ACCOUNTANTSVERSLAG 2014

»12» 8-11 2-05-1 5 ACCOUNTANTSVERSLAG 2014 GR Bestuursdienst Ommen- Hardenberg 8 mei 2015 2015 BDO IBDO

VERTROUWELIJK Aan het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bestuursdienst Ommen-Hardenberg t.a.v. mevrouw L. Dennenberg Chevalleraustraat 2 Postbus 100 7730 AC Ommen Groningen, 8 mei 2015 Kenmerk: RHB/DvdM/1041448/007 Accountantsverslag 2014 Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (hierna: GR BOH ). Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2014. Met dit verslag willen wij u zo goed mogelijk informeren en ondersteunen in de uitoefening van uw kaderstellende en controlerende taak. De onderwerpen, die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2014. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de organisatie en op 15 april 2015 in concept besproken met het lid van het dagelijks bestuur, de heer D.T. Prinsse. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het dagelijks bestuur. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de GR BOH bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. Pagina 2 2015 BDO IBDO

I INHOUDSOPGAVE 1. Strekking controleverklaring en bevindingen 2. Resultaat en weerstandsvermogen 3. Belangrijkste bevindingen 2014 4. Top 3 aandachtspunten 2015 Bijlagen: 1. Opmerkingen in relatie tot onze controle vrijdag 8 mei 2015 Pagina 3 <D 2015 BDO IBPO

1. Strekking controleverklaring vrijdag 8 mei 2015 Pagina 4 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen De controieverklaring Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Bestuursdienst Ommen- Hardenberg een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid en een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid. De jaarrekening is getrouw Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2014 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor Provincies en Gemeenten. Wij verstrekken een controleverklaring met beperking inzake rechtmatigheid Een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid betekent dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2014 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen en in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving. De beperking richt zich specifiek op het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels. Jaarverslag verenigbaar Ingevolge artikel 213 lid 3 ond er d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. vrijdag 8 mei 2015 Pagina 5 O 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Ongecorrigeerde verschillen Post/omschrijving van de toelichting Fouten (in euro's) Onzekerheden (in Verwijzing euro's) Getrouwheid Geen getrouwheidsfouten geconstateerd Rechtmatigheid Niet naleven inkoop- en aanbestedingsbelei d Totaal Materialiteit (1% voor fouten / 3 % voor onzekerheden) Performance materialiteit (65% van de materialiteit) 805.0000 Zie belangrijkste bevindingen 2014 805.000 485.000 1.455.000 315.000 945.000 I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 6 2015 BDO IBDO

