INTEGRITEITSCODE STICHTING TRIFOLIUM WOONDIENSTEN BOSKOOP Inleiding Een organisatie valt of staat met de mensen die er werken. Iedere medewerker is voor een deel in dat grote geheel verantwoordelijk; ieder draagt z'n steentje bij. En dus is het van groot belang dat alle medewerkers zich daarvan bewust zijn. In de praktijk kunnen zich situaties voordoen waarin verschillende belangen met elkaar verwikkeld zijn en waarin morele of ethische kwesties spelen, situaties waarin mogelijk een referentiekader ontbreekt. Deze integriteitscode is onder meer voor dergelijke situaties opgesteld. Trifolium heeft als woningcorporatie een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. In het huidige tijdperk zijn thema's als transparantie, toezicht en verantwoordelijkheid aan de orde van de dag. Het nemen van verantwoordelijkheid voor het eigen functioneren vindt plaats op ieder niveau van de organisatie. Toezicht en betrokkenheid bij elkaar zijn aspecten die het functioneren optimaliseren. Daartoe is het van belang dat transparant met informatie wordt omgegaan en de onderlinge communicatie soepel verloopt. Werking en kenbaarheid integriteitscode Een belangrijk uitgangspunt bij deze integriteitscode is dat het een laagdrempelig document is dat vaak door de medewerkers zal kunnen worden geraadpleegd. Een andere functie is het bespreekbaar maken van bepaalde situaties. Medewerkers moeten zich realiseren dat zij het niet bewust opzoeken, maar er veelal mee worden geconfronteerd. De integriteitscode geldt voor een ieder die op enige wijze werkzaamheden voor Trifolium verricht. Dat zijn medewerkers, de directeur-bestuurder, leden van de Raad van Commissarissen, maar ook uitzendkrachten en anderen die bijvoorbeeld op freelancebasis werkzaamheden voor Trifolium verrichten. In deze code worden alle personen medewerkers genoemd. Alle medewerkers van Trifolium ontvangen een exemplaar van de integriteitscode en worden geacht de inhoud daarvan goed te kennen en daarnaast is de integriteitscode gepubliceerd op de website. Beoogd wordt dat iedere medewerker een vorm van vriendjespolitiek, pesterijen, het bewust niet goed dienstbaar zijn aan huurders, leveranciers, andere belanghebbenden en derden tijdig signaleert, bespreekbaar maakt en als twijfel blijft ook meldt. Evaluatie integriteitscode Jaarlijks wordt in het jaarverslag een hoofdstuk aan de integriteitscode gewijd waarin kenbaar wordt gemaakt in hoeverre de integriteitscode nog aan de huidige standaard voldoet, of medewerkers er baat bij hebben en op welke wijze het mogelijk kan worden verbeterd. Suggesties daartoe kunnen gedurende het hele jaar bij de directeurbestuurder worden ingediend. De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat hij adequaat met de eventuele opmerkingen en suggesties om zal gaan. Inhoud integriteitscode Hieronder zullen specifieke onderwerpen worden belicht waarin van alle medewerkers wordt verwacht dat zij extra alert zijn. 1
Omgang met klanten en collega's 1.1 Trifolium houdt van daadkrachtig en efficiënt ondernemen. Dat werkt door naar de manier waarop Trifolium met haar klanten omgaat. Trifolium is klantgericht, wenst tot een snelle afwikkeling van zaken te komen en waakt ervoor dat regels niet bijdragen aan extra bureaucratie. Elke medewerker is een ambassadeur van Trifolium. Want een klant die positief oordeelt over het handelen van een van ons, oordeelt tegelijkertijd positief over Trifolium. Een medewerker die een klant niet naar behoren behandelt, treft niet alleen die klant, maar ook Trifolium. 1.2 Medewerkers van Trifolium staan klanten behulpzaam en vriendelijk te woord. Iedere klant zal door de medewerkers van Trifolium goed worden geholpen. Daarbij acht Trifolium het van groot belang dat het voor klanten zichtbaar is op welke wijze wordt omgegaan met hun vraag of opmerking. Een transparant beleid maakt dat mogelijk. Telefonische bereikbaarheid is zeer belangrijk voor Trifolium. Als een medewerker er niet is dan dient deze er voor zorg te dragen dat eventuele telefoontjes goed kunnen worden opgevangen. 1.3 Trifolium vervult een belangrijke maatschappelijke rol. Uitgangspunt daarbij is dat alle huurders op dezelfde manier dienen te worden behandeld en dezelfde kansen behoren te krijgen. Collega's, huurders, vrienden, familie of anderen mogen dus niet worden bevoordeeld over de kennis en diensten die een medewerker van Trifolium heeft via zijn functie. 