Presidiumvergadering

Presidiumvergadering VERSLAG Vergadering van 9 maart 2014 Aanwezig: Tom, Arne, Sander B, Marie, Robin VC, Stef VG, Bart, Jens, Simon D, Kathleen, Lieselotte, Cedric, Andreas, Shana, Steven (tot 22u18), Anne, Lynn (tot 22u18), Michiel, Robin Goris, Jels, Robin DR, Lore (22u42) Verontschuldigd: Anne W, Sander C, Kenny Afwezig: Gust, Arthur De vergadering wordt geopend om 22u11. Goedkeuring agenda Het puntje Jobfair en het puntje Winalliance worden toegevoegd. De agenda wordt goedgekeurd. Goedkeuring verslag Het vorige verslag wordt goedgekeurd. Mededelingen De mededelingsnota s zijn verstuurd. Op de StuRa is er niets bijzonders gezegd. Voor het galabal van Medica hebben we nog twee mensen nodig die minstens twee shiften willen doen aangezien we samenwerken met hun voor onze galabals. Actiepuntjes De actiepuntjes worden overlopen. Een up-to-date overzicht is te vinden op de wiki. Evaluaties Lustrumquiz +: Deze was goed, er waren veel positieve reacties. De Max Weber was een leuke zaal om te quizen. -: Er was te weinig bier voorzien, dit is nadien dan bijgekocht. Verder hebben we drie ploegen moeten weigeren aangezien de zaal volzet was. Eetdag campus +: Alles is opgeraakt. De tenten waren heel goed. Er waren positieve reacties op de minigolf. De shiften buiten de opbraak waren goed ingevuld. 1

-: De afbraak was heel zwaar aangezien er amper mensen aanwezig waren. Jammer dat er veel wind was en af en toe regen. Opm.: De bolderkar en de tent liggen nog in de N zodat we deze kunnen gebruiken voor de eetstand. De leverancier van de banken gaan ons een bank aanrekenen die ze niet geleverd hebben en we dus niet hebben kunnen teruggeven. We moeten nog afwachten of we dit moeten betalen of niet. Lustrum BBQ +: Tegen 22u was er redelijk wat volk aanwezig om te eten, daarvoor was er amper volk. -: We hadden nog veel eten over. Veel mensen wisten niet of de BBQ gratis was. Er waren geen afwasshiften zodat deze afwas is blijven liggen. Opm.: Misschien was het uur niet zo ideaal. Het kan ook interessant zijn om een vergiet te kopen. Lustrumbar +: Deze was goed en is goed ontvangen door iedereen. -: De ballonnen zorgde wel voor af en toe een knal tijdens de bar. Er waren ook ambetante mensen aanwezig in het begin die meisjes lastig vielen. Opm.: Het laatste vat lustrumbier is aan de kop van de tap blijven steken en kregen we er niet meer uit, dit is er vrijdag afgehaald door de kuisploeg, daarmee dat we moeten afwachten of we hiervoor moeten betalen of niet. Alumnidag +: De wandeling was heel goed, er was vrij veel volk aanwezig, vooral aan het observatorium. De rondleidingen waren bij informatica en wiskunde niet zo top, bij informatica was er niet veel te zien en bij wiskunde waren de hapjes snel op. Bij fysica was het wel in orde maar is het wel uitgelopen, hierdoor is het panelgesprek ingekort moeten worden. Steven Stroeykens gaan we niet meer vragen aangezien deze niet zo goed was. De receptie was goed en het eten van Alma was goed. Veel mensen waren tevreden. 12 uren-lan +: De LAN is goed ontvangen en we hebben dankzij wat sponsoring enkele prijzen kunnen weggeven. -: Misschien kunnen we voor de volgende keer meerdere competities houden in plaats van enkel LoL. We hebben ook om 4u30 moeten sluiten aangezien er een gebrek was aan verantwoordelijken. Bij de opkuis was er door een probleem qua communicatie onvoldoende volk aanwezig zodat de gang deze om 11u heeft uitgevoerd. Opm.: Voor de volgende keer kan er best gekeken worden dat de verantwoordelijke tot het einde kan blijven. Schaaktoernooi +: Het was vlot verlopen en er waren veel positieve reacties. Volgend jaar moeten we dit zeker opnieuw organiseren. Het was ook leuk dat we Winezen hebben gelokt die je niet op veel andere activiteiten tegenkomt. -: Blijkbaar was er een toneel van VTK gaande in de nabijgelegen zaal die we tijdens de pauze van drank moesten voorzien. Dit is niet goed doorgecommuniceerd geraakt naar de verantwoordelijken van de activiteit. 2

