CONTROLEPLAN 2014-2015 Controleplan 2014-2015 Concerncontrol/Interne Audit Status concept vs 3
Index 1. Algemeen... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Doel... 3 1.3 Rechtmatigheidcontrole.... 3 2. Opzet van de controle... 3 2.1 Proces van interne controle (IC)... 3 2.2 Randvoorwaarden IC... 3 2.3 Uitvoeren van IC... 4 2.4 Afstemming accountant over het uitvoeren IC... 4 2.5 Processen in de controle 2014: prioritering en planning... 4 2.6 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole... 4 Bijlage 1. Processtappen Interne Controle... 6 Bijlage 2. Onderzoeksobjecten van de toetsen processen 2014... 8 Bijlage 3. Interne Audit: planning hoofdtaken 2014... 9 4.1 Planning... 9 4.2 Uitgangspunten verdeling uren.... 9 4.3 Overzichten urenplanning hoofdtaken en IC.... 9 2
1. Algemeen 1.1 Inleiding Het voorliggende document is het controleplan Delfland voor 2014-2015. Dit controleplan is de operationele uitwerking van het Controleprotocol en het Auditstatuut. Het controleprotocol richt zich op het (strategische) proces van de controle voor de Jaarrekening door de accountant. In het auditstatuut wordt een strategisch kader geboden voor de invulling van het auditproces van Delfland. Vanwege een interne productiepiek is dit controleplan met enige vertraging opgesteld. In het controleproces heeft zich geen wijziging voorgedaan. Wel zijn drie extra aspecten toegevoegd aan de planning voor 2014 en 2015, te weten; wagenparkbeheer, treasury, volledigheid financiële baten. 1.2 Doel& vaststelling Dit controleplan heeft uitsluitend tot doel, in overeenstemming met de opgenomen bepaling in de Controleverordening (artikel 109 Waterschapswet), de controleaanpak met de concerncontroller en organisatie af te stemmen. Het college van dijkgraaf en hoogheemraden, in het vervolg college genoemd, stelt het controleplan vast en kan hierbij accenten (dat zijn specifieke aandachtspunten en specifieke rapporteringtoleranties) aangeven. 1.3 Rechtmatigheidcontrole. De externe regelgeving, verordeningen van de verenigde vergadering en besluiten van het college die verplicht voortvloeien uit externe regelgeving/verordeningen van de verenigde vergadering bepalen het normen- en toetsingskader van de controles. Het beleid en de uitvoering van het beleid worden/ kunnen worden getoetst aan de hand van de controleaspecten getrouwheid, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze aspecten worden in het controleprotocol kort toegelicht. Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet (art. 109) per 1 januari 2009 staat de rechtmatigheidcontrole centraal in het werk van de accountant en Interne Audit. Delfland richt zich binnen de rechtmatigheid primair op de financiële rechtmatigheid. 2. Opzet van de controle 2.1 Proces van interne controle (IC) Het proces van interne controle bestaat uit de volgende uit te voeren stappen: Voorbereiden IC Uitvoering IC Accorderen conceptmemo Afsluiting Plan van Aanpak verbeterpunten Opvolgingsrapportage verbeterpunten Relatie met de accountant Rapportages accountant. In bijlage 1. Processtappen Interne Controle zijn de stappen verder uitgewerkt. 2.2 Randvoorwaarden IC De controlefunctie heeft ten behoeve van de taakuitvoering volledige en onbeperkte toegang tot alle gegevens en eigendommen van het Hoogheemraadschap van Delfland, die naar het oordeel van de controlefunctie noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de auditwerkzaamheden. Alle gegevens en middelen, die gedurende het uitvoeren van de auditactiviteiten in handen zijn, worden zorgvuldig en vertrouwelijk, in overeenstemming met de gedragsregels van het IIA 1, behandeld. 1 IIA: Instituut van Internal Auditors (Nederland) 3
