Woonstichting De Key Hoogte Kadijk 179 1018 BK Amsterdam Postbus 2643 1000 CP Amsterdam T (020) 621 43 33 www.dekey.nl Integriteitsbeleid Woonstichting Lieven de Key Auteur Telefoon Versie Pieter Doornbos, Harvey Noordwijk, Maarten Diddens (020) 62144 22 definitief Onderwerp Datum Integriteit 26 oktober 2018 Bijlagen Gezien Goedgekeurd DT, 30 oktober 2018
Datum 26 oktober 2018 Pagina 2 van 14 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Algemeen... 3 1.2 Definities... 3 1.3 Wettelijk kader, toezichtskader en kader borgingsvoorziening... 5 1.4 Governance... 5 2 Uitgangspunten en leidende principes... 7 2.1 Uitgangspunten... 7 2.2 Leidende principes... 7 3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 9 3.1 Three lines of defence model... 9 3.2 Directie, RvC, managers en andere medewerkers... 9 3.3 Afdeling Personeel & Organisatie... 10 3.4 Interne en externe vertrouwenspersoon... 10 3.5 Meldpunt Integriteit Woningcorporaties... 11 4 Integriteitsbevordering... 12 4.1 Integriteitsachtbaan... 12 4.2 Integriteitsrisico s en kwetsbare functies... 12 4.3 Gedragscode en Regeling omgaan met melden vermoeden van misstand... 12 4.4 Geven van betekenis en uitwisselen... 13 4.5 Formaliseren en opleiden... 13 4.6 Bekrachtigen... 13 4.7 Evalueren en herijken integriteitsbeleid... 14 Integriteitsbeleid 2 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 3 van 14 1 Inleiding 1.1 Algemeen 1.1.1. Dit is het integriteitsbeleid van De Key. Het integriteitsbeleid vormt het organisatie brede kader voor De Key als geheel ten aanzien van de integriteit van het beleid en beheer (hierna: integriteit). 1.1.2. Er zijn meerdere redenen om aan de bevordering van integriteit te werken, namelijk omdat: De Key het zélf wil. De Key wil een integere organisatie zijn waar mensen werken op basis van professionaliteit en vertrouwen. Het loont. De integriteit van de organisatie bepaalt in hoge mate de legitimatie van de organisatie. Het moet. Niet alleen de branchecode (Governancecode Woningcorporaties en Aedescode) schrijven het voor, ook wetgeving verplicht ons hiertoe. 1.1.3. In lijn met de Governancecode Woningcorporaties staat voor het Bestuur en de Raad van Commissarissen (hierna: RvC) het behalen van maatschappelijke resultaten voorop. Dat vraagt om een organisatie met een integere en open cultuur waarbinnen ruimte is voor reflectie en tegenspraak. Bestuur en RvC hebben daarbij een voorbeeldfunctie voor zowel De Key als voor de gehele sector. 1.1.4. Met het integriteitsbeleid benadrukken het Bestuur en de RvC het belang van een gestructureerde en consistente aanpak van integriteit. Behoud van de (financiële) continuïteit en reputatie van de organisatie geldt daarbij als randvoorwaarde. 1.1.5. Het integriteitsbeleid van De Key is van toepassing op de leden van de RvC en alle medewerkers van De Key, dus ook directie, managers en alle andere medewerkers. Iedereen, vanuit de eigen rol, besteedt aandacht aan soft controls: gedragsbeïnvloeding, ondersteund door voorbeeldgedrag, dat appelleert aan het persoonlijk handelen van alle betrokkenen, en waarvan een invloed uitgaat op waarden en normen. Hiermee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het bevorderen van integriteit. 1.1.6. Het integriteitsbeleid heeft betrekking op de toegelaten instelling en de dochtermaatschappijen (met medewerkers) 1. 1.2 Definities 1.2.1. Medewerkers Alle bij De Key werkzame medewerkers zowel met een vast als tijdelijke arbeidsovereenkomst, zzp-ers, inhuurkrachten, trainees en stagiaires. 1.2.2. Bestuur Het orgaan dat de Stichting bestuurt op grond van artikel 291 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In het kader van het integriteitsbeleid wordt in dit document en aanverwante documenten de voltallige directie, inclusief de algemeen directeur- bestuurder, gezien als het bestuur. In het vervolg van dit document wordt de term directie gebruikt. 1.2.3. Directie 1 In de praktijk betreft dit Lieven de Stad Integriteitsbeleid 3 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 4 van 14 De directie zoals gedefinieerd in het Reglement Directie van de Stichting, bestaande uit vier personen, namelijk: de algemeen directeur - bestuurder; de directeur Vastgoed; de directeur Wonen; de directeur Financiën & Control. 1.2.4. Gedragscode De gedragscode bestaat uit de kernwaarden en richtlijnen die handvatten bieden voor het gewenste gedrag binnen de organisatie. 