NOTITIE: EVALUATIE PROGRAMMAMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN Inleiding In juli 2013 is door de colleges van de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Heemstede besloten om de implementatie van de decentralisaties in het kader van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015 en de Participatiewet in gezamenlijkheid vorm te geven door middel van een tijdelijke programmamanagementbenadering. Hierbij is overwogen dat sprake is van complexe projecten waarbij het de voorkeur heeft deze vanuit een samenhangende visie, gecoördineerd te implementeren. Afspraken werkwijze Programmamanager De opdracht voor het gecoördineerd vormgeven aan de implementatie van de 3 decentralisaties is ambtelijk neergelegd bij de Programmamanager Sociaal Domein (het afdelingshoofd Welzijnszaken van de gemeente Heemstede). Ureninzet De inzet van de Programmamanager is geraamd op 20 uur per week, uitgaande van de volgende verdeling: Heemstede: 8 uur Bloemendaal: 8 uur Haarlemmerliede en Spaarnwoude: 4 uur. Financieel is hierbij afgesproken dat de gemeente Bloemendaal 8 uur per week inzet (400 uur per jaar) betaalt aan de gemeente Heemstede en de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 4 uur per week (200 uur). Projectgroepen Besloten is om bij de uitvoering van de werkzaamheden bij de gecoördineerde, gezamenlijke vormgeving van de decentralisaties door de Programmanager uit te gaan van een werkwijze met 3 projectgroepen onder leiding van 3 projectleiders: Projectgroep Participatiewet: onder leiding van de Intergemeentelijke Afdeling Sociale zaken (IASZ); Projectgroep Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015: onder leiding van de Afdeling Welzijnszaken Heemstede; Projectgroep Jeugdwet: onder leiding van de Afdeling Publiekszaken Bloemendaal. Hiermee is geopteerd voor een evenwichtige verdeling van de ambtelijke inzet ten behoeve van het projectmatige werkzaamheden. Waarbij wordt opgemerkt dat de inzet van de IASZ in de reguliere werkwijze al plaatsvindt voor de 3 gemeenten. Tevens is hierbij overwogen dat met genoemde verdeling de regionale vertegenwoordiging bij genoemde projecten door de 3 betrokken gemeenten gebundeld kon plaatsvinden (in de persoon van één vertegenwoordiger). Hiermee is gestreefd naar een effectieve inzet, c.q. tijdwinst voor gemeenten. De gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude heeft bij de besluitvorming tot aansluiting bij de structuur van het Programmamanagement als voorwaarde aangegeven ambtelijk zoveel als mogelijk - gelet op de omvang van de beschikbare formatie - te participeren in de projectgroepen, maar geen projectleiderschap te kunnen vervullen. Het borgen van de samenhang tussen de 3 projecten (en aanpalende terreinen) en het richting geven aan, c.q. het inhoudelijke en qua tempo op koers houden van de projecten, was onderdeel van de taken van de Programmamanager. Stuurgroep Sociaal Domein De Programmamanager is aangestuurd door en heeft teruggekoppeld aan de Stuurgroep Decentralisaties Sociaal Domein, bestaande uit: 1
Betreffende portefeuillehouders Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude; Gemeentesecretaris Bloemendaal (tot september 2014); Directeuren Welzijn en Ruimte en Publiekszaken en Bedrijfsvoering Heemstede; Hoofd afdeling Publiekszaken Bloemendaal. Qua personele bezetting heeft de Stuurgroep na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 een wijziging doorgemaakt: alle 3 de gemeenten kenden een nieuwe portefeuillehouder op het vlak van het Sociaal Domein. Duur en evaluatie Bij aanvang is afgesproken in beginsel uit te gaan van een duur van het programmamanagement van (maximaal) 2 jaar, waarbij tussentijds een evaluatie zou plaatsvinden. Opbouw notitie In het onderstaande treft u aan: Een overzicht van de resultaten per project Een weergave van de uitvoering/het werkproces Een overdracht richting reguliere lijn/overzicht van de werkzaamheden in 2015 Beleidsresultaten per project Voor alle 3 de onderdelen geldt dat de voorgenomen resultaten conform de planning zijn gehaald. In BIJLAGE 1 treft u de producten aan die op beleidsmatig vlak in dit kader zijn gerealiseerd. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat met betrekking tot een enkel onderwerp de voorbereidende activiteiten in 2014 zijn afgerond, maar dat de besluitvorming - gelet op de van toepassing zijnde procedures, c.q. termijnen - in januari 2015 heeft plaatsgevonden. Aanpalende onderwerpen Aanvullend wordt opgemerkt dat ook aanpalende onderwerpen, zoals de aanbesteding van de trapliften en de aanbesteding van de hulpmiddelen in het kader van de Wmo, conform planning zijn gerealiseerd. Weergave uitvoering/het werkproces Bijeenkomsten en werkwijze projectgroepen In de tweede helft van 2013 is gestart met 2-wekelijkse bijeenkomsten van de projectgroepen Wmo 2015 en Jeugdwet. Hierbij lag de nadruk op de voorbereiding van de (regionale) inkoop en de voorbereiding van het op te stellen Beleidskader Sociaal Domein (Wmo 2015 en Jeugdwet). Voor wat betreft het project gericht op de taken in het kader van de Participatiewet heeft in eerste instantie minder overleg plaatsgevonden. Dit werd veroorzaakt door een ander proces vanuit het rijk. Dit laat onverlet dat de samenhang tussen de verschillende decentralisaties veel aandacht heeft gekregen. De werkzaamheden met betrekking tot de Projectgroep Participatiewet en de Projectgroep Wmo zijn uitgevoerd zoals voorgenomen. Hierbij wordt opgemerkt dat de inzet op het vlak van de decentralisatie van de Wmo 2015 aanzienlijker is geweest dan was verwacht door de dynamiek van de regionale inkoop én door de wijzigingen in het rijksbeleid: onder andere het besluit om persoonlijke verzorging niet naar gemeenten over te hevelen, genomen in het laatste kwartaal van 2013, vereiste een aanpassing in de ingezette koers. In totaal is op jaarbasis sprake van een inzet van circa 850 uur (dit betreft regionale afstemming, het opstellen van beleidsstukken en het daadwerkelijke verwerven van het aanbod (offertes beoordelen, gesprekken voeren, opstellen overeenkomsten etc.). De invulling van het projectleiderschap van de Projectgroep Jeugdwet heeft om moverende redenen niet vanuit de afdeling Publiekszaken van Bloemendaal kunnen plaatsvinden en is in 2014 uitgevoerd vanuit de afdeling Welzijnszaken van Heemstede. In 2014 is - mede met het oog op de integraliteit en vanuit praktisch oogpunt - geopteerd voor het loslaten van de overleggen per projectgroep en voor een structureel 2 a 3 wekelijks overleg met betrekking tot de 3 decentralisaties gezamenlijk. 2
Bijeenkomsten regionale programmamanagers/projectleiders Op circa 2-wekelijkse basis heeft afstemmingsoverleg plaatsgevonden plaats op het niveau van programmamanagers en projectleiders van Haarlem en IJmond. Regionale bijeenkomsten ter voorbereiding van de inkoop In de periode tot juni 2014 zijn op zeer frequente basis (wekelijks) op bovenregionaal niveau overleggen gevoerd gericht op de inkoop van de individuele voorzieningen. Ook zijn in dit kader en op deze schaal overleggen met aanbieders, zorgverzekeraar/zorgkantoor en cliënten voorbereid en gevoerd en zijn transformatieonderzoeken begeleid en beoordeeld. Tot slot is op het niveau van Zuid-Kennemerland met het rijk overleg gevoerd over de voortgang van het proces op het gebied van de decentralisatie van de jeugdhulp. Inkoopproces Zowel de inkoop van de jeugdhulp (bij circa 55 instellingen) als de inkoop van de maatwerkvoorzieningen Wmo (bij ruim 30 organisaties) heeft in een regionale werkgroep plaatsgevonden. In aanvullende regionale werkgroepen is de opstelling van de betreffende overeenkomsten uitgevoerd. In genoemde regionale werkgroepen is de vertegenwoordiging van de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Heemstede