Communicatieplan Van Vliet ID 3C Harmelen, 28 juli 2014 Akkoord namens directie Datum: Handtekening:
0. Inhoud 0. Inhoud... 2 1. Inleiding... 3 1.1 Over dit document... 3 1.2 Betrokkenen... 3 2. Stakeholders... 4 2.1 Interne stakeholders... 4 2.2 Externe stakeholders:... 4 3. Doelstellingen... 5 4. Communicatiemiddelen... 6 4.1 de communicatiemiddelen... 6 4.2 Manier van communiceren per stakeholder... 7 5. Takenplan, planning en totaaloverzicht... 8 5.1 Takenplan... 9 5.2 Planning... 12 Bijlage 1... 17 2
1. Inleiding 1.1 Over dit document Zowel het intern als het extern communiceren komen aan bod in het communicatieplan van Van Vliet. Het plan beschrijft de communicatie die plaats zal vinden voor de audit en het eerste jaar na de audit. De directie van Van Vliet ziet zowel de interne als de externe communicatie als een belangrijk middel om bewustwording te bereiken bij de stakeholders. Het doel van de interne communicatie is duidelijk maken van de uitstoot van Van Vliet, daarnaast moet het duidelijk maken hoe Van Vliet haar CO2 emissie wil reduceren. Inzicht in de emissie van CO2 uitstoot is de basis voor een resultaat. Vanuit dit inzicht zullen vanzelf de benodigde aanpassingen, maatregelen en gedragsveranderingen voortvloeien. Het doel van de externe communicatie is om stakeholders duidelijk te maken dat Van Vliet CO2 bewust is. Daarnaast is het een motivatie voor de stakeholders om zelf ook stil te staan bij hun CO2 emissie. 1.2 Betrokkenen Bij de totstandkoming van dit document zijn betrokken: Bob Koole Erik Polder Michael Kars Sven Hiskemuller van der Zijden 3
2. Stakeholders Zowel voor de interne als de externe communicatie zijn er een divers aantal belanghebbende. Met deze belanghebbende, de stakeholders, zal er gecommuniceerd worden over de CO 2 -prestatieladder. Hetgeen waarover gecommuniceerd wordt verschilt per stakeholder evenals de manier waarop deze communicatie plaats vindt. Allereerst zal in dit hoofdstuk toelichting gegeven worden over de diverse interne en externe stakeholders. Daarna zal in het vervolg van dit document toelichting gegeven worden over de diverse onderdelen waarover wordt gecommuniceerd, met welke stakeholder en met welk communicatiemiddel dat gedaan kan worden. 2.1 Interne stakeholders, betreft al het personeel dat op de verschillende kantoren werkzaam is. Op het kantoor wordt de strategie bepaald ten bate van de CO 2 - reductie. medewerkers, betreft al het personeel dat uitvoerend bezig is. Het uitvoerend personeel moet de reductiemaatregelen die van belang zijn voor de uitvoering uitvoeren. 2.2 Externe stakeholders: Opdrachtgevers, indien een opdrachtgever de CO 2 -prestatieladder als inschrijfcriteria heeft opgenomen zal bij een inschrijving door Van Vliet de opdrachtgever voorzien moeten worden van een kopie van het CO 2 -bewust certificaat., hieronder vallen zowel de onderaannemers als de ZZP ers. Leveranciers, onder leveranciers vallen zowel de leveranciers van diensten als van producten. Concurrenten, indien een opdrachtgever als gunning eis de CO2 prestatieladder hanteert moet de concurrentie te weten kunnen komen of Van Vliet CO2 gecertificeerd is. Afnemers, onder afnemers verstaan wij organisaties/particulieren die bij onze bepaalde producten of diensten aanschaffen., zijn organisaties die in samenwerking met Van Vliet een werk uitvoeren. moeten niet worden verward met onderaannemers die in opdracht werken van Van Vliet Deze combinanten moeten zich ervan bewust zijn dat de CO2 prestatieladder effecten kan hebben op de zowel Van Vliet als de combinant zelf. 4
3. Doelstellingen Volgens het handboek van SKAO dient voor de certificering gecommuniceerd te zijn ver het onderdeel 2.2.1. Dit is gedaan door een informatiebrief richting het personeel. Nadat Van Vliet gecertificeerd is zal er gestart worden met de communicatie. Van Vliet heeft een aantal doelstellingen van de communicatie opgesteld. De bedoeling is dat deze zullen leiden tot de gewenste bewustwording van het intern personeel. Aan de interne stakeholders zal het volgende duidelijk moeten worden gemaakt: De wens van Van Vliet om de CO2 emissie te reduceren. Het effect van de CO2 prestatieladder. De uistoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. De doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. Welke stappen er ondernomen dienen te worden om de doelstellingen te realiseren. Wat er verwacht wordt van de werknemers, inclusief de reductiemaatregelen die van toepassing zijn op deze werknemers. Dat voor een resultaat ook inspanning nodig is. Aan de extern stakeholders zal het volgende duidelijk gemaakt moeten worden: De wens van Van Vliet om de CO2 emissie te reduceren. Het effect van de CO2 prestatieladder. De uistoot van CO2 over de periode 