Verantwoordingsrapportage BAG 2017 Gemeente Oss Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Datum vaststelling rapportage: Datum collegebesluit vaststelling: 24 april 2018 Datum agendering gemeenteraad: 31 mei 2018
1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG 1.3 Het belang van de BAG 1.4 Leeswijzer 2 Bestuurlijke verantwoording 2.1 Vernieuwde wetgeving BAG 2.2 Vragenlijst zelfcontrole 2.2.1 Borging processen 2.2.2 Tijdigheid (actualiteit) 2.2.3 Volledigheid 2.2.3.1 Verleende vergunningen 2.2.3.2 Mutatiesignaleringen 2.2.3.3 Terugmeldingen 2.2.4 Juistheid 2.3 Overzichtsdiagram 2.4 Verbetermaatregelen 3 Zelfcontrole 3.1 Inleiding 3.2 Borging processen 2
3.3 Tijdigheid (actualiteit) 3.4 Volledigheid 3.5 Juistheid 3
1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Nederland heeft elf basisregistraties. Hierin staan algemene gegevens zoals persoonsgegevens, adressen en bedrijfsnamen. De overheid brengt deze basisregistraties samen tot één stelsel van basisregistraties. Burgers en bedrijven hoeven gegevens dan maar één keer aan te leveren en de overheid hoeft de gegevens maar één keer te verwerken. Het samenvoegen heeft nog meer voordelen zoals: het efficiënter werken en een betere dienstverlening. De overheid is verplicht de basisregistraties te gebruiken. De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is onderdeel van dit stelsel. De gemeenten zijn de bronhouders van de BAG, dit betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor het verwerken van gegevens in de BAG maar ook voor de kwaliteit van de gegevens. Veel andere basisregistraties (bijvoorbeeld BRP, WOZ en NHR) zijn verplicht de BAG gegevens te gebruiken waardoor het extra belangrijk is om de kwaliteit van de BAG te bewaken. In de BAG worden adressen, gebouwen, standplaatsen en ligplaatsen geregistreerd, ook wel objecten genoemd. Maar ook de oppervlakte, bouwjaar, gebruiksfunctie en de ligging van het gebouw, standplaats of ligplaats (geometrie ofwel de locatie op de kaart) worden geregistreerd. Voor elke registratie wordt een brondocument gebruikt. Dit kan een bouwvergunning zijn maar ook een verklaring waarin staat dat de bouw klaar is zodat het bouwjaar kan worden aangepast. Er mag niets in de BAG worden aangepast zonder dat er een brondocument aanwezig is die de aanpassing verantwoord. Elke gemeente heeft een eigen BAG-registratie om de genoemde gegevens te registeren. In de gemeente Oss is dat Key2BAG van Centric (figuur 1). Zodra de gegevens zijn verwerkt in de BAG, worden deze verzonden naar de Landelijke Voorziening (BAGLV) van het Kadaster. Elke gemeente is hiertoe verplicht, de BAG-applicaties zijn dan ook zodanig ingericht dat dit automatisch gebeurt. Omdat de BAG een openbaar register is dat via de BAGLV beschikbaar wordt gemaakt, mag en kan iedereen de geregistreerde gegevens gebruiken. Eén van de manieren waarop de gegevens voor het grote publiek beschikbaar wordt gemaakt, is via de BAGviewer. Een burger kan op deze wijze een pand opzoeken en raadplegen welk bouwjaar of oppervlakte de gemeente Oss over het pand heeft geregistreerd (zie figuur 2). Meer informatie over de BAG? Het ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft een filmpje gemaakt waarin in 5 minuten de BAG wordt uitgelegd ( BAG in 5 minuten, https://www.youtube.com/watch?v=m_ymhuqaroo). 4
Figuur 1: Key2BAG van Centric Figuur 2: BAGviewer van het Kadaster 5
