Reglement Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Reglement raad van toezicht van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers De raad van toezicht van de Dienst heeft, in vergadering bijeen op 30 januari 2014 te Apeldoorn, ter voldoening aan artikel 14, lid 2 van de Organisatiewet Kadaster voor zijn interne werkwijze het reglement voor de raad van toezicht van de Dienst vastgesteld. Dit reglement is op 25 juni 2014 goedgekeurd door de Minister van Infrastructuur en Milieu. paragraaf 1 Definities Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. raad van toezicht: raad van toezicht als bedoeld in artikel 3 van de wet; b. bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 3 van de wet; c. minister: minister van Infrastructuur en Milieu; d. wet: Organisatiewet Kadaster; e. ministeriële regeling: Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster; f. beleidsregels: Beleidsregels sturing van en toezicht op de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster; g. kaderwet: Kaderwet zelfstandige bestuursorganen; h. Code Goed Bestuur: de Code Goed Bestuur publieke dienstverleners van de Handvestgroep Publiek Verantwoorden. paragraaf 2 Taken en reikwijdte Artikel 2 Taakomschrijving 1. De raad van toezicht oefent onafhankelijk van bestuur en minister toezicht uit. De raad van toezicht heeft een interne toezichtfunctie en is daarbij gericht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de Dienst. De raad van toezicht richt zich bij de vervulling van de taak naar het belang van de Dienst en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de Dienst betrokkenen af. 2. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. Artikel 3 Reikwijdte toezicht 1. Het toezicht van de raad van toezicht op het bestuur omvat tenminste: - de realisatie van de doelstellingen van de Dienst; - de strategie en de risico's verbonden aan de activiteiten; - de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlemechanismen; - het (meerjaren) beleidsplan en het (financiële) jaarverslag. 2. Van de bespreking van deze punten doet de raad van toezicht melding in zijn verslag als onderdeel van het jaarverslag van de Dienst. 25 juni / 6

2 Artikel 4 Informatievoorziening aan RvT 1. De raad van toezicht en de leden afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur alle informatie te verlangen die de raad van toezicht nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitvoeren. 2. Het bestuur verstrekt de raad van toezicht tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. 3. Indien de raad van toezicht dit nodig acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen van de Dienst en van externe adviseurs. Dit geschiedt altijd in overleg met het bestuur. Artikel 5 Informatievoorziening aan Minister Tussen de minister en de raad van toezicht worden afspraken over de informatievoorziening vastgesteld in een informatiestatuut als bedoeld in artikel 31 van de wet. Artikel 6 Bevoegdheden 1. Ten aanzien van de navolgende onderwerpen kan door het bestuur slechts worden besloten na instemming door de raad van toezicht: - de jaarstukken; - het Meerjarenbeleidsplan, de begroting en het tarievenvoorstel; - beslissingen als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de wet, te weten a besluiten met betrekking tot de reglementen, bedoeld in de artikelen 9, 16 en 17 van de wet, en belangrijke reorganisaties, en b. beslissingen tot het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening als bedoeld in artikel 7, derde lid, tweede zin, van de ministeriële regeling; - nevenfuncties van een bestuurslid, zoals bedoeld in artikel 13 van de Kaderwet. 2. De raad van toezicht geeft een verklaring van geen bedenkingen af bij de bedrijfsvoerings-aspecten genoemd in artikel 7, eerste lid, van de ministeriële regeling. 3. De raad van toezicht stelt een profielschets op bij vacatures in het bestuur, selecteert kandidaten, doet een concept voordracht en een niet bindende voordracht aan de minister, als bedoeld in artikel 3 van de beleidsregels. De raad van toezicht voert overeenkomstig artikel 4 van de beleidsregels overleg met de minister bij herbenoeming van bestuursleden. Artikel 7 Commissies 1. De raad van toezicht beslist zelf omtrent de instelling van een commissie, de samenstelling, de werkwijze en de opheffing ervan. 2. De werkwijze wordt vastgelegd in een reglement dat wordt gepubliceerd op de website. Paragraaf 3 Vergaderingen Artikel 8 Aanwezigen bij vergaderingen 1. De raad van toezicht vergadert in aanwezigheid van het bestuur. Wanneer nodig kan de raad van toezicht apart vergaderen. 2. De voorzitter raad van toezicht is aanwezig bij het bestuurlijk overleg van het bestuur met de minister en de secretaris-generaal van het ministerie. 25 juni / 6

