Welschap Kinderopvang Jaarverslag 2013 Vastgesteld door Raad van Bestuur Gefiatteerd door Raad van Toezicht Heemskerk, 1 juli 2014 Heemskerk, 1 juli 2014 Mevrouw M.C. Kersten Mevrouw C.E. Smith Valenzuela
Inhoud Voorwoord 3 Doelstelling 3 1. ContinuÏteit in de bedrijfsvoering 4 2. Zichtbaar en klantgericht Stint Ambassadeurschap medewerkers Flexibilisering in het aanbod van opvangpakketten VVE in de kinderdagverblijven Kocon en Konnect 3. Gezond en wel Sportieve BSO Sportdagen BSO BSO en Brede School Voedingsbeleid BSO Vierogenprincipe Signaleren en melden kindermishandeling 4. Ingezette middelen Risico- en kostenbeheersing Huisvesting Personele inzet & deskundigheidsbevordering Kwaliteit Communicatie& PR 5. 2014 en verder 15 6. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013 16 7. Verslag Raad van toezicht 17 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 8 9 10 10 11 11 13 13 Welschap Kinderopvang Lauraplein 1 1961 GP Heemskerk Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 2 van 16
Voorwoord Welschap Kinderopvang heeft zich in 2013 met name ingespannen om - in een sterk krimpende markt - haar kwaliteit van dienstverlening en de doelen die ze daarmee wil bereiken, waar te maken. Dankzij de grote betrokkenheid en inzet van medewerkers en soms ook persoonlijke offers, is dit gelukt. Dit kenmerkt in grote mate de kracht en flexibiliteit van de organisatie zoals die in de loop der jaren is opgebouwd. Tegelijkertijd moeten we constateren dat een voortgaande krimp in 2014 kan leiden tot een noodzakelijke reorganisatie. De flexibiliteit die aanwezig was in de vorm van flexibele arbeidscontracten, is in 2013 volledig verdampt. Zij heeft haar werk gedaan, namelijk het voorkomen van gedwongen ontslagen, maar die escape is in 2014 niet meer aanwezig. In de teams waren de veranderingen goed merkbaar. Door het niet verlengen van tijdelijke contracten, hebben wij - soms na drie jaar - afscheid moeten nemen van waardevolle medewerkers. Ook de groepshulpen hebben wij moeten laten gaan in 2013. Al deze zaken van personele aard, geven niet alleen een praktische, maar ook een psychische druk in de teams. Dat onze medewerkers desalniettemin, met support van hun leidinggevenden, hun werk op een betrokken en kwalitatief goede wijze hebben uitgevoerd, dwingt respect af. Doelstelling Welschap Kinderopvang stelt zich ten doel om non-profit en klantgericht een samenhangend geheel van kinderopvangvormen aan te bieden en uit te voeren. Dit doet zij samen met de andere stichtingen van Welschap en door gebruik te maken van een sterk lokaal netwerk. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 3 van 16
1. Continuïteit bedrijfsvoering Gezien het feit dat het krimpen van de markt hét thema was in 2013, hebben we op meerdere fronten ingezet om de continuïteit in de bedrijfsvoering - met behoud van onze kwaliteitsnormen - te bestendigen. De meeste maatregelen zijn voortgekomen uit de werkgroep Keep KOV Fit : Aanpassing in de groepen - Door in te grijpen in de samenstelling van de groepen, van horizontaal naar verticaal, is het mogelijk om een gunstiger leidster/kind ratio in te zetten. In 2013 is in de Vennen gestart met het afbouwen van een babygroep en het ombouwen van een peutergroep tot verticale groep. Per 1 januari 2014 te zijn bij de Vennen dan drie verticale groepen. - De groepen van de Heemskinderen zijn afgebouwd naar twee groepen en beide verticale groepen zijn verhuisd naar de Waterval. - Bureau Plaatsing & Planning heeft adequaat gelet op een optimale bezetting van de groepen. - Groepen op BSO locaties zijn samengevoegd op onrendabele dagen. Planning leidster kind ratio De leidinggevenden hebben al hun talenten ingezet om financieel zo goed mogelijk uit te komen in hun personeelsplanning. Mede dankzij dit vakmanschap zijn de gewenste resultaten in 2013 behaald. Aanpassing van personeel - Daar waar er sprake was van tijdelijke contracten bij pedagogisch medewerkers, zijn deze niet verlengd. - De inzet van 0-uren contracten is zoveel mogelijk beperkt. - De functie groepshulpen is opgeheven en de zeven groepshulpen zijn ontslagen. - Bij het bureau Plaatsing & Planning is een tijdelijk contract niet verlengd. - Leidinggevenden hebben afspraken gemaakt om per 2014 voor een jaar uren in te leveren. Aanpassing tarieven In overleg met - en met instemming van - de Centrale Oudercommissie zijn de tarieven voor 2014 vastgesteld. Voor de kinderdagverblijven wordt het tarief verhoogd met 2,25%; bij de buitenschoolse opvang wordt het tarief voor woensdag en vrijdag verhoogd met 2,6% en blijft het op de overige dagen gelijk. Kwaliteit en dienstverlening Daar waar de markt krimpt, is het belang des te groter dat we ons als onderneming onderscheiden op het gebied van kwaliteit (zie hoofdstuk 4) en dienstverlening. Inspelen op wat de klant graag wil en een klantgerichte houding van medewerkers zijn daarbij cruciaal. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 4 van 16
2. Zichtbaar en klantgericht Het is belangrijk om als kinderopvangorganisatie zichtbaar te blijven en zo goed mogelijk te blijven inspelen op de vraag van ouders. Stint Vanaf februari 2013 is de BSO van Welschap twee bijzondere voertuigen rijker: Stints. De Stint is een elektrische bakfiets waarmee we op een veilige en opvallende manier tien kinderen kunnen vervoeren. Vanaf dag één bleken ze erg populair onder de kinderen: ze gingen er zelfs in zitten terwijl hij stilstond. Behalve voor het ophalen van kinderen uit school worden ze ook ingezet bij uitstapjes in de vakanties. Wie er in rijdt, valt op! En met de kleuren geel en blauw van de huisstijl, het logo en een pakkende kreet - Hier wil ik zijn - zijn we met de Stint als organisatie ook buiten zichtbaar. Ik werk bij Welschap Kinderopvang, een organisatie met grote betrokkenheid van medewerkers bij het werk wat ze doen. Wat we terugzien zijn tevreden ouders en kinderen die aan het einde van de dag vaak niet naar huis willen. Ik heb het erg naar mijn zin en ga elke dag met plezier naar mijn werk Ambassadeurschap medewerkers Het besef groeit dat - naast de kinderen - medewerkers een belangrijke factor zijn voor het beeld wat mensen van onze organisatie hebben. De ervaring van ouders met onze medewerkers is in belangrijke mate bepalend voor ons imago. We hebben daarom geïnvesteerd in een training eind augustus rond ambassadeurschap. De boodschap is dat medewerkers zich voortdurend bewust moeten zijn van wat ze tegen ouders zeggen en hoe ze over hun werk praten. Ook tegen familie of vriendinnen, via social media of op een verjaardag. Moet je altijd een visitekaartje zijn? Ja, altijd.' In de maanden daarna is per team gekeken hoe we op de locaties vorm kunnen geven aan het ambassadeurschap. Vragen die naar voren kwamen: Wat is een gastvrij dagverblijf of BSO? Wat vinden we belangrijk? Wat willen we uitstralen? Hoe kunnen we daarvoor zorgen?' Medewerkers hebben ook geoefend met een elevator pitch, om in een minuut te kunnen vertellen waar ze werken en waarom. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 5 van 16
Flexibilisering in het aanbod van opvangpakketten Op basis van geluiden van ouders, LOC en COC, zijn we ouders meer keuze gaan bieden in de opvangpakketten die zij kunnen afnemen. We hebben nu onderscheid in pakketten voor schoolweken, voor vakantieweken en een totaalpakket. Ouders hebben op deze wijze meer vrijheid om te bepalen wat het beste aansluit bij hun werkweken. Volgende stap in 2014 is om de verplichte zomervakantie te laten vervallen en ouders zelf hun vakantie te laten bepalen. VVE op de kinderdagverblijven Kwaliteit van de opvang betekent dat je - waar nodig - kinderen extra ondersteunt in het verwerven van kennis op het cognitieve vlak. Alle pedagogisch medewerkers bij de kinderdagverblijven zijn geschoold in de Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) met het ontwikkelingsprogramma Uk&Puk. Zij zijn op de hoogte van de begrippen die het kind op een bepaalde leeftijd zou moeten beheersen. Wanneer blijkt dat dit nog niet bereikt is, besteden zij op een speelse manier extra aandacht aan deze onderwerpen. Pop Puk is daarbij behulpzaam en blijkt een ware vriend voor de kinderen. Met de VVE streven wij ernaar de kinderen vanuit het kinderdagverblijf een goede start te kunnen laten maken op de basisschool. Kocon en Konnect Wij werken al vele jaren met Kocon, een softwarepakket voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de kinderopvang. Via het ouderportaal Konnect kunnen klanten thuis online inschrijven en inloggen om hun gegevens in te zien en te wijzigen. Het biedt ons adequate informatie voor planning en plaatsing. We staan nu voor de volgende uitdaging. Welke mogelijkheden heeft Kocon nog meer en hoe kunnen we de dienstverlening aan ouders hierin vergroten? Er blijken vele mogelijkheden te zijn. Als we het ouderportaal ook op de locaties toegankelijk maken, kunnen we de communicatie tussen ouders, medewerkers op de locaties en Bureau Kinderopvang verbeteren. Het voordeel daarvan is dat we op elke plek in de organisatie met dezelfde klantgegevens werken. Dat is efficiënter en betekent minder fouten. Ook biedt het mogelijkheden om de digitale communicatie met ouders uit te breiden en te vereenvoudigen, zowel individueel als groepsgewijs. Begin 2014 is een informatie- en demonstratiebijeenkomst gepland voor het MT en zal Konnect de mogelijkheden toelichten. Daarna nemen we een besluit over het aanschaffen van het ouderportaal. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 6 van 16
