gemeente Haarlemmermeer Gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude Raadsvoorstel 2018.0079033 onderwerp Aanpassing van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Portefeuillehouder Onno Hoes steller Y.J. Hopman Collegevergadering 18 december 2018 Raadsvergadering 1. Samenvatting Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat het mogelijk is dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn woning kan laten vervoeren naar een zakelijke afspraak, vervolgens naar het raadhuis en, indien nodig, aan het eind van de dag naar zijn woning. Ook willen we het mogelijk maken dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn woning kan doen ophalen om naar het raadhuis te gaan indien aan het eind van de dag een zakelijke afspraak staat gepland en de wethouder zich na die zakelijke afspraak met de dienstauto laat thuisbrengen. Daarnaast wordt van deze gelegenheid gebruik gemaakt om in de toelichting op de Verordening een tekstgedeelte te schrappen. Deze tekst betreft verouderde criteria voor gebruik van de dienstauto voor nevenfuncties. Deze criteria zijn niet meer in deze vorm opgenomen in de gedragscode voor het college. Wat gaan we daarvoor doen? Wij passen de verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 aan, alsmede de toelichting op de verordening. Wat mag het kosten? Het aanpassen van de verordening kan tot een extra gebruik van de dienstauto dan wel inhuur van vervoer leiden. Echter het college wordt gevraagd met terughoudendheid gebruik te maken van deze reismogelijkheid. De kosten kunnen derhalve binnen het geraamde budget (programma Bestuur, Samenleving en Publiekscontact, beleidsdoel A) worden opgevangen. De ontwikkeling van de uitgaven voor vervoer van het college wordt via de reguliere financiële verslagleggingsdocumenten gemonitord. Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? Het voorstel heeft geen relatie met de MRA. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016.
Onderwerp Aanpassing van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Volgvel 2 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? De totstandkoming en uitvoering van de aangepaste regeling noodzaakt niet tot periodiek informeren van de raad. Wat betekent dit voor de herindeling Haarlemmermeer - Haarlemmerliede en Spaarnwoude? (preventief toezicht/beleidsharmonisatie) De beslispunten van dit voorstel vallen niet onder het preventief toezicht in het kader van de samenvoeging, omdat met de financiële gevolgen rekening is gehouden in de programmabegroting. Beleidsharmonisatie is niet van toepassing. 2. Voorstel Op grond van het voorgaande besluit het college de raad voor te stellen om: 1. de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 te wijzigen in die zin dat aan artikel 4, eerste lid de volgende zinsnede wordt toegevoegd: met dien verstande dat de wethouder voor dienstreizen met een afstand die in 30 minuten van de woning van de wethouder met de auto is te overbruggen een eigen vervoermiddel gebruikt ; 2. de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 te wijzigen in die zin dat aan artikel 4, tweede lid een onderdeel c wordt toegevoegd, luidende: c. voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling. ; 3. in de toelichting op te nemen dat de wethouders met terughoudendheid gebruik maken van de mogelijkheid om met de dienstauto dan wel ter beschikking gesteld vervoer van de woning naar plaats van tewerkstelling en vice versa te reizen; 4. in de toelichting op artikel 4 de verwijzing naar de criteria voor nevenfuncties te schrappen. 3. Uitwerking Wat willen we bereiken? We willen een aanpassing van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 waardoor het mogelijk wordt dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn/haar woning laat vervoeren naar een zakelijke afspraak, vervolgens naar het raadhuis en, indien nodig, aan het eind van de dag naar zijn/haar woning. Ook willen we het mogelijk maken dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn/haar woning kan doen ophalen om naar het raadhuis te gaan indien aan het eind van de dag een zakelijke afspraak staat gepland en de wethouder zich na die zakelijke afspraak met de dienstauto laat thuisbrengen. De wethouder dient van deze mogelijkheid met terughoudendheid gebruik te maken. In dit kader past het principe dat wethouders voor zakelijke ritten met een afstand die in 30 minuten vanaf de woning van de wethouder is te overbruggen, de eigen auto gebruiken. Daarnaast wordt van deze gelegenheid gebruik gemaakt om in de toelichting op de Verordening een tekstgedeelte te schrappen. Deze tekst betreft verouderde criteria voor gebruik van de dienstauto voor nevenfuncties. Deze criteria zijn niet meer in deze vorm opgenomen in de gedragscode voor B&W. Wat gaan we daarvoor doen? Wij passen de verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 aan, alsmede de toelichting op de verordening.
