aanwezig zijn: - rapporteringen zoals voorzien in het besluit van 3 mei 1991 van de Vlaamse regering houdende het begrotings- en rekeningstelsel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. 2.2.6.2 Andere rapportering Alle rapporten moeten on-line opvraagbaar zijn en voor afdruk in een formaat dat standaard is in een client PC omgeving als daar zijn: - Excel - MS-Word - PDF. Elk window dat gegevens bevat in lijstvorm (set) of in detailvorm (kenmerken één gegeven) dient voorzien te zijn van een afdrukfaciliteit, waarbij de gegevens op een printvriendelijke manier worden afgedrukt. Volgende rapportering moet standaard beschikbaar zijn: o Rapporteringen economische boekhouding (balans, resultatenrekening, journaal, bewerkingen op algemene rekening, op individuele rekeningen, beschrijvende gegevens individuele rekeningen ) o Rapportering uitgaven versus financieringsbronnen (incl. de reservefondsen) o Rapportering over de inventaris van alle goederen, bezittingen, rechten en vorderingen en van alle investeringstoelagen en schulden. o Rapporteringen over crediteuren dossieropvolging 13/01/2005 Blz. 22

o Rapporteringen over debiteuren dossieropvolging o Mogelijkheid tot financiële analyses (ratio s, kasstroomanalyse) o Rapporteringen over het schuldbeheer, (schuldvolume, evolutie van de schuldenlast, simulaties ) o Financiële rapporten over de uitvoering van de meerjarenplanning (incl. investeringsprogramma s). 2.2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten - scheduler Optioneel is de software voorzien van een scheduler die toelaat om bepaalde opdrachten automatisch te laten verlopen, via een vooropgezet plan: - Plannen van het tijdstip van uitvoering, eventueel repetitief - Plannen van de specifieke opdracht - Duidelijke identificatie van de herkomst van de brongegevens (te verwerken) en doelgegevens (resultaten) in functie van de opdracht. 2.3 Beheer basisgegevens De basisgegevens moeten uniek zijn in het geheel van de software; ze moeten door dezelfde code geïdentificeerd worden in alle tabellen en alle betrokken modules moeten ze onderling kunnen delen. De basisgegevens zijn : - De juridische en boekhoudkundige eenheden : Vlaamse Gemeenschapscommissie - De diensten : directie cultuur, directie onderwijs, Elishout verblijf voor jongeren, - De derden : leveranciers, klanten, banken, - Codes met omschrijvingen : BTW-codes, leveringscondities, betalingscondities, - Codes begrotingsplan : economische en functionele codes - Standaardwaarden : standaardkosten, abex-index, - De algemene rekeningen - De begrotingsartikelen - De artikelen : goederen, opvolging in stock of niet, of diensten. De gemeenschappelijke verwerkingen voor deze basisgegevens en parameters zijn : - Het onderhoud: creëren, verwijderen, wijzigen - Toegang via meerdere criteria, aan de hand van benaderende sleutels - De beschikbaarheid van een veld voor opmerkingen - Het opslaan in een historiek van de wijzigingen die aan de parameters zijn aangebracht (optioneel) - De automatisering d.m.v. de parametrering van een maximum aan opslagfuncties en meerbepaald de boekingen van de boekhouding en de begroting. Dit moet éénduidig definieerbaar zijn. 13/01/2005 Blz. 23

