Learn and discover the world!

schoolprogramma s in het buitenland Learn and discover the world! schoolprogramma s in het buitenland ORIËNTATIEHANDLEIDING voor de student en zijn ouders

INHOUDSTAFEL Enkele nuttige nota s 4 Inleiding 5 Het abc van het WEP-schoolprogramma 6 Paspoort & visum 6 Je bagage 7 Het vertrek 9 De aankomst in je gastland 11 Zakgeld / uitgaven 13 Telefoongesprekken 15 Internet 16 Kindergeld 17 Verzekering 18 Bezoek tijdens het verblijf 20 Vervoer & reizen 21 De terugkeer 22 Gecombineerde programma s 23 Je nieuwe leven 24 De eerste weken 24 De familie 26 Evolutie van het gedrag van de student gedurende het verblijf 31 De school 32 Communicatieketting 35 Ieder zijn verantwoordelijkheid 35 De spelregels 37 Herinnering aan de regels van het programma 37 Wat gebeurt er als een student deze regels niet respecteert? 39 Speciale nota s 40 Het voorkomen en rapporteren van seksueel misbruik 41 Enkele tips 42 Bijlagen 44 Bijlage 1: Before you go! 44 Bijlage 2: Travel Tips 45 Bijlage 3: Voorbeeld van een e-ticket 46 Bijlage 4: ACADEMIX-tips 47 Tekeningen: Martin Hullebroeck (WEP Returnee - Schoolprogramma) 3 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

ENKELE NUTTIGE NOTA S... Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 4

INLEIDING Beste Wepper, Net als voor bijna 450 andere Belgen, wordt jouw WEP-avontuur, een schooljaar of semester in het buitenland, stilaan realiteit. Je vertrek nadert met rasse schreden, dus het is tijd om je hier op voor te bereiden. Wij gaan je daarbij helpen. In dit dossier vind je alle praktische informatie over je verblijf. Deze handleiding is opgesteld volgens de verschillende fases die je zal doorlopen tijdens je WEP-programma. We beginnen met de algemene aspecten van dit programma die van toepassing zijn op alle landen. Tijdens de oriëntatie gaan we dan dieper in op het leven in een ander land, meer bepaald jouw gastland. De informatie in deze handleiding vloeit voort uit onze ervaring als organisator, maar ook uit de ervaringen van onze oud-deelnemers. Toch is het belangrijk om niet te veralgemenen. De ervaring die jij zal beleven heeft waarschijnlijk veel gemeen met die van andere uitwisselingsstudenten, maar het blijft een unieke belevenis, en dat dankzij jouw persoonlijkheid, jouw gastgezin, jouw school... Vergelijk je verblijf nooit met dat van een andere deelnemer Vergeet niet dat het WEP-schoolprogramma waar je aan deelneemt een uitwisseling is. Dat betekent niet alleen dat je gastgezin jou heel wat te bieden heeft (genegenheid, aandacht, gastvrijheid, cultuur ) maar dat ook jij iets kan teruggeven (respect, interactie, gehoorzaamheid, aandacht en dankbaarheid). Het uitwisselen van ideeën en gewoontes draagt bij aan de interculturele ervaring. Wellicht is het de allereerste keer dat je zoiets meemaakt. Wij weten dat niet alles van een leien dakje zal lopen. We verwachten niet dat je perfect bent, maar we hopen wel dat je je beste beentje voor zet. Het gastgezin ontvangt misschien voor het eerst een student, en ook zij zijn niet perfect. Het succes van je programma hangt in grote mate af van jouw integratie en aanpassingsvermogen. Probeer je gastland niet te vergelijken met België, het is niet beter, niet slechter, maar gewoon anders. Je hebt het ongelofelijke geluk om voor de meest unieke, uitdagende en diepgaande interculturele ervaring te staan die er op jouw leeftijd bestaat. Maak je droom waar! We wensen je alvast veel onvergetelijke momenten, Het WEP-team Geniet van elke dag, elk uur en elke seconde want al is het niet gemakkelijk in het begin, de tijd gaat snel voorbij en op het einde van je ervaring zal je maar 1 ding willen: terug naar het begin. (Laurence) SUCCES! 5 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

HET ABC VAN HET WEP-SCHOOLPROGRAMMA Paspoort & visum De procedure voor het aanvragen van een visum verschilt van land tot land. Als je vertrekt naar een gastland binnen de Europese Unie volstaat je Belgische identiteitskaart. Om een lange periode in een land buiten de Europese Unie door te brengen, heb je een internationaal paspoort (reispas) en een visum nodig. Voor jou zal dit een Exchange Student Visa worden. De voorwaarden om zo n visum te verkrijgen, zijn vastgelegd door de overheid van je gastland. Het gaat om een studentenvisum dat alleen geldig is als je op regelmatige basis les volgt aan een plaatselijke secundaire school. Aanvraag PASPOORT Bij de samenstelling van je dossier heb je een kopie van je paspoort moeten voegen. Als dat nog niet gebeurd is, moet je dit zo snel mogelijk in orde brengen. Je kan een paspoort aanvragen bij je gemeentehuis. Het paspoort moet minstens 5 jaar en voor alle landen geldig zijn. Deze formaliteit kan enkele weken tot een maand in beslag nemen, begin er dus op tijd aan. Voor de aanvraag heb je enkele recente pasfoto s nodig en moet je een taks betalen. Aanvraag VISUM Enkele weken voor je vertrek zal je van ons de nodige papieren ontvangen voor de aanvraag van je visum. Daarbij zit een beschrijving zitten van de procedure die je nauwgezet moet volgen. Je start de procedure vanaf het moment dat je van ons de nodige officiële documenten hebt ontvangen. De visumaanvraag zelf kan kosten met zich meebrengen. De aanvraag van een visum is soms complex en frustrerend en kan enkele weken duren. Trek genoeg tijd uit om dit te regelen in de weken voor je vertrek. Belangrijke opmerkingen De officiële documenten om het visum aan te vragen kunnen we pas opsturen nadat we de volledige betaling van het programmageld hebben ontvangen. Voor de jongeren die nog minderjarig zijn op de dag van vertrek is het verplicht om een toestemming van de ouders te laten opmaken op het gemeentehuis. Sommige landen veranderen de procedure voor een visumaanvraag jaarlijks. We rekenen op je medewerking en je begrip als we verplicht worden om extra documenten van jou te vragen of als je op het laatste moment nog extra stappen moet ondernemen omdat de ambassade dat oplegt. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 6

