Directie Financiën Reglement bedrijfskosten Inhoud A) Wat zijn bedrijfskosten? B) Toepassingsgebied C) Hoe moeten bedrijfskosten worden ingediend? D) Detailbespreking van courante bedrijfskosten: 1. Kantoorbenodigdheden (geen meubilair) 2. Post- en portkosten, expreszendingen en koerierdiensten 3. Verzekeringspremies 4. PR, professionele contacten en lidmaatschapsbijdragen 5. HORECA, catering, onthaalkosten, kleine verbruiksgoederen 6. Kledij 7. Reis- en verblijfkosten 8. Dienstverplaatsingen 9. Deelname aan congressen, voordrachten, opleiding en bijscholing 10. Uitrusting en meubilair 11. Thuiskantoor 12. PC s en laptops 13. GSM/PDA en abonnement 14. Vaste telefoon en internet op de werkplaats 15. Professionele literatuur 16. Geschenken 17. Vergoedingen proefpersonen/éénmalige vrijwilligers/vrijwillige medewerkers/vrijwilligers 18. Giften en sponsoring 19. Personeelsfeesten/teambuildingactiviteiten 20. Beurzen 21. Honoraria aan derden en kosten verbonden aan honoraria Update 24/04/2012 Pagina 1 van 26
A) Wat zijn bedrijfskosten? Bedrijfskosten zijn kosten die gemaakt worden in het kader van de universitaire zending (onderwijs, onderzoek, dienstbetoon). Een groot deel van de bedrijfskosten worden centraal door VUB aangestuurd. Een voorbeeld hiervan zijn personeelskosten. Dit soort van kosten maakt geen deel uit van dit reglement. Dit reglement beperkt zich tot bedrijfskosten die personeelsleden (en sommige derden) maken in het kader van de uitoefening van hun functie aan de VUB. Personeelsleden kunnen met inachtneming van de aankoopprocedure en de daarin vervatte delegatieregeling aankopen doen van goederen en diensten. Personeelsleden kunnen kosten terugvragen aan de VUB die ze zelf hebben voorgefinancierd. Dit soort kosten wordt fiscaal omschreven als kosten eigen aan de werkgever. Deze kosten worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 (niet belastbaar). Vergoedingen aan derden worden aangegeven op de fiche 281.50 wanneer het gaat om erelonen(belastbaar) en/of kosten verbonden aan erelonen(niet belastbaar). Bedrijfskosten kunnen slechts ten laste genomen worden door VUB en (terug) betaald worden als de volgende vier voorwaarden samen vervuld zijn: 1. de kost heeft een bedrijfskarakter en wordt gemotiveerd; 2. de kost wordt bewezen aan de hand van een origineel bewijsstuk; 3. de aanvraag tot vergoeding van de kost gebeurt tijdig; 4. de kost heeft intern een goedkeuringstraject doorlopen. Update 24/04/2012 Pagina 2 van 26
Meer in detail: 1. De kost heeft een bedrijfskarakter en wordt gemotiveerd Bedrijfskosten ten laste van de VUB moeten bedrijfsmatig kunnen verantwoord worden, d.w.z. de kosten moeten gemaakt zijn in het kader van de universitaire zending (onderwijs, onderzoek, dienstbetoon). Het is de verantwoordelijkheid van de genieter om aan te tonen dat de kost een bedrijfskarakter heeft. Het bedrijfskarakter is niet altijd voor de hand liggend. Daarom moet elke bedrijfskost gemotiveerd worden. De motivering is belangrijk in het kader van controles door bedrijfsrevisoren, fiscale controleurs, het rekenhof of bij projectaudits. Het is de plicht van de genieter om ter goeder trouw de kosten in te brengen die beantwoorden aan het reglement en hij/zij is verantwoordelijk indien er onregelmatigheden vastgesteld worden. 2. De kost wordt bewezen aan de hand van een origineel bewijsstuk Het originele bewijsstuk is nodig om aan te tonen dat de kost is gemaakt en uitsluitend bij de VUB wordt ingediend. In het algemeen dient ernaar gestreefd te worden dat elk bewijsstuk op naam van VUB opgemaakt wordt (factuur, debetnota, hotelrekening, overeenkomst, ). De aankopen die aanvaard worden als kosten eigen aan de werkgever, zijn immers eigendom van de VUB. Facturen op naam van VUB, moeten ook het BTW nummer van de VUB ( BE449012406) vermelden en een facturatie adres van de VUB: - Pleinlaan 2 1050 Brussel (Campus Etterbeek) - General Jacqueslaan 141 1050 Brussel (VUB Kinderdagverblijf Etterbeek) - Laarbeeklaan 109 1090 Jette (VUB Kinderdagverblijf te Jette) - Laarbeeklaan 103 1090 Jette (Faculteit Jette) Update 24/04/2012 Pagina 3 van 26
Enkel indien geen bewijsstuk op naam van VUB mogelijk is, kan gewerkt worden met: BTW bon kastickets vervoersbewijzen zonder naam (vb/ 10-rittenkaarten, taxiontvangstbewijzen afdruk van de bestelling en bevestiging van de aankoop via het internet en leveringsbon inschrijvingsbewijs Als de aankoop van een goed bewezen wordt met een bewijsstuk dat niet op naam van VUB staat, dan is het beroepsmatig karakter voor de fiscale administratie niet evident. In dat geval kan de financiële administratie mogelijk bijkomende inlichtingen vragen. Opgelet: een kredietkaartstrookje (VISA e.d.) is geen geldig bewijsstuk. Het kan wel dienen als extra bewijsstuk voor een gebruikte wisselkoers. Bij het ontbreken van een origineel bewijsstuk wordt een zelf geschreven verklaring op eer als ultiem bewijs aanvaard. Een verklaring op eer is niet toegestaan bij extern te rechtvaardigen onderzoeksprojecten. Forfaitaire kostenvergoedingen (d.w.z. vergoedingen die niet moeten worden bewezen met originele bewijsstukken) zijn alleen mogelijk in het geval van per diem, kilometervergoeding of wanneer voorzien in een apart reglement. 3. De vraag tot terugbetaling van de kosten moet tijdig ingediend worden Algemeen geldt dat de kost moeten worden ingediend binnen het boekjaar waarin de kost zich heeft voorgedaan. In het bijzonder en bij voorrang gelden de looptijden van onderzoeksprojecten. Einde boekjaar De VUB voert een bedrijfseconomische boekhouding. In dit kader moeten kosten zoveel als mogelijk worden toegewezen aan het boekjaar waarin ze hebben plaatsgevonden. Update 24/04/2012 Pagina 4 van 26