1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfcontrole zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder. 1.3 Het belang van de BAG De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude. 1.4 Leeswijzer De rapportage start met de bestuurlijke verantwoording (hoofdstuk 2). In dit hoofdstuk wordt in hoofdlijnen een indruk gegeven van hoe de BAG in de gemeente Oss voor staat. De tekortkomingen komen ter sprake, evenals de door te voeren verbetermaatregelen om de tekortkomingen aan te pakken. Vervolgens is in hoofdstuk 3 de vragenlijst opgenomen. Hierin wordt per rubriek en per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven. 6
2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Vernieuwde wetgeving BAG De vernieuwde wetgeving van de BAG treedt op 1 juli 2018 in werking. Binnen deze vernieuwde wetgeving is elke gemeente verplicht om jaarlijks een zelfcontrole uit te voeren. Dit houdt het invullen van een vragenlijst in, maar ook het opstellen van een verantwoordingsrapportage die door het college wordt vastgesteld en vervolgens wordt voorgelegd aan de raad. De verantwoordingsrapportage wordt na vaststelling overgedragen aan de toezichthouder: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het ministerie maakt de rapportages via internet openbaar, hierdoor is het mogelijk om rapportages van andere gemeenten in te zien. De verantwoordingsrapportage BAG 2017 maakt nog onderdeel uit van het proefjaar voor de zelfcontrole via de ENSIA-systematiek. Dit betekent dat de zelfcontrole 2017 nog niet verplicht is. Het wordt door het ministerie echter wel aangeraden omdat gemeenten hierdoor ervaring kunnen opdoen en de zelfcontrole geëvalueerd en verbeterd kan worden. Voor de zelfcontrole 2018 en de komende jaren is deze verplichting er wel. 2.2 Vragenlijst zelfcontrole Voor de zelfcontrole BAG heeft de gemeente Oss de vragenlijst ingevuld. Elke vraag kan alleen met ja of nee worden beantwoord. Dit betekent dat voor elke vraag alle punten gehaald kunnen worden of geen punten. De vragen hebben betrekking op de onderdelen, zoals genoemd in onderstaande paragrafen. 2.2.1 Borging processen Om te kunnen voldoen aan de eisen die de Wet BAG stelt (zoals het tijdig verwerken van brondocumenten in de BAG) moeten de processen op orde zijn. Daarnaast moet de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd zijn in de gemeentelijke organisatie. Om dit te toetsen worden er in de vragenlijst vragen gesteld over: - de formatiecapaciteit - de vervanging van de BAGbeheerder(s) bij vakantie, ziekte etc. - de beschrijving van de processen - de bekendheid van de processen - het evalueren en actualiseren van de processen - het proces van het inmeten van definitieve geometrie op basis van geometrische kwaliteitseisen 7
- het proces dat ervoor zorgt dat elke wijziging van (de gegevens van) een pand, standplaats en/of ligplaats tijdig wordt verwerkt in de BAG - de aanwezigheid van een actueel delegatie- en mandaatbesluit - over of het proces zo is ingericht dat elke wijziging van levenscyclus tijdig wordt opgevoerd door mutatie in BAG In de gemeente Oss is de BAG in hoofdlijnen geborgd in de organisatie, zijn de processen op papier gezet en is er een continue evaluatie van de processen in verschillende soorten overleggen (zoals het BAG beheeroverleg). Twee processen lopen nog niet zoals we het graag zouden zien. Dit geldt voor het proces sloop, dit loopt via de ODBN (Omgevingsdienst Brabant Noord). Het geldt ook voor het proces calamiteiten. Op het moment dat er bijvoorbeeld een pand afbrandt, dan moet hiervoor een verklaring worden opgemaakt door een bevoegd ambtenaar en BAGbeheer moet dit binnen vier werkdagen verwerken in Key2BAG. Het komt echter nog te vaak voor dat we in de media moeten vernemen dat er een pand is afgebrand. Pas dan wordt het in Key2BAG verwerkt. 