Visie op bestuur en toezicht Naar een meer op de maatschappij gerichte opvatting Raad van Commissarissen en bestuur TBV Wonen Vastgesteld door de RvC op 14-11-2018 31-8-2018 1 van 7
Voorwoord De Raad van Commissarissen is een bij wet ingesteld orgaan dat tot taak heeft toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de toegelaten instelling en de door haar in stand gehouden onderneming. Hij staat het bestuur met raad ter zijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de toegelaten instelling en de door haar in stand gehouden onderneming, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghouders (art. 31 woningwet). De opdracht is duidelijk, maar de wijze waarop, het hoe deze opdracht wordt uitgevoerd is des corporatie. Voor de TBV Wonen is haar missie hierin leidend. De missie van de TBV Wonen: TBV Wonen is een klantgerichte organisatie in Tilburg, die zich richt op huisvesting van mensen in Noord-Brabant die daarbij een helpende hand kunnen gebruiken. Wij investeren in kwaliteit en betaalbaarheid van woningen en werken met partners samen aan het leveren van maatschappelijke prestaties. Dit doen we op een creatieve en verbindende manier, Onze ambitie is om een excellente dienstverlener te zijn (behorend tot de top 50). Om duidelijk te maken hoe onze RvC haar opdracht vervult, is deze visie op bestuur en toezicht geformuleerd. Het moet passen bij onze organisatieontwikkeling en de ontwikkelingen in onze omgeving. De visie is gemaakt door verwachtingen met elkaar als commissarissen en bestuur te delen en hierover met elkaar in gesprek te gaan. Samen met het toezicht- en toetsingskader dient deze visie als leidraad voor de RvC en het bestuur binnen TBV Wonen. Hij wordt jaarlijks met de zelfevaluatie getoetst aan de interne en externe ontwikkelingen en geactualiseerd. 31-8-2018 2 van 7
Visie op bestuur en toezicht TBV Wonen De RvC en het bestuur van TBV Wonen hanteren bij hun werkzaamheden de volgende waarden: Wij handelen consistent naar ethisch en maatschappelijk geaccepteerde normen; Bij ons staan hoog in het vaandel: openheid, eerlijkheid, transparantie, integriteit en respectvol; Wij hanteren de voorrang van belanghouders in de volgorde: klant, gemeente, overige belanghouders; Wij nemen overwogen besluiten na voldoende consultatie en zijn aanspreekbaar op die besluiten, zowel intern als extern. Wij zijn aanspreekbaar op de organisatieontwikkeling, onze rollen en functie in de organisatie; Wij handelen naar vigerende wet- en regelgeving, zoeken de grenzen op als dat in het belang van de huurder is en leggen daar pro-actief verantwoording over af. De commissarissen en het bestuur van de TBV Wonen zijn zich bewust van hun belangrijke functie in deze dienende organisatie. Zij dagen zichzelf en elkaar uit om de beste besluiten voor de organisatie en haar belanghouders te nemen. De RvC en bij uitstek de voorzitter creëert hiervoor een veilige omgeving. Diversiteit, deskundigheid en een positief kritische opstelling zijn hierbij van cruciaal belang. 31-8-2018 3 van 7
Ontwikkelingen in het toezicht De sector (en daarmee ook de TBV Wonen) staat voor complexe opgaven betreffende verduurzaming, betaalbaarheid, beschikbaarheid, leefbaarheid en wonen en zorg. Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen versnellen en zijn interdependent. Om de opgaven te realiseren is samenwerking met partijen noodzakelijk. Ook de TBV Wonen werkt steeds meer met maatschappelijke organisaties en marktpartijen samen, want we kunnen het niet alleen. We zien een organisatie die steeds meer in een netwerk met ketenpartners haar doelstellingen moet realiseren. Gelijktijdig blijft de TBV Wonen verantwoordelijk en aanspreekbaar en wordt van de organisatie én haar partners integriteit, legitimiteit, transparantie en verantwoording verwacht. De RvC wordt hier geacht, als een soort vooruitgeschoven post van de gemeenschap, toezicht op te houden. Veranderingen in de omgeving leiden hiermee ook tot veranderingen in het toezicht. Er is veel aandacht voor het intern toezicht van maatschappelijke organisaties en in het bijzonder voor die bij woningcorporaties en dat zal de komende jaren niet veranderen. Het publieke belang bij een goed, open en transparant functionerend middenveld is groot. We zien burgers die zelf het initiatief nemen in coöperatieve verbanden, de roep om de participatiemaatschappij versterkt deze tendens van kleinschalige initiatieven. De wet- en regelgeving is geïmplementeerd en heeft voor vernieuwing in de governance gezorgd. De komende jaren zal de kwaliteit van de governance hoog op de agenda van de extern toezichthouder (de Autoriteit Wonen) blijven staan, gezien het publieke en politieke belang. De Autoriteit Wonen houdt toezicht op de corporatie en heeft een rechtstreekse