Integriteitsprotocol de Kombinatie Bij integriteit gaat het bij de Kombinatie om correct gedrag en goede omgangsvormen. Als je het negatief formuleert: het voorkomen van omkoping, fraude, misbruik en onzorgvuldig gebruik van bedrijfsmiddelen (zoals werktijd, bedrijfsinformatie en eigendommen van de Kombinatie) en ongewenste omgangsvormen Vanuit de missie van de Kombinatie is het belangrijk dat we voor onze collega s, de klanten, onze relaties en onze partners transparant zijn in ons handelen en onze bedrijfsvoering. Dit protocol is geen uitputtend reglement; niet alle zaken kun je vooraf voorzien. Integriteit is een kwestie van persoonlijke houding en bedrijfscultuur. Dit protocol richt zich op vijf hoofdgebieden: 1: De toewijzing van woonruimte 2: Het zakelijk houden van relaties 3: Het gebruik van bedrijfsmiddelen 4: De omgang met klanten en collega s 5: Toepassing Het Integriteitsprotocol is onderdeel van het arbeidscontract. 1: De toewijzing van woonruimte Ons product Woonruimte is nog steeds een schaars goed. Het toewijzen gebeurt uitsluitend overeenkomstig de regionale Huisvestingsverordening en eventuele locaal vastgestelde verordeningen. Noch bij de reguliere toewijzing noch bij de tijdelijke verhuring van woningen worden medewerkers van de Kombinatie of relaties van hen bevoordeeld. In zeer bijzondere gevallen kan, uitsluitend door de directie, een uitzondering op deze regel worden gemaakt. In het kader van de gewenste transparantie wordt deze uitzondering aan alle medewerkers - gemotiveerd - bekend gemaakt. 2: Het zakelijk houden van relaties De Kombinatie doet met veel bedrijven zaken, waarbij niet zelden grote bedragen gemoeid zijn. Te denken valt aan aannemersbedrijven, schilderbedrijven maar ook financiële instellingen. Ongeacht de omvang van dit zakendoen houdt elke medewerker de relatie met deze bedrijven objectief. Dat betekent o.a. : Wij nemen geen geschenken aan van relaties met een waarde groter dan 25,-. Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 1
Wij nemen geen geschenken aan op ons privé-adres,ook geen kerstpakketten. Alle geschenken, die wij rond de kerstdagen ontvangen leveren wij in. Deze geschenken worden verloot onder alle medewerkers. Wij maken geen gebruik van on- of onderbetaalde diensten van een leverancier Dit betekent bijvoorbeeld dat wij voor ons zelf geen financiering afsluiten bij bijv. de huisbank van de Kombinatie tegen een lagere rente dan op dat moment op de markt geldt. Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 2
Ook laten wij aannemers, die voor de Kombinatie werken, niet voor ons privé werken. In bijzondere gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt, maar uitsluitend na overleg met en goedkeuring van de directie. Een absolute voorwaarde hierbij is dat er een marktconforme betaling tegenover staat. Wij nemen in principe geen uitnodigingen aan voor recreatieve uitjes met leveranciers. Bij twijfel of het mogelijk zinvol is om aan een uitnodiging gehoor te geven, wordt dat aan de leidinggevende voorgelegd. Uitsluitend na toestemming van de leidinggevende wordt een uitnodiging aanvaard. Uitnodigingen met een vakmatig karakter kunnen worden aangenomen maar melden we ook bij onze leidinggevende. Wij doen geen privé-aankopen op naam van de Kombinatie. Met een aantal leveranciers is door de directie van de Kombinatie een inkoopregeling afgesproken (zie bijlage 1). Bij deze leveranciers ontvangen medewerkers van de Kombinatie korting als zij dat vragen. Medewerkers kopen op eigen rekening, dus niet via de Kombinatie. Uitsluitend bij deze leveranciers mag de naam van de Kombinatie worden genoemd om de afgesproken korting te verkrijgen. Bij niet genoemde leveranciers is dit uitdrukkelijk niet toegestaan. Ook de relatie met onze huurders houden wij zuiver. Dit betekent dat wij geen