KB 9/10/2017 tot uitvoering van de wet van 7 mei 2017 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik

KB 9/10/2017 tot uitvoering van de wet van 7 mei 2017 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik Michèle Dekervel Clinical Trial Center UZ Leuven 29 november 2017

Inhoud I. Samenstelling en werking EC II. Erkenning en schorsing EC III. Samenstelling en werking College IV. Aanduiding bevoegd EC V. FAGG EC verantwoordelijkheden 2

I. Samenstelling en werking EC Wijziging in samenstelling Ethisch comités (EC) Nu voor experimenten (KB 4/4/2014) minstens 8 en hoogstens 15 leden - 2 verpleegkundigen - 2 verpleegkundigen - ziekenhuisapotheker - ziekenhuisapotheker - lid met deskundigheid in de methodologie van het klinisch onderzoek - filosoof of vertegenwoordiger van de menswetenschappen, onderlegd of gevormd inzake medische ethiek - voor fase 1- proeven: expert met deskundigheid inzake farmacologie, farmacotherapie en farmacokinetiek - psycholoog - psycholoog - meer dan de helft artsen - meer dan de helft artsen - huisarts - huisarts -jurist - voor experimenten met minderjarigen: minstens advies van 2 artsen-specialisten in de pediatrie over de klinische, ethische en psychologische aspecten In de toekomst voor klinische proeven (Wet 7/5/2017) met mogelijkheid ( kan ) plaatsvervangende leden - lid met deskundigheid in de methodologie van het klinisch onderzoek - filosoof of vertegenwoordiger van de menswetenschappen, onderlegd of gevormd inzake medische ethiek - voor fase 1- proeven: lid met ervaring in de klinische farmacologie lid met ervaring in de beoordeling of de uitvoering van klinische proeven fase 1 (mag onder de leden zijn) ꜝ vertegenwoordiger van de gezonde vrijwilligers -jurist - arts houder van de bijzondere beroepstitel van geneesheerspecialist in de pediatrie - ꜝ vertegenwoordiger van de patiënten 3

I. Samenstelling en werking EC Patiëntenvertegenwoordiger op voordracht van een van de drie federaties van representatieve patiëntenorganisaties of door EC gekozen onder de gemotiveerde kandidaturen die de representativiteit van de kandidaat aantonen (optie 2 bijvoorbeeld als de federaties niet in staat zijn om een kandidaat voor te dragen of als het EC al een geschikte kandidaat in gedachten heeft) geen gezondheidszorgbeoefenaar (=leek) mag specifieke patiëntenverenigingen raadplegen afhankelijk van de aard van de klinische proef (SOP nodig die dit beroep op externe patiëntenverenigingen regelt) ꜝ verplicht aanwezig of minstens voorafgaand schriftelijk advies nodig voor rechtsgeldige beraadslaging van EC 4

I. Samenstelling en werking EC Vertegenwoordiger van de gezonde vrijwilligers voor fase 1-proeven moet aan klinische proeven fase 1 hebben deelgenomen geen gezondheidszorgbeoefenaar (=leek) mag niet als proefpersoon deelnemen aan klinische proeven die worden beoordeeld door EC waarvan hij deel uitmaakt ꜝ ook verplicht aanwezig of minstens voorafgaand schriftelijk advies voor rechtsgeldige beraadslaging van EC 5

Werking EC aanwezigheidsquorum I. Samenstelling en werking EC meer dan de helft van de effectieve leden zowel leden-gezondheidszorgbeoefenaars (waaronder minstens 2 artsen) als ledenniet gezondheidszorgbeoefenaars patiëntenvertegenwoordiger of plaatsvervanger (voor fase 1- proeven: lid met ervaring in de klinische farmacologie, lid met ervaring in de beoordeling of de uitvoering van klinische proeven van fase 1 en vertegenwoordiger van gezonde vrijwilligers) ꜝ voorafgaand schriftelijk advies telt voor aanwezigheidsquorum ꜝ indien aanwezigheidsquorum niet is vervuld, kan volledig schriftelijke procedure stemquorum bij consensus of bij meerderheid van de aanwezige leden beslissende stem van voorzitter bij staking van stemmen ꜝ voorafgaand schriftelijk advies telt ook voor stemquorum 6

I. Samenstelling en werking EC Volledig schriftelijke procedure als aanwezigheidsquorum niet is vervuld voorzitter bepaalt de termijn waarbinnen de leden hun advies moeten uitbrengen ontijdig advies geldt als onthouding mogelijkheid voor lid om binnen termijn te verzoeken dat advies volgens normale procedure wordt uitgebracht omwille van substantiële redenen SOP nodig die dit regelt 7

