Vlaamse Overheid Agentschap Infrastructuur Wegen en Verkeer Limburg Besteknummer Prijs 4 EUR N74/N715: Het toepassen van risicomanagement op de herinrichting van de Noord-Zuid in Houthalen-Helchteren Opening van de offertes Donderdag 11 januari 2007 te 11 uur Agentschap Infrastructuur Wegen en Verkeer Limburg V.A.C. Hendrik Van Veldeke Koningin Astridlaan 50 bus 4 3500 HASSELT Besteknummer Pg. 1 van 27 Dossiernummer
DEEL 1 ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 1. DE AANBESTEDENDE OVERHEID De opdracht wordt uitgevoerd in opdracht en voor rekening van het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de Vlaamse minister, bevoegd voor de Openbare Werken. De administratieve entiteit die met de opvolging van deze opdracht is belast, verder ook het bestuur genoemd, is: Vlaamse Overheid Agentschap Infrastructuur Wegen en Verkeer Limburg Vlaams Administratief Centrum Koningin Astridlaan 50 bus 4 3500 Hasselt Tel.: 011-74 23 00 Fax: 011-74 24 48 Inlichtingen betreffende onderhavige opdracht kunnen tijdens de kantooruren bekomen worden bij de voornoemde afdeling. 2. VOORWERP VAN DE OPDRACHT De opdracht omvat het toepassen van risicomanagement (of specifieke onderdelen ervan) op het hierna beschreven infrastructuurproject (zoals uitgebreid beschreven onder deel 2 Technische bepalingen van het onderhavige bestek). Hiermede wordt uitvoering gegeven aan artikel 3, lid 1 van het decreet van 8 november 2002 houdende de controle op grote infrastructuurprojecten. Korte beschrijving van het project met duiding van de belangrijkheid: De N2 in Limburg wordt afgewerkt in 2 grote fasen. Zeker de 2 de fase wordt als DBFM-project uitgewerkt. De dienstverlener ondersteunt de aanbestedende overheid voor de taken zoals beschreven in dit lastenboek. Het betreft een opdracht van diensten volgens CPV-classificatie 73000000 en volgens de categorie 11 van de bijlage 2, A van de wet van 24 december 1993. De opdracht wordt technisch nader omschreven in deel 2, Technische bepalingen, van dit bijzonder bestek. 3. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHTEN VAN DE INSCHRIJVER Door het indienen van zijn offerte erkent de dienstverlener dat hij zich voorafgaandelijk uitvoerig en volledig heeft geïnformeerd i.v.m. de onderhavige opdracht. Derhalve zijn in de offerteprijs alle kosten van het uitvoeren van deze specifieke opdracht begrepen. Door zijn offerte verbindt de inschrijver er zich toe om binnen de gestelde termijn de opdracht te voltooien. Hij zal alle inlichtingen inwinnen die hem nuttig lijken en noodzakelijk blijken om zijn opdracht met goed gevolg te kunnen uitvoeren. Hij zal deelnemen aan de vergaderingen die de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde belegt omtrent deze opdracht. Om tot de beste studieresultaten te komen, is het van belang dat de dienstverlener en het bestuur in een sfeer van wederzijds vertrouwen kunnen samenwerken. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal er veelvuldig gestructureerd contact nodig zijn tussen de dienstverlener en het bestuur. Besteknummer 2 Dossiernummer
Door zijn offerte, zijn plan van aanpak en de beschrijving van zijn inzichten in het procesverloop en de procesorganisatie verplicht de inschrijver zich derhalve de opdracht uit te voeren conform de inhoud van deze documenten. Het bestuur behoudt zich evenwel ten allen tijde het recht toe om hieraan nog wijzigingen aan te brengen. De dienstverlener doet het nodige om alle eventuele toelatingen, nodig voor het uitvoeren van de opdracht, te bekomen. Hij verbindt er zich toe om bij de uitvoering van de opdracht te handelen volgens de bepalingen van de Algemene Aannemingsvoorschriften (AAV) en volgens de voorwaarden en richtlijnen van dit bijzonder bestek. Indien de dienstverlener bij de uitvoering van de opdracht kennis krijgt van gegevens die vertrouwelijk worden meegedeeld, is hij verplicht deze gegevens geheim te houden krachtens de regels van de beroepsethiek. In de regel zal de dienstverlener zich onthouden van het verstrekken van informatie aan buitenstaanders of van het uitvoeren van gelijk welke handeling waardoor zijn onafhankelijkheid of objectiviteit in het gedrang kan worden gebracht. Teneinde de opdracht kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren is het bestuur van oordeel dat de dienstverlener voor de uitvoering van de opdracht een ervaren en kwalitatief hoogstaand projectteam ter beschikking stelt. De technische kennis en beroepsbekwaamheid van het ingezette team moeten borg staan voor het welslagen van de opdracht. De kwalificaties van dit projectteam worden vastgelegd in deel 2 Technische Bepalingen van dit bijzonder bestek. De dienstverlener is er toe gehouden de opdracht uit te voeren met het projectteam voorzien in zijn offerte. Door in te schrijven, verbindt de dienstverlener er zich expliciet toe om de opdracht tot het einde door dit door hem samengestelde en gemandateerde projectteam te laten uitvoeren. In geval, om redenen van heirkracht, in de vervanging van een lid van het projectteam moet worden voorzien, is voorafgaand het schriftelijk akkoord van de leidend ambtenaar met de voorgestelde vervanger vereist. 4. MEDEWERKING VAN HET BESTUUR Het bestuur zal op eenvoudige vraag van de dienstverlener alle nuttige gegevens en inlichtingen waarover het beschikt verstrekken, en zal alle steun verlenen die redelijkerwijze mag worden verwacht tijdens de uitvoering van de opdracht. 5. WIJZE VAN GUNNING De opdracht wordt gegund bij wijze van algemene offerteaanvraag. 6. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES De taal van de offertes en van de studieresultaten is het Nederlands. De offertes dienen voor de opening ingediend te worden op het adres zoals hieronder vermeld. De opening van de offertes vindt plaats op donderdag 11 januari 2007 om 11 uur in lokaal Kuringerzaal op het adres V.A.C. Hendrik Van Veldeke, Koningin Astridlaan 50 bus 4 te 3500 HASSELT Elke offerte wordt in een omslag ingediend waarop dient vermeld: Bestek nr. N74-N715: Het toepassen van risicomanagement op de herinrichting van de Noord-Zuid in Houthalen-Helchteren. Intekeningen per post dienen aangetekend verzonden te worden onder dubbele omslag. Op de buitenste omslag moet duidelijk de vermelding OFFERTE vermeld worden. Besteknummer 3 Dossiernummer
7. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn van toepassing: - de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, boek I, Titels I, II en IV, BOEK III (B.S. 22 januari 1994) en latere wijzigingen; - het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, Titels III tot en met VI, Titel IX (B.S. 26 januari 1996) en latere wijzigingen; - het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken, Titels I en IV, en de bijlage bij dit besluit: de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, hoofdstuk 1, hoofdstuk 2 afdeling 3 (B.S. 18 oktober1996) en latere wijzigingen; gewijzigd door en aangevuld met de bepalingen van dit bestek en de andere documenten waarnaar dit bestek verwijst. 8. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN De bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) waarvan dit bestek afwijkt, zijn de volgende artikelen: Art. 14 Intellectuele rechten Art. 69 Uitvoeringsmodaliteiten Art. 74 Einde van de opdracht Art. 75 Boete wegens laattijdige uitvoering. 9. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN DE WET VAN 24 DECEMBER 1993 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN SOMMIGE OPDRACHTEN VOOR AANNE- MING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN Art.18 Toewijzing opdracht Het bestuur behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen. De door de inschrijver hiervoor gemaakte voorbereidende kosten kunnen niet ten laste van het bestuur worden gelegd. 10. BELANGRIJKE OPMERKING Bij toepassing van artikel 17 2, 2 b van de wet van 24 december 1993 heeft de aanbestedende overheid het recht om deze opdracht te herhalen. Besteknummer 4 Dossiernummer
11. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN. Art. 69-74 Kwalitatieve selectiecriteria A. De inschrijver toont aan dat hij zich niet in één van de gevallen van uitsluiting, vermeld in artikel 69, bevindt door het voorleggen van: 1. een attest van de Rechtbank van Koophandel of evenwaardig waaruit blijkt dat betrokkene niet in staat van faillissement of vereffening verkeert noch een gerechtelijk akkoord heeft aangegaan; 2. een origineel attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid m.b.t. het voorlaatste kalenderkwartaal voor datum offerte (voorzien van een droogstempel), waaruit blijkt dat de betrokkene heeft voldaan aan de voorschriften inzake bijdrage voor sociale zekerheid en bestaanszekerheid (voor inschrijvers van vreemde nationaliteit een evenwaardig document); 3. een attest uitgereikt door de administratie der Belastingen (attest inkomstenbelastingen en attest BTW) waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is met de betaling van zijn belastingen (voor inschrijvers van vreemde nationaliteit een evenwaardig document); 4. voor het geval de documenten onder punt 1 tot en met 3 niet kunnen voorgelegd worden, een verklaring op erewoord dat de inschrijver zich niet bevindt in één der gevallen van uitsluiting, zoals vermeld in artikel 69. B. De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van een passende bankverklaring of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico s. De bankverklaring kan volgende vorm aannemen: Met betrekking tot overheidsopdrachtnummer., gepubliceerd in.., op datum van : Hierbij bevestigen wij u dat (naam inschrijver) onze cliënt is sinds (datum). De financiële relaties die wij onderhouden met deze cliënt hebben tot op heden, (datum), beantwoord aan onze verwachtingen. Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt, hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en deze cliënt heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten of projecten uit te voeren die haar werden toegewezen. Deze verklaring houdt geen verbintenis voor de toekomst in van onzentwege en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid. Opgemaakt te op. Handtekening: Naam:.. Functie:. Naam en adres bank: C. De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan, door: 1. een overzicht van het personeelsbestand, inbegrepen dat van de onderaannemers, dat ter beschikking staat van de inschrijver voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. Voor elke persoon dient te worden opgegeven: diploma en specialisatie, aantal jaren ervaring, aantal jaren in dienst bij de inschrijver of de onderaannemer, lijst met de door de persoon uitgevoerde projecten - betreffende grote infrastructuurprojecten, risicobeheer en impacthebbende beleidsdomeinen- die relevant zijn voor deze opdracht. De referenties moeten gestaafd worden met documenten waaruit de werkelijke inhoud van de projecten blijkt. In dit personeelsbestand moeten minstens personen aanwezig zijn met volgende diploma s of ervaring: Besteknummer 5 Dossiernummer
- een licentiaat toegepaste economische wetenschappen of handelsingenieur met een master in business administration en relevante ervaring in interne audit en interne controle diensten; - een licentiaat toegepaste economische wetenschappen of handelsingenieur met een master in business administration en een aanvullend diploma risk management; 5 jaar nuttige ervaring aantonen inzake risk consulting; - een ingenieur bouwkunde met ervaring inzake grote infrastructuurprojecten; - een jurist met een relevante ervaring inzake milieu- en natuurwetgeving en wetgeving betreffende de ruimtelijke ordening in Vlaanderen; - een analist / statisticus met ervaring inzake risicobeheer en risicobeheersing - een communicatiespecialist 2. een lijst met voor de opdracht relevante studieopdrachten die door de inschrijver of zijn onderaannemers de laatste 3 jaar werden uitgevoerd, of worden uitgevoerd, met een duidelijke omschrijving van de inhoud van het project en per project een ondertekende verklaring van de opdrachtgever m.b.t. de goede uitvoering ervan. Hiertoe moeten minstens volgende projecten behoren: - een project i.v.m. de advisering, de begeleiding, de ondersteuning, het ontwerpen of de realisatie van een belangrijk infrastructuurproject; - een project inzake risicomanagement; - een project i.v.m. de organisatie van de Vlaamse overheid of een doorlichting van een onderdeel ervan; De referenties moeten op naam staan van de inschrijver zelf of van zijn onderaannemers. 3. een opgave van het (de) onderde(e)l(en) van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven met vermelding van de onderaannemer. Per onderaannemer wordt een lijst gegeven van de voor dat gedeelte van de opdracht relevante studieopdrachten die door de onderaannemer de laatste 3 jaar werden uitgevoerd, of worden uitgevoerd, met een duidelijke omschrijving van de inhoud van het project en per project een ondertekende verklaring van de opdrachtgever m.b.t. de goede uitvoering ervan (Cf. punt 2). Het (De) contract(en) met de onderaannemer(s) wordt(en) toegevoegd; 4. een bewijs van inschrijving in het beroepsregister en / of handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; Art. 72 5 Getuigschriften en documenten Aangezien de aanbestedende overheid niet kosteloos en via elektronische weg toegang heeft tot de inlichtingen of documenten die haar toelaten, binnen de grenzen van de artikelen 69 tot 73, de persoonlijke situatie en de bekwaamheid van de betrokken inschrijvers na te gaan, dienen de inschrijvers de inlichtingen of documenten die in onderhavig bestek worden gevraagd, zelf te leveren. Art. 78 Onverenigbaarheden Door in te schrijven voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. Art. 86 Prijsbepaling Deze opdracht is een opdracht voor globale prijs voor het geheel van de uit te voeren prestaties. Om de uitvoering en de betaling van de opdracht in onderdelen mogelijk te maken, moet de inschrijver ook de prijs van ieder onderdeel apart opgeven. Art. 89 en 90 Inhoud van de offerte De inschrijvers dienen hun offerte op te maken volgens het bij het bestek gevoegde model offerteformulier. Besteknummer 6 Dossiernummer
