Klokkenluiderregeling Antoni van Leeuwenhoek Vastgesteld door de Raad van Bestuur na instemming OR d.d. 10 juli 2018 (RvB besluit 18.112). Goedgekeurd door de Raad van Toezicht d.d. 6 maart 2018. 1. Algemeen en Doel Deze Klokkenluiderregeling, die door de Raad van Bestuur is goedgekeurd na instemming van de Ondernemingsraad en tevens door de Raad van Toezicht is goedgekeurd, biedt iedere medewerker van het Antoni van Leeuwenhoek de mogelijkheid om melding te doen van zijn of haar vermoeden van een misstand en deze te melden aan de daarvoor aangewezen persoon. De regeling beoogt een balans tussen het serieus behandelen van mogelijke misstanden en het voorkomen van schade door onterechte meldingen. Daarom dienen vermoedens van misstanden zoveel mogelijk eerst met de leidinggevende besproken te worden. Tevens beoogt de regeling de bescherming van de klokkenluider waarbij de wijze van melden in balans moet zijn met de ernst van de mogelijke misstanden. Die bescherming geldt niet bij strafbare feiten gepleegd door de klokkenluider. Indien klokkenluiders strafbare feiten begaan hebben, kunnen zij hiervoor strafrechtelijk worden vervolgd. Binnen het AVL dragen we er met elkaar zorg voor dat er een cultuur van elkaar aanspreken bestaat. Uitgangspunt is dus ook dat medewerkers misstanden in eerste instantie zoveel mogelijk aankaarten bij hun eigen leidinggevende. Daarnaast is er voorliggende regeling, zodat er altijd de mogelijkheid is om een misstand op de juiste plek en wijze aan te kaarten, bijvoorbeeld in gevallen waarin bespreken met de leidinggevende niet mogelijk is of als er niet of onvoldoende wordt gereageerd. Deze regeling vloeit voort uit de Zorgbrede Governancecode 2017 opgesteld door de Brancheorganisaties in de Zorg en de eisen die de CAO Ziekenhuizen stelt. 2. Begrippen In deze Klokkenluiderregeling worden de volgende begrippen gehanteerd. a. Melding van een (vermeende) misstand: Vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard. Dus misstanden waarbij de reputatie, integriteit en bedrijfsvoering van Antoni van Leeuwenhoek in het geding is. Te denken valt hierbij aan: een (dreigend) strafbaar feit (voorbeeld: opzettelijk/structureel fout declareren bij zorgverzekeraars of meewerken aan het betalen van valse facturen); een (dreigende) schending van wet- en regelgeving (voorbeeld: welbewust/structureel niet (of tegenhouden van het) melden van een datalek, geen METC toestemming vragen voor wetenschappelijk onderzoek); een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu (voorbeeld: welbewust/structureel onveilig/niet volgens voorschriften omgaan met actieve stralingsbronnen) een (dreiging van) (bewust) onjuist informeren van publieke organen (voorbeeld: bewust/structureel informatie achterhouden of onjuiste informatie aanleveren aan de IGJ of arbeidsinspectie); een (dreiging van) ernstige schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels (voorbeeld: welbewust/structureel niet melden van nevenwerkzaamheden die zouden kunnen leiden tot belangenverstrengeling); een (dreigende) verspilling van overheidsgeld (voorbeeld: subsidiegelden uitgeven aan daaraan niet bestemde doeleinden); (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten (voorbeeld: welbewust/structureel vernietigen van bewijsmateriaal);
een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten (voorbeeld: welbewust/structureel laten voortbestaan van een gevaarlijke situatie voor patiënten). Een misstand betreft niet een melding van een ongewenste intimiteit, persoonlijke klachten over het werk, arbeidsrechtelijke conflicten of persoonlijke gewetensbezwaren. Voor het melden van deze gedragingen moet de melder zich wenden tot de eigen leidinggevende, de Vertrouwenspersoon of de Klachtencommissie Personeel. b. Melder (klokkenluider) Een (ex-)medewerker die een (vermeende) misstand constateert en deze wil melden. c. Ontvanger Degene die een melding in ontvangst neemt. De ontvanger kan een leidinggevende, hogere verantwoordelijke of het