op opmerkingen/vragen Archiefcommissie op de GSD (17 juni 2013) De opmerkingen/vragen zijn ingedeeld conform de hoofdindeling van de GSD, te weten deel I en deel II. De vraag onder Algemeen heeft geen betrekking op een specifiek aspect van de GSD. Algemeen Wie beheert NATO archief (zoek contact met De Rijke) NATO archief valt niet onder de werking van de GSD. Voor NAVO-documenten gelden aparte regels, deze zijn aan het regime van de Nederlandse wetgeving onttrokken. Selectie en vernietiging van NATO archiefstukken gebeurt aan de hand van NATO-regelgeving, de NATO heeft eigen selectielijsten. Deel I TOELICHTING Pagina/ paragraaf Pag. 12 Paragraaf 2 Hydrografie, en niet loodswezen Vanaf begin jaren 80 van de vorige eeuw is het loodswezen geen taak meer van Defensie. Loodswezen is als voorbeeld van taakveld IV geschrapt uit de inleiding. waarom in de inleiding ook info over voor 1976, terwijl het document voor archief na 1976 bedoeld is? In hoofdstuk 2 wordt ook informatie over de jaren voor 1976 gegeven, omdat de GSD vanaf 1945 geldig is en deze selectielijst dus ook gebruikt mag worden voor de selectie en vernietiging van archiefstukken uit de periode 1945 tot 1976. Er moet dan, volgens de wet, ook informatie over de taak en organisatie over die periode worden verteld. Zie ook paragraaf 1.2, reikwijdte. Deel II CATEGORIEËN VAN TE BEWAREN EN TE VERNIETIGEN ARCHIEFBESCHEIDEN Nummer 1.3 en 1.4 Nieuwe fora benoemen? Geldt dit ook voor Veiligheidsraad, Auditcomité etc. In toelichting beschrijven. 1.3 verwoording overleggen. Op pagina 25-26 staat een recent lijstje beraden vermeld. Hoe gaan we met de stukken en verslagen van deze beraden om? Geldt ook voor het Auditcomité, de Veiligheidsraad etc. De nieuwe fora die met de reorganisatie van 2013 zijn ingesteld zijn beschreven in de inleiding, zie pagina 25-26. De Veiligheidsraad en het Auditcomité zijn opgeheven (zie p. 26 GSD). Het Departementaal Beraad functioneert periodiek ook als Veiligheidsraad en Auditcomité. In de toelichting bij 1.3 is de volgende aanvulling opgenomen: Hieronder ook: 1
Beraden gericht op besluitvorming: het STAFOVERLEG, het COMITÉ BELEID, PLAN & BEGROTING (C-BPB), het BELEIDSBERAAD DEFENSIE (BBD) en het ALLOCATIEBERAAD DEFENSIE (ABD); Beraden gericht op beleidsvorming: het POLITIEK BERAAD (PB) en het DEPARTEMENTAAL BERAAD (DB); Overlegfora: het BERAAD OPERATIONELE COMMANDANTEN (BOC), het BEDRIJFSVOERINGSOVERLEG DEFENSIE (BOD), de BESTUURSRAAD KONINKLIJKE MARECHAUSSEE en het OCHTENDBERAAD. 2.2 Vallen daar ook zaken onder als het opschorten van de dienstplicht, flexibel personeelssysteem. Het opschorten van dienstplicht, het flexibel personeelssysteem (FPS), Koser kaya (normalisering rechtspositie ambtenaren), diversiteit, zomaar enkele voorbeelden van zware personeelsonderwerpen die n.m.m. bewaard zouden moeten blijven gezien het belang, de doorwerking in de organisatie en samenleving etc. en dus niet thuishoren in deze. Tevens zijn er meteen enkele bijzondere gevallen te noteren: de eerste vrouwelijke generaal /vlieger etc. rolmodellen (homo, transgender, multicultureel etc) etc., de omgang van de krijgsmacht met Zien we trouwens de producten van het (defensie) arbeidsvoorwaarden proces (DAB) en het sociaal beleidskader wel als voorbeelden bij deze? Beide onderwerpen zijn niet Defensiespecifiek. Het opschorten van de dienstplicht en de invoer van een ander personeelssysteem heeft direct impact op het beleid waarvoor het ministerie van Defensie is ingesteld. Dit is een nieuwe beleidslijn en valt onder 2.1 en wordt dus bewaard. De nadere uitwerking van dit nieuwe beleid valt onder 2.2. De genoemde bijzondere gevallen vallen gedeeltelijk onder 2.2 en zouden in principe moeten worden vernietigd. Echter, bij selectie kunnen deze bijzondere stukken worden bewaard. Deze mogelijkheid om bijzondere gevallen te bewaren is ook expliciet genoemd in de GSD. In paragraaf 3.3 wordt gemeld dat stukken betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang kunnen worden bewaard. Hier is ook een rol weggelegd voor de Archiefcommissie Defensie. De Archiefcommissie kan voorstellen doen voor een heroverweging van een reeds genomen selectiebeslissing. 