Beleidsplan Doorontwikkeling Stichting Vrienden van TriviumLindenhof Naam opdrachtgever Arno Lelieveld Datum opgesteld: 08-09-15 Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 1
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Vraagstelling en achtergrond... 3 3 4. Op te leveren resultaat/resultaten... 4 5. Randvoorwaarden voor de uitvoering van het project... 5 Bijlage I... 6 Bijlage II... 7 Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 2
1. Inleiding Dit beleidsplan betreft de doorontwikkeling van de Stichting Vrienden van TriviumLindenhof. Het plan werkt in de verschillende paragrafen van de vraagstelling en achtergrond via de doelen en beoogde resultaten toe naar activiteitenplanning. 2. Vraagstelling en achtergrond De stichting heeft als doel: ondersteunen van de activiteiten van Stichting TriviumLindenhof en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. Tot dit doel behoort niet het doen van uitkeringen aan de oprichter of aan hen die deel uitmaken van organen van de stichting. De stichting beoogt het algemeen nut. De stichting heeft geen winstoogmerk. 1 De Stichting Vrienden van TriviumLindenhof is opgericht op 15 november 2013, met als doel actief fondsen te werven ten behoeve van de dienstsverlening van TriviumLindenhof. Ontwikkeling van de stichting heeft sindsdien slechts mondjesmaat plaatsgevonden. De stichting heeft een bestuur, een website en een bankrekening. Ook is de ANBI-status aangevraagd. Op 14 juli 2015 is een brede vertegenwoordiging vanuit TriviumLindenhof, aangevuld met medewerkers van Care & Able, tijdens een inspiratieborrel bijeen geweest om de ideeën, wensen en acties voor de toekomst in beeld te brengen. Nu, september 2015, staan we op het punt de doorontwikkeling van de stichting daadwerkelijk een nieuwe impuls te geven. Het is het juiste moment om de stichting te versterken: de ideologie achter de stichting past niet alleen bij het gedachtengoed van TriviumLindenhof, het sluit tegelijk goed aan op de huidige ontwikkeling dat bedrijven en individuen meer en meer maatschappelijk willen bijdragen. Ook de nieuwe focus vanuit TriviumLindenhof op business development en de duurzame verbinding met externe partners t.b.v. goede doelen, bevestigt dat een concept als Stichting Vrienden van TriviumLindenhof kansrijk is om nu op voort te bouwen. Ten aanzien van die verbinding met externe partners is de afgelopen jaren ook veel ervaring opgedaan binnen de organisatie, waardoor het nu slechts een kwestie is van het bij elkaar brengen van alle lijnen. In dit plan leggen we vast hoe we voortbouwen aan de Stichting Vrienden van TriviumLindenhof. Speerpunten zijn daarbinnen met name de profilering van de stichting en het actief verwerven van fondsen. 3. Doelstelling De professionals van TriviumLindenhof zetten zich met al hun kennis, kunde en hart in om kinderen en jongeren zo normaal mogelijk op te laten groeien. Om dit doel te bereiken kunnen we jouw hulp goed gebruiken. Helpen kan op allerlei manieren, bijvoorbeeld door geld te doneren of je als vrijwilliger op te geven. 2 1 Bron: Oprichtingsakte Stichting Vriend van TriviumLindenhof, Van der Valk Notarissen, 15 november 2013 2 Website Vriendenvantriviumlindenhof, juli 2015 Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 3
De Stichting is ingericht en uitgevoerd om te komen tot extra middelen ten behoeve van cliënten van TriviumLindenhof. Het beoogt hiertoe onder meer de naamsbekendheid van de Stichting Vrienden van TriviumLindenhof te vergoten, vrijwilligers aan de stichting te verbinden, het aantal vrienden van uit te breiden en fondsen te werven. De algemene doelstelling is uitgewerkt in enkele SMART geformuleerde doelen: 1. 50 jongeren zijn voorzien in hun wens* per 1 juli 2016; 2. 300 vrienden dragen minimaal 10,- per jaar bij per 1 juli 2016; 3. Het saldo is met minimaal 25.000 verhoogd op 31 december 2015 en met minimaal 75.000 op 31 december 2016; 4. 