Onderwerp Aanpassing van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Volgvel 3 Wat mag het kosten? Het aanpassen van de verordening kan tot een extra gebruik van de dienstauto dan wel inhuur van vervoer leiden. Echter het college wordt gevraagd met terughoudendheid gebruik te maken van deze reismogelijkheid. De kosten kunnen derhalve binnen het geraamde budget (programma Bestuur, Samenleving en Publiekscontact, beleidsdoel A) worden opgevangen. De ontwikkeling van de uitgaven voor vervoer van het college wordt via de reguliere financiële verslagleggingsdocumenten gemonitord. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? De totstandkoming en uitvoering van de aangepaste regeling noodzaakt niet tot periodiek informeren van de raad. Overige relevante informatie Van de met de dienstauto dan wel beschikbaar vervoer gemaakte ritten dient een sluitende rittenadministratie te worden bijgehouden van alle gemaakte ritten. Het vervoer tussen de woning en plaats van tewerkstelling is fiscaal gezien geen privé rit. Ritten ten behoeve van een ambtshalve nevenfunctie zijn voor de fiscus zakelijk. Een ambtshalve nevenfunctie is een functie die bij beëindiging van het wethouderschap automatisch eindigt. Indien er naar aanleiding van het gebruik van de dienstauto vragen rijzen zal de gemeentesecretaris het gesprek met de betrokken wethouder (moeten) aangaan. Het besluit tot wijziging van de Verordening zal op grond van artikel 98 Gemeentewet aan Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Holland worden gezonden. Het besluit wordt gepubliceerd op www.officielebekendmakinqen.nl. Tevens wordt de wijziging opgenomen inde database van de Centrale Voorziening decentrale Regelgeving (CVDR) op www.overheid.nl. De wijziging wordt na besluitvorming in de gemeenteraad verwerkt in het via Intranet beschikbare systeem rechtspositie Ambtelijk Personeel (RAP), Politieke Ambtsdragers. 4. Ondertekening Huidige Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016. Oude en nieuwe tekst artikel 4 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016. Oude en nieuwe tekst toelichting op artikel 4 van de Verordening.
Huidige artikel 4 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Artikel 4 Dienstauto 1. De wethouder kan voor reizen ten behoeve van de gemeente gebruik maken van een dienstauto met of zonder chauffeur. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de gemeente ingehuurde auto. 2. Reizen ten behoeve van de gemeente zijn: a. reizen in de uitoefening van het wethouderschap, hieronder worden tevens begrepen reizen naar aanleiding van een uitnodiging, verblijf of werkbezoek welke de instemming heeft van het college; b. reizen ten behoeve van een nevenfunctie, welke voldoet aan een van de criteria zoals vastgelegd in de gedragscode B&W Haarlemmermeer; 3. Indien de wethouder voor reizen ten behoeve van in het tweede lid bedoelde nevenfuncties gebruik maakt van de gemeentelijke dienstauto en daarvoor van een derde ook een vergoeding van reiskosten ontvangt, wordt die vergoeding in de gemeentelijke kas gestort. 4. Indien aan de wethouder een dienstauto ter beschikking is gesteld en hij voor het gebruik van deze dienstauto loon- en inkomstenbelasting is verschuldigd, kan het college van burgemeester en wethouders bepalen dat deze belastingheffing door de gemeente aan de wethouder wordt vergoed. De vergoeding betreft ten hoogste de gebruteerde verschuldigde loon- en inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto. Nieuw artikel 4 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Artikel 4 Dienstauto 1. De wethouder kan voor reizen ten behoeve van de gemeente gebruik maken van een dienstauto met of zonder chauffeur, met dien verstande dat de wethouder voor dienstreizen met een afstand die in 30 minuten van de woning van de wethouder met de auto is te overbruggen een eigen vervoermiddel gebruikt. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de gemeente ingehuurde auto. 2. Reizen ten behoeve van de gemeente zijn: a. reizen in de uitoefening van het wethouderschap, hieronder worden tevens begrepen reizen naar aanleiding van een uitnodiging, verblijf of werkbezoek welke de instemming heeft van het college; b. reizen ten behoeve van een nevenfunctie, welke voldoet aan een van de criteria zoals vastgelegd in de gedragscode B&W Haarlemmermeer; c. reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling. 3. Indien de wethouder voor reizen ten behoeve van in het tweede lid bedoelde nevenfuncties gebruik maakt van de gemeentelijke dienstauto en daarvoor van een derde ook een vergoeding van reiskosten ontvangt, wordt die vergoeding in de gemeentelijke kas gestort. 4. Indien aan de wethouder een dienstauto ter beschikking is gesteld en hij voor het gebruik van deze dienstauto loon- en inkomstenbelasting is verschuldigd, kan het college van burgemeester en wethouders bepalen dat deze belastingheffing door de gemeente aan de wethouder wordt vergoed. De vergoeding betreft ten hoogste de gebruteerde verschuldigde loon- en inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto.