2013. De ambities en doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. De reductiemaatregelen die Van Vliet hiervoor heeft opgesteld. Wat de (mogelijke) effecten zijn van deze maatregelen voor de externe stakeholder. Aan welke initiatieven er deelgenomen wordt in het kader van CO2 reductie. Nadat het voor alle stakeholders duidelijk is dat Van Vliet CO2 bewust is, en welke maatregelen er genomen zijn in het kader van CO2 reductie dienen de stakeholders ook op de hoogte gehouden te worden van de ontwikkelingen. De doelstelling hiervoor zijn als volgt: Jaarlijkse communicatie betreft het energiebeleid en de reductiedoelstelling; Behaalde resultaten duidelijk weergeven en deze informatie delen met de desbetreffende stakeholders; Maatregelen aangeven voor werknemers om de CO2 uitstoot ze beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat ze zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2; Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. 5
4. Communicatiemiddelen 4.1 de communicatiemiddelen 1. Een nieuwsbrief, groepsbrede mededeling door middel van een brief of email; 2. Internet, op de website van Van Vliet zullen de documenten geplaatst worden die conform het handboek CO 2 -prestatieladder van SKAO op de site geplaatst dienen te worden. 3. Uitvoerderoverleg, gedurende een uitvoerderoverleg worden de actuele zaken besproken die van toepassing zijn voor de uitvoerders. 4. Toolboxmeeting/VGM overleg, per kwartaal vindt het zogeheten Toolboxmeeting (betreft: Veiligheid, Gezondheid en Milieu) plaats. Tijdens dit overleg worden zowel het eigen personeel als de onderaannemers bijgepraat over de belangrijkste. De ontwikkeling die betrekking hebben op de CO2 prestatieladder sluiten hier perfect op aan; 5. Verbale communicatie, het persoonlijk duidelijk maken van de doelstellingen is een efficiënte manier om de stakeholders duidelijk te maken wat de doelstellingen zijn van Van Vliet; 6. Op aanvraag van iedere stakeholder zal er informatie beschikbaar worden gesteld via e-mail; 7. De verschillende documenten van de CO2 prestatieladder (via internet). 6
4.2 Manier van communiceren per stakeholder Stakeholder medewerkers Opdrachtgevers Leveranciers Concurrenten Afnemers Communicatiemiddel /VGM overleg -Via de documenten /VGM overleg -Via de documenten /VGM overleg -Via de documenten 7
5. Takenplan, planning en totaaloverzicht Deze doelstellingen uit hoofdstuk drie zijn voor Van Vliet de leidraad van het communicatieplan. Om ervoor te zorgen dat deze doelstellingen behaald worden zal er een duidelijk overzicht moeten komen welke stappen er ondernomen dienen te worden. Hiervoor heeft Van Vliet een takenlijst ontwikkeld die ertoe moet bijdragen dat ieder onderdeel van de doelstellingen wordt behaald. Een tweede punt waar aandacht aan besteedt moet worden is het tijdstip dat een taak moet zijn volbracht. Indien dit niet gebeurd is het voor de verantwoordelijke onmogelijk te overzien wanneer er wat gedaan moet worden. Om deze behoefte te vervullen heeft Van Vliet voor het takenplan een planning opgesteld. Dit verschaft de verantwoordelijke duidelijkheid over de uit te voeren taken en de tijdstippen waarvoor ze volbracht dienen te zijn. Nadat deze planning is doorlopen kan uit de takenlijst worden opgemaakt wanneer de taak herhaald moet worden. Onder het kopje frequentie staat de periode tussen twee dezelfde taken vermeld, dit is de aan te houden tijdsverdeling tussen het uitvoeren van twee keer dezelfde taak. Het takenplan staat op de volgende pagina. Daarna volgt de planning die bij dit takenplan hoort. Aan deze twee onderdelen is een totaaloverzicht gekoppeld dat gedurende het proces van de certificatie ingaat. Gedurende de gehele periode tussen dit proces en de vervolg audit is in dit totaal overzicht aangegeven welke taak er op welk moment uitgevoerd dient te worden. Het totaaloverzicht is terug te vinden in bijlage 1. 8
5.1 Takenplan Nr. Taak Communiceren over: e communicatiemiddel 1 Onderdeel 2.2.1 Ten bate van stakeholders Ten bate van de bewustwording Intern Verantwoordelijk Frequentie Energiemanager Voor certificering 2 De wens van Van Vliet om de CO2 emissie te reduceren. 3 Het effect van de CO2 prestatieladder. 4 De uistoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. - Nieuwsbrief -Toolboxmeetin Allen. werknemers Energiemanager 1 x per halfjaar Energiemanager 1 x per jaar Energiemanager 1 x per jaar 5 De ambities en doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. medewerkers Energiemanager 1 x per halfjaar 6 Welke stappen er ondernomen worden om de doelstellingen te realiseren. Medewerkers Energiemanager 1 x per jaar 9