Je bagage De luchtvaartmaatschappijen laten de reizigers toe om één koffer mee te nemen die ingecheckt wordt (deze worden in de romp van het vliegtuig geplaatst). Daarnaast mag je ook nog één stuk handbagage meenemen in het vliegtuig. Wij raden je aan om een slot voor je bagage mee te nemen. Dit slot moet van het type TSA zijn indien je naar de Verenigde Staten reist. Vergeet niet op elke koffer een naamkaartje te hangen (gebruik daarvoor de luggage tags van WEP). Op elk label schrijf je je naam en het adres van bestemming (adres van het gastgezin bij het vertrek, je thuisadres bij terugkeer). AFMETINGEN EN PRAKTISCHE TIPS Afmetingen koffers: De lineaire afmetingen (lengte + hoogte + diepte) mogen over het algemeen maximum 153 cm bedragen per koffer. De bepalingen variëren per luchtvaartmaatschappij. Afmetingen handbagage: Dit verandert van vlucht tot vlucht, afhankelijk van het vliegtuig. Als je de WEP-rugzak neemt, zal je nooit problemen hebben. Bovendien kunnen wij je gemakkelijk herkennen! Gewicht koffers: USA: max. 1 X 23 kg check-in bagage Alle andere bestemmingen: maximum 20 kg per persoon (conform de voorwaarden van je luchtvaartmaatschappij) Gewicht handbagage: Alle bestemmingen: maximum 6 kg per persoon (conform de voorwaarden van je luchtvaartmaatschappij) Denk eraan om de informatie over de bagage altijd goed na te kijken op de website van de luchtvaartmaatschappij. De paragraaf hierboven is louter informatief. WEP kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele wijzigingen. Het loont de moeite om te investeren in kwaliteitsvolle koffers Koffers op wieltjes met uitschuifbaar handvat. Vermijd reiskoffers of bagage met zeer onregelmatige vormen want dit kan voor problemen zorgen bij de check-in Vermijd goedkope koffers van slechte kwaliteit. Het is onaangenaam om de inhoud van je koffer op de lopende band te zien verschijnen na een lange vlucht. Een beschermingsriem om rond je bagage te doen Een slot met code (opgelet voor de USA: de veiligheidsdiensten moeten altijd de inhoud van je koffer kunnen controleren. Als deze op slot is, breken ze het slot open. Er bestaan speciale sloten (TSA) voor de USA, raadpleeg een gespecialiseerde winkel) WAT NEEM JE MEE, WAT NEEM JE NIET MEE In je koffers: Neem hoofdzakelijk kledij mee. Afhankelijk van je bestemming neem je meer of minder warme kleren mee. Neem geen onnodige dingen mee die je ter plaatse ook gemakkelijk kunt kopen, zoals toiletgerief, schoolgerief, elektrische apparatuur... 7 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Als je reist buiten de Europese Unie, is het ten strengste verboden bederfelijke eetwaren mee te nemen, net als granen, planten of dieren. Landen als de VS, Canada, Australië en Nieuw-Zeeland willen een eventuele verspreiding van bacteriën voorkomen en hebben een zeer strenge controle bij de douane. Droge voeding (ingepakt en luchtdicht verpakt), chocolade en pralines zijn echter wel toegelaten. Sommige landen buiten de Europese Unie hebben strikte leeftijdsgrenzen op het bezit en consumeren van alcohol en tabak. Wij raden je dan ook sterk af dit soort producten mee te nemen! In je handbagage: Alle scherpe of snijdende voorwerpen moet je in je koffer steken en mogen niet meegenomen worden in je handbagage (zakmes, schaar...). Volgens de nieuwe veiligheidsvoorschriften mag je enkel een beperkte hoeveelheid vloeistoffen meenemen in je handbagage. Alle vloeistoffen die je niet in je koffer stopt maar meeneemt in je handbagage, moeten in een gesloten, doorschijnende plastic zak gestoken worden (ziplock) met een maximuminhoud van één liter. Elk afzonderlijk flesje mag maximum 100 ml bevatten. >> Praktische info: www.brusselsairport.be Opgelet! In sommige gevallen is het mogelijk om als reizende student een toelating aan te vragen om meer bagage me te nemen. Wij raden je echter ten zeerste af om zo n toelating aan te vragen. Veel jongeren die in het verleden zo n toelating hebben aangevraagd, kwamen bedrogen uit. Op de luchthaven werd hun bagage geweigerd of moesten ze zwaar bijbetalen. Dat kan onbegrijpelijk lijken, maar een grote luchtvaartmaatschappij heeft duizenden werknemers in dienst die uiteraard niet van alles op de hoogte zijn. De persoon aan de incheckbalie van een kleine luchthaven aan de andere kant van de wereld weet misschien niet eens waar ons landje ligt, laat staan dat hij zijn collega in Brussel kent. Het is dus best mogelijk dat hij je extra bagage weigert in te checken. Kortom, het is beter om dergelijke problemen te vermijden en je aan het toegelaten gewicht te houden. Belangrijke opmerkingen Wanneer de afmetingen of het gewicht van de bagage overschreden worden, kan een boete van 25 tot 50 euro per kilo aangerekend worden (afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij). Als je muziekinstrument niet in je koffer kan, wordt dit aangerekend als één stuk bagage (dus maximum één koffer + je instrument in een harde koffer). Kijk altijd voor je vertrek de voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij na op hun website. Hetzelfde geldt voor de ouders die beschikken over een frequent flyer -kaart met voordelen (upgrade, extra gewicht, meer beenruimte...). Deze kaart is persoonlijk en de kinderen kunnen hier geen gebruik van maken. Men kan misschien de persoon aan de incheckbalie overtuigen wanneer de ouders erbij zijn, maar eens de student alleen op weg is en aankomt aan de gate kan het goed zijn dat alle voordelen verloren zijn en dat er supplementen moeten betaald worden. Dat zorgt alleszins voor de nodige last en moet vermeden worden. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 8

