HUISHOUDELIJK REGLEMENT TV VIERHOEVEN Artikel 1. 1. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de bepalingen van dit huishoudelijk reglement evenals aan het baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen gedaan namens het bestuur. 2. De leden hebben het recht bij alle openbare bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde) wedstrijden en andere doelgroep evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Artikel 2. Het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, wordt ingericht door het bestuur en bevat die informatie om op een correcte wijze met de leden te kunnen communiceren. Het bevat tenminste naam- en adresgegevens, geboortedatum en geslacht. Daarnaast wordt gevraagd om een e-mailadres en gegevens voor de automatische incasso. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht wijzigingen in bovenstaande gegevens zo spoedig mogelijk door te geven aan de ledenadministratie, of voor zover mogelijk zelf via de website de gegevens te wijzigen via de beveiligde zone. De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. Artikel 3. De leden zijn tevens verplicht de contributie- en alle overige financiële verplichtingen die door hun zijn aangegaan bij de vereniging te voldoen voor de datum zoals vermeld op de factuur conform de betalingsvoorwaarden. TV Vierhoeven kent één primaire betalingsmethode: automatische incasso in één deel. Bij hoge uitzondering wordt toestemming gegeven om het bedrag zelf over te maken en/of in twee delen te betalen. Alle verschuldigde bedragen, de contributie, competitiebijdragen en de lesgelden voor zowel de zomer- en wintertrainingen, worden middels de bij administratie bekende betalingsmethode gefactureerd. De facturen worden zoveel mogelijk per email verstuurd en zijn tevens binnen het beveiligde gedeelte van de website van de vereniging ter beschikking gesteld aan de leden. De eerste betalingstermijn bij elke factuur is 30 dagen. Mocht er niet binnen deze termijn zijn betaald dan volgen er maximaal drie herinneringen: 1. Elke herinnering wordt verzonden binnen twee weken na afloop van de vorige betalingstermijn en kent een betalingstermijn van zeven dagen. 2. De eerste herinnering wordt verhoogd met 7,50, de tweede met 15,- en de derde met 25,- administratiekosten. 3. Indien na de derde herinnering geen gehoor wordt gegeven aan de betalingsuitnodiging kan het bestuur besluiten om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau en kan het bestuur besluiten om de persoon het lidmaatschap te ontzeggen. De incassokosten en wettelijke rente zijn onverkort voor rekening van het lid. Indien het verschuldigde factuurbedrag wel wordt betaald en niet de administratiekosten zal de bovenstaande procedure gewoon verder worden gevolgd.
Indien, op het tijdstip waarop de ledenpasjes voor het nieuwe verenigingsjaar worden uitgereikt, de factuur betreffende de contributie niet is betaald, wordt het betreffende pasje niet ter beschikking van het lid gesteld en heeft dit lid nog geen rechten die normaliter uit het lidmaatschap voortvloeien. Bij overige factureringen wordt, zodra een tweede herinnering wordt verzonden, hetzij het speelrecht (afhangpasje wordt geblokkeerd) hetzij het recht op tennisles (trainer wordt hiervan ook op de hoogte gesteld) opgeschort. Deze rechten herleven zodra het verschuldigde bedrag inclusief administratiekosten is betaald. Artikel 4. Het bestuur en de diverse activiteitencommissies communiceren zo veel als mogelijk via de website en e-mailverkeer. De website is zodanig ingedeeld dat er een openbaar deel is en een beveiligd deel. Het beheer van de website is toebedeeld aan de webmaster. Het beveiligd deel is door ieder lid toegankelijk door middel van een loginnaam (uitgereikt door de webmaster of gekozen door het lid) en een wachtwoord (gekozen door het lid). Voor de leden die geen e-mailadres hebben doorgegeven aan de ledenadministratie worden de mededelingen opgehangen op het publicatiebord. Oproepen voor vergaderingen en andere, volgens het bestuur van belang zijnde zaken, worden aan deze leden per brief bezorgd. Vergaderingen Artikel5. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen Artikel 6. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke of digitale uitnodiging voorzien van agendapunten aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Artikel 7. Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke of digitale verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering. Artikel 8. De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Artikel 9. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden. Artikel 10. De algemene ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de algemene ledenvergadering. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd door de instantie die hen benoemd heeft. De commissies - met uitzondering van de kascontrolecommissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten
kunnen te allen tijde door de instantie die hen benoemd heeft worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de instantie die hen benoemd heeft worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. Artikel 11. De kascontrolecommissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee stemgerechtigde leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Een lid kan maximaal twee jaar deelnemen aan deze commissie. Besluitvorming Artikel 12. Verlangt omtrent een aan de orde gesteld zakelijk voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Artikel 13. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming worden ongeldige en blanco stemmen geacht niet te zijn uitgebracht. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Artikel 14. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdiensten. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bestuur Artikel 15. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Artikel 16. In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Artikel 17. Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Artikel 18. Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 2 onder sub c en lid 3 onder sub c der Statuten, wordt gesteld op 10.000, tenzij in de begroting de hogere uitgave reeds was opgenomen en expliciet ter kennis gebracht aan de algemene ledenvergadering. Bij calamiteiten die leiden tot onverwijlde uitgaven hoger dan 10.000 moet achteraf verantwoording worden afgelegd. Bij investeringen boven de 10.000 kan een commissie worden ingesteld die het bestuur adviseert over de keuze en aanbestedingsprocedure.