Kwaliteitssysteem model beoordelingsrapport SOPs I. Samenstelling en werking EC samenstelling van EC SOP-3 verplichting en verantwoordelijkheden van de leden en administratief personeel SOP-8 en SOP-5 planning, aankondiging aan de leden en organisatie van vergaderingen SOP-1 en SOP-4 beoordeling van aanvragen, substantiële wijzigingen en latere toevoeging SOP-2, SOP-11 en SOP-9 formuleren van adviezen SOP-1 en SOP-9 beroep op externe deskundigen, ꜝ externe patiëntenvertegenwoordigers en eender welke andere externe persoon en hun aanduiding SOP-3 besluitvormingsprocedure om adviezen uit te brengen en ꜝ volledig schriftelijke procedure SOP-4 beheer van ingediende en opgestelde documenten en archivering SOP-1 communicatie tussen EC en belanghebbenden bij toelating SOP-1, SOP-3 en SOP-10 regels van vertrouwelijkheid SOP-7 opstellen en bijwerken SOPs SOP-6 25 jarige bewaringstermijn voor documenten minstens één lid vertegenwoordigd op door het College georganiseerde vergaderingen en geïnitieerde werkprocessen 8

I. Samenstelling en werking EC Registratie-en beheersysteem voor belangenconflict van de leden leden zijn onafhankelijk t.a.v. betrokken opdrachtgever(s), betrokken klinische proeflocatie(s), betrokken onderzoeker(s), financierders en zijn vrij van elke andere ongepaste beïnvloeding lid dat in welke hoedanigheid ook betrokken is bij de uitwerking en de uitvoering van een klinische proef mag tijdens de evaluatie van deze proef door EC: als lid ꜝ niet zetelen en niet stemmen enkel gehoord worden in hoedanigheid van onderzoeker indien voor EC noodzakelijk 9

II. Erkenning en schorsing EC Wie mag een EC uitbaten? uitbating door één of meerdere erkende ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen; of rechtspersoon zonder (in)directe band met een houder van een VHB (uitbating EC als enig statutair doel; geen winstoogmerk) het ziekenhuis/de rechtspersoon voorziet voldoende financiële, logistieke en administratieve steun aan EC 10

II. Erkenning en schorsing EC Erkenningsprocedure ontvankelijkheid en vormvoorschriften aanvraag wordt ingediend door ziekenhuis/rechtspersoon die EC uitbaat via modelformulier formulier volledig ingevuld en bevat volgende bijlagen: omschrijving kwaliteitssysteem + kopie van alle SOPs omschrijving registratie- en beheersysteem belangenconflicten namen, geslacht, hoedanigheid, CV en belangenverklaring van de leden bewijs van verzekering BA leden vormvoorschriften per aangetekende zending/drager tegen ontvangstbewijs voor 1 mei of 1 november van elk jaar ondertekening formulier met elektronische handtekening 11

FAGG deelt binnen 30 dagen mee of aanvraag: volledig is II. Erkenning en schorsing EC Erkenningsprocedure - ontvankelijkheid en beoordeling onvolledig is: 15 dagen tijd om aanvraagdossier te vervolledigen (bij gebreke aan vervolledigen aanvraagdossier wordt de aanvraag afgewezen) FAGG deelt binnen 10 dagen mee of aangevuld dossier ontvankelijk is FAGG vergewist zich ervan dat de verstrekte inlichtingen correct zijn (ꜝ geen termijn) en kan: bijkomende inlichtingen inwinnen bij aanvrager eisen dat College bondige evaluatie verschaft van het EC indien het reeds erkend was (nl. kwaliteitscontrolesysteem, coherente toepassing verordening, wet en uitvoeringsbesluiten) elke inspectie uitvoeren die FAGG nuttig acht 12

II. Erkenning en schorsing EC Erkenningsprocedure - inwerkingtreding en duurtijd erkenning erkenning treedt in werking: Op 1 oktober (indien aanvraag voor 1 mei) Op 1 april (indien aanvraag voor 1 november) erkenning wordt verleend voor hernieuwbare periode van maximaal 4 jaar 13

procedure II. Erkenning en schorsing EC Schorsing en intrekking van erkenning procedure en redenen FAGG/College brengt EC op hoogte van voornemen tot schorsing en motivering van het verzoek binnen 15 dagen: EC kan verdediging overmaken (inclusief eventuele corrigerende en preventieve maatregelen) indien FAGG/College bij standpunt blijft, verzoeken ze de minister om de schorsing FAGG kan ook vragen om de intrekking van de erkenning schorsing wordt beëindigd door positieve FAGG inspectie schorsing van één jaar = automatische intrekking redenen : wanneer het FAGG na inspectie vaststelt of wanneer FAGG/College gegronde redenen heeft om aan te nemen dat: EC aan wettelijke verplichtingen niet voldoet EC zijn schriftelijke procedures niet naleeft 14

III. Samenstelling en werking College onder deze leden een voorzitter en ondervoorzitter Onafhankelijk College in de schoot van FOD Volksgezondheid samenstelling ꜝ expert in de kwaliteitscontrolesystemen + plaatsvervanger 2 artsen met ervaring in het verrichten of evalueren van klinische proeven + plaatsvervanger jurist + plaatsvervanger voor fase 1 - proeven: 2 leden met ervaring met fase 1 - proeven + plaatsvervangers opdracht communicatie tussen EC en FAGG aanduiding bevoegd EC waken coherente toepassing van wet door EC en formuleren van adviezen over deze toepassing coördineren, harmoniseren, ondersteunen, evalueren en opvolgen van kwaliteitscontrole van EC administratieve ondersteuning van EC m.b.t. opvolging van de aanvragen 15