I 2. Resultaat en weerstandsvermogen vrijdag 8 mei 2015 Pagina 7 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Resultaat 2014: 3,4 miljoen ten opzichte van begroting Resultaat 2014 Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2014 bedraagt 3,4 miljoen voordelig ten opzichte van de gewijzigde begroting. Dit is een afwijking van ongeveer 7% van de begrote lasten en valt ruim boven de door ons gehanteerde signaleringsgrens van 2-3 % van de be grote lasten. Het resultaat 2014 kan als volgt worden weergegeven; Resultaat Bedragen x fl.000 Programma Dienstverlening Res ultaat voor bes temming Mutaties in reserves Resultaat na bes temming Primitieve begroting Begroting hb Re9u taau0l4 Werkeljik 491 115 115-115 -2.563-2.563-883 -3.446 2.678 2.678 768 3.446 Daarbij valt ons op dat in het resultaat 2014 zowel de lasten als de baten aanzienlijk afwijken van de primitieve en gewijzigde begrotingen. Relatief veel afwijkingen. Het voorspellend vermogen moet verbeterd worden De belangrijkste afwijkingen op de producten zijn opgenomen in de jaarrekening: (pagina 45) Voordeel teamkostenplaatsen ; 2,0 miljoen Algemeen : 1,2 miljoen Overige : 0,2 miljoen Uit de toelichting op de programmarekening blijkt op allerlei producten en kostenplaatsen voor- en nadelen. Een voorbeeld hiervan is dat het voordeel op teamkostenplaatsen wordt veroorzaakt door diverse meevallers, zoals te hoog geraamde loonsom (CAO), meevallers in het frictiebudget, niet ingezette vacatureruimte, etc. van 2,8 miljoen. Daartegenover staan ook nog een aantal tegenvallers, waaronder inhuur derden van 1,7 miljoen. Strakkere procedure begroti ngsbeheer Uit de toelichting op de programmarekening blijkt naar onze mening dat het voorspellend vermogen van de GR B OH nog verder verbeterd moet worden. Wij adviseren het Algemeen Bestuur een nadere analyse te verrichten naar de oorzaken van de verschillende afwijkingen op de kostenplaatsen. ^ vrijdag 8 mei 2015 Pagina 8 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Resultaat BOH pas een jaar later verwerkt bij gemeenten Ons advies; deze systematiek evalueren Onze rol i.r.t. weerstandsvermogen Resultaat 2014 (vervolg) Het resultaat van de GR BO H is dit jaar aanzienlijk, maar komt niet tot uitdrukking in de jaarrekeningen 2014 van de afzonderlijke gemeenten Ommen en Hardenberg. Door de systematiek van het verwerken van resultaten/bijdragen tussen GR BO H en de gemeenten en door de timing en (formele) procedures van de jaarrekening van GR BOH, wordt het resultaat van GR BO H pas een jaar later verwerkt bij de gemeenten. Dit is overigens verslaggevingstechnisch wel toegestaan en ook conform voorgaand jaar. Vanuit een oogpunt van transparantie en informatievoorziening richting de Raad, zou het naar onze mening echter de voorkeur genieten dat het resultaat van GR BO H nog in hetzelfde boekjaar bij de gemeenten wordt verwerkt. Dat zien wij ook bij andere samenwerkende partijen (waarbij twee gemeenten zo direct en nauw betrokken zijn) vaak gebeuren. Wij geven GR BO H in overweging om deze systematiek het komend jaar te evalueren. Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen De analyse van het weerstandsvermogen is een onderdeel van het jaarverslag (paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing). Vanuit onze controlerende rol hoeven wij alleen vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening. Omdat de omvang en inschatting van het weerstandsvermogen voor de continuïteit en toekomst van GR BO H van groot belang is, besteden wij (vanuit onze natuurlijke adviesfunctie) in dit accountantsverslag hier uitgebreid aandacht aan. Geen weerstandsvermogen in de GR BOH Weerstandsvermogen ultimo 2014 De paragraaf weerstandsvermogen van GR BO H is zeer beperkt. De hoofdlijn is de dat GR BO H geen w eerstandsvermogen heeft en alle risico's binnen GR BOH moete n worden opgevangen door de gemeenten Ommen en Hardenberg. Het vormen van een buffer / weerstandsvermogen in GR B OH is in principe een beleidskeuze van het Algemeen Bestuur. Indien er tegenvallers ontstaan, zullen beide gemeenten, op basis van de wet, moeten opdraaien voor de tekorten. Vanuit dat oogpunt is weerstandsvermogen niet noodzakelijk. Wij adviseren het Algemeen Bestuur, desondanks, een (beperkte) buffer / reserve op te nemen in de jaarrekening van GR BOH. Onze er varing leert dat een (beperkte) buffer operationeel gezien praktisch is. Het is dan wel te adviseren deze te onderbouwen vanuit de risico's op afwijkingen in de exploitatie. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 9 2015 BDO IBDO