1.2.5. Integriteit Integriteit komt van het woord integer. De meest voorkomende betekenis is dat integriteit wordt gezien als onkreukbaarheid of rechtschapenheid. Centraal staat dat medewerkers zich niet laten leiden door oneigenlijke belangen, maar dat zij handelen in het belang van de organisatie of de samenleving. Je bent integer indien hetgeen je doet of nalaat overeenkomt met de daarvoor geldende waarden, normen en regels. Integriteit wordt in de woningwet gedefinieerd als het geheel of de consistentie van de bedoeling van de organisatie en het handelen van haar functionarissen (medewerkers, managers, directie, toezichthouders). Zodra de middelen van de corporatie besteed worden aan andere doelen dan het belang van de volkshuisvesting, is er op grond van de definitie uit de woningwet sprake van een schending van de integriteit van beleid en beheer. De woningwet gebruikt integriteitschending ook in de betekenis van fraude en betrekt dat op het gedrag van kopende partijen (WW, art. 27.2) en op mogelijke nalatigheid in de reactie van de raad van toezicht/commissarissen op aanwijzingen van fraude (WW, art. 29a). 1.2.6. Integriteitsbevordering Een voortdurend proces gericht op het inventariseren van potentiële risico s die invloed kunnen hebben op de integriteit van beleid en beheer, en deze zodanig te beïnvloeden met maatregelen dat deze vallen binnen de waarden, normen en regels die horen bij de maatschappelijke opdracht van De Key. 1.2.7. Integriteitsrisico Gedragingen, handelingen of uitingen die in strijd zijn met de geldende waarden, normen en regels op gebied van integriteit. Hiertoe behoren: Misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is; Onregelmatigheden. 1.2.8. Misstand Of bij een misstand het maatschappelijk belang in het geding is, kan niet in zijn algemeenheid worden gezegd en zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Het gaat hier in principe om situaties die het niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgen, bijvoorbeeld doordat sprake is van een zekere mate van ernst of omvang of van een structureel karakter. 1.2.9. Onregelmatigheid Bij een onregelmatigheid gaat het om een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt. Integriteitsbeleid 4 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 5 van 14 Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Daarom bestaat de mogelijkheid om intern melding te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid. 1.2.10. Regeling omgaan melden vermoeden van een misstand (Klokkenluidersregeling) In deze regeling, ook wel de Klokkenluidersregeling genoemd, staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheden. 1.2.11. Raad van Commissarissen (RvC) Het orgaan van de Stichting dat toezicht op het bestuur houdt. 1.2.12. Stichting Woonstichting Lieven de Key, statutair gevestigd te Amsterdam (hierna te noemen: De Key ). 1.3 Wettelijk kader, toezichtskader en kader borgingsvoorziening 1.3.1. Het integriteitsbeleid van De Key moet voldoen aan de kaders die gesteld zijn door de wetgever, de toezichthouder en de uitvoerder van de borgingsvoorziening. Indien een verandering of uitbreiding van dit kader plaatsvindt waardoor strijdigheid met integriteitsbeleid ontstaat, dan prevaleert het wettelijke kader, het toezichtkader of het kader van de borgingsvoorziening, en wordt het integriteitsbeleid zo snel als redelijkerwijze mogelijk aangepast. 1.3.2 Het wettelijk kader waarbinnen De Key acteert wordt gevormd door onder andere de Woningwet en het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV). In lijn met het wettelijk kader heeft De Key een interne gedragscode en een klokkenluidersregeling (hierna te noemen: de Regeling omgaan met melden vermoeden van een misstand) opgesteld. De wettelijke eisen die voor deze regeling gelden zijn beschreven in artikel 2 van de Wet Huis voor Klokkenluiders. 