2.3 Uitvoeren van IC Bij het opzetten en uitvoeren van de controles dient met de volgende zaken rekening te worden gehouden: Bij aanvang van de interne controlewerkzaamheden zal door middel van een risicoanalyse de omvang en de reikwijdte van de deelwaarnemingen worden gedefinieerd; Het geactualiseerde controleplan en normenkader wordt vooraf afgestemd met de externe accountant; Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd a.d.h.v. eventuele interne en externe ontwikkelingen op gebied van wet- en regelgeving. Daarna wordt het normenkader apart vastgesteld door de VV. De interne controlewerkzaamheden geschieden primair door detailgerichte controles door middel van een deelwaarneming gericht op de van toepassing van de rechtmatigheidaspecten. Hieruit kunnen aanbevelingen volgen voor aanpassingen van de administratieve organisatie. Parallel aan de interne controlewerkzaamheden wordt de administratieve organisatie beoordeeld en worden verbetermaatregelen voorgesteld c.q. aangepast specifiek voor rechtmatigheidaspecten, welke van toepassing zijn. 2.4 Afstemming accountant over het uitvoeren IC De volgende algemene afspraken zijn met de accountant gemaakt t.a.v. het prioriteren van de processen en single auditen 2 : Alle processen uit tabel 1. Onderzoeksobjecten van de te toetsen processen in 2014-2015 in bijlage 2 met een prioriteit 1 zullen in het betreffende controlejaar worden getoetst. Per proces zullen afhankelijk van de prioriteitsstelling gedurende het jaar een controle of meerdere deelcontroles worden uitgevoerd. De controle voor de jaarrekening vindt plaats in het daarop volgende jaar. De toetsing op jaarbasis van de processen met prioriteit 2 of 3 is afhankelijk van de beschikbare capaciteit. De rechtmatigheidscontroles en reguliere controles zullen tussen de Interne audit en de accountant daar waar mogelijk uitgevoerd worden volgens het concept van single audit : controlewerkzaamheden die elkaar niet overlappen, die op elkaar voortbouwen en waar nodig elkaar versterken en verbeteren. Hiermee wordt voorkomen dat de organisatie extra wordt belast tijdens de controleperiode. 2.5 Processen in de controle 2014-2015: prioritering en planning In bijlage 2. Onderzoeksobjecten van de te toetsen processen 2014 2015 is een overzicht opgenomen met daarin opgenomen de kritische processen welke worden getoetst in het kader van de rechtmatigheid en reguliere IC 2014-2015. In het overzicht is ook de prioriteiten van de te toetsen processen aangegeven. In Bijlage 3. Interne Audit: Planning hoofdtaken 2014-2015 is de urenverantwoording van deze hoofdprocessen weergegeven: overzicht Interne Audit urenplanning hoofdtaken en overzicht planning IC 2014 2015. 2.6 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole. Afspraken betreffende de tussentijdse controle en jaarrekeningcontrole: In de Controleverordening Delfland (kenmerk 1048074) is in artikel 2, lid 3 opgenomen dat het college het Controleplan vaststelt en de verenigde vergadering hierover informeert. Dit plan wordt voorgesproken met de accountant. Interne audit zal op 1 oktober 2014 en 1 maart 2015 de uitgevoerde werkzaamheden conform het interne controleplan aanleveren. Een foutenanalyse wordt opgesteld, waarin inzichtelijk worden gemaakt de herstelbare en onherstelbare fouten in relatie tot de materialiteit van de werkelijke lasten. 2 Single audit: Audits waarop de externe accountant zal steunen bij de interim- en jaarrekeningcontrole. 4
De accountantscontrole op deze uitgevoerde werkzaamheden en aanvullende werkzaamheden in het kader van de beroepsregels van de registeraccountants vindt primair plaats in september/oktober 2014 en maart 2015. In november 2014 zullen afspraken worden gemaakt m.b.t. de controles met de accountant. De verslagen over de interim controle, de management letter en het accountantsverslag, zullen naar verwachting in december 2014 en maart 2015 worden besproken met de rekeningcommissie. 5
