Agendapunt 13 Dagelijks & Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Groningen 11 september 2015 & 16 oktober 2015 Vaststelling Archiefverordening en Besluit informatiebeheer Zoals elk overheidsorgaan, dient ook de Veiligheidsregio Groningen een eigen Archiefverordening vast te stellen, en ter uitvoering van die verordening een Besluit Informatiebeheer. Omdat ten aanzien van het archief sprake is van overgang van activiteiten, dient er tot slot een migratieverklaring vastgesteld en getekend te worden, waarin kort samengevat vastgesteld wordt dat de migratie van het archief van de vorige archiefbeheerder (gemeente Groningen) naar de nieuwe (veiligheidsregio), goed is verlopen en is afgerond. Hieronder de verschillende documenten kort toegelicht: Archiefverordening De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip zorg, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling.Een artikelsgewijze toelichting is toegevoegd aan de verordening zelve. Voor de verordening is het model gebruikt van LOPAI 1 Besluit Informatiebeheer Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten. Het besluit bevat inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip document is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de Archiefregeling. Ook aan het Besluit Informatiebeheer is een artikelsgewijze toelichting toegevoegd. Het model van LOPAI is weer uitgangpunt geweest. Bijgevoegd de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer én een voorstel tot aanpassing van het mandaatoverzicht op basis van deze beide documenten. 1 LOPAI = Landelijk Overleg van Provinciale Archief-Inspecteurs
2 Migratieverklaring De migratieverklaring wordt genoemd in art. 8.1.1 onder e, van het mandaatoverzicht. Dit is een verklaring die de directeur VRG dient te tekenen als bevestiging dat de informatieoverdracht (digitaal en papier) door de latende organisatie (gemeente Groningen) aan de VRG is afgerond, en deze latende organisatie daarmee dus ook de heid krijgt om haar eigen digitale deel wat dat betreft te vernietigen. Formeel wordt hiermee decharge verleend aan de latende organisatie. Mandaattabel Voor deze mandaattabel, geldt de volgende leeswijzer : * wat zwart is, is al eerder vastgesteld door AB, DB of directeur; * wat rood is, dient te worden vastgesteld door het AB * wat blauw is, dient te worden vastgesteld door het DB * wat groen is, dient te worden vastgesteld door de directeur. De mandaattabel is veranderd in hoofdstuk 5.16 (vaststelling tarieventabel) en hoofdstuk 8 (archief) Het dagelijks bestuur besluit: tot vaststelling van het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015, onder voorbehoud van vaststelling door het algemeen bestuur van de Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015; de directeur te machtigen tot het tekenen van een migratieverklaring inzake overdracht van het archief. Het algemeen bestuur besluit: tot vaststelling van de Archiefverordening Veiligheidsregio 2015. Het algemeen en dagelijks bestuur en de directeur besluiten, elk voor zover : tot vaststelling van de wijzigingen in het Mandaat- en vervangingsoverzicht.
Onderwerp Vaststelling Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 Vastgesteld 16 oktober 2015 Inwerkingtreding met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014 Blad bekendmakingen 2015 nr x, uitgegeven xx-yy-2015 Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen maakt bekend dat door het Algemeen Bestuur is vastgesteld de Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015, waarvan de tekst luidt: Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Groningen, gelet op - artikel 40, lid 1 en 2 van de Archiefwet; - artikel 29 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen; gelezen - het daartoe strekkende voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Groningen d.d. 11 september 2015 besluit tot vaststelling van de navolgende Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Definities Voor de toepassing van deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. archiefbewaarplaats de overeenkomstig de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; b. beheerder degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgeplaatst naar een archiefbewaarplaats; c. beheerseenheid een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; d. besluit het besluit informatiebeheer dat gebaseerd is op deze archiefverordening en is of wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur; e. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; f. wet de Archiefwet 1995 HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 2 Aanwijzing archiefbewaarplaats Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats RHC Groninger Archieven, uitgezonderd archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of heden van de deelnemers.