3. Gezond en wel Als kinderopvangorganisatie willen we bijdragen aan een gezonde levensstijl. Dat komt tot uiting in ons beleid als het gaat om verantwoorde voeding en in onze keuze voor veel bewegingsactiviteiten. Daarnaast bieden we kinderen graag een veilige omgeving. Daar zorgen we voor door ons beleid en onze werkwijze aan te laten sluiten op landelijke wetgeving en richtlijnen. Sportieve BSO s 2013 is het eerste volle jaar voor de sportieve BSO s SalamanderSportief bij de sportvelden van Beverwijk en Sportief&Zo! bij de sportzaal op de hoek van der Ploegstraat/Visscherstraat. Aanvankelijk waren ouders en kinderen nog wat terughoudend om de keuze te maken voor de sportieve BSO. In de loop van het jaar was hier weinig meer van te merken, want de BSO s raakten vol. Belangrijke succesfactor is dat we bij deze locaties zowel binnen als buiten veel ruimte hebben voor sportieve én andere activiteiten. Zeker komt dit ook door de enthousiaste inzet van medewerkers, die iedere dag activiteiten bieden en begeleiden op het gebied van spel & bewegen. Sportdagen BSO In de mei- en zomervakantie hebben we drie gezamenlijke sportdagen georganiseerd voor de hele BSO. De eerste dag hebben we sportverenigingen uitgenodigd om workshops voor onze kinderen te organiseren. In de sporthal Waterwijk bij de Salamander waren allerlei sportactiviteiten te doen, afgestemd op de verschillende leeftijden: basketbal, badminton, turnen, korfbal en nog veel meer. We zijn de dag gestart met een gezamenlijk warming up onder leiding van onze coördinator Sport en Bewegen. En we sloten de dag af met ijsjes en een daverend applaus voor alle sportieve aanbieders. De tweede dag hebben we de atletiekbaan van de Adrichemvelden afgehuurd. Daar hebben kinderen nog meer sporten ontdekt, zoals hoogspringen, verspringen, hardlopen, estafette, hindernisbaan. De sfeer was goed en de medewerkers hebben ervaren hoe leuk het is om een aantal dagen met alle medewerkers van de BSO samen te werken. zo hé, wat zijn er veel sporten, dit wil ik vaker doen kind dat altijd maar wil voetballen Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 7 van 16
BSO en Brede School BSO de Salamander heeft het initiatief genomen om een activiteit te organiseren voor de kinderen van de BSO Salamander zelf én kinderen op de Brede Scholen in Broekpolder die níet naar de BSO komen. Op die manier mogen vriendjes van onze kinderen een keer mee naar de BSO, en mogelijk levert het nieuwe klanten op. Een van de medewerksters gaf een cursus striptekenen. De activiteit werd aangekondigd in de nieuwsbrief van de opvang en die van de scholen en zat snel vol. De kinderen van de Salamander konden gratis deelnemen, de kinderen van buitenaf betaalden. Het was ontzettend leuk voor iedereen. Ook voor de medewerkster: ze kon haar talent op een andere manier inzetten. Het is zeker voor herhaling vatbaar. Voeding BSO De BSO locaties hebben het nieuwe voedingsbeleid op1 juni ingeluid met een gezonde traktatie. Voor alle kinderen een stuk fruit met een vrolijk vlaggetje. Op het vlaggetje stond informatie over het voedingsbeleid voor de ouders met een verwijzing naar de website voor uitgebreide uitleg. Met inbreng van medewerkers, ouders en met hulp van een diëtiste is het voedingsbeleid tot stand gekomen. Na goede ervaringen bij de kinderdagverblijven, heeft de BSO samenwerking gezocht met een diëtiste van de Viva!Zorggroep. Elke locatie vulde een screeningslijst in en daar kwam uit dat we goed op weg zijn, maar we soms meer bewuste keuzes kunnen maken. In een teamavond voor de hele BSO gaf de diëtiste algemene informatie over voeding en zijn discussiepunten besproken. De leidinggevenden hebben ook de LOC s naar hun ideeën gevraagd. Met ons nieuwe voedingsbeleid hopen we een bijdrage te leveren aan een gezonde en verantwoorde levenswijze. In het kort komt het neer op: bewust omgaan met voeding, dagelijks vers fruit en rauwkost en geen traktaties bij verjaardagen. Uitzonderingen mogen best, zoals een keer pannenkoeken. In 2014 gaan we het beleid evalueren en als het nodig blijkt aanpassen. Het Vierogenprincipe In 2013 hebben we nauwgezet ons beleid en werkwijze getoetst en aanvullend beleid geformuleerd op de nieuwe landelijke regelgeving volgens het Vierogenprincipe. Het Vierogenprincipe houdt in dat altijd een volwassene moet kunnen meekijken of meeluisteren met een beroepskracht. Een beroepskracht mag alleen op de groep staan, zolang op elk moment een andere volwassene de mogelijkheid heeft om mee te kijken of mee te luisteren. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 8 van 16