15 vrijwilligers zijn langdurig verbonden aan de stichting per 1 juli 2016. Afgeleide doelen en tevens middelen om bovenstaande doelen te behalen zijn: 5. Interne naamsbekendheid van Stichting Vrienden van TriviumLindenhof is nog in 2015 100% binnen TriviumLindenhof. 6. Externe naamsbekendheid van Stichting Vrienden van TriviumLindenhof is eind 2016 60% binnen het netwerk van TriviumLindenhof. 7. Ambassadeurschap wordt vrijwillig medio eind 2015 vervuld door een bekende Nederlander. * De wensvervulling van de jongeren kan bestaan uit: 1. de verstrekking en/of financiering van goederen (een fiets om naar school te gaan, een laptop om huiswerk op te maken); 2. de uitvoer en/of financiering van diensten (het opknappen van panden, hulp bij het vinden van een stageplek); 3. de financiering van projecten/activiteiten die jongeren in hun kracht zetten (zoals de voettocht naar Santiago de Compostella en de reis naar Nepal waar jongeren opbouwwerk doen ). 4. Op te leveren resultaat/resultaten Om de doelstellingen van Stichting Vrienden van TriviumLindenhof te behalen, is het nodig dat verschillende zaken gerealiseerd worden. Resultaten die aan het bereik van de doelstelling gaan bijdragen zijn: Aanscherping profiel Stichting Vrienden van TriviumLindenhof (Zie Bijlage I) Eigen logo Basisteksten Flyer/factsheet en/of halfjaarlijkse nieuwsbrief Verzameling good practices (voorbeelden projecten) Verzameling testimonials van kinderen/ jeugd/ gezinnen/ opvang Verzameling endorsements van donateurs/ bedrijven/ partners Doorontwikkeling website vriendvantriviumlindenhof.nl (Zie Bijlage I) Inzicht in (financiële) status van projecten/doelen Sterkere koppeling met sociale media Onderscheid websites TriviumLindenhof en Vrienden van TriviumLindenhof versterken Focus door niet ter zake doende informatie af te voeren Betere vindbaarheid (SEO) Toevoeging testimonials van kinderen/ jeugd/ gezinnen/ opvang Uitbreiding endorsements van donateurs/ bedrijven/ partners Uitbreiding good practices (voorbeelden projecten) Interne promotie (t.b.v. werving donateurs en vrijwilligers) (Zie Bijlage I) Aandacht tijdens personeelsbijeenkomsten en speciale gelegenheden Regelmatige berichten via interne media (TICK) Externe promotie (t.b.v. werving donateurs en vrijwilligers) (Zie Bijlage I) Bekende Nederlander als ambassadeur Persberichten Factsheet/ halfjaarlijkse nieuwsbrief met good practices en resultaten Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 4
Flyer voor werving vrijwilligers Netwerken Aandacht tijdens eigen bijeenkomsten en speciale gelegenheden met/ voor externen Inzet website + sociale media (contentplan) Acties* Binden donateurs/ bedrijven ( vrienden ) (Zie Bijlage II) Aandacht en kleine attenties voor donateurs (afhankelijk van hoogte donatie in een jaar tijd) Weergave donateurs op website (logo s/ namen) (afhankelijk van een donatie vanaf een bepaald hoog bedrag; al dan niet terug berekend naar waarde van een verleende dienst of gedoneerde goederen) Donateurs in het zonnetje zetten (donateurs in het algemeen en bedrijven specifiek door ze te voorzien van een mooi artikel t.b.v. onze én hun eigen in- en externe media) + gezamenlijke persberichten Organisatie van een Vriendendag Binden vrijwilligers ( vrienden ) Aandacht en kleine attenties voor vrijwilligers (afhankelijk van bijdragen in een jaar tijd) Vrijwilligers in het zonnetje zetten (bij de ontsluiting van good practices via de website) Organisatie van een Vriendendag *Acties kunnen zeer uiteenlopen qua opzet. Denk aan: een wedstrijd voor het indienen van een nieuw project door jongeren zelf; het deelnemen aan of organiseren van sportwedstrijden voor promotie of geldinzameling; het uitschrijven van een prijsvraag; jongeren kunst laten maken voor donateurs, etc. 5. Randvoorwaarden voor de uitvoering van het project Het is nodig dat verschillende zaken goed voorbereid en vastgelegd worden om de stichting succesvol te kunnen inzetten en de gestelde doelen te behalen: Transparant beleid rond toekenning van donaties