v.u. j. coens, stadssecretaris, burg 12, b-8000 brugge stad brugge dienst cultuur t brugse vrije burg 11, b-8000 brugge t 050 44 82 70 www.brugge.be dienst.cultuur@brugge.be Gemeenschapshuis Zeebrugge beschrijving en gebruiksvoorwaarden
GEMEENSCHAPSHUIS ZEEBRUGGE HOE BEREIKBAAR? ADRES Marktplein 12, 8380 Zeebrugge MET DE WAGEN Op de Heistlaan/N300 na 650 meter links afslaan naar de Koudekerkelaan/N384. Neem derde afslag op de rotonde naar de Isabellalaan/N34. Na 600 meter rechts afslaan naar de Ploegstraat. Na 200 meter rechts afslaan naar het Marktplein. PARKING Er zijn parkeerfaciliteiten voorzien vóór het Gemeenschapshuis Zeebrugge. Vlakbij de ingang van het gebouw zijn er fietsstallingen voorzien. OPENBAAR VERVOER Vanaf het station van Brugge neem je de trein L richting station Zeebrugge. Wandel 1400 meter richting Marktplein. CONCIËRGE Karola Englisch en Jacqueline Van de Sande t 0499 69 10 50 dienst cultuur administratief centrum t brugse vrije burg 11 8000 brugge t 050 44 82 70 conciërges karola englisch jacqueline van de sande t 0499 69 10 50
11. ANDERE VOORWAARDEN Tijdens een sperperiode van 6 maanden voorafgaand aan de dag van verkiezingen kan door politieke organisaties geen gebruik gemaakt worden van het Gemeenschapshuis Zeebrugge. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum (zie technische fiche). Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. In geen geval mogen deuren of trapgangen belemmerd worden. Het is verboden de nooduitgangen te belemmeren, deze dienen bruikbaar te zijn over de volledige breedte. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, zuilen, panelen of vloeren te benagelen, beplakken of ander hechtingsmateriaal aan te brengen. De noodverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden, dienen steeds zichtbaar te blijven. Het is verboden om gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen. Elke aanwezigheid van brandstof dient vooraf onderworpen aan de goedkeuring van de stedelijke brandweer, Pathoekeweg 215 8000 Brugge tel. 050/44.84.44. Papierresten, brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbaar af val moeten onmiddellijk uit het gebouw verwijderd worden. Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken. Alle brandpreventievoorschriften moeten worden nageleefd. In geval van niet-naleving kan de Burgemeester beslissen om de activiteit te onderbreken. Als de Stad de energie ter beschikking stelt is deze levering van energie een inspanningsverbintenis, en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de Stad niet aansprakelijk worden gesteld voor onderbrekingen en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn. De organisator dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden. De organisator dient de Stad op de hoogte te stellen van elke beschadiging of afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen. De organisator dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien. De organisator zal na de activiteit de gebruikte lokalen opruimen en alle vuilnis verwijderen. Vuilnis moet meegenomen worden of in de door de organisator zelf aangekochte officiële vuilniszakken ingepakt en op de door de verantwoordelijke aangeduide plaats gezet worden. Bij het verlaten van de zaal dienen alle gebruikte toestellen uitgeschakeld te worden. De organisator houdt zich eraan de zaal na gebruik te vegen en alle tafels en stoelen te stapelen op de oorspronkelijke wijze (zie technische fiche) of volgens de instructies van de dienst Cultuur met het oog op het volgende gebruik. De zaalgebruiker verbindt er zich toe, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, de faciliteiten voor bezoekers met mobiliteitsproblemen steeds toegankelijk te houden. Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden. TOEGANG TOT DE ZALEN Sleutels van het gebouw of van de zalen worden onder geen beding met gebruikers meegegeven. De conciërge komt de zaal telkens openen en sluiten en bekijkt de toestand waarin alles werd achtergelaten. MATERIAAL Al het materiaal dat in de zalen aanwezig is kan door de organisator worden gebruikt op voorwaarde dat het achteraf op dezelfde wijze en plaats wordt gestapeld als bij het betreden van de zaal. De dienst Cultuur leent materiaal uit tegen betaling en op basis van beschikbaarheid (nadars, stoelen, tafels, podia ). De volledige lijst met materiaal vindt u op de website van de dienst Cultuur. SCHOONMAAK VAN DE ZALEN De zalen worden wekelijks gepoetst door de poetsdienst van Stad Brugge. De zalen van het Gemeenschapshuis Zeebrugge kunnen net als de andere stadszalen niet worden gereserveerd voor privé-feesten en/of initiatieven (zoals verjaardagsfeestjes, privébanketten, recepties ).
