MINISTERIE VAN REGIONALE ONTWIKKELING

Transcriptie

1 MINISTERIE VAN REGIONALE ONTWIKKELING Decentralisatie IDB-project: DECENTRALIZATION AND LOCAL GOVERNMENT STRENGTHENING PROGRAM (Programma voor Decentralisatie en Versterking van Lokale Overheden) (DLGP) Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP) JAARVERSLAG Periode: januari 2005 december 2005 Program Implementation Unit (PIU) 31 december 2005 Project No. SU-0019 Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP), Anton Dragtenweg 210, Paramaribo, Suriname Phone: Fax: Site:

2

3 Jaarverslag 2005 Inhoudsopgave Bijlagen: 1. Tabel met algemene projectinformatie 2. Inleiding 3. Achtergrondinformatie 4. Programma-output versus van tevoren vastgestelde meetpunten 5. Evaluatie Certificeringstabel Niveau 1 6. Overzicht van de doelstellingen en de resultaten per 31 december Aanpassingen van de uitvoeringsstrategie voor 2005 bij het implementeren van het programma 8. Identificatie en evaluatie van kwesties die van invloed zijn op de uitvoering van het programma en oplossingen en aanpassingen nodig om een efficiënte implementatie voor het komende jaar te garanderen. 9. Evaluatie van de stakeholders 10. Samenvatting van het Actieplan 2006 van het DLGP 11. Jaarstukken 12. De hoogtepunten van Conclusies en aanbevelingen 1. Aid Memoire 2-5 mei De Organisatiestructuur van de PIU in Het Model voor het Districtsbestuur 4. Het Model voor de Organisatiestructuur voor de districten 5. Het Model voor Financiële Decentralisatie 6. Het DLGP-LogFrame (Logische Raamwerk) voor

4 Lijst van Afkortingen BFM Budget and Financial Management (Begroting en Financieel Beheer) CIAT Inter-American Centre for Tax Administrators (Inter-Amerikaans Centrum voor Belastingadministrateurs) CIC Citizen Information Center (Centrum voor Burgerinformatie) CIP Capital Improvement Plan (Plan voor Kapitaalverhoging) CLAD Government Accounting Office ( s Lands Accountsdienst) CPP Citizen Participation Plan (Plan voor Burgerparticipatie) CTA Civil Technical Division (Civiel-technische Afdeling) DA District Administrator (Districtsadministrateur) FPU Financial and Planning Unit (Afdeling Financiën en Planning) DIP District Implementation Plan (Implementatieplan voor de districten) DLGP Decentralization and Local Government Strengthening Program (Programma voor Decentralisatie en Versterking van Lokale Overheden) DMT District Management Team (Team belast met het management van de districten) DNA The National Assembly (De Nationale Assemblee) GDP Gross Domestic Product (Bruto Binnenlands Product) GOS Government of Suriname (De overheid van Suriname) ICMA International City/County Management Association IDB Inter-American Development Bank LRB Law on Regional Bodies (Wet op Regionale Organen) LSP Local Service Provider (Lokale Dienstverlener) MOF Ministry of Finance (het Ministerie van Financiën) MRD Ministry of Regional Development (het Ministerie van Regionale Ontwikkeling) NIMOS National Institute for Environment and Development (Nationaal Instituut voor Milieu en Ontwikkeling) OTA Tax Directorate of the Ministry of Finance (Directoraat der Belastingen van het Ministerie van Financiën) PC Project Coordinator (Projectcoördinator) PDF Project Description Form (Formulier ter Beschrijving van het Project) PDR Project Design Report (Rapport inzake het Projectontwerp) PIP Program Implementation Plan (Plan voor Projectimplementatie) PIU Program Implementation Unit (Unit voor Programma-implementatie) PPIU Project Preparation and Implementation Unit (Unit voor Projectvoorbereiding en implementatie) RA Resident Advisor (Residerend Adviseur) RG Revenue Generation (Inkomstengenerering) RVT Rental Value Tax (Huurwaardebelasting) TA Technical Assistance (Technische Assistentie) TCP Technical Cooperation Project (Project voor Technische Samenwerking) TMOF Task group Ministry of Finance (Taakgroep van het Ministerie van Financiën) TOR Terms of Reference (Taakomschrijving) TOT Training of trainers (het trainen van Trainers) VNG Netherlands Association of Municipalities (Nederlandse Vereniging van Gemeentebesturen) HRD Human Resource Development (Ontwikkeling van het menselijk potentieel) LOE Level of Effort (Mate van inzet) IC International Consultant (Internationale consultant) LC Local Consultant (Lokale consultant)

5 1. TABEL met algemene Projectinformatie Implementatieperiode 3 jaar ( ). Verlengd met één jaar tot 12 november 2006 LAATSTE VERSLAG Totale Projectkosten DIT DERDE JAARVERSLAG: 31 december, 2005 Totaal bedrag US$ (100%) Financiering a) IaDB-lening Inter-American Development Bank US$ (70%) b) Counterpart Fund Overheid US$ (30%) (Nationale Begroting) Financiering en technische Assistentie Uitvoerend Ministerie Co-Ministerie Uitvoerende Unit Project Implementation Unit De doelstellingen Inter-American Development Bank (IaDB) Vertegenwoordiger IaDB Field Office, Dhr. Pablo Adams Sector Specialist, Dhr. Silvano Tjong Ahin Ministerie van Regionale Ontwikkeling Minister, Michel Felisi PS: Mej. J.D. van Varsseveld Dep. PS. Dhr. Leo van Varsseveld Ministerie van Financiën Minister, Humphrey Hildenberg PS. Mej. A. Wijnerman Directeur OTA, Dhr. Roy May Directeur Accountskantoor, Dhr. R. Resida De DLGP-Project Implementatie (PIU): Directeur: Dhr. Basharat Ahmadali Taakmanager: Budget en Financieel Management: Mej. Diana Bruma-Overman Taakmanager Inkomstengenerering: Dhr. Mahender Pershad Taakmanager Civiele Werken, Dhr. Martin Blenman Taakmanager Burgerparticipatie, Mej. Iris Gilliad MA Taakmanager Intergouvernementele Hervorming, Mej. Sharda Chandrikasingh Financieel Administrateur, Mej. Jennifer Warning (a.i.) Systeemmanager/IT. Dhr. Riaz Ahmadali Directiesecretaresse Mej. Deborah Flemming Het doel van het Programma is: Het invoeren van nieuwe machtigingswetten voor het zelfstandig genereren van inkomsten en het voeren van begroting en financieel beheer door de districtsautoriteiten; Het instellen van een kernpakket voor basis-beheerssystemen in elk van de districten; Het verbeteren van de capaciteit van de belangrijkste stakeholders van de centrale overheid, in het bijzonder binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling; en Het ondernemen van pre-investeringsactiviteiten ter voorbereiding van een vervolgprogramma van de zijde van de Regering. Conceptueel is het DLGP ontworpen als de eerste fase van het decentralisatieproces. Activiteiten die onder het DLGP zullen worden gefinancierd, zijn bedoeld om de weg voor een tweede decentralisatieprogramma (DLGPII) voor te bereiden. Het assisteren van de districten van Suriname om deze te brengen op een adequaat administratief, budgettair/financieel en technisch niveau, zodat zij in staat zullen zijn om strategische ontwikkelingsplannen voor te bereiden, op te stellen en te implementeren die financieel duurzaam zijn en gedreven zijn door de behoeften van de mensen. Verder om diensten te kunnen verlenen en projecten voor kapitaalinvesteringen en dienstverlening uit te voeren vanuit een financieel gedecentraliseerde structuur op basis van burgerparticipatie vanaf de basis en gedreven door de behoefte van de bevolking. Fasen : Projectidentificatie / PPF (Faciliteiten voor Projectvoorbereiding): : PPT (Project Preparation Team) Projectvoorbereiding : PPIU (Project preparation and Implementation Unit) : PIU (Project Implementatie Unit

6 Implementatie periode Districten > / TCP (Programma voor Technische Samenwerking): > tot > Implementatiefase (DLGP): tot Optionele verlenging: 5 pilot-districten: Wanica, Para, Commewijne, Marowijne en Nickerie (DLGP-I): rond projectcyclus af. Paramaribo: Studie Bestuursmodel plus niveau 1 en 2 van de projectcyclus Sipaliwini: Studie Bestuursmodel met de optie van niveau 1 en niveau 2 van de projectcyclus De overige districten: Voltooien van projectcyclus tijdens het vervolgprogramma (DLGP-II) 2. Inleiding Dit derde jaarverslag bestrijkt de periode januari 2005 tot december 2005 en bestaat uit een evaluatie van de algehele uitvoering van het programma tijdens het afgelopen jaar, waaronder een evaluatie van de effectiviteit van het programmamanagement, identificatie van zaken die van invloed zijn op de programma-uitvoering en oplossingen/aanpassingen vereist voor het komende jaar om een efficiënte implementatie te garanderen, het bestuderen van de DLGP-componenten, de daadwerkelijke uitgaven, evaluatie van de participatie en percepties van stakeholders. Vanaf 1 juli 2002 werd de Project Implementation Unit (PIU) binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling belast met (en begon met) het monitoren van de verrichtingen en de vorderingen van het Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP). Vanaf 1 december 2002, na de eerste financiële overmakingen van de Inter-American Development Bank (IaDB) te hebben ontvangen, werd de PIU volledig verantwoordelijk voor het functioneren van het DLGP. (De periode tussen juli en december 2002 was een fase van budget-neutrale uitvoering van het programma, teneinde te voldoen aan de voorwaarden voor de eerste uitbetaling van de fondsen door de IaDB). Vanaf 2002 heeft de PIU jaarverslagen inzake de uitvoering van het programma opgesteld, zoals voorgeschreven in de Operating Regulations and Guidelines (ORG) (Operationale Regels en Richtlijnen) (5.2). Tijdens de vorige verslagperiode (2004), onderging het programma zijn midterm evaluatie overeenkomstig de evaluatiemethodologie ontwikkeld door een internationale midterm evaluator in overeenstemming met de IaDB. Na een oponthoud van zes maanden en zoals overeengekomen tussen de IaDB en het Ministerie van Regionale Ontwikkeling, werd deze midterm evaluatie van de PIU/DLGP verricht in juli Een ander ernstig oponthoud werd veroorzaakt door de algemene verkiezingen in mei Er was reden om de uitvoeringstrategie voor 2005 aan te passen, aslook het DLGP-Programma en de Log Frame en het budget voor de overige activiteiten, conform de voorwaarden in de Aid Memoire van 2-4 mei, 2005 te heralloceren. 3. Achtergrond De IaDB zette het Decentralization and Local Government Strengthening Program (het DLGP) (SU0019) op, om te worden uitgevoerd door het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en te functioneren als schakel tussen de centrale overheid en de districtsoverheden. Het Ministerie van Regionale Ontwikkeling heeft echter niet die organisatorische capaciteit om een relatief gecompliceerd programma zoals het DLGP uit te voeren, zonder aanzienlijke externe ondersteuning. Daarom zette het Ministerie van Regionale Ontwikkeling een Project Preparation and Implementation Unit (PPIU) op, bemand met lokale consultants om de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor het formuleren van het programma. De PPIU werd ondersteund met internationale technische assistentie, verschaft door gespecialiseerde instanties (CIAT en ICMA) en gefinancierd met ondersteuning van de IaDB middels een Project Preparation Facility (PPF-SU0022). Dit werk werd in juni 2001 afgerond toen het leningsvoorstel werd ingediend bij de Bank voor eindbeslissing. De goedkeuring voor de lening van de zijde van de IDB werd in september 2001 geëffectueerd. Het Ministerie van Regionale Ontwikkeling voldeed aan alle gestelde voorwaarden inzake de eerste uitbetaling der middelen, hetgeen resulteerde in: 8

7 Het opzetten van een Program Implementation Unit (PIU) voor het DLGP, en het inhuren van de stafleden, bestaande uit een Directeur, Taakmanagers voor het Budget en Financieel Management, de Inkomstengenerering, de Burgerparticipatie/Marketing en het Gemeenschapswelzijn, en de Intergouvernementele Hervorming (Juridische hervorming), een Financieel Manager, een bureauchef en een administratieve medewerker, bijgestaan door een Mirrorteam (schaduwteam) van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling; Het huren, meubileren en inrichten van een kantoorruimte; Het formuleren en indienen van een Startrapport voor het DLGP, bevattende een Gedetailleerd Werkplan, een Gedetailleerde Tijdspad en een Gedetailleerde Projectbegroting; Het afronden en presenteren van de Operationele Voorschriften van het DLGP, de versie van oktober 2002, bevattende de taakomschrijvingen voor de Resident Advisor, de Senior Policy Advisor en de PIU. Inter-institutionele overeenkomsten waarbij de diensten van de directoraten van het Ministerie van Financiën, de Huurwaardebelasting, de CLAD, en het NIMOS worden gecommitteerd om de uitvoering van DLGP-programma s te bevorderen. Het aantrekken van een internationale Resident Advisor voor het programma. Het aantrekken van een Senior Policy (Strategy) Advisor voor het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (de ex-projectcoördinator van het DLGSP). De IaDB verklaarde op 27 november 2002 dat het DLGP in aanmerking kwam voor financiering. De Nationale Assemblee keurde de Interimregeling Financiële Decentralisatie op 11 maart 2003 goed. Door het publiceren van de interimwet, wees de Regering van Suriname bij staatsbesluit (S.B. 2004, No 117) het de vijf pilotdistricten aan, t.w.: Wanica, Para, Nickerie, Commewijne en Marowijne. 1 Een belangrijk onderdeel van het DLGP ligt op het gebied van de wetgevende en regelgevende hervorming oftewel intergouvernementele fiscale beleidshervorming. De algemene doelstelling is de formulering en implementatie van voorschriften, nieuwe wetten en amendementen aan bestaande wetten te ondersteunen, t.b.v. fiscale en administratieve decentralisatie. In eerste instantie zal dit juridische en regelgevende hervorming en ondersteunende studies inhouden, om (i) de bevoegdheid om inkomsten te genereren over te hevelen naar de lokale overheden; (ii) de bevoegdheid om uitgaven te doen m.b.t. bepaalde lokale basis-dienstsectoren over te hevelen naar de districten; (iii) de daarmee gepaard gaande budgettaire bevoegdheden over te dragen, om de districten in staat te stellen hun eigen middelen te beheren en (iv) het evalueren en waar nodig wijzigen van intergouvernementele mechanismen voor overdracht van inkomsten, met het oog op de nieuwe bevoegdheden voor de districten om uitgaven te doen. Een ander belangrijke component van het DLGP is de capaciteitsopbouw van de Districten, hetgeen een reeks van systemen inhoudt voor het ontwikkelen van kerninstituten die in alle districten zullen moeten worden opgezet, m.b.t.: (i) administratie en planning; (ii) begrotingsbeleid en financieel management; (iii) lokale inkomstengenerering; en (iv) burgerparticipatie. Wanneer een district eenmaal door het programma is gecertificeerd met betrekking tot zijn capaciteit om voornoemde systemen te beheren, zal het in aanmerking komen om steun te ontvangen van het programma in de vorm van kapitaalinvesteringsprojecten (meerjarenontwikkelingsprogramma). Om specifieker te zijn: de eerste vijf districten die gecertificeerd worden, zullen in aanmerking komen voor financiering van management systemen voor het beheren van openbare werken, alsook om trainingsprojecten inzake de rehabilitatie en het onderhoud van wegen te formuleren en uit te voeren 4. Programma-output versus van tevoren vastgestelde meetpunten Meetpunt voor de belangrijkste doelen van het Programma overeenkomstig het DLGP-Log Frame: Het opzetten van fiscale en administratief levensvatbare lokale overheidsinstellingen in Suriname: In de districtscommissariaten van Wanica, Nickerie, Para, Commewijne en Marowijne, het installeren van een volledig uitgerust afdeling Districtsfinanciën en Planning (DFP) t.b.v. het versterken van de planning, de administratie, het begrotingsbeheer en het financiële beheer van de inkomsten middels het Districtenfonds. Deze voorzieningen zijn eind 2005 als onderdeel van de Niveau I-certificering voltooid.. Het versterken van de lokale overheden in Suriname met het belangrijkste juridische raamwerk en de belangrijkste institutionele capaciteit die noodzakelijk is voor het zelfstandig fiscaal beheer en in het geval 1 Na de verkiezingen van 25 mei 2000, verving de Nieuw Front Regering deze staatsbesluiten door de Interim Wet inzake Financiële Decentralisatie (S.B # 33) en het staatsbesluit (S.B # 117) 9

8 van de pilotdistricten, om met de verworven capaciteit een aanvang te maken met de uitvoering van publieke werken: De concepten van alle wetten- en regelgeving als onderdeel van het belangrijkste juridische raamwerk zijn tegen het einde van 2005 ingediend bij de Regering van Suriname voor commentaar en om te werken naar consensus. Het juridische pakket bestaat uit (i) het bijwerken van de Wet op Huurwaardebelasting; (ii) de Wet op Districtsbelastingen en Heffingen; (iii) de Wet betreffende financiële verhouding tussen de staat en de districten; (iv) de Wet betreffende herziening van de Wet op Regionale Organen. De goedkeuring binnen de Nationale Assemblee wordt verwacht tegen eind Het assisteren van de districten van Suriname om deze te brengen op een adequaat administratief, budgettair/financieel en technisch niveau, zodat deze in staat zijn om strategische ontwikkelingsplannen die financieel duurzaam zijn en die door de behoeften vanuit de bevolking zijn gedreven, te plannen, op te stellen en te implementeren, om diensten te verlenen en kapitaalinvesterings- en dienstverleningsprojecten uit te voeren ingevolge een financieel gedecentraliseerde dienstverleningsstructuur. Tegen eind 2005 zijn alle voorbereidingen getroffen om in 2006 als onderdeel van de voorzieningen van Niveau 2, het Strategisch Districtenplan, het Districtsontwikkelingsplan, waarin de noden en de prioriteiten op basis van basisstrategieën en door behoeften gedreven strategieën worden opgenomen, alsook het Vijfjaren Meerjaren Ontwikkelings Programma voor de districten in de sectoren: rehabilitatie van zandwegen, adequaat drinkwater, openbare markten en vuilophaal; hiertoe behoort ook het opstellen van de Districtsbegroting voor 2007 volgens de planning- en begrotingscyclus van Niveau 1-meetpunten zoals genoemd in de Operationele Voorschriften en Richtlijnen (ORG): 1. Districtsadministrateur en DFP-personeel in dienst genomen; 2. De installaties en de infrastructuur geëvalueerd; 3. Het Districts Implementatie Plan (DIP) ontwikkeld; 4. Administratieve, BFM en het belastingadministratiesysteem geïnstalleerd; 5. Basistraining inzake managementtechnieken, BFM-systemen en administratie ontvangen. De meetpunten voor de Niveau1-voorzieningen inzake capaciteitsvergroting zoals overeengekomen tussen de Regering van Suriname en de Inter-American Development Bank waren gericht op de midterm evaluatie van het Programma. Aanpassingen en uitgestelde leveringen werden overeengekomen in de Aid Memoire van 2-4 mei 2005, waarbij alle midterm vereisten tegen het einde van het jaar 2005 moesten worden afgerond. Zoals overeengekomen, concentreerde de PIU zich op een beperkt aantal van drie sterke districten: Wanica, Nickerie en Para (in plaats van 2 districten). In november 2005 voltooide de PIU alle relevante technische en juridische documenten en bood deze aan, aan de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën ter verkrijging van de Niveau 1-certificering van Wanica, Nickerie en Para per januari 2006 voor het voeren van zelfstandig financieel beheer en voor het activeren van het Districtenfonds. De PIU zal het niveau 1- certificeringspakket in de overige pilotdistricten Commewijne en Marowijne in maart 2006 finaliseren. Aangezien Paramaribo en Sipaliwini ook betrokken zullen zijn in 2006, zal de PIU een aanvang maken met de implementatie van capaciteitsopbouw voor Niveau 1 in deze districten. Niveau 2- meetpunten zoals genoemd in de Operationele Voorschriften en Richtlijnen (ORG): 1. Districtsfonds opgezet; 2. Strategisch Ontwikkelingsplan goedgekeurd door de Districtsraad; 3. Plan voor Burgerparticipatie goedgekeurd; 4. Inkomsten van één eigen bron geïnd; 5. Managementsysteem voor kapitaalwerken voorbereid; 6. Plan voor Kapitaalvergroting goedgekeurd door de Raad; 7. Begrotingssysteem geïnstalleerd; 8. Training in voornoemde systemen ontvangen; (Voor civiele werken: in het derde kwartaal, nadat het personeel van CTA in functie is) De meetpunten voor de niveau 2-voorzieningen inzake capaciteitsopbouw, zoals overeengekomen tussen de Regering van Suriname en de Inter-American Development Bank waren gericht op de after-midterm evaluatie van het Programma. Vanwege oponthoud inzake het bereiken van de Niveau 1- meetpunten, werd het 10

9 pakket voorzieningen als gevolg daarvan uitgesteld. In de vorige periode begon de PIU met het tegelijkertijd implementeren van gedeelten van Niveau 2, te weten: Het Districtenfonds is technisch, juridisch en administratief opgezet in de 5 pilotdistricten (sub 1). Het Plan voor Burgerparticipatie is goedgekeurd door de Districtsraden in de 5 pilotdistricten (sub 2). Het Begrotingsysteem is in de 5 pilotdistricten technisch, juridisch en administratief geïnstalleerd (sub 7). Op deze wijze zal de implementieperiode van de Niveau 2- voorzieningen worden verkort. Vervolg-meetpunten, zoals genoemd in de Operationele Voorschriften en Richtlijnen (ORG) 1. Jaarbegroting is opgesteld en goedgekeurd door TMOF (Task Force Minitry of Finance); 2. Centrum voor Burgerinformatie functioneert; 3. District is gecertificeerd inzake het beheren van het innen van huurwaardebelasting; 4. Trainingprojecten inzake kapitaalwerken zijn uitgevoerd; 5. Systeem voor Human Resources Management is ontwikkeld; 6. Planningcapaciteit is ontwikkeld; 7. Uitwisselingsprogramma voor de lokale overheid is opgezet; 8. Overgangsplan tot gedecentraliseerd personeelssysteem is uitgewerkt; 9. Trainingsprogramma s in de districten voltooid. Om dezelfde reden zoals naar voren gebracht bij de meetpunten voor Niveau 2 zal de PIU de vervolgmeetpunten met enig oponthoud behalen tijdens de verlengingsperiode van het Programma in De PIU volgde de strategie om in een periode van turbulentie, waardoor er steeds oponthoud optrad in de uitvoering van het programma, om ook alvast te beginnen met de voorbereiding c.q. uitvoering van de voorzieningen van vervolgmeetpunten. M.a.w. alle voorbereidingen zijn getroffen: - om ingaande januari 2006 (ad 1) een aanvang te maken met de jaarlijkse begrotingscyclus van het district; - om het Centrum voor Burgerinformatie in tenminste 3 pilotdistricten te doen functioneren en wel in het eerste kwartaal van 2006 (ad 2) - om een aanvang te maken met het beheer van de inning van de huurwaardebelasting en vermakelijkheidsbelasting en om de middelen van de begroting van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling naar het Districtenfonds van de gecertificeerde districten over te maken (ad 3); - om de overige onderdelen op tijd te voltooien, aangezien de lokale en internationale deskundigen geïdentificeerd zijn, terwijl het aantrekken van de consultants zo vroeg mogelijk in het eerste kwartaal van 2006 plaatsvindt. 5. Tabel inzake herziene Niveau 1-certificering pilot- en niet-pilotdistricten Certificeringsniveau s De component voor de capaciteitsopbouw van het district houdt een certificeringsproces op twee niveaus in. Elk certificeringsniveau brengt een reeks van duidelijk vastgestelde Programma-activiteiten met zich mee (zie hierboven van tevoren vastgestelde meetpunten ), aangepast aan het versterken van de districten in de prioriteitsgebieden. Van de districten zal worden vereist dat zij een Niveau 1- certificering bereiken om in aanmerking te kunnen komen om voordeel te kunnen halen uit de Programma-activiteiten die geassocieerd zijn met de Niveau 2-certificering. Niveau 1-certificering correspondeert met het certificeringsproces waarnaar verwezen wordt in artikel 7 van de Interimwet (S.B. 2003, #33), en de Richtlijnen van de Minister van Financiën. Het certificeringsproces van Niveau 2 is kenmerkend voor het DLGP. Het implementatie/certificeringsplan voor de capaciteitsopbouw van Pilot en niet-pilotdistricten op basis van de overeenkomst in de Aid Memoire van 2-4 mei, 2005, ziet er als volgt uit: Pilotdistricten Niet- Pilotdistricten 1e kwartaal januari e kwartaal e kwartaal Wanica N1 N Para N1 N Nickerie N1 N Commewijne - N1 N2-5 Marowijne - N1 N2-6 Paramaribo a) Cap.opbouw - - N1 N2 4e kwartaal

10 b) Studie Start 1 e concept eindconcept 7 Sipaliwini a) Cap.opb N2 b) Studie Start 1 e concept eindconcept 8 Coronie Voorb N1 9 Saramacca Voorb N1 10 Brokopondo Voorb N1 6. Overzicht doelstellingen en resultaten per eind 2005 Het overzicht, zoals overeengekomen tussen de Regering en de Inter-American Development Bank, IaDB, Washington DC/USA 12 nov in het Leningendocument en de Leningenovereenkomst No. 1343/OS-SU en uitgewerkt in het Project Implementatie Plan (PIP). Dit overzicht tezamen met de componenten en subcomponenten, overeenkomstig het PIP zoals hieronder aangegeven is voor de laatste keer, vanwege de evaluatie, gebaseerd op het opnieuw aanpassen van het programma en het opnieuw vaststellen van de meetpunten eind A Doelstelling Status aan het eind van De doelstelling van het programma is de lokale Het doel geldt nog steeds en is continue in uitvoering. overheden in Suriname te versterken met de Wijzigingen zijn te vinden in de Aid Memoire van 2-4 vereiste wetgeving en institutionele capaciteit, mei, 2005 in het aanpassingsrapport en in de herziene nodig voor het zelfstandig fiscale / financieel Log Frame van december 2005 beheer (districtsinkomsten en uitgaven). Specifieker is het doel van het Programma: (i) het afkondigen van nieuwe machtigingswetten voor zelfstandig inkomstengenerering en begrotingsbeheer door de districtsautoriteiten; (ii) het opzetten van een kernpakket van basis nationale managementsystemen in elk van de districten, met speciale nadruk op een pilotgroep van vijf districten. (iii) het bevorderen van de capaciteit van de belangrijkste stakeholders van de centrale overheid, vooral binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling; en (iv) het ontplooien van preinvesteringsactiviteiten ter ondersteuning van vervolgontwikkeling van de sector door de overheid. (1) PIU heeft van de consultant het pakket van de wetsontwerpen en voorschriften ontvangen en ingediend bij de Regering van Suriname ter bestudering en het bereiken van consensus. (ii) Wanica, Nickerie en Para komen in aanmerking voor certificering voor niveau 1-voorzieningen in januari 2006, gevolgd door Commewijne en Marowijne in maart (iii) Versterking van het Bureau voor Decentralisatie, de CTA en de Dienst Begroting en Financiën binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling heeft plaatsgehad. HRM-training is in proces. (iv) In voorbereiding: (a) om Paramaribo en Sipaliwini toe te voegen als pilotdistricten en (b) programma s voor de districten voor kapitaalinvestering (meerjaren ontwikkelingsprogramma s) B Component Status 1.2 De totale kosten van het programma bedragen > Er zijn geen klachten inzake de overmakingen van de US $7 miljoen, waaronder een banklening van Bank en de Overheid. US $ 4,9 miljoen onderverdeeld in vijf > Herallocatie van de begroting vond plaats door het componenten: Programma en de Log Frame in december 2005 aan te passen. Tijdens deze exercitie kwam naar voren dat er aanleiding was om het Programma met nog een jaar uit te breiden. I Intergouvernementele hervormingen Status 1.3 (i) De Interimwet Financiële Decentralisatie (Ter vervanging van het Staatsbesluit S.B. 2000, No. 53) (i) De Nationale Assemblee heeft de Interimwet inzake Financiële Decentralisatie op 25 maart, 2003 goedgekeurd. (S.B. 2003, No. 33). De datum van de inwerkingtreding is vastgesteld op 1 november,

11 1.4 (ii) Het pakket van alle relevante verordeningen ter uitvoering van de Interimwet (iii) Bestaande wetten en staatsbesluiten, in het bijzonder de Wet op Regionale Organen, zullen worden gewijzigd en geconsolideerd in een nieuw permanent machtigingsraamwerk voor zelfstandig fiscaal/ financieel beheer door de districten. iv) Aan de inkomstenzijde, betekent dit een basispakket van wetten, staatsbesluiten en gerelateerde implementatie-activiteiten, met als doel: 1. Het bijwerken en versterken van het systeem van onroerendgoedbelasting- (Huurwaardebelasting), en het gedeeltelijk overhevelen van de administratie naar de lokale overheden; 2. Het overhevelen naar de districten van de overige belastingen en heffingen die thans worden beheerd door de centrale overheid, waaronder begrepen: vermakelijkheidsbelasting, vergoedingen voor bedrijfsvergunningen, vergoedingen voor alcoholvergunningen en huur voor openbare markten; 3. Het formuleren en implementeren van een lokale baatbelasting en/of mechanisme voor speciale belastingaanslagen; 4. Onderzoek naar een mogelijk systeem voor inkomstendeling, binnen een raamwerk van fiscale verantwoordelijkheden dat lokale fiscale inspanningen bevordert. Aan de uitgavenzijde zal de gedeeltelijke of overgangs-begrotingsbevoegdheid verleend door de Wet op Regionale Organen en het Staatsbesluit 52, worden omgezet tot een permanente wetgeving en er zullen nieuwe Ministeriële richtlijnen en procedures voor het opstellen van verantwoorde lokale begrotingen (ii) Het totale pakket is voorbereid en ter goedkeuring ingediend bij de Regering van Suriname en wel in november 2005; de goedkeuring als onderdeel van de Niveau 1- certificering wordt in januari 2006 verwacht (iii) Het Juridisch Consultancybedrijf Lim A Po Instituut presenteerde het concept voor de herziening van de Wet op Regionale Organen aan de PIU. De PIU diende het voornoemde concept in bij de Regering van Suriname ter becommentariëring. Activiteiten ter vergroting van de consensus zullen van start gaan. GEREED. Zie component 1: Juridische Hervorming 1. Technische Achtergrond documenten opgesteld en geleverd door CIAT. Wetsontwerp ontvangen van de lokale consultant in december 2005, ter indiening bij de Regering van Suriname voor commentaar en consensus 2. Technische Achtergrond Documenten geleverd door CIAT. Wetsontwerp inzake Districtsbelastingen en heffingen ontvangen van de lokale consultant in december 2005, ter indiening bij de Regering van Suriname voor commentaar en consensus 3. Technische Achtergrond Documenten geleverd door CIAT. Wetsontwerp ontvangen van de lokale consultant in december 2005, ter indiening bij de Regering van Suriname voor commentaar en consensus 4. Technische Achtergrond Documenten geleverd door CIAT. Wetsontwerp ontvangen van de consultant in december 2005, ter indiening bij de Regering van Suriname voor commentaar en consensus 1.4 Wetsontwerp inzake de herziening van de Wet op Regionale Organen ontvangen van de consultant in december 2005, ter indiening bij de Regering van Suriname voor commentaar en consensus. Nieuwe verordeningen zullen de interimvoorschriften, die zijn gebaseerd op de Interimwet (2003 # 33) en de Ministeriële Beschikkingen, vervangen 2 13

12 1.5 en financieel beheer worden geformuleerd. Er zal ook een reeks studies worden gefinancierd om aanvullende of vervolghervormingsinitiatieven aan te pakken, waaronder: (i) een studie inzake bestuur voor de districten Paramaribo en Sipaliwini die vanwege hun speciale politieke en administratieve status een speciale behandeling zullen vereisen 2 ; (ii) een studie om een model van een personeelsbeleid voor districtsbesturen te formuleren; en (iii) een studie om de noodzakelijke vervolgdecentralisatiehervormingen die niet in dit programma zijn aangepakt, vast te stellen, vooral voor wat betreft administratieve en politieke hervormingen. 1.5 Het Lim A Po Instituut is aangetrokken voor het verrichten van studies: een studie over Paramaribo en Sipaliwini, een studie van een Model van een Personeelsbeleid voor de districten; een studie om een lange-termijnstrategie voor decentralisatie te formuleren 2 Capaciteitsopbouw van districten Certificeringsplan in uitvoering 1.7 a) Administratie- en planningssystemen 1. Het instellen van een nieuwe staffunctie, namelijk dat van Districtsadministrateur (DA) 2. Wettelijke voorschriften voor de DA 1. Ingevoerd bij Interimwet Financiële Decentralisatie; en ingesteld in in de districten Wanica, Para, Nickerie, Commewijne en Marowijne 2. Alle concepten zijn gereed; goedgekeurd door de Regering van Suriname. Het wachten is op de goedkeuring van het Staatsbesluit voor de pilotdistricten als onderdeel van de Niveau 1- certificering 3. Voortdurende training in basis administratieen managementtechnieken als onderdeel van de Nivo 1-certificering. 4. Equipement, meubilair, voertuigen en het rehabiliteren van de districtskantoren 5. Het formuleren van een eenvoudig Districten Implementatieplan (DIP), 6. Het formuleren van een uitgebreider Strategisch Ontwikkelingsplan 3. Voortdurende training inzake HRM, Bevolkingsparticapie en Begroting en Financieel Management. 4. DA-kantoren Wanica, Para, Nickerie, Commewijne en Marowijne voltooid. 5. DIP opgesteld en goedgekeurd door de Districtsraad 6. Nog steeds in voorbereiding. Uitstel vanwege het gebrek aan deskundigen. Selectieprocedure inmiddels aangevangen. b) Begroting- en Financieel Management (BFM) Status 1.9 (i) Rekruteer en installeer nieuw BFM- personeel (i) BFM-personeel in alle 5 pilot- districten in voor elk District, waaronder: een gereedheid financieel beheerder, een kassier en een boekhouder; 1.10 (ii) Stel BFM-handleiding op, inzake het opstellen van districtsbegrotingen, financiële administratie, kasbeheer en aanbestedingen. (iii) Ontwikkel en installeer basis-software, op basis van de BFM-handleidingen. Dit zal inhouden basis-spreadsheet begrotingen en off-the-shelf (overal verkrijgbaar) accounting software. (iv) Verschaf intensieve start-up training aan ii) Voltooid. (iii) Voltooid. (iv) Alle DA s alsook het BFM-personeel hebben een 14

13 het desbetreffende districtspersoneel (BFM-personeel, Districts- Administrateurs en leden van de Districtsraden), gevolgd door periodieke technische ondersteuning. basistraining ontvangen, evenals het personeel in managementposities in Wanica, Para, Nickerie en Commewijne. De vervolg-training zal specifieker zijn. Onlangs heeft het kernpersoneel van BFM van de districten een bijscholingscursus gevolgd inzake beroepsboekhouding, als onderdeel van de Niveau 1- certificering. c) Inkomstengenerering Status 1.11 (i) ontwerp en implementeer een vereenvoudigd (i). Het ontwerp dat is uitgesteld tot 2006 zal zijn belastingadministratiesysteem (TAS) gebaseerd op de procedures, de opzet en de permanente wet inzake districtsbelasting en -heffingen d) e) (ii) ontwerp een eenvoudig geautomatiseerd belastingadministratiesysteem (iii) een volledige reeks van richtlijnen, handleidingen en formulieren (iv) Training Het ontwikkelen van mechanismen voor speciale belastingaanslagen en baatbelasting (v) Overige activiteiten Burgerparticipatie (i) formuleer een Plan voor Burgerparticipatie (CPP), (ii) opgesteld na een praktisch trainingsprogramma (iii) Opzetten van Centra voor Burgerinformatie (CICs) Voorbereidende systemen voor kapitaalwerken en investeringsprojecten (ii) De voorstudie is afgerond (iii) De concepten zijn opgesteld. (iv) Uitgesteld tot 2006 (v) Concept Ministerieel Besluit voor budgettaire overmakingen en overmakingen van inkomsten uit artikel 4 van de Interimwet inzake Financiële Decentralisatie, planning om inkomsten van huurwaardebelasting te vermeerderen, capaciteitsopbouw in de districten Status (i) 5 CPP s zijn geformuleerd overeenkomstig ORG. Het opnieuw gedefinieerde PIP beschrijft hoe deze plannen moeten worden beschreven. De herstructurering van het comité voor burgerparticipatie is van start gegaan en er zijn richtlijnen geformuleerd. (ii) Gevorderde Training in CP-mechanismen is uitgesteld in LC s in orde uiterlijk oktober CP-team heeft stage gelopen in Antwerpen. Er is een rapport inzake vervolgactiviteiten beschikbaar. Taakomschrijving Training geproduceerd en wordt thans geïncorporeerd in Taakomschrijving HRM. (iii) Software voor database is ontwikkeld. Database onthe-job training is verschaft aan PIU, Wanica en Para. Informatieverzameling van start en informatie wordt ingevoerd in de database van Wanica en Para. Personeel van Wanica functioneert in voorlopig kantoor; equipement en meubilair aangeschaft. LC Actieplan 2006 in gereedheid Gepland voor Niveau 2. Status 15

14 1.16 Ontwikkel voorbereidende systemen voor het management van kapitaalwerken Onderneem trainingsprojecten inzake de rehabilitatie en het onderhoud van wegen 1) Taakmanager CW gecontracteerd per ) Inventarisatie districtspersoneel afgerond in alle vijf pilotdistricten 3) Inventarisatie van de lokale districtskantoren en onderafdelingen 4) Functiebeschrijving van de hoofden van de Civieltechnische units afgerond 5) Handleiding Civiele Werken in concept 6) Lokale consultant Ilaco gecontracteerd (zie Taakomschrijving) (eerste managementtraining werd verzorgd op 17 oktober, 2005, tezamen met het NIMOS) 7) Lokale consultant NIMOS gecontracteerd (zie Taakomschrijving) 8) Verbouwing van de gebouwen van de districtskantoren ruim van tevoren ontworpen (Ontmoetingscentrum voor hearings met burgers ) en Wanica zal in januari worden uitgevoerd jan 2006 (zie overzicht rapport 2005 TMCW)(is gaande) 9) Totale wegeninventarisatie afgerond in november 2005 door Ilaco 10) Leden Mirrorteam op geïnstalleerd (i) Het creëren van een voorbereidend systeem voor het management van openbare werken (ii) Technische assistentie en training inzake projectformulering en inkoopprocedures (iii) Formulering en implementatie van trainingsprojecten inzake kapitaalwerken. (i) voorbereid en zal in het tweede kwartaal van 2006 worden gefinaliseerd (ii) voorbereid en zal in het derde kwartaal van 2006 worden gefinaliseerd (iii) voorbereid en zal in het vierde kwartaal van 2006 worden gefinaliseerd Institutionele versterking van de sector (Min. van Regionale Ontwikkeling) (i) het formuleren van een strategisch decentralisatieplan (ii) Het versterken van de Lokale Overheden en de Afdeling Bureau Decentralisatie, de Afdeling voor Begroting en Financiële Administratie, en de Civieltechnische Afdeling (i) verschaf institutionele versterking aan andere belangrijke stakeholders in de sector (ii) financier een systematisch programma voor de training van een trainersprogramma, gericht op het rekruteren, trainen en certificeren van lokale consultants en bedrijven in het vergroten van de capaciteit van lokale overheden Status 4 Pre-investeringen Status 1.19 (i) het uitbreiden van capaciteitsopbouwprogramma met nog twee districten (ii) exploitatieprocedures op nationaal niveau (i) Eerste conceptrapport van de internationale consultant ter goedkeuring ingediend bij het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. Voorbereiding van een nieuwe consultancy is in voorbereiding (ii) Voltooid voor BFM in 5 pilotdistricten, Bureau Decentralisatie en de CTA Tweede kwartaal 2006 voor Civiele Unit (i) Voorbereidingen getroffen om lokale en internationale consultants op het gebied van HRM, verandering van management, curricula-beschrijving en training in te huren (ii) Voorbereidingen getroffen om lokale en internationale consultants op het gebied van HRM, verandering van management, curricula-beschrijving en training in te huren (i) Regering heeft Paramaribibo en Sipaliwini toegevoegd aan de pilotdistricten voor capaciteitsopbouw in niveau 1 en 2 voorzieningen (ii) Te verrichten in

15 zullen worden geëvalueerd en verbeterd, (iii) het ontwerpen van een nieuw, meer op behoefte-gebaseerd systeem voor het identificeren en formuleren van projecten voor capaciteitsopbouw van de districten en kapitaalinvesteringen 5 Programma-ondersteuning Status 1.20 (i) directeur van de PIU (ii) vijf projectmanagers (iii) PIU/DLGP-MGT TEAM, bestaande uit de Directeur, de BFM-Taakmanager en het Hoofd van het Bureau voor Decentralisatie (iv) een Financieel Administrateur (v) ondersteunend personeel (vi) full-time internationale Resident Advisor (RA) (vii) Equipement (viii) Voertuig (ix) Kantoorgebouw volledig uitgerust (airco/meubilair) (iii) Het opstellen van het plandocument alsook de voorbereiding van DLGP-II, is een activiteit voor na het midden van de termijn en zal in 2006 worden verricht. Hiertoe behoort het meerjaren ontwikkelingsprogramma voor de sectorale ontwikkeling. (i) in gereedheid (ii) in gereedheid; Intergvt TM opgestapt. De vacature zal ingaande jan 2006 worden ingevuld door een parttime taakmanager (iii) geïntroduceerd; het werkt perfect (iv) vervangen (v) in gereedheid (vi) contract is na afloop midterm evaluatie niet verlengd (vii) in gereedheid (viii) in gereedheid (ix) in gereedheid 1.21 (i) Een uitgebreide marketing- en dienstverleningscampagne naar de gemeenschap toe voor de doorsnee-burger (i) Marketing is uitgevoerd middels: - ontwikkeling van brochures voor de doorsnee-burger en specifiek over onderwerpen die betrekking hebben op het Districtsfonds. - Info-documenten Decentralisatie en Districtenfonds, geproduceerd en verspreid onder een grote groep stakeholders. - Er hebben ontmoetingen plaatsgehad met stakeholders op alle niveaus. - Comité voor Burgerparticipatie Marowijne en Nickerie hebben de decentralisatie uitgedragen - BIC-personeel en Districtsecretarissen hebben het DLGP aan de NGO s van de districten gepresenteerd. Ze hebben krantenartikelen verstrekt aan de lokale media en aan de website Lelystad. - De districten hebben een dienstverleningscampagne verricht op basis van een promotieplan ter bevordering van de Burgerparticipatie - website, is opnieuw geconstrueerd -Kranten en andere media hebben hoogtepunten van het DLGP verschaft aan het publiek - interviews op radio en via televisieprogramma s, participatie in Conferentie over Decentralisatie RIAD III - Participatie in Jaarbeurs 2005 van de Kamer van Koophandel en Industrie. -Marketing actieplan 2006 gereed. (ii) het ontwerpen en op gang brengen van een systeem voor het monitoren en evalueren van de verrichtingen van het programma. C Omvang en reikwijdte van het programma Status 1.22 Bij het vaststellen van de omvang en reikwijdte van het programma, werd er met verschillende factoren rekening gehouden, waaronder: (ii) Opgesteld door de Internationale Consultant Roger Pipe, Blijkt niet gebruiksvriendelijk te zijn. 17

16 D (i) geschatte kosten van de activiteiten; (ii) De relatieve korte, uitvoeringsperiode voor het programma van driejaren; (iii) De beperkte aanvullende financieringscapaciteit aan de zijde van de overheid; en (iv) De beperkte implementatiecapaciteit bij de overheidsinstanties op zowel nationaal niveau als in de districten, alsook bij de particuliere dienstverleners. De kosten van het Programma 1.24 Specificatie Cijfers beschikbaar E Financieringsplan 1.24 F 125 De IaDB zal middels banklening ten bedrage van US $ 4,9 miljoen, 70% van de totale programmakosten, voor haar rekening nemen. De resterende US $ 2,1 miljoen, de lokale counterpart, komt van de staatsbegroting. Het laatstgenoemde bedrag zal worden gespreid over de uitvoerperiode van drie jaren en zal voornamelijk worden gedekt door de nationale overheid, met uitzondering van naar schatting US$ dat door de districten zal worden bijgedragen als een matching-fondsvereiste die gepaard gaat met de proefprojecten inzake kapitaalwerken in het programma. Algemene voorwaarden van de lening De bankfinanciering zal worden getrokken van de Gewone Kapitaalbronnen met ondersteuning van de Intermediate Financing Facility (IFF) voor wat betreft de renteondersteuning van de Intermediate Financing Facility (IFF). (i) Herallocatie van de DLGP-begroting vond plaats in december (ii) Voor zo een alomvattend programma worden er voor het algehele tijdsbestek steeds aanpassingen gepleegd; dit is van invloed op de duur van het programma; het Programma is verlengd met één jaar tot 12 november, (iii) Er zijn geen klachten over de overmakingen van het counterpartfonds vanuit de staatsbegroting. (iv) De capaciteit binnen het Ministerie is vergroot middels de installatie van de PIU; binnen de commissariaten door het opzetten, inrichten en bemensen van de DFP en in de particuliere sector middels het betrekken van de lokale consultants. Ontvangen tot 31 december 2005: Ministerie van Financiën 7. Aanpassingen van de uitvoeringsstrategie voor 2005 bij het implementeren van het Programma. In 2005 trad er vertraging op o.a. als gevolg van de algemene verkiezingen die in mei 2005 werden gehouden. Er was een grote behoefte om: a) De algehele uitvoering van het programma tijdens de vorige periode te evalueren op basis van het evaluatierapport over de middellange termijn; b) De nieuwe programma-indicatoren te bediscussiëren met het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en richtlijnen te verschaffen voor het opstellen van een herziene Log Frame; c) Nieuwe voorstellen te bespreken om de institutionele opzet van de PIU te verbeteren en d) Om richtlijnen van een herzien implementatieplan te bespreken. Om deze redenen heeft de IaDB een administratieve missie uitgevoerd en wel van 2 tot 4 mei 2005 (zie de volledige tekst als bijlage 1). In het algemeen kwam de missie tot de volgende conclusies: Het Ministerie en de PIU hebben aanzienlijke vorderingen geboekt voor wat betreft de uitvoering van het project, rekening houdende met de bureaucratische problemen; 18

17 Individueel hebben de taakmanagers goede vorderingen gemaakt voor wat betreft het beheersen van de principes van het programma. Ondanks het optimisme is het programma achter op schema, waarbij minstens 12 maanden extra nodig zijn om de projectdoelen die nog niet voltooid zijn, te halen; Sommige van de doelen zouden moeten worden herzien, aangezien hun waarde misschien verzwakt is, vanwege de veranderende omstandigheden. De nieuwe uitvoeringsstrategie voor 2005 De PIU heeft op succesvolle wijze alle specifieke kwesties die in de Aid Memoire van mei 2005 zijn overwogen, aangepakt: a) Het vereiste werkplan om alle midterm-vereisten tegen het einde van 2005 af te ronden, werd ingediend in juni 2005; zoals overeengekomen, concentreert de PIU zich op drie sterke districten: Wanica, Nickerie en Para (in plaats van 2 districten). In november 2005 voltooide de PIU alle relevante technische en juridische documenten en presenteerde deze aan de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën voor de Niveau 1-certificering van Wanica, Nickerie en Para om ingaande januari 2006 zelfstandig het financieel beheer te kunnen voeren en voor het activeren van het Districtenfonds 3 ; b) De voorgestelde consultancy betreffende het opnieuw aanpassen van de Log Frame door een extern deskundige (Carlos Lacayo) door rekening te houden met realistischere meetpunten alsook ontwikkelingsindicatoren, ging in november van start en werd in december voltooid (zie de herziene Log Frame in de bijlage); op basis hiervan kan de strategie voor programma-uitvoering voor 2006 worden ontwikkeld; c) De voorgestelde consultancy met betrekking tot het opnieuw indelen van de activiteiten en de doelen voor het resterende deel van het programma en wederzijds overeengekomen institutionele en budgettaire veranderingen van het programma werden verricht door dezelfde externe deskundige 5 ; de aanbevelingen zullen worden vastgelegd in het DLGP-Werkplan voor 2006; d) De door de externe consultant voorgestelde exercitie in nauwe samenwerking met de PIU resulteerde in een herziene begroting, die voldoende ruimte biedt om het programma met een jaar te verlengen. e) Zoals overeengekomen, werd er meer aandacht geschonken aan de districtsadministraties; dit resulteerde in praktische proactieve activiteiten van de PIU-taakmanagers binnen de districtscommissariaten; deze benadering leidde tot de succesvolle integratie van de BFM/Inkomstenunit (DFP) binnen de administratie van de commissariaten; f) Zoals overeengekomen, begonnen de Inkomsten en BFM-unit samen te werken door dezelfde werkruimte op het PIU-kantoor te delen en in nauwe samenwerking te functioneren met de actoren van Huurwaarde- en Vermakelijkheidbelastingen binnen het Ministerie van Financiën en in the districten; deze gezamenlijke inspanningen resulteerden in het versterken van de lokale capaciteit, verbetering van de financiële software om de inkomstenadministratie te verwerken, trainingen, gebaseerd op uitgaven en inkomstensimulaties, om alle procedures, handleidingen en Ministeriële richtlijnen voor intergouvernementele overmakingen in orde te maken en de voorbereiding van een geïntegreerd plan voor het innen van meer inkomsten uit de huurwaardebelasting; g) Zoals voorgesteld is de PIU begonnen contacten te leggen met de andere PIU s van IDB- Programma s binnen de hervorming van de overheidssector; de eerste vergadering met het projectteam van de CDF s is intussen geweest. Wij identificeerden een reeks van overlappende activiteiten. De samenwerking zal worden voortgezet in 2006 om de gebieden waarin we elkaar zullen ondersteunen, uit te werken. De reactie van het Ministerie was zeer positief; deze wijze van samenwerking past binnen het beleid van de nieuwe Minister. PIU-vertegenwoordigers participeren actief binnen het Stedelijk Ontwikkelingsplan van Paramaribo. De President van de Republiek Suriname nam het initiatief om het proces te versnellen om het staatsbesluit goed te keuren zodat Paramaribo ingaande januari 2006 als pilotdistrict wordt opgenomen binnen het raamwerk van het DLGP; hij tekende het staatsbesluit op 29 december, 2005; dit komt het Stedelijk Ontwikkelingsplan ten goede. h) De PIU pakte de bezorgdheid m.b.t. het component Civiele Werken aan. De CW-taakmanager en de lokale CW-consultancy versnelden de activiteiten bij het selecteren van het personeel van CTA s in het district, het voorbereiden van de management-tools, de training, de inventarisatie van alle 3 Zie hoofdstuk 7: Herzien Niveau 1-Certificeringstabel 4 Zie hoofdstuk 10: De opnieuw aangepaste DLGP-Log Frame van de overige activiteiten (Samenvatting Activiteitenplan 2006) 5 Zie hoofdstuk

18 zandwegen in de districten, de voorbereiding van de vervolgprojecten en het kapitaalinvesteringsprogramma. Er zijn nog steeds enkele knelpunten om de selectie van het personeel af te ronden; i) De herziening van de enorme taken van de Districts-Administrateurs en het creëren van meer capaciteit zijn in uitvoering; de PIU zal van start gaan met het faciliteren en versterken van het District- Management Team; j) Tenslotte selecteerde de PIU een bevoegde lokale deskundige met internationale ervaring op het gebied van curriculabeschrijving; deze deskundige zal in januari 2006 in dienst worden genomen om een integrale trainingsmodule voor te bereiden. k) Zoals voorgesteld, besprak de PIU de participatie van het Lim A Po Instituut, om een grotere rol te gaan spelen bij het implementeren van het programma. De consultant leverde intussen alle concepten betreffende het Fiscaal Juridisch Raamwerk en het concept voor de herziening van de Wet op Regionale Organen in, waaronder begrepen het nieuwe concept van de fiscale decentralisatie en het nieuwe bestuursmodel van de lokale overheid 6. In december is er een vervolgcontract getekend met dit instituut om 4 studies te verrichten, te weten: (i) een studie inzake Paramaribo; (ii) een studie inzake Sipaliwini; (iii) een studie inzake een modelbeleid voor het districtspersoneel en (iv) een studie inzake het formuleren van een lange-termijnstrategie voor decentralisatie. l) De PIU besprak binnen het DLGP-managementteam de compensatiemodellen om de betrokkenheid van de districtsambtenaren, alsook van het mirrorteam te bevorderen en zal de voorstellen ter goedgeuring in januari Identificatie en evaluatie van kwesties die van invloed zijn op de uitvoering van het programma en oplossingen/aanpassingen die vereist zijn voor het komende jaar/de komende jaren om een efficiënte implementatie te garanderen De participatie van de twee geïdentificeerde internationale consulting-firma s was een aandachtspunt vanaf de aanvang van de implementatie van het programma en dient bij herhaling te worden benadrukt, zoals ook geformuleerd tijdens de IaDB-missie van 27 februari tot 3 maart 2004: het Inter-American Center for Tax Administration (CIAT) heeft niet die leidende rol gehad voor wat betreft inkomstengenerering zoals men verwacht had bij het opstellen van het project. Integendeel hield zij zich nogal afzijdig. De Vereniging van Nederlandse Gemeentebesturen (VNG-Internationaal) haakte af nadat ze niet in staat was een overeenkomst te bereiken met de overheid inzake het aanbestedingsdocument. Er is nooit voor vervanging van VNG- Internationaal gezorgd. Tijdens de verslagperiode (2005) waren er geen internationale en lokale consultants/consultancy Firma s betrokken om de PIU bij te staan met het algehele management van het Programma. Overeenkomstig de aanbeveling van de PIU en de IaDB, werden de contracten met de internationale Resident Advisor en de internationale Management Advisor beëindigd. Vanwege een sterke 'eigenaarschap' ( ownership ) van de PIU en de capaciteit om eindverslagen van de internationale consultants in nauwe samenwerking met de lokale consultants en de stakeholders op het gebied van begroting en financieel management, burgerparticipatie en inkomsten, uit te werken, was het niet nodig om de overeenkomsten met die internationale consultants te verlengen. Er wordt in overweging genomen om ook de overeenkomst met het internationale team van consultants op het gebied van civiele werken te beëindigen. De reden hiervoor is dat het lokale consultantskantoor en de CW-taakmanager aangetoond hebben dat zij over voldoende capaciteit beschikken om het overige werk dat nog op dit gebied moet worden verricht, te finaliseren. Het Programma is door een internationale consultant opnieuw aangepast. De opdracht aan het consultantsbureau was om het Programma Implementatieplan te evalueren, de Log Frame van het project opnieuw aan te passen, waarbij er meer realistische meetpunten alsook ontwikkelingsindicatoren in overweging moesten worden genomen, alsook de projectbegroting te evalueren en te heralloceren. De consultant evalueerde in nauwe samenwerking met de PIU, overheidsfunctionarissen van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (mirror-team), consultants en Bankfunctionarissen de huidige status van de programma-implementatie op basis van de MTR-resultaten en de aanbevelingen verschaft in de Aid Memoire van de Administratieve Missie van mei De consultant had ook een ontmoeting met de juridische consultant van het DLGP om informatie te krijgen over de huidige status met betrekking tot het opstellen van 6 Zie bijlagen 4,5,6. 20

19 wetgevingsdocumenten (Wet op de Regionale Organen, financiële verhoudingen en districtenbelasting en - heffingen) die vereist zijn om het vereiste juridische raamwerk af te ronden. 7 Er worden belangrijke vorderingen waargenomen met betrekking tot de implementatie van het management van de districten inzake openbare werken en het onderhoudssysteem, aangezien de PIU een specialist heeft aangetrokken om deze capaciteitsopbouw te coördineren. Momenteel is een lokaal ingenieursbedrijf (consultantsbureau) bezig met het ontwikkelen van de handleiding en het installeren van deze capaciteit, De inventarisatie van de wegen en de diagnose inzake de staat waarin deze wegen verkeren, zijn voltooid. De specialist verleent ook zijn medewerking aan de districten bij het afronden van hun plannen inzake de rehabilitatie van de kantoren. Er zijn enkele aanbevelingen gedaan om dit proces te verbeteren en te versnellen. De projecten ter rehabilitatie van de districtskantoren zullen mede-gefinancierd worden door de districten zelf en deze zullen ook worden behandeld als trainingsprojecten. Zo ook werd er een eerste bijeenkomst gehouden door de directeuren van het DLGP en het CDFS en beide managers kwamen overeen om tezamen met de pilotdistricten verdere inter-institutionele samenwerking aan te gaan om de coördinatie te verbeteren, de informatie en de bronnen te delen alsook om gezamenlijke strategieën te ontwikkelen voor lokale planning, het management van investeringen en onderhoudsplannen en andere activiteiten gericht op het bevorderen van de strategie inzake decentralisatie van het land. Andere intergouvernementele coördinatie-activiteiten zijn ook vastgelegd in de aanvullende opmerkingen, vastgelegd in de specifieke output-meetpunten, gedefinieerd in het Logical Framework. De uitvoeringsstrategie voor 2006 De PIU zal volledige aandacht schenken aan de voornaamste uitdagingen en aanbevelingen op basis van geïdentificeerde vraagstukken, zoals: 1. De PIU zal haar operationele structuur en leveringsmechanisme evalueren en reorganiseren ter voorkoming van fragmentatie bij de implementatie van de systemen met betrekking tot het Districtsbestuur. De definitie van functies en verantwoordelijkheden binnen de PIU-structuur en het mirror-team dienen opnieuw te worden bekeken. 8. Er zal een DLGP-managementteam, bestaande uit de Directeur, de BFM-PIU taakmanager en het hoofd van het Bureau voor Decentralisatie worden geïntroduceerd. De BFM-taakmanager zal verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van alle niveau 1-activiteiten; de taakmanager belast met de Burgerparticipatie zal verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van alle niveau 2-activiteiten; leden van het mirrorteam van het Bureau voor Decentralisatie (MRD) zullen de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake het assisteren van de gecertificeerde pilotdistricten, bij het assisteren van de Financieel Administrateur en bij de coördinatie van de overige activiteiten binnen de intergouvernementele hervormingen; de PIU heeft vanuit het DLGP-budget een compensatiemodel voor het mirror-team uitgewerkt; het District- Managementteam van elk pilotdistrict zal worden begeleid door een DLGP-managementteam. Er zal volledige aandacht worden besteed aan de ontwikkeling en de verrichtingen, de wijze van functioneren van de districtsorganisatie en het menselijk potentieel, aangezien dit de belangrijkste hulpbron is; 2. Er zullen alomvattende taakomschrijvingen worden ontwikkeld voor het faciliteren van volledigheid, het integreren van de ontwikkeling en de implementatie van de voornaamste interim-institutionele capaciteiten van het district, alsook om een adequaat aanbestedingsproces en het monitoren van activiteiten, resultaten en betalingen te garanderen. Er moet voor alle consultantsbureaus een duidelijke taakomschrijving worden gestandaardiseerd. Het eerste kwartaal van 2006 richt de PIU zich op het finaliseren van de voorzieningen die noodzakelijk zijn voor het belangrijkste districtspersoneel, bestaande uit het BFM-personeel, de CTA-staf, de CIC-coördinatoren alsook alles wat noodzakelijk is voor het functioneren van het District-Managementteam, bestaande uit de Districtscommissaris, de Districts-Administrateur, de Districtssecretaris betrokken bij het beleid betreffende CIC, CP- Commissie, marketing en promotie en budget hearing; met de volledige bevoegdheid van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling, zal de PIU bevorderen dat het DMT de districten begint te besturen overeenkomstig het Ministerieel Strategisch Plan voor het District; 3. De specifieke overgangsfasen (proces, outputindicatoren en resulterende tussentijdse indicatoren) om een district het niveau 2 van de institutionele capaciteiten te laten bereiken, zal duidelijk worden gedefinieerd, om te garanderen dat de ontwikkelingsdoelen van het programma worden bereikt. Een 7 Zie bijlage 4: het model voor districtsbestuur; bijlage 5: het model voor financiële decentralisatie; Bijlage 6: het model voor organisatorische structuur van het district 8 Zie bijlage 2: PIU-structuur 2005 en bijlage 3: PIU-structuur 2006 (concept) 21

20 taakmanager heeft de volledige verantwoordelijkheid om alle niveau 2-activiteiten te coördineren met de volledige ondersteuning van de PIU en wel op basis van een duidelijk gedefinieerd werkplan. 4. Er zal een duidelijk verdeling van rollen, functies en verantwoordelijkheden onder de verschillende niveaus van de overheden en programma s worden gedefinieerd in operationele termen middels specifieke inter-institutionele overeenkomsten teneinde de capaciteitsopbouw van districten en de decentralisatiestrategie te bevorderen, alsook om overlapping en het dupliceren van inspanningen te vermijden. De PIU startte het proces overeenkomstig de Wet op Regionale Organen met het voorstel van de Minister van Regionale Ontwikkeling om bij Ministerieel Besluit het Uitvoerend Districtsorgaan (Districtsbestuur), bestaande uit vertegenwoordigers van Ministeriële Instanties in het district, te activeren. Dit inter-departementaal (intergovernementeel) instituut zal toezicht houden op alle Ministeriële activiteiten in het district en zal als één team functioneren onder de leiding van de Districts- Commissaris en in samenspraak met de verschillende ministeries, bij het voorbereiden van alle beleidsen planningsdocumente,; alsook bij de uitvoering van de goedgekeurde plannen en districtsbegrotingen. Het Districtsbestuur heeft in de interimfase ook de verantwoordelijkheid voor het zelfstandig beheren van van het Districtenfonds; de PIU heeft een beleidsdocument voor het Ministerie van Regionale Ontwikkeling opgesteld en zal bevorderen dat het Ministerie een pro-actieve rol zal spelen om op basis van een road map, rollen, verantwoordelijkheden, personeel en de verantwoordelijkheden over te dragen naar de decentrale functies in de districten.; 5. De PIU overweegt een uitgebreidere internationale assistentie te verkrijgen in twee fundamentele gebieden om (i) de operationele efficiëntie van het Programma te garanderen en (ii) de consistentie en de adequaatheid van de training voor zowel het PIU-personeel als voor de districten te bevorderen. Er zal een systeem van training en technische assistentie voor de districten worden ontwikkeld, overeenkomstig het Districtsnetwerk voor Informatie-uitwisseling. De PIU overweegt de betrokkenheid van internationale assistentie zelfs in meerdere gebieden; De PIU focust op de assistentie van de Dominicaanse Republiek, specifieker, de PIU kan rekenen op de steun van de Directeur van het Decentralisatie Programma, die een bevoegde Surinaamse deskundige is. Tijdens een informele ontmoeting met hem, kon de PIU de gebieden verkennen waarin er een behoefte is voor internationale assistentie; onder andere met betrekking tot enkele aspecten van het algehele management van het Programma, het Inter-districten Informatie-uitwisselingssysteem, het versterken van de planningcapaciteit in de districten, methodologie inzake budget hearings, curriculabeschrijving en trainingscursussen; 6. Het DLGP-Management netwerk. DLGP-ICT netwerk, gericht op strategieën m.b.t. electronische informatie-uitwisseling binnen de overheid, oftewel e-government strategieën. Op dit moment zijn we bezig met de voorbereiding voor het opzetten van een server in elk van de districten om de opslag van gegevens te centraliseren en om alle daarop aangesloten computers te voorzien van Internet/ verbinding. Dit zal een rechtstreekse en snelle communicatie met de buitenwereld mogelijk maken. Het zal mogelijk zijn om de andere computers in de districten die niet tot het Programma behoren, ook met de netwerken te verbinden. De database met informatie over het district die is voorbereid door het Centrum voor Burgerinformatie, zal binnenkort via het Internet beschikbaar zijn. In de tweede week van januari 2006 is de eerste server in Wanica geïnstalleerd, met lokale e- mailverbinding tussen de DLGP-computers in Wanica. Er zullen binnenkort ADSL-Internetverbindingen in Wanica en Nickerie worden geïnstalleerd, aangezien het nationale telefoonbedrijf deze capaciteit nu heeft voor deze twee districten, maar nog niet voor de andere. De Districts-Administrateurs hebben laptops ontvangen rond begin januari, waardoor ze in staat zijn te werken vanuit welke locatie dan ook. Op de lange termijn zijn de mogelijkheden bijna ongelimiteerd. Overeenkomstig e-government strategieën, kan het volgende in overweging worden genomen: online aanvragen van vergunningen, electronische betaling van belasting en geïntegreerde dienstverlening door betere communicatie, etc. 22

21 9. Evaluatie van Stakeholdersparticipatie Hieronder volgt een tabel van het huidige DLGP-personeel, het Spiegelteam, de R.O.-partners en andere institutionele stakeholders: De Programma Implementatie Unit (PIU) Org 2.1 Ahmadali, Basharat Directeur Bruma-Overman, Diana Taakmanager, Begr. & Financieel Mgt Chandrikasingh, Sharda Taakmanager, Intergouvernementele Hervorming Gilliad, Iris Taakmanager, Burgerparticipatie Pershad, Mahender Taakmanager, Inkomstengenerering Martin Blenman Taakmanager, Civiele Werken Jennifer Warning Financieel Administrateur (a.i.) Ahmadali, Riaz Systeemmanager / ICT Specialist Flemming, Deborah Directiesecretaresse Counterpart Team van het Ministerie van Regionale 2.11 ORG Ontwikkeling Ryan Rickerts Hoofd Bureau voor Decentralisatie Premlata Madhoeban Onderhoofd Bureau voor Decentralisatie Anna Lachman Burgerparticipatie Simona Boldewijn Burgerparticipatie Roberta Leefland Begroting- en Financieel Management Iwan Dobai Begroting- en Financieel Management Maja Dorinnie Juridische Hervormingen Santrousia Somowidjojo Inkomstengenerering Tanja Darnoud Inkomstengenerering Joey Sanmohadi Ministerie van Regionale Ontwikkeling (MRD) ORG Figuur 2.1 Michel Felisi Minister Joyce van Varsseveld Directeur Leo van Varsseveld Onderdirecteur Inter-American Development Bank (IDB) Pablo Adams Silvano Tjong Ahin Vertegenwoordiger IDB Field Office Paramaribo Sectorspecialist IDB-Field Office Ministerie van Financiën (MOF) ORG afb. 2.1 Humphrey Hildenberg Minister Adelien, Wijnerman Directeur Directoraat der Belastingen (OTA) ORG

22 Roy May Directeur Belastingen R. Sabiran Hoofd Huurwaardebelasting Centrale Lands Acccountants Dienst CLAD (MOF) ORG 2.20 Reggy Resida Manager Jan Mondria Register-Accountant Delano Netteb Staf Task Force Ministerie van Financiën (TMOF) ORG 2.13 H. H. Sno Inspecteur der Directe Belastingen R. Laing Ontvanger der Directe Belastingen Romeo Sabiran Hoofd Bureau voor Huurwaardebelasting J. Kantam Hoofd Vermakelijkheidsbelasting E. Coats Hoofd Centrale Betaaldienst van het MOF Liane Halfhide Thesaurie-inspectie Ms. Astrid Gopal Thesaurie-inspectie Planbureau L. Monsels-Thompson Directeur Mr. Lont Onderdirecteur R. Sairras Staflid J. Bouterse Staflid Civiel Technische Afdeling (CTA) MRD ORG 2.17 C. Bijlhout Onderhoofd van de afdeling W. Mingoen Hoofd van de afdeling Begroting, Accounting & Financiële Zaken (BAFA) MRD ORG 2.18 S. Alibaks Hoofd van de afdeling Mej. I. Bougenon Onderhoofd Andere participanten/entiteiten ORG 2.14 Districtscommissarissen ORG 2.5 V.H. Ramnewash / Shankar Nickerie E.R. Demon Para H. Soekimo Commewijne R. Landbrug Marowijne R. Soekarnsing Wanica Afdeling districtsfinanciën en planning (DFP) ORG 3.5 Roberta Leefland DA Wanica (a.i.) Jean King DA Para Jogeswar Nageswar DA Nickerie Denise Wonoredjo DA Marowijne Orlando Karnawi DA Commewijne Stafleden en functionarissen van het District Wanica: K. Martomamat, W. Hassankhan, R. Lallaram, I. Kohinor, P. Autar, M. Clumper, R. Gambier, S. Soemodihardjo, N. Baldewsingh, Ch. Garib, R. Roozer, D. Moesai, S. Darmowidjojo Para: K. Pasiran, R. