REGLEMENT COMMISSIE VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV-COMMISSIE) COÖPERATIE ROYAL FLORAHOLLAND U.A. Vastgesteld op 12 december 2013 1 2 1 Opmaak, huisstijl en handelsnaam gewijzigd in Royal FloraHolland per 29 juni 2016 2 Statutaire naam gewijzigd in Coöperatie Royal FloraHolland U.A. per 1 januari 2017
Inhoud Inleiding... 3 Artikel 1 - Status en inhoud van de regels... 3 Artikel 2 - Incidentele buiten werkingstelling, wijziging... 3 Artikel 3 - Instelling en samenstelling ALV-commissie... 3 Artikel 4 - (Her)benoeming, zittingsperiode en aftreden... 3 Artikel 5 Vergoeding ALV-commissie... 4 Artikel 6 Taak ALV-commissie... 4 Artikel 7 De voorzitter van de ALV-commissie... 5 Artikel 8 Vergaderingen... 5 Artikel 9 Vertrouwelijkheid... 5 Artikel 10 Informatie... 5 Artikel 11 Verantwoording... 5 Reglement ALV-commissie Royal FloraHolland 2 van 6
REGLEMENT ALV-COMMISSIE Inleiding In dit reglement (het Reglement ) worden dezelfde definities en begrippen gebruikt zoals deze in het reglement van orde van de Algemene Ledenvergadering van de Coöperatie Royal FloraHolland U.A.. ( ALV-Reglement ) van toepassing zijn, met uitzondering van verwijzingen naar Reglement waarmee onderhavig reglement zal worden bedoeld. Artikel 1 - Status en inhoud van de regels 1.1 Dit Reglement is opgesteld op grond van artikel 29 lid 9 van de Statuten en dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die van toepassing zijn op grond van Nederlands recht, de Statuten of het ALV-Reglement. 1.2 Dit Reglement is op 12 december 2013 vastgesteld door de ALV. 1.3 Waar dit Reglement strijdig is met Nederlands recht, de Statuten of het Reglement zullen de wet of de Statuten prevaleren. Waar dit Reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, zal dit laatste prevaleren. Indien een van de bepalingen uit dit Reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De ALV zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gegeven de inhoud en strekking daarvan, zoveel mogelijk gelijk is aan die van de ongeldige bepalingen en ter goedkeuring voorleggen aan de ALV. Artikel 2 - Incidentele buiten werkingstelling, wijziging 2.1 De ALV kan besluiten incidenteel geen toepassing te geven aan dit Reglement. 2.2 De ALV kan besluiten dit Reglement te wijzigen, al dan niet op voorstel van de ALVcommissie. Artikel 3 - Instelling en samenstelling ALV-commissie 3.1 De ALV-commissie is een vaste commissie van de ALV. De leden van de ALVcommissie worden door de ALV benoemd uit zijn midden. 3.2 De ALV-commissie bestaat uit vijf leden, waarvan niemand lid mag zijn van een ander orgaan van Royal FloraHolland, zoals raad van commissarissen, adviesraad, FPC en/of RAC. Commissieleden worden geacht affiniteit te hebben met de coöperatie en tenminste één van de commissieleden dient voldoende relevante kennis en ervaring te hebben opgedaan op bestuurlijk terrein bij Royal FloraHolland. 3.3 Leden van Royal FloraHolland die voldoen aan het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen zich kandidaat stellen bij de ALV-commissie via de Secretaris van de Coöperatie. 3.4 De voorzitter van de ALV-commissie wordt benoemd door de ALV op voorstel van de ALV-commissie. De ALV kan besluiten om de voorzitter van de ALV-commissie van zijn taak te ontheffen en een ander lid van de ALV-commissie als voorzitter benoemen. 3.5 De ALV kan een lid van de ALV-commissie als zodanig ontheffen van zijn taak als lid van de ALV-commissie. Artikel 4 - (Her)benoeming, zittingsperiode en aftreden 4.1 Op voordracht van de ALV-commissie worden de leden van de ALV-commissie, met in acht neming van de statutaire bepalingen, benoemd door de Algemene Ledenvergadering. Reglement ALV-commissie Royal FloraHolland 3 van 6
4.2 De ALV-commissie geeft aan de Algemene Ledenvergadering kennis van de kandidaat die hij voordraagt, onder vermelding van de naam, de leeftijd, het beroep en de betrekkingen die de kandidaat bekleedt of heeft bekleed voor zover die van belang zijn in verband met de vervulling van de taak van commissielid. 4.3 Leden van de ALV-commissie zullen zitting nemen voor een periode van maximaal drie jaar, en komen daarna in aanmerking voor herbenoeming. Een door het verstrijken van zijn benoemingstermijn aftredend lid is éénmaal herbenoembaar. 4.4 Een voordracht tot herbenoeming van commissieleden wordt steeds zorgvuldig overwogen en zal geen automatisme zijn. Bij herbenoeming wordt rekening gehouden met de wijze waarop de kandidaat zijn taak als lid van de commissie heeft vervuld. Het beraad over de voordracht tot herbenoeming vindt plaats buiten de aanwezigheid van de betrokkene. 