Wij hebben maatregelen getroffen om te zorgen dat er altijd twee volwassenen aanwezig zijn dan wel kunnen meekijken op de groep. In de praktijk bleek dat onze roostering van personeel al voldeed. Wel betekende het dat we activiteiten soms op een andere wijze moesten organiseren. Bij de Woelwaters zijn net als bij de andere dagverblijven al het geval is - ramen gemaakt in deuren tussen groepsruimte en slaapkamers. Signaleren en melden kindermishandeling Alle locaties van Welschap Kinderopvang hebben een aandacht functionaris kindermishandeling. Dit is een beroepskracht met specifieke deskundigheid op het terrein van kindermishandeling en huiselijk geweld. In 2013 heeft de brancheorganisatie Kinderopvang de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld herzien. De meldcode is gebaseerd op de wettelijke meldcode van het ministerie VWS. De brancheorganisatie heeft daar een vertaling van gemaakt en twee belangrijke punten toegevoegd: naast het signaleren van mishandeling en huiselijk geweld in de privésituatie van kinderen, gaat het ook om hoe te handelen bij vermoedens van kindermishandeling door een beroepskracht en hoe te handelen bij seksueel grensoverschrijdend gedrag tussen kinderen onderling. Het signaleren van kindermishandeling is een belangrijke competentie waarover elke beroepskracht die met kinderen werkt, dient te beschikken. Welschap heeft in haar beleid opgenomen dat voor dit onderwerp structureel aandacht moet zijn. Dat gebeurt onder meer in werkoverleggen met de leidinggevende en jaarlijks in een teamavond over dit onderwerp. Belangrijkste doel is dat medewerkers goed in staat zijn om signalen en zorgen die kunnen duiden op kindermishandeling en/of huiselijke geweld op te pikken. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het doorspelen van informatie en het scherp houden van medewerkers op dit onderwerp. Om de aandacht voor signalering in de organisatie te kunnen volgen, is dit onderwerp structureel opgenomen In de 4-maands rapportages van de leidinggevende aan de directeur-bestuurder. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 9 van 16
4. Ingezette middelen 4.1. Risico- en kostenbeheersing De vraaguitval waarmee we in 2012 te maken kregen, heeft zich voortgezet in 2013 en zorgde voor een verdere krimp van de bezetting. De omzet op totaalniveau is ten opzichte van 2012 gedaald. De met de COC afgestemde prijsstijging van 3,6 die per 2013 voor alle opvangvormen is doorgevoerd, heeft de daling van de bezetting niet kunnen compenseren. Een aantal van de in 2012 benoemde vitaliteitsvoorstellen die met behulp van het uitgevoerde project Keep KOV Fit tot stand zijn gekomen, is in 2013 uitgevoerd (zie hoofdstuk 1). Deze voorstellen hebben geleid tot verdere kostenflexibiliteit en kostenbeheersing. Kinderdagverblijf de Heemskinderen is gesloten en de twee overgebleven groepen zijn verhuisd naar kinderdagverblijf De Waterval. Bij de buitenschoolse opvang zijn op niet courante afnamedagen groepen/locaties samengevoegd van Ratatouille en Atelier en van Buitengewoon en Kameleon. Hierdoor is de leidsterkind ratio op deze locaties geoptimaliseerd met als gevolg beheersing van personeelskosten. Een verdere beheersing van personeelskosten is bereikt door het niet voorzetten van tijdelijke contracten en het opheffen van de functie van groepshulp. Door deze maatregelen is de flexibele schil afgenomen tot een percentage van 5,57% De doelstelling van een flexibele schil van 25% hebben wij niet gehaald. Dit maakt Welschap Kinderopvang kwetsbaar in het geval van een verdere krimp van de bezetting. De opzegging van de huur van kinderdagverblijf de Heemskinderen per 1 februari 2014 lijkt door de verhuurder te worden geaccepteerd. Het in 2012 geschetste financiële risico van 40.000 per jaar (excl. onderhoud, schoonmaak en energie) is hiermee komen te vervallen. In 2013 zijn de ouderbijdragen resp. subsidies ten opzichte van 2012 met circa 378.000 afgenomen tot 5.160.000. Dit terwijl in de begroting