CvA-notitie juli 2008 Handreiking loondoorbetaling bij ziekte Hieronder is een handreiking opgenomen voor de uitvoering in de praktijk bij situaties van loondoorbetaling van zieke medewerkers. In deze handreiking zijn ook de wijzigingen verwerkt die per 1 april 2008 en 1 juli 2008 zijn doorgevoerd in de CAR-UWO op het gebied van loondoorbetaling bij ziekte. Hoofdregels loondoorbetaling Hoogte loondoorbetaling Artikel 7:3 CAR regelt de loondoorbetaling tijdens ziekte. Een medewerker die ziek is heeft de eerste zes maanden recht op 100% van zijn bezoldiging. Van de zevende tot en met de twaalfde maand heeft hij recht op 90% van zijn bezoldiging. Van de dertiende tot en met de vierentwintigste maand heeft hij recht op 75% van zijn bezoldiging. Na 24 maanden heeft betrokkene recht op 70% van zijn bezoldiging. Over de uren dat de ambtenaar werkzaamheden verricht (eigen werk, passend werk of werkzaamheden in het kader van de re-integratie) of scholing volgt in het kader van de re-integratie, heeft hij recht op 100% van zijn bezoldiging. Beslaan de uren waarover de ambtenaar werk verricht of scholing volgt na het eerste ziektejaar ten minste 50% van de voor hem geldende arbeidsduur, dan heeft hij recht op een bonus van 5% over de bezoldiging waar hij recht op heeft die maand. Hierbij geldt als maximum de eigen bezoldiging. Als ondergrens geldt dat de ambtenaar ten minste recht heeft op het minimumloon (voor de deeltijder naar rato). Hardheidsclausule loondoorbetaling bij ziekte Voor medewerkers met een terminale ziekte geldt een hardheidsclausule. Deze hardheidsclausule houdt in dat het college rekening zal houden met individuele gevallen van terminale ziekte. In die gevallen maakt het college de afweging of na 6 maanden een korting op de bezoldiging wenselijk is. Samentellen van ziekteperioden De hoofdregel is dat ziekteperioden samengeteld mogen worden indien de periode van volledig herstel minder dan 4 weken heeft geduurd. De medewerkster die zwangerschaps- en bevallingsverlof geniet, heeft recht op haar volledige bezoldiging (artikel 6:7 CAR). Indien de medewerker direct voorafgaand en aansluitend op het verlof ziek is en de ziekte heeft dezelfde oorzaak, dan mogen deze perioden worden samengeteld voor de berekening van de hoogte van de loondoorbetaling. 1
De periode dat de medewerker voorafgaand aan haar zwangerschaps- en bevallingsverlof ziek is als gevolg van haar zwangerschap, schort de periode van de loondoorbetaling op. Hieronder is een voorbeeld opgenomen. Een medewerkster is ziek. Tijdens haar ziekte wordt zij zwanger. De medewerkster is inmiddels 10 maanden ziek. Haar bezoldiging is naar 90% teruggebracht. In de elfde maand van haar ziekte heeft zij 3 maanden lang zwangerschapsgerelateerde klachten. Uit artikel 7:3, tiende lid, CAR vloeit voort dat de periode van de zwangerschapsgerelateerde ziekte de periode waarover de hoogte van de loondoorbetaling wordt berekend, opschort. Met andere woorden. In beginsel zou haar bezoldiging in de dertiende maand naar 75% worden bijgesteld. Nu sprake is van zwangerschapsgerelateerde ziekte, schort de periode waarover zij recht heeft op 90% van haar bezoldiging op met de periode van de zwangerschapsgerelateerde ziekte. Betrokkene heeft zodoende tot en met de dertiende maand van haar ziekte recht op 90% van haar bezoldiging. Berekening van het maandsalaris Algemene salarisbetaling Bij het bepalen van de hoogte van de loondoorbetaling bij ziekte geldt de eerste ziektedag als startpunt. De periode van ziekte zal in veel gevallen niet gelijk lopen met de maandelijkse salarisbetaling (deze is gelijk aan een kalendermaand en loopt van de eerste dag van de maand tot de eerste dag van de daaropvolgende maand). Tijdens de maand waarover de salarisbetaling wordt berekend kan de medewerker bij volledige ziekte bijvoorbeeld twee weken recht hebben op 100% loondoorbetaling