Bij het ingevulde, gedagtekende en ondertekende offerteformulier voegt de inschrijver volgende bescheiden: - een bij het offerteformulier horende inventaris; - een verantwoordingsnota waarin de op het offerteformulier en de inventaris ingevulde prijzen worden toegelicht, in het bijzonder aan de hand van de tijdbesteding per onderdeel van de verschillende ingezette personeelsleden en hun tarieven per uur; - een document dat de resultaten van de voorstudie beschrijft en een plan van aanpak met tijdsplanning; - een beschrijving van het procesverloop, de projectorganisatie en het projectteam; - documenten die het mandaat bewijzen, indien de offerte door volmachthouders werd ingediend. Alle stukken en nota's die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedagtekend en ondertekend onder de vermelding "Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden". Op elke offerte of inventaris, die op een ander (niet bij het bestek horende) document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: Ik, ondergetekende.., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op. Art. 100. Prijsopgave De inschrijver geeft prijsopgave in euro. Prijzen in euro worden uitgedrukt tot twee cijfers na de komma. Bedragen worden voor de tweede decimaal afgerond naar boven of beneden naargelang de derde decimaal hoger of gelijk is aan vijf of lager dan vijf. De belasting over de toegevoegde waarde wordt in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Art. 102 Taalgebruik De taal van de offertes en de uitvoering van de opdracht is het Nederlands. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een beëdigde vertaling eisen. Art. 115 Gunningscriteria De beoordeling van de verschillende offertes en de keuze van de voor het bestuur meest voordelige bieding geschiedt rekening houdend met de volgende gunningcriteria, die als volgt worden gequoteerd: 1. Inhoudelijke voorstudie en plan van aanpak met tijdsplanning (quotering 40 punten) Op basis van een korte voorstudie geeft de inschrijver de opdrachtgever een beeld van de inhoudelijke uitwerking van de verschillende onderdelen van de opdracht. Deze voorstudie beschrijft op een bondige wijze voor de verschillende onderdelen van de studie de invulling die de inschrijver hieraan wenst te geven met opgave van de te verwachten resultaten. Het plan van aanpak concretiseert op een realistische en samenhangende wijze de uitwerking van de opdracht en dit verbonden aan een tijdsplanning. De structuur van de manier waarop de opdracht uitgevoerd zal worden, de onderlinge samenhang tussen verschillende onderdelen en de eventuele terugkoppeling dient duidelijk beschreven te worden evenals de verschillende te ondernemen stappen, de gebruikte methodologie en/of instrumentarium en een voorstel van uitvoeringstijd om tot een afgewerkt product te komen. Hierbij dient het aantal gepresteerde uren en dagen per onderdeel van de opdracht duidelijk vermeld te worden. 2. Procesverloop, projectorganisatie en projectteam (quotering 25 punten): De inschrijver dient in zijn offerte een gedetailleerde beschrijving te geven van het door hem uitgetekende realisatieproces van de onderhavige studieopdracht. Met name: Besteknummer 7 Dossiernummer
- voorstel van een specifieke en kwaliteitsvolle projectorganisatie: de kwaliteit van de samenstelling van het projectteam aan de hand van een opsomming van de personen die ingezet zullen worden voor uitvoering van de opdracht met per persoon het onderdeel van de opdracht waaraan hij zal werken en zijn beschikbaarheid en inzetbaarheid voor deze opdracht. De technische kennis en beroepsbekwaamheid van het ingezette team moeten borg staan voor het welslagen van de opdracht. Dit zal o.a. mede beoordeeld worden aan de hand van de gegevens verstrekt in het kader van de technische bekwaamheid. (cf. punt 9) de organisatie van het projectteam aan de hand van een beschrijving van de interne werkprocedures tussen de verschillende leden van het team en binnen de organisatiestructuur van de inschrijver; een beschrijving van de samenwerking van het projectteam met de opdrachtgever; een beschrijving van het beschikbaar gestelde document- en informatiebeheer; een beschrijving van de wijze waarop de voortgang van de opdracht wordt opgevolgd, aangestuurd, zo nodig bijgestuurd en gerapporteerd; - voorstellen van een aangepast en kwaliteitsvol procesverloop: beschrijving van de technieken en vaardigheden die de opdrachtgever hanteert om kwaliteitsvolle studieresultaten tussentijds en finaal te verzekeren en hoe en wanneer deze technieken ingezet zullen worden. 3. Bedrag van de offerte (quotering 25 punten): De inschrijver dient in zijn offerte eveneens een verantwoordingsnota toe te voegen waarin de op het offerteformulier en de inventaris ingevulde prijzen worden toegelicht, in het bijzonder aan de hand van de tijdsbesteding per onderdeel van de verschillende ingezette personeelsleden en hun tarieven per uur. De prijs per onderdeel moet dus éénduidig kunnen worden vastgesteld, evenals de onderbouwing van deze prijs. 4. Helderheid, duidelijkheid en volledigheid van de offerte (quotering 10 punten): De ingediende offerte en de bijhorende documenten dienen overzichtelijk en duidelijk opgesteld en toegelicht te worden, zodat de opdrachtgever éénduidig de door de inschrijver aangeboden informatie kan beoordelen. Hiervoor is een kwaliteitsvol taalgebruik noodzakelijk. Dubbelzinnigheid moet worden vermeden. Ook moet er bij de opmaak van de documenten gewaakt worden op de volledigheid, zonder de gedetailleerdheid van de inhoud uit het oog te verliezen. Art. 116 Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes. Besteknummer 8 Dossiernummer
12. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UIT- VOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBA- RE WERKEN EN DE BIJLAGE BIJ DIT BESLUIT (ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMINGEN VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIEN- STEN EN VOOR DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN) ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVER- HEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN Art. 4 Betalingsmodaliteiten De betalingen gebeuren in schijven, na beëindiging van ieder onderdeel van de opdracht. Per onderdeel wordt tachtig procent van de totale prijs voor dat onderdeel uitbetaald na het indienen van de volgende rapporteringsdocumenten bij de leidend ambtenaar en mits goedkeuring van deze documenten door de leidend ambtenaar en het respecteren van de modaliteiten voorzien in artikel 15 van dit bestek (zie ook punt 2 Beschrijving van de opdracht in deel 2 Technische Bepalingen van dit bestek): - het vaststellen van de doelen die het risicomanagement beoogt in het specifieke infrastructuurproject en van de uitgangspunten van toepassing op de risicoanalyse met bijhorend overzichtelijk en tijdsgebonden actieplan; - identificatie van de risico s: evaluatie van de projectinformatie en oplijsting van de risico s - analyse en beoordeling van de risico s: oplijsting van de belangrijkste risico s en het bestaand niveau van beheersing van deze risico s. Rapport inzake residuale risico s. - beheersen van de belangrijkste risico s: beschrijving en effectinschatting van de mogelijke beheersmaatregelen - keuze van beheersmaatregelen: onderbouwend rapport voor de keuze van de beheersmaatregelen - uitvoering van de beheersmaatregelen: actieve opvolging met rapportering - monitoring en evaluatie van de beheersmaatregelen: rapport betreffende de evaluatie van de beheersmaatregelen - opzetten van een monitoringsfunctie en een interne controlefunctie: rapport betreffende de implementatie en de operationalisering van een monitoringsfunctie en een interne controlefunctie - actualisatie van de risicoanalyse: rapport betreffende de actualisatie van de risicoanalyse met oplijsting van de risico s - ondersteuning bij de organisatie van het risicomanagement voor een pilootproject: rapport betreffende de implementatie en operationalisering van risicomanagement voor het pilootproject Twintig procent van de prijs van ieder onderdeel wordt betaald na het voorleggen en het goedkeuren door de leidend ambtenaar van het eindrapport van de opdracht. Het eindrapport omvat al de hoger vermelde rapporteringsdocumenten. Besteknummer 9 Dossiernummer
ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN DE ALGEMENE AANNE- MINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LE- VERINGEN EN DIENSTEN EN VOOR DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN (BIJLAGE BIJ HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996) Art. 1 Leidend ambtenaar Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit: - de administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; - de goedkeuring van de geleverde diensten; - het nazicht van de facturen; - het opstellen van de processen-verbaal; - de opleveringen; - het instaan voor het bestendig toezicht op de prestatie. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvoldoende duidelijk blijken te zijn. Deze onderrichtingen worden schriftelijk ter kennis gebracht. De leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde heeft het recht op gelijk welk ogenblik de werkzaamheden van de dienstverlener te controleren, desgevallend in de kantoren van de dienstverlener. Daartoe is de dienstverlener verplicht een gedetailleerde planning van de opdracht op te nemen in het plan van aanpak. Art. 5 1 Bedrag van de borgtocht Voor deze opdracht wordt een borgtocht geëist van 5% van de aannemingssom (exclusief BTW). Het aldus bekomen bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond. Art. 5 3 Borgstelling en bewijs van borgstelling De opdrachtnemer levert binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld door storting van het voorziene bedrag op het rekeningnummer 679-2004099-79.van de Deposito- en Consignatiekas, Kunstlaan 30, 1040 Brussel, met als referentie borgtocht N74-N715: Het toepassen van risicomanagement op de herinrichting van de Noord-Zuid in Houthalen-Helchteren of op een andere manier, zoals voorzien in de AAV. Art. 9 Vrijgave van de borgtocht Deze borgsom wordt vrijgemaakt bij de enige oplevering, voor zover de dienstverlener zelf een verzoek tot de leidend ambtenaar heeft gericht voor vrijgave ervan. Art. 10 1 Onderaannemers De uitvoering van taken door onderaannemers blijft steeds onderworpen aan de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de leidend ambtenaar. Art. 13 2 Prijsherziening Er is geen prijsherziening van toepassing op deze opdracht. Art. 14 Intellectuele rechten De dienstverlener staat borg, zonder beperking van het bedrag, voor elk verhaal dat een derde zou stellen wegens het niet eerbiedingen van de intellectuele rechten van deze derde in het kader van de uit te voeren opdracht. Besteknummer 10 Dossiernummer
De dienstverlener verbindt zich er toe om alle informatie verkregen naar aanleiding of bij de uitvoering van de opdracht geheim te houden en enkel te gebruiken in het kader van deze opdracht. Hij is tevens gehouden tot strikte geheimhouding van de resultaten en de werkzaamheden. Het bestuur wordt bij de enige oplevering eigenaar van al de geleverde documenten en van alle resultaten die rechtstreeks voortvloeien uit onderhavige overeenkomst. Nochtans mag de dienstverlener, op zijn kosten, resultaten van zijn studie die uit de overeenkomst voortvloeien, publiceren, in zoverre hij hiervoor expliciet de voorafgaande schriftelijke toelating heeft verkregen van het bestuur en wanneer hij melding maakt van het feit dat de studie de eigendom is van het bestuur. Art. 15 Betalingen De betalingen worden per aangetekend schrijven aangevraagd via een gedagtekende en behoorlijk ondertekende factuur (in drievoud). Alle betalingsaanvragen worden gericht aan de leidende ambtenaar op onderstaand adres: Vlaamse Overheid Agentschap Infrastructuur Wegen en Verkeer Limburg V.A.C. Hendrik Van Veldeke Koningin Astridlaan 50 bus 4 3500 Hasselt De factuur dient te voldoen aan de voorschriften inzake de Belgische BTW-wetgeving en dient voorzien van volgende twee formules: De betalingen worden geldig gedaan door storting op de rekening op naam van en met nummer, geopend bij. (naam van de bank). Waar en echt verklaard voor de som van..(in letterschrift) Datum: Naam:.. Handtekening: De factuur kan slechts aan de leidend ambtenaar worden voorgelegd na goedkeuring door de leidend ambtenaar van de overeenstemmende documenten waarop de factuur betrekking heeft (cfr. Art. 4 en 19 1). De betalingen gebeuren op naam van de inschrijver en op het rekeningnummer dat door de inschrijver wordt vermeld in zijn offerte. De betalingen gebeuren in schijven en worden uitgevoerd voor rekening van het Vlaams Gewest. Voor het bepalen van de betalingstermijn geldt de datum van ontvangst van de factuur op het aangeduide adres. Bij foutieve adressering zal het bestuur de datum van de werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend beschouwen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de betaling moet gebeuren. De opdrachthouder zal in dat geval schriftelijk in kennis worden gesteld van de werkelijke ontvangstdatum van de factuur. Onderhavig bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de interesten. Art. 18 Rechtsvorderingen en termijnen Het Belgisch recht is van toepassing op deze opdracht. Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. Besteknummer 11 Dossiernummer
Art. 19 1 Opleveringen en waarborgtermijnen Alle kosten van prestaties in verband met de enige oplevering vallen ten laste van de dienstverlener. Om over te gaan tot de enige oplevering dient de opdrachthouder het eindrapport over te maken aan de leidend ambtenaar. Deze documenten worden in tienvoud afgeleverd samen met 4 CD-ROM s. De dienstverlener is er toe gehouden die documenten die niet de instemming van de leidend ambtenaar wegdragen, zonder enige bijkomende vergoeding, overeenkomstig de onderrichtingen die de leidend ambtenaar hem verstrekt, te wijzigen of met bijkomende documenten aan te vullen. Hij moet de aldus gewijzigde of de aanvullende documenten terug in het voorziene aantal exemplaren aan de leidend ambtenaar afleveren. Art. 20 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid De dienstverlener is er toe gehouden de opdracht uit te voeren met het projectteam voorzien in zijn offerte. Door in te schrijven, verbindt de dienstverlener er zich expliciet toe om de opdracht tot het einde door dit door hem aangesteld hoog gekwalificeerd projectteam te laten uitvoeren. Ze moeten dus ook tijdens alle vergaderingen en de bijhorende rapporteringen een substantiële bijdrage leveren. In geval van vervanging (cf. punt 3) is het voorafgaande schriftelijk akkoord van de leidend ambtenaar vereist. Indien de dienstverlener niet voldoet aan deze bepalingen, wordt hij geacht in gebreke te zijn. De dienstverlener wordt ook geacht in gebreke te zijn indien uit tussentijdse rapporteringen blijkt dat niet voldaan wordt aan de opmerkingen die geformuleerd werden tijdens voorgaande vergaderingen. Per vastgestelde inbreuk zal een eenmalige boete worden toegepast overeenkomstig art.20 4 van de AAV. Indien bij herhaalde vaststelling van een dergelijke inbreuk blijkt dat dit te wijten is aan de kwaliteiten van een lid van het projectteam heeft het Bestuur het recht om de vervanging van dit teamlid door een beter gekwalificeerd personeelslid te eisen. Art. 67 Elementen die in de prijzen zijn begrepen Naast alle elementen die vervat zijn in art. 67 van de AAV zijn alle kostenbepalende elementen voor de uitvoering van de opdracht in de prijzen begrepen, zoals bijvoorbeeld: - de kosten verbonden aan het organiseren van de regelmatige overlegvergaderingen: de te bespreken documenten die aan ieder vergaderlid worden bezorgd (inclusief op elektronische manier), het opmaken van de verslagen, e.a.; - de telefoonkosten; - de prestaties beschreven in dit bestek; - de kosten verbonden aan het opvragen van informatie aan derden; - het eindrapport (zie deel 2) in tienvoud geleverd aan het bestuur, vergezeld van 4 elektronische versies op CD-ROM. Voor de elektronische versies dient de opdrachthouder er op toe te zien dat de gebruikte software compatibel is met de door het bestuur gebruikte software (waaronder MS Microsoft Word, MS Excel, MS Power Point). Art. 69 Uitvoeringsmodaliteiten Tijdens de uitvoering van de opdracht behoudt de overheid zich het recht voor om, in functie van het verloop en de invulling van een onderdeel van de opdracht, te besluiten om het/de daaropvolgende onderdeel(en) al dan niet uit te laten voeren. De beslissing tot het aanvangen van een volgend onderdeel van de opdracht behoort toe aan de projectgroep. Het niet uitvoeren van een onderdeel van de opdracht laat de opdrachthouder niet toe om schadevergoeding te vragen. Besteknummer 12 Dossiernummer
In de aangetekende brief waarmee de betekening van de goedkeuring van de opdracht zal worden overgemaakt, zal de opdracht gegeven worden tot aanvangen van de opdracht (d.w.z. het eerste onderdeel) met vermelding van de datum die geldt als de datum van het aanvangsbevel. De leidend ambtenaar belegt een startvergadering waarop alle, voor de studie relevante, documenten aan de dienstverlener worden overhandigd. Het gaat minstens om de volgende documenten: het decreet van 8 november 2002 houdende controle op grote infrastructuurwerken de projectomschrijving van het specifieke infrastructuurproject met alle projectrelevante gegevens en studieresultaten. Het projectteam van de inschrijver wordt geacht de wetgeving inzake leefmilieu, natuur en ruimtelijke ordening te kennen en te beheersen. De uitvoeringstermijn wordt geraamd op 12 kalendermaanden Ieder onderdeel van de opdracht wordt aangevangen met een afzonderlijk dienstbevel. De inschrijver wordt er attent op gemaakt dat de deel-uitvoeringstermijnen van de verschillende onderdelen elkaar daardoor niet naadloos opvolgen. In het bij de offerte te voegen plan van aanpak met tijdsplanning geeft de inschrijver een duidelijk overzicht van de door hem voorgestelde uitvoeringstermijn met duidelijke deel-uitvoeringstermijnen voor de verschillende onderdelen van de opdracht. De in het plan van aanpak aangegeven uitvoeringstermijnen zijn bindend voor de uitvoering van de opdracht. Hierbij dient de inschrijver rekening te houden met het feit dat vergaderingen van de projectgroep geruime tijd op voorhand moeten worden vastgelegd opdat alle vergaderleden de mogelijkheid zouden hebben om ook aan de vergaderingen deel te nemen. Bovendien moeten de ter bespreking voorliggende documenten uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering aan de vergaderleden overgemaakt zijn. Art. 70 Plaats van dienstverlening In overeenstemming met de taakomschrijving in dit bestek situeert de plaats van dienstverlening zich deels in de kantoren van de dienstverlener en deels in de kantoren van de opdrachtgever in Vlaams Administratief Centrum, Hasselt., waar ook de vergaderingen zullen door gaan. Art. 74 Einde van de opdracht De opdracht wordt pas als beëindigd beschouwd voor zover de ingediende documenten de goedkeuring van de leidend ambtenaar wegdragen. De dienstverlener verzoekt in alle gevallen tijdig aan de leidend ambtenaar om over te gaan tot de enige oplevering. Art. 75 1 Boeten bij laattijdige uitvoering De overschrijding van de uitvoeringstermijn geeft ambtshalve aanleiding tot een boete van 100 per kalenderdag vertraging. Besteknummer 13 Dossiernummer
DEEL 2: TECHNISCHE BEPALINGEN 1. ALGEMENE TOELICHTING Het decreet van 8 november 2002 houdende controle op grote infrastructuurwerken werd in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd op 10 februari 2003. Dit decreet voorziet de invoering van een systeem van risicobeheer binnen de diensten van de Vlaamse Regering en de Vlaamse openbare instellingen. De decreetgever heeft aan de Vlaamse Regering (via artikel 3, eerste lid van het voornoemde decreet) de verplichting opgelegd om binnen haar diensten, dit is het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen, een systeem van risicobeheer te gebruiken voor grote infrastructuurprojecten. Aangezien dit onderdeel van het decreet rechtstreeks uitvoerbaar is en het decreet geen inwerkingtredingsbepaling bevat, is dit onderdeel van het decreet tien kalenderdagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad in werking getreden, nl. op 20 februari 2003. Dit is ook de aanvangsdatum voor het bepalen van de termijn waarbinnen de Vlaamse Regering, krachtens artikel 4, tweede lid, aan het Vlaams Parlement de planning moet voorleggen met opgave van de verschillende fases waarin de onderdelen van het systeem voor risicobeheer worden gerealiseerd. Vanaf het tweede jaar, volgend op de vermelde datum van inwerkingtreding, moet de Vlaamse Regering krachtens artikel 4, derde lid, jaarlijks vóór 30 april aan het Vlaams Parlement een rapport met de resultaten van de risicomonitoring voorleggen, beperkt weliswaar tot die diensten waar het risicobeheer al werd geïmplementeerd. In afwachting van de invoering van het systeem van risicobeheer voorziet het decreet het gebruik van voortgangsrapporten. Deze manier van werken werd geïnspireerd op de procedureregeling voor grote projecten, zoals die in Nederland wordt toegepast en vastgesteld door de Tweede Kamer op 9 april 2002. Het beschikbaar stellen van een systeem van risicobeheer voor grote infrastructuurprojecten ten behoeve van de diensten van de Vlaamse Regering is derhalve aan de orde. De introductie van een systeem van risicobeheer als operationele standaardmethodologie voor het Vlaams Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken is slechts mogelijk wanneer de op de markt beschikbare operationele risicomanagementmethoden voor de doelgroep grote infrastructuurprojecten uitgeprobeerd en geëvalueerd zijn. Het doorlopen van een risicomanagementcyclus wordt beschreven in het voorliggend bestek, zodat in principe een generieke aanpak beschikbaar is. In functie van de resultaten van de marktraadpleging, opteert de opdrachtgever voor één van de aangeboden, dus beschikbare, operationele risicomanagementmethoden. Belangrijk hierbij is dat de aangewende methodologie gestoeld is op een reeds erkende (beschikbare) - dus in gebruik zijnde - risicomanagement-standaard. Deze standaard dient daarenboven aan te sluiten bij en inpasbaar zijn in het COSO-raamwerk 1. Dit vergt een afstemming met het intern controleproces binnen de projectorganisatie en het strategisch risicomanagement binnen de entiteit. Risicomanagement is het globale cyclische proces van het identificeren en het analyseren van de risico s en vervolgens het ontwerpen en het implementeren van de maatregelen om de kans van optreden van deze risico s te vermijden, te verminderen (oorzaak- of gevolggericht) of te aanvaarden. Samengevat bestaat een risicomanagementcyclus uit drie delen: - de identificatie, analyse en beoordeling van de risico s; - het kiezen en uitvoeren van beheermaatregelen voor het beheren en de beheersing van de risico s; - monitoring aan de hand van een evaluatie van de genomen beheermaatregelen. 1 Het COSO-raamwerk is het resultaat van de werkzaamheden van het Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission en omvat internationaal aanvaarde en toegepaste uniforme maatregelen waarop enerzijds het intern controlesysteem (COSO-IC) en anderzijds het strategisch risicomanagement (COSO-ERM) geschraagd wordt. Besteknummer 14 Dossiernummer
De onderhavige opdracht wordt opgevolgd door een projectgroep (samen te stellen door de opdrachtgever) die in principe maandelijks vergadert. De dienstverlener bereidt ten behoeve van deze vergaderingen een document voor waaruit de vordering van zijn werkzaamheden blijkt en waarin de tussentijdse resultaten van die werkzaamheden zijn opgenomen. Dit document dient uiterlijk 5 werkdagen voor elke vergadering te worden overgemaakt aan de leden van de projectgroep. Tijdens de vergadering presenteert de dienstverlener zijn tussentijdse resultaten en geeft aan welke aanpassingen hij desgevallend heeft doorgevoerd aan de voorgaande resultaten. De projectgroep bespreekt en beoordeelt de ingediende documenten en formuleert opmerkingen terzake. De dienstverlener maakt het verslag van de vergadering en stelt dit uiterlijk 5 werkdagen na de vergadering beschikbaar aan de leden. De dienstverlener zorgt er voor dat tegen de volgende vergadering de tussentijdse resultaten aan de opmerkingen van de vergadering worden aangepast en aangevuld met nieuwe resultaten. Op het einde van de uitvoeringstermijn moeten de eindresultaten en de tot dan toe aangepaste tussentijdse resultaten voor goedkeuring worden ingediend. Indien er onderbouwende documenten worden opgemaakt, dienen deze ook aan de allerlaatste opmerkingen te worden aangepast, zodat een definitief en volledig document kan worden beschikbaar gesteld voor oplevering. Teneinde de opdracht kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren is de opdrachtgever van oordeel dat een ervaren team dient te worden ingezet. Dit team omvat minstens een : - licentiaat toegepaste economische wetenschappen of handelsingenieur met master in business administration en relevante ervaring in interne audit en interne controle diensten; - licentiaat toegepaste economische wetenschappen of handelsingenieur met master in business administration en aanvullend diploma risk management; 5 jaar nuttige ervaring aantonen inzake risk consulting. Algemeen dient de dienstverlener permanent zorg te besteden aan het mijden van supplementaire administratieve lasten zonder aantoonbare toegevoegde waarden. 2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Overeenkomstig de vakliteratuur is risicomanagement het proces van identificeren en analyseren van risico s (alle mogelijke gebeurtenissen die een overheidsorganisatie hindert in het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen met aanduiding van de problemen/ gebeurtenissen die een hoog risico inhouden en deze die een laag niveau van risicobeheer hebben), het ontwerpen en implementeren van maatregelen om de kans van optreden van de risico s te verminderen of om de schade veroorzaakt door de risico s te beperken en tenslotte het monitoren van deze beheermaatregelen. De bedoeling is om voor belangrijke infrastructuurwerken vanaf de fase voorafgaand aan de besluitvorming (of een andere fase na de besluitvorming, zoals hierna wordt aangegeven), de risico s in kaart te brengen en te evalueren met het oog op het voorkomen of het inperken van voorvallen die de verwezenlijking van de projectdoelstellingen in gevaar brengen. Dit laat een weloverwogen besluitvorming over deze projecten toe en een nauwgezette controle op de uitvoering ervan. Het risicobeheer moet uitgaan van een planmatige aanpak, waarbij alle facetten van risicobeheer aan bod komen zoals risicoinschatting, risicobeheersing en risicomonitoring. Voor elk onderdeel van de opdracht verzorgt de opdrachthouder een functionele rapportering met opgave van: de gehanteerde methodologie en procesbeschrijving; de gehanteerde onderzoeksmiddelen; de beschrijvende onderzoeksresultaten; de besluitvorming; de aanbevelingen; in bijlagen: de onderbouwende referentiestukken. Besteknummer 15 Dossiernummer