I 3. Belangrijkste bevindingen 2014 vrijdag 8 mei 2015 Pagina 10 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Inleiding 3.11nleidins In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controle. 3.2 Niet naleven inkoop- en aanbestedingsbeleid leidt tot onrechtmatigheid In onze managementletter hebben wij aandacht gevraagd voor het risico op onrechtmatigheden in het inkoop- en aanbestedingsproces. Bij de interim-controle bleek namelijk dat onvoldoende onderbouwingen aanwezig waren voor de toets op de naleving van het Europees aanbestedingsbeleid. Daarbij hebben wij geadviseerd er nadrukkelijk op toe te zien dat de inkoper wordt geraadpleegd voordat tot inkoop wordt overgegaan. Niet naleven Europese aanbestedingsregel leidt tot fout van 805.000 Wij adviseren het College zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen. Naar aanleiding hiervan heeft een uitgebreide dossiercontrole plaatsgevonden op alle uitgaven groter dan 50.000. Dit is een vrij intensief traject geweest, waarbij veel onderbouwingen en verklaringen achteraf nog moesten worden gereproduceerd. Hierbij is geconstateerd dat in zes inkoopdossiers een onrechtmatige aanbesteding is geconstateerd met een totaalbedrag van 805.000. De fout heeft enerzijds betrekking op de aanbesteding van energie en anderzijds op meerdere adviesdiensten / inhuur van derden. Daarbij is onze indruk dat de dossiers niet toe te rekenen zijn aan een afdeling of budgethouder, maar verdeeld zijn over vrijwel alle afdelingen in de organisatie. Bovenstaande fout wegen wij mee in onze controle en heeft tot gevolg dat GR B OH een controleverklaring met beperking krijgt. De geconstateerde fout is namelijk hoger dan onze zogenaamde performance materialiteit ( 315.000 ofwel 0,65 % van de lasten). Deze performance materialiteit hebben wij geschat op 65% van de wettelijke materialiteit, om daarmee in onze controleaanpak en oordeel ruimte te houden voor mogelijke onontdekte fouten. Wij adviseren het bestuur van GR BO H de bevindingen te evalueren en zo snel mogelijk maatregelen te treffen om deze onrechtmatigheden te voorkomen. Daarbij moet worden beseft dat het, vanwege de invoering van de maatregelen in april 2015, nog denkbaar is dat voor de jaarrekening 2015 ook nog een onrechtmatigheid aanwezig zal zijn. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 11 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Overschrijdingen tijdig melden bij het Algemeen Bestuur 3.3 Besrotinssrechtmatisheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door het Algemeen Bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de goedgekeurde begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het Algemeen Bestuur, zodat het Algemeen Bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota van de commissie BBV (voo rheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten). Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegenomen in ons oordeel. Essentieel is dat het Algemeen Bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijding die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het Algemeen Bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door ons niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Op productniveau verschillende overschrijdingen Daarnaast moeten wij in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het Dagelijks Bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde te stellen. Uw organisatie heeft op productniveau verschillende kostenoverschrijdingen. De geconstateerde overschrijdingen worden op de volgende pagina nader toegelicht. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 12 O 2015 BDO IBDO

Aandachtspunten Bijlagen Overschrijdingen per programma Cluster Bedrag(X Onrechtmatigheid Onrechtmatigheid 1.000) telt wel mee telt niet mee Toelichting Geen Overschrijdingen zijn voldoende toegelicht in de jaarrekening WNT op een juiste wijze toegelicht Binnen de programma's zijn een aantal overschrijdingen geweest, echter worden deze op programmaniveau gecompenseerd met onderschrijdingen. De diverse producten welke binnen de programma's afwijkingen kennen worden voldoende toegelicht in de toelichting van het programma van baten en lasten. 3.4 Wet Normering fiezo/diging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De WNT is op 1 januari 2013 in werking getreden. Dit betekent dat GR BOH in haar jaarrekening de bezoldigingen van haar topfunctionarissen dient te vermelden. Voor GR BOH worden de functies van algemeen directeuren en de leden van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur aangewezen als topfunctionaris. In de jaarrekening van GR BO H voldoet de toelichting omtrent de WNT aan de daaraan te stellen vereisten. In 2014 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Afschrijvingssystematiek kan worden verbeterd 3.5 Toepassing afschrijvingssystematiek Bij de controle van de activa hebben wij geconstateerd dat de afschrijvingen voor kleinere activa ingaan bij de toekenning van de kredieten. Hierdoor begint u feitelijk te vroeg met afschrijven. De aanvang van de afschrijvingstermijn dient feitelijk plaats te vinden indien de activa in gebruik wordt genomen. Uit besprekingen met u hebben wij begrepen dat vanaf het boekjaar 2015 deze systematiek zal worden toegepast. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 13 2015BDO IBPO