1.3.3 Het toezicht op woningcorporaties is bij wet opgedragen aan de Autoriteit woningcorporaties (hierna: Aw). De Aw houdt integraal en risicogericht toezicht op woningcorporaties en richt zich onder andere op rechtmatigheid, financiële continuïteit, governance en integriteit. Bij integriteit gaat het ook om fraude ten koste van het maatschappelijk gebonden vermogen en/ of zelfverrijking door medewerkers, management, directie en leden van de RvC. 1.3.4 Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) is uitvoerder van de borgingsvoorziening. De Key is deelnemer van het WSW. De rechten en plichten van deelnemers zijn uitgewerkt in het Reglement van Deelneming van WSW. Daarnaast heeft het WSW een richtlijn Verkoop aan derden vastgesteld. Het WSW beoordeelt verzoeken op een aantal aspecten, onder andere de door corporatie uitgevoerde beoordeling van het integriteitsaspect. 1.4 Governance 1.4.1. Met het integriteitsbeleid geeft De Key invulling aan de Governancecode Woningcorporaties, waarin als één van de vijf leidende principes is bepaald dat leden van de directie en de RvC waarden en normen hanteren die passen bij de maatschappelijke opdracht (principe 1). Integriteitsbeleid 5 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 6 van 14 1.4.2. Het integriteitsbeleid is onlosmakelijk verbonden met de Statuten en Reglementen van De Key. Integriteitsbeleid 6 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 7 van 14 2 Uitgangspunten en leidende principes 2.1 Uitgangspunten 2.1.1. Integriteit bij De Key staat voor zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen. Zorgvuldig betekent dat commissarissen en alle medewerkers (directie, management en medewerkers) steeds opnieuw kritisch en systematisch reflecteren op hun verantwoordelijkheden en zich voortdurend vragen stellen. Uitlegbaar betekent dat ze kunnen aangeven hoe hun handelen past bij hun verantwoordelijkheden en bij de geldende waarden, normen en regels van De Key. Standvastig betekent dat ze hun rug recht houden bij weerstanden en verleidingen. 2.1.2. De Key beschouwt integriteitsbevordering als een binnen de organisatie ingebed, proactief en continu proces, waarbij vanuit een gemeenschappelijk referentiekader op gestructureerde wijze wordt omgegaan met integriteit. 2.1.3. De Key hanteert voor integriteit een brede scope, waarbij het niet alleen gaat om de harde beheersmaatregelen (de regels), maar ook om zachte maatregelen die appelleren aan het integriteitsbesef en de moraal binnen de organisatie. 2.1.4. De Key belegt integriteit zo breed mogelijk in de organisatie. Dit vraagt aandacht voor het levend houden van integriteitsbesef (bijvoorbeeld via dilemmatrainingen) en dat het onderwerp als zodanig expliciet op de agenda staat van de verschillende overlegvormen. Het bestaan en de bedoeling van het integriteitsbeleid, inclusief de onderliggende gedragscode en regeling omgaan met melden van vermoeden van een misstand worden nadrukkelijk gecommuniceerd met alle medewerkers van De Key. 2.1.5. Het in de vorige alinea geformuleerde uitgangspunt betekent tevens dat de verantwoordelijkheid voor de maatregelen daar ligt waar ook de verantwoordelijkheid ligt voor de activiteiten waar een integriteitsrisico betrekking op heeft. 2.2 Leidende principes 2.2.1. Betrokkenheid bij De Key en bevlogenheid in het werk zijn belangrijke succesfactoren voor effectieve integriteitsbevordering. De Key hanteert zachte maatregelen in de vorm van leidende principes om het gewenste gedrag te bevorderen. Deze leidende principes zijn: De Key hanteert waarden en normen die passen bij haar maatschappelijke opdracht; De Key definieert helder en duidelijk wat ze van haar medewerkers verwacht en wat hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn; De Key zorgt er voor dat medewerkers beschikken over de juiste kennis en kunde, zodat ze (beter) kunnen doen wat van hen wordt verwacht; De commissarissen, directie en leidinggevenden van De Key dragen het integriteitsbeleid uit in woord en daad (voorbeeldgedrag); Bij De Key zijn we transparant in ons gedrag. We behandelen medewerkers met respect en betrekken ze bij de organisatie; Bij De Key maken we een zorgvuldige afweging van risico s en de gevolgen van bepaalde keuzes voor De Key en onze (toekomstige) huurders, zakelijke partners en andere belanghebbenden; De Key biedt een veilige omgeving om integriteitsrisico s, standpunten en dilemma s actief bespreekbaar te maken en effectief samen te werken aan een zorgvuldige oplossing; Integriteitsbeleid 7 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 8 van 14 De Key stuurt op integriteit door gewenst gedrag te bevorderen en de gelegenheid voor ongewenst gedrag te beperken; Bij De Key spreken we elkaar direct aan. Als lerende organisatie voorkomt De Key herhaling van misstanden en integriteitschendingen door oorzaken weg te nemen. 