vorm gegeven vanuit de afdeling Welzijnszaken Heemstede. Hetzelfde geldt voor de afzonderlijk vormgegeven regionale inkoop van Jeugd-GGZ bij vrij gevestigden. Bijeenkomsten Stuurgroep Decentralisaties Sociaal Domein De Stuurgroep heeft sinds september 2013 op 6-wekelijkse basis overleg gevoerd. Via deze overlegstructuur heeft de Stuurgroep de voortgang van het programma bewaakt. Informatievoorziening raden In 2014 zijn de (nieuwe) raden via presentaties (totaal 7 voor de 3 gemeenten) meegenomen in het proces van de implementatie van de decentralisaties. Raadsmemo s zijn frequent, c.q. op regelmatige basis aangeboden. Overige werkzaamheden gericht op de implementatie per 2015 In 2014 dienden - naast de vaststelling van beleid en de inkoop - verschillende zaken geregeld te worden om op 1 januari 2015 gereed te zijn met de vereiste implementatie van de decentralisaties. Hierbij is aangesloten bij de in het laatste kwartaal van 2014 vastgestelde Beleidsplan Sociaal Domein 2015 t/m 2018. De volgende zaken zijn vanuit het Programmamanagement - in afstemming met de regio - uitgevoerd: Overleg over regionale financiering jeugdvoorzieningen (1 e tranche); Overleg met gecontracteerde partijen over contactpersonen, monitoring, verantwoording, facturering, financiering, communicatie cliënten.; Opstellen overzicht zorgaanbod (voor toegang medewerkers en cliënten); Overleg over extra toelage huishoudelijke hulp met aanbieders; Overleg over overeenkomsten met het AMHK (Veilig Thuis en Stichting Kontext); Overleg over samenwerkingsovereenkomst met Raad voor Kinderbescherming en gecertificeerde instellingen. Daarnaast is/zijn - met afstemming met en ondersteuning van de betreffende vak-afdelingen - : gestart met de implementatie van de automatisering; de doorontwikkeling van de toegang gecontinueerd (deskundigheidsbevordering en uitbreiding); overleg gevoerd met huisartsen en instellingen (m.b.t. wijkverpleegkundige inzet); zijn de vanuit het rijk ontvangen cliëntgegevens verwerkt; de communicatie algemeen en richting (overgangscliënten) vormgegeven; (Pgb-) gegevens doorgegeven aan de Sociale Verzekeringsbank (Svb); de eerste gesprekken met cliënten die onder het overgangsrecht vallen uitgevoerd. Met betrekking tot de beleidsbepaling omtrent de inrichting van de toegang, de beleidsvorming omtrent de inzet op het vlak van cliëntondersteuning en de wijze van contact leggen met nieuwe cliënten (communicatie) 3
wordt opgemerkt dat dit door Bloemendaal vorm is gegeven buiten de structuur van het Programmamanagement; i.c. heeft beleidsvorming reeds binnen de reguliere lijn vorm gekregen. Opgemerkt wordt dat de gemeenten Heemstede en Haarlemmerliede en Spaarnwoude alle in deze notitie genoemde activiteiten hebben vorm gegeven binnen de structuur van het Programmamanagement. Overdracht vanuit Programmamanagement richting reguliere lijn Gelet op het tijdelijke karakter van een Programmamanagementstructuur is gestreefd naar het zo snel als mogelijk en verantwoord overdragen van de werkzaamheden naar de reguliere gemeentelijke lijnen. Na de uitvoering van bovenstaande werkzaamheden zijn de voorgenomen activiteiten ten behoeve van de implementatie van de decentralisaties verricht en kan worden geconcludeerd dat het Programmamanagement kan worden beëindigd. De Stuurgroep heeft in dit kader in november 2014 besloten dat deze overdracht per 1 januari 2015 verantwoord kan plaatsvinden. Anders gezegd, per januari 2015 kunnen de werkzaamheden worden opgepakt in de reguliere lijn en worden uitgevoerd zoals door de afzonderlijke gemeenten beschreven in de respectievelijk Beleidsplannen Sociaal Domein. In BIJLAGE 2 treft u een (niet limitatief) overzicht van de werkzaamheden in 2015. Afstemming in 2015 Bij de uitvoering van de werkzaamheden in 2015 is natuurlijk sprake van ambtelijke afstemming en samenwerking conform de wijze zoals hiervan voorafgaand aan het Programmamanagement vorm werd gegeven. Hiernaast is door de Stuurgroep Sociaal Domein besloten dat er - aansluitend op het bestuurlijk overleg IASZ - op bestuurlijk niveau circa 6x per jaar overleg gevoerd over de stand van zaken op het vlak van de decentralisaties Wmo en Jeugdwet. 4
