HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 1. Algemeen In de statuten van de stichting Gilde Ede, d.d. 07 februari 1992, staat in artikel 15 dat het bestuur reglementen kan vaststellen, dat noch in strijd mag zijn met de wet, noch met de statuten. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 april 2015. Het huishoudelijk reglement valt uiteen in twee gedeelten namelijk: Taken van het bestuur (artikelen 2 tot en met 7) en de gedragsregels. Artikel 2. Algemene taken van het bestuur 1. Het bestuur voert een zodanig beleid dat zo goed mogelijk wordt voldaan aan de doelstellingen van het Gilde; 2. Voor de uitvoering van specifieke activiteiten van het Gilde benoemt het bestuur coördinatoren of werkgroepen, waarvan een lid als coördinator optreedt. Coördinatoren en leden van werkgroepen kunnen door het Gildebestuur van hun functie worden ontheven. Voor de coördinatoren c.q. werkgroepen kan het bestuur een overeenkomst opstellen waarin taken, verplichtingen en bevoegdheden zijn beschreven; 3. Het leveren van informatie, ten behoeve van de nieuwsbrieven en website; 4. Bereid zijn tot het volgen van trainingen ten behoeve van het goed functioneren als bestuurslid; 5. Het bemensen van de informatiestand; 6. Bij verhindering van één ondergenoemde functionarissen wijst het bestuur een vervanger aan. Artikel 3. Bestuursvergaderingen bestuur 1. Per jaar worden ten minste vijf vergaderingen gehouden; 2. De voorlopige agenda wordt, in overleg met de voorzitter, opgesteld door de secretaris; 3. Alle bestuursleden hebben het recht agendapunten in te dienen; 4. De secretaris, of diens plaatsvervanger, stelt de notulen op en zorgt voor verzending naar de bestuursleden. Artikel 4. Rooster van aftreden 1. De bestuursleden worden gekozen voor een periode van vier jaar; 2. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op in elke eerste vergadering van het jaar; 3. Het rooster van aftreden wordt zodanig samengesteld dat, zo mogelijk, voorzitter, secretaris en penningmeester, niet tegelijkertijd aftreden. Pagina 1 van 6
Artikel 5. De verplichtingen van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, zijnde het dagelijks bestuur De voorzitter 1. Leidt de bestuursvergaderingen en andere vergaderingen waarvan Gilde Ede gastheer is; 2. Zorgt voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement; 3. Ziet toe op de uitvoering van besluiten; 4. Ondertekent, samen met de secretaris, brieven en stukken die belangrijke of principiële beslissingen betreffen; 5. Vertegenwoordigt Gilde Ede extern, o.a. op regionale en landelijke Gildevergaderingen; 6. Verzorgt eindredactie van het jaarverslag van Gilde Ede; 7. Het mede organiseren van het jaarlijkse uitstapje voor rondleiders en bestuursleden. De secretaris 1. Behandelt de belangrijke ingekomen post die het bestuur aangaat. Post bestemd voor andere bestuursleden of coördinatoren wordt aan de betreffende persoon doorgegeven; 2. Verzorgt de uitgaande post en is gemachtigd brieven, stukken enz. namens het bestuur te ondertekenen indien deze in overeenstemming zijn met bestuursbesluiten. Brieven en stukken die belangrijk of principiële beslissingen betreffen worden door de secretaris en de voorzitter ondertekend; 3. Notuleert de bestuursvergaderingen; 4. Het uitnodigen voor, en notuleren van incidentele vergaderingen waarvan Gilde Ede gastheer is en verzending van die notulen; 5. Beheerd het archief; 6. Houdt een actueel archief bij van ingekomen en uitgegane post/e-mail; 7. Houdt een bestand bij van namen en adressen van de aanbieders; 8. Stelt met de andere bestuursleden en de coördinatoren het jaarverslag samen. Het jaarverslag wordt na goedkeuring door het bestuur vrijgegeven voor publicatie; 9. Zorgt voor een tijdige verzending naar de gemeente Ede van de subsidieaanvraag; 10. Zorgt voor een update van de Gildegids en verspreid deze, als eerste naar de webmaster; 11. Het mede organiseren van het jaarlijkse uitstapje voor rondleiders en bestuursleden; 12. Het uitnodigen van de aanbieders voor de Gildedag. De penningmeester 1. Draagt zorg voor het algehele financiële beleid van de stichting; 2. Voert de administratie van inkomsten en uitgaven van de stichting; 3. Doet in de bestuursvergaderingen verslag van de financiële situatie; 4. Draagt zorg voor de verzekering; 5. Houdt toezicht op de naleving van de voorwaarden die bij toekenning van subsidies zijn gesteld; Pagina 2 van 6