Bijlage 1. Processtappen Interne Controle Het interne controle proces kent over het algemeen de volgende stappen: 1. Voorbereiden IC De auditor maakt een controledossier aan voor de uit te voeren IC. Voorts wordt een beperkte risicoanalyse uitgevoerd ter bepaling van de reikwijdte en de omvang van de te controleren werkzaamheden. Een controlewerkinstructie, inclusief checklist, wordt opgesteld. De relevante administratieve organisatie en checklisten worden gearchiveerd in het controledossier. De geplande interne controle wordt aangekondigd bij de proceseigenaar. Bij generieke IC s zoals Inkoop en aanbesteden worden daarna door middel van een aankondigingbrief de betrokken sectorhoofden c.q. budgethouders van de te controleren dossiers op de hoogte gesteld van de start van de IC. 2. Uitvoering IC De auditor vraagt op of verzamelt informatie m.b.t. in de steekproef opgenomen dossiers. De auditor toetst de informatie met de actuele administratieve organisatie (indien aanwezig), het normenkader, het beleid van Delfland en geldende wet- en regelgeving. Het onderzoek wordt uitgevoerd d.m.v. desk research eventueel aangevuld met interviews. De bevindingen worden vastgelegd in een concept controlememorandum. Indien noodzakelijk wordt aanvullende informatie verzameld ten behoeve van het uitbreiden van de controle. Alle controle-informatie wordt gearchiveerd in het controledossier. 3. Accorderen conceptmemo Het conceptmemo wordt ter beoordeling gestuurd naar de proceseigenaar en/of het sectorhoofd (hoor en wederhoor) en de coördinator Interne Audit. De proceseigenaar zal binnen de gestelde termijn reactie geven op het conceptmemo. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt, wordt geacht dat men akkoord gaat met de inhoud van het conceptmemo. Met de proceseigenaar wordt een afspraak gemaakt wanneer het plan van aanpak m.b.t. de eventuele verbeterpunten wordt aangeleverd. Deze afspraak wordt opgenomen in het memorandum. Een aangepaste versie wordt nogmaals ter beoordeling gestuurd met daarbij een kortere reactietermijn. De proceseigenaar ondertekent het controlememorandum. Hierna vindt automatisch vaststelling plaats. Alle reacties worden gearchiveerd in het controledossier. Daarna wordt het controlememorandum aan coördinator Interne audit en de Concerncontroller ter ondertekening voorgelegd. Bij generieke IC s zoals Inkoop en aanbesteden vindt daarna terugkoppeling plaats aan de proceseigenaren van de dossiers en hun leidinggevenden (budgethouders) waarbij een toelichting plaatsvindt op geconstateerde bevindingen. 4. Afsluiting controle. Een emailbericht wordt gestuurd aan de proceseigenaren waarin wordt aangegeven dat de betreffende IC is afgerond en dat, indien geen terugkoppeling heeft plaatsgevonden over het dossier aan de proceseigenaren, het dossier voldoende is. 5. Plan van Aanpak Verbeterpunten De proceseigenaar bestudeert de bevindingen en stelt in geval van verbeterpunten een plan van aanpak per verbeterpunt op. Vervolgens ontvangt de interne controlefunctionaris het controlememo met het plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt gearchiveerd in het controledossier. Bij de voorbereiding van de volgende IC wordt het meest recente plan van aanpak als bijlage opgenomen in het controlememorandum en zal dienen als vertrekpunt voor de IC. 6. Opvolgingsrapportage verbeterpunten Twee keer per jaar wordt een rapportage opgesteld voor de secretaris-directeur en het DMT, waarin de bevindingen en aanbevelingen en opvolgingen van de uitgevoerde onderzoeken (IC s en audits) zijn opgenomen. Deze rapportage wordt ook ter informatie aangeboden aan het college, de rekeningcommissie en de verenigde vergadering. Daarnaast zullen in de P&Cproducten Burap 2014-1 en 2 ook worden gerapporteerd over de stand van zaken m.b.t. de IC. 6
7. Relatie met de accountant De accountant beoordeelt jaarlijks tijdens de interim-controle in het najaar de (belangrijkste) processen binnen Delfland. Vervolgens voert de accountant aan het begin van het volgende jaar een jaarrekeningcontrole uit. Bij beide werkzaamheden maakt de accountant gebruik van de bevindingen en aanbevelingen uit de controles en rapportages van Interne audit. 8. Management Letter De accountant legt zijn bevindingen van de interim-controle vast in de Management Letter. Per bevinding staat vermeld welke risico s Delfland loopt en welke aanbevelingen de accountant doet om de situatie te verbeteren. Deze aanbevelingen worden voor zover van toepassing door de Auditor meegenomen bij de reguliere IC. De aanbevelingen van de accountant kunnen ook leiden tot extra controles of audits. 9. Accountantsverslag De accountant brengt na de jaarrekeningcontrole een accountantsverslag uit. Bevindingen en aanbevelingen in het accountantsverslag worden op dezelfde wijze door Interne audit meegenomen bij de reguliere IC als de bevindingen en aanbevelingen in de Management Letter. 7