en twee weken recht op 90%. Opschorting termijn hoogte loondoorbetaling Volledig herstel schort de termijn waarover de hoogte van de loondoorbetaling wordt vastgesteld op, tenzij het volledige herstel langer dan vier weken duurt, in dat geval start een nieuwe ziekteperiode (artikel 7:3 CAR-UWO). Hieronder is een voorbeeld opgenomen. Als iemand op 1 januari 2008 ziek is geworden en van 15 tot 28 mei (2 weken) hersteld is, wordt de bezoldiging niet op 1 juli al verlaagd, maar pas op 15 juli (1 juli + 2 weken). Berekening bonus na het eerste ziektejaar Ook de vraag of iemand in aanmerking komt voor de bonus wordt per kalendermaand bekeken. Als iemand in een maand (van vier weken) drie weken 60% werkt, komt hij niet in aanmerking voor de bonus. Hij werkt gemiddeld in die maand namelijk (3 x 60) / 4 = 45%. Werkt hij drie weken lang 70%, dan komt hij over die maand wel voor de bonus in aanmerking. Hij werkt dan immers (3 x 70) / 4 = 52,5%. Het percentage voor de berekening van meer of minder dan 50% werken wordt verkregen door het daadwerkelijke aantal uren in de maand te delen door het aantal 2
formeel te werken uren in die maand. Als iemand in een maand 156 uur kan werken en hij heeft er in totaal 85 gewerkt, heeft hij in die maand 85/156 = 54,5% gewerkt. Berekening achteraf De regels rond loondoorbetaling tijdens ziekte kunnen formeel pas achteraf correct uitgevoerd worden. Hoeveel uren betrokkene in een maand daadwerkelijk gewerkt heeft, is namelijk pas in de maand daaropvolgend definitief vast te stellen. Ook wordt dan pas duidelijk of betrokkene voor de bonus in aanmerking komt. Dit betekent dat betrokkene bij de volgende salarisbetaling een nabetaling ontvangt of een gedeelte moet terugbetalen via verrekening. Volgens vaste rechtspraak is het bestuursorgaan in beginsel bevoegd hetgeen aan een ambtenaar onverschuldigd is betaald terug te vorderen en/of te verrekenen indien de ambtenaar wist of redelijkerwijs had kunnen weten dat hij teveel ontving. Het College voor Arbeidszaken adviseert u bij de uitbetaling aan zieke medewerkers een mededeling bij de salarisstrook te voegen waarop aangegeven staat waarop de salarisbetaling gebaseerd is en dat, indien de feiten achteraf bezien anders blijken te zijn, verrekening zal plaatsvinden. Voorbeelden Hieronder zijn een paar voorbeelden opgenomen ter verduidelijking. Zoals al genoemd kan formeel pas achteraf met zekerheid worden vastgesteld of iemand daadwerkelijk de hele maand ziek is geweest, hoeveel uren iemand in die maand gewerkt heeft en of betrokkene daardoor in aanmerking komt voor de bonus. In de voorbeelden wordt ervan uitgegaan dat op het moment van de salarisbetaling bekend is hoeveel uren iemand werkt en dat deze situatie ongewijzigd blijft. Iedere maand heeft een eigen aantal werkbare dagen (het aantal werkdagen dat in die maand daadwerkelijk gewerkt kan worden). Bij de berekening van het salaris ingeval iemand ziek is, zijn drie situaties te onderscheiden. 1. Loondoorbetaling ingeval van volledige ziekte 2. Loondoorbetaling ingeval van gedeeltelijke ziekte 3. Loondoorbetaling ingeval iemand in aanmerking komt voor de bonus 1. Voorbeeld loondoorbetaling ingeval van volledige ziekte Een medewerker werkt fulltime en verdient 2000 per maand. Vanaf 10 januari 2008 is de medewerker volledig ziek. Met ingang van 10 juli 2008 gaat betrokkene de zevende maand van ziekte in. Het aantal werkbare dagen in juli 2008 is 23. In dit voorbeeld zijn twee periodes van belang: 1 juli tot en met 9 juli en 10 juli tot en met 31 juli. a. Salarisbetaling 1 juli tot en met 9 juli (= 7 werkdagen): 7/23 x bezoldiging = 608,69 b. Salarisbetaling 10 tot en met 31 juli: 16/23 x bezoldiging x 90% = 1252,17. De totale bezoldiging over deze maand bedraagt in totaal 1860,86. 3
