Pagina 1 Platform voor hersen-gerelateerde patiëntenorganisaties Huishoudelijk reglement Dutch Brain Council voor deelnemers vastgesteld maart 2015
Pagina 2 PREAMBULE Bij de oprichting van de stichting Dutch Brain Council is gekozen voor deze rechtsvorm om de slagkracht van de organisatie optimaal te laten zijn. Tegelijkertijd brengt de aard van de doelstellingen van de stichting met zich mee dat aan actieve betrokkenheid van de deelnemers, waarvoor in de statuten de grondslag is gelegd, nader wordt geregeld. In het bijzonder gaat het hierbij om zeker te stellen dat deelnemers, mede tegen de achtergrond van de voor hen geldende financiële bijdrage, invloed kunnen uitoefenen op onder andere de door de stichting uit te oefenen activiteiten door middel van hun stemrecht tijdens de vergadering van deelnemers. Tot de vergadering van deelnemers hebben bestuursleden van de stichting Dutch Brain Council toegang en zij hebben het recht daarin het woord te voeren (artikel 8, vierde lid, van de statuten). Hetzelfde geldt voor donateurs van de stichting die een in het huishoudelijk reglement opgenomen financiële bijdrage verschuldigd zijn. De financiële bijdrage voor een deelnemers bedraagt per 1 maart 2015: 100,- per jaar. De financiële bijdrage voor een donateur bedraagt per 1 maart 2015: 50,- per jaar. Artikel 1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. de stichting: de Stichting Dutch Brain Council (afgekort DBC), statutair gevestigd in de gemeente Amsterdam, ingeschreven in het Handelsregister van de bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58169075; b. de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in de akte gepasseerd op 18 juni 2013 bij notaris mr. B. Bronkhorst van Netwerk Notarissen Blankhart & Bronkhorst te Apeldoorn; c. deelnemers: meerderjarige natuurlijke personen, rechtspersonen en samenwerkingsverbanden zonder rechtspersoonlijkheid, zoals omschreven in artikel 8, tweede lid, van de statuten; d. het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de statuten; e. vergadering van deelnemers: de bijeenkomst van de deelnemers, zoals omschreven in artikel 8, derde lid, van de statuten; f. projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting,
Pagina 3 zoals omschreven in artikel 2 van de statuten; g. schriftelijk: alle vormen van communicatie waarmee een bewijs getoond kan worden dat de boodschap verzonden is, zoals aangetekende brieven of elektronisch verstuurde berichten. Artikel 2. (Toelatings)criteria (nieuwe) deelnemers De stichting staat o.a. open voor alle patiëntenorganisaties die zich richten op hersengerelateerde aandoeningen. Voor deelnemers gelden de volgende toelatingscriteria: - in belangrijke mate werkzaam op het terrein van de volksgezondheid vanuit het perspectief van de patiënt/consument en gericht op versterking van diens positie; - landelijk optredend op het gebied van beleidsontwikkeling, innovatie en belangenbehartiging; - representatief voor de groep die de organisatie beoogt te vertegenwoordigen; - naar vermogen actief betrokken willen en kunnen zijn binnen de stichting, in elk geval door het bijwonen van het merendeel van de vergaderingen van deelnemers; - heeft maatschappelijk draagvlak; - geen commerciële activiteiten als hoofdactiviteit; - rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. - onderschrijven statuten en huishoudelijk reglement van de stichting. De (toelatings)criteria gelden voor deelnemers voor zover die gezien de aard van de deelnemer van toepassing kunnen zijn. Artikel 2a Voor donateurs gelden dezelfde (toelatings)criteria als die voor deelnemers, met uitzondering van het actief betrokken kunnen en willen zijn. Artikel 3. Procedure toelating deelnemers en donateurs 1. Een verzoek tot toelating als deelnemer of donateur geschiedt door een schriftelijk verzoek dat bij het bestuur wordt ingediend. Bij dit verzoek wordt zo mogelijk overlegd: a. statuten; b. recent jaarverslag; c. recent werkplan of beleidsplan; d. opgave van het ledenaantal en/of aantal donateurs en/of het aantal patiënten die men zegt te vertegenwoordigen. 2. Het bestuur bevestigt binnen een termijn van 4 weken de ontvangst van de aanmelding als