Bijlage 2. Onderzoeksobjecten van de toetsen processen 2014 Tabel 1. Onderzoeksobjecten van de te toetsen processen in 2014 Code Priori teit Onderzoeksonderwerpen: Algemene onderzoeksdoelstelling Onderzoeken of en in welke mate de processen op het gebied van de onderstaande onderzoeksobjecten getrouw en rechtmatig zijn uitgevoerd teneinde tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. Lasten 2.1.1.1 1 Inkoop en Aanbesteding (A. Investeringen en B. Exploitatie) Inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen binnen de exploitatie en investeringen t/m het aanmaken van de verplichtingen. Daarnaast wordt ook onderzocht het aantal inkooporders en de financiële omvang per leverancier/overeenkomst. 2.1.1.2 2 Factuurbehandeling Vervolgonderzoek dossiers binnen de IC inkoop en aanbesteding door een steekproef op de betalingen en onderzoek door een steekproef op de populatie. De onderzoeken zijn met name gericht op autorisatie en betaling binnen gestelde termijn. 2.1.1.3 2 Personeelsadministratie De overeenstemming van de salariskosten volgens de Personeelsadministratie met de verwerking van deze kosten in de financiële administratie. Gegevensgerichte controle vindt plaats met name m.b.t. de in-, door- en uitstroom van personeel, langdurig zieken. Als ook de verwerking incidentele declaraties. 2.1.1.4 3 Salarisadministratie Onderzocht wordt de berekening de totale salariscomponenten, in het bijzonder pensioenlasten, en de processen op het gebied van de inhoudingen en afdrachten. 2.1.1.5 2 Verstrekte subsidies/bijdragen De processen op het gebied van de verstrekte subsidies en bijdragen worden onderzocht. Het betreft de subsidies en bijdragen welke vallen onder Algemene Subsidieverordening, de bijdrageregelingen of overige bijdragen (aan derden). 2.1.1.6 2 Maandafsluiting Een review op de uitvoering van de processen van de financiële periodeafsluiting door de financiële administratie. 2.1.1.7 1 Investeringen: besluitvorming en nacalculatie De processen m.b.t. de besluitvorming van investeringen n.a.v. de vaststelling eind 2012 van nota Investerings- en activabeleid. Daarnaast wordt onderzocht in hoeverre vlak na een begrotingswijziging de geplande investeringsuitgaven lager zijn dan de investeringskredieten en plannen. En ook de processen op het gebied van het opstellen van een nacalculatie van gerealiseerde investeringen. Dit betreft met name de gerealiseerde kosten, inclusief financieringslasten, t.o.v. de raming van deze investeringen. 2.1.1.8 1 Activering (im)materiële vaste activa Het onderzoek richt zich o.a. op de afschrijvingstermijnen en de boekingen van de immateriële en materiële vaste activa. 2.1.1.9 1 Wagenparkbeheer De opzet, bestaan en werking van de processen van het wagenpark. Vervolgens is de gegevensgerichte controle uitgevoerd op de rittenadministratieperiode. 2.1.1.10 2 Treasury De processen m.b.t. de inrichting, borging van de financieringsfunctie zoals vastgelegd in het treasurystatuut dat eind 2012 door de verenigde vergadering is vastgesteld. Baten 2.1.1.11 2 Subsidiebaten De processen op het gebied van de ontvangen subsidies en bijdragen worden onderzocht. 2.1.1.12 2 Belastingbaten RBG Onderzocht wordt de financiële naleving van het contract met de Regionale Belastinggroep (RBG) en de verwerking van de belastingontvangsten in financiële administratie. 2.1.1.13 1 Volledigheid overige baten Onderzoek van de opbrengsten, niet zijnde de subsidiebaten en belastingbaten RBG. En onderzoek volledigheid van deze opbrengsten. 8