Kosten van het afgelopen boekjaar die ten laste van een budget van afgelopen boekjaar moet gelegd worden, kunnen uiterlijk tot 14 januari worden ingediend. 4. Goedkeuringstraject Kosten worden altijd intern ten laste gelegd van een budget (project kostenplaats, afgekort PKC), toebehorend aan een budgethouder. Om kosten ten laste te leggen is dus steeds de goedkeuring nodig van de budgethouder of zijn gevolmachtigde. Wanneer de budgethouder zelf de begunstigde is van de betaling van de kosten, is een bijkomende handtekening nodig van de hiërarchische meerdere. Voorbeelden: Aanvrager ZAP,AAP en ATP Vakgroepvoorzitter Decaan Rector Voorzitter RvB Hierarchische meerdere Vakgroepvoorzitter/diensthoofd Decaan Rector Voorzitter RvB Rector Deze bijkomende handtekening impliceert het akkoord dat de terugbetaalde kosten bedrijfskosten zijn die kaderen binnen het opgegeven project. Periodiek wordt, als controle instrument, aan de rector, vicerectoren, decanen en algemeen beheerder een overzichtslijst bezorgd van de ingediende kosten. Update 24/04/2012 Pagina 5 van 26
B) Toepassingsgebied Het reglement bedrijfskosten is van toepassing op alle budgetten. Dit houdt in dat het reglement ook van toepassing is op niet extern te rechtvaardigen budgetten (vb. werkingsbudgetten, dienstbetoon budgetten, BOF budgetten, ). Wanneer onderzoekscontracten bijzondere regels voorzien, primeren deze bijzondere regels op de algemene regels. Sommige kosten kunnen uitsluitend vergoed worden ten laste van eigen budgetten. Dit zijn budgetten die: - niet extern moeten worden gerechtvaardigd, en - niet gefinancierd zijn met overheidsgeld, en - vrij te bestemmen zijn weliswaar binnen het universitair kader. Dit reglement dekt de meest courante kosten. Kosten die niet worden gedekt door de bepalingen in dit reglement moeten worden voorgelegd aan het hoofd van de financiële administratie. Desgevallend wordt advies gevraagd aan de Rector. Ten uitzonderlijke titel kan het nodig zijn af te wijken van de bepalingen in dit reglement. De vraag tot afwijking moet substantieel gemotiveerd worden en gericht aan het hoofd van de financiële administratie. De financiële administratie zal de afwijking voor advies voorleggen aan de Rector. Afwijkingen zijn enkel mogelijk op niet extern te rechtvaardigen budgetten. Kosten die niet worden vergoed Privé uitgaven of uitgaven voor andere rechtspersonen. Kosten van woon-werkverkeer 1. Verkeersovertredingen en parkeerboetes. Bedragen Bij sommige bedrijfskosten vermeld in dit reglement zijn de bedragen gebaseerd op wettelijke en/of sociale en/of fiscale bepalingen en grenzen. Bij wijzigingen hieraan worden ook de bedragen in het reglement aangepast. 1 De tussenkomst van de werkgever in woon-werkverkeer (openbaar vervoer) loopt via de Dienst Personeel Update 24/04/2012 Pagina 6 van 26
C) Hoe moeten bedrijfskosten worden ingediend? Bedrijfskosten moeten ingediend worden via RAPTOOLS. Dit is de standaard financiële software, toegankelijk voor personeelsleden via intranet. Bedrijfskosten moeten in RAPTOOLS worden ingevoerd onder de vorm van een bestelaanvraag (BA), directe factuur (DFAC) of onkostennota (ONK). Bestelaanvraag (BA): aankopen voor goederen en diensten kunnen worden besteld met een bestelaanvraag (zie aankoopprocedure voor grensbedragen). De aankoopdienst zet de interne bestelaanvraag om in een externe bestelbon gericht aan de leverancier. Op basis van de instructies op de bestelbon zal de leverancier een factuur opmaken op naam van VUB, die centraal door de financiële administratie wordt ingeboekt. Directe factuur (DFAC): voor aankopen van goederen en diensten onder een bepaald grensbedrag (zie aankoopprocedure) is een bestelbon niet verplicht en mag de kost ingediend worden via een directe factuur op naam van VUB, ofwel te betalen aan de leverancier, ofwel terug te betalen aan het personeelslid indien voorgefinancierd. Onkostennota (ONK): voor vergoeding van kosten aan personeelsleden en derden. Facturen op naam van VUB worden niet betaald via onkostennota. Het laten terugbetalen van facturen opgemaakt op het privé adres van de betrokkene via onkostennota moet worden vermeden. Doet het geval zich voor moet extra aandacht besteed worden aan de motivatie. Deze facturen kunnen immers aanleiding geven tot betwisting van het bedrijfsmatig karakter door de fiscale administratie. Bijkomend is de BTW op facturen ingebracht via een onkostennota niet aftrekbaar. De financiële administratie toetst de bedrijfskosten aan de vier voorwaarden zoals hiervoor beschreven (bedrijfskarakter, origineel document, tijdigheid, goedgekeurd) ongeacht de manier waarop de kost wordt ingediend (bestelaanvraag, directe factuur, onkostennota). Ter aanvulling van het reglement bedrijfskosten wordt verwezen naar de nota praktische richtlijnen bij het reglement bedrijfskosten. Update 24/04/2012 Pagina 7 van 26