rekening was gehouden met 5.583.000. Kijkend naar de kosten mag vastgesteld worden dat de sturing op de omvang van het personeel (middels flexibele schil en flexpoule) - met inachtneming van de wet en regelgeving (leidster-kind ratio)- als resultaat heeft gehad dat de personeelskosten de afnemende baten hebben kunnen volgen. In totaal werd 70% van de baten omgezet in personele lasten. De 20 jarige 5,4% (10 jaar vast) hypotheek van 240.000 op de Vennen is afgelost tot een bedrag van 115.000. Debiteurenbewaking heeft een hoge prioriteit. De huidige economische situatie heeft ervoor gezorgd dat we ons in 2013 vaker hebben moeten wenden tot het incassobureau om onze vorderingen te kunnen (laten) incasseren. In enkele gevallen hebben wij kinderen de toegang tot de opvang moeten ontzeggen wegens het niet of niet tijdig ontvangen van openstaande vorderingen. Ook zijn er in 2013 meerdere betalingsregelingen afgesproken. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 10 van 16
4.2. Huisvesting Begin maart ontvingen wij de sleutel van de nieuwe naar onze wensen verbouwde locatie voor kinderdagverblijf de Waterval in Beverwijk. In twee weken tijd werden alle voorbereidingen getroffen om op 15 maart daadwerkelijk met het dagverblijf uit de MFA Broekpolder naar de Belgiëlaan te verhuizen. De inzet van alle medewerkers rond en op die dag was geweldig. In juni is de nieuwe Waterval feestelijk geopend. Het in 2012 genomen besluit om kinderdagverblijf de Heemskinderen af te bouwen naar twee groepen en in oktober 2013 te sluiten is volgens planning uitgevoerd. Eind september zijn de overgebleven groepen verhuisd naar de Waterval en in januari 2014 wordt de locatie Heemskinderen leeg opgeleverd aan Viva!Zorggroep. De vraaguitval heeft helaas geleid tot verdere terugloop van de bezetting bij de kinderdagverblijven en we zagen dat voor 2014 onvoldoende aanmeldingen waren. Dat heeft ons doen besluiten om in 2014 bij drie dagverblijven een groep te sluiten. Per 1 januari bij de Vennen, per 1 april bij de Kangoeroe en per 1 juli bij de Waterval. Voor 2014 betekent dit dat we bekijken hoe we de vrijgekomen ruimtes eventueel anders kunnen inzetten en of we mogelijk kunnen besparen op de schoonmaakkosten. 4.3. Personele inzet en deskundigheidsbevordering Per 31 december 2013 heeft Welschap Kinderopvang 80,11 fte personeel, verdeeld over 144 medewerkers. Twee medewerkers hebben een WIA/Wajong achtergrond. Reorganisatie, krimp en wijziging van personeel Met het oog op de krimp en het gezond houden van de organisatie is scherp ingezet om de inzet van het personeel zo goed mogelijk afstemmen op het aantal kinderen dat we opvangen. Dat betekende dat we meerdere pijnlijke maatregelen hebben moeten nemen. We hebben de functie groepshulpen opgeheven. Voor zeven groepshulpen is ontslagvergunning aangevraagd bij het UWV en na het verkrijgen hiervan gingen zijn zij per 1 december uit dienst. Wij hebben alle groepshulpen twee adviesgesprekken werk naar werk en een training solliciteren en netwerken aangeboden. Ook ontvingen zij een ontslagvergoeding. De locaties hebben geanticipeerd op hun vertrek door de taken te verdelen over de pedagogisch medewerkers. Naast deze reorganisatie, zijn voorbereidingen getroffen om het aantal uren leidinggeven per 1 januari 2014 in te krimpen. Ook hebben we een aantal tijdelijke contracten niet verlengd en in een aantal gevallen is personeel van werkplek veranderd. We hebben afscheid moeten nemen van goede pedagogisch medewerkers. De herplaatsingen hebben veel aanpassing gevraagd van de betreffende medewerkers en de teams. Met het opheffen van de Heemskinderen zijn de pedagogisch medewerkers van deze locatie verhuisd naar de Waterval. De twee teams hebben zich met veel inzet en inspiratie samengevoegd. De functie leidinggevende van bureau Kinderopvang is per 1 januari 2013 vervallen. Het leidinggeven aan het bureau ondergebracht bij interim manager, om toe te werken naar een definitiever invulling per 1 januari 2014. (zie ook verslag Holding) Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 11 van 16