Het vertrek Enkele dagen vóór je vertrek word je zenuwachtig bij het idee om weg te gaan. Je slaapt niet meer zo goed, je vraagt je de hele tijd af hoe het daar zal zijn. Enkele uren voor je vertrek heb je misschien wel spijt van je beslissing en vraag je je zelfs af waar je aan begonnen bent. Geen paniek, dergelijke reacties zijn normaal. Je beseft immers dat wat je nu onderneemt geen alledaags feit is en dat er geen weg terug is. Eénmaal in het vliegtuig ben je al deze bekommernissen vergeten en zal je je meer ontspannen. Je vertrekdatum wordt bepaald door de lokale partner. Ofwel ligt die datum op voorhand vast, ofwel wordt de datum bepaald in functie van het moment waarop de school begint. Dag van vertrek >> BESTEMMINGEN BINNEN EUROPA In de meeste gevallen brengen wij je op de hoogte van de dag waarop je aankomt in je gastland (meestal de week voor het starten van de lessen). In sommige gevallen wordt de keuze van de datum overgelaten aan de student. Je overlegt dan met je gastfamilie en prikt samen een datum. We vragen je in elk geval om de datum te bevestigen via brief of e-mail, met daarin ook de volledige reisweg. Opgelet, de reisverzekering wordt pas vastgelegd op het moment dat je je vertrekdatum aan WEP hebt doorgegeven Ter herinnering: jongeren die naar een Europese bestemming vertrekken moeten zelf hun vervoer regelen volgens de instructies van WEP. >> BESTEMMINGEN BUITEN EUROPA De exacte vertrekdatum en het vluchtschema worden enkele weken voor je vertrek bevestigd. Check-in / Boarding (landen buiten Europa) Op de dag van vertrek moet je minstens 2,5 uur voor je vlucht vertrekt (3 uur wanneer je naar de VS vliegt) in de vertrekhal van de luchthaven van Zaventem (Brussel Nationaal) zijn. Daar raadpleeg je het grote mededelingenbord om te zien aan welke balie je moet inchecken. Bij de incheckbalie toon je je paspoort en vliegtuigticket en laat je je bagage registreren. De steward/stewardess overhandigt dan je instapkaart. Vervolgens kan je naar de transitzone. Het boarden begint ongeveer 45 minuten voor het vliegtuig opstijgt (blijf dus niet te lang hangen in de tax free shops). Om goed op tijd te zijn, is het aangeraden om ongeveer 75 minuten voor het vertrek door de controle te gaan. WEES BELEEFD AAN DE DOUANE OM PROBLEMEN TE VERMIJDEN! 9 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Reisdocumenten >> VOOR LANDEN BINNEN DE EUROPESE UNIE Enkele dagen voor je vertrek sturen we je je reismap op. Deze bevat onder meer: Je verzekeringskaart en een brochure waarin staat beschreven wat er door de verzekering wordt gedekt (indien van toepassing); Alle gegevens van je gastgezin en de plaatselijke organisatie; Een document met de reistips. >> VOOR LANDEN BUITEN DE EUROPESE UNIE A. Individueel vertrek of vertrek in groep van minder dan 5 personen Enkele dagen voor je vertrekt, sturen we je een reismapje met daarin de volgende documenten: Je elektronisch vliegtuigticket (e-ticket); Je verzekeringskaart en brochure met meer uitleg over je medische dekking (indien van toepassing); Alle gegevens van je gastgezin en de plaatselijke organisatie; Een document met reistips (Travel Tips). B. Vertrek in groep van minstens 5 personen We overhandigen je een reismapje op de luchthaven op de dag van je vertrek, voor je gaat inchecken. Daarin zitten de volgende documenten: Je elektronisch vliegtuigticket Je verzekeringskaart en brochure met meer uitleg over je medische dekking (indien van toepassing) Alle gegevens van je gastgezin en de plaatselijke organisatie Een document met reistips (Travel Tips). Check-in: Wanneer iemand van WEP je zal verwelkomen op de luchthaven, moet je wachten met inchecken tot je alle boorddocumenten hebt ontvangen. Ter informatie vind je in bijlage een voorbeelddocument dat we je voor je vertrek bezorgen. BELANGRIJKE OPMERKINGEN Heb je een herexamen, dan moet je ons onmiddellijk verwittigen zodat wij je vertrek kunnen uitstellen tot na je herexamen(s). Opgelet, voor sommige landen geldt een maximum eeftijd om het land binnen te komen. Als je herexamen plaatsvindt na deze verjaardag, heb je twee opties: Annuleren van het programma (hierbij verlies je een belangrijk deel van het kapitaal, tenzij een annulatieverzekering afgesloten werd); Vertrekken op de voorziene datum en enkele dagen later terugkomen om het examen af te leggen voor je weer vertrekt (in dit geval is het vliegtuigticket heen/terug voor jouw kosten) op voorwaarde dat de lokale partner en de school akkoord gaan. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 10