De volgende onderdelen worden onderscheiden: 2.1. Het vaststellen van de doelen die het risicomanagement beoogt in het specifieke infrastructuurproject en van de uitgangspunten van toepassing op de risicoanalyse Benevens een inzicht te verkrijgen in de grootste risico s die het project negatief kunnen beïnvloeden, kunnen nog andere specifieke doelen een rol spelen, zoals : het stimuleren van het risicobewustzijn bij de projectmedewerkers; het stimuleren van interne en externe communicatie over de te verwachten risico s. De opdrachthouder geeft de opdrachtgever een kader aan om deze doelen te realiseren met een overzichtelijk en tijdsgebonden actieplan. Het behoort tot de taak van de opdrachtnemer om de opdrachtgever te begeleiden bij het maken van volgende belangrijke keuzes: de beheersaspecten waarop de risicoanalyses gericht zijn: tijd (opleveringsdatum), projectkosten of kwaliteit van het projectresultaat (met als voorbeelden van kwaliteitsaspecten: omgevingseffecten, veiligheid, sterkte, betrouwbaarheid, levensduur, onderhoudsbehoefte, stedelijke/omgevingsinpasbaarheid, vernieuwend, esthetica, e.a.); een kwalitatieve of kwantitatieve risicoanalyse; de projectfase(s) of het (de) projectonderdeel(en) waarop de risicoanalyses minimaal dienen te worden uitgevoerd; de noodzaak om een voorafgaande quick scan te maken. Zodoende kan in een kort tijdsbestek met een relatief geringe inspanning een globaal inzicht worden verkregen in de belangrijkste risico s van het project (cf. haalbaarheid van planning en/of kostenraming ten behoeve van een tussentijdse beslissing, edm.) Hiervoor brengt de opdrachtnemer zijn expertise in en geeft voor ieder te maken keuze duidelijk de voor- en nadelen aan. Het project dat voorwerp uitmaakt van deze opdracht wordt als volgt omschreven: Projectdefinitie Het betreft de realisatie van het ontbrekende stuk van de NZ in Limburg op grondgebied Houthalen- Helchteren. Projectbeschrijving Het project is opgesplitst in 2 fasen. Een eerste fase zou van start moeten gaan eind 2007, begin 2008 en omvat de omvorming van de bestaande weg tot een weg voor doorgaand en een weg voor lokaal verkeer. Fase 2 omvat tot op heden de ombouw van de bestaande weg tot een primaire weg door middel van 2 tunnels. Fase 2 zal zeker via een DBFM-contract worden uitgevoerd. Het hele project is opgenomen in het Limburgplan. Projectplannen Er is reeds een haalbaarheidsstudie geweest waaruit het beschreven concept als beste naar voor kwam. Nu moeten de procedures nog verder uitgewerkt worden. Er zal begin 2007 een globale studie worden uitgeschreven die de MER-rapporten omvat, het GRUP, de uitwerking van de plans en lastenboeken en dergelijke. Projectorganisatie Het project is opgenomen binnen de missing links die door Via-Invest zullen gefinancierd worden. Er zal een projectorganisatie worden opgezet binnen de studie die begin 2007 op de markt komt. Besteknummer 16 Dossiernummer
Tijdplanning De eerste fase zou eind 2007, begin 2008 moeten starten. De uitvoering van de tweede fase zal over een 6-tal jaren lopen, mogelijk van 2009 tot 2015. Kostenraming 300 miljoen euro Omgevingsfactoren Habitat- en vogelrichtlijngebieden, veel eigendommen te onteigenen Project-MER Voorzien in de globale studie die begin 2007 zal starten. MKBA Beperkt opgenomen in de haalbaarheidsstudie via een MCA. Passende beoordeling of natuurtoets Reeds uitgevoerd voor fase 1, nog te verfijnen binnen MER Watertoets In MER-studie Bijzondere bestekken Nog op te maken Controlefuncties Nog te bepalen 2.2. Identificatie van de risico s Dit onderdeel start met een controle op de volledigheid en de actualisatiegraad van de specifieke projectinformatie. Ontbrekende en / of onzorgvuldige informatie wordt door de opdrachthouder geduid. Vervolgens dienen alle potentiële risico s te worden geïdentificeerd, geïnventariseerd en gestructureerd. Daarbij wordt voor ieder risico de gebeurtenis omschreven, de oorzaak en het gevolg van deze gebeurtenis. Het betreft hier zowel de strategische als de operationele risico s. Alle mogelijke risico s, ook deze binnen de organisatie, die het bereiken van de vooropgestelde doelen kunnen beïnvloeden, worden hiermede bedoeld: risico s op bouwtechnisch, maatschappelijk, juridisch, economisch, procedureel/organisatorisch, financieel/budgettair vlak en aansprakelijkheidsrisico's, imagorisico's, informatierisico s, milieurisico s, edm. Voor dit onderdeel van de opdracht kan de opdrachthouder gebruik maken van specifieke technieken zoals enquêtes en afstemming via projectteamvergaderingen/workshops, gevisualiseerd a.h.v. risicomatrix, risicoraamwerk, risicodiagrammen, e.a.. De dienstverlener geeft in zijn offerte duidelijk zijn werkwijze aan waarvan hij gebruik zal maken. De opdracht wordt in nauw overleg met de opdrachtgever uitgevoerd. Besteknummer 17 Dossiernummer
2.3. Analyse en beoordeling van de risico s Het in kaart brengen van de risico s heeft het mogelijk gemaakt om deze vervolgens te analyseren en te beoordelen teneinde de belangrijkste risico s te identificeren. Dit kan gebeuren op een kwalitatieve en / of kwantitatieve manier, zoals bepaald onder onderdeel 2.1 van deze opdracht en vergt een bijdrage van de verschillende leden van het projectteam en zonodig bijkomende inschattingen door externe deskundigen. De analyse en beoordeling van de risico s bestaat uit een inschatting van de waarschijnlijkheid dat een bepaalde gebeurtenis optreedt, waarbij wordt aangegeven wat de gevolgen (inclusief de indirecte gevolgen) en de omvang van deze gevolgen (kwalitatief en / of kwantitatief beschreven) zijn. Dit kan zowel financieel verlies, tijdverlies als een kwaliteitsverlies zijn. Ook hiervoor kunnen meerdere beoordelingstechnieken gebruikt worden zoals individueel gestructureerde interviews of schriftelijke enquêtes, af te stemmen via gefaciliteerde projectteamvergaderingen / workshops. De voor deze opdracht te gebruiken technieken worden duidelijk opgegeven in de offerte. Aan de hand van deze uitkomsten, die impliciet of expliciet de bijdrage geven van een specifiek risico aan het totale projectrisico met een bijhorende onzekerheidsfactor, worden de 20 (of een nader te specifiëren aantal) belangrijkste risico s vastgelegd. Ook het bestaande niveau van beheersing van deze risico s wordt in beeld gebracht. Dit onderdeel van de opdracht wordt in nauw overleg met de opdrachtgever uitgevoerd. Hierbij wordt opgemerkt dat het nooit mogelijk is om alle risico s te voorzien. Derhalve zal er steeds een residuaal risico blijven bestaan. De opdrachthouder geeft eveneens inzicht in het probleem van de residuale risico s en kadert dit in het totale projectrisico. 