meldpunt Misstanden zijn. d. Medewerker Degene die is aangesteld als medewerker op basis van dienstverband, overeenkomst van opdracht, detachering, of werkzaam is als stagiaire, vrijwilliger of gast in het Antoni van Leeuwenhoek of dit in het verleden is geweest. e. Raadsman Als raadsman kan optreden: ieder persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust. f. Meldpunt Misstanden Het Meldpunt wordt gevormd door een gerespecteerd staflid / onderzoeker die werkzaam was binnen het Antoni van Leeuwenhoek en na zijn pensionering bereid is deze rol op zich te nemen. Meldpunt Misstanden is het meldpunt voor (vermoedens van) misstanden voor medewerkers die een melding doen. Daarnaast is deze persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van onderzoek naar aanleiding van de melding. De voorzitter van de Klachtencommissie Personeel fungeert als achterwacht in geval het staflid/onderzoeker niet beschikbaar is, dan wel wanneer deze ruggespraak wil plegen. Het Meldpunt Misstanden wordt door de Raad van Bestuur benoemd - na advies van de Ondernemingsraad - voor een periode van vier jaar. Herbenoeming voor eenzelfde periode is mogelijk. g. Raad van Bestuur Degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) het bestuur van het Antoni van Leeuwenhoek h. Raad van Toezicht Degenen die zijn benoemd als lid van de Raad van Toezicht van het Antoni van Leeuwenhoek i. Huis voor Klokkenluiders Huis voor klokkenluiders als bedoeld in artikel 1 sub a van de Wet Huis voor Klokkenluiders. 3. Geheimhouding van betrokkenen Een ieder die betrokken is bij een melding van een (vermeende) misstand is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband daarmee (zoals de melding, het vooronderzoek en het onderzoek zelf) is toevertrouwd of bekend geworden (zie echter de artikel 11 Externe Melding en artikel 12 Externe Derde).
4. Bescherming van melders Melders die handelen overeenkomstig deze Klokkenluiderregeling kunnen hun melding doen zonder dat zij daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen of anderszins benadeeld worden in hun werksituatie. Represailles voor melders als gevolg van een oprechte melding worden beschouwd als een ernstige schending van deze Klokkenluiderregeling, in welk geval passende acties zullen worden ondernomen om de melder te beschermen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de represailles te sanctioneren. Medewerkers die menen naar aanleiding van een melding nadelige gevolgen te hebben ondervonden, worden verzocht dit zo snel mogelijk kenbaar te maken aan de clusterleiding dan wel de Raad van Bestuur. Daarnaast kan de melder, bij het vermoeden dat hij of zij benadeeld wordt, ook advies vragen bij het Huis voor Klokkenluiders. 5. Indienen van een melding Als de (ex-)werknemer de misstand niet kan of durft aan te kaarten bij zijn eigen leidinggevende, of het idee heeft dat met zijn of haar melding onvoldoende wordt gedaan, dan bestaat er de mogelijkheid om gebruik te maken van deze regeling. De volgende stappen kunnen dan worden ondernomen: 1. Een melding van een (vermeende) misstand dient te worden gedaan bij de Raad van Bestuur van het Antoni van Leeuwenhoek of het Meldpunt Misstanden. Indien de melding van een vermoeden van een misstand het functioneren en/of het handelen van de Raad van Bestuur betreft, dan dient de melder een melding te doen bij de Raad van Toezicht van het Antoni van Leeuwenhoek of het Meldpunt Misstanden. Indien de melding betrekking heeft op het meldpunt Misstanden wordt gemeld bij de Raad van Bestuur en neemt de Raad van Bestuur de rol van het meldpunt Misstanden over. 2. Het melden van een (vermeende) misstand gebeurt bij voorkeur schriftelijk, maar kan ook mondeling plaatsvinden. Bij mondelinge melding bij het Meldpunt Misstanden wordt de melding door het Meldpunt op schrift gesteld en door de melder voor akkoord ondertekend. 