BIJLAGE 1 OPGESTELDE BELEIDSSTUKKEN IN HET KADER VAN HET PROGRAMMAMAMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN (JULI 2013 t/m DECEMBER 2014) Opgestelde Beleidsstukken Planning (Tijdig) Projectleiderschap Nadere opmerking besluitvorming Gerealiseerd? Regionale uitgangspunten notitie Wmo Welzijnszaken Heemstede In samenwerking met regionale projectleiders (IJmond en Z- Regionaal Transitiearrangement Oktober 2013 Gezamenlijke regionale opstelling (Z- Vaststelling Beleidskader Sociaal Domein nuari 2014 Gezamenlijke opstelling Vaststelling Beleidskader Participatiewet Juni 2014 IASZ Verwervingsstrategie Wmo 2015 Juni 2014 In samenwerking met regionale (IJmond en Zuid- projectleiders Wmo Verwervingsstrategie Jeugd Juni 2014 Consultatiedocument Wmo Juni 2014 Welzijnszaken Heemstede In samenwerking met regionale (IJmond en Zuid- projectleiders Wmo en inkopers. Consultatiedocument Jeugd- en Opvoedhulp, JB/JR, JeugdzorgPlus Consultatiedocument Jeugd AWBZ Juli 2014 Juli 2014 Deze documenten zijn voor de regio IJmond en Zuid- Kennemerland vanuit Heemstede opgesteld Consultatiedocument Jeugd-GGZ Augustus 2014 Gezamenlijke regionale Consultatiedocument Dyslexiezorg Augustus 2014 opstelling (Zuid- Consultatiedocument Vrij gevestigden September 2014 Kennemerland, IJmond en GGz Haarlemmermeer) Gunning Wmo 2015 September 2014 Ondertekening vóór 1 oktober 2014: gerealiseerd Gunning Jeugd- en Opvoedhulp, JB/JR, JeugdzorgPlus Gunning Jeugd-GGZ September 2014 Oktober 2014 Ondertekening vóór 1 november 2014: gerealiseerd. Gunning Dyslexiezorg Oktober 2014 Gunning Jeugd-AWBZ Oktober 2014 Beleidsplan Sociaal Domein Oktober 2014 Gezamenlijke opstelling (gelijkluidende teksten: Welzijnszaken Heemstede; Vaststelling Bloemendaal maand later dan gepland (november 2014) lokale teksten: gemeentelijk ) Verordening Jeugdhulp Oktober 2014 Gezamenlijke opstelling Vaststelling Bloemendaal Verordening Wmo Oktober 2014 maand later dan gepland (november 2014) Re-integratie Verordening November 2014 Besluitvorming in Verordening Individuele studietoeslag November 2014 Heemstede en Maatregelenverordening November 2014 IASZ Haarlemmerliede heeft Verordening individuele inkomenstoeslag November 2014 eerder dan gepland (in Verordening Tegenprestatie November 2014 oktober 2014) plaatsgevonden Verordening Cliëntenparticipatie November 2014 Handhavingsverordening November 2014 Verordening verrekening bestuurlijke November 2014 boete bij recidive Aanvraag extra toelage huishoudelijke hulp November 2014 Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Besluit maatschappelijke ondersteuning December 2014 Gezamenlijke opstelling Uitvoeringsregels maatschappelijke December 2014 Gezamenlijke opstelling ondersteuning Veegrondes inkoop jeugdhulp December 2014 Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Overeenkomst Raad Kinderbescherming en gecertificeerde instellingen December 2014 Gezamenlijk (regionale opstelling) Overeenkomsten Advies en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling December 2014 Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Aanwijzing toezichthouder Wmo nuari 2015 Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Aanwijzing gezamenlijk met gemeenten IJmond Beschermd wonen: mandatering nuari 2015 Gezamenlijke opstelling 5
BIJLAGE 2 WERKZAAMHEDEN 2015 DECENTRALISATIES WMO EN JEUGDWET Onderwerp Wat houdt het in? Mogelijke ondersteuning Schaal Beoordelen kwartaalrapportages Afdeling Financiën en (Inclusief halfjaarlijkse beoordelingen Stichting RIJK transformatieplannen aanbieders) 1 Contractmanagement Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Kwartaaloverleg met aanbieders Beoordeling vindt lokaal plaats; gesprekken vinden regionaal plaats (regio s Zuid-Kennemerland en IJmond) 2 Contractmanagement Jeugd Beoordelen kwartaalrapportages Kwartaaloverleg met aanbieders Maandelijkse overleggen 1 e Tranche Jeugd Afdeling Financiën en Stichting RIJK Beoordeling vindt lokaal plaats; gesprekken vinden regionaal plaats (regio s Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer) 3 Gefaseerde korting Jeugdhulp Overleg jeugdaanbieders korting 2016 Stichting RIJK Gesprekken vinden regionaal plaats. 4 Light contracten Sluiten van contracten ten behoeve van overgang 1 (enkele) cliënten; geen instroom mogelijk Stichting RIJK 5 Bevoorschotting Jeugdhulp 100% maandelijkse bevoorschotting 1 e Tranche Jeugd (1 factuur < 1-2- 1016) 80% maandelijkse bevoorschotting 2 e Tranche (AWBZ); maandelijkse facturering 80% maandelijkse bevoorschotting 3 e Tranche (Jeugd-GGZ); facturering na afronding dbc s. Geen bevoorschotting vrijgevestigden Afdeling Financiën Bevoorschotting kan op het niveau van de IASZgemeenten plaatsvinden. 6 Solidariteit 1 e tranche jeugdhulp 7 Sturing (inhoudelijke en financieel) Besluitvorming voor solidariteit op het niveau van Zuid-Kennemerland Maandelijkse info verwerken die vanuit IASZ (kwantitatief) en Toegang (kwalitatief) worden aangeleverd, aangevuld met info vanuit aanbieders. N.v.t. Afdeling Financiën Lokale besluitvorming (na regionale afstemming) 8 Kwartaalrapportages raad Met verkregen info uit de punten 1, 2 en 7 de raad per kwartaal informeren over de voortgang n.v.t. 9 Uitvoering en Evaluatie Beleidsplan 10 Subsidiëring nieuwe partijen: MEE en partijen die aanbod leveren m.b.t. Inloop GGZ 2016 Uitvoering beleid; (Half) jaarlijks de beleidsvoorstellen uit het Beleidsplan evalueren; zo nodig aanpassen Evaluatie van de subsidiëring en komen tot vervolg inzet per 2016 11 Calamiteitenprotocol Besluitvorming over protocol bij calamiteiten jeugd/wmo. Relatie met toezicht en Calamiteitenteam samenstellen n.v.t. n.v.t. Communicatie + AOV beoordelen en regionaal afstemmen (Zuid- vaststellen (na afstemming portefeuille jeugd en burgemeester); op onderdelen regionaal afstemmen. Calamiteiten oefeningen 12 Beschermd wonen Evalueren uitvoering om te bezien of/hoe lokale aanmelding optie is. Kan op het niveau van de IASZ-gemeenten plaatsvinden. Regionaal 6
BIJLAGE 2 (VERVOLG) WERKZAAMHEDEN 2015 DECENTRALISATIES WMO EN JEUGDWET Onderwerp Wat houdt het in? Mogelijke ondersteuning Schaal 13 Doorontwikkeling Toegang Verder door ontwikkelen van de nieuwe werkwijze in CJG en Loket; Borging nieuwe werkwijze (inclusief registratie en stappen daarin) Externe inzet 14 Administratieve processen Inrichting (automatisering plus beheer) en doorontwikkeling werkwijzen, processen etc. (beschikking t/m bezwaar- en beroepsprocedure; mandatering regelen). Externe inzet Niveau IASZ-gemeenten 15 Overleg huisartsen 16 Extra toelage huishoudelijke hulp Inzet middelen bij honorering aanvraag; formuleren criteria en uitzetten middelen. Regionaal (Zuid- 17 Tafels Overleg met Achmea en vertegenwoordigers Wmo-instellingen Regionaal (3 a 4 ambtelijke vertegenwoordigers) 18 AMHK Traject om Stichting Kontext en Bureau Jeugdzorg tot 1 entiteit in 2016 te laten vormen; kosten dienen conform Regio s Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer (met kwartiermaker) overeenkomst na eerste kwartaal af te nemen 19 Beschermingstafel Evalueren pilot; komen tot structurele werkwijze per april 2015. Externe inzet Lokale besluitvorming (na regionale afstemming) 20 Privacy protocol Privacy afspraken maken m.b.t. werkprocessen en delen info (autorisaties) 21 Participatie en communicatie Vorm geven aan de communicatie in 2015 én aan de participatie (door ontwikkeling Wmo-raad en vormgeven participatie op het vlak van de Jeugdwet) (afstemming) 7