2.4. Beheersen van de belangrijkste risico s Voorafgaand werden de belangrijkste risico s die het infrastructuurproject bedreigen en het bestaande niveau van beheersing van deze risico s opgelijst. Vervolgens dienen de nieuwe maatregelen voor de beheersing en het beheren van deze risico s in kaart te worden gebracht, samen met de bijhorende verantwoordelijkheden. Deze beheersmaatregelen dienen bij te dragen tot het reduceren van de in beeld gebrachte risico s en alzo tot het beheersen van het infrastructuurproject. (Het bestaande niveau van beheersing vormt hierbij het uitgangspunt, doch geenszins het eindpunt.) De uit te voeren acties voor dit onderdeel van de opdracht omvatten: - identificatie van de beheersmaatregelen; - effectinschatting van de beheersmaatregelen; Er bestaan verschillende soorten beheersmaatregelen: - maatregelen waarbij één of meer risico s worden overgedragen; - maatregelen waarbij één of meer risico s zelf worden gedragen door deze risico s te vermijden, te beperken, en/of te accepteren; Per beheersmaatregel wordt een effectinschatting uitgevoerd. Hiervoor dienen de kosten/de inspanningen voor het uitvoeren van de beoogde maatregelen afgewogen te worden tegen de te verwachten effecten. Het resultaat van deze acties is een maatregelentabel of -matrix waarin per risico wordt aangegeven welke concrete maatregelen kunnen worden toegepast om het betreffende risico te beheersen met opgave van het te verwachten effect. Ook voor dit onderdeel van de opdracht geeft de dienstverlener duidelijk de gebruikte technieken weer in zijn offerte. De opdracht wordt in nauw overleg met de opdrachtgever uitgevoerd. Besteknummer 18 Dossiernummer
2.5. Keuze van beheersmaatregelen Bij het kiezen van de beheersmaatregelen spelen vele factoren een rol, zoals ondermeer het te verwachten netto-effect (kosten beheersmaatregel versus te verwachten baten), de uitvoerbaarheid van de beheersmaatregel, e.a. De keuze is afhankelijk van de aard van de opgelijste belangrijkste risico s en van de door de organisatie vastgestelde beheerdoelstellingen. Dit wordt vertaald in het vermijden, overdragen, beperken of aanvaarden van risico s. Opgemerkt wordt dat het nooit mogelijk zal zijn om risico s volledig te elimineren en als dusdanig exact in te schatten of te begroten. Een residuaal risico zal ondanks alle beheersmaatregelen altijd aanwezig blijven. Eenmaal de beheersmaatregelen gekozen, wordt een verantwoordelijke voor de uitvoering van deze maatregel aangeduid. Dit kan de projectverantwoordelijke zijn of andere leden van de organisatie. Zo worden zij actief betrokken bij het risicobeheer. Zonodig wordt een budget voor de uitvoering van de beheersmaatregelen vastgesteld en vastgelegd. Hierbij kan het nuttig zijn een beheersmaatregel eerst verder uit te werken naar concrete activiteiten en zonodig op te nemen in beslisdocumenten, voortgangrapportages of actielijsten van het infrastructuurproject. Op deze wijze wordt het risicomanagement een onderdeel van het projectmanagement, m.n. een integraal projectmanagement. De opdrachthouder ondersteunt de opdrachtgever bij het kiezen van de juiste beheersmaatregelen en geeft in zijn offerte de daarbij gebruikte technieken aan. 2.6. Monitoring en evaluatie van beheersmaatregelen Worden de gevalideerde beheersmaatregelen en hun onderliggende acties (correct) uitgevoerd en hebben deze het gewenste effect? Wat heeft er toe geleid dat niet het gewenste resultaat werd bereikt? Blijken de verantwoordelijkheden juist toegewezen, en waarom (niet)? Werd de gewenste informatie gecommuniceerd of moet de wijze van informatievoorziening worden aangepast? Deze en andere vragen worden hierbij van antwoord voorzien. Bij het monitoren van de beheersmaatregelen en/of de risico s worden de bereikte effecten ingevolge de uitvoering van de beheersmaatregelen vastgesteld en getoetst aan de vooropgestelde effectdoelen. Ook het proces dat tot de effectresultaten heeft geleid, wordt in beeld gebracht. Op basis van deze resultaten kunnen de gekozen beheersmaatregelen worden bijgestuurd of andere beheersmaatregelen worden gekozen. De opdrachthouder ondersteunt de opdrachtgever bij de monitoring en evaluatie van de beheersmaatregelen. Voor het monitoren en evalueren van de beheersmaatregelen dient een specifieke monitoringfunctie opgezet te worden. De opdrachthouder ondersteunt de opdrachtgever bij het opzetten van een dergelijke functie, waarbij o.a. voorstellen worden geformuleerd inzake de implementatie en operationalisering van een dergelijke functie. De beoordeling van de resultaten van deze monitoring en de doorlichting van de doorloop van het risicomanagementproces kan worden toevertrouwd aan een interne controlefunctie binnen het beleidsdomein. Op basis van de bekomen resultaten kan de interne controlefunctie de kwaliteit van het risicomanagement aansturen via de opgezette monitoringsfunctie. De opdrachthouder ondersteunt de opdrachtgever bij het opzetten van een dergelijke functie, waarbij o.a. voorstellen worden geformuleerd inzake de implementatie en operationalisering van een dergelijke controlefunctie. Besteknummer 19 Dossiernummer
Naast de opvolging van het risicomanagementsproces door de interne controlefunctie, moet deze laatste inpasbaar zijn in het COSO-raamwerk. 2.7 Actualisatie van de risicoanalyse Na de evaluatie van de gekozen beheersmaatregelen is de risicomanagementcyclus rond en kan het proces een doorstart nemen met een actualisatie van de risicoanalyse. Van de reeds opgelijste risico s wordt nagegaan of ze nog actueel zijn. Nieuwe risico s worden geïdentificeerd. Vervolgens worden al deze risico s geanalyseerd en beoordeeld. De belangrijkste risico s worden opnieuw geselecteerd en de beheersmaatregelen in kaart gebracht. Voor een actualisatie van de risicoanalyse wordt meestal gewacht tot een nieuwe projectfase zich aandient en belangrijke nieuwe risico s kunnen worden geïdentificeerd. Dit onderdeel van de opdracht wordt in nauw overleg met de opdrachtgever uitgevoerd. De dienstverlener geeft in zijn offerte aan welke ondersteuning hij hiervoor levert. 2.8 Ondersteuning bij de organisatie van het risicomanagement voor dit infrastructuurproject. Het expliciteren van risicomanagement is een recent gegeven binnen de infrastructuurentiteiten. Belangrijk hierbij is dat het risicomanagement geïntegreerd wordt in het projectmanagement, aansluit bij de bestaande werkwijze en dat het proces levend gehouden wordt (de aandacht voor de risico s moet levend gehouden worden binnen de projectorganisatie). Dit vergt concrete acties en het opstellen van structuren, rapporteringslijnen, het aanwijzen van verantwoordelijken, de verstrekking van kwalitatieve informatie, het voeren van een goede communicatie, edm. De opdrachthouder ondersteunt de opdrachtgever bij de concrete implementatie van het risicomanagement voor het gekozen infrastructuurproject. Het risicomanagement wordt uitgevoerd door de entiteit zelf, waarbij de opdrachthouder de opdrachtgever begeleidt bij het uitvoeren van deze taak. Hasselt, 22 november 2006 Ir. Maarten Blomme ir. Gijs Moors afdelingshoofd Besteknummer 20 Dossiernummer