Provinciezuip +: Vlaams-Brabant heeft gewonnen! EJW-kroegentocht ANNE +: We waren niet met te veel waardoor we in elk café paste, iedereen heeft ook een gratis drankje gekregen, veel eerstejaars zijn nog blijven hangen in de Pavlov. -: EJW was redelijk vroeg naar huis. Het fototoestel was niet mee. Toekomstige activiteiten Karate-initiatie De zaal ligt vast en het gaat doorgaan in de Judozaal van de Nayer. Het gaat doorgaan van 18u tot 19u30. Robin DR geeft de initiatie. Aangezien Robin DR geen sportkaart heeft en het 2 euro kost voor een dagkaart gaan we dit terugbetalen. Scienticafé Er moet nog 1 shift ingevuld worden, we moeten met voldoende mensen aanwezig zijn zodat we de competitie kunnen winnen. Wok eetstandje We gaan morgen eten kopen. Er is één basismaaltijd waar je saus bij kan doen en deze kost 80 cent. We moeten opletten dat we zeker niet de wokpannen van de schachtenpap gebruiken. Cantus De zaal is vastgelegd en de brouwer is gecontacteerd. Er staat al een tekstje op de FB pagina. Het thema is Kolonisten van Cantus. De schachten moeten zich verkleden als inboorlingen van Azië. Asian bar De begroting die voorgelegd was is niet goedgekeurd. Daarom zijn er vijf nieuwe begrotingen gemaakt die aan de PV worden voorgelegd. De vraag voor de PV is of we de cocktail genaamd Boku no Pico heel goedkoop gaan aanbieden of dat we een groter aanbod gaan geven tegen een hogere prijs. Indien we een groot aanbod gaan geven gaan de mensen overweldigd worden. Misschien gaan we best voor Aziatische producten. De sake die we willen geven is 14,7 Alc. Vol. %. Misschien gaan we best voor de Sake en de cocktail zodat je geen al te groot aanbod hebt, de cocktail kunnen we dan aan 1 euro aanbieden en op die manier draaien we op begroting. Het begrote geld moet wel ook gebruikt worden voor de inkleding en niet enkel de drank, het is echter wel een probleem voor de inkleding aangezien deze gestolen kan worden. Simon D ging ook nog naar een carnavalwinkel gaan om eventueel wat extra inkleding te kopen. Misschien kunnen we de kaaskrokketten die we gaan frituren vervangen door kroepoek. We kunnen misschien zelfgemaakte kroepoek maken, de vraag is wel of dat we voldoende capaciteit hebben om dit zelf te maken. Indien we dit op voorhand doen kunnen we wel voldoende kroepoek voorzien aangezien dit redelijk snel gaat. Er wordt dus nog gezocht hierachter. We gaan 5 zakken kaaskrokketten kopen in plaats van de originele 15. We moeten ook wijn uit de kelder meenemen naar de bar. 3

Origami workshop De mevrouw komt om 20u. Er wordt 5 euro inkom gevraagd en er wordt nog bekeken om eventueel drank te verkopen. Voorlopig zijn er zeer weinig inschrijvingen, namelijk 5 personen. Hierdoor komen we niet aan onze 20 personen die we nodig hadden. We kunnen misschien 6 euro vragen voor niet-leden. We moeten nog eens goed reclame maken. Jobfair Deze gaat doorgaan op maandag 17 maart. Er moet vooral nog veel reclame gemaakt worden zodat de mensen hun CV opsturen of invullen op de Scientica website. Er komen nog enkele shiften om broodjes te smeren. De poster wordt deze week nog gedrukt. De boekjes ook. Er twijfelt één bedrijf om te komen aangezien de informatici bij VTK horen en niet bij ons. Contractueel moeten zij ons echter wel 150 euro betalen aangezien de poster al klaar is en dat zij daar op vermeld staan. Er is ook een ander bedrijf dat eventueel nog wil inspringen. De panelen van de KUL zijn ook blijkbaar op, we moeten deze misschien ergens anders gaan huren maar dit kost 20 euro per paneel wat redelijk duur is. Het is vreemd dat de KUL geen panelen meer heeft aangezien deze er normaal heel veel hebben. Eventueel kunnen we panelen gebruiken van de Jobfair van Ekonomika. Pokeravond Kate gaat dit doen. Het RC is in orde, er wordt naar de winkel gegaan voor chips en nootjes. We gaan het RC gebruiken om drank te voorzien. De pokerkaarten zitten bij de chips die we van VTK halen. We gaan geen tafels nemen. Er wordt nog een tekstje doorgestuurd. EJW-filmavond Arne regelt dit en het wordt een Disney-filmavond. Er moet nog gewinkeld worden. St.-Patricks day bar Er is nog niets concreet uitgewerkt. Wel er wordt Guinnness voorzien uit blikken in plaats van flessen. Er gaat voldoende bier zijn. Momenteel is er een actie van e0,90 korting op een 4-pack Guinness. Scientica TD Deze gaat doorgaan op 20 maart. Op de dag zelf zijn er nog drie shiften die ingevuld moeten worden. De affiches en fietsflyers moeten nog worden uitgevoerd. Deze dinsdag en komende zondag voorziet Wina deze. Op zondag zijn er shiften voor fietsflyers maar aangezien er geen fietsen staan op de campus is dit nogal nutteloos, op het station staan wel veel fietsen maar dit zijn vooral veel mensen die geen student zijn. Er is ook de actie van de stoel van Duizend zonnen, wij doen deze op komende donderdag, Jels en Michiel beslissen waar deze staat en enkel niet-presidium mensen mogen meedoen. Je kan hiermee een gratis drankkaart winnen. Bij de shiften krijg je ook bonnetjes. Lustrumlezing Dit komt in orde. Activiteiten in de steeds nabijere toekomst Winaweekend Dit wordt nog deftig uitgewerkt en er moet nog reclame gemaakt worden. 4