Flexibel schil en aanpassing arbeidsovereenkomst Op basis van de nieuwe wet Flexibiliteit en Zekerheid is het beleid arbeidsovereenkomsten aangepast. Nieuwe medewerkers krijgen nu driemaal een tijdelijk dienstverband aangeboden binnen het maximale tijdsbestek van drie jaar om zo een flexibele schil van personeel te kunnen behouden. Na het verstrijken van deze termijn nemen we afscheid van de medewerker of krijgt hij/zij een vast dienstverband. Regelmatig bekijken en beoordelen we de flexibele schil. In december 2012 was de flexibele schil 16,42% en die was hard nodig om de krimp zonder gedwongen ontslag van pedagogisch medewerkers aan te kunnen. Aan het eind van 2013 is de flexibele schil gekrompen naar 5,57%, waardoor we weinig personele flexibiliteit meer hebben. De prognose voor 2014 is dat de flexibele schil minimaal zal blijven door verdergaande vraaguitval. Verzuim De leidinggevenden hebben een interne training verzuim gevolgd en bespreken individuele verzuimgevallen in het werkoverleg met de P&O adviseur. Met de arbodienst is diverse keren overleg geweest in het Sociaal Medisch Team (SMT). Het verzuimcijfer over heel 2013 was 5,1%, een goed resultaat in vergelijking met het landelijk cijfer 2012 (5,7%). In de periode januari t/m april was het verzuim hoger door toename van kort verzuim, dat liep weer terug in de periode mei t/m augustus. Het aantal langdurige verzuimgevallen is met 25% gedaald. Een prognose voor 2014 is moeilijk, omdat we nu niet kunnen inschatten of de langdurige verzuimgevallen blijven voortduren. Maand jan t/m april mei t/m aug sept t/m dec Heel 2013 Verzuim 6,5% 4,2% 5,0% 5,1% Branchecijfer 2012: 5,7% VOG (verklaring omtrent gedrag) Naar aanleiding van wijzigingen in de landelijke wet- en regelgeving hebben we per 1 maart 2013 de continue screening van personeel ingevoerd. Alle personeelsleden van kinderopvang hebben een nieuwe VOG overlegd (nulmeting). Vanaf dat moment wordt voortdurend bij justitie getoetst of zij in aanraking komen met justitie. In dat geval krijgt Welschap via de GGD bericht. Vanaf 2016 worden ook stagiaires, vrijwilligers en uitzendkrachten in een centraal register opgenomen. Tot dit tijd vragen we hen om elke twee jaar een actuele VOG aan ons te overleggen. Ergocoaches Op alle locaties is een medewerker benoemd en getraind tot ergocoach. Die heeft op de werkvloer aandacht en zorg voor de arbeidsomstandigheden. Zij adviseert en instrueert haar collega s over ergonomisch werken. wat vooral betekent goed tillen en dragen en om kunnen gaan met werkdruk. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 12 van 16
Deskundig door opleiding en scholing De leidinggevenden maken jaarlijks op basis van beleid, budget en wensen een opleidingsplan voor hun team(s). De deskundigheid van medewerkers is vergroot in: - Training en teamavonden Ambassadeurschap voor alle medewerkers; - (Herhalings)cursussen BHV (bedrijfshulpverlening) en EHBO ; - Training en intervisiebijeenkomsten voor werkbegeleiders van stagiaires; - Intervisie voor leidinggevenden; - Teamvorming; samenwerken, feedback en teamwork; - Verzuimtraining voor leidinggevenden; - Managementtrainingen voor seniors en assistent-leidinggevenden; - Training arbeidsomstandigheden voor ergocoaches; - Training netwerken en solliciteren voor de groepshulpen. 4.4. Kwaliteit HKZ - GGD Wij hebben kwaliteit hoog in het vaandel. Dat proberen we op alle terreinen tot uitdrukking te brengen: in beleid, activiteiten, deskundigheid van medewerkers, ons handelen, de bereikbaarheid, de inrichting en veiligheid van onze accommodaties en hoe we omgaan met signalen en klachten. De GGD controleert regelmatig - aangekondigd en onaangekondigd - onze locaties op het gebied van gezondheid en veiligheid. In 2013 zijn op dat gebied geen onvolkomenheden geconstateerd. De rapportages van de GGD zijn fysiek op de locaties en op onze website te vinden. Onze voortdurende aandacht voor kwaliteit in zowel de uitvoerende als ondersteunende processen komt tot uiting in het HKZ certificaat. Drie jaar na het behalen hiervan kwam het moment van herbeoordeling. Twee auditoren van het Keurmerkinstituut hebben Welschap in november uitgebreid getoetst. Het auditteam kwam tot de conclusie dat Welschap haar inzet op kwaliteit stevig heeft verankerd binnen de manier van werken en dat op duidelijke en sterke wijze sturing plaatsvindt. Daarbij kregen we opnieuw complimenten over de prettige sfeer en grote mate van betrokkenheid van medewerkers. De verbeterpunten betroffen evaluatie met ketenpartners en melden wegblijven kind zonder afmelding door ouders. Hierop hebben we direct acties ondernomen, waarop de auditoren hebben geadviseerd om het HKZ certificaat opnieuw voor 3 jaar toe te kennen. In januari 2014 zal deze toekenning definitief zijn. 4.4. Communicatie & PR De aanhoudende vraaguitval en krimp van onze organisatie, vraagt zorgvuldige communicatie over de ontwikkelingen met onze medewerkers en met de buitenwereld. In de communicatie met medewerkers is ons uitgangspunt om zo transparant mogelijk te zijn over de soms moeilijke en ingrijpende besluiten. Op die manier willen we medewerkers betrekken bij het vinden van oplossingen voor problemen die de veranderingen met zich meebrengen en willen we Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 13 van 16