3. Een schriftelijke melding wordt door een melder ondertekend en bevat ten minste: de naam, adres en de functie van melder; de datum van de melding; een omschrijving van het (vermeende) misstand, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld dan wel een omschrijving van de (vermeende) misstand en de mogelijke daders en de correspondentie met leidinggevende of hoger leidinggevende indien deze aanwezig is. Op intra- en internet staan de adresgegevens van het Meldpunt Misstanden. 4. De melder kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. 5. De melder kan de raadsman of het Meldpunt Misstanden verzoeken zijn identiteit bij de Raad van Bestuur niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Als de identiteit niet bekend gemaakt wordt, wordt de bevestiging zoals bedoeld in artikel 7 lid 2 of het standpunt zoals bedoeld in artikel 8 lid 2 gestuurd naar de Raad van Bestuur of de raadsman bij wie de betrokkenen het vermoeden van een misstand heeft gemeld. Deze brengt vervolgens de betrokkene op de hoogte. Daarnaast kan de melder het verzoek doen om vertrouwelijk met de melding om te gaan. De organisatie is verplicht dit verzoek te honoreren. 6. Afhandeling door Raad van Bestuur of Raad van Toezicht 1. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht zijn bevoegd om een melding te onderzoeken en af te handelen en spreken hiertoe zo nodig met betrokkene(n). 2. De melder ontvangt binnen 4 weken bericht van het resultaat van de behandeling en de eventueel te ondernemen acties.
3. Bij constatering van (het vermoeden van) ernstige misstanden wordt de melding terstond overgedragen aan het Meldpunt Misstanden. 7. Meldpunt Misstanden: Vooronderzoek 1. Het Meldpunt Misstanden zal een voorlopig onderzoek uitvoeren, zodra hij/zij een melding van een (vermeende) misstand heeft ontvangen. 2. Het Meldpunt Misstanden bevestigt aan de melder in alle gevallen de ontvangst van de schriftelijk ingediende melding. 3. Het Meldpunt Misstanden zal een binnengekomen melding, na ontvangst van de (schriftelijke) melding, bespreken met degene(n) die de melding betreft (tenzij het karakter van de melding dit niet toelaat) en met de Raad van Bestuur of met de Raad van Toezicht als de Raad van Bestuur zelf onderwerp van de melding is. Als het Meldpunt Misstanden zelf onderwerp van de melding is zal het vooronderzoek worden verricht door een van de leden van de Raad van Bestuur. 4. Na een termijn van (uiterlijk) vier weken waarin vooronderzoek heeft plaatsgevonden, neemt het Meldpunt Misstanden een voorlopig besluit over de gegrondheid van de melding. Indien geen gronden voor verder onderzoek aanwezig zijn wordt dit teruggerapporteerd aan allen die in het vooronderzoek betrokken geweest zijn, aan de melder, en aan de Raad van Bestuur. 8. Onderzoek 1. Het Meldpunt Misstanden zal de melding, als het voorlopig onderzoek serieuze indicaties geeft voor mogelijke misstanden, rapporteren aan de Raad van Bestuur, of wanneer het de Raad van Bestuur betreft de Raad van Toezicht. In de rapportage worden de redenen voor verder onderzoek uiteengezet. Het Meldpunt Misstanden beslist hoe het onderzoek uitgevoerd dient te worden (externe onderzoekscommissie, interne onderzoekscommissie of gedeeltelijk interne/externe onderzoekscommissie), na raadpleging van de Raad van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht als de Raad van Bestuur onderdeel is van het onderzoek. 2. De melder zal eveneens na het vooronderzoek schriftelijk op de hoogte worden gesteld van de te nemen acties. 3. Het onderzoek en de afwikkeling van de melding dient te worden uitgevoerd door de onderzoekscommissie in een termijn van acht weken. Deze termijn kan worden verlengd met vier weken. De verlenging dient met redenen omkleed, schriftelijk te worden gecommuniceerd aan de melder en de Raad van Bestuur. 4. De melder ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek (en de uitkomst), tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. In alle gevallen wordt de Raad van Bestuur geïnformeerd indien de melder anders dan op eigen verzoek niet geïnformeerd wordt. Als er andere gronden zijn om de melder tijdens het onderzoek niet te informeren, dient dit schriftelijk met redenen omkleed, aan de melder te worden mede gedeeld. 