Verplichtingen van het bestuur Artikel 19. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. Namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen; b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; c. De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week Inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. Bijzondere lidmaatschappen Artikel 20 Bijzondere leden: 1. a. Minioren zijn junioren, die bij aanvang van het verenigingsjaar de leeftijd van 10 jaar nog niet hebben bereikt. De vereniging draagt voor deze categorie de bijdrage af aan de KNLTB als junior lid. b. Minioren kunnen onder door de vereniging vast te stellen voorwaarden en eventueel daarvoor vast te stellen vergoeding gebruik maken van zekere faciliteiten van de vereniging. 2. a. Slapende leden zijn senior- of juniorleden die zich als zodanig vier weken voorafgaand aan het verenigingsjaar bij de ledenadministratie hebben laten inschrijven. b. Slapende leden krijgen geen tennispasje uitgereikt en kunnen geen gebruikmaken van hun speelrechten; dit geld zowel voor vrij, recreatief of competitie tennisspel alsmede voor het volgen van tennislessen; ook zijn slapende leden uitgesloten van wedstrijdactiviteiten vallend onder auspiciën van de KNLTB. c. Voor slapende leden is er een beperkte contributiestaffel die tenminste de som van de contributie aan de KNLTB en de kosten van de vereniging bevat en die eveneens op grond van artikel 8 lid 1 van de Statuten wordt vastgesteld. d. In schrijnende gevallen (bijvoorbeeld in verband met langdurige blessure) kan op verzoek van het betreffende lid, het bestuur besluiten dat lopende het verenigingsjaar een lid aangemerkt kan worden als slapend lid. Het bestuur maakt beleid omtrent wat als schrijnend kan worden aangemerkt en welke contributiebedrag verschuldigd is. e. Een slapend lid dat lopende het verenigingsjaar weer aangemerkt wil worden als speelgerechtigd lid kan dit melden bij de ledenadministratie. Het bestuur maakt beleid welk aanvullend contributie bedrag verschuldigd wordt. f. Het beleid volgend uit de letters e. en f., hiervoorgenoemd, wordt gepubliceerd op de website. Wachtlijst Artikel 21 1. Indien een kandidaat-lid in eerste instantie niet is toegelaten in verband met overschrijding van het maximaal aantal leden en deelnemers, zoals vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering, wordt hij of zij op de wachtlijst geplaatst. De betrokkene wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld onder vermelding van het wachtlijstnummer. 2. De wachtlijst, vermeld in punt 1, wordt afgewerkt aan de hand van nummervolgorde, waarbij afwijkingen niet zijn toegestaan, behoudens bij een unaniem genomen bestuursbesluit, op basis van belangen, die de gehele vereniging duidelijk ten goede komen, waarover op de eerstvolgende ledenvergadering verantwoording wordt afgelegd Introducees Artikel 22 Onder de volgende voorwaarden zijn introducés mogelijk 1. Tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding kunnen leden een introducé mee laten spelen 2. Dit is toegestaan tot een maximum van 3 maal per jaar met dezelfde persoon 3. De introducé dient eveneens als een lid, af te hangen, dit met een door de vereniging tijdelijk
verstrekte leden pas. Deze is alleen te gebruiken op de dag van afgifte en dient conform instructie barpersoneel gebruikt te worden 4. Introducees zijn niet toegestaan op tijdstippen dat er toernooien, competitie en wekelijks terugkerende activiteiten plaats vinden en tijdens het winterseizoen op de grasbanen. 5. Meer dan 1 introducé tijdens een enkelspel en twee introducees tijdens een dubbel per baan, is niet toegestaan. 6. Het lid dat de introducé meebrengt is te allen tijde verantwoordelijk voor de introducé. Bij het niet opvolgen van de regels vermeld in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van onze vereniging. kan verwijdering van de desbetreffende persoon volgen en zal het lid berispt worden. Bij herhaling is schorsing van dit lid niet uitgesloten Baanbezetting Artikel 23 Regels met betrekking tot baanbezetting: A. Competitie 1. Het Bestuur kan indien het aantal aanmeldingen voor deelname aan de competitie te groot is, op voordracht van de Competitieleider het aantal teams limiteren. 2. Alle kosten voortvloeiend uit het deelnemen aan de competitie, worden door of ten behoeve van de deelnemers voldaan. Het bestuur is gerechtigd het aantal banen dat beschikbaar is voor de competitie te bepalen na het sluitingstijdstip van de inschrijving voor de competitie waarbij verantwoording voor het gevoerde beleid achteraf zal worden afgelegd. B Toernooien De jaarlijks te organiseren toernooien worden door het Bestuur via de jaarkalender aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd. Vooraf zal worden aangegeven in een voor alle leden toegankelijk medium hoe de beschikbaarstelling van de banen is geregeld. C. Activiteiten Jaarlijks wordt in de reguliere Algemene Ledenvergadering de activiteitenkalender aangeboden. D. Baanbezetting voor tennislessen Het bestuur heeft de vrijheid het aantal banen dat gebruikt wordt voor tennislessen te bepalen. Hiervoor worden in eerste instantie de vier grasbanen ter beschikking gesteld. Hier is geen tijdslimiet aan verbonden. Tot 19.00 uur mogen hiervoor tevens 2 gravelbanen beschikbaar gesteld worden. Artikel 24 Regels over machtiging en vertegenwoordiging. Hij/Zij, die gemachtigd is door een lid, of de wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarig lid, dient de machtiging of vertegenwoordiging kenbaar te maken door het tonen van het pasje van het lid dat vertegenwoordigd wordt. Een minderjarige kan niet gemachtigd worden. Ieder kan slechts door één persoon gemachtigd worden. Overige documenten, die de vereniging hanteert Artikel 25 De vereniging kent ook de volgende, op de website te lezen, regelgevingen: a. Baanreglement; b. Competitiereglement; c. Trainingsreglement. Slotbepaling Artikel 26 Alle leden kunnen kennisnemen van de Statuten, het Huishoudelijk Regelement en de overige regelementen via de website van Tennisvereniging Vierhoeven. Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 20 maart 2012.