De aankomst in je gastland EUROPESE BESTEMMINGEN: DOUANE / TRANSFER Met het vliegtuig: Als je uit het vliegtuig stapt, zijn er twee mogelijkheden: > Je bent op je eindbestemming aangekomen: Je neemt je bagage (controleer of het wel degelijk jouw koffer is, veel koffers lijken op elkaar) en je gaat naar de douane/immigratie waar je je identiteitskaart moet tonen. Je begeeft je naar de uitgang, waar je gastgezin of de lokale coördinator je opwacht. Als er nog niemand is, blijf dan gewoon even wachten. Mogelijk zit je familie of de coördinator in de file, is er een ongeval gebeurd onderweg Als er na een half uur nog altijd niemand is, bel dan naar je gastgezin of coördinator. Als er niemand opneemt, laat je best een boodschap achter met de exacte plaats waar je staat te wachten. > Je bent nog niet op je eindbestemming en moet een aansluitende vlucht nemen: Zoek je vlucht op het informatiescherm en controleer het nummer van de boarding gate waar je heen moet. Je moet enkel nog naar daar gaan en wachten om aan boord te gaan (wat altijd minstens een half uur voor het opstijgen gebeurt). Met de trein / bus: Zorg er voor dat je je koffer dicht bij je houdt zodat je hem in de gaten kunt houden. Zelfs als de maatschappij je toelaat om meerdere koffers mee te nemen, raden we je toch ten sterkste aan om er maar 1 mee te nemen. Vergeet niet dat je ze alleen zal moeten dragen (wat niet evident is als je een aansluiting moet nemen). BESTEMMING BUITEN EUROPA: IMMIGRATIE / DOUANE / TRANSFER Bij het verlaten van het vliegtuig volg je de uitgang bestemd voor buitenlanders. Je biedt je aan bij een loket van de immigratiedienst en je geeft je internationaal paspoort (reispas) af. Het is belangrijk dat je vertelt dat je komt voor een exchange program om de juiste verblijfsvergunning te bekomen. Nadien wordt een stempel in je paspoort gezet, als teken dat je aanvaard bent in je gastland. Ook de verkrijgen datum waarop je je gastland zult moeten verlaten, wordt hier afgedrukt. Na de controle zijn er twee mogelijkheden: > Je bent aangekomen op je eindbestemming: Je neemt je bagage (controleer of het wel degelijk jouw koffer is, veel koffers lijken op elkaar) en je gaat naar de douane/immigratie waar je je identiteitskaart moet tonen. Je begeeft je naar de uitgang, waar je gastgezin of de lokale coördinator je opwacht. Als er nog niemand is, blijf dan gewoon even wachten. Mogelijk zit je familie of de coördinator in de file, is er een ongeval gebeurd onderweg Als er na een half uur nog altijd niemand is, bel dan naar je gastgezin of coördinator. Als er niemand opneemt, laat je best een boodschap achter met de exacte plaats waar je staat te wachten. > Je bent nog niet op je eindbestemming en moet nog een aansluitende vlucht nemen: Dit is heel eenvoudig. Overal in de luchthaven vind je pijlen naar de zone voor DOMESTIC FLIGHTS en schermen met DOMESTIC FLIGHTS - DEPARTURES. Zoek naar de gegevens over jouw vlucht op basis van het vluchtnummer, bestemming en vertrekuur. Alle informatie over je vlucht wordt op deze schermen weergegeven. Noteer het nummer van de GATE en ga ernaartoe. Zorg ervoor dat je er op tijd bent, minstens een half uur voor het vertrek. 11 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Opmerking voor bepaalde bestemmingen: In bepaalde gevallen moet je na de immigratiedienst je bagage ophalen en ze op de lopende band zetten voor connecting flights (normaal gezien is je bagage ingecheckt tot op je eindbestemming). Kijk goed na of het jouw koffers zijn, want veel koffers lijken op mekaar of zijn hetzelfde. Belangrijk! Als je je vlucht of de aansluiting met je trein mist of deze heeft vertraging, is afgeschaft of gewijzigd, dan moet je eerst je gastgezin bellen, net als je coördinator en/of je sponsororganisatie. Je moet de nieuwe gegevens van je vlucht of trein duidelijk meedelen (nummer van de vlucht/ trein, aankomstuur, plaats van vertrek ) en vermelden of je met een andere vlieg- of treinmaatschappij komt. Dat kan immers betekenen dat je op een andere terminal/station aankomt. Als je een antwoordapparaat krijgt: LAAT EEN BOODSCHAP NA MET ALLE INFORMATIE Ontmoeting met je gastgezin Het moment dat je je familie ontmoet, zal misschien een beetje raar zijn. Je weet niet goed hoe te reageren of wat te zeggen. Wees naturel, geef je gastouders en iedereen een welkomstknuffel, zeg hen dat je blij bent om er te zijn. Al snel zullen ze jou vragen beginnen stellen: is je reis goed verlopen? Ben je niet te moe? En dan vertrek je naar je nieuwe thuis. Van zodra je in je nieuwe huis bent toegekomen, zou je naar je ouders moeten bellen om te laten weten dat je goed en wel bent aangekomen. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 12

Zakgeld / uitgaven Hoeveel & waarvoor? Wij raden je aan om het equivalent van 200 tot 250 euro per maand te voorzien in plaatselijke munt (voor Groot-Brittannië, Ierland en Japan raden we aan om 300 tot 350 euro te voorzien aangezien het leven er duurder is). Dit zakgeld dient voor: Eventueel kleren en schoenen, toiletbenodigheden Telefoongesprekken, internet Geschenkjes, kaartjes voor verjaardagen, feestjes... Lunch s middags (als de student geen lunchpakket klaarmaakt) Schoolonkosten (schoolboeken, schrijfgerief, jaarboek, excursies...) Souvenirs, uitstapjes, cinema, restaurant... Af en toe een geschenkje voor de familie Verzekering voor bepaalde sportactiviteiten (indien verplicht door de school) Hoe geraak ik aan mijn zakgeld? Wij raden je ten zeerste af al het geld cash mee te nemen, dit om zowel diefstal als verlies te voorkomen. Een paar honderd euro startgeld is wel aangeraden voor de eerste weken. Er zijn verschillende mogelijkheden om ter plaatse over je geld te beschikken: Wij raden je aan om je bank te contacteren om na te gaan welke dienst het meest geschikt is voor jou. 1) EEN BANKREKENING TER PLAATSE Bij aankomst ter plaatse open je een rekening bij een bank en geef je je rekeningnummer door aan je ouders. Dit systeem is interessant als je beschikt over de hele som van het zakgeld voor het hele jaar. Die kan dan in één keer overgeschreven worden. Je ouders kunnen ook maandelijks een bepaald bedrag overschrijven van hun rekening in België naar jouw rekening in het buitenland. Let wel: de transferkosten bedragen +/- 20 euro per storting wat ongeveer neerkomt op een budget van 200 euro per jaar. Een transfer duurt vier tot tien dagen. In sommige landen moet men 18 zijn om alleen een bankrekening te openen. 