III. Samenstelling en werking College Werking uitvoering van tijdelijke opdrachten of rapporten toevertrouwen aan onafhankelijke consulenten (= externe deskundigen) met raadgevende stem huishoudelijk reglement bepaalt toepasselijke regels advies horen of schriftelijke inlichtingen van elke andere persoon of organisatie waarvan mening nuttig wordt geacht voor advies taken van dagelijkse werking delegaties aan coördinator of ambtenaren FOD Volksgezondheid huishoudelijk reglement bepaalt toepasselijke regels 16

IV. Aanduiding bevoegd EC Algemene regel criteria voor aanduiding EC College duidt EC aan om advies uit te brengen over aanvraag tot toelating ꜝ op basis van een (haast geautomatiseerde) rotatie College kan afwijken van rotatie rekening houdend met volgende criteria: expertise EC (niet-)naleving EC van de wet en haar koninklijke besluiten implementatie en toepassing van een kwaliteitssysteem 17

Uitzonderingen IV. Aanduiding bevoegd EC F1 proeven: enkel EC met bijkomende F1 erkenning substantieel amendement: EC dat initieel advies gaf over toelating tenzij initieel EC nu toegevoegd wordt als site rotatie willig beroep: rotatie (uitsluiting van EC wiens weigering wordt betwist) indien sites van alle EC s betrokken zijn: rotatie ꜝ maar bevoegd EC verzekert onafhankelijke evaluatie én doet beroep op minstens één externe deskundige 18

IV. Aanduiding bevoegd EC Termijnen waarbinnen College EC aanduidt voor aanvraag tot toelating/substantiële wijziging maximum op dag van datum validatie voor latere toevoegingen maximum 5 dagen na indiening latere toevoeging voor willig beroep maximum 5 dagen na verzoek minister 19

IV. Aanduiding bevoegd EC Mag EC een dossier weigeren? enkel in geval van overmacht: uiterlijk 1 werkdag na toekenning bij herhaalde weigeringen waarvoor geen overmacht kan worden aangetoond: College kan procedure schorsing/intrekking opstarten 20

V. FAGG EC verantwoordelijkheden 1 aanvraagbeoordeling door FAGG en EC Deel I beoordelingsrapport: rapporterende lidstaat beoordeelt opmerkingen van de betrokken lidstaten - of de klinische proef een klinische proef is met beperkte interventie indien de opdrachtgever dit beweert Deel II beoordelingsrapport: elke betrokken lidstaat beoordeelt voor zijn eigen grondgebied - de naleving van de voorschriften voor geïnformeerde toestemming - de verwachte therapeutische en volksgezondheidsvoordelen - of de beloning- of vergoedingsregelingen voor onderzoekers en proefpersonen FAGG als eerste verantwoordelijk voor de beoordeling van GMP, GVOdossier, dossier van auxiliaire geneesmiddelen en inhoud GVOetikettering - de risico's en ongemakken voor de proefpersoon - de regelingen voor de werving van proefpersonen - de naleving van de voorschriften voor de vervaardiging en invoer van geneesmiddelen voor onderzoek - de naleving van privacy wetgeving - de naleving van de etiketteringsvoorschriften - de geschiktheid van de personen die bij de uitvoering van de klinische proef betrokken zijn - de volledigheid en geschiktheid van het onderzoekersdossier - de geschiktheid van de klinische proeflocaties - de regelingen zijn voor vergoedingen van schade die is geleden door een proefpersoon als gevolg van deelname aan een klinische proef - de naleving van de toepasselijke voorschriften voor de verzameling, de opslag en het toekomstige gebruik van biologische monsters van de proefpersoon FAGG en EC gezamenlijk verantwoordelijk voor de beoordeling van de aspecten onder deel I EC als eerste verantwoordelijk voor de beoordeling van de aspecten onder deel II 21

V. FAGG EC verantwoordelijkheden Procedures en modaliteiten m.b.t. aanvraagbeoordeling FAGG is verantwoordelijk : voor consolidatie van de beoordelingen van het FAGG en EC in een rapport voor consolidatie van de opmerkingen van de andere betrokken lidstaten om de opdrachtgever aanvullende informatie te vragen om de beoordelingstermijn te verlengen om de conclusie van de rapporterende lidstaat te betwisten Memorandum van overeenstemming van FAGG en College aangaande de praktische modaliteiten van hun samenwerking: - tijdens de erkenningsprocedure van EC - corrigerende maatregelen t.a.v. EC - deze procedures met betrekking tot de aanvraagbeoordeling 22

Vragen? Clinical Trial Center UZ Leuven ctc@uzleuven.be http://www.uzleuven.be/clinical-trial-center/clinical-trial-center Jean-Jacques Derèze jean-jacques.dereze@uzleuven.be Tel. +3216 342115 met dank aan Lotte Seghers 23