Sponsorbeleid Juni 2017
Inhoudsopgave Voorwoord...3 Historie:...4 Organisatie:...4 Visie...5 Doelstellingen sponsoring...5 Doelgroep...6 Stappenplan...6 Sponsormogelijkheden...7 Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 2
Voorwoord Sponsoring; een bijdrage aan de lokale samenleving VV Rockanje dankt een deel van haar bestaan aan sponsoren. Sponsorgelden zijn nodig om de trainingsbenodigdheden op niveau te kunnen houden. Hierbij moet worden gedacht aan materialen, kleding en trainingsbenodigdheden. Ook cursussen voor trainers en leiders en faciliteiten rondom de begeleiding van teams worden bekostigd van sponsorgeld. Daarnaast worden ze gebruikt om evenementen mogelijk te maken, die de vereniging aantrekkelijker maken. Na de wedstrijd staat Studio Sport niet klaar met een cameraploeg voor interviews bij het sponsorbord. Bij Rockanje gaat sponsoring dan ook veel meer om betrokkenheid bij de club en haar sociale rol. Binnen het dorp, de gemeente en de regio. VV Rockanje wil een optimale band creëren tussen de club en haar sponsoren. Een band die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en wederzijds nut. De relatie tussen club en sponsor moet voor beide partijen een doel invullen en voldoening geven. De vereniging neemt in het sociale leven van veel gezinnen in Rockanje een belangrijke rol in. Sponsoring draagt om die reden bij aan de sportieve ontwikkeling van de lokale jeugd. Hierdoor hebben sponsoren met recht een duurzame impact op de samenleving in Rockanje. De sfeer die bij VV Rockanje heerst, kan leiden tot relaties voor de lange termijn. Zo kunnen de vereniging en haar sponsoren samen bouwen aan de toekomst van VV Rockanje en haar sponsoren! Wij willen er alles aan doen om onze sponsoren de aandacht te geven die zij verdienen. Binnen de club en daarbuiten. Om dit optimaal te doen en duidelijkheid te verschaffen voor alle betrokkenen, is dit beleid vastgesteld. Daarbij een sponsorplan waarin alle mogelijkheden staan uitgeschreven, inclusief de routing van de leden die het tot uitvoering gaan brengen. Dit maakt het aantrekkelijker om in te stappen en aan boord te blijven. Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 3
Historie: Voetbalvereniging Rockanje is opgericht op 28 november 1930. De vereniging is en blijft gehuisvest op sportpark de Drenkeling. De club is één van de twee voetbalverenigingen in de gemeente Westvoorne. Deze gemeente bestaat uit de woonkernen Oostvoorne, Rockanje en Tinte. De gemeente Westvoorne telt in januari 2015 ongeveer 13.971 inwoners en de tendens is een vergrijzing van de bevolking en weinig nieuwbouw. De club bestaat uit jeugdleden, een op prestatie gerichte seniorenselectie en meerdere senioren elftallen op de zaterdag. Een levendig en vast team organiseert veel evenementen en activiteiten rondom trainingen en wedstrijden, waardoor VV Rockanje een aantrekkelijke vereniging is. Sfeer en het creëren van de mogelijkheid voor iedereen om in een fijne omgeving te sporten tenminste van even groot belang als de prestatie. Organisatie: Het bestuur van VV Rockanje bestaat uit: Voorzitter Secretaris (o.a. postadres en ledenadministratie): Penningmeester (o.a. financiële zaken en contributie-inning): Wedstrijdsecretaris senioren (o.a. wedstrijdzaken): Sponsorcommissie: Kantinebeheer: Beheer (o.a. onderhoud kantine, terrein): Jeugdvoorzitter: Bestuurslid Algemeen: Om alle sponsorzaken beter te structureren en de lasten te verlichten is een sponsorcommissie in het leven geroepen, bestaande uit: - Werving van nieuwe sponsoren: Heeft een commerciële en enthousiaste houding en spreekt potentiële sponsoren aan over de mogelijkheden. - Contractbeheerder: De contractbeheerder factureert, archiveert en controleert de contracten. Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 4