2.2.2. De Key heeft handvatten over het gewenste gedrag vastgelegd in de gedragscode. Deze gedragscode kan nooit in elke denkbare situatie voorzien. Bovendien wijzigen de omstandigheden voortdurend. Het is belangrijk dat medewerkers altijd zelf blijven nadenken en integriteit bespreken met collega s en leidinggevenden. Discussies voeren, bewustwording bevorderen, over dilemma s praten en samen de grijze gebieden verkennen, is de meest effectieve manier om integriteit te bevorderen en duurzaam in de organisatie te borgen. 2.2.3. De Key verwacht van alle medewerkers dat zij de volgende waarden volgen: Ik ben altijd integer en betrouwbaar. Ik maak zorgvuldige afwegingen in de belangen van De Key, haar (toekomstige) huurders, zakelijke partners en andere belanghebbenden. Ik ga verantwoordelijk om met integriteitsrisico s en dilemma s. Ik ben betrokken en verbonden met mijn werk en de missie van De Key. Ik toon eigenaarschap en daadkracht, neem verantwoordelijkheid en ben daarop aanspreekbaar. Integriteitsbeleid 8 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 9 van 14 3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 3.1 Three lines of defence model 3.1.1. De Key past het zogenaamde three lines of defence model toe als inrichtingsprincipe voor interne beheersing. De eerste verdedigingslinie wordt gevormd door alle medewerkers van de lijn- en stafafdelingen in de organisatie. De tweede verdedigingslinie wordt gevormd door een aantal functies binnen de staf en het bedrijfsonderdeel Financiën & Control. De afdeling P&O heeft op organisatieniveau een kader stellende, faciliterende en adviserende rol op gebied van integriteit. De derde verdedigingslinie wordt gevormd door de Control(e) functie. Deze functie voert onafhankelijk van de eerste twee verdedigingslinies een beoordeling uit van de risico s en de beheersing daarvan door de organisatie. 3.2 Directie, RvC, managers en andere medewerkers 3.2.1. Ten aanzien van de integriteit van beleid en beheer heeft de directie tot taak te sturen op consistentie van de bedoeling van de organisatie en de rechtmatigheid van het handelen en nalaten van haar medewerkers. Dit omvat onder andere: Het bepalen van de kernwaarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht van De Key. Het (laten) inventariseren van integriteitsrisico s en kwetsbare functies die verband houden met de activiteiten van De Key; Het vaststellen en hanteren van een inzichtelijk integriteitsbeleid, waaronder de gedragscode en de regeling omgaan melden met vermoeden van een misstand en die te publiceren op de website; Naast bovengenoemde en andere harde sturings- en beheersingsmaatregelen, het besteden van aandacht aan soft controls: gedragsbeïnvloeding, ondersteund door voorbeeldgedrag, dat appelleert aan het persoonlijk handelen van alle betrokkenen, en waarvan een invloed uitgaat op waarden en normen, teneinde integriteit te bevorderen; Het aan de RvC verschaffen van alle relevante informatie ten behoeve van het toezicht op integriteit. 3.2.2. Raad van Commissarissen (RvC) De RvC: toetst de kwaliteit van de algemeen directeur - bestuurder en legt verantwoording af over de wijze waarop toezicht wordt gehouden op het vermogen van de algemeen directeur - bestuurder om te sturen. beoordeelt het functioneren van de algemeen directeur op basis van het presteren en het managen van de risico s op een aantal domeinen: o Nastreven juiste doelen (the right things to do) o Behalen ondernemingsdoelstellingen (achieve goals) o Effectiviteit en efficiency bedrijfsprocessen (doing things right) o Betrouwbaarheid van de verantwoordingen (reliable reporting) o Naleving wet- en regelgeving (ensure compliance) o Verantwoord maatschappelijk optreden (transparancy and integrity) Integriteitsbeleid 9 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 10 van 14 De RvC zal indien naar zijn oordeel twijfel bestaat aan de rechtmatigheid van het handelen of nalaten, de governance of de integriteit van beleid en beheer, en de directie die twijfel niet heeft weggenomen, rechtstreeks de autoriteit (Aw) schriftelijk hierover informeren (zie BTIV, art. 29, lid 1). 