HOOFDSTUK III ZORG VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel 3 Aanwijzing zorgdrager Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Aanwijzing beheerders Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) van het archief. Artikel 5 Zorg voor deskundig personeel Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, in welke vorm ook. Artikel 6 Zorgplicht ten aanzien van archief 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 7 Kosten archiefbeheer Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Voorschriften archiefbeheer Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 9 Verslag met betrekking tot het beheer Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur overlegt daarbij het verslag dat door de secretaris aan hem is uitgebracht over het door hem uitgevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN Artikel 10 Inwerkingtreding verordening en intrekking oude verordening 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van drie dagen na vaststelling, met een terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. 2. (Intrekking eerdere verordening (nvt).) Artikel 11 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Groningen Groningen, 16 oktober 2015, voorzitter, secretaris Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 2
Toelichting op Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 Dit Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip zorg, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begrips zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of heden van de deelnemers aan de regeling zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemende gemeenten en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de deelnemers afzonderlijk is aangewezen. Hierbij kan gedacht worden aan goedkeuring van programma s van eisen van brandbeveiliginginstallaties (door Groningen/ Ten Boer en Haren gemandateerd) en het aanwijzen van toezichthouders (alle gemeenten). Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid acht LOPAI 1 dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De VGR heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9 Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording. Artikel 10.2 Feitelijk is er geen voorloper van deze verordening. Het artikellid is opgenomen als reminder voor het opnemen van een intrekkingsbepaling als bij vervanging van deze verordening wél een oude dient te worden ingetrokken. 1 LOPAI = Landelijk Overleg van Provinciale Archief-Inspecteurs Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 3
Onderwerp Vaststelling Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Vastgesteld 16 oktober 2015 Inwerkingtreding met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014 Blad bekendmakingen 2015 nr x, uitgegeven xx-yy-2015 Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Groningen stelt vast het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015, waarvan de tekst luidt: Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Groningen, gelet op - artikel 40, lid 1 en 2 van de Archiefwet; - artikel 29 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen; - artikel 8 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015 besluit tot vaststelling van het navolgende Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Definities Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. archiefbewaarplaats de overeenkomstig de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; b. archiefregeling regeling van de Minister van OCW van 15 december 2009, met betrekking tot duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen; c. archiefverordening de in artikel 40 van de wet bedoelde verordening, vastgesteld door het algemeen bestuur bij besluit d.d. 16 oktober 2015; d. beheerder degene die ingevolge artikel 4 van de archiefverordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgeplaatst naar een archiefbewaarplaats; e. beheerseenheid een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; f. besluit dit besluit informatiebeheer dat gebaseerd is op de archiefverordening en is vastgesteld door het dagelijks bestuur; g. documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden; h. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; i. informatiebeheerplan plan waarin beschreven is door welk deel van de organisatie archiefonderdelen worden beheerd en onder welke condities dit gebeurt; j. informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de Veiligheidsregio Groningen vastgelegde gegevens, kennis en informatie; k. wet de Archiefwet 1995 HOOFDSTUK II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 2 Aanwijzing archiefbewaarplaats 1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats, is de bewaarplaats van RHC Groninger Archieven. 