2.2.2 Tijdigheid (actualiteit) Zoals eerder is aangegeven, mag er niet zomaar iets in de BAG worden geregistreerd of gewijzigd. In een zogenaamd brondocument (denk aan een omgevingsvergunning, gereedmelding, start bouw, adresbesluit etc.) moet staan welke gegevens worden geregistreerd. Met andere woorden: er moet een altijd een onderbouwing aanwezig zijn. Een brondocument moet binnen vier werkdagen na vaststelling of briefdatum in de BAG worden geregistreerd. In de zelfcontrole wordt gevraagd of dit voor 95% van alle brondocumenten, die tussen 1 juli 2016 en 30 juni 2017 zijn vastgesteld, ook daadwerkelijk lukt. In de gemeente Oss is dit niet het geval. Zoals in figuur 3 is af te lezen, zijn er grote fluctuaties geweest in deze periode. Dit komt enerzijds doordat er in het voorjaar van 2016 een vacature bij BAGbeheer is ontstaan, welke deels is opgevangen door vaste medewerkers meer uren te laten werken. Een half jaar later is de functie uiteindelijk opgevuld door een medewerker die nog ervaring met de BAG moest opdoen. Dit heeft invloed gehad op het tijdig verwerken van de brondocumenten. Anderzijds is er rond de jaarwisseling 2016/2017 een groot project geweest waarbij de postcodes in zeven woonplaatsen zijn gewijzigd en woonplaatsen formeel zijn vastgesteld. Het verwerken van een dergelijk groot project in de BAG, heeft invloed gehad op het niet tijdig kunnen verwerken van de brondocumenten. Vanaf de jaarwisseling is er weer een stijgende trend te zien en worden de fluctuaties minder sterk. 8
Figuur 3: Actualiteit tussen 1 juli 2016 en 1 juli 2017 2.2.3 Volledigheid Alle panden, verblijfsobjecten, adressen, standplaatsen en ligplaatsen (de BAG-objecten ) die in de gemeente Oss aanwezig zijn, moeten in de BAG zijn geregistreerd. Hoe weten we of de BAGobjecten allemaal in de BAG staan en de BAG dus volledig is? Op drie manieren komen we binnen de gemeente Oss erachter of we alle (BAG relevante) objecten hebben geregistreerd: (1) het verwerken van de verleende vergunning, (2) het verwerken van mutatiesignaleringen en (3) het afhandelen van terugmeldingen. De terugmeldingen zijn ook belangrijk voor het opnemen van de juiste gegevens in de BAG (paragraaf 2.2.4). 2.2.3.1 Verleende vergunningen Elke vergunning die relevant is voor de BAG (zoals bijvoorbeeld de bouw van een woning of bedrijfshal) moet in de BAG worden verwerkt. Ditzelfde geldt ook voor sloop. In de gemeente Oss is dit ook het geval. Zodra een vergunning (digitaal) wordt ondertekend en relevant is voor de BAG, wordt deze (digitaal) zichtbaar voor BAGbeheer. De vergunningen moeten dan binnen vier werkdagen in de BAG moeten worden verwerkt. 2.2.3.2 Mutatiesignaleringen 9
Niet voor alles is een vergunning nodig, veel uitbreidingen (bijvoorbeeld erkers) zijn vergunningsvrij en een aantal is zelfs illegaal gebouwd. Deze komen niet via het reguliere vergunningentraject bij BAGbeheer terecht. Om de illegale en vergunningsvrije bouwwerken toch in beeld te krijgen, wordt er gebruik gemaakt van mutatiesignaleringen. Elk pand in de gemeente Oss is in de BAG ingetekend op een zogenaamde pandenkaart. Elk jaar wordt de pandenkaart met een recente luchtfoto vergeleken (dit wordt mutatiesignalering genoemd). De verschillen worden vervolgens onderzocht. Het kan zijn dat er in de BAG een object is vergeten, deze wordt dan alsnog opgevoerd met de vergunning. Als uit onderzoek blijkt dat er wel een vergunning nodig is, maar deze nooit is aangevraagd, dan is het bouwwerk illegaal gebouwd en wordt handhaving ingeschakeld. In de gemeente Oss wordt ook gebruik gemaakt van mutatiesignaleringen. Het verschilt per jaar, maar een inschatting is dat het gaat om 8000 mutaties die jaarlijks onderzocht moeten worden en verwerkt. Dit is een hele klus waarvoor extra capaciteit moet worden ingehuurd. 