1.4 Medewerkers van Trifolium zorgen ervoor dat zij zich zowel verbaal als nonverbaal zorgvuldig uiten. Ook tussen collega's onderling wordt met respect over huurders, leveranciers, belanghebbenden en andere betrokkenen gesproken, ongeacht taal, afkomst of religie. 1.5 Wanneer een klant een klacht heeft, zal de betreffende medewerker hier uiterst zorgvuldig mee omgaan, ook als de klacht over onszelf gaat. De medewerker stelt de klant op de hoogte van de klachtencommissie en het klachtenreglement. Van belang is dat de procedure waarop wordt omgegaan met de klacht aan de klant inzichtelijk wordt gemaakt, dit doet de medewerker onder meer door overlegging van het klachtenreglement. Elke klacht geeft informatie over wat de klant van ons vindt, of wij het er nou mee eens zijn of niet. Wij kunnen er misschien iets van leren. Omgang met (gevoelige) informatie 2.1 Trifolium acht het van groot belang dat al haar medewerkers integer met informatie omgaan. Veel informatie is privacygevoelig en dient niet aan derden te worden verstrekt. Denk in dat kader ook aan een telefoonnummer van een huurder dat door een familielid van de betreffende huurder wordt opgevraagd. De informatie over huurders is vertrouwelijk. Trifolium handelt zorgvuldig door de Wet Bescherming Persoonsgegevens in acht te nemen. Telefonisch informatie geven over huurders aan derden die daarom vragen is niet toegestaan. Ook als een medewerker niet meer voor Trifolium werkt, blijft de geheimhoudingsplicht bestaan. 2.2 De geheimhoudingsplicht voor iedere medewerker van Trifolium geldt tevens voor informatie van of informatie over huurders die telefonisch, via e-mail of internet is verspreid, dan wel informatie die zij te zien of te horen hebben gekregen bij een huisbezoek. 2
2.3 Iedere medewerker moet ook zorgvuldig omgaan met het bewaren van vertrouwelijke informatie op de computer en het geven van toegang tot de computer op de werkplek. Zoals iedereen waarschijnlijk al weet is informatie die via de e-mail of via internet wordt verspreid soms eenvoudig voor derden toegankelijk. Om onregelmatigheden en al dan niet moedwillige wijzigingen te voorkomen, worden belangrijke documenten per post of als pdf bestand verzonden. 2.4 Het is goed als Trifolium met één mond spreekt. Contacten met de pers dienen daarom ook altijd te worden overgelaten aan de directeur-bestuurder. Hij zal indien nodig vòòr de perscontacten contact hebben met de medewerkers die met het onderwerp te maken hebben. Zakelijke en maatschappelijke nevenfuncties 3.1 Trifolium acht het van belang dat alle medewerkers hun zakelijke belangen scheiden van hun privé belangen. Zo vragen medewerkers aan de directeur-bestuurder schriftelijk toestemming voordat zij een eventuele nevenfunctie aanvaarden. De directeur-bestuurder zal vervolgens de inschatting maken of het belang van Trifolium door het aanvaarden van de nevenfunctie niet wordt geschaad. Een medewerker krijgt geen toestemming voor nevenactiviteiten als er sprake is van: concurrentie, strijdige belangen kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Dit geldt voor alle zakelijke nevenfuncties. Trifolium verstaat hieronder ook die functies die van zuiver maatschappelijke aard zijn. Voor onbetaalde activiteiten die verband houden met een hobby, behoeft geen toestemming te worden gevraagd. Scheiding van zakelijk handelen en privé handelen 4.1 De scheidslijn tussen zakelijk handelen en in privé handelen is niet altijd even duidelijk. Het is van belang de aard van de contacten helder voor ogen te hebben. Extra alertheid wordt verwacht indien bijvoorbeeld familie of vrienden werkzaam zijn bij een organisatie waar Trifolium zaken mee doet. Van belang is dat steeds het algemeen belang van Trifolium voorop staat. Met andere woorden een zakelijke relatie met een dergelijke organisatie mag er niet toe leiden dat anderen er meer baat bij hebben dan Trifolium. 4.2 Medewerkers van Trifolium nemen privé geen goederen of diensten af bij een bedrijf of organisatie tegen andere dan de normale marktconforme prijzen en voorwaarden. 4.3 Medewerkers stellen de directeur-bestuurder op de hoogte van aandelen, opties of andere zakelijke of financiële belangen die zij hebben in een organisatie waarmee Trifolium zaken doet. 4.4 Opdrachtverlening aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. Opdrachtverlening aan bedrijven waarin familieleden of bekenden werkzaam zijn kan slechts na toestemming van de directeur-bestuurder. Omgaan met relatiegeschenken 5.1 Het geven van relatiegeschenken kan een goede manier zijn om iemand te bedanken voor een goede samenwerking. Die goede samenwerking is echter de verdienste van meer of zelfs van alle medewerkers van Trifolium, en niet van een 3