6. Houdt toezicht op de naleving van de financiële overeenkomsten met coördinatoren; 7. Stelt jaarlijks het financieel jaarverslag en de begroting op en biedt die ter goedkeuring aan, aan het bestuur. Artikel 6. De verplichtingen van de activiteitencoördinator 1. Het afhandelen van externe aanvragen van aanvragers(individueel en in groepsverband); 2. Het organiseren van de Gildedagen(beurzen, kletsen); 3. Het zoeken van een beurslocatie; 4. Het maken van prijsafspraken betreffende de huur van de locatie, catering, bediening enz.; 5. Het indelen van de aanbieders op een beurs; 6. Bijdrage leveren aan het jaarverslag; 7. Nieuwe aanbieders welkom heten en hen voorzien van de Gilde Ede Gids en de gedragsregels; 8. Aanbieders die stoppen een bedankbrief toezenden. Artikel 7. De verplichtingen van de communicatiecoördinator 1. Het up to date houden van de website; 2. Het maken van posters/flyers van de Gildedagen(beurzen, kletsen); 3. Persberichten verzorgen voor de Gildedagen (beurzen); 4. Contacten onderhouden met de lokale media en non-profit organisaties enz.; 5. Externe nieuwsbrieven opstellen en verzenden; 6. Nieuwsbrieven voor aanbieders en rondleiders schrijven en verzenden; 7. Het ontwikkelen en bewaken van de huisstijl. Artikel 8. Onkostenvergoeding 1. In functie gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester; 2. Voor het reizen per auto stelt het bestuur aan het begin van het jaar een kilometervergoeding vast. Artikel 9. Verzekering Het bestuur draagt zorg voor een ongevallenverzekering. De bestuursleden en de rondleiders zijn verzekerd. Polisnummer: EDE59675773/80001. Telefoonnummer:071-3643149. Artikel 10. Geheimhouding 1. Bestuursleden van de stichting onthouden zich van het openbaar maken of verstrekken aan derden, van gegevens welke zij vanwege hun lidmaatschap hebben verkregen en die betrekking hebben op privé gegevens van personen of waarvan de openbaarmaking of verstrekking de stichting of derden kunnen Pagina 3 van 6
schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, of diens wettelijke vertegenwoordiger, kan hierop een uitzondering worden gemaakt; 2. De genoemde verplichting blijft gelden na het beëindigen van het lidmaatschap van het bestuur van de stichting. Artikel 11. Slotbepaling Indien de statuten en het huishoudelijk reglement geen uitsluitsel geven op een probleem besluit het bestuur. Pagina 4 van 6
Gedragsregels De verplichtingen van de tijdelijke coördinator (c.q. werkgroepen) De coördinator 1. Draagt zorg voor het uitvoeren van specifieke gildeactiviteiten en onderhoudt daartoe de contacten met de betrokken vrijwilligers; 2. Activeert mensen om deel te nemen aan de betreffende gildeactiviteit; 3. Draagt zorg voor het uitvoeren van bestuursbesluiten betreffende de activiteiten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is; 4. Rapporteert ten minste één maal per jaar over de voortgang van de activiteiten en bespreekt toekomstige plannen in de bestuursvergadering. Tussentijds overleg vindt plaats als het bestuur of de coördinator dat wenst; 5. Levert bijdrage aan het jaarverslag; 6. Overlegt met de penningmeester over inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op de activiteiten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. De verplichtingen van de rondleider 1. Legt contact met de aanvrager; 2. Het geven van de rondleiding; 3. Het in ontvangst nemen en verantwoorden van de ontvangen gelden van de rondleidingen; 4. Een jaarlijks overzicht maken van de wandelingen betreffende het aantal deelnemers. De verplichtingen van de aanbieder 1. Gilde-aanbieders zijn mensen die beschikken over kennis en ervaring, welke zij belangeloos aan anderen ter beschikking willen stellen; 2. Zowel particulieren als organisaties kunnen van deze aanbiedingen gebruik maken; 3. Het overdragen van informatie gebeurt en informeel (zoals men bijv. van een ter zake kundige buurman/vrouw zou verwachten). Het gaat dan ook om overdracht van kennis en niet om het uitvoeren van klussen; 4. Het overdragen van kennis en ervaring kan aan één persoon, maar ook aan groepen, plaatsvinden. 5. Het is niet toegestaan om niet-leden van het Gilde Ede, gebruik te laten maken van de faciliteiten die ter beschikking worden gesteld door de aanvrager; 6. Gilde-aanbieders mogen het Gilde niet gebruiken ter promotie van hun commerciële activiteiten; 7. Gilde-aanbieders bepalen zelf of zij op een aanvraag ingaan; 8. Aanbieder en aanvrager regelen onderling op welke wijze, waar, wanneer en hoe vaak de contacten plaatsvinden en hoe de eventuele gemaakte kosten verrekend worden; Pagina 5 van 6
9. De Gilde-aanbieder is verantwoordelijk voor de gegeven adviezen; 10. Het is van belang dat de aanbieder zich op de hoogte houdt van de ontwikkelingen op zijn eigen deskundigheidsgebied. De verplichtingen van de stichting tegenover de aanbieder 1. De stichting draagt geen aansprakelijkheid voor schade aan derden toegebracht door gedragingen van de aanbieders; 2. De stichting is niet aansprakelijk voor ontvreemding of het kwijt raken van eigendommen van de aanbieders of derden; 3. De stichting heeft geen collectieve ongevallenverzekering voor haar aanbieders. Pagina 6 van 6