3.1 Vallen ook alle beleidsregels hieronder? Waar vallen MOU s etc onder? MP moet weg Of vallen hier alleen internationale verdragen, wetten (bijvoorbeeld militaire ambtenarenwet, veteranenwet) en algemene maatregelen van bestuur (AMAR, BARD, IBM, VBD, VVHO) en ministeriele regelingen hieronder? Waar vallen de Rules of Engagement (ROE), Memorandum of Understanding (MOU), Status of Forces Agreement (SOFA) onder? (in ieder geval bewaren!) Een beleidsregel is geen Algemeen verbindend voorschrift (AVV) en geeft aan hoe een bepaalde bevoegdheid zal worden uitgevoerd. De regels zijn een soort richtlijnen ten behoeve van het scheppen van duidelijkheid. Daarom worden beleidsregels beschouwd als interne richtlijnen en vallen daarmee onder 2.2. In de toelichting bij 2.2 wordt opgenomen dat hieronder ook beleidsregels vallen. 2
Een Memorandum of Understanding (MOU) is een meer informele overeenkomst dan een verdrag en wordt veel gebruikt bij samenwerking tussen krijgsmachten. Het is dus een internationale overeenkomst en wordt geplaatst bij internationale verdragen. De toelichting bij 3.1 is als volgt aangepast: MP is verwijderd. Toegevoegd is:!! Internationale verdragen en overeenkomsten. Hieronder bijvoorbeeld: Status of Forces Agreement (SOFA) en Memorandum of Understanding (MOU)!! Wetten, algemene maatregelen etc. Rules of Engagement (ROE) zijn regels voor militaire eenheden waarin het gebruik van geweld tijdens operaties geregeld is. De ROE s behoren dus bij een operatie en vallen onder 10.1.2.4.1 (het zorgdragen voor en deelnemen aan militaire operaties). De toelichting bij 10.1.2.4.1 is aangepast:!! Hieronder ook Rules of Engagement (ROE) 4.1. V7 na goedkeuring begroting is te kort als het over het functioneren van de Minister gaat. Voorbereiding van de begroting B Deze waardering is gelijk aan de standaard waardering in het Generieke Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) waarop de GSD is gebaseerd. In het GWR, vastgesteld door de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO), is bepaald dat alle eindproducten uit de begrotingscyclus (incl. start-, ijk- en verantwoordingsdocumenten) door het ministerie van Financiën bewaard worden. De departementen vernietigen de documenten (voorbereiding begroting) na 7 jaar. Ook het NA heeft hiermee ingestemd. In de toelichting is opgenomen: Het Ministerie van Financiën bewaart alle eindproducten uit de begrotingscyclus inclusief start- ijk- en verantwoordingsdocumenten. Het aanleverend departement vernietigt. 5.1.1. V5 te lang Willen we echt alle concepten van publieksvoorlichting (nieuwsberichten, video s etc) 5 jaar bewaren? Lijkt me zwaar aangezet? Deze waardering is gelijk aan de standaard waardering in het Generieke Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR). Er is geen zwaarwegende reden om af te wijken van deze standaard, die interdepartementaal is afgesproken. Bij waarderingen die interdepartementaal zijn afgesproken geldt de regel: pas toe, of leg uit. 6.2 Waarom wijkt de termijn van een individueel dossier bij de IGK (V75) af van het personeelsdossier (V 100 of V 7) of medisch dossier (V80 plus diverse uitzonderingen)? 3