zorgen voor draagvlak. Zij zijn immers het eerste aanspreekpunt voor ouders op de locatie, ook in woelige tijden. Meerdere personeelsavonden en zorgvuldige informatie en begeleiding door de leidinggevenden hebben gezorgd voor het draagvlak bij medewerkers om de veranderingen samen aan te kunnen. Naast personeelsavonden en informatie via de leidinggevende, is Intranet een middel voor interne communicatie. Intranet is een snel en nuttig medium om nieuws en ontwikkelingen te delen en dit medium gaan we in de komende jaren daar nog beter voor benutten. Vanaf september 2013 is het voor alle medewerkers mogelijk om thuis Intranet in te zien via hun locatieaccount. In communicatie met de buitenwereld blijven we zoeken naar de beste manieren om onze diverse opvangmogelijkheden en kwaliteit zichtbaar te maken en te houden. Naast nieuwe pr door de inzet van Stints en het trainen van medewerkers als ambassadeur hebben we de bestaande kanalen benut om ons beter te profileren. De website is actueel en steeds meer een informatiebron over ons beleid en werkwijze. Net als voor de BSO is een folder specifiek voor KDV ontwikkeld en verspreid naar nuttige locaties. Via de verloskundigen adverteren we gericht voor dagopvang. De pers hebben we actief benaderd als we iets positiefs te melden hebben, zoals de opening van de Waterval en leuke activiteiten op locaties. Vanuit Keep KOV Fit zijn plannen gemaakt om brutalere pr vorm te geven via social media. Dat vraagt echter om bezinning op welk medium daarvoor het meest geschikt is en terughoudendheid wat betreft het verspreiden van beelden. Social media zijn snel, wat je communiceert verspreidt zich in sneltreinvaart en kan niet meer worden herroepen. We hebben het protocol beeldgebruik uitvoerig besproken en bijgesteld. We kwamen tot de conclusie dat we pr op social media vooral via de bestaande klanten willen laten lopen. Tegelijkertijd met de oriëntatie op social media, bereikte ons het aanbod van Konnect voor een nieuwe manier van communicatie met ouders via het ouderportaal. Dat gaat ook via social media. In 2014 gaan we nader onderzoeken of dat iets voor ons is en nemen we een besluit. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 14 van 16
5. 2014 en verder Om ons heen kijkend, kunnen we niet anders dan concluderen dat de wereld verandert. De gemeenten krijgen meer verantwoordelijkheden vanuit de centrale overheid; waar voorheen grote organisaties het voor het zeggen hadden, is de burger steeds meer aan zet; waar voorheen ieder zijn eigen ding deed, wordt er meer belang gehecht aan samenwerken en het ontkokeren van de samenleving. De wereld verandert van verticaal naar horizontaal, van centraal naar decentraal en van bottum down naar bottum up. Er is een ontwikkeling richting netwerksamenleving. Dit geldt ook voor de Kinderopvang. Er verschijnen steeds meer publicaties over de samenwerking tussen scholen en kinderopvang. Het opkomen van integrale kindcentra is een landelijke fenomeen. Welschap Kinderopvang ziet zich voor de uitdaging gesteld om mee te bewegen met die ontwikkeling. Dat houdt in dat we niet langer een eenheid op zich zijn, maar ons vooral moeten gaan verhouden tot de omgeving. Kinderopvang is de ultieme samenwerkingspartner voor ouders/opvoeders en organisaties die betrokken zijn bij het opvoeden en opgroeien van kinderen van 0 tot 12 jaar. Voor de medewerkers wordt het in 2014 steeds belangrijker om ook mee te bewegen. Wat voorheen een zekerheid leek, misschien zelfs een recht, wordt onzeker. Medewerkers zullen geconfronteerd worden met uitwisseling tussen de verschillende werksoorten (met alle consequenties van dien) en tussen locaties, met verhoging van het gewenste taal- en opleidingsniveau, met toepassing van de jaar-urensystematiek. Daarnaast zal van hen gevraagd worden zich meer te gaan verhouden tot de omgeving. Naar welke basisschool gaan de kinderen, wat is het pedagogische beleid daar en hoe kunnen wij er op aansluiten? Wat is er nog meer in de buurt te doen en hoe kunnen we daar op aansluiten? Veranderingen, vernieuwingen elk mens gaat er anders mee om. De intrinsieke motivatie om dit werk te doen verandert echter niet. Er is passie voor dit werk, voor