Pagina 4 deelnemer of donateur. 3. Het bestuur adviseert de vergadering van deelnemers schriftelijk en gemotiveerd omtrent de toelating binnen drie maanden na de aanmelding. 4. Een afschrift van dit advies wordt aan de verzoeker gezonden. 5. Indien het bestuur adviseert verzoeker niet toe te laten als deelnemer of donateur heeft verzoeker het recht om binnen één maand na verzending van het advies schriftelijk en gemotiveerd te reageren bij de vergadering van deelnemers. 6. De vergadering van deelnemers neemt in haar eerstvolgende vergadering, ingeval van een positief advies van het bestuur, te rekenen vanaf twee weken na verzending van dat advies, en ingeval van een negatief advies van het bestuur zo mogelijk binnen twee maanden na verzending van dat advies, een beslissing omtrent de toelating. De beslissing wordt onverwijld schriftelijk ter kennis van verzoeker gebracht. 7. Indien een verzoeker definitief wordt toegelaten tot de stichting, zullen deelnemer en stichting een samenwerkingscontract tekenen. Artikel 4. Uitgangspunten voor deelnemers en donateurs Voor deelnemers en donateurs gelden de volgende uitgangspunten. Deelnemers: onderschrijven de statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting; betalen jaarlijks een bijdrage van 100,-; nemen naar vermogen actief deel aan de activiteiten van de stichting; hebben een (1) stem in de vergadering van deelnemers; krijgen een plaats op de website van de stichting ter waarde van circa 2000,-. Donateurs: onderschrijven de statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting; betalen jaarlijks een bijdrage van 50,-; kunnen deelnemen aan activiteiten van de stichting; hebben toegang tot de vergadering van deelnemers, maar hebben daarin geen stemrecht; krijgen een plaats op de website van de stichting ter waarde van circa 2000,-.
Pagina 5 Artikel 5. Schorsing en ontzegging van rechten 1. Een deelnemer kan door de vergadering van deelnemers op advies van het bestuur worden geschorst wanneer niet langer wordt voldaan aan de (toelatings)criteria of de uitgangspunten, vermeld in het huishoudelijk reglement. 2. Van de schorsing wordt de deelnemer terstond schriftelijk en gemotiveerd kennis gegeven. 3. De deelnemer kan binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving van schorsing schriftelijk bezwaar aantekenen bij de vergadering van deelnemers met vermelding van de gronden voor het bezwaar. De vergadering neemt zo mogelijk binnen een termijn van twee maanden een beslissing op het bezwaar. Voor een dergelijk besluit is de meerderheid van ten minste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen vereist. 4. Zodra de gronden voor de schorsing zijn komen te vervallen, worden de rechten van de deelnemer in de oude situatie hersteld. 5. Indien de gronden voor schorsing niet binnen redelijke termijn zijn weggenomen, wordt deelnemersovereenkomst door de vergadering van deelnemers beëindigd. Het bestuur adviseert daartoe de vergadering. Artikel 6. Bijeenroeping en agenda van de vergadering van deelnemers 1. Wanneer ten minste eenvierde gedeelte van de deelnemers om agendering van een bepaald onderwerp vraagt, wordt dat onderwerp als punt op de agenda opgenomen. De deelnemers brengen hun verzoek schriftelijk en gemotiveerd uiterlijk 21 dagen vóór een vergadering van deelnemers ter kennis van de voorzitter van het bestuur. 2. Wanneer ten minste eenvierde van de deelnemers een extra vergadering naast de in de jaarplanning voorziene vergaderingen van deelnemers wil houden, dan moet dit ten minste 21 dagen voor de gewenste vergaderdatum aan het bestuur kenbaar worden gemaakt. Het bestuur daarop onverwijld een besluit, waarin het aangeeft of en zo ja op welke locatie die vergadering zal plaatsvinden. 3. Het bestuur stelt jaarlijks aan het begin van het (kalender)jaar een vergaderschema op voor het houden van ten minste vier vergaderingen van deelnemers. Artikel 7. Quorumbepaling vergadering van deelnemers 1. Iedere deelnemer respectievelijk de plaatsvervanger daarvan tekent de presentielijst.