2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de secretaris bijgehouden depotstaat, bevinden. Artikel 3 Secretaris beheert archief De directeur is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen. Artikel 4 Onderzoek in archief 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van de organen van het openbaar lichaam. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 5 Nadere regels omtrent raadpleging Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 6 Verslag over gevoerd beheer De directeur brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HOOFDSTUK III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING Artikel 7 Aanwijzing beheereenheid Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen het team IM/ICT van de Veiligheidsregio Groningen. Artikel 8 Taken hoofd beheereenheid 1. Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen het openbaar lichaam betreffende de door het openbaar lichaam uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheereenheid wordt een informatiebeheerplan tot stand gebracht, dat periodiek wordt vastgesteld door het hoofd Dienst Bedrijfsvoering van de VRG. HOOFDSTUK IV ARCHIEFVORMING EN ORDENING Artikel 9 Wijze van vervaardigen documenten Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 2
Artikel 10 Inachtneming regelgeving Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel 11 Bewaring minutes Van documenten, waarvan exemplaren worden verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel 12 Opstelling procedures omtrent in- en uitgaande en interne documenten Het hoofd van de beheereenheid draagt voor zover van toepassing zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 13 Identificering van documenten 1. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel 14 Registratie en afdoening van documenten Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Artikel 15 Ordening en toegankelijkheid van documenten 1. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. 2. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt. Artikel 16 Vastlegging meta-informatie 1. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 2. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. HOOFDSTUK V BEHEER VAN DOCUMENTEN Artikel 17 Staat van documenten Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel 18 Beheer archiefruimten Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 3
Artikel 19 Bouw, verbouw en inrichting archiefruimten Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur. Artikel 20 Informatiebeveiliging Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel 21 Uitlening documenten Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid. Artikel 22 Verwijderverbod Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel 23 Geheimhouding 1. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden. Artikel 24 Vervreemding en overdracht van documenten Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur. Artikel 25 Selectie voor vernietiging en bewaring 1. Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Artikel 26 Vernietigingslijst Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. Artikel 27 Overbrenging documenten Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. HOOFDSTUK VI SLOTBEPALINGEN Artikel 28 Inwerkingtreding besluit en intrekking oude besluit 1. Dit besluit treedt in werking drie dagen na vaststelling met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. 2. (Intrekking eerder besluit (nvt).) Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 4
Artikel 29 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015. Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Groningen Groningen, 16 oktober 2015, voorzitter, secretaris Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 5
Toelichting op Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Groningen 2015. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten. Het besluit bevat inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip document is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1.1 Onder de definities ondermeer de begrippen documenten en informatievoorziening : definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Artikel 1.2 De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 16 van dit besluit. Artikel 3 Gangbaar is om het beheer als bedoeld in dit artikel formeel op te dragen aan de hoogstgeplaatste ambtenaar in de organisatie. Bij gemeenten is dat de secretaris; bij gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam wordt dat dus de directeur. Artikel 4 De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken (Wet openbaarheid van bestuur jo. art. 3.11.3 Algemene wet bestuursrecht). Artikel 5 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van het inzagerecht. Artikel 6 Analoog aan het gestelde onder artikel 3 geldt dat het uitbrengen van het jaarlijks verslag wordt opgedragen aan de directeur. Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 6