7. TARIEVEN 7.1 Gebruiksvergoeding Naar tariefcode. 7.2 Het College van Burgemeester en Schepenen kan omwille van specifieke redenen afwijken van de voorgestelde gebruiksvergoeding. 7.3 De billijke vergoeding en de bijdrage aan Sabam zijn niet in de gebruiksvergoeding opgenomen. Deze dienen door de aanvrager apart te worden aangevraagd. 7.4 Normaal verbruik van elektriciteit, water en verwarming zijn in de gebruiksvergoeding opgenomen. Periode van gebruik: in de gebruiksvergoeding is maximum gebruik van de zaal opgenomen per activiteitsdag. In principe dient de zaal opnieuw beschikbaar te zijn voor andere gebruikers vóór 9 uur de volgende morgen. Indien de zaal vroeger ter beschikking wordt gesteld omwille van opbouw, of langer in gebruik blijft omwille van afbraak, wordt 25% van het gecodeerd tarief aangerekend voor een halve dag extra gebruik, of 50% voor een volledige dag extra gebruik. 7.5 Waarborg Naar tariefcode. 7.6 Onmiddellijk na de activiteit dienen alle voorwerpen die niet tot de uitrusting van de zaal behoren te worden verwijderd uit de za(a)l(en). Gebeurt dit niet, dan worden de extra uurloontarieven voor het opruimen van dit materiaal aan de organisator aangerekend. 8. GEBRUIK VAN DE BAR MET KEUKEN Het gebruik van de bar van het Gemeenschapshuis Zeebrugge dient te worden aangevraagd via bijgevoegd aanvraagformulier. Indien men gebruik wenst te maken van de keuken dient dit expliciet vermeld te worden. De bar en keuken dienen steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. Het aanwezige bestek, servies en glazen dienen na elk gebruik afgewassen te worden en terug in de kasten geplaatst te worden. De conciërge maakt de kasten met het servies open en sluit ze na het gebruik. In de keuken mag niét gekookt worden. TROUWZAAL (GELIJKVLOERS) Als men het gebouw binnenkomt via de gang van de bibliotheek, ligt de trouwzaal links. Afmetingen : 10 x 6 meter. De zaal beschikt over 36 stoelen. Er zijn geen tafels aanwezig in de zaal. Achteraan de gang bevinden zich toiletten, meer bepaald 1 gehandicaptentoilet, 3 damestoiletten, 1 herentoilet en 2 urinoirs. Dit zijn de enige toiletten in het gebouw (dus ook voor gebruikers van de andere zalen). Aard van de activiteiten die in zaal kunnen plaatsvinden: lezingen, voordrachten en vergaderingen. 9. VERANTWOORDELIJKHEID, AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan of toegebracht ten gevolge van het gebruik, door de organisator zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc. Na afloop van de activiteit kan de toezichter en/ of de verantwoordelijke van de dienst Cultuur een rondgang maken om de staat van de zaal te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/ zij dit kenbaar te maken aan de contactpersoon bij de dienst Cultuur. Indien na afloop van de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de organisator uitgenodigd om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de organisator hieraan verzaakt, wordt de schade door de dienst Cultuur bepaald. De kosten van de aldus vastgestelde schade worden afgehouden van de waarborg. De organisator is verantwoordelijk voor de activiteiten die plaatsvinden in de infrastructuur. Indien zaken voorvallen die in strijd zijn met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de terbeschikkingstelling van de zaal onmiddellijk ingetrokken of stopgezet worden zonder schadeloosstelling. De organisator vrijwaart de Stad Brugge tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal. De Stad Brugge kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een gehele of gedeeltelijke stroomonderbreking, waardoor de activiteit gehinderd of verhinderd zou worden. Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aangerekend worden. In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 30 maart 1999 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding te worden gedaan van het maken of laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een evenement waarbij muziek wordt gemaakt. Deze melding dient in drievoud te worden overgemaakt aan de Burgemeester bij per post aangetekende zending of bij afgifte in het stadhuis tegen ontvangstbewijs. (Meer informatie: 050/44.80.10, leefmilieu@brugge.be). Het stadsbestuur Brugge heeft op het gebied van de verzekering bij verhuringen infrastructuur van de dienst Cultuur de volgende brandpolis afgesloten bij N.V. Ethias: Polis 1/2153/38017720 die voorziet in een afstand van verhaal t.o.v. gebruikers en/of huurders van het Gemeenschapshuis Zeebrugge. 10. ROOKVERBOD In alle ruimtes van het Gemeenschapshuis Zeebrugge geldt een algemeen rookverbod.