3 3. Eenmaal per jaar vindt overleg plaats tussen de raad van toezicht en de Ondernemingsraad van de Dienst, in aanwezigheid van het bestuur. Artikel 9 Openbaarheid en vergaderstukken 1. De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar. 2. De oproeping voor de vergadering geschiedt schriftelijk door middel van een agenda met bijbehorende stukken. Van het ter besloten vergadering besprokene worden door de secretaris notulen gemaakt die bij de volgende vergadering door de raad van toezicht worden vastgesteld. 3. De raad van toezicht vergadert tenminste vier keer per jaar. Indien tenminste vier van de vijf leden aanwezig zijn, kunnen ook punten worden behandeld die niet van te voren waren geagendeerd. Artikel 10 Besluiten in vergadering 1. Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem. 2. De raad van toezicht neemt zijn besluiten bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarbij ten minste de helft van het aantal in functie zijnde leden van de raad van toezicht aanwezig is. 3. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. 4. De voorzitter en de overige leden van de raad van toezicht onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloeden aanverwanten tot de derde graad besloten, persoonlijk aangaan. Artikel 11 Besluiten buiten de vergadering 1. De raad van toezicht kan in dringende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter, ook buiten vergadering besluiten nemen. De voorzitter bepaalt in die gevallen nader de wijze waarop het besluit wordt genomen. 2. Van een buiten vergadering genomen schriftelijk besluit wordt door de voorzitter mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering van de raad van toezicht. De op dat besluit betrekking hebbende schriftelijke stukken worden gevoegd bij de agenda van die vergadering. Paragraaf 4 bezoldiging Deskundigheid, samenstelling, onafhankelijkheid benoeming en Artikel 12 Profiel en samenstelling 1. Per vacature stelt de raad van toezicht een profielschets vast. 2. Elk lid van de raad van toezicht dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. 3. In de raad van toezicht zijn de volgende deskundigheden vertegenwoordigd: politiekbestuurlijke, juridische, arbeidsrechtelijke, financiële, ICT en Europese/internationale deskundigheid. 4. Het lid met het aandachtsgebied arbeidsrechtelijke zaken is vanuit de raad van toezicht de contactpersoon voor de Ondernemingsraad. 25 juni / 6

4 5. Bij een vacature of (her)benoeming van leden van de raad van toezicht, worden de in de beleidsregel opgenomen procedures gevolgd. Artikel 13 Onafhankelijkheid Alle leden van de raad van toezicht zijn onafhankelijk in de zin dat de volgende afhankelijkheidscriteria niet op hen van toepassing zijn: - in de vijf jaar voorgaande aan de benoeming was het lid werknemer of bestuurslid van de Dienst ; - het lid was in het jaar voorafgaande aan de benoeming ambtenaar of politiek ambtsdrager van het ministerie waaronder de Dienst ressorteert; - het lid was in het jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie van de Dienst, waaronder ook verstaan dient te worden een adviseurschap van de Dienst; - het lid is bestuurslid/directeur van een onderneming,organisatie of instelling waarin een bestuurslid/directeur van de Dienst waarop hij toezicht houdt, lid van de raad van toezicht is. Artikel 14 Rooster van aftreden Het rooster is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Dienst. Artikel 15 Bezoldiging 1. De minister stelt bij benoeming de hoogte van de jaarlijkse bezoldiging van de voorzitter en de leden van de raad van toezicht vast. 2. De bezoldiging wordt ten laste gebracht van de Dienst. Vergoeding van onkosten en reiskosten vindt plaats door middel van declaratie bij de secretaris op basis van werkelijk gemaakte kosten. 3. Het verslag van de raad van toezicht in het jaarverslag van de Dienst vermeldt in ieder geval de hoogte van de beloningen van de leden van de raad van toezicht. Artikel 16 Einde lidmaatschap en tussentijds aftreden 1. Een lid van de raad van toezicht treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de raad van toezicht geboden is. 2. Indien leden frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van toezicht, worden zij daarop aangesproken. 3. De aan- en afwezigheid wordt in het jaarverslag vermeld. 4. Het lidmaatschap van de raad van toezicht eindigt door het verstrijken van de benoemingstermijn, door overlijden of door het verlies van de vrije beschikking over het eigen vermogen. Artikel 17 Governance 1. De raad van toezicht bespreekt een keer per jaar in afwezigheid van het bestuur zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. 2. Van het houden van de bespreking binnen de raad van toezicht wordt verslag gedaan in het jaarlijks verslag van de raad van toezicht. 25 juni / 6

