Integriteitscode Juli 2015

Transcriptie

1 Integriteitscode Juli 2015

2 Inhoudsopgave Inleiding: een glazen huis...3 Kernwaarden...3 De uitgangspunten...3 Respect naar bewoners en collega s...5 Op kantoor...5 In de woning...5 Nevenfuncties...6 Zakelijke en maatschappelijke nevenfuncties...6 Ondersteuning maatschappelijke doelen...6 Fraude...7 Geschenken, giften en uitnodigingen...7 Geschenken...7 Uitnodigingen...8 Omgaan met informatie...8 Informatie richting de huurder...8 Besluitvorming bij opdrachtverlening...9 Maatwerk bij woningtoewijzing...9 Interne besluiten...9 Scheiding zaak en privé...9 Zakelijke relaties...9 Voordelen voor medewerkers...9 Gebruik van materialen...10 Gedrag op kantoor en werkplek...11 Relaties op het werk...11 Omgang met de media...11 Omgang met internet en social media Integriteit in de samenwerking met belanghouders...11 Integriteit in de omgang met sollicitanten...11 Alcohol en roken...11 Handhaven van de code...12

3 Inleiding: een glazen huis Er wordt in toenemende mate kritisch gekeken naar corporaties en andere maatschappelijke organisaties. Kritisch vanuit huurders, vanuit de overheid, vanuit externe toezichthouders en vanuit belanghouders en partners. Dit gegeven vraagt ook intern om een kritische blik op hoe de medewerkers van Area met elkaar, met haar klanten en met het werken bij Area omgaan. De noodzaak hiervoor wordt nog versterkt doordat Area zich beweegt in de vastgoedwereld; een branche die qua imago nog wel wat goed te maken heeft. Daarom is deze integriteitcode opgesteld: om inzicht te geven in hoe we met elkaar en met partijen om ons heen omgaan, werken en samenwerken. Deze code hangt samen met de Governancecode van Area en is beschikbaar voor alle huurders, partners, leveranciers en andere belangstellenden via de website van Area. Wij vragen de organisaties waar wij een verbinding mee hebben, zich te conformeren aan de integriteitscode. Omdat fraude en integriteit nauw met elkaar verbonden zijn, wordt in deze code ook aandacht besteed aan de wijze waarop wij fraude trachten te voorkomen. Jaarlijks wordt deze integriteitcode door het bestuur geëvalueerd en in het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband relevant zijn. Deze integriteitscode is op d.d. 25 juni 2015 vastgesteld door de directeur-bestuurder. Op 23 juli 2015 heeft de Ondernemingsraad een positief advies gegeven. Op 16 september 2015 is deze code ter kennisgeving aangeboden aan de Raad van Commissarissen (RvC). Kernwaarden Area heeft een drietal kernwaarden benoemd. Deze waarden zeggen iets over wie Area is, hoe er wordt gecommuniceerd en hoe Area wil dat anderen haar zien. Deze kernwaarden zijn (in willekeurige volgorde): hartelijk, verbindend en uitdagend. Deze integriteitcode is te lezen vanuit deze kernwaarden en is als het ware ondersteunend hierbij. De uitgangspunten Uitgangspunt van deze integriteitcode is dat alle medewerkers van Area zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het maatschappelijk belang in het algemeen en dat van Area en haar huurders in het bijzonder moet dienen. Elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan dient daarom vermeden te worden. De code is geldig voor alle betrokkenen binnen Area en zij confirmeren zich dan ook aan deze code. Daar waar gesproken wordt over medewerkers betreft het ook managers, bestuurder en commissarissen, en ook degenen die tijdelijk bij Area in dienst zijn of voor Area werkzaamheden verrichten. Zij handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving, interne en externe regels, codes, richtlijnen en beleid die binnen Area van toepassingen zijn. Ons uitgangspunt is dat wij alleen zakelijke relaties aan gaan met partijen die eveneens handelen in overeenstemming met onze normen en waarden. Waar mogelijk toetsen wij vooraf of hieraan voldaan wordt.