en goederen en de inzet van diensten Op welke gronden geven we wat waaraan uit en ten behoeve van wie? Donateurs hechten veel belang aan transparant beleid als het gaat om goede doelen en giften. Dit beleid zal duidelijk moeten blijken uit alle communicatie om vertrouwen bij de donateurs te kweken. Goed relatiebeheer Om gerichte acties uit te kunnen voeren naar (potentiële) donateurs is goed relatiebeheer en vooral relatiemanagement een must. Het gaat hierbij niet alleen om de registratie van giften in de tijd, acties voor werving van vrijwilligers en het vinden van geschikte projecten, maar ook het onderhoud van het netwerk met bedankjes, bijeenkomsten, etc. Hier moet een systematiek voor worden opgezet en liefst een CRM voor worden ingericht. Vrijwilligersbeleid Hoe werven en binden we vrijwilligers, wat moet hieromtrent worden vastgelegd en geregeld (contracten en verzekeringen). Deze expertise is ruimschoots in huis binnen TriviumLindenhof, maar moet wel voor de Stichting Vrienden van TriviumLindenhof worden beschreven en georganiseerd. Het beleid ten aanzien van vrijwilligers zal ook in de communicatie voor werving moeten worden belicht. Een stagiair HRM heeft hiervoor ruimte. Coördinatie Het bestuur van Vrienden van TriviumLindenhof neemt deze rol op zich neemt en komt regelmatig (bijvoorbeeld 1 x per maand) bij elkaar om te bekijken wat er is binnen gekomen en hoe dit wordt verdeeld. Eventueel worden hier collega s met bepaalde expertises bij betrokken. Een overlegcyclus met vaste agenda moet worden opgesteld en ingepland. Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 5
Bijlage I Activiteiten communicatie Wat gaat de communicatieafdeling o.a. doen? Website finetunen. Barometers toevoegen bij de projecten, ervaringsverhalen delen. Wensen/projecten van jongeren zelf erop plaatsen. Share functie (FB, Twitter etc.). Eigen smoel geven (logo laten ontwerpen, footer TL weg). Meta data aanpassen (vindbaarheid op Google verbeteren). Jongeren benaderen en wensen inventariseren. Eventueel jongeren zelf een oproep laten schrijven. Wellicht een wedstrijd uitschrijven: wat is het beste idee? BN-er benaderen en vragen als ambassadeur op te treden. Iemand die iets met kinderen heeft, die misschien zelf in een instelling heeft gezeten. Eerst kijken of eigen collega s misschien connecties hebben. Losse promo-actie: alle collega s krijgen eenmalig een stapeltje promotiemateriaal om uit te delen onder vrienden/familie/de bakker etc. (Potentiële) Bedrijfssponsors krijgen een boekje met meer achtergrondinformatie over de stichting en TriviumLindenhof zelf. Wij zijn we, wat doen we, wat zoeken we, wat hebben we te bieden etc.. Social media: Facebook en Twitter. Verslag doen van projecten, verhalen, wedstrijden, BN-er, acties, Vriendendag etc. etc. Veel verhalen, veel beelden. Emotie. Media: Lokale kranten benaderen voor lokale projecten. Persberichten uitsturen. Care & Able netwerk inzetten. Bijvoorbeeld mogelijkheid je tijdens de borrel te presenteren. Wedstrijdelementen: Stem op een project. Deelnemers bepalen waar een restbedrag aan wordt besteed. Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 6
Bijlage II Zodra er een donatie binnenkomt, geeft de penningmeester een seintje aan de afdeling Communicatie en deze stuurt een bedankje (bijvoorbeeld een persoonlijke bedank-mail). Grotere donaties (vanaf 100,-) krijgen een persoonlijk geschreven kaartje. Officieel Vriend worden? Structureel doneren (maandelijks/per kwartaal etc.) en minimaal 60,- per jaar, dan ben je Vriend. Wat krijg je dan? Een persoonlijk geschreven bedank-kaartje (vlak voor de feestdagen). En in het voorjaar een Vriendendag op één van de locaties van TriviumLindenhof. Bedrijfssponsors: Bedrijven die zich structureel willen verbinden aan de stichting krijgen de mogelijkheid reclame te maken, bijvoorbeeld via het plaatsen van een logo op de website/intranet of wellicht zelfs een banner. Beleidsplan Stichting Vrienden van TriviumLindenhof 2015 7