De bewaartermijn voor individuele bemiddeling dossiers van de IGK is tot stand gekomen in overleg met de IGK. Er is geen reden daarvan af te wijken. 9.1.4 Te veel verschillende termijnen. V1? Rond de medische dossiers zijn er veel verschillende termijnen naast de generieke V na 80 jaar na geboortejaar, 10 (overlijden betrokkene, hoe krijgen we deze gegevens door?), 1 (niet relevante gegevens, aan de hand van welk kader vindt deze beoordeling dan plaats?),15 (rontgenfoto s), 30 jaar (keuringen van radiologische werkers, apart geregistreerd?), voor arbo (V 40), en schadeclaims (9.6.1.3 (V 75): kan dit niet generieker (naar V 80?) Deze termijnen zijn tot stand gekomen in overleg met de Hoogste Medische Autoriteit (HMA). De termijn van V 1 jaar na overdracht aan SSA is op verzoek van de HMA toegevoegd. Er is een beperkte lijst opgesteld waarin op documentniveau is aangegeven welke documenten onder deze bewaartermijn vallen. 9.1.6.1 V40 naar V80, zoals bij de medische dossiers De bewaartermijn is gebaseerd op de bepaling in het Arbeidsomstandighedenbesluit dat dergelijke documenten tenminste 40 jaar bewaard moeten blijven. Onder deze vallen geen individuele dossiers. Individuele dossiers vallen onder 9.1.4 (geneeskundig behandelen, beoordelen, onderzoeken en/of begeleiden van defensiepersoneel) of 9.1.5 (uitvoeren keuringen). Een verlenging van de bewaartermijn tot V 80 jaar is dan ook niet nodig. 9.1.7.1 en 9.1.7.2 Niet te ingewikkeld maken, V80 van maken. Geldt ook voor 9.1.6.1 Dit onderscheid is niet op voorhand te maken (denk aan PTSS), niet uitsplitsen? (V 80). Deze uitsplitsing is gemaakt op uitdrukkelijk verzoek van en in overleg met Bedrijfs Maatschappelijk Werk. Onder 9.1.7.2 vallen dossiers van militairen die na uitzending psychosociale en medische begeleiding (nazorg) krijgen. Van deze begeleiding worden dossiers gevormd, die 80 jaar jaar bewaard moeten blijven. Alle andere, niet uitzending gerelateerde dossiers worden vijf jaar bewaard. 9.1.9.1 Wat valt eronder, niet helemaal duidelijk. Scheidslijn met 9.1.9.2 niet heel duidelijk. In toelichting nader verklaren. Waar zitten de besluitvormingsstukken? Onder 9.1.9.1 vallen alle onderscheidingen, eretekenen en medailles, die niet genoemd worden in de toelichting bij 9.1.9.2. Categorie 9.1.9.1 bestaat uit 3 elementen: 1. Besluiten over ingediende decoratievoorstellen, uitgezonderd inzake dapperheidsonderscheidingen, welke vallen onder 9.1.9.2 2. Voordracht tot benoeming in een ridderorde 3. Toekennen van niet-koninklijke onderscheidingen, eretekenen en medailles voor langdurige dienst en Campaignmedals Ter verduidelijking is in de toelichting bij 9.1.9.1 de volgende tekst opgenomen.!! Hieronder vallen alle onderscheidingen, eretekenen en medailles, die 4
niet genoemd worden in de toelichting bij 9.1.9.2. De besluitvormingsstukken liggen bij de verlenende instantie. Besluiten over decoratievoorstellen + toekennen van niet-koninklijke onderscheidingen etc. worden bewaard door de afdeling Decoratiebeleid & Toekenning onderscheidingen van de Hoofddirectie Personeel. Besluiten over onderscheidingen verleend bij Koninklijk Besluit worden bewaard bij het Kabinet des Konings. 9.2 DVD inventariseert verontreinigingen (zoals asbest). 9.2.1 V10 jaar na afsluiten dossier te kort, i.v.m asbest etc Risico laag, of moet dat hoog zijn? 9.2.4 Zie 9.2.1. bijvoorbeeld lekkende pijpleidingen Een dossier zal over het algemeen pas worden afgesloten na afstoting of afbraak van het object. De waardering van 9.2.1 is gewijzigd in V 10 jaar. Wel wordt in paragraaf 1.4 Leeswijzer in de GSD de volgende passage over het ingaan van een bewaartermijn opgenomen: Een bewaartermijn gaat in nadat een dossier is afgesloten. Het afsluiten van dossiers is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsvoering. Overdracht van dossiers aan het semi-statisch archief van Defensie impliceert dat de betreffende dossiers zijn afgesloten. De bedrijfsvoering is verantwoordelijk dat, bijvoorbeeld, dossiers inzake inspectie, keuring, beproeving en modificaties aan militair materieel aan het semi-statisch archief worden overgedragen na uitfaseren van het betreffende materieel en dossiers inzake onderhoud- en bouwwerkzaamheden aan gebouwen na afstoting of sloop van de betreffende gebouwen. 