4.5 De ALV-commissie stelt een rooster van aftreden op om te voorkomen, voor zover mogelijk, dat herbenoemingen tegelijkertijd plaatsvinden. Onverminderd artikel 4.6. zullen leden van de ALV-commissie aftreden overeenkomstig het rooster van aftreden. Het rooster van aftreden is aangehecht als bijlage A van dit Reglement. 4.6 Leden van de ALV-commissie worden geacht tussentijds te zullen aftreden bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de ALV-commissie is geboden. 4.7 Het lidmaatschap van de ALV-commissie eindigt op het moment dat het desbetreffende lid om welke reden dan ook niet langer lid is van Royal FloraHolland of indien hij/zij lid wordt van een ander orgaan van Royal FloraHolland. 4.8 Een lid van de ALV-commissie kan besluiten terug te treden als lid van de ALVcommissie zonder tegelijkertijd terug te treden als lid van Royal FloraHolland. Artikel 5 Vergoeding ALV-commissie 5.1 De leden van de ALV-commissie ontvangen een vaste vergoeding, die gelijk staat aan de vergoeding van adviesraadleden. 5.2 Alle kosten (zoals reiskosten) die redelijkerwijs verband houden met het bijwonen van vergaderingen van de ALV-commissie zullen aan de commissieleden worden vergoed. Artikel 6 Taak ALV-commissie 6.1 De ALV-commissie heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: a. Uitoefenen van het recht van aanbeveling van de ALV bij vacatures in de RvC, b. Uitoefenen van het recht van bezwaar van de ALV tegen voorgedragen kandidaten door de RvC, c. Vaststellen van het beloningsbeleid voor de topstructuur van Royal FloraHolland op voorstel van de RvC, d. Vaststellen van de vergoeding voor de RvC, e. Toezien op het correcte verloop van de stemprocedure tijdens de ALV (stembureau), f. Toezien op de juiste notulering van de ALV (notulencommissie), g. Toezien op de juiste toepassing van de statuten bij het agenderen van onderwerpen door leden en/of Adviesraden. 6.2 De taken en bevoegdheden van de ALV-commissie en eventuele nadere detaillering strekt zich slechts tot die bevoegdheden die de ALV aan hem heeft toegekend of heeft gedelegeerd en de ALV-commissie kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de ALV kan uitoefenen. Reglement ALV-commissie Royal FloraHolland 4 van 6
Artikel 7 De voorzitter van de ALV-commissie 7.1 De voorzitter van de ALV-commissie heeft de volgende verantwoordelijkheden en wordt daarbij ondersteund door de Secretaris van de Coöperatie, a. Het bepalen van de agenda voor de vergaderingen van de ALV-commissie, b. Het leiden van de vergaderingen van de ALV-commissie, c. Het naar behoren functioneren van de ALV-commissie, d. Zorgdragen voor een adequate terugkoppeling door de ALV-commissie van haar activiteiten. Artikel 8 Vergaderingen 8.1 De ALV-commissie vergadert zo vaak als twee leden of de voorzitter van de ALVcommissie dat noodzakelijk achten. De plaats van de vergadering wordt in onderling overleg vastgesteld. 8.2 Tenzij de ALV-commissie anders besluit, worden de vergaderingen bijgewoond door de voorzitter van de RvC. 8.3 Vergaderingen zullen worden bijeengeroepen door of namens de voorzitter van de ALV-commissie. Voor zover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van te bespreken onderwerpen zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden van de ALV-commissie worden verstrekt. 8.4 Van de vergadering wordt een verslag gemaakt. De notulist wordt door de vergadering benoemd. Het conceptverslag dient uiterlijk veertien werkdagen voor de eerstvolgende vergadering te zijn verzonden naar de leden van de ALV-commissie. Artikel 9 Vertrouwelijkheid 9.1 Het beraad van de ALV-commissie is vertrouwelijk. 9.2 Voor zover mededelingen over het beraad aan derden moeten worden gedaan, gebeurt dit door of in overleg met de voorzitter van de ALV-commissie. Artikel 10 Informatie 10.1 De leden van de ALV-commissie zijn bevoegd, en hebben een eigen verantwoordelijkheid om van de Directie alle door hen gewenste informatie te vragen die zij behoeven om hun taak zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Een dergelijk verzoek wordt via de voorzitter van de ALV-commissie door de leden van de ALVcommissie opgevraagd. De gevraagde informatie zal zo spoedig mogelijk ter beschikking worden gesteld. 10.2 De leden van de ALV-commissie zijn bevoegd te allen tijde de in lid 1 gevraagde informatie te (doen) onderzoeken. 10.3 De ALV-commissie is bevoegd zich in het kader van zijn taak te doen bijstaan door één of meer door hem aan te wijzen interne of externe deskundigen. Artikel 11 Verantwoording 11.1 De ALV-commissie legt verantwoording af voor zijn werkzaamheden in een daarvoor bestemde paragraaf in het jaarverslag van Royal FloraHolland. Reglement ALV-commissie Royal FloraHolland 5 van 6
Bijlage A Reglement ALV-commissie Royal FloraHolland 6 van 6