4 Bij integriteit gaat het enerzijds om het handhaven van formele regels zoals de wet gelijke behandeling, de wet bescherming persoonsgegevens, statuten, Aedescode en een aantal van de statuten afgeleide reglementen en codes. Anderzijds gaat het over het hanteren van normale regels, die passen bij de waarden en normen van een maatschappelijke organisatie en van wat gangbaar is in de relaties tussen mensen. Werken bij Area betekent dat er soms extra kritisch wordt gekeken naar het handelen. Dit vraagt om niet alleen met elkaar maar ook de relatie met partners, leveranciers en andere partijen zorgvuldig in te vullen, conform de in deze integriteitcode besproken thema s. Het vraagt erom om met respect om te gaan met klanten, collega s, leveranciers en anderen. Area werkt vanuit haar bedoeling (zorgen voor betaalbaar en duurzaam wonen voor hen die het echt nodig hebben). Dit geeft medewerkers een eigen verantwoordelijkheid. Daarbij past dat niet volledig is vastgelegd wat wel en niet mag. Ook een integriteitscode waarin is vastgelegd wat wel en niet passend is, past daar niet bij. Temeer niet omdat integriteit geen zwart/wit beleid is, maar per persoon kan verschillen. Daarom worden in dit beleid, waar mogelijk, zo min mogelijk regels beschreven maar meer vanuit de gedachte dat iedere medewerker binnen Area kan en mag werken volgens de bedoeling, daarbij zijn of haar eigen verantwoordelijkheden kent en neemt, handelt naar eer en geweten. Dit alles passend bij de Visie en uitgangspunten waar Area voor staat. Deze ruimte kan ook meer ruimte voor integriteitsrisico s opleveren. Daarmee is een sterkere nadruk op de werking van de code in de dagelijkse praktijk een belangrijke voorwaarde. Als Area vinden we het belangrijk dat we samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben. Maar ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. Het blijft de eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Deze code is te zien als een denkraam waar binnen medewerkers opereren. Door dit regelmatig met elkaar te bespreken wordt de code een levend onderdeel van de bedrijfscultuur. Doordat gezamenlijk een code is vastgesteld, ontstaat de openheid die het mogelijk maakt om vragen te stellen wanneer je denkt dat dit nodig is. Bij twijfel neem je contact op met je leidinggevende om met hem de situatie te bespreken en tot een oplossing te komen. Voor complexe zaken of een vermoeden van fraude kan gebruik gemaakt worden van de Klokkenluiderregeling en de externe vertrouwenspersoon.