Mediacoördinator: Schakelt de juiste partijen in om de afspraken met de sponsor na te komen. Monitort ook de afspraken en de contacten met bestaande en lopende sponsoren. Visie Waar staat Rockanje voor De voetbalvereniging Rockanje wil een aantrekkelijke vereniging blijven in en voor de gemeente Westvoorne. Plezier staat voorop waar aan het prestatieve niet voorbij gegaan wordt. We vinden het belangrijk om een herkenbare plaats in te nemen binnen gemeente Westvoorne. We zijn een club waar iedereen welkom is. Van de kleinste talentjes die rondrennen bij de mini s tot aan de ereleden en natuurlijk de vele gasten die we wekelijks begroeten. Als we in vijf woorden willen aangeven wat we als club belangrijk vinden, dan komen we uit op het onderstaande rijtje: Plezier; Respect; Eerlijkheid; Betrokkenheid; Sportiviteit. Het doel van de vereniging is dan ook om de voorwaarden te scheppen waarin het voor iedereen mogelijk is om haar of zijn talenten om te kunnen zetten in prestaties die bij hem of haar passen en in de voetbalomgeving waarin iedereen zich thuis voelt. Doelstellingen sponsoring Met sponsorgelden kunnen diverse voorzieningen getroffen worden om ieder lid de faciliteiten te bieden om te voetballen. Onder deze faciliteiten vallen trainingsmaterialen, trainers, tenues en activiteiten. Om dit te kunnen waarborgen, hebben we de volgende doelstelling vastgesteld: Zoveel mogelijk bestaande sponsoren behouden en het aantal uitbreiden met nieuwe sponsoren. Uiteindelijk zal in 2020 50% meer aan sponsorinkomsten binnengehaald gaan worden t.o.v. in 2010. Om extra inkomsten te generen, komt er een Club van 50. Hierbij wordt jaarlijks een bestemming bedacht voor de opbrengsten die ten goeden komt aan de leden. Aangezien het hier om een kleinere bijdrage gaat, is het voor iedereen (ook particulieren) aantrekkelijk om een bijdrage over te maken. In ruil hiervoor krijgen de leden van de Club van 50 zeggenschap in de bestemming voor de opbrengsten. Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 5
Doelgroep Sponsoren van de VV Rockanje dragen de vereniging een warm hart toe. Ze identificeren zich met de waarden en normen van de vereniging en voelen zich betrokken. Sponsoring van de VV Rockanje levert niet direct een grote lading publiciteit, maar een stukje goodwill binnen de gemeente Westvoorne. Vooral de lokale middenstand zal dit als voornaamste reden zijn. Daarnaast is er betrokkenheid van spelers en/of hun ouders die de vereniging willen ondersteunen door middel van sponsoring door hun bedrijf of het bedrijf waarbij ze werkzaam zijn. Wat betreft de Club van 50: hiervoor komt ieder lid in aanmerking. Stappenplan Bestaande sponsoren worden in kaart gebracht. Hierbij wordt gearchiveerd wie wat gesponsord heeft, wat de waarde van de sponsoring is en wanneer de overeenkomst afloopt. Een maand voor het einde van deze overeenkomst wordt door de contractbeheerder contact opgenomen met de sponsor om te informeren of er interesse is voor verlenging van het contract. Afhankelijk van de inhoud van het huidige contract wordt bekeken of die nog actueel is, anders worden de opties voorgelegd. Deze opties staan in het sponsorplan. Hierin staan de voornaamste feiten over de vereniging en een korte toelichting over de bestemmingen van de sponsorgelden. De wervers benaderen potentiële nieuwe sponsoren. Indien een bedrijf of particulier zijn of haar interesse kenbaar maakt bij de vereniging wordt de werver ingeschakeld. Die zal contact opnemen met de betreffende persoon en de diverse opties toelichten die in het sponsorplan zijn opgenomen. Hierin staan ook de bedragen, zodat