Oude toelichting artikel 4 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Artikel 4 Dienstauto Begin 2009 zijn het Rechtspositiebesluit commissarissen van de Koning, het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, het Rechtspositiebesluit burgemeesters en het Rechtspositiebesluit wethouders gewijzigd. De aanpassing gaf een rechtsbasis voor een vergoeding ten laste van het Rijk aan commissarissen der Koningin en burgemeesters voor de door hen verschuldigde inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto of beschikbaar gestelde auto voor niet ambtsgebonden nevenfuncties. Voor Provincies en Gemeenten is met deze wijziging van de rechtspositiebesluiten de mogelijkheid geopend om te besluiten of zij hun bestuurders een dergelijke compensatie willen bieden. In artikel 23a van het Rechtspositiebesluit wethouders is de bevoegdheid tot toekenning van een vergoeding voor aan een wethouder voor het gebruik van de dienstauto opgelegde loon- en inkomstenbelasting, neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders. De Belastingdienst heeft omstreeks 2008 bij een aantal provincies en gemeenten naheffingen opgelegd voor het gebruik van de dienstauto anders dan uit hoofde van het ambt (nevenfuncties niet qualitate qua). Ook bij de gemeente Haarlemmermeer heeft dit geleid tot een naheffing in 2008 over de jaren 2002 tot en met 2007 ter grootte van 82.957,--. Gemiddeld derhalve een bedrag van 11.851,-- per jaar. Aanleiding voor de naheffing was het ontbreken van een sluitende rittenadministratie waaruit bleek dat de dienstauto alleen was ingezet voor zakelijke doeleinden. Maximaal 500 kilometer mag in dat geval privé zijn, hetgeen aangetoond moet worden door een sluitende rittenadministratie. Inmiddels wordt nauwgezet het gebruik van de dienstauto (doel, kilometers en gebruiker) bijgehouden. De Belastingdienst hanteert een zeer strikte definitie van het al dan niet ambtsgebonden gebruik van de dienstauto. Naast kilometers voor de uitoefening van de functie van wethouder kunnen uitsluitend de kilometers voor ambtsgebonden nevenfuncties als zakelijk worden aangemerkt. Ambtsgebonden nevenfuncties vloeien voort uit het ambt. Van een ambtsgebonden is in elk geval sprake als de ambtsdrager zich er niet aan kan onttrekken en de functie moet worden beëindigd als het ambt niet meer wordt uitgeoefend. Of met de nevenfunctie een maatschappelijk of algemeen belang is gediend, is fiscaal bezien geen criterium voor het begrip ambtsgebonden nevenfunctie. Ook is het fiscaal niet relevant of door het college en/of gemeenteraad toestemming is gegeven voor het vervullen van de nevenfunctie en het gebruik van de dienstauto voor dat doel. In de Gedragscode Integriteit voor B&W Haarlemmermeer zijn criteria gesteld waaraan een nevenfunctie moet voldoen wil sprake zijn van qualitate qua functie. Deze criteria luiden in ieder geval als volgt: 1. Aanbeveling, voordracht, keuze of benoeming geschiedt door de raad of burgemeester en wethouders. 2. Het betreft een functie in een orgaan waarin de gemeente deelneemt of waarvan zij deel uitmaakt. 3. Er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie wordt vervuld door een gemeentebestuurder. 4. Men is benoemd vanuit een andere qualitate qua nevenfunctie.
Om te voorkomen dat hier een discrepantie ontstaan met de definitie van de Belastingdienst is in artikel 4 van de verordening expliciet opgenomen de bevoegdheid die het college reeds op grond van artikel 23a Rechtspositiebesluit wethouders heeft.