5 Respect naar bewoners en collega s Op kantoor Medewerkers van Area hebben een professionele en respectvolle houding. Over bewoners, andere klanten en collega s wordt altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedrag. Dit geldt ook buiten werktijd. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Dit geldt ook voor het roddelen over bewoners en andere relaties. Spreek elkaar op een respectvolle manier aan op dit gedrag en zie kritiek als een gratis advies! Wij respecteren de privacy van onze klanten. Aan de balie zijn maatregelen genomen zodat vertrouwelijke gesprekken ook in een daartoe geschikte ruimte kunnen plaatsvinden. De medewerkers wijzen klanten indien nodig daarop; zij laten zich in deze niet uitsluitend leiden door de opvattingen van de bewoner. Voor wat betreft de gegevensverwerking van onze klanten hanteren wij een privacyreglement. Respectvol omgaan met collega s betekent dat er een open en transparante communicatie plaatsvindt, waarbij feedback vrij geuit en besproken kan worden. De grondhouding is daarbij positief en opbouwend en gericht op het verbeteren van de werkwijze. Pesten van collega s op de werkplek wordt niet getolereerd. Afspraken die wij maken met collega s of met onze klanten worden altijd nagekomen. Indien afspraken onverhoopt niet (tijdig) nagekomen kunnen worden, stellen wij hier de collega of klant van op de hoogte. In de woning Het werken in de woning van een huurder vereist extra zorgvuldigheid. Enerzijds betekent dit dat de medewerker vertrouwelijk om gaat met wat hij ziet in de woning; anderzijds kan het nodig zijn zaken te melden en te signaleren naar andere collega s. Indien medewerkers van Area in een woning van Area onrechtmatigheden aantreffen die niet passend zijn bij de bestemming van de woning, dan is de Area medewerker verplicht om hier melding van te maken. Samen met het team en de leidinggevende wordt de ernst van de situatie bepaald en wordt eventueel een vervolgactie ingezet. Medewerkers behandelen de eigendommen van de huurder en zijn huis als een goede huisvader. Het huis wordt altijd opgeruimd achtergelaten, ook als de werkzaamheden tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Daar waar sprake is van bruikbare materialen, worden deze naar het terrein van Area vervoerd. Eigendommen van huurders die aangetroffen worden nadat de huurder de woning verlaten heeft, worden altijd afgevoerd naar het terrein van Area en niet aangewend voor eigen gebruik. Deze gebruikte -en restmaterialen worden verkocht waarbij de opbrengsten in het Goede Doelen fonds van Area wordt gestort. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en de leidinggevende.

6 Nevenfuncties Zakelijke en maatschappelijke nevenfuncties Uitgangspunt is een strikte scheiding van zakelijke belangen en privébelangen enerzijds en de belangen van Area anderzijds. Area geeft daarom geen toestemming voor nevenactiviteiten van medewerkers of toezichthouders die concurrerend zijn, die tegenstrijdige dan wel aanpalende belangen hebben of die niet verenigbaar zijn met de uitgangspunten van Area. Area doet geen zaken met bedrijven die in eigendom zijn of al dan niet rechtstreeks aangestuurd worden door medewerkers, bestuurders, leidinggevenden of toezichthouders. Area is ook terughoudend met toestemming voor (zakelijke) nevenactiviteiten die zich niet op het werkterrein van de corporatie richten omdat dit gevolgen kan hebben voor de inzet en betrokkenheid van de medewerker. Toestemming wordt alleen verleend, indien de werkzaamheden geen nadelige invloed hebben op de werkzaamheden en niet leiden tot overbelasting van de werknemer. Verzoeken van huurders aan medewerkers van Area tot het uitvoeren van reparaties en/of aanpassingen door medewerkers van Area aan de woning van Area buiten werktijd om, kunnen alleen plaats vinden indien daar door Area toestemming voor is verleend. De betreffende reparatie en/of aanpassing inclusief goedkeuring wordt vastgelegd in de daarvoor bestemde systemen. Het hebben van relevante belangen in organisaties waarmee Area zaken doet, is niet toegestaan en moet altijd gemeld worden bij de leidinggevende. Deze meldingsplicht geldt ook voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een leidinggevende positie bekleden of aanvaarden. Onder een relevant belang wordt verstaan een zodanige positie in een onderneming dat deze persoon daarmee besluitvormende zeggenschap heeft binnen de onderneming. Area waardeert het dat medewerkers en toezichthouders bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Deze nevenfuncties kunnen echter leiden tot strijdige belangen. Als het gaat over functies bij organisaties waar Area mee samenwerkt of concurreert, moet de medewerker er zich van bewust te zijn dat deze functie verenigbaar is met de uitgangspunten van Area en de inzet voor deze functies niet ten koste mag gaan van de inzetbaarheid bij Area. Nevenfuncties van de directeur bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen worden openbaar gemaakt. Ondersteuning maatschappelijke doelen Area hecht belang aan haar maatschappelijke rol en kan in het kader van het sponsor- en donatiebeleid activiteiten ondersteunen. Gezien de omvang van Uden en Veghel is het waarschijnlijk dat medewerkers op één of andere wijze betrokken zijn bij organisaties die Area (financieel) ondersteunt. Daarom is het beleid binnen Area dat ondersteuning van maatschappelijk doelen plaatsvindt binnen de richtlijnen van deze integriteitscode. Ondersteuning van projecten of verenigingen waar medewerkers bij betrokken zijn is mogelijk, zolang overwegingen om projecten wel of niet te steunen transparant zijn en alleen gebaseerd zijn op een onafhankelijke beoordeling van de activiteit. Dat betekent

7 dat de betrokkenheid wel bekend moet zijn. Voor de aanvraag van een ondersteuning van een maatschappelijk doel geeft de aanvrager dan ook schriftelijk de hoedanigheid van zijn of haar betrokkenheid aan. Op basis hiervan kan pas een oordeel gevormd wordt over de ondersteuning door Area. Fraude Fraude en integriteit zijn twee onderwerpen die in elkaars verlengde liggen en daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Area voert een actief beleid om vroegtijdig en adequaat (vermoedelijke) fraude en integriteitschendingen te detecteren en te beheersen. Wat fraude is, is nergens eenduidig beschreven. Wel zijn er elementen waar sprake van moet zin, wil er sprake zijn van fraude. Er kan worden gesproken van fraude als aan minimaal één van de volgende elementen sprake is: het gaat om opzettelijk handelen er wordt een misleidende voorstelling van zaken gegeven er is het oogmerk economisch voordeel te behalen er is een benadeelde er is sprake van onrechtmatig of onwettig handelen Het uiteindelijke doel van fraudebeheersing is het voorkomen van schade van welke vorm dan ook door niet integer handelen. Dit wordt bereikt door het beheersen van de interne en externe fraude risico s, het tijdig signaleren, afhandelen en terugdringen van fraude op een heldere wijze waarbij fraudebeheersing geïntegreerd deel uitmaakt van de bedrijfsvoering. Hiertoe stelt Area op basis van een (fraude) risico analyse, die periodiek geactualiseerd wordt, een plan op waarin beheersmaatregelen benoemd zijn die risico s moeten reduceren. Daarnaast worden periodiek toetsen uitgevoerd van diverse processen waarin elementen worden getoetst die betrekking hebben op fraude. Medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij fraude, worden disciplinair gestraft. De aarde en omvang is afhankelijk van de mate en ernst van de geconstateerde en bewezen fraude. Geschenken, giften en uitnodigingen Geschenken Area ontmoedigt het aannemen en verstrekken van fooien, giften en (kerst-)geschenken in geld of natura aan en door haar medewerkers. Zij zal hiertoe haar leveranciers, klanten (bewoners en kopers) en partners gericht benaderen. Vanuit onze visie, waarin we handelen conform de bedoeling, en vanuit onze maatschappelijke opgave, wordt van medewerkers verwacht dat zij naar eer en geweten handelen en zelf de afweging maken wanneer het aannemen van een geschenk, in welke vorm of hoedanigheid dan ook, wel of niet verenigbaar is met de visie van Area, de integriteit die Area nastreeft en de integriteit van de medewerker. Uitzondering hierop vormt het aannemen van geschenken in het stadium waarin de medewerker van Area zich in een onderhandelingstraject bevindt. Dit is niet toegestaan.