ALGEMENE VOORWAARDEN GEBRUIK GEMEENSCHAPSHUIS ZEEBRUGGE 1. GEBRUIK GEMEENSCHAPSHUIS ZEEBRUGGE Het Gemeenschapshuis Zeebrugge beschikt over een ontmoetingsruimte (met podium), een bar (met keuken) en een trouwzaal. Elk van deze zalen kan afzonderlijk worden afgehuurd. De zaal wordt in gebruik gegeven voor verschillende culturele activiteiten waartoe ze zich leent (toneel, muziek, lezingen, voordrachten en andere culturele bijeenkomsten). Niet-professionele Brugse theatergezelschappen krijgen voorrang op professionele toneelverenigingen. Het gebruik van de trouwzaal wordt toegestaan voor lezingen, voordrachten en vergaderingen. Privé-feesten (recepties, huwelijksfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, maaltijden, banketten, e.a.) zijn niet toegestaan. In het Gemeenschapshuis Zeebrugge mogen in principe geen fuiven gegeven worden. 2. AANVRAAG GEBRUIK GEMEENSCHAPSHUIS ZEEBRUGGE De reservatie van het Gemeenschapshuis Zeebrugge gebeurt bij de stad Brugge, dienst Cultuur. Men kan zich wenden tot de verantwoordelijke voor het zaalbeheer om navraag te doen naar de beschikbaarheid van de zaal en eventueel een optie te nemen. Deze optie dient binnen de veertien kalenderdagen schriftelijk (per brief, fax, e-mail of online) bevestigd te worden door bijgaande overeenkomst in te vullen. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, wordt deze door de stad Brugge, dienst Cultuur geannuleerd. Indien men vroeger toegang wenst tot de zaal, bijvoorbeeld voor de opbouw dient dit aangevraagd te worden via bovenstaand formulier. Voor de specifieke afspraken m.b.t. het gebruik van de bar: zie punt 8. De reservatie is pas definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief van de stad Brugge en nadat voldaan werd aan de betalingsmodaliteiten: zie verder punt 3. De aanvrager dient steeds de werkelijke organisator te zijn van de activiteit. Aanvragen waarbij vermoed wordt dat de aanvrager optreedt als tussenpersoon of bemiddelaar, worden geweigerd. Indien achteraf blijkt dat de aanvrager niet de werkelijke organisator is van de activiteit, wordt een sanctie opgelegd: zie verder punt 5. 3. BETALINGSMODALITEITEN Bij de bevestigingsbrief van de stad Brugge wordt een factuur bijgevoegd voor de betaling van de waarborgsom en de gebruiksvergoeding voor de zaal. Zowel de waarborgsom als de gebruiksvergoeding dienen betaald te worden vóór de vervaldatum die vermeld staat op de factuur. In geval niet tijdig betaald wordt, wordt de optie op de zaal geannuleerd. 4. OPTIES De zalen van het Gemeenschapshuis Zeebrugge kunnen ten laatste 4 weken vóór de aanvang van de activiteit gereserveerd worden. De zalen kunnen gereserveerd worden voor activiteiten die zich maximaal 2 jaar in de toekomst bevinden. 5. ONEIGENLIJK GEBRUIK In geval van oneigenlijk gebruik (d.w.z. dat de zaal voor een ander doel wordt gebruikt dan hetgeen werd doorgegeven) wordt een sanctie opgelegd aan de gebruiker. Bij een eerste overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende één jaar ontzegd. Bij een tweede overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende twee jaar ontzegd. Bij een derde overtreding krijgt de vereniging niet langer toelating deze of een andere stadszaal te gebruiken. In geval de duur van de activiteit de afgesproken periode overschreden heeft of in geval de zaal niet ontruimd werd op de voorgeschreven wijze, wordt een schadevergoeding gevraagd. Deze wordt berekend a rato van de reële huurprijs van de zaal en/of de uurloontarieven voor het extra werk. De extra kosten zijn ten laste van de huurder. 