2.2.3.3 Terugmeldingen Omdat de gegevens openbaar zijn, kan elke burger een terugmelding doen via de BAGviewer (figuur 2). Overheidsinstanties zijn zelfs verplicht om terug te melden als ze constateren dat er in de BAG een gegeven niet klopt. Soms klopt het bouwjaar niet of is de oppervlakte niet aangepast na een verbouwing. Terugmeldingen zijn een belangrijk hulpmiddel om de kwaliteit van de gegevens in de BAG te verhogen. Als er bij BAGbeheer een terugmelding binnenkomt, dan moet binnen twee werkdagen worden beoordeeld of er een opvoerfoutje is gemaakt. Is dat niet het geval, dan wordt de terugmelding doorgestuurd naar VTH. Zij onderzoeken de terugmelding en bepalen bijvoorbeeld opnieuw het bouwjaar of rekenen de oppervlakte uit. Als het onderzoek is afgerond dan wordt dit doorgegeven aan BAGbeheer, zodat het in de BAG kan worden geregistreerd. De terugmelder wordt hiervan op de hoogte gebracht. In de gemeente Oss hebben we ook regelmatig terugmeldingen. Een groot deel komt van de BSOB, maar ook burgerzaken en burgers doen terugmeldingen. Hoeveel terugmeldingen BAGbeheer ontvangt, verschilt per week. De ene week zijn het er tien, de andere week twee. 2.2.4 Juistheid In de brondocumenten staan de gegevens die in de BAG moeten worden overgenomen. Als de gegevens in de BAG overeenkomen met de brondocumenten, zijn de gegevens in de BAG juist. BAGbeheer voert de gegevens op die in de brondocumenten staan vermeld. Het komt soms voor dat deze niet kloppen. Als BAGbeheer dat vermoeden heeft, dan wordt dit besproken en zo nodig wordt het brondocument aangepast. Een terugmelding kan ook gaan over een onjuist gegeven in 10
de BAG. Door het afhandelen van de terugmelding, wordt de kwaliteit van de gegevens in de BAG steeds beter. Naast het controleren van de brondocumenten, maakt BAGbeheer ook gebruik van de kwaliteitsdashboard. Het Kadaster heeft de kwaliteitsdashboard ontwikkeld, waarbij het doel is om de kwaliteit van de BAG te verhogen. In de kwaliteitsdashboard staat per gemeente wat er niet juist is in de BAG. Ook wordt er een vergelijking gemaakt met de gemiddelde landelijke cijfers. Het Kadaster maakt in de Kwaliteitsdashboard een onderscheid tussen de categorieën fouten en signaleringen. Met fouten wordt de uitval van BAG-objecten bedoeld waarmee niet voldaan wordt aan de wet BAG. De wet BAG schrijft bijvoorbeeld voor dat een vergunning voor een nieuw pand binnen vier werkdagen in de BAG moet zijn geregistreerd. Als dit niet het geval is, dan verschijnt dit als fout op een uitvallijst in de Kwaliteitsdashboard. Met signaleringen wordt de uitval van BAG-objecten bedoeld die afwijkend zijn in de BAG maar niet per definitie fout zijn. De gemeente moet dan uitzoeken wat er aan de hand is en als het klopt, dan kan het object als uitzondering worden gemarkeerd in de Kwaliteitsdashboard. In de gemeente Oss is de grootste uitval in de categorie fouten : het verwerken van de definitieve geometrie. Op het moment dat een vergunning wordt verleend, wordt een pand zo goed mogelijk op de kaart ingetekend (voorlopige geometrie). Als de bouw klaar is, dan meten de landmeters alles op (definitieve geometrie). In overleg met het Kadaster is de gemeente Oss druk bezig om de definitieve geometrie te verwerken (waarmee de uitval kleiner wordt). Omdat dit een grote klus is, is hiervoor extra capaciteit ingehuurd. 11