Artikel 7 Ten minste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt. In het geval van de Veiligheidsregio Groningen wordt er voor gekozen om het team IM/ICT daartoe aan te wijzen. DIV maakt hier deel van uit, maar tevens omdat IM/ICT ook de functies die bepalend zijn voor ICT-technische kant van het archiefbeheer. Artikel 8 Een informatiebeheerplan biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie gedaan wordt. In een dergelijk plan worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de neerslag hiervan. Bij de inrichting van het informatiebeheer zijn de organisatiestructuur, taken en werkprocessen leidend. Het resultaat is een herkenbare archiefstructuur en duidelijke werkwijze voor de medewerkers in de organisatie. Artikel 9 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling. Artikel 10 De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Artikel 11 Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Artikel 12 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 13 In tegenstelling tot traditionele registratie schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Artikel 14 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 15 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s). Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 7
Artikel 18 Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling. Artikel 20 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 22 Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. Artikel 23 Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel 25 De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel 26 Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. Artikel 27 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling. Artikel 28.2 Feitelijk is er geen voorloper van dit besluit. Het artikellid is opgenomen als reminder voor het opnemen van een intrekkingsbepaling als bij vervanging van dit besluit wél een oud besluit dient te worden ingetrokken. Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Groningen 2015 Pagina 8
Onderwerp Vaststelling Mandaat- en vervangingsoverzicht Veiligheidsregio Groningen februari 2015 Vastgesteld 20 februari 2015 Inwerkingtreding 1 januari 2015 en voor zover nodig met terugwerkende kracht, dan wel met ingang van specifiek genoemde datum Blad bekendmakingen 2015 nr x, uitgegeven y-z-2015 Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen maakt bekend dat door dit bestuur is vastgesteld het Mandaat- en vervangingsoverzicht, als bijlage behorende bij de Mandaatregeling, en luidende:
2-1. VR ALGEMEEN 1.1 Het voeren van correspondentie ter voorbereiding en uitvoering van besluiten van het bestuur 1.2 Het beslissen op formele verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur 1.3 Het verstrekken van zakelijke inlichtingen aan derden omtrent algemeen geldende voorschriften en regelingen en over feiten en gegevens die geen beleidsaspecten bevatten 1.4 Vaststellen regionaal risicoprofiel DB Directeur VR Ondermandaat: eventueel nader te bepalen Uitgezonderd zijn: niet-routinematige correspondentie gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen (leden van de) Eerste en Tweede Kamer, het provinciaal bestuur en de gemeentebesturen AB DB Directeur VR Digitale weg voor indienen WOBverzoeken is afgesloten. DB Directeur VR Ondermandaat: aan medewerkers wiens/wier takenpakket dit betreft Uitgezonderd zijn: niet-routinematige correspondentie gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen (leden van de) Eerste en Tweede Kamer, het provinciaal bestuur en de gemeentebesturen. Tevens uitgezonderd politiek/bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Art. 15.1.b GR VR Art. 2 Wob AB Geen mandaat Art. 15 Wvr
