Mediarichtlijn voor medewerkers Bijeen Hoogeveen

Mediarichtlijn voor medewerkers Bijeen Hoogeveen Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 1 van 11

Inhoudsopgave 2 1.Doel en werkingssfeer van deze richtlijn 3 2.Gebruik van informatie- en communicatiemiddelen 3 3.Meldingsplicht 5 4.Controle 5 5.Toelichting op de richtlijn 6 6. Artikelsgewijze toelichting 7 6.1 Doel van deze richtlijn 7 6.2 Gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen (EIC) 7 7. School specifieke aanvullingen 8 7.1 Algemeen 8 7.2 Internet 8 7.3 Sociale media 9 7.4 E-mail 9 7.5 Thuiswerken 10 7.6 Laptopgebruiker 11 7.7 Schoolwebsite 11 7.8 Foto en video 11 Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 2 van 11

1.Doel en werkingssfeer van deze richtlijn 1.1 Deze richtlijn geeft de wijze aan waarop bij Bijeen Stichting openbaar primair onderwijs Hoogeveen wordt omgegaan met (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen. Deze richtlijn omvat gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik. 1.2 Onverantwoord gebruik is gebruik tegenstrijdig aan de doelstelling en identiteit van de scholen, zowel in persoonlijk gebruik als in relatie tot anderen binnen of buiten de school. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan illegale toepassingen van bestanden, beledigende, aanstootgevende, gewelddadige, racistische, discriminerende, intimiderende, seksueel getinte toepassingen, zinloos tijdverdrijf en/of toepassingen die strijdig zijn met de wet of als onethisch te karakteriseren zijn. 1.3 Deze richtlijn geldt voor een ieder die werkzaam is bij en ten behoeve van de Bijeen Stichting openbaar primair onderwijs Hoogeveen, in deze richtlijn kortweg aangeduid als Bijeen. 2 Gebruik van informatie- en communicatiemiddelen 2.1 Het gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen is primair verbonden met taken / bezigheden die voortvloeien uit de functie van het personeelslid. 2.2 Personeelsleden mogen (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen beperkt, incidenteel en kortstondig gebruiken voor persoonlijke doeleinden mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of het systeem en mits hierbij wordt voldaan aan de verdere regels van deze richtlijn. 2.3 Het is niet toegestaan om (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen zodanig te gebruiken dat het systeem- en/of de beveiliging opzettelijk worden aangetast. Men is zelf verantwoordelijk voor de apparatuur waarvan gebruik wordt gemaakt. Tip: Laat deze in actieve stand niet onbeheerd achter. 2.4 Het is niet toegestaan om (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen voor onacceptabele doeleinden te gebruiken. Hierbij moet onder andere worden gedacht aan het spelen of downloaden van spelletjes, winkelen, gokken of deelnemen aan kansspelen en het bezoeken van chatboxen. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 3 van 11

2.5 Het is in het bijzonder niet toegestaan om: bewust sites te bezoeken die seksueel getint, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; bewust seksueel getint, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden of te verspreiden; zich op het internet niet ongeoorloofd toegang verschaffen tot niet-openbare bronnen; bewust informatie waartoe men via elektronische informatie- en communicatiemiddelen toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen; actief aan te geven aan webwinkels dat belangstelling bestaat voor het ontvangen van productinformatie voor eventuele latere bestellingen in de privésfeer; bestanden te downloaden die geen verband houden met studie en/of werk; software en applicaties te downloaden zonder voorafgaande toestemming van de beheerder; anders dan om professionele redenen computerspelletjes spelen; anoniem of onder een fictieve naam via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; op dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende manier via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; inkomende privéberichten te genereren door het deelnemen aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, elektronisch winkelen, down- en uploaden van bestanden, nieuwsbrieven en dergelijke; kettingmailberichten / hoaxen te verzenden of door te sturen; iemand lastig te vallen. 2.6 Het is niet toegestaan om individueel belastende / privacy gevoelige foto s, video s of ander materiaal van op school werkzame personen of leerlingen of andere bij de school betrokkenen via elektronische informatie- en communicatiemiddelen bekend te maken. 2.7 Het is ook anderszins niet toegestaan om door middel van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen in strijd met de wet of onethisch te handelen. 2.8 User- identificatie (gebruikersnaam) en authenticiteit (bijvoorbeeld wachtwoord) zijn strikt persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. Wanneer het vermoeden bestaat dat anderen het wachtwoord kennen, dient men het wachtwoord te wijzigen. 2.9 Onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of van buiten de school dienen onmiddellijk aan de ICT- Coördinator van de school gemeld te worden. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 4 van 11