D) Detailbespreking van de meest courante beroepskosten 1) Kantoorbenodigdheden (geen meubilair) Kantoorbenodigdheden (schrijfgerief, papier, enveloppen, mappen.) worden bij voorkeur aangekocht in het centraal magazijn van de VUB via RAPTOOLS bestelaanvraag stock artikelen. 2) Post- en portkosten, kosten van expresszendingen en koerierdiensten Brieven, drukwerk en pakjes kunnen verstuurd worden via de Verzendingsdienst. Pakjes worden door de verzendingsdienst via DHL verstuurd tot 15u. Aanrekening gebeurt via interne facturatie. Wanneer er bij hoogdringendheid zonder tussenkomst van de dienst verzending wordt beroep gedaan worden op een privékoerierdienst (na 15u), dan wordt bij voorkeur beroep gedaan op DHL zodat de afrekening kan gebeuren via interne facturatie. 3) Verzekeringspremies De Dienst Verzekeringen heeft diverse polissen afgesloten voor het verzekeren van personeelsleden en medewerkers. Standaard zijn alle personeelsleden en doctoraatsbursalen in binnen- en buitenland verzekerd voor lichamelijke ongevallen. Omdat Eurocross (systeem ziekenfondsen bij verblijf in het buitenland) niet tussenkomt in geval van ziekte als men om beroepsredenen in het buitenland verblijft kan men bij de dienst verzekeringen een reisbijstand verzekering afsluiten voor buitenlandse zendingen (wordt verrekend via interne facturatie). Meer info over de verzekeringen voor personeelsleden en medewerkers is terug te vinden op de intranetpagina van de dienst verzekeringen. Omdat de VUB de nodige verzekeringen aanbiedt aan het personeel en medewerkers worden verzekeringen ten persoonlijke titel niet vergoed door VUB. Specifieke verzekeringen die in het kader van onderzoek en onderwijsprojecten nodig zijn kunnen wel worden vergoed. De link met het project moet worden gemotiveerd. Update 24/04/2012 Pagina 8 van 26
4) Kosten verbonden aan public relations, professionele contacten en lidmaatschapsbijdragen Kosten voor PR zijn kosten die gemaakt worden om de universiteit naar de buitenwereld te promoten of om de universiteit te profileren en bekend te maken binnen andere socio-economische instellingen of bedrijven. Voor persconferenties en advertenties dient vooraf de dienst MARCOM te worden geraadpleegd. Lidgelden van professionele of wetenschappelijke verenigingen kunnen vergoed worden voor zover een rechtstreeks verband bestaat tussen de uitgeoefende dienstactiviteit en de betrokken vereniging en als het bewijsstuk op naam van VUB staat. Lidgelden van alumniverenigingen en lidgelden van serviceclubs zijn aanvaardbaar in het kader van netwerking doch kunnen uitsluitend worden vergoed ten laste van eigen budgetten 2. 5) HORECA, catering, kleine verbruiksgoederen HORECA Het gaat om kosten van beroepsmatige maaltijden met bediening. Aan het beroepsmatig karakter wordt voldaan als er met de tafelgeno(o)te(n) een professionele relatie bestaat zoals bijvoorbeeld: (externe) collega( s); leveranciers; klanten;(mogelijke) partij voor een contract, HORECA kosten voor één persoon worden enkel aanvaard in het kader van een dienstreis. De kosten voor HORECA worden mits gewone motivatie aanvaard voor zover het uitgegeven bedrag per persoon redelijk is (max. 60 per persoon) en de uitgave gebeurt op een werkdag. In de andere gevallen (uitgaven op verlofdagen of in het weekend, bedragen hoger dan 60, ) moeten de kosten omstandiger worden gemotiveerd. 2 Definitie eigen budget: zie B) toepassingsgebied Update 24/04/2012 Pagina 9 van 26
Naast de motivatie (gewoon of omstandig) moeten steeds de genodigden worden vermeld bij de onkostennota of factuur. In België is het bewijsstuk de BTW bon. Soms wordt een kassaticket van een geregistreerd kassasysteem afgeleverd waarop alle nodige BTW vermeldingen staan. Dit kassaticket vervangt dan de BTW bon en is eveneens een geldig bewijsstuk. Buiten België geldt het betalingsbewijs als bewijsstuk. Catering op een beroepsmatige locatie Catering betreft alle kosten met betrekking tot broodjeslunches, koffiepauzes en recepties op een beroepsmatige locatie. Catering wordt meestal verzorgd door een traiteur die, al dan niet met bediening, voeding en drank levert. Bij voorkeur worden deze kosten besteld bij het restaurant van de VUB. Kosten van maaltijden en onthaalkosten op het thuisadres De kosten worden vergoed met een maximum van 60 Euro per persoon en mogen zich maximum 3 keer per jaar voordoen. De gebeurtenissen moeten een professioneel karakter hebben; familiefeesten zijn uitgesloten. Deze kosten worden niet aanvaard in de periode rond de wettelijke feestdagen (december-januari), tenzij extra gemotiveerd. Om het belang van de kosten te staven moet de gastenlijst worden toegevoegd als ook het doel van de ontmoeting omschreven worden. Deze kosten worden enkel vergoed ten laste van eigen 3 budgetten en op basis van factuur op naam van VUB. Kosten van kleine verbruiksgoederen in het kader van de werking van de dienst 3 Definitie eigen budget: zie B) toepassingsgebied Update 24/04/2012 Pagina 10 van 26