8 Uitnodigingen Uitnodigingen voor lunches, diners en feestjes worden alleen aangenomen als ze in het belang zijn van Area en niet in conflict komen met de onafhankelijkheid in de besluitvorming. Dit betekent dat geen uitnodigingen en dergelijke geaccepteerd worden van relaties waarmee nog onderhandelingstrajecten lopen of waarvan bekend is dat deze op korte termijn gaan lopen. Accepteren van uitnodigingen zijn toegestaan, mits deze passen binnen de doelstellingen van Area en hiermee verenigbaar zijn. Het is aan de medewerker om te bepalen of de uitnodiging hiervoor in aanmerking komt. Bij twijfel kan de medewerker overleggen met collega s. Omgaan met informatie Area is een transparante en open organisatie en wil dat graag blijven. Wij nemen onze medewerkers serieus en daarom onderstrepen we hun eigen verantwoordelijkheid voor het omgaan met informatie. Het is van belang om zorgvuldig om te gaan met de informatie waarover medewerkers en toezichthouders beschikken. Veel informatie binnen Area is immers privacygevoelig (overlast, schuldenproblematiek, huislijk geweld) of van financieel-strategische aard (begrotingsstukken, calculaties, projectgegevens, etc.). Oneigenlijk gebruik van die kennis moet tegengegaan worden, zowel binnen de eigen organisatie als in relatie met andere organisaties. Informatie wordt vertrouwelijk behandeld en niet onnodig extern verspreid. Indien informatie gedeeld wordt met andere organisaties worden hierover gezamenlijk afspraken gemaakt met de leidinggevende. Niemand houdt informatie achter die in het belang van Area is. Medewerkers zorgen ervoor dat informatie over of in het belang van Area, deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. De medewerkers bewaken dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden niet uit handen gegeven aan collega s of derden. Op werkplekken die tijdelijk verlaten worden, wordt de computer uitgelogd dan wel vergrendeld. Voor werkplekken binnen het kantoor en in de bedrijfswagens geldt dat hierop bij beëindiging van de werkdag, dan wel in geval van tijdelijke afwezigheid van de werkplek, vertrouwelijke informatie wordt opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden niet toegankelijk zijn. Informatie richting de huurder In het kader van de privacy geven medewerkers van Area enkel vertrouwelijke informatie aan de klant als zij zich er van verzekerd hebben dat het de klant zelf is die zij aan de telefoon hebben. Als namens een klant gebeld wordt, wordt deze informatie niet gegeven. Als vertrouwelijke informatie kan onder andere inkomen, huur en huurachterstand worden gezien. Een verzoek tot het opsturen van informatie is mogelijk, zij het dat de informatie uitsluitend naar het adres van de klant wordt gestuurd zoals dat bij Area bekend is. Een uitzondering hierop vormen klanten die bijvoorbeeld onder bewind staan, uit de ouderlijke macht zijn ontzet. Informatie kan dan worden verstrekt aan de bij Area bekend zijnde personen, mits hier een verklaring, volmacht van de betreffende klant aan ten grondslag ligt.