de kinderen, voor het feit dat je bij mag dragen aan hun ontwikkeling en opvoeding. Welschap Kinderopvang stelt in 2014 het strategisch beleid vast voor de komende jaren. De uitgangspunten daarvoor zijn de hierboven geschetste ontwikkelingen in de maatschappij. Dat betekent dat we naar wegen gaan zoeken om een nauwere samenwerking met basisscholen te realiseren, meer gericht zijn op wat er in de buurt gebeurt. We gaan nieuwe verbindingen aan. En terwijl we de plannen uitwerken, blijven we investeren in kwaliteit, het ambassadeurschap, goede communicatie en pr en het gewenste deskundigheidsniveau van medewerkers om aan te kunnen sluiten bij het onderwijs. Omdat we gezien hebben dat het werkt, dat ouders het waarderen en medewerkers er steeds meer plezier in krijgen. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 15 van 16
6. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013 2014 2013 2013 Begroting Werkelijk Begroting Lasten Personeelskosten 3.327.048 3.651.478 4.090.309 Overige personeelskosten 60.457 12.318 54.787 Afschrijvingen 137.214 138.701 133.830 Huisvestingskosten 600.836 604.276 613.035 Organisatiekosten 620.583 614.745 657.426 Verzorgingskosten 198.943 179.744 242.113 Totaal 4.945.081 5.201.262 5.791.500 Baten Subsidies 97.380 93.613 104.570 Bijdragen 4.568.350 5.066.895 5.478.460 overige baten 20.200 17.617 26.600 Totaal 4.685.930 5.178.125 5.609.630 Resultaat voor belasting -259.151-23.137-181.870 Vennootschapsbelasting -4.627 Resultaat na belasting -259.151-18.510-181.870 Mutatie bestemmingsreserves 46.990 77.894 48.175 Resultaat nog te bestemmen -212.161 59.384-133.695 Zie voor een verklaring van de verschillen tussen begroting 2013 versus werkelijkheid de jaar-rekening. En voor een onderbouwing van de begroting 2014 het betreffende document. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 16 van 16
7. Verslag Raad van Toezicht over 2013 2013 is voor de Raad van Toezicht een bijzonder jaar geweest. De samenstelling van de Raad is vernieuwd en voor Welschap is een nieuwe bestuurder geworven en benoemd. De Raad van Toezicht heeft afscheid genomen van Richard Halewijn, van wie volgens het rooster van aftreden zijn termijn verstreken was. Het werd noodzakelijk nieuwe leden te werven voor de Raad. In dit kader is een advertentie gezet en er bleek grote belangstelling voor de functie. Per 1 april was de samenstelling van de Raad van Toezicht als volgt: Johanneke Kalverda, voorzitter; Cristina Smith, vicevoorzitter; Leny van Duivenvoorde; Piet Hoekstra; Jan Postma; Frederiek Weerman. De nieuwe leden hebben verschillende locaties bezocht ter kennismaking met de organisatie. De Raad van Toezicht heeft twee kerncommissies: 1. De remuneratiecommissie (Johanneke Kalverda en Piet Hoekstra) 2. Auditcommissie (Leny van Duivenvoorde en Jan Postma) Na de aankondiging van de bestuurder, om per 1 september afscheid te willen nemen van Welschap, is de Raad van Toezicht een procedure gestart om een nieuwe bestuurder te benoemen. Er is overlegd met diverse geledingen in de organisatie om tot een profiel te komen. Na selectiegesprekken kon de Raad drie benoembare kandidaten aan de OR, het MT en een commissie van de Raad van Toezicht voorleggen voor advies. Per 1 september is mevrouw M.C. Kersten benoemd. De Raad van Toezicht heeft conform de planning & control cyclus vijf vergaderingen gehad in het bijzijn van de Raad van Bestuur. Daarnaast is de Raad van Toezicht tweemaal bijeen geweest in het kader van de benoeming van de nieuwe bestuurder. De voorzitter van de Raad bereidt de vergaderingen samen met de bestuurder voor. Naast deze vergaderingen heeft de Raad van Toezicht in september 2013 ten behoeve van de relatie met de interne stakeholders een vergadering gehad met de Ondernemingsraad, het Managementteam, de Vrijwilligersraad van Welzijn en de Centrale Oudercommissie van de Kinderopvang. In de rol als strategisch sparringpartner voor de Raad van Bestuur zijn tijdens de vergaderingen onder andere de onderstaande onderwerpen besproken en bediscussieerd: - Krimp in Kinderopvang; - Transities AWBZ en Jeugdzorg; - Welzijn Nieuwe Stijl; - Bezuinigingen door de Gemeente Heemskerk; - Strategische Alliantie. De Raad van Toezicht heeft conform de statutaire bevoegdheid de jaarrekening 2012 en de begroting en jaarplannen 2014 goedgekeurd. De vergoeding voor de leden van de Raad van Toezicht is ook voor 2013 vastgesteld op de maximale vrijwilligersvergoeding van 1.500 per jaar. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 17 van 16