relatie met de RvC gekregen, met name waar het gaat om de kwaliteitsbewaking van de governance. De verdere professionalisering van de governance en de commissarissen in het bijzonder moet voorkomen dat er te grote risico s worden genomen, maar de kansen wel worden gepakt om de complexer wordende opgaven te realiseren. De RvC en het bestuur van de TBV Wonen hebben geconcludeerd dat deze ontwikkelingen niet alleen veranderende eisen aan de werkorganisatie en het beleid stellen (zijn we van wonen of van vastgoed). We zien dat de commissaris persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld. Dit alles betekent dat de RvC moet weten wat er speelt, echter commissarissen hebben hier maar beperkt tijd voor. Zo stellen de ontwikkelingen veranderende eisen aan het toezichthouden. De RvC van de TBV Wonen zal zijn rol pro-actief, kritisch en in rechtstreekse verbinding met interne en externe belanghouders gaan invullen. In het navolgende wordt aangegeven hoe de RvC van de TBV Wonen haar taak en de daarbinnen te onderscheiden rollen wil uitvoeren. Collegiaal functioneren De Nederlandse wet gaat uit van een collegiaal functionerende RvC. De RvC van TBV Wonen vindt het belangrijk om ook daadwerkelijk als collectief te functioneren teneinde haar waarden te borgen. Leden van de raad krijgen en nemen ruimte voor open discussie met respect voor elkaars uitgangspunten- bij voorkeur leidend tot een gezamenlijke conclusie. Het voeren van een goede, open discussie gaat vooraf aan het innemen van een (gezamenlijk) standpunt. Overwegingen worden vastgelegd in de notulen. De overwegingen die de afweging van de belangen van de belanghouders betreffen worden altijd genotuleerd. Wordt er niet tot een eensluidende conclusie gekomen, dan beslist de meerderheid. Collegiaal functioneren betekent vervolgens dat in de communicatie naar buiten toe de eigen opvattingen niet worden gecommuniceerd. Collegiaal functioneren betekent daarnaast dat de inzet van discussies in de RvC niet het krijgen van gelijk is of het hoog houden van 31-8-2018 4 van 7
eigen opvattingen of deelbelangen. De inzet is als commissaris onafhankelijk te opereren in het team en de discussies open en eerlijk op basis van argumenten te voeren. Rollen van de RvC We onderscheiden de volgende rollen van de RvC: 1. Toezichthouder, 2. Klankbord, 3. Werkgever, 4. Netwerker. Om haar rollen goed te kunnen uitoefenen is een goede (welke fase, welke rol) en tijdige agendering van strategische onderwerpen in de RvC van belang, alsmede een goede leesbaarheid (oplegger). Ad 1 Toezichthouder De RvC van TBV Wonen is verantwoordelijk voor het toezicht op het functioneren van de directeur- bestuurder van de woningcorporatie en op de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De directeur- bestuurder treedt op als bestuurder in de zin der wet. Hij is verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover intern verantwoording af aan de RvC. Daarnaast legt de bestuurder belangrijke besluiten ter goedkeuring voor aan de RvC. In deze rol toetst de RvC expliciet: aan de missie; het gevolgde proces (intern en extern); aan de context, de positionering en de ontwikkelingen; de belangenafweging; aan het toezichtkader Het toezichtkader bestaat onder andere uit het ondernemingsplan, portefeuillestrategie, (meer) jarenbegroting en organisatiewerkplan. Daarnaast gebruikt zij sectorspecifieke informatie van derden (AW, Aedes, Visitatie enz.) In haar rol als toezichthouder stelt de RvC ook de jaarstukken vast, toetst zij de compliance (houdt TBV Wonen zich aan wet en regelgeving) en de risicobeheersing en meldt zij risicovolle bijzonderheden tijdig aan de Autoriteit Wonen 1. Ad 2 Klankbordrol De RvC van de TBV Wonen kiest er nadrukkelijk voor niet als adviseur, maar als klankbord van de directeur-bestuurder op te treden. Als adviseur zou de RvC haar onafhankelijkheid verliezen. Als klankbord zet de RvC het bestuur aan tot reflectie en zet zij door vragen te stellen, het bestuur aan het denken. Zij doet dit niet alleen op verzoek van de directeurbestuurder. Vanuit haar proactieve rolopvatting zal de RvC zelf ook onderwerpen op de agenda zetten. Daarnaast kan de directeur-bestuurder de RvC vragen om met hem te brainstormen over een vraagstuk. Ad 3 Werkgeversrol De RvC vult zijn werkgeversrol in door jaarlijks met de directeur- bestuurder prestaties af te spreken en afspraken te maken die worden gehanteerd als criteria voor de beoordeling. Deze afspraken staan in het organisatiewerkplan dat jaarlijks wordt opgesteld. De 1 BTIV, artikel 29 31-8-2018 5 van 7