7 Wat er verwacht wordt van de werknemers, uitgesplitst per functie. medewerkers Energiemanager 1 x per half jaar 8 Dat voor een resultaat ook inspanning nodig is. medewerkers Energiemanager 1 x per jaar 9 Wat de effecten zijn van de CO2 reducerende maatregelen voor de externe stakeholder. -Verbale communicatie Opdrachtgevers Afnemers Leveranciers Energiemanager 1 x per jaar 10 Aan welke keteninitiatieven er deelgenomen wordt in het kader van CO2 reductie. medewerkers Energiemanager 1 x per jaar Opdrachtgevers Afnemers Na de bewustwording 10
11 Het energiebeleid en de reductiedoelstelling. medewerkers Energiemanager 1 x per jaar 12 Behaalde resultaten duidelijk verwerken en delen met de betreffende stakeholders. medewerkers Energiemanager 2 x per jaar 13 Maatregelen met betrekking op werknemers om de CO2 uitstoot ze beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat de werknemers zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2 uitstoot. medewerkers Energiemanager 1 x per halfjaar 14 Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. Allen Energiemanager Indien van toepassing 11
5.2 Planning Taak: 1 Doelgroep(en): Intern Boodschap: Onderdeel 2.2.1 Voor de certificering Energiemanager Moet aantoonbaar voor de certificering worden uitgevoerd. Taak: 2 Doelgroep(en): Allen Boodschap: De wens van Van Vliet om de CO2 emissie te reduceren. Binnen een maand na de certificering. Het doel is alleen dat iedere stakeholder weet dat Van Vliet vanaf dat moment bewust bezig is met haar CO2 uitstoot en reductie. Taak: 3 Doelgroep(en): en Boodschap: Het effect van de CO2 prestatieladder. - Nieuwsbrief Binnen een maand na de certificering. Intern zal besproken worden hoe de personeelsleden de CO 2 -prestatieladder moeten implementeren. Met combinanten wordt in het geval dat er een gezamenlijke aanbesteding plaatsvindt besproken wat de consequenties zijn. Taak: 4 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. Boodschap: De uitstoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. 12
-Toolboxmeetin Binnen een maand na de certificering. In eerste instantie zal het benoemd worden in de nieuwsbrief/mail. Tijdens het toolboxmeeting zal de uitstoot nogmaals benadrukt worden. Taak: 5 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. Boodschap: De ambities en doelstellingen betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. -Toolboxmeetin Binnen een maand na de certificering. Taak: 6 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. Boodschap: De stappen die ondernomen moeten worden om de doelstellingen te behalen. -Toolboxmeetin Binnen twee maanden na de certificering. Taak: 7 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers en onderaannemers. Boodschap: Wat er verwacht wordt van de medewerkers uitgesplitst per functie. / VGM overleg -Via de documenten Binnen een kwartaal na de certificatie. 13
Deze boodschap zal hoofdzakelijk overgebracht worden door middel van het Toolboxmeeting. Daarnaast zal er een overzicht worden geplaatst in de nieuwsbrief. Taak: 8 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers en onderaannemers. Boodschap: Dat voor een resultaat ook inspanningen nodig zijn. Binnen een maand na de certificering. Deze boodschap is een vervolg op de boodschap De wens van Van Vliet om de CO2 emissie te reduceren en De stappen die ondernomen moeten worden om de doelstellingen te behalen. Deze taak is dus afhankelijk van de zojuist genoemde taken. Dit kan ertoe bijdragen dat de doelstelling dat voor een resultaat ook inspanning nodig is later wordt gerealiseerd dan gepland. Taak: 9 Doelgroep(en): Opdrachtgevers, onderaannemers, afnemers en leveranciers. Boodschap: De effecten van de maatregelen op externe stakeholders. Binnen een kwartaal na de certificatie. Taak: 10 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers, combinanten, opdrachtgevers en afnemers. Boodschap: Aan welke (keten)initiatieven er wordt deelgenomen in het kader van CO2 reductie. Binnen een kwartaal na de certificatie. Middels ID 3D 14
Taak: 11 Doelgroep(en):, uitvoerden medewerkers, onderaannemers en combinanten. Boodschap: Jaarlijkse update betreft het energiebeleid en de reductiedoelstellingen. 1 jaar na de certificatie. Ten bate van de directiebeoordeling moet hier al een indicatie van worden gemaakt. Taak: 12 Doelgroep(en):, uitvoerden medewerkers, onderaannemers en combinanten. Boodschap: Behaalde resultaten. 1 jaar na de certificering. Taak: 13 Doelgroep(en):, de uitvoerende medewerkers en de onderaannemers. Boodschap: Maatregelen voor werknemers om de CO2 uitstoot zo beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat ze zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2. Na een kwartaal. Taak: 14 Doelgroep(en): Allen. Boodschap: Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. Indien van toepassing. 15
16
Bijlage 1 17