3 Meldingsplicht Een vermoeden van misbruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen moet direct worden gemeld bij de schoolleiding of de algemeen directeur. 4 Controle 4.1 Controle op gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van in artikel 1.2 en 1.3 genoemde doelen. 4.2 De schoolleiding informeert in voorkomende gevallen de salgemeen directeur en de personeelsleden over controle op (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens en de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn. Dit informeren kan vooraf gedaan worden, met name als preventief middel, en anders achteraf. 4.3 Niet toegestaan gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen (EIC) wordt zo veel mogelijk technisch onmogelijk gemaakt. 4.5 Als de algemeen directeur of de schoolleiding merkt of er op geattendeerd wordt dat het EIC-gedrag van een personeelslid niet binnen deze kaders verloopt, wordt de collega hier op gewezen en wordt een controle van zijn EIC-acties door bevoegde personen als mogelijkheid genoemd. 4.6 Indien een personeelslid of een groep personeelsleden ervan wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. De schoolleiding meldt dit vooraf aan de algemeen directeur. 4.7 Personeelsleden, ten aanzien van wie geconstateerd is dat zij zich niet aan deze regeling houden, worden zo spoedig mogelijk door de leidinggevende op hun gedrag aangesproken. 4.8 Bij handelen in strijd met deze regeling beslist de algemeen directeur respectievelijk het bestuur over de al dan niet te nemen (disciplinaire) maatregelen. Tot deze maatregelen kan ontslag uit het dienstverband behoren. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 5 van 11

5. Toelichting op deze richtlijn Deze richtlijn betreft het gebruik van informatie- en communicatiemiddelen zoals deze ter beschikking zijn/worden gesteld of worden gefinancierd door de school. Een belangrijk punt is de totstandkoming van een goede balans tussen verantwoord gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen en bescherming van de privacy van iedereen die op school werkzaamheden verricht en (bijvoorbeeld) achter de pc zit (dus ook vrijwilligers, stagiaires, enz.). De tekst van deze regeling sluit op dat punt aan bij de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Belangrijk is dat de Wbp alleen geldt als er sprake is van persoonsgegevens. Gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld e-mail- en internetgebruik van personeel zijn in het algemeen te kwalificeren als persoonsgegevens. Uit rechterlijke uitspraken is op te maken dat er veel waarde gehecht wordt aan het hebben van een reglement of richtlijn. Hierdoor weet het personeel immers waar het aan toe is. Belangrijk is ook dat dit duidelijk kenbaar gemaakt wordt aan het personeel. Alle personeelsleden van Bijeen nemen kennis van deze richtlijn. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 6 van 11

6. Artikelsgewijze toelichting 6.1 Doel van deze richtlijn Deze richtlijn is van toepassing op personen in dienst van of werkzaam voor Bijeen. Hieronder vallen niet alleen de personen die een akte van benoeming/aanstelling hebben, maar ook uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers, personen die bij de Bijeen zijn gedetacheerd, etc. In de tekst wordt geregeld het woord personeelslid gebruikt maar hier worden dus alle personen bedoeld die in dienst van of werkzaamheden ten behoeve van Bijeen verrichten. 6.2 Gebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen (EIC) Een totaal verbod op het privégebruik van (elektronische) informatie- en communicatiemiddelen zoals het versturen en ontvangen van persoonlijke e-mailberichten is niet reëel. Bijeen kan wel beperkende voorwaarden stellen aan het privégebruik. Bijeen is niet aansprakelijk voor apparatuur die geen eigendom is van Bijeen. Tenzij deze apparatuur wordt ingezet voor onderwijsdoeleinden. Als de inhoud van een e-mail in ernstige mate ontoelaatbaar is (opruiend, hatelijk, onsmakelijk etc.), of de wet overtreedt (bijvoorbeeld door valse beschuldigingen te doen), neemt de leidinggevende contact op met de politie. De e-mail wordt geprint en een (digitale) kopie wordt bewaard als potentieel bewijsmateriaal. Let op: het adres waar een e-mail vandaan komt is te vervalsen, dus de werkelijke afzender kan zijn/haar identiteit onder iemand anders' naam verborgen houden. Het personeel wordt opgeroepen om niet te antwoorden op junkmail, omdat de kans groot is dat men er nog meer van ontvangt als men het wel doet. Wees voorzichtig met het bekend maken van het e-mailadres op websites, bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier. Ook bij het invullen van het huisadres in publieke gebieden, zoals bijvoorbeeld een 'gastenboek', is voorzichtigheid geboden. Pas op met e-mailberichten waar grote bestanden als attachment zijn bijgevoegd, met name als ze afkomstig zijn van mensen die men niet kent of met onderwerp titels die niets zeggen. Verwijder iedere verdacht bericht en leeg de e-mail prullenbak. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 7 van 11