3.2.3. Managers geven leiding en verankeren de organisatiedoelstellingen van De Key in afspraken over het werk (kaders, beleid, processen e.d). Zij zijn ook integraal verantwoordelijk voor de integriteit binnen hun verantwoordelijkheidsgebied. Deze verantwoordelijkheid omvat onder andere: Het vaststellen van de regels en toezien op de naleving ervan; Het stimuleren van het gewenste gedrag en het beperken van de gelegenheid van ongewenst gedrag. 3.2.4. Alle medewerkers dragen vanuit hun functie en/ of positie bij aan het bevorderen van integriteit. Van hen wordt verwacht dat zij: Hun functie adequaat en zorgvuldig uitoefenen, met inachtneming van regels en verantwoordelijkheden. Oordelen en handelen op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaardbare sociale en ethische normen. Aanspreekbaar zijn op eigen gedrag en anderen aanspreken op hun gedrag. Goed (voorbeeld)gedrag vertonen niet alleen binnen De Key, maar ook buiten/ namens De Key. 3.3 Afdeling Personeel & Organisatie 3.3.1. De afdeling Personeel & Organisatie heeft op organisatieniveau ten aanzien van integriteit een kaderstellende, faciliterende en adviserende rol. De afdeling Personeel & Organisatie voert onder andere de volgende werkzaamheden uit gericht op integriteitsbevordering: Het inventariseren van integriteitsrisico s en kwetsbare functies. Het beheren van het integriteitsbeleid, de gedragscode en de regeling omgaan met melden vermoeden van een misstand. Het implementeren van en communiceren over integriteitsbeleid. Het organiseren van dilemmatrainingen. Het monitoren, registreren en rapporteren over misstanden en onregelmatigheden. 3.4 Interne en externe vertrouwenspersoon 3.4.1. De medewerker meldt (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid in eerste instantie bij zijn/ haar leidinggevende. Indien de medewerker dit niet wenselijk acht, de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft aan de melding, wordt (een vermoeden van) een misstand gemeld bij de interne vertrouwenspersoon of direct aan de directie. In gevallen waarin de melding de interne vertrouwenspersoon en/ of de directie betreft, kan de medewerker ook terecht bij de externe vertrouwenspersoon of de Raad van Commissarissen. Zie voor nadere informatie de Regeling omgaan met melden vermoeden van een misstand. 3.4.2. Een commissaris meldt (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid in eerste instantie bij de voorzitter van de RvC (of bij de vice-voorzitter als het om een melding betreffende de voorzitter gaat). Indien de commissaris dit niet wenselijk acht, de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de (vice) voorzitter onvoldoende gehoor geeft aan de melding, wordt (een vermoeden van) een misstand gemeld bij de interne Integriteitsbeleid 10 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 11 van 14 vertrouwenspersoon of direct aan de directie. Zie voor nadere informatie de Regeling omgaan met melden vermoeden van een misstand. 3.5 Meldpunt Integriteit Woningcorporaties 3.5.1. Indien er sprake is van (een vermoeden van) fraude met het vermogen van De Key dan wordt een melding gedaan bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (MIW) van de Aw. Dit geldt ook bij een vermoeden van zelfverrijking door medewerkers, management, directie of RvC. Het Meldpunt neemt ook anonieme meldingen in behandeling. De Aw schakelt de ILT/Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD) in als er sprake is van strafbare zaken. Integriteitsbeleid 11 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 12 van 14 4 Integriteitsbevordering 4.1 Integriteitsachtbaan 4.1.1. Om integriteit integraal onderdeel te laten zijn van het realiseren van de strategie en organisatiedoelstellingen van De Key, inclusief de waarden en normen die passen bij haar maatschappelijke opdracht, heeft De Key het proces van integriteitsbevordering zodanig ingericht dat dit aansluit bij de reguliere beleidscyclus van De Key (de beleidsachtbaan). De integriteitsachtbaan van De Key is hieronder afgebeeld. 4.2 Integriteitsrisico s en kwetsbare functies 4.2.1. Voor de inventarisatie van integriteitsrisico s maakt De Key gebruik van een thematisch overzicht (zie bijlage 1). Dat overzicht wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Minimaal eens in de drie jaar inventariseert De Key de integriteitsrisico s en de kwetsbare functies integraal. 4.3 Gedragscode en Regeling omgaan met melden vermoeden van misstand 4.3.1. Vanuit de geïdentificeerde integriteitsrisico s werkt De Key op tactisch niveau de relevante aandachtsgebieden uit in de Gedragscode. Hierbij wordt expliciet rekening gehouden met de beperkte risicobereidheid die De Key heeft ten aanzien van misstanden en Integriteitsbeleid 12 / 14