3) WESTERN UNION (in geval van nood) Dit systeem kan zeer interessant zijn als je op een gegeven moment zonder geld zit of wanneer er een probleem is met je bankkaart(en). Western Union beschikt over een wereldwijd netwerk van lokale contactpunten waardoor je op verkooppunten in enkele minuten geld kan overmaken van de ene kant van de wereld naar de andere. Er zijn kantoren in bijna alle landen van de wereld. Het bedrag moet cash betaald worden aan een bureau van Western Union. Via een code die je zal ontvangen kan je dan je geld afhalen. Opgelet: de transactiekosten van deze dienst liggen opmerkelijk hoger dan deze van een gewone banktransfer (+/- 25 à 50 euro voor een transactie van 250 tot 500 euro). Alle info vind je op de website: www.westernunion.com. 2) EEN KREDIETKAART Deze vorm van betalen wordt steeds populairder, men kan bijna elke betaling gratis uitvoeren met een kredietkaart. VISA, MASTERCARD en AMERICAN EXPRESS zijn het meest verspreid. Het grootste nadeel van een kredietkaart is dat je met dergelijk betaalsysteem soms meer uitgeeft dan je wel zou denken. Wij raden toch het bezit van dergelijke kaart aan in geval van onvoorziene uitgaven of om op een snelle manier over geld te beschikken. Er bestaan ook systemen voor prepaid creditcards bij verschillende banken. 4) MAESTRO De meeste banken leggen beperkingen op in verband met het gebruik van Maestro in het buitenland. Neem contact op met je bank voor meer informatie. 13 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Belangrijke opmerkingen: De student mag absoluut geen geld lenen van het gastgezin of van andere personen. De student mag ook absoluut geen geld uitlenen aan iemand van het gastgezin of andere personen. Indien de student en zijn ouders kiezen voor de overdracht van rekening tot rekening, raden WEP en de sponsororganisatie aan een individuele rekening te openen op naam van de student. De ouders mogen geen geld op de rekening van het gastgezin of enig ander persoon overschrijven. De bankrekening van de student mag enkel toegankelijk zijn voor de student. WEP, noch de sponsororganisatie, kan op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden voor de eventuele schulden van de student of de gastfamilie; ook niet voor de nalatigheid van de student bij het beheer van zijn financiën of voor verlies of diefstal van geld onder welke vorm ook. WEP, noch de sponsororganisatie, is op geen enkele manier verantwoordelijk voor alle aspecten of geschillen die direct of indirect verband houden met de financiële situatie van de student en/of de gastfamilie. De ouders moeten hun student voorzien van zakgeld voor persoonlijke uitgaven voor de ganse duur van het verblijf. Vertrek niet met te veel contant geld op zak, beperk je tot het noodzakelijke voor de eerste weken. Herinnering: wat is inbegrepen in het WEP-programma? Alle andere kosten dan deze hieronder vermeld, zijn voor rekening van de student of de verantwoordelijke voogden. Hulp van het WEP-kantoor bij het samenstellen van je persoonlijk dossier; Bijstand van het WEP-kantoor in België voor het vertrek; Zoeken en selecteren van een gezin in het gastland van je keuze; Zoeken van een secundaire school in het gastland van je keuze en regelen van de inschrijving; Kost en inwoon bij een gastgezin; Oriëntatievergadering en voorbereiding van de studenten voor het vertrek; Infovergadering voor de ouders voor het vertrek; Evaluatierapporten en contacten door de plaatselijke verantwoordelijke; Administratieve formaliteiten bij de plaatselijke autoriteiten en officiële documenten voor de aanvraag van een visum (indien nodig); Bijstand en hulp ter plaatse, 7 dagen op 7, 24u/24u gedurende het WEP-programma; Bijstand en hulp voor de ouders met een noodlijn 24u/24u, 7 dagen op 7; Vliegticket H/T vanaf Brussel naar eindbestemming (uitgezonderd Europa); Vervoer luchthaven/verblijfplaats; Administratieve kosten en taksen (luchthaventaksen, btw...) Complete medische verzekering/ongevallen/repatriëring/bagage/ba (uitgezonderd Wallonnië, waar de deelnemers verzekerd zijn door hun Belgische mutualiteit); Annulatieverzekering (ongeval/ziekte/overlijden als dit het vertrek onmogelijk maakt); Bijdrage aan het Garantiefonds Reizen dat je fondsen en die van je ouders beschermt; Student pack (WEP-handboek, WEP-T-shirt, bagagelabels, WEP-rugzak...); WEP-terugkomdag bij je terugkeer + getuigschrift en officieel attest van deelname. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 14

Communicatie met het thuisfront Het is belangrijk dat je altijd financieel onafhankelijk blijft. Dat geldt ook voor de kosten in verband met communicatie. We raden je aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van communicatie via internet, zoals Skype, Viber Zo beperk je de kosten, zowel voor je zelf als voor je gastfamilie. Als je gastfamilie geen internetverbinding heeft, kunnen je ouders je altijd nog opbellen. Gsm of smartphone Het is zeer nuttig om ter plaatse een gsm te hebben voor al je lokale contacten. Belgische gsm: Het is niet zeker of je telefoon in het buitenland werkt (dualband versus triband). We raden je aan om je te informeren bij je Belgische operator. Als je telefoon niet werkt in je gastland koop je er best daar een. Gsm-abonnement: We raden je af om een abonnement te nemen in je gastland. Met een abonnement verbind je je vaak voor een duur van 12 maanden of meer. We bevelen je ten sterkste aan om een prepaid kaart te nemen. Op die manier kan je je telefoonbudget beter beheren. Let er op om nooit een gsm-lijn te linken aan een bestaande lijn van de gastfamilie. Nota: 1) We raden je zeer sterk af om je bestaande, Belgische abonnement of prepaid kaart in het buitenland te behouden. Je zou wel eens voor heel onaangename verrassingen kunnen komen te staan als je je facturen ontvangt. 