7.Schoolspecifieke aanvullingen 7.1 Algemeen 1.Het is gebruikers niet toegestaan door auteursrechten beschermd materiaal (inclusief muziekbestanden), illegale software of software waarvan betrokkene redelijkerwijs kan aannemen dat dit schadelijk of niet de bedoeling is, op een computer of het netwerk te zetten of te installeren. 2. Het is medewerkers niet toegestaan zonder toestemming van de ICT- Coördinator software te installeren of te bekijken op het schoolnetwerk of een door de school ter beschikking gestelde computer. 3. Gebruikers zullen bij het gebruik van de door de school ter beschikking gestelde ICT, internet en e-mail faciliteiten de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de school en het bestuur waarborgen. 4. Een medewerker mag informatie van een collega nooit openbaar maken, zonder diens toestemming vooraf. 5. Wachtwoorden zijn een essentieel onderdeel van de beveiliging van systemen. Het is dan ook niet de bedoeling om de computer wachtwoorden te laten onthouden. 6. Leerlingen gebruiken media onder verantwoordelijkheid en toezicht van de groepsleerkracht of assistent. 7. Het gebruik van media door leerlingen moet overwegend een educatieve waarde hebben. Er wordt alleen software gebruikt waarvoor officiële licenties beschikbaar zijn. 8. Iedere gebruiker is verantwoordelijk voor de door hem opgeslagen bestanden op het netwerk en zal deze, al dan niet op verzoek, regelmatig opschonen. 7.2 Internet 1. Regels en wetten met betrekking tot copyright en auteursrecht worden door alle gebruikers in acht genomen. 2. Het is gebruikers niet toegestaan via Internet illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder overleg met de ICT- Coördinator te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs weet of kon weten dat dit niet de bedoeling of verboden is. 3. Het is niet toegestaan vanaf het netwerk handel te verrichten via websites als www.marktplaats.nl, tenzij dit gebeurt voor of in opdracht van de school. 4. Het is niet toegestaan vanaf het netwerk spellen te spelen waarmee geld verdiend dan wel verloren kan worden. 5. Sites die door de leerlingen gericht gebruikt moeten worden, worden eerst door de leerkracht bekeken. 6. De leerkracht draagt zorg voor een omgeving waarin leerlingen open kunnen vertellen wanneer zij op een ongewenste, onbedoelde site komen. Het is meestal immers niet hun schuld. Er wordt aan de leerlingen uitgelegd waarom zij bepaalde sites wel of niet mogen bekijken. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 8 van 11

7. Het is niet toegestaan om op websites te registreren met een door de werkgever beschikbaar gesteld e-mailadres, tenzij deze websites gebruikt worden ten behoeve van de school. 7.3 Sociale media 1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en Bijeen niet schaadt. 2. Bijeen ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel, bij werkgerelateerde onderwerpen met vermelding van organisatie en functie. Er wordt steeds geschreven in de eerste persoon. 3. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy. 4. Werknemers die publiceren op een website anders dan die van Bijeen of van de scholen een onderwerp dat wel te maken kan hebben met Bijeen of de scholen maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. 5. Werknemers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht. 6. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke informatie. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon. 7. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over ouders, andere scholen of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen informatie over de persoon of het bedrijf / de school. 8. Werknemers respecteren degenen tot wie zij zich richten. De privacy van anderen wordt gerespecteerd. 9. Werknemers zijn zich bewust van hun relatie met Bijeen op online sociale netwerken. Als je actief bent als werknemer voor de organisatie waarvoor je werkt zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming zijn met hoe je je in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega's en ouders. 10. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. 11. Bijeen is eerlijk en transparant. Dit betekent dat er geen pr of marketing onder een andere naam plaatsvindt, de organisatie en de functie worden altijd bekendgemaakt. 12. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het bloggen. Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij zijn zich bewust dat medewerkers lezen wat zij schrijven. 13. Voor het gebruik van Facebook is een apart Mediaprotocol Facebook vastgesteld. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 9 van 11