Figuur 4: Kadaster Kwaliteitsdashboard Tot slot is het ook mogelijk om controles uit te voeren op andere basisregistraties. Een voorbeeld is het signaleren van mensen die op een niet-woning staan ingeschreven. Dit kan betekenen dat de mensen er illegaal wonen, maar kan ook betekenen dat in de BAG een verkeerde gebruiksfunctie is geregistreerd. Dezelfde soorten vergelijkingen kunnen worden gemaakt tussen bijvoorbeeld BAG en WOZ, tussen BAG en NHR. Beleid, veiligheid en fraude hebben baat bij de juistheid van de gegevens in de BAG, de juiste gegevens leiden immers tot juiste informatie. 2.3 Overzichtsdiagram In figuur 5 en 6 is te zien hoe door de gemeente Oss in het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende aspecten rond de BAG. In de rapportage komen de verschillende onderwerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden de verbetermaatregelen vermeld. 12
Onderdeel Waarde Oss Maximale score Deelscore Borging proces 80 80 Deelscore Tijdigheid 0 40 Deelscore Volledigheid 40 40 Deelscore Juistheid 40 40 Puntentotaal BAG lijst 160 200 Figuur 5: deelscore gemeente Oss Figuur 6: de deelscore en de totaalscore van de gemeente Oss In figuur 5 en 6 is af te lezen dat alle vragen over borging proces, volledigheid en juistheid met ja zijn beantwoord en daarmee wordt het maximaal aantal punten gehaald. In het geval van tijdigheid is dit niet zo, daar zijn een aantal vragen met nee beantwoord. Dit betekent dat de gemeente Oss in het afgelopen jaar (2017) niet in staat is geweest om te voldoen aan de eisen die de wet BAG stelt aan de tijdigheid. Elk brondocument moet binnen 4 werkdagen in de BAG zijn verwerkt en dat is niet gelukt in de periode tussen 1 juli 2016 en 30 juni 2017. 13
2.4 Verbetermaatregelen Op basis van de resultaten van de vragenlijst, moet elke gemeente voor elk onderdeel verbeterpunten benoemen. Voor het uitoefenen van het BAG beheer in de gemeente Oss, zijn de volgende verbetermaatregelen genoemd. Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren? Verbetermaatregelen Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces 1. Aanpassen mandaatbesluit aan nieuwe organisatiestructuur 2. Processenhandboek aanpassen aan BAG 2.0 en gebruiksvriendelijker maken 3. Ketendenken onder de aandacht brengen onder medewerkers 4. Uitvoeren van een impactanalyse m.b.t. BAG 2.0 (de gevolgen voor andere afdelingen/ registraties in beeld brengen) Verbetermaatregelen ten aanzien van Tijdigheid Afgelopen periode was niet representatief voor het tijdig halen van de wettelijke termijn. Het komend jaar zal uitwijzen of en welke maatregelen er nodig zijn. Verbetermaatregelen ten aanzien van Volledigheid 1. Het terugmeldproces wordt efficiënter ingericht (o.a. een centraal meldpunt, voor meerdere basisregistraties) 2. De mutatiesignaleringen omzetten van projectmatig naar procesmatig. Dit betekent de mutatiesignaleringen inbedden in het reguliere proces. De hoeveelheid mutaties die er nu zijn en die we in de toekomst verwachten, kunnen we niet met de bestaande formatie oplossen. 14
Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid 1. Het verbeteren oppervlakten en bouwjaren. Dit gaat in samenloop met de wijziging van de wet WOZ. Vanaf 1 januari 2022 gaat de WOZ woningen waarderen op basis van oppervlakte (m2), ze gebruiken hiervoor de oppervlakte uit de BAG. 15
3. Zelfcontrole (vragenlijst) 3.1 Inleiding De conclusies uit hoofdstuk 2 zijn gebaseerd op de resultaten van de zelfcontrole (het invullen van de digitale vragenlijst). In dit hoofdstuk worden de antwoorden zichtbaar gemaakt, die de gemeente Oss heeft gegeven. In de vragenlijst zijn vragen gesteld over de borging van processen, de tijdigheid en volledigheid. 3.2 Borging processen Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAGgerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit? 2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Antwoord gemeente Oss Ja: De formatie-capaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG. Voor het dagelijks BAG-beheer (het verwerken van de aangeleverde brondocumenten en terugmeldingen in de BAG), is de formatiecapaciteit voldoende. Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. Ja, werkdagen en vakanties worden op elkaar afgestemd zodat het dagelijks BAG beheer door kan gaan. Daarnaast zijn er meerdere medewerkers die de aangeleverde brondocumenten in de BAG-applicatie kunnen verwerken. De kwetsbaarheid ligt in de processen buiten het 16