2) Alvorens een operator te kiezen, vergelijk je best en vraag je raad aan je gastgezin en vrienden op school. Belangrijke opmerking Het is evident dat wij je aanraden één van bovengenoemde systemen te gebruiken, maar maak geen misbruik van de telefoon. Frequent telefoneren naar België is niet goed voor je integratie en vaak versterkt het je gevoel van heimwee. We raden je aan om de telefoongesprekken met België te beperken tot één keer om de twee weken. 15 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Internet Internet maakt deel uit van ons dagelijks leven. Het wordt alsmaar eenvoudiger om toegang te krijgen tot internet en te communiceren per mail. Maar internettoegang tijdens je verblijf is een privilige, geen recht. De families of de school zijn niet verplicht om ervoor te zorgen dat de uitwisselingsstudenten via het internet kunnen communiceren. Over het algemeen is de toegang tot internet in de scholen gemakkelijker en bovendien gratis of bijna gratis. Dit hangt af van school tot school. Wij raden je aan om eerder een lange nieuwsbrief te schrijven (eventueel met foto s) die je in één keer kan doorsturen naar je hele adressenlijst. Je kan ook een blog bijhouden dat als een soort dagboek dient en die je vrienden en familie kunnen volgen. Anders moet je misschien telkens een tiental e-mails sturen met ongeveer dezelfde verhalen. Less is more is de boodschap! MET MATE TE GEBRUIKEN OPMERKING: Een brief die per post werd verstuurd, doet vaak meer plezier dan een mail. Vergeet dus ook dit ouderwetse communicatiemiddel niet. Let op de inhoud van de e-mails die je stuurt en ontvangt, de chatboxen en de sites die je bezoekt. Het cachegeheugen van je computer onthoudt alles. Vaak controleren ouders, leerkrachten of de school de computer om na te gaan welke sites bezocht zijn. Als je betrapt wordt op het bezoeken van pornografische sites, schunnige e-mails of ander bezwaarlijk materiaal, kan je van school gestuurd worden. (Een student die van school wordt gestuurd, wordt onmiddellijk uit het programma gezet!) Bijvoorbeeld: controversiële websites raadplegen op een computer van de school (pornosites ) of deelname aan ongepaste chats kunnen een geldige reden zijn om het programma onmiddellijk te beëindigen. Belangrijke opmerkingen: 1) Internet: Eén van de grootste frustraties van de gastgezinnen is dat de studenten te veel met hun computer bezig zijn. Als je de computer van je familie mag gebruiken, is het logisch dat je de afspraken van de familie nakomt. Je mag geen programma s downloaden zonder toelating te vragen (Skype, MSN...). Jouw gastfamilie kan je internetgebruik eventueel inperken, en zelfs je persoonlijke computer in beslag nemen als zij vinden dat je daar misbruik van maakt. Wij raden het gebruik van een eigen laptop volledig af, gelieve deze thuis te laten. BLOG = PUBLIEK 3) Blogs: Meer en meer jongeren maken gebruik van blogs om hun avonturen en foto s te delen. Het is een leuk middel om vrienden en familie op de hoogte te houden, maar vergeet niet dat de meeste blogs publiek zijn en door iedereen bekeken kunnen worden. 2) Niet te veel is de boodschap: De grote voordelen van telecommunicatie, namelijk het gemak en de snelheid, zijn tegelijkertijd een nadeel voor de integratie in een uitwisselingsprogramma. Als je voortdurend in contact blijft met het thuisfront, zal je je niet snel aanpassen. We kunnen de klok niet terugdraaien, dus spring verstandig om met internet en e-mail. Wij raden aan om één keer per week te mailen. Eens je voor je scherm zit, hang je er meestal wel enkele uren aan vast. Op dat moment kan je gastgezin zich uitgesloten voelen. Bovendien is communicatie via het net vaak veel oppervlakkiger en minder genuanceerd, waardoor er soms misverstanden ontstaan. In de virtuele wereld verwacht iedereen ook meteen een reactie, wat stress opwekt en voor frustraties kan zorgen. 4) Facebook en andere sociale media: Ontzettend veel jongeren gebruiken sociale netwerken om met hun vrienden en familie te communiceren. Zo kan je gemakkelijk contact houden met je kennissen, zowel in je gastland als in België. Aarzel niet om lid te worden van onze Facebook-groep en fanpage. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 16

Let op, er schuilen meer gevaren in sociale netwerken dan we denken Informatie en foto s die je op deze fora post, kunnen je verraden. Elk jaar beslissen gastgezinnen om de jongere niet langer op te vangen wanneer ze op zijn of haar Facebook, MySpace, persoonlijke website, blog of vergelijkbare sites commentaren, compromiterende foto s zien (een gewaagde foto op een fuif, een foto waarop je alcohol drinkt, tabak of andere dingen rookt, ongepaste reacties ). In sommige gevallen leidt het zelfs tot het terugsturen van de deelnemer of een annulering van het programma. Een waargebeurd verhaal: Een meisje dat kandidaat was om deel te nemen aan een schoolprogramma in de Verenigde Staten (land waar roken niet wordt getolereerd) heeft zich door een foto op haar Facebook lelijk in de nesten gewerkt. Haar gastfamilie ontdekte, voor haar aankomst in de Verenigde Staten, op haar Facebookpagina een foto waarop ze rookte. De familie weigerde om het meisje te ontvangen omdat ze had gelogen. De Amerikaanse organisatie die instond voor de plaatsing van het meisje heeft het programma van de deelneemster meteen geannuleerd wegens valse verklaringen. Het meisje is niet meer kunnen vertrekken. Pas op met gevoelige informatie op Facebook, zet er nooit adresgegevens, telefoonnummers, namen van de familie of dergelijke info op. Deze zouden wel eens gebruikt kunnen worden door mensen met slechte bedoelingen. Je bent verantwoordelijk voor wat je op je pagina, je site, je blog publiceert. Beledigingen, haatreacties, schade aan de persoonlijke levenssfeer van iemand, beschuldigingen zonder bewijs... zijn strafbaar, zowel bij ons als in je gastland. Kindergeld Opgelet met de Academix programma s en de gecombineerde programma s! Tot nader order blijven ouders het kindergeld ontvangen tijdens het verblijf van de student in het buitenland (in het kader van een schoolprogramma, niet voor vrijwilligerswerk en werkprogramma s). Om het recht op kindergeld te behouden, ga je best als volgt te werk: De situatie is anders als je twee schoolsemesters in twee verschillende landen doet of als je twee verschillende programma s combineert met een transitperiode in België tussen je eerste terugkeer en je tweede vertrek! 1 2 3 4 Enkele weken voor vertrek vraag je aan het fonds voor kinderbijslag het formulier P7 (indien mogelijk in de taal van het gastland) aan. Het formulier P7 wordt eveneens P7 bis of P7 international genoemd. De student moet dit formulier P7 door zijn/haar plaatselijke school laten invullen bij aankomst en het origineel zo vlug mogelijk naar zijn ouders terugsturen. Het formulier afwijking moet door de ouders ingevuld worden. Eens in het bezit van het formulier P7 (volledig ingevuld, ondertekend door de school en van een stempel voorzien), moet dit naar het kinderbijslagkfonds gestuurd worden, samen met een attest van WEP (Wij zullen dit kort na je vertrek naar je ouders opsturen) en het door jou ingevulde formulier voor afwijking van de gewone procedure. Wanneer het fonds deze papieren in bezit heeft, kan het een tijd duren (over het algemeen één tot twee maanden) voor alle formaliteiten vervuld zijn en het kindergeld opnieuw ontvangen wordt. Voor meer gedetailleerde informatie over het recht op kindergeld, contacteer: MINISTERIE SOCIALE ZAKEN RIJKSDIENST VOOR KINDERBIJSLAG (RKW) Dienst Bemiddeling Trierstraat 70 1000 Brussel 02/2372207 www.rkw.be 17 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Verzekering Alle bestemmingen, behalve Australië Beschrijving van de verzekering Alle WEP-deelnemers worden automatisch gedekt door een speciale reisverzekering die ontwikkeld is voor uitwisselingsprogramma s van lange duur. Wij sluiten een akkoord met de verzekeringsmaatschappij die naar onze mening de beste dekking aanbiedt volgens de meest strikte voorwaarden (opgelegd door de USIA in Amerika). Wij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor de afhandeling van vorderingen, terugbetaling van kosten en het beheer van de dossiers. Wij handelen als tussenpersoon tussen de student; die praktisch geen vergelijkbare verzekering kan afsluiten op de particulierenmarkt, en een verzekeringsagent gespecialiseerd in het domein van jongerenreizen voor lange duur. Wij hebben geen enkele invloed op de beslissing van de verzekeraar op het al dan niet terugbetalen van een vordering. Als samenvatting van de medische dekking, kunnen we volgend overzicht geven (algemene voorwaarden zijn van toepassing): Medische kosten als gevolg van ongeval of ziekte die zich voordoen tijdens het verblijf (zonder limiet, vrijstelling of franchise mogelijk); Repatriëringskosten in het geval van ongeval, ziekte of overlijden (zonder limiet tenzij bij sterfgeval); Burgerlijke aansprakelijkheid (BA) in geval van materiële of stoffelijke schade (beperkt beperkt); Verlies, schade of diefstal van je bagage (beperkt bedrag); Rechtsbijstand (beperkt en enkel in bepaalde gevallen). De precieze voorwaarden van de medische verzekering zullen doorgegeven worden op de dag van vertrek, tegelijkertijd met het verzekeringskaartje van de deelnemer. Er bestaan verscheidene uitsluitingen waarbij de verzekering niet tussenbeide komt, o.a. bestaande ziektes, het gebruik of het besturen van gemotoriseerde voertuigen, het gebruik van alcohol/drugs, gevaarlijke sporten (gevechtssporten, buiten de piste skiën ). Je vindt een gedetailleerde lijst van de uitsluitingen in de algemene polis. Over het algemeen genomen zijn de tandarts- en oogartskosten sterk beperkt (geen dekking voor brillen, protheses ). Wij raden ten zeerste aan om voor het vertrek een afspraak te maken met de oog- en/of tandarts voor een laatste check-up. Werking van de verzekering Bij het vertrek OF bij aankomst in het gastland ontvangt de student een verzekeringskaart die bewijst dat hij gedekt is, samen met een informatiebrochure. Hierin staan alle voorwaarden beschreven. Opmerking: Elke aanvraag voor een tussenkomst van de verzekering moet rechtstreeks worden ingediend bij de verzekeringsmaatschappij binnen de 15 tot 20 dagen na het voorval. Indien de aanvraag pas later wordt ingediend, kan de maatschappij weigeren om tussen te komen in de kosten. JE MOET EEN HUISARTS RAADPLEGEN Betaal de consultatie; Laat het formulier voor terugbetaling invullen door de dokter; Houd het betalingsbewijs met naam en adres van de geneesheer, de aard van het doktersbezoek, het betaalde bedrag en het polisnummer van de verzekeringskaart bij; Stuur dit betalingsbewijs naar de verzekeringsmaatschappij met vermelding van je polisnummer en een brief met uitleg (bewaar zelf een kopie); Enkele weken later ontvang je een cheque of een terugbetaling op de door jou opgegeven rekening (indien aan alle voorwaarden is voldaan). JE WORDT OPGENOMEN IN EEN ZIEKENHUIS Bezorg de verantwoordelijke geneesheer je verzekeringskaart; Het ziekenhuis moet contact opnemen met de verzekeringsmaatschappij (binnen de 24 uur). Het gratis noodnummer staat op je verzekeringskaart; In de meeste gevallen rekent het ziekenhuis onmiddellijk af met de verzekering; Sommige ziekenhuizen hebben geen rechtstreeke band met de verzekering en eisen een onmiddellijke betaling door de patiënt. In dat geval moet je ter plaatse betalen, alle facturen van je behandeling opvragen en naar de verzekeringsmaatschappij sturen om een terugbetaling te krijgen. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 18

Verzekering Australië (schoolsemester en jaar) A. Je bent ingeschreven bij een mutualiteit in België Er bestaat een speciaal akkoord tussen Australië en België over de toegang tot gezondheidszorg. Je moet je Europese verzekeringskaart (EZVK) aanvragen bij je mutualiteit. Die kan je ter plaatse gebruiken. Zorg ervoor dat ze nog geldig is voor je volledige verblijf. Hoe gaat het praktisch in zijn werk? Na je aankomst moet je zo snel mogelijk naar het dichtstbijzijnde Medicare -kantoor om je aan te melden. Hier heb je je paspoort, een kopie van je visum en je EZV-kaart nodig. Je krijgt dan een kaartje van de Australische mutualiteit. Daarnaast sluit WEP ook voor elke deelnemer een reisverzekering af zoals beschreven op p.18. B. Je bent niet ingeschreven bij een mutualiteit in België Je moet verplicht gedekt zijn door de Overseas Student Health Cover (OSHC), opgelegd door de Australische overheid. Dat is een systeem voor de terugbetaling van medische kosten. Deze verzekering is inbegrepen in je programma en wordt afgesloten door onze partner in Australië bij de groep Allianz (www.oshcallianzassistance.com.au). Deze dekt echter repatriëring noch burgerlijke aansprakelijkheid. Onze partner in Australië eist dat alle uitwisselingsstudenten ook verzekerd zijn voor repatriëring en burgerlijke aansprakelijkheid. Je moet bijgevolg een aanvullende verzekering nemen. Er zijn twee mogelijkheden: Je sluit een verzekering af bij je persoonlijke verzekeraar. Je bezorgt WEP een kopie (in het Engels). Kijk goed na of je verzekering ook repatriëring en burgerlijke aansprakelijkheid dekt voor een verblijf in het buitenland van lange duur. Je sluit een verzekering af bij WEP. We sturen je nog een herinnering voor je vertrek. Opmerking: Jongeren die zijn ingeschreven voor een programma van 8 weken of 1 term hebben de klassieke reisverzekering van WEP en moeten verder geen stappen ondernemen. BELANGRIJKE OPMERKINGEN (alle bestemmingen) De verzekering moet ONMIDDELLIJK verwittigd worden bij opname in het ziekenhuis. WEP en de sponsororganisatie hebben geen enkele verantwoordelijkheid met betrekking tot de verzekering, de dekking van de verzekering of de terugbetaling van de medische kosten. Om een dekking of een terugbetaling te verkrijgen, moet de verzekeringsmaatschappij in elk geval onmiddellijk op de hoogte gesteld worden door de student. Aan de andere kant houden de student en zijn wettelijke vertegenwoordigers zich eraan elke medewerking te verlenen om aan de verzekeraar alle nodige gegevens te verstrekken om uit te maken of de verzekerde al dan niet recht heeft op een tegemoetkoming. Wij raden je ten zeerste aan om de voorwaarden van de verzekering na te kijken voor je een activiteit met een zeker risico onderneemt. 19 Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014

Bezoek tijdens het verblijf Als je ouders of vrienden je willen bezoeken, mag dat alleen op het einde van je verblijf, meer bepaald in de week die volgt op je laatste lesweek. Bezoek tijdens het verblijf is niet toegestaan. Het kan heimwee veroorzaken en spijtige gevolgen hebben, zoals een vervroegde terugkeer van de student. Als er vrienden of familie op bezoek komen op het einde van het verblijf, vragen we hen om in een hotel of jeugdherberg te logeren en geen misbruik te maken van de gastvrijheid van het gastgezin. BELANGRIJKE OPMERKING: WEP noch de plaatselijke organisatie neemt de verantwoordelijkheid op zich in geval van relatieproblemen, heimwee, cultuurshock, problemen op school of een vervroegde terugkeer als gevolg van het bezoek van een een familielid of vrienden. De student en zijn ouders zijn hier verantwoordelijk voor. Deze regel is ondertekend door alle deelnemers en hun ouders. Het overtreden van deze regel kan leiden tot een verplicht vervroegde terugkeer in de Angelsaksische landen (USA, Australië, Nieuw-Zeeland, Engeland, Ierland), aangezien het in deze landen cultureel onaanvaardbaar is dat men terugkomt op een schriftelijk engagement. Een terugkeer naar België gedurende het programma (tenzij wegens overmacht, en dan moet dit zo snel mogelijk aan WEP gemeld worden) is niet toegelaten en zal als een annulering van het programma beschouwd worden. De student zal niet terug opgenomen worden in het programma en het programmageld wordt in geen geval terugbetaald. OPGELET! In Europa is de situatie anders. De afstand is korter, dus de verleiding om naar huis te gaan voor een verjaardag, een familiefeest, een opendeurdag aan de universiteit is groter. Toch zijn die bezoekjes niet echt nodig; een WEP-student aan de andere kant van de wereld kan ook zonder. Bovendien beïnvloedt het je integratie en de relatie met het gastgezin en de school. Schoolprogramma s in het buitenland: oriëntatiehandleiding 2014 20