7.4 E-mail 1. Iedere medewerker heeft een persoonlijk e-mailadres en is volledig verantwoordelijk voor alle vanaf dat E-mailadres verzonden berichten en bijlagen. 2. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn of haar persoonlijke combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord en wordt dringend geadviseerd regelmatig het wachtwoord te wijzigen. 3. Medewerkers beperken het verspreiden van dit e-mailadres om de overlast van spam (ongewenste e-mail) te voorkomen. 4. Het is niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten die door de school ter beschikking zijn gesteld, kettingbrieven te versturen, pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. 5. Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder overleg met de ICT- Coördinator te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs weet of kon weten dat dit niet de bedoeling of verboden is. 7.5 Thuiswerken 1. Iedere medewerker beschikt in beginsel over de mogelijkheid om middels een remote desktop verbinding in te loggen op de Terminal Server. 2. Voor de onder 1. genoemde manier van thuiswerken, gelden dezelfde afspraken als voor het fysiek achter een schoolcomputer werken. 3. Kosten voor thuiswerken (software, hardware en kosten voor de Internetverbinding) zijn volledig voor eigen rekening en kunnen niet worden gedeclareerd. 4. Alle informatie die voor thuiswerken op de thuiscomputer beschikbaar is, wordt gebruikt ten dienste van de school en nooit ter beschikking gesteld aan derden. 5. De informatie om de verbinding tot stand te brengen (waaronder gebruikersnaam, wachtwoord, IP-adres server, enzovoort) worden nooit ter beschikking gesteld aan derden. 6. De mogelijkheid om thuis te werken via de bij punt 1 genoemde verbindingen is een gunst van de school aan de medewerker en geen recht. 7. De school is op geen enkele wijze aansprakelijk is te stellen voor schade aan de thuiscomputer, zoals schade door virussen en aanverwante zaken. 8. De thuiswerker wordt dringend verzocht om de thuiscomputer van díe software te voorzien die mogelijke schade aan het schoolnetwerk voorkomt, zoals de laatste antivirusbestanden en Windows Updatebestanden. De thuiswerker is verplicht om de school te informeren in het geval de thuiscomputer niet langer in eigendom is door diefstal e.d. zodat de school passende maatregelen kan treffen om misbruik door derden te voorkomen. 9. De school biedt niet meer aan dan de technische faciliteiten en de bijbehorende korte, eenvoudige handleiding. Ondersteuning aan huis door externe partijen valt niet in de overeenkomst maar de ict er van de school kan wel ondersteuning bieden. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 10 van 11

7.6 Laptopgebruiker 1. In het geval medewerkers een schoollaptop buiten het schoolgebouw gebruiken voor schooldoeleinden gebruiken, komen schade, verlies en/of diefstal van de hardware, software, data en toebehoren voor rekening van de school (worden in beginsel op de verzekering van de school afgewenteld) tenzij het gebruik in strijd is met artikel 2 van deze richtlijn dan wel in geval van schuld door onzorgvuldig gebruik of door grove nalatigheid. 2. Laptops die eigendom zijn van school, vallen onder de verzekering. 7.7 Schoolwebsite 1. Medewerkers kunnen zelf direct informatie plaatsen op de schoolwebsites. 2. Redacteuren dragen zorg voor zorgvuldig taalgebruik zonder stijl- en taalfouten. 3. Informatie die terug te voeren is op leerlingen mag niet op de website gepubliceerd worden, tenzij er uitdrukkelijke toestemming van de ouders/verzorgers is op het aanmeldformulier. 4. Informatie die terug te voeren is op medewerkers mag niet op de website gepubliceerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming. 7.8 Foto en video 1. De camera s mogen alleen gebruikt worden voor en op school en niet voor privégebruik. 2. Het maken van beeldopnames voor intern gebruik, kan alleen plaatsvinden wanneer er uitdrukkelijke toestemming van de ouders/verzorgers is op het aanmeldformulier. 3. Stappenplan Gebruik van foto- en/of videobeelden : De medewerker kijkt in het dossier na of ouders/ verzorgers toestemming gegeven hebben om foto/video-opnamen te mogen maken. De beelden van de camera worden opgeslagen op een alleen voor de betreffende medewerker toegankelijke netwerklocatie. De beelden worden direct van de camera verwijderd. Veiligheidsplan Bijeen, Stichting Openbaar Primair Onderwijs Hoogeveen - versie sept 2016 - Pagina 11 van 11