3-1.5 Vaststellen regionaal AB Geen mandaat Art. 14 Wvr beleidsplan 1.6 Vaststellen regionaal AB Geen mandaat Art. 16 Wvr crisisplan 1.7 Vaststellen korpsvisie & AB strategische agenda crisisbeheersing 1.8 Vaststellen deelvisies AB directeur Deelvisies passen binnen korpsvisie 1.9 Vaststellen Planning & AB DB Controlcyclus 1.10 Sluiten convenanten met crisispartners AB Geen mandaat Art. 19 Wvr 2. VR PERSONEELSZAKEN ALGEMEEN 2.1 Vaststellen Organisatieplan AB Geen mandaat 2.2 Vaststellen Formatieplan AB Geen mandaat 2.3 Vaststelling Organisatie- en AB Geen mandaat Art. 9.4 GR VR mandaatsregeling 2.4 Vaststellen rechtspositieregeling personeel DB Geen mandaat Art. 9.5 GR VR 3. VR PERSONEELSZAKEN VRIJWILLIGE BRANDWEER 3.1 Openstellen vacature DB Directeur VR SH Incidentbestrijding 3.2 Aanstelling vrijwilliger DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 19:6 CAR brandweer 3.3 Bevordering vrijwilliger DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:9 CAR 3.4 Toekenning vergoeding DB Directeur VR Clustercommandant Artt. 19:15; 19:16; 19:17 CAR 3.5 Opdragen consignatiedienst DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:18 CAR 3.6 Opdragen kazernering DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:19 CAR 3.7 Toekennen afbouwtoelage DB Directeur VR Hoofd DPOO
4-3.8 Toekennen gratificatie DB Directeur VR Tactisch/strategisch Art. 19:22 CAR leidinggevende 3.9 Vergoeding kosten DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 19:26 CAR geneeskundige behandeling 3.10 Toekenning schadevergoeding DB Directeur VR Hoofd Bedrijfsvoering Art. 19:28 CAR aan kleding en uitrusting 3.11 Afnemen eed of belofte DB Directeur VR Ondermandaat aan sector- Cf eerder genomen Art. 19:32 CAR en diensthoofden. Vanaf 1-1-2015: geen ondermandaat. bestuursbesluit (NB: in oprichtingsjaar is heid tot beëdiging ondergemandateerd geweest ivm inhaalslag) 3.12 Toestemming gebruik DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:34 CAR motorvoertuig 3.13 Dragen voorgeschreven DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:35 CAR dienstkleding 3.14 Toestemming dragen dienstkleding DB Directeur VR Clustercommandant Art. 19:36 CAR buiten dienst 3.15 Oplegging DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 19:37 CAR schadevergoedingsplicht 3.16 Oplegging disciplinaire straf DB Directeur VR Ja, op basis van zwaarte Art. 19:39 CAR nader uit te werken 3.17 Oplegging schorsing DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 19:40 CAR 3.18 Verlening ontslag op DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 19:41 CAR verzoek 3.19 Verlening ongevraagd ontslag (reorganisatieontslag, ontslag onbekwaamheid of ongeschiktheid, etc.) DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 19:42 CAR
5-3.20 Uitvoering betalingsbeleid o.g.v. regeling vrijwilligers DB Directeur VR Ondermandaat mogelijk DPOO? 4. VR PERSONEELSZAKEN MEDEWERKERS, NIET ZIJNDE VRIJWILLIGERS 4.1 Aanstelling van personeel 4.1.1 Openstellen vacatures DB Directeur VR Binnen formatieplan: Hoofd DPOO Buiten formatieplan: geen ondermandaat 4.1.2 Afhandelen open sollicitaties DB Directeur VR DPOO beroepsmedewerkers 4.1.3 Correspondentie met DB Directeur VR DPOO sollicitanten in werving en selectieprocedures beroepsmedewerkers 4.1.4 Opdracht tot geneeskundig onderzoek bij aanstelling 4.1.5 Aanstelling/wijziging aanstelling personeel binnen formatie: * in vaste dienst * in tijdelijke dienst * (niet) aanstelling in vaste dienst na proeftijd 4.1.6 Aangaan en ondertekenen van privaatrechtelijke arbeidsovereenkomst voor bepaalde en onbepaalde tijd 4.1.7 Beëindiging arbeidsovereenkomst in onderling overleg Buiten formatie: melding aan DB/AB Artt. 2.4; 2.5 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 2.3 CAR DB Directeur VR Vaste aanstelling: geen ondermandaat Overig: Hoofd DPOO DB Directeur VR Vaste aanstelling: geen ondermandaat Overig: Hoofd DPOO Met uitzondering van functies waarvan de benoeming uitdrukkelijk is voorbehouden aan het algemeen bestuur: de directeur en plaatsvervangend directeur. Art. 2:1 CAR Art. 2:4 CAR Art. 2.7 CAR Art. 2.7a CAR Art. 2:5 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 2:5 CAR
6-4.1.8 Vermindering werktijd op eigen verzoek & verandering aanstellingsomvang DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 2:7 CAR 4.2 VR Salaris en vergoedingsregeling 4.2.1 Vaststelling bezoldiging DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:1 CAR 4.2.2 Vaststelling salaris bij DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:1:1 CAR indiensttreding. Vindt gelijktijdig plaats met de aanstelling 4.2.3 Beslissing inzake reguliere periodieke verhoging DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 13 Bezold.- regeling 4.2.4 Beslissing inzake een DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:1:2 CAR waarnemingstoelage 4.2.5 Beslissing inzake een DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 3:3:1 CAR persoonlijke toelage 4.2.6 Beslissing inzake een DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:2 CAR overwerkvergoeding 4.2.7 Beslissing inzake een DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:3 CAR toelage onregelmatige dienst 4.2.8 Beslissing inzake vergoeding DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:3:1 CAR wacht- & storingsdienst / bereikbaarheid & beschikbaarheidsdienst 4.2.9 Beslissing inzake DB Directeur VR Hoofd DPOO piketvergoeding 4.2.10 Beslissing inzake een DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 9a:11 CAR afbouwtoelage 4.2.11 Beslissing inzake buitendagvenstervergoeding DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M.