2. Voorbeeld loondoorbetaling gedeeltelijke ziekte zonder bonus Een medewerker werkt fulltime en verdient 2000 per maand. Vanaf 2 februari 2007 is de medewerker volledig ziek. Met ingang van 12 februari 2008 verricht de medewerker werkzaamheden in het kader van zijn re-integratie voor 60% van zijn formele arbeidsduur. Het aantal werkbare dagen in februari 2008 is 21. De loondoorbetaling van deze medewerker tot en met 29 februari 2008 ziet er als volgt uit: In dit voorbeeld zijn vijf periodes van belang: a. 2 februari 2007 tot en met 1 augustus 2007, b. 2 augustus 2007 tot en met 31 januari 2008, c. 1 februari 2008 d. 2 februari 2008 tot en met 11 februari 2008 en e. 12 februari 2008 tot en met 29 februari 2008. a. Salarisbetaling 2 februari 2007 tot en met 1 augustus 2007: doorbetaling gehele bezoldiging. b. Salarisbetaling van 2 augustus 2007 tot en met 31 januari 2008: doorbetaling bezoldiging voor 90%. c. Salarisbetaling van 1 februari 2008: 1/21 x bezoldiging x 90% = 85,71. d. Salarisbetaling 2 februari 2008 tot en met 11 februari 2008: 6/21 x bezoldiging x 75% = 428,57. e. Salarisbetaling 12 tot en met 29 februari: - Over zieke uren: 14/21 x bezoldiging x 40% x 75% = 399,99. - Over werk-uren: 14/21 x bezoldiging x 60% x 100% = 799,99. Omdat betrokkene over 14 van de 21 werkbare dagen 60% werkt, werkt hij over de hele maand februari gerekend (60,48/151,2=) 40%. Omdat dit minder is dan 50%, komt betrokkene niet in aanmerking voor de bonus. De totale bezoldiging over de maand februari 2008 bedraagt in totaal dus 85,71 + 428,57 + 399,99 + 799,99 = 1714,26. NB: het afschaffen van de bonus in het eerste ziektejaar is per 1 april 2008 ingegaan. 3. Voorbeeld loondoorbetaling gedeeltelijke ziekte met bonus Een medewerker werkt fulltime en verdient 2000 per maand. Vanaf 6 maart 2007 is de medewerker volledig ziek. Met ingang van 8 april 2008 verricht de medewerker werkzaamheden in het kader van zijn re-integratie voor 75% van zijn formele arbeidsduur. Het aantal werkbare dagen in april 2008 is 22. In dit voorbeeld zijn twee periodes van belang: 1 april 2008 tot en met 7 april 2008 en 8 april 2008 tot en met 30 april 2008. a. Salarisbetaling 1 april 2008 tot en met 7 april 2008: 5/22 x bezoldiging x 75% (dit is de korting op het loon) = 340,91. b. Salarisbetaling 8 april 2008 tot en met 30 april 2008: - Over zieke uren: 17/22 x bezoldiging x 25% x 75% = 289,77 - Over werk-uren: 17/22 x bezoldiging x 75% x 100% = 1159,09 4
Omdat betrokkene over 17 van de 22 werkbare dagen 75% werkt, werkt hij over de hele maand februari gerekend 91,8/158,4 = 58%. Omdat dit meer is dan 50%, komt betrokkene wel in aanmerking voor de bonus. De hoogte van de bonus is: 5% x (340,91 + 289,77 + 1159,09) = 89,49. De totale bezoldiging over de maand april 2008 bedraagt in totaal dus 340,91 + 289,77 + 1159,09 + 89,49 = 1879,26. Berekening bezoldiging tijdens ziekte en de loonaangifte De wet administratieve lastenverlichting en vereenvoudiging in sociale verzekeringswetten (wet Walvis) bepaalt dat werkgevers maandelijks loonaangifte moeten doen aan de belastingdienst. Werkgevers hebben hiervoor een termijn van één maand na afloop van het loontijdvak. Het loontijdvak is de periode, waarin het loon genoten is (de genietingsmaand ). Eenvoudig gezegd: over het loon over de maand december, moet de gemeente uiterlijk 31 januari aangifte hebben gedaan. Het feit dat de regels rond de loondoorbetaling formeel pas achteraf correct uitgevoerd kunnen worden levert geen problemen op met de wet Walvis. Tot het einde van de maand, volgend op de genietingsmaand zijn wijzigingen in de aangifte namelijk mogelijk, zonder dat sprake is van een eventuele beboetbare correctie. Gevolgen verlaagde loondoorbetaling voor de pensioenopbouw, de eindejaarsuitkering en de vakantietoelage Tijdens de ziekteperiode kan de medewerker na 6 maanden worden geconfronteerd met een verlaging van zijn bezoldiging. Hieronder zijn de gevolgen voor diverse beloningsonderdelen