6. VERZAKING/ANNULERING 6.1 Verzaking Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, worden de volledige gebruiksvergoeding en waarborg terugbetaald. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur later dan 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, wordt de volledige waarborgsom ingehouden als vergoeding en de reeds betaalde gebruiksvergoeding terugbetaald. 6.2 Annulering Indien het gebruik van de zaal geannuleerd wordt, moet de annulering schriftelijk en met specificatie van het type overmacht gebeuren. Bij een annulering wordt de reeds betaalde gebruiksvergoeding en de volledige waarborgsom terugbetaald. BAR (1 VERDIEPING) De eerste ruimte die men betreedt als men bovenkomt is de bar. In de bar bevinden zich de toegangsdeuren tot de ontmoetingsruimte. Afmetingen: 11 X 6 meter. De bar beschikt over 10 tafels en 20 stoelen. De bar is voorzien van frigo s. Er is geen tapinstallatie aanwezig. Er is geen drank voorzien in de bar. De gebruikers kunnen desgewest zelf drank meebrengen. Er is servies voor ongeveer 100 personen. De gebruiker dient zelf te zorgen voor afwasmiddel, vaat- en handdoeken en andere barbenodigdheden. Er is een keukentje aanwezig waar afgewassen kan worden en waar eet- en drinkwaren geplaatst kunnen worden. In de keuken mag onder geen beding gekookt worden.
TARIEVEN ONTMOETINGSRUIMTE (1 VERDIEPING) De ontmoetingsruimte is bereikbaar via de gang van de bibliotheek. Men kan de zaal bereiken via de trap of de lift. De zaal is enkel bereikbaar via de bar. Afmetingen : 22 x 11 meter. Podium : 11 x 7 meter. De zaal beschikt over 50 tafels en 140 stoelen. Oorspronkelijke staat van de ruimte: de stoelen dienen steeds per 4 gestapeld te worden en rechts in de zaal geplaatst te worden. De tafels worden links gestapeld. Men vraagt de tafels en stoelen niet tegen de muren te stoten of over de vloer te slepen. De zaal kan verduisterd worden. De zaalbelichting gebeurt vooraan en de podiumbelichting achteraan. Er is een projectiedoek aanwezig. Er is een vestiaire. Achter het podium bevindt zich een kleedruimte met kast. Er is een toilet in de kleedkamer achter het podium. De zaal wordt in gebruik gegeven voor verschillende culturele activiteiten (toneel, muziek, lezingen, voordrachten en andere culturele bijeenkomsten). Nietprofessionele Brugse theatergezelschappen krijgen voorrang op professionele toneelverenigingen. ONTMOETINGSRUIMTE Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 25 50 Commerciële organisaties 100 ONTMOETINGSRUIMTE VOOR TONEELOPVOERINGEN Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 25 35 Commerciële organisaties 50 ONTMOETINGSRUIMTE VOOR TONEELREPETITIES Theatergezelschappen 3,75 BAR MET KEUKEN Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 10 20 Commerciële organisaties 40 TROUWZAAL Brugse niet-commerciële verenigingen/personen 10 20 Commerciële organisaties 40 WAARBORG Zaal Ontmoetingsruimte 150 Bar met keuken 50 Trouwzaal 50