Datum 26 oktober2018 Pagina 13 van 14 onregelmatigheden. Voor het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is een regeling vastgesteld. 4.3.2. De Key streeft ernaar de beheersmaatregelen op gebied van integriteit zo veel als mogelijk te integreren en te borgen in de organisatie brede kaders, beleid en processen, zoals op gebied van ontwikkeling, onderhoud, verhuur en verkoop. Daarnaast bestaan er regels die gericht zijn op de beheersing van specifieke integriteitsrisico s, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van inkoop en aanbesteding, nevenfuncties, relatiegeschenken en/of eigendommen van De Key. 4.4 Geven van betekenis en uitwisselen 4.4.1. Hoewel organisatie brede kaders en processen belangrijke elementen zijn van integriteitsbeheersing, gaat het om veel meer dan alleen geschreven regels die je moet naleven. Integriteit is vooral een onderwerp dat de waarden en normen van De Key raakt. De kaders en processen maken transparant wat wij samen onder integer handelen verstaan. Het geeft een kader voor integer handelen. De Key stuurt hierop door gewenst gedrag te bevorderen en de gelegenheid voor ongewenst gedrag te beperken 4.4.2. Maar de kaders kunnen nooit in elke denkbare situatie voorzien. Bovendien wijzigen de omstandigheden voortdurend. Je moet dus altijd blijven nadenken en vooral zaken bespreken met je collega s en leidinggevende. Discussies voeren, uitwisselen van ervaringen, bewustwording bevorderen, over dilemma s praten en samen de grijze gebieden verkennen, is de meest effectieve strategie om integriteit te bevorderen en duurzaam in de organisatie te borgen. 4.5 Formaliseren en opleiden 4.5.1. Door het uitwisselen van een ieders ervaringen en begrippen, ontstaat een gedeelde en geobjectiveerde set van opvattingen en afspraken van waaruit gehandeld kan worden. Als blijkt dat deze leiden tot het realiseren van de doelen van De Key en succes in het algemeen, zullen deze opvattingen en afspraken nader worden geformaliseerd en geborgd binnen de organisatie van De Key. 4.5.2. Op basis van deze geobjectiveerde opvattingen en afspraken en nieuwe normen en waarden worden nieuwe maar ook bestaande medewerkers van De Key opgeleid en getraind. Sommige andere zaken vergen ook training zoals bijvoorbeeld het houden van dilemma besprekingen en het aanspreken van mensen op hun gedrag. 4.6 Bekrachtigen 4.6.1. Onder het bekrachtigen, geven we het proces van belonen en sanctioneren weer. Belonen betref het geven van complimenten en schouderklopjes, maar ook het eventueel belonen van voorbeeldgedrag en/ of adequaat optreden in lastige situaties. Hiermee wordt het gewenste gedrag binnen de organisatie nader geduid en gestimuleerd. Integriteitsbeleid 13 / 14
Datum 26 oktober 2018 Pagina 14 van 14 4.6.2 De kaders en regels die we met elkaar afspreken zijn niet vrijblijvend. Regels en gedragscodes zijn bedoeld om op een prettige manier met elkaar om te gaan en om eventuele problemen door onduidelijkheden te voorkomen. Wanneer een medewerker, een leverancier of een externe relatie handelt in strijd met deze regels en gedragscodes, beschouwen wij dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de overtreding, worden stappen ondernomen door de direct leidinggevende, eventueel in overleg met de directie en de afdeling Personeel & Organisatie. 4.7 Evalueren en herijken integriteitsbeleid 4.7.1 Periodiek (minimaal eens per drie jaar) evalueert De Key de opzet, het bestaan en de werking van integriteitsbevordering van de organisatie. De onafhankelijke Control(e) functie vervult hierin een faciliterende en bewakende rol. Bij de evaluatie betrekt De Key de oordelen van derden over integriteitsbeheersing van de organisatie, zoals het oordeel van toezichthouder (Aw) en de uitvoerder van de borgingsvoorziening (WSW), het oordeel van de visitatiecommissie en het oordeel van de externe accountant. 4.7.2 De directie bespreekt de bevindingen uit de periodieke evaluatie van de integriteitsbeheersing met de RvC en neemt waar nodig actie om integriteit te verstevigen. Integriteitsbeleid 14 / 14