privé-werkzaamheden voor hen uitvoeren. Wij behandelen elke huurder gelijk. Dit betekent dat wij huurders, die tot onze familieof kennissenkring behoren op geen enkele wijze anders behandelen, noch bij onderhoud noch bij toewijzing noch bij incasso enzovoort. Komen wij in een vervelende situatie terecht bijvoorbeeld: een familielid betaalt zijn huur niet en moet eigenlijk worden uitgezet dan melden wij dit bij onze leidinggevende. Er wordt dan een oplossing gezocht, wat er toe kan leiden dat een andere medewerker de taak overneemt. Onder geen beding wijken wij af van ons beleid. Van huurders nemen we geen geschenken aan. Voor het verrichten van zakelijke nevenactiviteiten vragen wij toestemming aan de directie. (Zie ook art. 2.5 van de CAO). Nevenactiviteiten -zakelijk of niet-zakelijk- waarbij een belangenconflict kan ontstaan verrichten wij niet. Bij twijfel overleggen wij met de leidinggevende. Verrichten van kleine diensten - zoals het bezorgen van post - door medewerkers buiten werktijd, of familieleden van medewerkers, vindt plaats op zakelijke basis. Aan incidentele dienstverlening kunnen geen rechten voor de toekomst ontleend worden. 3: Het gebruik van bedrijfsmiddelen Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 3
Bedrijfsmiddelen, zoals auto s, kantoormachines, gereedschap, camera enz. zijn eigendom van het bedrijf; wij gaan daar zorgvuldig mee om. Ook werktijd is feitelijk een bedrijfsmiddel Bedrijfsmiddelen zijn van en voor het bedrijf. Daarom maken we in principe geen privé-gebruik van bedrijfsmiddelen. Privé klussen met gereedschap van de Kombinatie of thuis een fotorapportage maken met een bedrijfscamera doen we niet. In uitzonderingsgevallen kan een MT-lid toestemming geven voor privé gebruik. Een beperkt aantal gereedschappen zoals vermeld in de bijlage komt daarvoor in aanmerking. Dit geschiedt dan altijd op eigen risico. Dit wil zeggen dat herstel van beschadigingen of defecten voor rekening van de medewerker komt. Het maken van kopieën voor privé-gebruik, het voeren van privételefoongesprekken e.d. houden wij beperkt. Grotere hoeveelheden kopiëren voor bijvoorbeeld de sportclub, waar je secretaris van bent, is - na voorafgaande toestemming van de leidinggevende - toegestaan. We kopiëren in dit geval buiten werktijd en betalen er de kostprijs voor. Kantoor- en kantinemateriaal is van de Kombinatie. Dat lenen we niet voor thuis. Voor het gebruik van internet, mobiele telefoon en auto van de zaak, gelden - buiten dit protocol- specifieke afspraken. Elke medewerker heeft een arbeidscontract met de Kombinatie of met een bureau dat door de Kombinatie is gecontracteerd. In dat contract is behalve het salaris ook afgesproken hoeveel uur de medewerker voor dat salaris zal werken. Deze werktijd kan de medewerker - binnen regels en na toestemming van de leidinggevende - variabel indelen. O.a. hiervoor kent de Kombinatie een kloksysteem. Dit betekent dat wij in werktijd ons uitsluitend voor de Kombinatie inzetten en dus geen privé-activiteiten verrichten. Bij een onderbreking van de werktijd voor privé-aangelegenheden (daaronder ook begrepen de lunchpauze) klokken wij uit. 4: De omgang met klanten en collega s Met onze klanten en onze collega s gaan wij respectvol om. Dat houdt in dat wij niet over elkaar roddelen, ook niet over klanten of relaties. Wij respecteren dat we niet allemaal hetzelfde zijn. We behandelen onze collega s en klanten, zoals we zelf behandeld willen worden. Discriminatie en seksisme vinden wij onacceptabel. Misplaatste grappen en ongewenst gedrag, bijvoorbeeld bedreigen, fysiek geweld, negeren of pesten van collega s of klanten, laten we niet gebeuren maar pakken we aan. Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 4