9 Besluitvorming bij opdrachtverlening Opdrachtverlening vanuit Area voor levering van goederen en diensten en aanneming van werk gebeurt altijd onder toepassing van de door Area opgestelde Algemene Inkoopvoorwaarden, aanbestedingsbeleid en de processen zoals deze intern zijn vastgesteld. Hierbij worden de procuratieregeling en het Verantwoordelijkheden en Bevoegdhedenschema strikt nageleefd. Maatwerk bij woningtoewijzing Area hanteert bij de toewijzing van woningen een transparant proces waarbij op objectieve criteria wordt toegewezen. In gevallen waar dit noodzakelijk is, kan de Urgentiecommissie anders bepalen. Area conformeert zich aan de wet- en regelgeving omtrent woningtoewijzing. Waar mogelijk passen we maatwerk toe. Area kan maatwerk toepassen indien daar gegronde redenen voor zijn. Hier zijn geen vastomlijnde regels voor vastgelegd. Het is aan de medewerker om een juiste afweging te maken wanneer maatwerk noodzakelijk is. Om hierin transparantie te bieden, zowel intern als extern, moeten afwijkingen van de wet- en regelgeving zorgvuldig worden gedocumenteerd in de daarvoor bestemde systemen. Interne besluiten Niet transparante besluitvorming is vaak een bron van onduidelijkheid en levert risico op, zeker als het gaat over besluiten in relatie met leveranciers. Besluiten en beslissingen worden altijd vastgelegd. Belangrijke besluiten worden in overleg of in bijzijn van direct leidinggevende of collega s genomen en vastgelegd. Indien relevant worden van bijeenkomsten en vergaderingen duidelijke besluitenlijsten vastgelegd. Deze besluiten zijn voor alle betrokken medewerkers toegankelijk. Zij conformeren zich aan deze besluiten. Scheiding zaak en privé Zakelijke relaties Met zakelijke relaties van Area wordt in de privésfeer terughoudend omgegaan. Voor medewerkers die daadwerkelijk betrokken zijn bij de besluitvorming rondom zakelijke transacties met leveranciers gaat Area ervan uit dat medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid nemen bij het beoordelen of een relatie integer en marktconform is. Bij twijfel vraagt de medewerker een manager of collega om hier ook naar te kijken om zodoende een gewogen afweging te kunnen maken. In zaken waar sprake is van mogelijke belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, kan in overleg tussen leidinggevende en medewerker worden besloten desbetreffende taken over te dragen aan een collega. Medewerkers maken geen gebruik van de mogelijkheid om voor eigen gebruik met korting bij leveranciers van Area te kopen of op een andere manier van niet-marktconforme diensten gebruik maken. Dit omdat dit de onafhankelijke relatie met de leverancier in gevaar brengt. Voordelen voor medewerkers Area kent voor wat betreft het toewijzen van woningen geen regelingen waarbij medewerkers bevoordeeld worden t.o.v. andere bewoners en woningzoekenden. Daarom gelden voor medewerkers die ook huurder of woningzoekende zijn bij Area dezelfde rechten en plichten

10 als voor de andere huurders. Daarom zullen medewerkers ook niet om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang bepleiten en/of verkrijgen, waar het de dienstverlening van Area betreft, inclusief de toewijzing en inrichting van woningen. Heeft een medewerker vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij Area dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Zaken worden dan niet door deze medewerker behandeld. Werkzaamheden door collega s van de Servicedienst bij collega s thuis vinden, indien de collega geen huurder is plaats buiten werktijd. Overleg, als je gebruik wilt maken van producten en/of diensten van collega s van Area, hierover altijd met je leidinggevende. Gebruik van materialen Medewerkers van Area gebruiken eigendommen van Area primair voor hun werk. Het gebruik van eigendommen van Area voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan. Voor privégebruik van de onderhoudsauto s is een regeling opgesteld. Medewerkers die gebruik maken van een I-Phone of I-pad die door Area beschikbaar is gesteld gaan hier zorgvuldig mee om. Mobiel telefoon- en datagebruik in het buitenland met een abonnement van Area is altijd voor eigen rekening. Het gebruik van materiaal voor privé gebruik is, behoudens de hierboven genoemde materialen, niet toegestaan, mits vooraf toestemming is verleend door de leidinggevende. Schade aan het geleende gereedschap komt altijd voor rekening van de betrokken. Uitzondering op deze regel betreft de bedrijfsauto, I-Phone en I-pads. Het uitoefenen van activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van Area is niet toegestaan.

