Informatieprotocol Raad van Toezicht Stichting De Waalboog juni 2018
Inleiding Conform artikel 6.4.3 van de Governancecode Zorg bepaalt de RvT zijn eigen agenda en de daarvoor noodzakelijke informatie. In artikel 5.6 is neergelegd dat de bestuurder de RvT tijdig alle informatie verschaft die nodig is voor een goede uitvoering van de functie van RvT. Ook is daarin bepaald dat de bestuurder en de RvT afspraken vastleggen over de informatievoorziening. Daarin beoogt dit protocol te voorzien. Voor effectief toezicht is het nodig om over de juiste informatie te beschikken. Zonder tijdige, betrouwbare en volledige informatie hebben interne toezichthouders onvoldoende zicht op de gang van zaken om het bestuur adequaat te controleren en te adviseren. De RvT en de toezichthouders afzonderlijk hebben de plicht zich te informeren en zijn daarbij niet uitsluitend afhankelijk van de informatie die de bestuurder ter beschikking stelt. Zij hebben ook een haalplicht. Zo kan de RvT onder meer informatie inwinnen bij medewerkers en organen van De Waalboog, de accountant en (externe) adviseurs. In onderstaand overzicht zijn nadere afspraken vastgelegd over de onderwerpen waarover de RvT wordt geïnformeerd, op welke momenten en op welke wijze de RvT deze informatie zal ontvangen. Deze opsomming is niet limitatief. 2
ONDERWERP Ter goedkeuring aan RvT 1 Ter bespreking naar RvT of Algemeen beleid (Meerjaren)beleidsplan Waalboog-brede jaarplan gekoppeld aan begroting Jaarverslag/jaarrekening Risicomanagement In kader van kwartaalrapportage en jaarverantwoording Financieel beleid Kaderbrief jaarlijks, voorafgaand aan de begroting Begroting (incl. investeringsplan) Managementletter + reactie van RvB daarop Jaarrekening (incl. accountantsverklaring) Voortgangsrapportage (incl. productie, opbrengsten en kosten) Treasuryplan Jaarlijks stand van zaken bespreken jaarlijks, na interne controle accountant 1 Goedkeuring door RvT vindt plaats op basis van een positief advies van de financiële of kwaliteit en veiligheid
Vervolg financieel beleid Uitgifte en verkrijgen schuldbrieven ten laste van de Stichting Aangaan strategische allianties Aanvraag van faillissement of surseance van betaling van de Stichting Aangaan kredietovereenkomst Aangaan van aanzienlijke financiële verplichtingen buiten goedgekeurde begroting Benoeming, ontslag en déchargeren accountant Verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen Voortgang financiering banken Informatieprotocol 4
Kwaliteit en veiligheid van zorg Zorginhoudelijke voornemens jaarlijks middels kwaliteitsplan Zorginhoudelijke verantwoording jaarlijks kwaliteitsjaarverslag Klanttevredenheid jaarlijks Kwaliteitssysteem (incl. resultaten) jaarlijks Incidenten/calamiteiten tijdens vergadering 2 Rapportage Inspectie gezondheidszorg Klachten Sociaal beleid Beëindiging dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen kort tijdsbestek Ingrijpende wijziging arbeidsomstandig- heden aanmerkelijk aantal werknemers Indien van toepassing jaarlijks, na interne controle accountant 2 Bij incidenten/calamiteiten waaruit ernstige schadelijke publiciteit kan voortvloeien of de veiligheid van een groot aantal cliënten in het geding is zal de gehele RvT geïnformeerd worden door de RvB (dan wel secretaris) Informatieprotocol 5
Vervolg sociaal beleid Overeenkomen van arbeidsvoorwaarden buiten/in strijd met de CAO Overleg met OR Beleid van de zorgorganisatie voor de dialoog met belanghebbenden Ingrijpende wijziging organisatiestructuur Governance Statuten Akte van fusie of splitsing Reglementen RvT ter vaststelling Reglementen RvB Bezoldiging RvT ter vaststelling Rooster van aftreden RvT ter vaststelling Bezoldiging + arbeidsvoorwaarden RvB ter vaststelling Indien van toepassing - algemene voortgangsinformatie: ; eenmaal per jaar overleg tussen OR en RvT Informatieprotocol 6
Organisatie intern Voortgang organisatie brede projecten Algemene voortgang tijdens vergadering Overleg met MT Overleg met CR Organisatie extern Samenwerking met andere organisaties tijdens vergadering en jaarlijks (leidend tot geformaliseerde totaaloverzicht samenwerking, zoals bijv. fusie en oprichting van een nieuwe stichting) Interne/externe stakeholdersoverleg Elk MT-lid geeft minimaal 1x per jaar presentatie in RvT eenmaal per jaar overleg 1x per 2 jaar rondom bepaalde thema s Informatieprotocol 7