Pagina 6 2. De voorzitter opent de vergadering indien op het uur van bijeenroeping de presentielijst door meer dan drietiende van het aantal deelnemers is getekend. 3. Indien op of kort na het uur van bijeenroeping (minder dan) drietiende van het aantal deelnemers aanwezig is, opent de voorzitter de vergadering en doet hij de namen van de afwezige deelnemers oplezen. Hij kan kennis geven van ingekomen stukken. Ook opiniërende en informatieve stukken kunnen behandeld worden. Daarna stelt hij de vergadering tot een later tijdstip uit, tenzij ingevolge de agenda besluitvorming dient plaats te vinden omtrent voorstellen die reeds voor de voorafgaande vergadering waren geagendeerd doch waarover geen besluitvorming kon plaatsvinden, omdat op die vergadering minder dan de drietiende van het aantal deelnemers aanwezig was. 4. Onder besluitvormende stukken wordt verstaan stukken die van belang zijn voor de onderlinge samenwerking en projectenplannen voor samenwerking. 5. Besluiten van de vergadering van deelnemers worden door het bestuur bekrachtigd in de eerstvolgende bestuursvergadering, tenzij het bestuur tijdens de vergadering van deelnemers heeft medegedeeld dat besluit niet, of niet dan na intern beraad van het bestuur te willen bekrachtigen. Is er intern beraad van het bestuur nodig, dan bericht het bestuur de uitkomst daarvan terstond aan de leden van de vergadering van deelnemers. Mocht het bestuur het oorspronkelijke besluit na dit interne beraad niet bekrachtigen, dan dient het onderwerp in de eerstvolgende vergadering van deelnemers opnieuw te worden geagendeerd. 6. Een bestuurslid dat in een vergadering van deelnemers tevens een bij de stichting aangesloten patiëntenorganisatie vertegenwoordigt, heeft stemrecht in de vergadering van deelnemers. Overige leden van het bestuur hebben in de vergadering van deelnemers raadgevend stemrecht. Artikel 8. Machtiging tijdens de vergadering van deelnemers 1. Indien zowel de deelnemer als diens plaatsvervanger niet op een vergadering van deelnemers aanwezig kunnen zijn, komt aan de betreffende deelnemer het recht toe zich te doen vertegenwoordigen door een daartoe schriftelijk aangewezen gevolmachtigde (ai dan niet) zijnde een andere deelnemer of diens plaatsvervanger. 2. Een volmacht moet door de volmachtgever zijn ondertekend. 3. Een volmacht moet vóór het begin van de vergadering aan de voorzitter zijn overhandigd. 4. Een gevolmachtigde die namens een deelnemer bij volmacht deelneemt aan de vergadering van deelnemers brengt tijdens die vergadering een (1) stem uit namens die deelnemer.