5. De melder wordt op de hoogte gesteld van het uiteindelijke besluit van de Raad van Bestuur (inclusief de eventueel te ondernemen acties). 9. Advies onderzoekscommissie 1. De onderzoekscommissie, zoals beschreven in paragraaf 8 lid 1 en 3, beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies. 2. De onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan de Raad van Bestuur dan wel aan de Raad van Toezicht als het de Raad van Bestuur betreft binnen de in artikel 8 lid 3 genoemde termijnen. Daarna worden de bevindingen door de Raad van Bestuur teruggegeven aan de clusterleiding, dan wel door de Raad van Toezicht aan de Raad van Bestuur. 3. De onderzoekscommissie stelt de melder op de hoogte van het feit dat zij haar bevindingen c.q. haar advies aan de Raad van Bestuur dan wel Raad van Toezicht heeft gezonden.
10. Medewerking Raad van Bestuur en Raad van Toezicht 1. De Raad van Bestuur en Raad van Toezicht dienen alle zaken rondom meldingen van (vermeende) misstanden zeer serieus te nemen, tijdig actie te ondernemen en vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid te garanderen. 2. De Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn, zodra er een melding zich voordoet, verplicht volledige medewerking te verlenen aan het onderzoek. 11. Externe melding 1. De melder kan de (vermeende) misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 12 lid 1, met inachtneming van het in artikel 12 bepaalde, indien: Hij het niet eens is met het besluit als bedoeld in artikel 9. Hij geen besluit heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoel in het tweede lid van artikel 9; Sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in lid 1 doet zich voor, indien er sprake is van: Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt. Een redelijk vermoeden dat één of meerdere leden van de Raad van Bestuur en één of meerdere leden van de Raad van Toezicht binnen de organisatie van de medewerker bij de vermoede misstand betrokken zijn; Een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding. Een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; Een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; Een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. 12. Externe derde 1. Externe derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde het Meldpunt of een raadsman, aan wie de melder een vermoeden van een misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand op te kunnen heffen of doen heffen. 2. Met inachtneming van het in lid 3 bepaalde, kan de melder bij een externe derde als bedoeld in het vorige lid een (vermeende) misstand melden, indien sprake is van één van de in artikel 11 genoemde gevallen. 3. De melding vindt plaats aan de externe derde die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij de melder enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voor zover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand. 4. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij degene, die bij een externe derde meldt, sterker te zijn.
13. Slotbepalingen 1. De Klokkenluiderregeling is voorhanden en bekend bij alle medewerkers. De regeling is via intra- en internet te raadplegen. 2. In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur. 3. Jaarlijks ontvangen Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en Ondernemingsraad een overzicht van het aantal gegronde en ongegronde meldingen bij het Meldpunt Misstanden. 4. Drie jaar na vaststelling van de regeling zal deze geëvalueerd worden.
Bijlage bij Klokkenluidersregeling, d.d. 10 juli 2018 Contactgegevens Meldpunt misstanden Tot Meldpunt misstanden is benoemd: Dr. J.H. Schornagel Telefoonnummer: 06 20742659 E-mail adres: j.schornagel@xs4all.nl Als plaatsvervangend Meldpunt misstanden is benoemd: Dhr. Mr. M.J. Diemer Telefoonnummer: 06 14316207 E-mail adres: mjdiemer@planet.nl