weergegeven. Pensioenopbouw In artikel 3:4, van het Pensioenreglement van het ABP is opgenomen dat in geval de medewerker vanwege ziekte niet volledig in het genot is van zijn inkomen, bij de berekening van het pensioengevend inkomen wordt uitgegaan van het inkomen dat voor de medewerker zou hebben gegolden als hij niet ziek zou zijn geweest. De pensioenopbouw wordt bij ziekte dus op basis van de volledige bezoldiging voortgezet. Eindejaarsuitkering De eindejaarsuitkering (artikel 3:6 CAR-UWO) wordt berekend over het voor de ambtenaar in een kalenderjaar geldende salaris op jaarbasis. Ingevolge de definitie van salaris als bedoeld in artikel 3:1, tweede lid, onder b, CAR-UWO moet hieronder het bedrag van de schaal hetwelk aan de ambtenaar is toegekend. Bij langdurige ziekte wordt ingevolge artikel 7:3 CAR-UWO het salaris niet aangepast, maar wordt het salaris gedeeltelijk uitbetaald. Met andere woorden: de grondslag voor de eindejaarsuitkering blijft ongewijzigd. Dit betekent dat de korting op de bezoldiging bij langdurige ziekte geen gevolgen heeft voor de eindejaarsuitkering. Vakantietoelage 5
De vakantietoelage (artikel 6:3 CAR-UWO) wordt berekend over elke maand waarover de ambtenaar als zodanig bezoldiging heeft genoten. Bij langdurige ziekte wordt ingevolge artikel 7:3 CAR-UWO de bezoldiging niet aangepast, maar wordt de bezoldiging gedeeltelijk uitbetaald. Met andere woorden: de grondslag voor de vakantietoelage blijft ongewijzigd. Dit betekent dat de korting op de bezoldiging bij langdurige ziekte geen gevolgen heeft voor de berekening van de vakantietoelage. Eerste ziektedag op of na 1 januari 2004 én recht op een WAO-uitkering Het is mogelijk dat een medewerker van wie de eerste ziektedag ligt op of na 1 januari 2004 toch in aanmerking komt voor een WAO-uitkering (in plaats voor een uitkering op basis van de WIA). Dit kunnen medewerkers zijn die eerder recht hebben gehad op een WAO-uitkering en wederom wegens dezelfde klachten ziek zijn geworden. Voor deze medewerkers geldt dat zij de eerste vijf jaar na de laatste herziening of na beëindiging van de ooit eerder toegekende WAO-uitkering - in de regel - na vier weken in aanmerking komen voor een WAO-uitkering. Het is aan UWV om te bepalen of een medewerker op grond van zijn arbeidsongeschiktheidsverleden nog recht heeft op een WAO-uitkering. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van UWV: www.uwv.nl. Op deze medewerkers (ziek op of na 1 januari 2004 met recht op een WAOuitkering) zijn,net als voor medewerkers die of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden met recht op een WIA-uitkering, de regels omtrent loondoorbetaling tijdens ziekte (artikel 7:3 CAR-UWO) van toepassing. De WAO-uitkering moet worden verrekend met de loondoorbetaling tijdens ziekte ingevolge artikel 7:21 CAR-UWO (artikel 7:28 CAR). Arbeidstherapie en werkzaamheden in het kader van de re-integratie Werkzaamheden in het kader van de re-integratie kunnen lager bezoldigd zijn dan de eigen arbeid. Het moet gaan om loonvormende arbeid waarover heldere afspraken moeten worden gemaakt met de ambtenaar. Hiertegenover staat het begrip arbeidstherapie. Dit begrip is niet gedefinieerd in de CAR-UWO, maar wordt in de praktijk nog wel gebruikt bij de re-integratie van een zieke medewerker. Volgens de geformuleerde criteria van UWV gaat het onder andere om activiteiten die deel uitmaken van een opbouwend re-integratieproject waarbij betrokkene geen arbeidsplicht heeft. Deze definitie van arbeidstherapie van het UWV verschilt van het begrip werkzaamheden in het kader van de re-integratie zoals bedoeld in artikel 7:1, eerste lid, onderdeel b, CAR-UWO. Alleen in die situaties waarin arbeidstherapeutische werkzaamheden gelijk gesteld kunnen worden met werkzaamheden in het kader van de re-integratie, heeft betrokkene recht op 100% doorbetaling van zijn bezoldiging over die uren. 6