5 3. De raad van toezicht bepreekt een keer per jaar in afwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als dat van de individuele bestuurders en de mogelijke conclusies die hieraan verbonden moeten worden. Van het houden van de bespreking binnen de raad van toezicht wordt verslag gedaan in het jaarlijks verslag van de raad van toezicht. Artikel 18 Jaarverslaglegging Het jaarverslag van de Dienst bevat een verslag van de raad van toezicht. Hierin doet de raad van toezicht verslag van zijn werkzaamheden in het boekjaar. Artikel 19 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op het tijdstip waarop het door de minister wordt goedgekeurd. Het reglement wordt gepubliceerd op de website van de Dienst. Bij verschillen tussen de wet, de ministeriële regeling, de beleidsregels, de Code Goed Bestuur en dit reglement gaan resp. de wet, de ministeriële regeling en de beleidsregels voor. Het reglement gaat voor de Code goed Bestuur. Bijlage Artikel 6 van het reglement verwijst naar onderstaand artikel 7 van de ministeriële regeling (staatscourant 2012 nr ,18 december 2012). Artikel 7 Invulling van artikel 13, eerste lid, van de wet juncto artikel 32 van de Kaderwet 1. De Dienst behoeft de voorafgaande instemming van de minister voor: a.het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon; b.het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen waarvan de waarde een bedrag van 10 miljoen euro overschrijdt; c.het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen waarvan de waarde een bedrag van 10 miljoen euro overschrijdt; d.het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot huur, verhuur of pacht van registergoederen waarvan de huur of pacht een bedrag van jaarlijks 10 miljoen euro overschrijdt; e.het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening indien deze afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk een bedrag van 10 miljoen euro overschrijden; f.het aangaan van overeenkomsten waarbij de Dienst zich verbindt tot zekerheidstelling met inbegrip van zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij de Dienst zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt; g.het vormen van andere fondsen en reserveringen dan de egalisatiereserve, bedoeld in artikel 33 van de Kaderwet; 25 juni / 6

6 h.het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling. 2. Indien de Dienst een beslissing wil nemen als bedoeld in het eerste lid, onderdelen b, c, d en e, waarvan de bedragen, genoemd in het eerste lid, niet overschreden worden maar waarvan de waarde meer bedraagt dan 5 miljoen euro, informeert de Dienst de minister over de beslissing. 3. De Dienst legt een voorgenomen beslissing als bedoeld in het eerste lid niet voor dan nadat de raad van toezicht heeft verklaard tegen die beslissing geen bedenkingen te hebben. De Dienst behoeft de voorafgaande instemming van de raad van toezicht voor het aangaan van kredietover-eenkomsten en van overeenkomsten van geldlening, indien deze een bedrag afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk van 2,5 miljoen euro overschrijden. 4. Voor zover de in het eerste lid genoemde voornemens zijn opgenomen in de begroting, bedoeld in artikel 26 van de Kaderwet, hoeven deze niet afzonderlijk ter instemming aan de minister te worden voorgelegd. 25 juni / 6