het voor zowel de werver als de potentiële sponsor duidelijk is wat hij kan afspreken. Indien wordt besloten de vereniging te willen sponsoren, zal de werver alle gegevens doorspelen naar de contractbeheerder, die alle afspraken zal vastleggen in een sponsorovereenkomst. Nadat die door beide partijen is ondertekend, wordt het contract gearchiveerd zodat tegen het einde van de looptijd contact kan worden opgenomen met de sponsor om te informeren of het contract verlengd mag worden al dan niet met aanpassingen. Voor alle vormen van sponsoring wordt een overeenkomst opgesteld, zodat de vereniging het overzicht kan houden op alle geldstromen. Er is een aparte rekening waarop sponsorgelden gestort kunnen worden. Zo blijft inzichtelijk hoeveel gelden er zijn en is de administratie eenvoudiger te controleren door de contractbeheerder. Tevens is er een contractregister om bij te houden waarin de contracten met bedragen en looptijden worden vastgelegd. Dan is er een continue overzicht van de lopende contracten en de afloop zodat tijdig actie kan worden genomen. Nadat de overeenkomst is getekend en verwerkt, zal de mediacoördinator de benodigde kanalen inschakelen om de gemaakte afspraken na te komen. Hij neemt contact op met de sponsor voor eventueel benodigde digitale bestanden en zorgt ervoor dat die juist worden verwerkt: Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 6
De mediacoördinator ziet erop toe dat alles juist en op tijd wordt geleverd en maakt hiervan foto s voor de sponsor en wanneer gewenst met de sponsor. De tenues worden na levering afgeleverd bij het juiste team. Dit wordt na elk seizoen ingeleverd bij de hoofdverantwoordelijke bij de jeugd en senioren die controleert of alles nog intact en compleet is. Sponsormogelijkheden Hieronder volgt een overzicht van de sponsormogelijkheden en de kosten die daaraan verbonden zijn. Dit zal 1 op 1 terug te vinden zijn in het sponsorplan dat wordt aangeboden aan geïnteresseerden. Sponsor wedstrijdbal plus 200,00 1* Sponsor wedstrijdbal (vermelding op website en kantine-tv. Naam afroepen bij wedstrijd en vermelding in het wedstrijdverslag wat ook op de website staat) Advertentie op de Kantine-TV Continu vermelding op website Subsponsor 350.00 1* Sponsor van de week (vermelding op website en kantine-tv. Naam afroepen bij wedstrijd en vermelding in het wedstrijdverslag wat ook op de website staat) Advertentie op Kantine-TV Continu vermelding op website als subsponsor. Subsponsor 500,00 2* Sponsor van de week (vermelding op website en kantine-tv. Naam afroepen bij wedstrijd en vermelding in het wedstrijdverslag wat ook op de website staat) Advertentie op Kantine-TV Continu vermelding op website als subsponsor Vlag langs het hoofdveld Subsponsor 1000 2* Sponsor van de week (vermelding op website en kantine-tv. Naam afroepen bij wedstrijd en vermelding in het wedstrijdverslag wat ook op de website staat) Advertentie op Kantine-TV Continu vermelding op website als subsponsor met link Vlag langs het hoofdveld. Reclamebord langs het hoofdveld Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 7
Hoofdsponsor vanaf 2000,00, bedrag in overleg ( 2jaar) 3* Sponsor van de week (vermelding op website en kantine-tv. Naam afroepen bij wedstrijd en vermelding in het wedstrijdverslag wat ook op de website staat) Advertentie op Kantine-TV ( mag tussendoor worden aangepast) Continu vermelding op website als hoofdsponsor met link Vlag langs het hoofdveld. Naam op tenue en tassen 1 e elftal Losse sponsor onderdelen Reclamebord ( 100,00 per 3 meter) Wedstrijdbal ( 90,00) Advertentie Kantine-TV ( 100,00) Toernooisponsoring ( 200,00) Sportpark Drenkeling, Korteweg 10, 3235 CH Rockanje Tel. 0181-401895 8