9.4.1 V20 jaar verhogen naar V50 jaar (reden: bij de inhuldiging van koning WA was er geen informatie meer over hoe e.e.a. uitgevoerd was bij Beatrix. Alles moest opnieuw uitgevonden worden. De bewaartermijn van V 20 jaar wordt niet verhoogd naar V 50 jaar op grond van een incident/uitzondering. Het overgrote deel van dossiers over ceremoniële en protocollaire aangelegenheden heeft geen belang bij een zo lange bewaartermijn. Bij selectie worden bijzondere stukken (uitzonderingen, incidenten) bewaard. Deze mogelijkheid om bijzondere gevallen te bewaren is ook expliciet genoemd in de GSD. In paragraaf 3.3 in de GSD wordt genoemd gemeld dat stukken betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang kunnen worden bewaard. Verder kan de Archiefcommissie voorstellen om documenten van bepaalde ceremoniële en protocollaire aangelegenheden, zoals begrafenissen leden Koninklijk Huis en inauguratie koning, uit te zonderen van vernietiging. 9.6.1.1. tot en met 9.6.1.3 Kijk naar de termijnen. Komen vreemd over. De waarderingen van de ën 9.6.1.1 t/m 9.6.1.3 zijn afgestemd met (het Dienstencentrum) Juridische Dienstverlening. Hoe groter het risico voor de bedrijfsvoering in verband met claims, des te langer de bewaartermijn. 10.1 In de toelichting moet het woord militair eruit 5
Het voorbeeld Het ontwikkelen en inzetten van militaire capaciteit wordt verwijderd. De neerslag van dit proces valt niet onder 10.1, maar onder respectievelijk onder 10.1.1 (ontwikkelen) en 10.1.2 (inzetten). 10.1.1.2.2. Wat is belangrijk? (>25Meuro) Belangrijk militair materieel zijn strategische materieelprojecten van meer dan 25 miljoen euro en materieelprojecten die onder dit bedrag liggen, maar als politiek gevoelig zijn aangemerkt. Een overzicht van de strategische materieelprojecten is opgenomen in het Materieelprojectenoverzicht (MPO), dat jaarlijks op Prinsjesdag aan de Tweede Kamer wordt aangeboden. Dit wordt toegevoegd aan de toelichting bij 10.1.1.2.2. 10.1.1.3 Toevoegen: na uitfaseren materieel. Dit i.v.m. aansprakelijkheid Moet dit niet hoog risico zijn? 10.1.1.5.2 Toevoegen: na uitfaseren materieel. Dit i.v.m. aansprakelijkheid Moet dit niet hoog zijn (Spijkers)? Het risico wordt niet gebaseerd op een op grond van een incident/uitzondering. Het overgrote deel van dossiers heeft een laag risico. De waardering van deze blijft onmgewijzigd. Wel wordt in paragraaf 1.4 Leeswijzer in de GSD de volgende passage over het ingaan van een bewaartermijn opgenomen: Een bewaartermijn gaat in nadat een dossier is afgesloten. Het afsluiten van dossiers is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsvoering. Overdracht van dossiers aan het semi-statisch archief van Defensie impliceert dat de betreffende dossiers zijn afgesloten. De bedrijfsvoering is verantwoordelijk dat, bijvoorbeeld, dossiers inzake inspectie, keuring, beproeving en modificaties aan militair materieel aan het semi-statisch archief worden overgedragen nà uitfaseren van het betreffende materieel en dossiers inzake onderhoud- en bouwwerkzaamheden aan gebouwen na afstoting of sloop van de betreffende gebouwen. 10.1.1.7.2 Thuisfrontinfodagen: alles of een deel van de info? Nu wel zwaar aangezet Missiegerelateerd? Thuisfrontdagen worden georganiseerd voor het thuisfront van militairen die zijn uitgezonden. Thuisfrontdagen zijn dus missiegerelateerd. Alleen de eindproducten worden bewaard. De rest moet na 1 jaar vernietigd worden ( 10.1.1.7.1). In de toelichting van 10.1.1.7.2 is de term producten vervangen door eindproducten. 