dagelijkse BAG beheer. In de gemeente Oss worden alle BAG brondocumenten aan BAG beheer geleverd. Afdeling VTH en GIBOR leveren gegevens aan die BAG beheer verwerkt in de BAG applicatie. Als een brondocument (en geometrie) in één keer goed wordt aangeleverd, is het verwerken binnen 4 werkdagen mogelijk. Op het moment dat dit niet het geval is, dan is BAG beheer afhankelijk van de aanwezigheid van de betrokken medewerkers om de brondocumenten aan te laten vullen/verbeteren. 3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven? Ja: De procesbeschrijvingen zijn op schrift gesteld en reflecteren de feitelijke uitvoering van de BAG-gerelateerde processen. Bij de beheerinspectie in 2014 is een processenhandboek opgesteld. In dit processenhandboek staan de processen beschreven zoals die nu nog steeds worden gevolgd. De processen zijn beschreven in "enge zin", de relatie met de BGT, BRP, NHR etc. zijn hierin niet opgenomen. Met de komst van BAG 2.0 wordt het processenhandboek aangepast (niet zozeer de processen maar wel een nieuwe visuele weergave van de processen) en wordt de relatie met de omliggende registraties erin opgenomen. De BAG (in enge zin) is zo geregeld dat brondocumenten aan BAG beheer worden geleverd, de terugmeldingen komen bij BAG beheer binnen en worden (indien van toepassing) doorgestuurd naar VTH. De processen zijn sinds 2014 niet aangepast, wel verbeterd. In een maandelijks BAG beheeroverleg worden er verbeterafspraken gemaakt. 4. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG bekend? Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG zijn bij alle betrokken functionarissen bekend. 17
BAG beheer gaat o.a. naar intervisie bijeenkomsten van het Kadaster, leest de informatie die door het Kadaster wordt verstuurd, volgt trainingen (o.a. over BAG 2.0 maar ook over de BAG-applicatie) en bijeenkomsten van Geoberaad. De afdelingen die brondocumenten aanleveren, ontvangen ook nieuwsbrieven van het Kadaster en worden intern op de hoogte gebracht van ontwikkelingen (o.a. naar aanleiding van het BAG beheer overleg). De processen zijn bij de aanleverende afdelingen bekend. 5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? 6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd? 7. Beschikt de gemeente over een actueel delegatie- en mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet Ja Elke maand vindt er een BAG beheeroverleg plaats. De processen worden in dit overleg continu besproken. Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd. De gemeente Oss is een zelfmetende gemeente. Tussen BAG beheer en de landmeters is een overeenkomst opgesteld waarin verklaard wordt bekend te zijn met de kwaliteitseisen voor het aanleveren van de voorlopige en definitieve geometrie. De oudere metingen (voor de in werkingtreding van de BAG) zijn niet altijd volgens de kwaliteiteisen gemeten, de nieuwe metingen daarentegen wel. Als in de BAG geconstateerd wordt dat het gaat om een oude meting, dan wordt dit meteen volgens de kwaliteitseisen hersteld. De nieuwe definitieve metingen worden binnen 6 maanden verwerkt. Ja 18