7-4.2.12 Beslissing inzake DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 3:5 CAR ambtsjubileumgratificatie 4.2.13 Arbeidsmarkttoelage DB Directeur VR Geen ondermandaat P.M. 4.2.14 Beslissing inzake vergoeding overig DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 20 Bezold.- reglement 4.2.15 Toekenning extra periodieken DB Directeur VR Geen ondermandaat P.M. 4.3 VR Arbeidsduur en werktijden 4.3.1 Vaststellen feitelijke arbeidsduur per week 4.3.2 Vaststellen individuele werktijden DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Art. 4:1 CAR; verandert per 1-1- 2014 Art. 4:2 CAR Verandert per 1-1- 2014 4.4 VR Uitwisselen van arbeidsvoorwaarden 4.4.1 Beslissing inzake verzoek DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 4a:1 CAR om vermindering vakantieuren 4.4.2 Beslissing inzake verzoek DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 4a:2 CAR om vermeerdering vakantieuren 4.4.3 Beslissing inzake uitruilen verlofuren tegen fiets, vakbondcontributie etc. DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M. 4.5 VR Vakantie, vakantietoelage en verlof 4.5.1 Beslissing inzake verlof DB Directeur VR Sector-/diensthoofd Art. 6:1:1 CAR 4.5.2 Beslissing inzake verzoek om overschrijving verlof om redenen van dienstbelang DB Directeur VR Sector-/diensthoofd Art. 6:2:4 CAR
8-4.5.3 Intrekking verlof om dringende redenen van dienstbelang en toekenning vergoeding van schade 4.5.4 Beslissing inzake verzoek om overschrijving van niet genoten verlof voor zover dit het aantal van 40 uur te boven gaat 4.5.5 Beslissing inzake buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging bij met name genoemde gelegenheden (zie toelichting bij art. 6:4 en 6:4:1 in RAP Driessen) 4.5.6 Beslissing inzake buitengewoon verlof in verband met ziekte gezinsleden 4.5.7 Verlenen van vakbondsverlof 4.5.8 Beslissing inzake buitengewoon verlof om andere redenen dan genoemd 4.5.9 Beslissing inzake betaald ouderschapsverlof 4.5.10 Beslissing inzake het treffen van een afwijkende regeling voor ouderschapsverlof DB Directeur VR Sector-/diensthoofd Art. 6:2:5 CAR DB Directeur VR Sector-/diensthoofd Art. 6:2:6 CAR DB Directeur VR Sector-/diensthoofd Art. 6:4 CAR Art. 6:4:1 CAR DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Art. 6:4 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6:4:2 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6:4:5 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6:5 CAR DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6:5:7 CAR
9-4.5.11 Beslissing inzake toekennen levensloopverlof DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M. 4.6 VR Aanspraken en maatregelen bij ziekte 4.6.1 Toekenning zwangerschaps- DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6.7 CAR en bevallingsverlof 4.6.2 Korten bezoldiging na resp. DB Directeur VR Geen ondermandaat P.M. 6, 12 & 24 maanden ziekte 4.6.3 Verplichtingen bij ziekte en DB Directeur VR Tactisch/strategisch i.o.m. DPOO Hfd 7 CAR reïntegratie leidinggevende 4.6.4 Opleggen sancties bij ziekte DB Directeur VR Geen ondermandaat Hfd 7 CAR 4.7 VR Disciplinaire maatregelen en ontslag 4.7.1 Het nemen van disciplinaire maatregelen en/of opleggen van straffen DB Directeur VR Ja, nader uit te werken op basis van zwaarte Art. 8:13 CAR 16:1:2 CAR 4.7.2 Ontslag op eigen verzoek DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 8:1 CAR 4.7.3 Bepaling opzegtermijn DB Directeur VR Tactisch/strategisch Art. 8:1:1 CAR leidinggevende 4.7.4 Ontslag wegens DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8:2a CAR ouderdomspensioen of FLO 4.7.5 Ontslag wegens DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8:5a CAR arbeidsongeschiktheid 4.7.6 Ontslag wegens FPU DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8:11 CAR 4.7.7 Ontslag wegens onvoldoende DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8.5.a CAR meewerken aan reïntegratie 4.7.8 Ontslag wegens DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8.3 CAR reorganisatie 4.7.9 Ontslag wegens onbekwaamheid & ongeschiktheid DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8.6 CAR