I 4. Top 3 aandachtspunten voor 2015 vrijdag 8 mei 2015 Pagina 14 2015 BDO IBDO

Bevindingen Bijlagen Inleiding Top 3 aandachtspunten: 1. Voorspelbaarheid begroting 2. Naleving inkoop- en aanbestedingsregels 3. Invoering Vpb-plicht Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen weergegeven. Daarnaast willen wij vanuit onze natuurlijke adviesfunctie de volgende top 3 van aan dachtspunten voor het komende jaar 2015 benoemen. Top 3 aandachtspunten: 1. Voorspelbaarheid begroting Omdat in de jaarrekening 2014 een aanzienlijke afwijking ten opzichte van de begroting is geconstateerd, is het van belang de voorspelbaarheid van de begroting in 2015 te vergroten. 2. Naleving inkoop- een aanbestedingsregels Voor dit aandachtspunt en onze aanbevelingen verwijzen wij naar dit accountantsverslag. 3. Invoering Vpb-plicht overheidsbedrilven per 1 januari 2016 Vanaf 1 januari 2016 zijn overheidsbedrijven Vpb-plichtig. Dit betekent dat op 1 januari 2016 ook een fiscale balans gereed moet zijn en dat de administratie dusdanig is ingericht dat inzicht wordt verkregen in de stromen die voor de bepaling van de Vpb-plicht van belang zijn. De GR BOH is druk bezig om de voorbereidingen op de Vpb-plicht te treffen. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 15 2015 BDO IBDO

I Bijlage 1: Opmerkingen in relatie tot onze controle vrijdag 8 mei 2015 Pagina 16 2015BDO IBDO

Controleverklaring Weerstandsvermogen Bevindingen Aandachtspunten Opmerkingen in relatie tot onze controle Opdracht en reikwijdte Wij zijn onafhankelijk De jaarrekening is opgesteld op basis van continuïteit De schattingen van het Dagelijks Bestuur zijn aanvaardbaar Opdracht Het Algemeen Bestuur heeft ons op 5 december 2014 opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2014 van GR BOH. Voor een uitleg van de opdracht en reikwijdte verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat wij hebben voldaan aan deze eisen. Dit geldt ook voor de (nieuwe) Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid. Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De belangrijkste wijzigingen uit de ViO betreffen: Het (her)overwegen van het verstrekken van aanvullende diensten naast de controleopdracht. Nadere toetsing van ontvangen of verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid van 100 of hoger. Verbod op sponsoring van een cliënt ten behoeve van naamsbekendheid. Een gelijke behandeling van (de beoordeling van) onafhankelijkheidsaspecten voor zowel controleopdrachten als andere assurancediensten. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de gemeenschappelijke regeling als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. Als de omstandigheden zodanig zijn dat duurzame voortzetting onmogelijk is, dan kan niet van dit continuïteitsbeginsel worden uitgegaan. In dat geval worden de activa en passiva tegen liquidatiewaarde opgenomen. De inschatting of een duurzame voortzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het dagelijks bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar. Schattinsen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het Dagelijks Bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Wij hebben geen andere bevindingen dan opgenomen in dit accountantsverstag. I vrijdag 8 mei 2015 Pagina 17 2015 BDO IBDO

Controleverklaring Weerstandsvermogen Bevindingen Aandachtspunten Opmerkingen in relatie tot onze controle Wij hebben geen aanwijzingen voor materiële fraudes Geen bevindingen inzake de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking Fraude Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning en uitvoering van de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico's en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de gemeenschappelijke regeling. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Betrouwbaarheid geautomatiseerde gegevensverwerking Ingevolge artikel 2:393, lid 4 BW, dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatisehngsorganisatie van de onderneming uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. vrijdag 8 mei 2015 Pagina 18 2015 BDO IBDO