Bijlage 3. Interne Audit: planning hoofdtaken 2014 4.1 Planning In de planning wordt invulling gegeven aan de volgende hoofdprocessen: 1. Beleidsvorming IC en auditing: 2. Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken; Hieronder is de urenverantwoording van deze hoofdprocessen weergegeven. De uren van het hoofdproces Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken zijn onderverdeeld over de processen: interne controles, verbijzonderde onderzoeken, voorafgaande toetsing en overige controles. Daarnaast is de IC-planning voor 2014 2015 opgenomen. Hierin zijn de controles m.b.t. de te toetsen processen uit tabel 1 verdeeld over het kalenderjaar. 4.2 Uitgangspunten verdeling uren. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd bij de verdeling van de uren: 1. De werkzaamheden in het kader van het controleplan 2014-2015 worden verricht door het team Concerncontrol/Interne audit. De urenplanning in dit controleplan gaat uit van het aantal besteedbare uren binnen het team Concerncontrol/Interne audit (formatie 4 fte voor 2014 en 3,2 fte voor 2015). 2. Binnen de processen vindt prioriteitstelling plaats als gevolg van de beperkingen binnen de beschikbare capaciteit. De hoogste prioriteit binnen de processen hebben het uitvoeren van de IC, de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken en de spoedopdrachten. De resterende tijd is beschikbaar voor het uitvoeren van de overige verbijzonderde onderzoeken. Overigens zijn aan de onderzoeksonderwerpen binnen de IC ook prioriteiten toegekend op basis van de financiële materialiteit in combinatie met de bevindingen van deze onderzoeken vanaf 2011 tot en met heden. 3. Voor de planning van de uren van de verbijzonderde onderzoeken (audits) is uitgegaan van de volgende onderverdeling: een klein onderzoek (advies) bedraagt gemiddeld 20 uur; een middelgroot onderzoek bedraagt gemiddeld 120 uur en een groot onderzoek gemiddeld 400 uur. Voor de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken, inclusief de pré-toets, wordt uitgegaan van gemiddeld 40 uur per maand. Hieronder zijn twee overzichten opgenomen die een wat meer gedetailleerd beeld geven van de hoofdprocessen alle activiteiten op hoofdlijnen en de producten die daaruit voortvloeien. 4.3 Overzichten urenplanning hoofdtaken en IC. Tabel 2. Overzicht urenplanning van hoofdtaken van Interne Audit Controleplan 2014-2015 Totaal per jaar 1. Beleidsvorming onderzoeken 704 2. Uitvoeren onderzoeken 4.696 2.1 Interne controles 1.536 2.2 Audits 2.600 2.3 Voorafgaande toetsing 480 2.4 Overige activiteiten 80 Totaal uren 5.400 Productieve uren 5.400 9
Tabel 3. Overzicht planning IC 2014 2015 2014-2015 jan-dec Nr Q1 Q1 Q2 Q2 Q3 Q3 Q4 Q4 per jaar IC 2.1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 TOT LASTEN Inkoop & Aanbesteden 2.1.1.1 12 2 40 16 10 2 12 2 40 16 10 2 164 Factuurbehandeling 2.1.1.2 8 2 24 16 8 2 8 2 24 16 8 2 120 Personeelsadministratie 2.1.1.3 16 2 24 16 8 2 68 Salarisadministratie 2.1.1.4 16 2 24 16 10 2 70 Verstrekte subsidies/bijdragen 2.1.1.5 8 2 24 16 6 2 58 Maandafsluiting 2.1.1.6 8 2 16 16 6 8 2 16 16 6 96 Investeringen 2.1.1.7 8 2 24 16 8 2 60 Activering Vaste activa 2.1.1.8 12 2 40 16 10 2 82 Wagenparkbeheer 2.1.1.9 6 4 16 14 6 2 6 4 16 14 6 2 96 Treasury 2.1.1.10 24 2 24 16 6 2 74 BATEN IC 2013 en 2014 (jaar t -1) IC 2014 en 2015 (jaar t) Subsidiebaten 2.1.1.11 8 2 16 16 8 2 52 GR RBG baten 2.1.1.12 8 2 16 16 6 2 50 Vollredigheid overige baten 2.1.1.13 16 2 24 16 6 2 66 IC-rapportages 2.4 20 20 20 20 80 Geplande uren 0 20 4 64 64 22 52 32 18 4 0 20 20 0 6 4 16 38 8 26 16 6 10 2 24 18 22 24 22 28 64 26 28 18 26 6 80 34 42 48 28 26 16 12 6 16 14 6 10 2 16 16 6 1.136 1.056 2.1.1 IC's 1.056 2.1.2 Doelmatigheid/doeltreffendheid 240 2.1.3 Verbijzonderde onderzoeken 240 Totaal taak 2.1 1.536 Totaal taak 2.4 80 Totaal taken 2.1 en 2.4 1.616 IC uren en rap JR 2013-2014 (t-1) 320 IC uren en rap JR 2014-2015 (t) 816 Tot 1.136 10