Nieuwe toelichting artikel 4 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Artikel 4 Dienstauto Begin 2009 zijn het Rechtspositiebesluit commissarissen van de Koning, het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, het Rechtspositiebesluit burgemeesters en het Rechtspositiebesluit wethouders gewijzigd. De aanpassing gaf een rechtsbasis voor een vergoeding ten laste van het Rijk aan commissarissen der Koningin en burgemeesters voor de door hen verschuldigde inkomstenbelasting voor het gebruik van de dienstauto of beschikbaar gestelde auto voor niet ambtsgebonden nevenfuncties. Voor Provincies en Gemeenten is met deze wijziging van de rechtspositiebesluiten de mogelijkheid geopend om te besluiten of zij hun bestuurders een dergelijke compensatie willen bieden. In artikel 23a van het Rechtspositiebesluit wethouders is de bevoegdheid tot toekenning van een vergoeding voor aan een wethouder voor het gebruik van de dienstauto opgelegde loon- en inkomstenbelasting, neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders. De Belastingdienst heeft omstreeks 2008 bij een aantal provincies en gemeenten naheffingen opgelegd voor het gebruik van de dienstauto anders dan uit hoofde van het ambt (nevenfuncties niet qualitate qua). Ook bij de gemeente Haarlemmermeer heeft dit geleid tot een naheffing in 2008 over de jaren 2002 tot en met 2007 ter grootte van 82.957,--. Gemiddeld derhalve een bedrag van 11.851,-- per jaar. Aanleiding voor de naheffing was het ontbreken van een sluitende rittenadministratie waaruit bleek dat de dienstauto alleen was ingezet voor zakelijke doeleinden. Maximaal 500 kilometer mag in dat geval privé zijn, hetgeen aangetoond moet worden door een sluitende rittenadministratie. Inmiddels wordt nauwgezet het gebruik van de dienstauto (doel, kilometers en gebruiker) bijgehouden. De Belastingdienst hanteert een zeer strikte definitie van het al dan niet ambtsgebonden gebruik van de dienstauto. Naast kilometers voor de uitoefening van de functie van wethouder kunnen uitsluitend de kilometers voor ambtsgebonden nevenfuncties als zakelijk worden aangemerkt. Ambtsgebonden nevenfuncties vloeien voort uit het ambt. Van een ambtsgebonden is in elk geval sprake als de ambtsdrager zich er niet aan kan onttrekken en de functie moet worden beëindigd als het ambt niet meer wordt uitgeoefend. Of met de nevenfunctie een maatschappelijk of algemeen belang is gediend, is fiscaal bezien geen criterium voor het begrip ambtsgebonden nevenfunctie. Ook is het fiscaal niet relevant of door het college en/of gemeenteraad toestemming is gegeven voor het vervullen van de nevenfunctie en het gebruik van de dienstauto voor dat doel. Het is mogelijk de dienstauto ook in te zetten voor reizen tussen de woning van de wethouder en plaats van tewerkstelling. Deze mogelijkheid is in de Verordening opgenomen zodat het mogelijk is dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn woning laat vervoeren naar een zakelijke afspraak, vervolgens naar het raadhuis en, indien nodig, aan het eind van de dag naar zijn woning. Ook is het hierdoor mogelijk maken dat de wethouder zich met de dienstauto vanaf zijn woning kan doen ophalen om naar het raadhuis te gaan indien aan het eind van de dag een zakelijke afspraak staat gepland en de wethouder zich na die zakelijke afspraak met de dienstauto laat thuisbrengen. Wethouders maken met terughoudendheid gebruik van de mogelijk om met de dienstauto dan wel ter beschikking gesteld vervoer van de woning naar plaats van tewerkstelling en vice versa te reizen. Voorts zal de wethouder voor dienstritten die vanaf de woning van de wethouder binnen 30 minuten zijn te bereiken in principe de eigen auto gebruiken. De ANWB-routeplanner biedt houvast voor het bepalen of de afstand in 30 minuten is te overbruggen.
Indien er vragen rijzen over het gebruik van de dienstauto dan wel het ter beschikking gestelde vervoer is het de gemeentesecretaris die daarover met de betrokken wethouders het gesprek aan gaat.