10.1.2.1.2 V10 jaar is te kort. De scheidslijn tussen oefeningen en operaties wordt steeds kleiner, sommige oefeningen zijn eigenlijk operaties. Kijk ook naar nationale inzet, wordt steeds belangrijker. Langer bewaren. Onderscheid oefening en missie vervaagd. Contact met De Rijke zoeken voor afstemming Afgestemd met DOPS. De formulering van de processen 10.1.2.1.3, 10.1.2.4.1 en 10.1.2.4.2 is aangepast. In deze processen wordt niet langer over militaire 6
operaties gesproken, maar enkel over operaties. Het bijvoeglijk naamwoord militaire is in deze processen geschrapt. 10.1.2.1.4 Waarom B? Is erg zwaar aangezet. Uitleg geven van de 5 in B5 Vaststellen van cursussen en opleidingen (B 5): van alle cursussen en opleidingen? Dit zijn er duizenden! Wel heel zwaar aangezet. Of alleen de diploma s (onderdeel personeelsdossiers, V 100)? Of curriculum voor basis en loopbaanopleidingen? Houdt er rekening mee dat de basisopleidingen steeds meer voortbouwen op civiele opleidingen (zoals Veiligheid en Vakmanschap, Mbo) en extern gecertificeerd zijn (zoals KMA/KIM). Geen beeld bij blijvend bewaren. Het gaat hier de curricula van cursussen en opleidingen die door Defensie zelf zijn ontwikkeld. De waardering B5 betekent dat de waardering B is gebaseerd op het algemene selectiecriterium 5 (processen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt), Uitleg is opgenomen in de tabel in paragraaf 1.4. 10.1.2.2.2. Niet bewaren want KNMI heeft gegevens De 10.1.2.2.2 is gewaardeerd met V 10 jaar. De gegevens worden dus ook niet bewaard. 10.1.2.3.1 Voorstel: B De waardering van 10.1.2.3.1 is afgestemd met de Dienst der Hydrografie. De eindproducten ( 10.1.2.3.3) zijn gewaardeerd met een B. 10.1.2.4.2 Welke stukken zitten hier achter, als het bijv. om namenlijsten gaat, is de termijn te kort. Alles wat onder de hoofdtaken gaat, bewaren? bedoelen we hier (ook) de militairen die zijn ingedeeld in de uitzendorganisatie en bezoekers mee of anderszins Het gaat hier niet om de militairen, die zijn ingedeeld in de uitzendorganisatie. Met personele ondersteuning wordt onder andere bedoeld het inhuren van lokale personen voor catering en schoonmaak, telecommunicatie, ICT/IV, beveiliging en bevoorrading. De tekst van 10.1.2.4.2 wordt als volgt aangepast: Het leveren van algemene personele, materiële en logistieke ondersteuning aan operaties. In de toelichting wordt de volgende tekst opgenomen: Hieronder onder meer: onderhouden en repareren van civiel en militair materieel; het opzetten en beheren van medische en humanitaire hulpvoorzieningen; transport van zieken en gewonden en medische en humanitaire hulpgoederen. Producten zijn bijvoorbeeld: - zgn. CADI (kantinedienst) bestellijsten; - bestellijsten voor voedsel, drank; - bestellingen voor papier (toilet-, kopieer-); - overzichten van benodigd materiaal; - verbruikslijsten van divers materiaal; - bestellijsten storingsvoorraad; 7
- verzoeken voor een warm wateraansluiting voor verpleegkundige hospitalen. 12.1 en 12.2 Geen onderscheid maken, alles B De waarderingen van de ën 12.1 en 12.2 zijn de default waarderingen zoals opgenomen in het GWR. De neerslag (processtukken en correspondentie) van deze wordt bewaard door de rechtbank waar de procedure wordt gevoerd. Het Nationaal Archief vindt het niet nodig dat ook de neerslag van het betreffende departement wordt bewaard. De waardering van 12.2 blijft V 10 jaar. Uiteraard is het altijd mogelijk om in zeer bijzondere gevallen op grond van artikel 5e van het Archiefbesluit 1995 een uitzondering te maken. De Archiefcommissie kan in dat geval een voorstel hiervoor doen. 8