11 Gedrag op kantoor en werkplek Uitgangspunt hiervoor is het respectvol samenwerken zoals eerder omschreven. Daarnaast worden een aantal zaken nader uitgewerkt Relaties op het werk (Liefdes)Relaties kunnen nadelig uitwerken voor de samenwerking met andere collega s en de onafhankelijke afweging in gevaar brengen. Dit is nog pregnanter als er sprake is van een relatie tussen medewerker en direct leidinggevende. We gaan er vanuit dat als er een relatie ontstaat dit gemeld wordt, zodat er in overleg met betrokkenen tot een oplossing gekomen wordt. Omgang met de media Medewerkers van Area verwijzen in contacten met de media altijd naar de afgesproken woordvoerder. Zij doen in geen geval uitspraken die Area of haar medewerkers kunnen schaden. In persoonlijke publicaties (zoals ingezonden brieven) doen zij geen uitspraken die voor Area en haar belanghouders nadelige gevolgen kunnen hebben. Omgang met internet en social media. Gebruik van internetsites en social media dient het belang van Area. Het gebruik van internet en social media vanuit de Area-organisatie heeft een zakelijk karakter. Medewerkers kunnen gebruik maken van zaken als LinkedIn en Twitter, maar hierbij wordt het belang van Area afgewogen, zeker als er namens Area aan social media wordt deelgenomen. In het privégebruik van de social media worden geen uitspraken gedaan worden die schadelijk zijn voor Area of in strijd zijn met deze code. Het bezoeken van pornografische, racistische en gewelddadige internetsites vanuit Area is verboden. Integriteit in de samenwerking met belanghouders Als wij meer en intensiever met onze belanghouders samenwerken, nemen integriteitsrisico s ook toe. Daarom is deze code ook van toepassing in de samenwerkingsrelaties met onze maatschappelijke partners. Integriteit in de omgang met sollicitanten Mensen die solliciteren bij Area krijgen een eerlijke kans op een aanstelling, waarbij het uitgangspunt van gelijke kansen bij gelijke geschiktheid geldt. Aan een sollicitant wordt slechts die informatie gevraagd, die voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie nodig is. De van de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld, waarbij de privacy van de sollicitant wordt gerespecteerd. Alcohol en roken Gebruik van verdovende middelen is in werktijd en op kantoor verboden. Alcoholgebruik is alleen toegestaan buiten werktijd en bij bijzondere gebeurtenissen. Er mag alleen gerookt worden buiten het gebouw aan de achterzijde. Dit geldt ook voor andere bedrijfsgebouwen van Area of in woningen van huurders van Area.

12 Handhaven van de code Medewerkers zijn primair zelf verantwoordelijk voor de naleving van de integriteitcode. We gaan er vanuit dat medewerkers handelen in de lijn van deze code en dat zij bij twijfel in gesprek gaan met leidinggevenden of collega s. Het is zaak om binnen Area een cultuur te ontwikkelen van kunnen aanspreken en aangesproken kunnen worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk het streven. Een reactie als waar bemoei je je mee op momenten dat collega s elkaar aanspreken, is dan ook de verkeerde. Daarnaast moet iedereen kunnen accepteren dat binnen Area ook weloverwogen besluiten worden genomen waar niet iedereen het mee eens is. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van niet naleven van de integriteitcode speelt, is primair een rol weggelegd voor de leidinggevende. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de integriteitcode, kunnen worden gemeld bij de directeur-bestuurder. Ook de klokkenluidersregeling biedt hier een mogelijk alternatief. Indien zich situaties voordoen waarin ernstige twijfels ontstaan over de integriteit, behoudt de bestuurder of Raad van Commissarissen zich het recht voor om een onderzoek in te stellen. Een dergelijk start van een onderzoek wordt vooraf besproken met de voorzitter van de Ondernemingsraad en de HRM adviseur. De uitkomst van het onderzoek kan aanleiding zijn voor disciplinaire maatregelen, een aantekening in het personeelsdossier of mogelijk ontslag. De zwaarte van de maatregel wordt afhankelijk van de ernst van de overtreding en wordt beoordeeld door het managementteam en de RvC. Bevindingen worden vastgelegd in het personeelsdossier, nadat deze voor gezien zijn getekend door de betreffende medewerker. Deze code is bindend voor alle medewerkers, bestuurders en commissarissen. Het is aan de organisatie om de code levend te houden. En het is aan de medewerker om bij interpretatiekwesties goed na te denken en bij twijfel te communiceren met hun leidinggevende op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Om het belang hiervan te benadrukken zal het bestuur jaarlijks rapporteren aan de RvC over toepassing en gebruik van de code. Wordt communicatie richting de leidinggevende niet passend geacht of is dit om reden niet mogelijk, dan kan ook een beroep gedaan worden op de intern of extern vertrouwenspersoon.