BAG zijn belegd? 8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG? Ja, de gemeente Oss beschikt over een mandaat. De organisatiestructuur is onlangs veranderd, het mandaat moet hierop nog worden aangepast. Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG. In de gemeente Oss wordt de levenscyclus van een pand, verblijfsobject gevolgd. VTH stuurt hiertoe verklaringen van "start bouw" en "(ver)bouw gereed" naar BAG beheer. De sloop loopt via de ODBN, dit loopt nog niet goed, ditzelfde geldt ook voor calamiteiten. 3.3 Tijdigheid In de kwaliteitsd is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2016 tot en met 30 juni 2017 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd? Antwoord 1. Neem de actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2016 t/m 30 juni 2017 zoals deze in de BAGkwaliteitsmonitor zijn opgenomen in ogenschouw. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Het actualiteitspercentage ligt gemiddeld onder de 95. Tussen 1-6-2016 en 1-10-2016 is er een capaciteitstekort geweest bij BAG-beheer (vacature BAGbeheerder). Het opvangen van de werkzaamheden middels inhuur bleek niet mogelijk (geen geschikte kandidaten). Vanaf 1-10-2016 is er een nieuwe medewerker aan de 19
slag gegaan die nog ingewerkt moest worden. Op 1-3-2017 is er opnieuw een vacature ontstaan (capaciteitstekort). De vacature is op 1-5-2017 opgevuld door een nieuwe medewerker. Daarnaast is er een woonplaatsbesluit geweest (met een grote postcodewijziging) die er ook voor heeft gezorgd dat de actualiteit rond december 2016 niet is gehaald. 20
3.4 Volledigheid Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het verwerken van BAG-relevante vergunningen in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen? 2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten) 3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 4. Wordt jaarlijks gecontroleerd of de registratie volledig is? Antwoord Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie. Bij elke vergunning voert VTH een BAG relevatietoets uit, dit om te bepalen of een object BAG relevant is. Ja De terugmeldingen worden in de BAG applicatie in onderzoek gezet en (indien van toepassing) doorgestuurd naar VTH. VTH onderzoekt de melding en zorgt ervoor dat BAG beheer de juiste brondocumenten ontvangt om de terugmelding in de BAG applicatie te kunnen verwerken. BAG beheer brengt de melder van het resultaat op de hoogte. Ja Ja, de terugmelder krijgt een bericht zodra de terugmelding is afgehandeld. Ja Ja, er wordt jaarlijks opdracht gegeven aan een extern bureau om de pandenkaart met de luchtfoto te vergelijken (mutatiesignalering). De 21
verschillen die hieruit volgen, worden bekeken (en onderzocht of het om illegale situaties gaat) en alsnog op- of afgevoerd in de BAG applicatie. 3.5 Juistheid Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken periodiek gecontroleerd? 2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd? 3. Is er controle en afstemming met andere (basis)registraties? Antwoord Ja In het vergunningentraject (VTH) wordt ook een BAG toets opgesteld. In deze BAG toets staan alle objectkenmerken. Op het moment dat de vergunning wordt verleend, worden de gegevens gecontroleerd. Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd. Ja, de kwaliteitsdashboard wordt elke maand gecontroleerd, maar sommige signalen (bijvoorbeeld het verwerken van de definitieve geometrie) zijn zo omvangrijk dat dit niet binnen een maand is op te lossen. Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties. Er wordt regelmatig een vergelijking gemaakt met de BRP (bijvoorbeeld om te signaleren waar mensen op een niet woonfunctie staan ingeschreven), daarnaast is er vanuit de BAG- WOZ koppeling een vergelijking tussen de BAG 22
en WOZ. Dit zelfde geldt ook voor een vergelijking met de NHR. 4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. In de gemeente Oss wordt met een digitaal archief (DMS) gewerkt. Alle brondocumenten zijn in dit systeem te vinden. 23