remuneratiecommissie geeft, namens de voltallige RvC, uitvoering aan de beoordelingscyclus van de directeur- bestuurder. Een 360graden beoordeling (intern en extern) is hier onderdeel van. Het functioneren van de directeur- bestuurder wordt, gehoord hebbende het advies van de remuneratiecommissie, door de RvC beoordeeld. Ad 4 Netwerkrol Gezien de netwerkorganisatie waarin de TBV Wonen haar doelstellingen realiseert is het van belang als RvC regelmatig in overleg te zijn met de Ondernemingsraad en met externe belanghouders. Op deze manier houdt de raad voeling met de onderwerpen die er in de organisatie en in het netwerk leven. De RvC heeft in ieder geval: Tweemaal per jaar overleg met de Ondernemingsraad over de algemene gang van zaken. Bij minimaal één van deze overleggen is de bestuurder niet aanwezig; Twee keer per jaar actief overleg met een vertegenwoordiging van de huurders; Een luisterend oor in de belanghoudersbijeenkomst. Hiermee krijgt de RvC inzicht in de context en is zij vindbaar voor derden. Over al deze contacten staat de RvC proactief in contact met het bestuur. In geval er sprake is van een verwijzing naar het bestuur, koppelt het bestuur actief terug. Meerwaarde van de RvC De RvC van TBV Wonen ontwikkelt met deze visie een meer op de maatschappij gerichte rolopvatting. De RvC beweegt hierbij van een alleen op control en compliance gerichte interne functie, naar een meer externe functie waarin zij de maatschappelijke waarden van de TBV Wonen bewaakt en uitdraagt, zonder de functie van control en compliance te veronachtzamen. Dit doet iedere commissaris met compassie met en kennis van de doelgroep van ons. De RvC levert een eigen meerwaarde voor TBV Wonen door: Het bieden van nieuwe perspectieven: vanuit onze verschillende achtergronden zijn wij in staat om vanuit andere perspectieven vraagstukken te bezien en hierover vragen te stellen of opmerkingen te plaatsen; Buiten naar binnen te brengen: als relatieve buitenstaander brengen wij externe ontwikkelingen, kennis en lessen uit andere sectoren in; Het uitdagen van de organisatie: in haar ambitie en streven de resultaten te optimaliseren; Haar bijdrage in de legitimiteit van de TBV Wonen: Wij staan in verbinding met huurders en belanghouders, zoeken hen actief op en brengen de input en vraagstukken van hen in en zorgen daarmee mede voor draagvlak in de maatschappij; Haar borging van bestuur en beleid: het bewaken van de organisatieontwikkeling, het toetsen aan de missie en positionering van de TBV Wonen en aan de context; Toezicht te houden op doen wij de goede dingen. Commissies Om de taak als RvC goed uit te kunnen voeren, zijn een aantal taken belegd in commissies. Iedere commissie kent zijn specifieke aandachtsgebied, vastgelegd in een reglement. De commissies komen ongeveer twee tot vier keer per jaar bijeen en bereiden de behandeling van specifieke onderwerpen en thema s voor, voor de vergadering van de RvC. 31-8-2018 6 van 7
Er zijn bij TBV Wonen twee commissies ingesteld: Remuneratiecommissie; beoordeling en voorstel beloning directeur- bestuurder en voorstel beloning RvC; Auditcommissie; financiële vastlegging en verantwoording, specifieke bedrijfseconomische en financiële zaken. Naast deze commissies kunnen vanuit de raad leden worden aangewezen rondom specifieke thema s. Zij fungeren dan als eerste aanspreekpunt, klankbord van het bestuur en koppelen terug naar de voltallige raad. Aandachtsvelden voor de toekomst Naast de reguliere taak- en aandachtsvelden voor de RvC, staan er de komende jaren een aantal onderwerpen op de agenda waar extra aandacht voor is. Dit gelet op de impact en (mogelijke) risico s van het onderwerp voor de organisatie als geheel, maar ook voor het bestuur en toezicht. Het betreft de volgende onderwerpen: De strategie, in het bijzonder die ten aanzien van betaalbaarheid, beschikbaarheid, de duurzaamheid en de kwaliteit van woningen; Organisatieontwikkeling, cultuur van de organisatie; Huurdersbelangenorganisatie en complexcommissies. Tenslotte De RvC en het bestuur van TBV Wonen hechten enorm aan het belang van de juiste cultuur en gedrag, waarbij het vooral gaat om een open en veilige sfeer; hierbij staan luisteren naar elkaars argumenten en het met respect voeren van de dialoog voorop. Onze waarden blijken uit ons gedrag en ons handelen. De RvC en het bestuur zijn zich terdege bewust van hun positie, de daaraan verbonden invloed en verantwoordelijkheid en de noodzaak deze voor betrokkenen inzichtelijk en controleerbaar aan te wenden. Over het gevoerde beleid en de daarbinnen genomen besluiten wordt regelmatig, proactief en volledig verantwoording afgelegd. Het elkaar aanspreken binnen de RvC en bestuur en het aanspreekbaar zijn van de RvC en/of bestuur voor belanghouders is de natuurlijke houding. De RvC en het bestuur staan een sobere, prudente wijze van handelen voor en stellen zich dienstbaar op in functie van de maatschappelijke opdracht van de corporatie. 31-8-2018 7 van 7