10-4.7.10 Ontslag op andere gronden DB Directeur VR Geen ondermandaat Artt. 8.7 & 8.8 CAR 4.7.11 Toekenning DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 8:16:2 CAR overlijdensuitkering 4.7.12 Ontslag bij privaatrechtelijke arbeidsovereenkomst DB Directeur VR Geen ondermandaat P.M. 4.8 VR Overige rechten en verplichtingen 4.8.1 Toestemming persoonlijk DB Directeur VR Ja, nader uit te werken. Art. 15:1b CAR gebruik van goederen of diensten 4.8.2 Toestemming tot het DB Directeur VR Ja, nader uit te werken Art. 15:1e CAR uitoefenen van een nevenfunctie 4.8.3 Opleggen van een DB Directeur VR Ja, nader uit te werken Art. 15:1:10 CAR verplichting tot tijdelijk verrichten van andere werkzaamheden 4.8.4 Opleggen van een DB Directeur VR Tactisch/strategisch Art. 15:1:10 CAR verplichting tot tijdelijk verrichten van werkzaamheden buiten de voor de ambtenaar vastgesteld werktijden leidinggevende 4.8.5 Toestemming aannemen van geld of goederen DB Directeur VR Nader uit te werken beleid P.M. 4.8.6 Opleggen van een verplichting tot het zich buiten de voor de betrekking vastgestelde werktijden ter beschikking houden DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Art. 15:1:10 CAR
11-4.8.7 Beoordeling ambtenaar DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende 4.8.8 Opleggen van een verplichting tot het dragen van een uniform of dienstkleding 4.8.9 Opleggen van een woonverplichting in of meer nabij de standplaats 4.8.10 Beslissing inzake vergoeding van schade door een ambtenaar geleden 4.8.11 Beslissing inzake toestemming gebruik eigen motorrijtuig 4.8.12 Opleggen van een verplichting tot het volgen van een opleiding 4.8.13 Beslissing omtrent gebruik dienstauto voor woon/werkverkeer DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Art. 15:1:15 CAR Art. 15:1:16 CAR DB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 15:1:17 CAR DB Directeur VR Hoofd Bedrijfsvoering Art. 15:1:23 CAR DB Directeur VR Structureel: Hoofd DPOO Incidenteel: lijn, nader uit te werken DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Art. 15:1:24 CAR Art. 15:1:26 CAR P.M. 4.9 VR Opleidingen 4.9.1 Opstellen persoonlijk ontwikkelingsplan DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende 4.9.2 Accorderen doen van DB Directeur VR Hoofd DPOO opleiding 4.9.3 Toekennen studiefaciliteiten DB Directeur VR Tactisch/strategisch leidinggevende Informatie ri. DPOO Informatie ri. DPOO Art. 17:1:1 CAR
12-4.10 VR Verplaatsingskosten 4.10.1 Beslissing inzake vergoeding verhuiskosten 4.10.2 Tegemoetkoming woon- en werkverkeer en pensionkosten 4.10.3 Verlenging duur van de tegemoetkoming in reis- en pensionkosten 4.11 VR Overige P&O-zaken 4.11.1 Het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten met * tijdelijke krachten, of met ** adviesbureaus (niet zijnde een aanstelling of arbeidsovereenkomst) 4.11.2 Het aangaan van detacheringsovereenkomsten 4.11.3 Opstellen / wijzigen functieprofiel 4.11.4 Afgifte werkgeversverklaringen 4.11.5 Aangaan en ondertekenen van stage-overeenkomsten 4.11.6 Beslissing inzake bevordering naar functieschaal of uitloopschaal DB Directeur VR Hoofd P&O Art. 18:1:2 CAR DB Directeur VR Hoofd P&O Art. 18:1:6 CAR DB Directeur VR Hoofd P&O Art. 18:1:10 CAR DB Directeur VR * Hoofd DPOO ** Geen ondermandaat DB Directeur VR Geen ondermandaat P.M. DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M. DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M. DB Directeur VR Hoofd DPOO P.M. DB Directeur VR Hoofd DPOO Art. 6 Bezoldigingsregeling P.M.
13-4.11.7 Beslissing over buitenlandse reizen, verder dan Niedersachsen en Nordrheinwestphalen en België DB Directeur VR Buiten omschreven gebied: geen ondermandaat. Binnen omschreven gebied: tactisch/strategisch leidinggevende P.M. 5. Financiën 5.1 Vaststellen financiële AB Geen mandaat Art. 20.1 GR VR verordening 5.2 Vaststellen AB Geen mandaat Art. 20.1 GR VR controleverordening 5.3 Vaststellen AB Geen mandaat Art. 20.1 GR VR treasuryverordening 5.4 Vaststellen verordening AB Geen mandaat rekenkamer 5.5 Vaststellen budgetregeling DB Geen mandaat 5.6 Vaststellen procuratieschema DB Directeur Geen ondermandaat 5.7 Het doen van uitgaven binnen de vastgestelde begroting 5.8 Het verstrekken van opdrachten voor afgifte accountantsverklaringen 5.9 Het oninbaar verklaren van vorderingen op derden DB Directeur VR Medewerkers veiligheidsregio overeenkomstig regeling budgetbeheer P.M.: Art... regeling budgetbeheer AB Directeur VR Geen ondermandaat Art. 2 Controleverordening VR Voorzitter VR Directeur VR Diensthoofd Bedrijfsvoering Maximalisatie: < 5.000 Hoofd Bedrijfsvoering < 50.000 Directeur met terugkoppeling naar penningmeester > 50.000 AB P.M.