We praten niet over elkaar maar wel met elkaar. We spreken elkaar dan ook aan op gedrag dat ongewenst of niet-integer is. Als dat niet werkt, informeren we de leidinggevende. De Kombinatie heeft een vertrouwenspersoon met wie we - onverhoopt - ongewenst gedrag kunnen melden en bespreken. De privacy van onze klanten, relaties en collega s staat bij ons hoog in het vaandel. Vertrouwelijke informatie over hen gebruiken we uitsluitend als dat nodig is voor het goed kunnen uitvoeren van ons werk. We gaan met deze informatie zorgvuldig om en zorgen ervoor dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Die zorgvuldigheid betreft met name ook het gebruik en beheer van geautomatiseerde gegevensbestanden. Voor medewerkers die daarmee te maken hebben, geldt in het bijzonder dat zij zeer zorgvuldig omgaan met alle - al dan niet vertrouwelijke - gegevens, die zij onder ogen kunnen krijgen. Zij zullen deze gegevens uitsluitend benaderen indien daartoe voor de uitoefening van hun werk noodzaak toe is. Onder geen beding zullen zij bestanden of de inhoud ervan al dan niet digitaal ter beschikking stellen aan anderen dan de eigenaar ervan. 5: Toepassing Een integere organisatie wordt gekenmerkt door het horen, zien en bespreken. Dus niet door zwijgen. (Door te zien en daarna te zwijgen maak je je feitelijk medeplichtig!). Vooral het bespreken is niet voor iedereen eenvoudig. Toch is het uitermate belangrijk om zodoende te komen tot een transparante organisatie. Bespreken moet dus. Er zijn verschillende niveaus van het bespreekbaar maken te noemen. Vind je dat een collega laakbaar gedrag vertoont, dan bespreek je dat onder vier ogen met hem/haar. Je probeert het gedrag samen te toetsen aan onze normen en waarden. Wordt je collega daarover boos, dan zegt dat meer over hem dan over jou. Kom je er niet uit dan bespreek je het met je leidinggevende. Dit is geen roddelen; je hebt immers eerst je collega aangesproken. Leidt dit ook niet tot een correctie van het in jouw ogen nog steeds laakbare gedrag dan maak je het bespreekbaar bij het MT-lid van je afdeling. Maakt je MT-lid zich naar jouw mening schuldig aan laakbaar gedrag, dan bespreek je dit met de directie. Volgt uit dit bespreken nog steeds geen oplossing, dan neem je contact op met de vertrouwenspersoon van de Kombinatie. Deze houdt zich aanvankelijk aan geheimhoudingsregels. Met de vertrouwenspersoon bespreek je hetgeen zich heeft voorgedaan en de stappen die je al hebt gezet. De uitkomst van het gesprek kan zijn het probleem nogmaals met je betreffende collega wordt besproken en er zodoende een oplossing komt. Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 5
Lukt dat weer niet dan zal de vertrouwenspersoon het voorval bespreken met de directie en daar een dringend advies neerleggen. In een uiterste geval kan de Raad van Toezicht worden ingeschakeld; bij ernstige misstanden kan ook aangifte worden gedaan bij de politie. Laten we hopen dat het zover niet hoeft te komen, in nagenoeg alle gevallen is een gesprek onder vier ogen, met de collega al voldoende. We denken dat het zover niet zal komen, maar gedrag dat niet integer is wordt gecorrigeerd. Een eventueel te treffen sanctie staat in verhouding tot de ernst van het omstreden gedrag. Dat kan bijvoorbeeld een aantekening in het personeelsdossier zijn, een slechte beoordeling met salarisconsequenties, e.d.. Er is geen uitputtende lijst. In zeer ernstige gevallen is ontslag niet uitgesloten. Tot slot Uiteraard bestaan er binnen de Kombinatie normen en waarden: (ongeschreven) regels van wat wél en wat níet kan. De meeste van ons houden zich daar van nature aan. Toch leggen wij in dit protocol de hoofdlijnen van wat wij onder integriteit verstaan vast. Het kan dienen als wegwijzer van de goede richting in geval van twijfel. Voor de buitenwereld maakt het helder waar wij voor staan. Integriteitsprotocol de Kombinatie november 2006 6