6) Kledij Zowel aankopen van voeding en drank als kleine toestellen vallen hieronder. Voorbeelden : thee, koffie, koekjes, huishoudrol, servietten, afwasproduct, koffiezetapparaat, huur watercooler. Veel van de kleine verbruiksgoederen kunnen intern bij het restaurant worden besteld. Beroepskledij (vb. laboschort, veiligheidskledij,..) moet worden besteld of aangekocht via directe factuur op naam van VUB. De aankoop van een bril (montuur en glazen) is niet toegelaten, tenzij het gaat om een speciale bril (vb. veiligheidsbril). 7) Reis- en verblijfkosten Reiskosten zijn kosten, gemaakt in dienstopdracht, van verplaatsing over langere afstanden, meestal per vliegtuig, per trein of per boot. Reiskosten gaan meestal gepaard met verblijfkosten. Verblijfkosten zijn kosten, gemaakt in dienstopdracht, van overnachting, eten en korte verplaatsingen ter plekke (taxi,bus, ). Buiten het personeel van de VUB kunnen ook volgende personen reis- en verblijfkosten indienen: bursalen; emeriti met opdracht; gastprofessoren derden (zie honoraria en terugbetaling van kosten aan derden) Volgende reis- en verblijfkosten zijn niet toegestaan omdat ze behoren tot de privé-sfeer: kleding (hemden, broeken, sokken, dassen, vesten, kostuums, ) reiskoffers van welke aard ook rugzakken toiletgerief wasserijkosten betaal TV Update 24/04/2012 Pagina 11 van 26
De standaard voor vliegtuigreizen is economy. De standaard voor treinreizen, bootreizen, is 2 e klasse of een vergelijkbaar economisch tarief. Reizen in een hogere klasse is toegestaan ten laste van eigen budgetten 4, of wanneer contractueel voorzien in extern te verantwoorden projecten. Reis- en verblijfkosten voor de meereizende partner worden niet vergoed tenzij in uitzonderlijke omstandigheden (vb. protocol). Dit moet voorafgaandelijk bij het hoofd van de Financiële directie aangevraagd worden. De kosten voor de meereizende partner worden bij voorkeur vergoed ten laste van eigen budgetten. De kosten voor de meereizende partner kunnen niet worden vergoed op projecten die extern moeten verantwoord worden. Internationale reispassen, reis- en verblijfvisum en inentingen Als een personeelslid in dienstopdracht naar het buitenland reist dan kunnen de kosten voor de internationale reispas evenals het reis- en verblijfvisum van de betrokkene worden vergoed. Ook kosten m.b.t. noodzakelijke of aanbevolen inentingen van het personeelslid worden vergoed. Iedere financiële bijdrage van derden in de kosten dient door de begunstigde te worden vermeld en in mindering gebracht van de door de VUB ten laste te nemen vergoedingen. Betaling op basis van reële bewijsstukken Algemeen is de regel dat alle reis- en verblijfskosten kunnen worden (terug)betaald op basis van reële bewijsstukken (hotelfactuur, vliegtuigticket, bewijs huur wagen, taxibewijs, maaltijdkosten,...). Bij het indienen van reiskosten moet, buiten de motivering, uit de bijlagen (tickets of manueel toegevoegde informatie) steeds duidelijk blijken: aantal tickets (indien van toepassing), bestemming en datum van de heen- en terugreis. Voor onderzoeksprojecten, waar het contractueel is bepaald, moeten ook de boardingpassen toegevoegd worden. Forfaitaire verblijfsvergoeding (per diem) 4 Definitie eigen budget: zie B) toepassingsgebied Update 24/04/2012 Pagina 12 van 26
Een 'per diem' is een forfaitaire kostenvergoeding voor uitgaven die gemaakt worden in het kader van een beroepsverblijf/ dienstopdracht. Omdat alle reis- en verblijfkosten kunnen worden vergoed op basis van reële bewijsstukken zijn per diems aan personeelsleden niet toegelaten. In een beperkt aantal gevallen zijn per diems of forfaitaire vergoedingen aan personeelsleden wel mogelijk (gelieve dit duidelijk als motivering in de onkostennota te vermelden): wanneer dit contractueel voorzien is in projecten; in het kader van afspraken binnen nationale of internationale samenwerkingsverbanden waarbij alle leden van het samenwerkingsverband eenzelfde vergoeding ontvangen; in het kader van veldwerk in gebieden waar weinig of geen mogelijkheid is om bewijsstukken te verzamelen. Een per diem is ook mogelijk voor derden die op uitnodiging tijdelijk aan de VUB verblijven. Bij de aanvraag van de per diem moet het beroepsmatig karakter bewezen worden (mails over afspraken, verslagen, ). De dagvergoeding bedraagt maximum 80 Euro. De nachtvergoeding bedraagt maximum 120 Euro. Als er een overnachting bij is, dan tellen de dag van vertrek en de dag van terugkomst slechts voor een halve dag. De aanvraag voor een per diem mag niet gecombineerd worden met het indienen van werkelijke kosten, uitgezonderd de reiskosten naar en van de locatie van de dienstopdracht. 8) Dienstverplaatsingen a) Dienstverplaatsingen met het eigen voertuig (kilometervergoeding) Dienstverplaatsingen 5 met het eigen gemotoriseerd voertuig kunnen terugbetaald worden via de kilometervergoeding. De kilometervergoeding is een forfaitaire vergoeding gebaseerd op de tarieven voor het personeel van de Vlaamse Gemeenschap. De kilometervergoeding is onafhankelijk van het belastbaar vermogen van het voertuig. 5 Alleen dienstverplaatsingen kunnen worden terugbetaald. Woon-werkverkeer met de wagen wordt niet terugbetaald. Update 24/04/2012 Pagina 13 van 26