2.4 Aankoopbeheer Het beheer van aankopen heeft nood aan een logistiek, met de nodige voorzieningen naar opvolging toe, ook wat betreft begrotingscontrole. Immers via de verbintenissenboekhouding dient erover gewaakt dat er geen budgetoverschrijdingen zijn. De logistieke gebruiker dient bij inbreng van zijn aanvraag, dan ook de mogelijkheid te hebben een stand van zaken op te vragen betreffende een begrotingsartikel. De variëteit in aard van producten is divers en kunnen zowel goederen (verbruiksgoederen, vastgoed en duurzame producten) als diensten omvatten. Een greep uit het geheel: - Kantoormeubelen - Kantoormateriaal zoals pennen, paperclips, kaften, - Uitleenbaar materiaal zoals apparatuur (camera, geluidsinstallatie, ), tenten, sportmateriaal,. Ook hier zit het beheer verspreid in enkele decentrale magazijnen. Het uitlenen hoort niet tot dit bestek. - Gebouwen en kantoren - Auto s - Energiekosten - Huurkosten - Schoonmaak - Beveiliging -. In dit logistiek systeem zijn volgende bewerkingen voorzien: - Invoer, wijzigen en annuleren van bestelaanvragen - Invoer, wijzigen en annuleren van contracten - Plaatsen van bestellingen met link naar bestelaanvraag of contract, met vastlegging. - Geïntegreerd workflow management dat een goedkeuringsproces vastlegt, gebonden aan enerzijds de hoogte van het bedrag van de aanvraag, het soort (onderhands, beperkt aanbesteding of openbare aanbesteding) en de bevoegdheden van een persoon. - Het in ontvangst nemen van de goederen met hoeveelheid- en kwaliteitscontrole en mogelijkheid tot creditering. - De controle van de inkomende factuur met link naar bestelbon of contract, met aanrekenen op de vastlegging. - Geïntegreerd document management waarbij de inkomende factuur kan worden gescand en genummerd en waarnaar een koppeling kan worden gelegd voor on-line opvraging van het digitale document. 2.4.1 Marktonderzoek - Prijsvraag Het systeem moet een elementaire functie bieden voor het beheer van de prijsvragen gericht aan de leveranciers, in de vorm van een vrije tekst (standaard of niet) en bepaalde gestructureerde informatie : - Interne unieke identificatie van de prijsvraag - Beknopte omschrijving (referentie) van de prijsvraag - Datum uitgifte van de prijsvraag - Omschrijving van de gewenste goederen of diensten, met mogelijkheid tot het indelen in posten of lijnen. - Auteur van de prijsvraag - Betrokken dienst van de VGC 13/01/2005 Blz. 24

- Optioneel een referentie naar het dossier of het project (mogelijkheid zodat dit in een latere fase bij de analytische boekhouding kan worden gekoppeld aan een project) - Code van de status van de aanvraag (gevalideerd, verzonden, afgesloten, ) - Links naar geassocieerde documenten. Het moet mogelijk zijn om de prijsvragen te creëren door de inhoud van een goedgekeurde interne aankoopaanvraag te recupereren. Na het creëren van de prijsvraag kunnen deze worden verzenden naar één of meerdere leveranciers. Hiertoe kan in het systeem de inhoud van de prijsvraag worden gerecupereerd, waarbij volgende gegevens worden toegevoegd: - Leveranciersnummer - Datum verzending - Code van de status van de aanvraag (gevalideerd, verzonden, afgesloten met offerte, afgesloten zonder offerte ) - Links naar geassocieerde documenten. Ook deze geïndividualiseerde prijsvragen krijgen een unieke identificatie. Als de offerte wordt ontvangen, bestaat de mogelijkheid een referentie van dit document (manueel archief) bij de geïndividualiseerde prijsvraag te plaatsen en eventueel de linken naar gedigitaliseerde documenten. 2.4.2 Interne bestelaanvraag Interne bestelaanvragen worden decentraal opgemaakt op de diensten. Enkel gemachtigde ambtenaren kunnen bestelaanvragen registreren voor begrotingsartikels waarover zij kredietbevoegdheid hebben. Hierbij kan de bevoegdheid ook gedelegeerd worden. Idealiter kunnen er bestelposten geregistreerd worden per begrotingsartikel binnen één bestelaanvraag. Een interne bestelaanvraag kan aanzien worden als een gewone bestelling waarvoor nog goedkeuringen en aanvullingen dienen te gebeuren. Aanvullingen betekent hier het invoeren van bijkomende informatie of het koppelen van documenten. Het systeem moet aan de initiatiefnemer van een aankoop de gelegenheid geven om zijn interne aanvraag in te voeren, waarna deze aanvraag een goedkeuringscyclus zal volgen die afhangt van het geraamde bedrag en de aard van de aankoop. Indien er bestelposten zijn, dan kan elke bestelpost een aparte workflow-afhandeling (goedkeuringsprocedure) hebben, om tot de finale goedkeuring van de uiteindelijke bestelbon te komen. Deze cyclus zal op zijn minst deze mogelijkheden bieden : Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van het bedrag en de procedure van de aankoopaanvraag. In de procedure maken we volgend onderscheid : onderhandse opdracht, beperkte aanbesteding, openbare aanbesteding. Mogelijkheid voor volledige of gedeeltelijke goedkeuring van de aankoopaanvraag Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elke aankoopaanvraag volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. ingescande offerte). 13/01/2005 Blz. 25