bepaalde medewerker. Daarom mag een medewerker een kleine attentie best accepteren, maar wordt die attentie in principe beschikbaar gesteld aan alle collega s. Bij voorbeeld het bosje bloemen en het doosje chocola. Houdbare geschenken worden bewaard tot de jaarlijkse kerstborrel en dan, samen met andere geschenken, verdeeld of verloot onder de collega s. 5.2 Het aannemen van dure relatiegeschenken met een waarde van 50 of meer is niet toegestaan omdat degene die het relatiegeschenk heeft ontvangen zich verplicht kan voelen tot een tegenprestatie. Medewerkers die een relatiegeschenk ontvangen waarvan de waarde moeilijk te bepalen is moeten altijd overleggen met de directeur-bestuurder van Trifolium. 5.3 Ook het overnemen van bepaalde goederen van leveranciers, huurders of andere direct betrokkenen tegen een waarde die onder de waarde in het economisch verkeer ligt, wordt aangemerkt als een geschenk. 5.4 Het is een medewerker van Trifolium niet toegestaan een relatiegeschenk op het huisadres te laten bezorgen. 5.5 Van ontvangen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt aan de directeurbestuurder. Omgaan met goederen van Trifolium 6.1 Medewerkers worden geacht met respect om te gaan met de goederen van Trifolium die zij in de uitoefening van hun werk gebruiken. Waar gewerkt wordt vallen spaanders; daar is Trifolium zich van bewust, maar verwacht wordt dat alle medewerkers zorgvuldig met alle goederen omgaan op een wijze als ware het hun eigendom. Verder dienen de goederen die op het werk gebruikt worden uitsluitend gebruikt te worden voor de werkzaamheden van Trifolium, tenzij er expliciet toestemming is gegeven voor privé gebruik. Trifolium heeft een eigen internetbeleid die schriftelijk is vastgelegd. 6.2 Trifolium sluit met een werknemer een overeenkomst gebruik mobiele telefoon. In deze overeenkomst staan regels opgenomen voor privé gebruik van de mobiele telefoon. Ongewenst gedrag 7.1 Iedereen die bij Trifolium werkt, heeft zich te houden aan de algemeen geldende fatsoensnormen. Wederzijds respect en gelijkwaardigheid zijn in dit verband belangrijke begrippen. Trifolium ziet de diversiteit in zijn medewerkers als een grote waarde! Indien een medewerker in de omgang met een collega of een huurder vindt dat grenzen worden overschreden, bijvoorbeeld op het gebied van seksuele intimidatie, pesten of discriminatie op basis van ras, godsdienst, geslacht, handicap of levensovertuiging dan kan de medewerker contact opnemen met de vertrouwenspersoon van Trifolium. Trifolium heeft een eigen klachtenregeling ongewenste omgangsvormen die schriftelijk is vastgelegd. 7.2 Indien een medewerker telefonisch te maken krijgt met een boze huurder of wordt lastig gevallen door een agressieve huurder dan is in het veiligheidsprotocol bij agressie-incidenten aangegeven hoe men daar mee om kan gaan. 4
Naleving code, evaluatie en inwerkingtreding 8.1 Indien een collega zich niet aan deze integriteitscode houdt, dan kun je deze collega daarover rechtstreeks aanspreken. Vertel de collega hoe het gedrag overkomt. Het is van belang dat over integriteit gesproken kan worden. Dit om het belang van integriteit te benadrukken en ook om een prettige, open en transparante werkomgeving te bevorderen. Houd je twijfel over het gedrag van de collega dan kan dat met de directeur-bestuurder worden besproken. De directeur-bestuurder moet ervoor zorgen dat de sfeer collegiaal blijft. Indien er sprake is van onregelmatig handelen dan is in de klokkenluidersregeling aangegeven hoe te handelen. 8.2 Trifolium evalueert jaarlijks, voordat de jaarrekening is opgesteld de integriteitscode. Daarbij worden alle opmerkingen en/of suggesties verband houdende met de integriteitscode meegenomen. De directeur-bestuurder draagt ervoor zorg dat de integriteitscode zonodig wordt aangepast. Deze integriteitscode treedt in werking op 6 oktober 2015. 5