Pagina 7 Artikel 9. Positie van het bestuur van de stichting ten opzichte van de deelnemers Vacatures in het bestuur van de stichting Onverminderd het bepaalde in artikel 3, tweede lid, van de statuten zal het bestuur van de stichting bij een vacature in het bestuur de volgende procedure volgen bij het vervullen van een vacature in het bestuur. a. Het bestuur stelt een groslijst op, mede op basis van nominaties vanuit de vergadering van deelnemers of via schriftelijke consultatie bij de deelnemers. Het bestuur is gerechtigd eigen kandidaten op de groslijst te plaatsen. (Nieuwe) bestuursleden hoeven niet per se een vertegenwoordiger te zijn van één van de deelnemers, maar kunnen ook op basis van specifieke kennis en ervaring en/of netwerk gevraagd worden bestuurslid te worden of om genomineerd te worden. b. Op basis van de groslijst stelt het bestuur een shortlist op van maximaal drie personen die voor de vervulling van de vacature in het bestuur in aanmerking komen. De namen en achtergrond van de kandidaten die door het bestuur niet op de shortlist zijn geplaatst, worden aan de deelnemers bekend gemaakt voor zover de belangen van die kandidaten zich niet verzetten tegen de openbaarmaking van hun namen. c. De onder punt b. bedoelde shortlist wordt nog eenmaal ter goedkeuring (al dan niet schriftelijk) voorgelegd aan de vergadering van deelnemers. Artikel 7, vijfde lid, van dit reglement is van overeenkomstige toepassing. d. De duur van een benoemingsprocedure beslaat een periode van ten hoogste drie maanden. In uitzonderingsgevallen kan deze periode worden verlengd tot vijf maanden, bijvoorbeeld ten gevolge van een vakantieperiode. Evaluatie, (her-)benoeming en vacature directeur/projectleider 1. De eerste directeur/projectleider wordt benoemd voor een periode van drie jaar. Deze periode eindigt op 1 februari 2018. 2. De evaluatie van het functioneren van de directeur/projectleider door het bestuur vindt plaats op basis van het vastgestelde werkplan en de vastgestelde doelstellingen. Deelnemers hebben hierin geen rol. Bij de evaluatie betrekt het bestuur signalen van de deelnemers over het functioneren van de directeur/projectleider. Deze evaluatie vindt jaarlijks plaats. Met inachtneming van de uitkomst van de evaluatie neemt het bestuur een besluit over het verlengen van het contract met de directeur/projectleider. 3. Bij een vacature van de directeur/projectleider zal het bestuur de deelnemers informeren en hen consulteren bij de kandidaatstelling en nieuwe benoeming.
Pagina 8 Verdere rollen en taken van het bestuur van de stichting met betrekking tot de deelnemers Het bestuur van de stichting bereidt de vergadering van deelnemers voor en: 1. Legt eenmaal per jaar het vergaderschema van de vergadering van deelnemers voor aan de deelnemers ter besluitvorming. 2. Legt uiterlijk aan het begin van het jaar de concept-begroting voor ter toelichting en consultatie en stelt deze daarna vast in de bestuursvergadering van de stichting. 3. Legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de financiële verantwoording over dat boekjaar voor aan de deelnemers ter toelichting en consultatie. 4. Draagt zorg voor het maken van notulen en een actielijst van de vergadering van deelnemers. 5. Het bestuur van de stichting zal alle genomen besluiten in de vergadering van deelnemers steeds toetsen aan de statuten van de stichting en in haar bestuursvergaderingen bekrachtigen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, vijfde lid, van dit reglement. 6. Het bestuur kan groepen inrichten voor het uitvoeren van specifieke taken. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste een (1) bestuurslid en/of directeur en ten minste een (1) nietbestuurslid. 7. Doet al het nodige om de vergadering van deelnemers te faciliteren. Artikel 10. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement 1. Een wijziging in het huishoudelijk reglement zal met ten minste tweederde deel van de stemmen van de deelnemers moeten worden aangenomen. De leden van het bestuur hebben ter zake adviesrecht. 2. Een wijziging van het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de statuten van de stichting. Artikel 11. Slotbepaling Dit reglement, aan te halen als Huishoudelijk Reglement, treedt in werking op.. maart 2015. In de gevallen waarin de statuten en/of dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de stichting. Na verloop van een jaar na inwerkingtreding zal het huishoudelijk reglement worden geëvalueerd door de vergadering van deelnemers.