Lenteconcert Alles is zo goed als geregeld. We hebben nog geen bevestiging gekregen van de stad Leuven voor de tafels aangezien de uitleendienst van de KUL ons deze misschien niet kon geven. De decaan is aanwezig, de rector niet. Het aantal artiesten kan nog knellen, we hebben nog maar zes artiesten, dit is te weinig. Misschien kunnen we met het presidium allemaal samen het Winalied zingen onder pianobegeleiding terwijl het Winalied wordt geprojecteerd. De affiches zijn donderdag klaar en moeten nog opgehangen worden. De subsidieaanvraag is doorgestuurd naar de commissie cultuur en wordt nog besproken, ze staan alleszins op de poster aangezien we niet op hun antwoord konden wachten. De shiften zijn al goed ingevuld, er is wel nog niemand om bier uit te schenken. Marginalenbar Vorige jaren warden dit altijd dezelfde drie personen die dit komen doen. De vraag is of we dit jaar dit opnieuw willen laten doen door externen. We hebben nog geen idee van de mensen, momenteel denken we aan Freek, Peter, Glas en Arne W. De PV heeft er geen probleem mee dat er een team wordt gezocht. Deze moeten dan hun begroting indienen. Verder is er de vraag of we rosse muntjes willen geven aan mensen die Cara drinken. Dit laten we best over aan de mensen die de bar willen doen. Indien dit er komt dient Anne E dit wel een week op voorhand te weten. Presidiumrekening Er zijn nog mensen die een redelijk hoog bedrag hebben op hun presidiumrekening en deze zouden dit best zo snel als mogelijk betalen. Toneel Toneel is begonnen met hun promotie. Er is een FB evenement aangemaakt en bij de Acco worden de posters en flyers gedrukt. Er zullen shiften online komen waaronder de kassa en de bemanning van de bar tijdens de pauze en na het stuk. Na het toneel zouden we de bar moeten kunnen gebruiken. Momenteel staan we positief op begroting. Winalliance Komende donderdag is er een 12-urencantus van WiNA Gent. Er is een tekstje geschreven en de reisweg is opgezocht. Dit wordt zo snel als mogelijk op de FB pagina geplaatst. Varia Steven gooit wat varia flyers op de tafel. Een vrouwelijke Bio-ingenieur heeft op de Wina FB pagina gepost dat ze faalt in Matlab en ze zoekt een informaticus die haar daarbij wilt helpen. Lore en haar dansgroep zijn de eerste geworden op de danswedstrijd waaraan ze deelnamen. De kaarten van de Beiaardcantus zijn vanaf 24 maart beschikbaar. Er is een opvallende afwezigheid van een bepaalde persoon die ons nog een bepaalde hoeveelheid bier moet, een zekere A. uit NL. Bart daagt iedereen uit om Boku no Pico uit te kijken, indien je dit kan krijg je een beloning van Bart. 1 1 Uw secretaris heeft het geprobeerd en beklaagd het zich nog steeds. 5

Materiaal vraagt om zeker eerst in de kelder te kijken indien je drank of eten nodig hebt aangezien het mogelijk is dat er nog voldoende over is van vorige activiteiten. De opbouwshift voor de Wok eetstand moet nog beter ingevuld worden. De vergadering wordt gesloten om 23u28. De volgende vergadering gaat door op zondag 23 maart om 22u in de living. Robin De Roover (secretaris) secretaris@wina.be 6