De kilometervergoeding dekt alle kosten die uit het gebruik van het voertuig voortspruiten zoals benzinegebruik, afschrijvingen en onderhoudskosten. Dit soort kosten kan bijgevolg niet afzonderlijk worden vergoed. Personeelsleden hebben voor de kilometervergoeding de keuze uit 2 tarieven: tarief 1: kilometervergoeding met omniumverzekering VUB 6 tarief 2: kilometervergoeding zonder omniumverzekering VUB (deze mogelijkheid kiezen als men persoonlijk reeds een omniumverzekering voor het voertuig heeft afgesloten) Buiten het personeel van de VUB kunnen ook volgende personen kilometervergoeding vragen: bursalen; emeriti met opdracht; gastprofessoren derden (zie honoraria en terugbetaling van kosten aan derden) Voor niet-personeelsleden is alleen het tarief kilometervergoeding zonder omniumverzekering VUB mogelijk. Kilometervergoeding kan alleen aangevraagd worden via RAPTOOLS onkosten. Bij het invoeren van de aanvraag kiest men voor tarief 1 met omniumverzekering van de VUB of tarief 2 zonder omniumverzekering van de VUB. De bedragen die overeenstemmen met de tarieven zijn ingebouwd in RAPTOOLS. Per verplaatsing moeten het aantal kilometers alsook het vertrekpunt en bestemming moet worden opgegeven en de reden van de verplaatsing (dit kan in de toepassing zelf of via een excelsheet in bijlage waarbij dan de som van de verplaatsingen wordt ingevoerd in raptools). b) Dienstverplaatsingen met een gehuurd voertuig 6 De uitbetaalde kilometervergoeding ligt lager dan bij tarief 2. Het verschil is de bijdrage voor de omniumverzekering. De omniumverzekering dekt stoffelijke schade, brand en diefstal van het voertuig tijdens dienstdoeleinden. Update 24/04/2012 Pagina 14 van 26
De huur van een voertuig en hieraan verbonden benzinekosten worden vergoed als dit kadert in een dienstreis. c) Dienstverplaatsingen met een bedrijfsvoertuig van de VUB De VUB beschikt over een aantal bedrijfsvoertuigen. De benzinekost van deze bedrijfsvoertuigen wordt geregeld via tankkaart. Als deze kaart niet bruikbaar is kunnen benzinekosten vergoed worden. Voor de bedrijfsvoertuigen worden de onderhoudskosten (incl. carwash) vergoed. d) Dienstverplaatsingen met de fiets (fietsvergoeding) Dienstverplaatsingen met de fiets kunnen terugbetaald worden via fietsvergoeding (bedrag per km). Het bedrag/km is identiek aan het bedrag dat de Dienst Personeel uitbetaald voor fietsvergoeding in het kader van woon- werkverkeer. e) Dienstverplaatsingen met het openbaar vervoer Dienstverplaatsingen met het openbaar vervoer (tram, trein, bus,...) kunnen terugbetaald worden op basis van bewijsstukken. 9) Deelname aan congressen, voordrachten, opleiding en bijscholing Het betreft de kosten van inschrijving voor beroepsmatige deelname aan een binnenlands of buitenlands congres als spreker, panellid, organisator of deelnemer. Het bedrijfskarakter van congressen, colloquia, opleidingsdagen en andere deelnames kan aangetoond worden aan de hand van het congresprogramma, de uitnodiging of enige andere attestatie van deelname. Opmerking: voor inschrijvingen kan de betaling dringend zijn en is het soms nodig de factuur sneller te laten betalen dan de standaard betalingstermijn van VUB. Dit moet duidelijk worden aangegeven met een begeleidende nota of duidelijke vermelding bij de factuur. Bijscholing voor personeelsleden wordt binnen de VUB georganiseerd door de dienst Vorming, Training en Opleiding (VTO). Update 24/04/2012 Pagina 15 van 26
Raadpleeg het intranet voor het aanbod. Via de begrotingsaanvraag kan een tussenkomst bij VTO worden aangevraagd voor externe bijscholing. Inschrijvingsgeld voor een academische opleiding of doctoraat van een personeelslid/doctoraatsstudent wordt niet vergoed, tenzij dit contractueel is voorzien in het kader van projecten. 10) Uitrusting en Meubilair Het gaat hier om volgende kosten: bureau s en bureauopstellingen labo uitrusting tafels bureaustoelen bezoekersstoelen kasten en ladeblokken schrijfborden kapstokken spiegels... Aankopen van meubilair gebeurt via bestelling of directe factuur op naam van VUB. Aankopen van meubilair ten persoonlijke titel (zie ook punt kosten voor thuiskantoor) kunnen niet ten laste gelegd worden van VUB en worden niet vergoed. 11) Thuiskantoor De kosten voor kantoorinrichting op een privé adres kunnen niet ten laste gelegd worden van de VUB. Dit zijn kosten die kunnen verrekend worden in de persoonlijke belastingaangifte van het personeelslid wanneer het personeelslid zijn beroepskosten bewijst. In overleg met de fiscus wordt dan een deel van de kosten van het gebouw, elektriciteit, verwarming, kantoormeubelen, bureelbenodigdheden, enz in mindering gebracht van het belastbaar inkomen. Aansluiting-, abonnement- en gesprekskosten met betrekking tot een vast telefoon- of faxtoestel op een privé adres zijn uitdrukkelijk verboden door de fiscus als Update 24/04/2012 Pagina 16 van 26
categorie kosten eigen aan de werkgever. In principe komen deze uitgaven dan ook niet in aanmerking voor vergoeding. Enkel wanneer het personeelslid via motivering de (tijdelijke) noodzaak aantoont (bv. enquetes uitvoeren) kan een percentage van de persoonlijke factuur terugbetaald worden dat overeenstemt met het beroepsmatige deel. De VUB betaalt met andere woorden nooit de volledige rekening terug. Aansluiting- en abonnementskosten voor internet op een privé adres. Regeling voor het boekjaar 2012: wanneer het personeelslid via motivering de noodzaak aantoont kan een percentage van de factuur op een privé adres terugbetaald worden dat overeenstemt met het beroepsmatige deel. De VUB betaalt met andere woorden nooit de volledige rekening terug. Regeling vanaf het boekjaar 2013: wanneer het personeelslid het gebruik van het internet op het privé adres motiveert, worden de kosten vergoed. Aan dit voordeel wordt een forfaitaire waarde gehecht en aangegeven op de fiche 281.10, ongeacht de verhouding tussen professioneel en privé gebruik. 12) PC s/laptops PC s die worden aangekocht door VUB zijn uitsluitend bedoeld voor bedrijfsdoeleinden (zie ook de bepalingen hierover in de bijlage van het arbeidsreglement). De VUB heeft voor de aankoop van desktops, laptops, schermen en servers een raamakkoord afgesloten met een aantal leveranciers. Afwijkingen van het raamakkoord moeten worden gemotiveerd. Aankopen van PC s en laptops op een privé adres worden niet terugbetaald. PC s en laptops moeten aangekocht worden via bestelling of directe factuur op naam van VUB. Update 24/04/2012 Pagina 17 van 26
13) GSM/PDA en abonnement De VUB kan een GSM/PDA en/of abonnement ter beschikking stellen van personeelsleden omwille van professionele doeleinden (procedure mobiel telefoonverkeer). De aankoop van de GSM/PDA gebeurt bij voorkeur via bestelling of directe factuur op naam van VUB. Bij terugbetaling op basis van een onkostennota of een factuur op een niet VUB adres wordt de vergoeding beperkt tot het beroepsmatige deel om te voorkomen dat de aanschaf een belastbaar voordeel in natura zou opleveren voor het personeelslid. Het beroepsmatige deel moet gemotiveerd worden. De toestellen kunnen niet jaarlijks vervangen worden tenzij bij verlies, diefstal of beschadiging. De kost van de bedrijfsgesprekken via VUB abonnementen, aangevraagd in het kader van de procedure mobiel telefoonverkeer, wordt rechtstreeks door de telecomoperator aan de VUB gefactureerd via een systeem van dual invoicing. Het personeelslid ontvangt een privé afrekening voor de persoonlijke gesprekken op het VUB abonnement. Bijgevolg wordt privé-gebruik ten laste van de VUB uitgesloten. Abonnementen op een niet VUB adres of belkaarten (type Pay & Go, ) worden in regel niet vergoed. Enkel in zeer specifieke gevallen kan dit worden toegestaan: - in de tussentijd bij omschakeling naar dual invoicing; - op een project op zeer tijdelijke basis. Dit moet extra worden gemotiveerd. In elk geval worden privé kosten van gesprekken of transmissies niet terugbetaald en enkel het beroepsmatig deel wordt vergoed. 14) Vaste telefoon en internet op de werkplaats Vaste telefoons mogen niet extern worden aangekocht, maar moeten intern besteld worden via de technische dienst (verrekening via interne facturatie). Het is de technische dienst die zorgt voor de configuratie en aansluiting. Update 24/04/2012 Pagina 18 van 26
Aansluiting op het VUB internet moet intern besteld worden bij het rekencentrum van de VUB. 15) Professionele literatuur Vakliteratuur (papier of elektronisch) moet aangekocht worden via de bibliotheek (beslissing BUR.101/S4/01). Na levering maakt de bibliotheek de factuur, voorzien van een bezitstempel, over aan de budgethouder voor invoer in RAPTOOLS. Aankopen ten persoonlijke titel (on-line aankopen met VISA, vakliteratuur gekocht op zending, ) worden slechts vergoed na registratie van het boek of tijdschrift bij de bibliotheek. Persoonlijke krantenabonnementen worden niet vergoed. Als boeken of tijdschriften worden aangeschaft als cursusmateriaal (verbruiksgoed), dan is registratie in de bibliotheek niet nodig. De reden van niet-registratie moet dan wel duidelijk in het motivatieveld worden ingevuld. 16) Geschenken a) Geschenken aan professionele relaties (derden) Relatiegeschenken worden fiscaal omschreven als voorwerpen van een zekere waarde die occasioneel worden aangeboden in het kader van beroepsrelaties (vb. wijn, bloemen, pralines, geschenkcheques, ). De kosten van relatiegeschenken worden vergoed voor een maximumbedrag van 125 Euro per begunstigde/jaar. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om ervoor te zorgen dat dit bedrag niet wordt overschreden. Geschenken kunnen enkel worden vergoed ten laste van niet extern te rechtvaardigen budgetten. De BTW is niet recupereerbaar. Opgelet: omdat schenker en begunstigde van het geschenk niet dezelfde persoon zijn is het is zeer belangrijk om als bewijsstuk een bewijs te hebben op naam van VUB. Als het bewijsstuk niet op naam is van VUB, zal het relatiegeschenk worden geboekt op naam van de indiener (i.p.v. de Update 24/04/2012 Pagina 19 van 26
begunstigde) en bijgevolg aangegeven worden als kosten eigen aan de werkgever van de indiener! b) Geschenken aan personeelsleden Het geschenk wordt gegeven als blijk van erkentelijkheid of van goedgunstigheid naar aanleiding van een gelukkige gebeurtenis die geen rechtstreeks verband houden met de beroepswerkzaamheid van het personeelslid. Geschenken aan personeelsleden kunnen nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie. De fiscale reglementering en de RSZ reglementering leggen maximale bedragen op voor geschenken aan personeel. Bij overschrijding van deze bedragen worden de geschenken beschouwd als voordeel in natura. In geval van huwelijk/wettelijke samenwoning en geboorte worden volgende geschenken in de vorm van een premie uitsluitend uitbetaald door de dienst Personeel aan elk personeelslid: Geboorte: 35 Huwelijk of wettelijke samenwoning: 200 In geval van pensionering, uitdiensttreding of eervolle onderscheiding beslist het diensthoofd over de geschenken/premie die wordt toegekend ten laste van een budget van de dienst rekening houdend met volgende maxima: Pensionering of uitdiensttreding: 35 per dienstjaar, met een maximum van 875 Eervolle onderscheiding:105. Onder een eervolle onderscheiding moet worden verstaan, een officiële of burgerlijke onderscheiding toegekend buiten de onderneming zoals een ereteken of ridderorde, een decoratie, laureaat van de arbeid, enz. (een erkenning n.a.v. een jubileum binnen de onderneming - bv. 20 jaar dienst - wordt dus niet beschouwd als een eervolle onderscheiding). Bij pensionering/uitdiensttreding kan ten laste van het budget van de dienst bijkomend een receptie worden aangeboden, omdat dit fiscaal niet als een geschenk wordt beschouwd. Update 24/04/2012 Pagina 20 van 26
Geschenken naar aanleiding van een aantal jaren dienst van personeelsleden mogen uitsluitend worden toegekend door de dienst MARCOM. De vergoeding van geschenken met een waarde groter dan de grenzen volgens de sociale en fiscale wetgeving is niet toegestaan. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om ervoor te zorgen dat de wettelijke bedragen niet worden overschreden. Premies/Geschenken kunnen enkel worden betaald ten laste van niet extern te rechtvaardigen budgetten. Geschenken naar aanleiding van verjaardagen, secretaressedag, e.d. kunnen niet ten laste genomen worden door VUB en zijn op persoonlijk initiatief. c) Overlijden Een krans wordt vergoed voor een maximum van 125, op basis van een originele factuur op naam van VUB. De krans moet bestemd zijn voor een (ex-) personeelslid of voor een verwant van een personeelslid tot in de eerste graad of voor een professionele relatie. d) Ontvangen van geschenken Bij het afsluiten van contracten of het doen van bepaalde aankopen (goederen, diensten, werken) worden soms relatiegeschenken aangeboden aan personeelsleden. Het is niet toegestaan geschenken (in eender welke vorm) te aanvaarden die het afsluiten van een contract of een aankoop kunnen beïnvloeden. In het kader van het onderhouden van werkrelaties of relaties met leveranciers mag een geschenk van beperkte omvang worden aanvaard voor zover dit het verder zetten van de relatie niet beïnvloedt. 17) Vergoedingen proefpersonen/éénmalige vrijwilligers /vrijwillige medewerkers/vrijwilligers/ Proefpersonen zijn personen die op vrijwillige basis en onbezoldigd meewerken aan een wetenschappelijk onderzoek Update 24/04/2012 Pagina 21 van 26
of studie. Er kan met de dienst verzekeringen contact worden genomen om een verzekering af te sluiten. Aan deze personen - derden - mag belastingvrij een geschenk worden toegekend, waarvan de waarde overeenstemt met een redelijke tussenkomst in gemaakte kosten die een rechtstreeks gevolg zijn van hun deelname aan het experiment. Een geschenk aan proefpersonen mag nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie. Om de vergoeding te laten uitbetalen is de opgave van het aantal proefpersonen en de vergoeding per persoon noodzakelijk. Voor de verdere modaliteiten zie geschenken aan derden. Eenmalige vrijwilligers zijn personen die zich bij één enkele gelegenheid op vrijwillige basis en onbezoldigd inzetten om de doelstellingen van de universiteit te helpen realiseren. Ook medewerkers bij het afnemen van enquêtes vallen onder deze categorie. Een geschenk aan een éénmalige vrijwilliger mag nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie. De fiscus schakelt deze groep mensen gelijk aan 'derden'. Voor de verdere modaliteiten zie geschenken aan derden. Vrijwillige academische medewerkers en administratieve vrijwilligers zijn personen die zich op regelmatige en vrijwillige basis en onbezoldigd inzetten om de doelstellingen van de universiteit te realiseren. Deze personen zijn niet aan de universiteit verbonden in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling. De overeenkomst voor vrijwillige academische medewerkers/ administratieve vrijwilligers wordt geregistreerd door de dienst personeel en zal op geen enkele wijze beschouwd worden als een arbeidsovereenkomst. Vergoedingen aan vrijwillige academische medewerkers/ administratieve vrijwilligers, van welke aard ook, kunnen dus nooit worden toegekend als vergoeding voor een prestatie. Aan vrijwillige academische medewerkers/administratieve vrijwilligers mag belastingvrij een vergoeding worden toegekend, waarvan de waarde overeenstemt met een redelijke tussenkomst in gemaakte kosten die een rechtstreeks gevolg zijn van hun vrijwillige activiteit. De vergoeding kan bestaan uit een terugbetaling van de reële kosten, indien de realiteit en het bedrag van deze kosten Update 24/04/2012 Pagina 22 van 26
kunnen aangetoond worden aan de hand van bewijskrachtige documenten. In dit geval moet geen plafond worden gerespecteerd, geen sociale bijdragen worden betaald en niets (noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het aangifteformulier inzake personenbelasting. Als er geen kosten kunnen worden aangetoond op basis van bewijskrachtige documenten kan de vergoeding bestaan uit een forfaitair bedrag. In dat geval moeten twee geïndexeerde plafonds (een maximaal bedrag per dag en een maximaal bedrag per jaar) worden toegepast. Deze plafonds zijn terug te vinden op: http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/specifiekeinfo/vrijwilligers/vergoeding-plafond.htm. Zolang deze plafonds niet worden overschreven moeten geen geen sociale bijdragen worden betaald en niets (noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het aangifteformulier inzake personenbelasting. Opgelet: deze plafonds betreffen namelijk de totaliteit van al het vrijwilligerswerk dat door eenzelfde persoon gedurende een dag of een kalenderjaar voor één of meerdere organisaties wordt verricht. Als één van deze plafonds wordt overschreden (of beide plafonds) verliest de betrokkene de hoedanigheid van vrijwilliger. Dus, in geval van overschrijding worden alle forfaitaire vergoedingen die betrokkene gedurende dat jaar voor vrijwilligerswerk heeft ontvangen, als belastbaar beschouwd; zal betrokkene kunnen worden geherkwalificeerd als werknemer of als zelfstandige met alle gevolgen van dien. Opgelet:een vrijwilliger die in één of meerdere organisaties vrijwilligerswerk verricht, mag niet van beide systemen genieten: indien zijn kosten worden vergoed, moet hij eenzelfde systeem van vergoeding kiezen in alle organisaties waar hij vrijwilligerswerk verricht. 18) Giften en sponsoring De middelen van de VUB mogen alleen gebruikt worden voor de realisatie van de missie van de VUB. Bijgevolg zijn giften aan derden niet toegelaten. Uitzonderlijk kunnen giften ten laste van patrimoniumkredieten worden toegestaan op initiatief van het rectoraat. Update 24/04/2012 Pagina 23 van 26
Sponsoring aan derden is in regel niet toegestaan, tenzij dit kadert in activiteiten die bijdragen aan de uitstraling van de VUB en mits toestemming van de dienst MARCOM. 19) Personeelsfeesten / teambuildingactiviteiten Diensten kunnen bijvoorbeeld volgende activiteiten organiseren: barbecue feestje n.a.v. nieuwjaar teambuildingactiviteit Personeelsfeesten en teambuildingactiviteiten behoren tot de beroepssfeer als ze worden georganiseerd door een VUB dienst en mits goedkeuring van het diensthoofd. Voor feesten is het belangrijk dat alle personeelsleden die behoren tot de dienst worden uitgenodigd. Deze kosten zijn niet toegelaten op extern te rechtvaardigen projecten. Voor teambuildingactiviteiten kan, via de begrotingsaanvraag, een tussenkomst worden gevraagd bij de dienst VTO (vorming, training, opleiding). 20) Beurzen Beurzen voor korte verblijven Het gaat hier voornamelijk over visiting scholars of visiting fellows die met een beurs in het kader van uitwisselingsakkoorden met andere universiteiten gedurende een kort verblijf (in de regel 3 maanden, maximaal 6 maanden) aan de VUB verblijven om studieredenen of onderzoeksactiviteiten buiten elk dienstverband. Deze kosten kunnen enkel worden betaald via een onkostennota. Beurzen voor lange verblijven Update 24/04/2012 Pagina 24 van 26
Kunnen enkel worden betaald door: - IRMO (Interantional relations and mobility): statuut student - Personeelsdienst: statuut postdoc/personeelslid 21) Honoraria aan derden en kosten verbonden aan honoraria Honoraria of erelonen aan derden zijn vergoedingen die worden betaald voor een aantal prestaties van intellectuele aard. Aan erelonen kunnen ook kosten verbonden zijn. Voorbeelden : advocaten, architecten, consultants, vertalers, enqueteurs, derden die deelnemen aan evaluatievisitaties, sprekers, bedrijfsrevisoren, kunstenaars (zie bijzondere regeling voor kunstenaars), muzikanten (zie bijzondere regeling voor kunstenaars), Deze beroepen kunnen optreden als rechtspersoon of als natuurlijk persoon. Honoraria of erelonen en kosten hieraan verbonden worden in regel niet toegekend aan personeelsleden, tenzij voorzien in een apart reglement. Jobstudenten ontvangen geen honoraria en worden vergoed via de personeelsdienst. Prestaties voor een bedrag van minder dan 3500 op jaarbasis Het opmaken van een overeenkomst is niet verplicht. Het ereloon wordt betaald d.m.v. van DFAC (als er een factuur is) of ONK. Als bewijsstuk bij de ONK moet ofwel een ereloonnota gevoegd worden of een uitbetalingstaat voor honoraria. Dit is een document waarop volgende gegevens zijn ingevuld: - naam, voornaam, volledig adres van de tegenpartij - bankgegevens van de tegenpartij - datum waarop de prestatie werd geleverd - omschrijving van de geleverde prestatie - handtekening van VUB vertegenwoordiger en tegenpartij. Prestatie(s) voor een bedrag van meer dan 3500 op jaarbasis Het opmaken van een overeenkomst is verplicht, uitgezonderd voor advocaten. De overeenkomst wordt ondertekend door de Update 24/04/2012 Pagina 25 van 26
tegenpartij en de budgethouder en wordt meegetekend door de hiërarchische meerdere. Er wordt gewerkt met een bestelaanvraag. Erelonen die niet het voorwerp uitmaken van een factuur worden aangegeven bij de belastingen via een fiscale fiche 281.50 voor zover deze erelonen op jaarbasis de 125 overschrijden. Op deze fiche worden ook de vergoede kosten vermeld, die gemaakt zijn in het kader van het ereloon. Gezien op erelonen geen bijdragen voor de sociale zekerheid worden ingehouden, dienen de personen die honoraria ontvangen zelf als zelfstandige sociale bijdragen te betalen en bijkomende verzekeringen te voorzien. Bijzondere regeling voor kunstenaars Onder de term kunstenaars wordt verstaan: podiumkunstenaars en scheppende kunstenaars. Als de kunstenaar: per dag en per opdrachtgever niet meer vergoed wordt dan 100 (geïndexeerd); én per jaar niet meer vergoed wordt dan 2.000 (geïndexeerd); én maximaal slechts 30 dagen per kalenderjaar artistieke prestaties levert, waarvan maximaal 7 opeenvolgende dagen bij éénzelfde opdrachtgever, dan worden die vergoedingen geacht onkostenvergoedingen te zijn, vrijgesteld van belasting en sociale zekerheidsbijdragen. Het zijn all-in kostenvergoedingen die niet kunnen worden gecombineerd met een andere kostenvergoeding (zoals afgelegde kilometers). Om onder de regel van kleine vergoeding te vallen, moet bij de ingediende onkostennota, een verklaring worden gevoegd waarin de kunstenaar bevestigt nog in aanmerking te komen voor de kleine vergoedingsregeling. De kleine vergoeding wordt niet vermeld op een fiche 281.50. Update 24/04/2012 Pagina 26 van 26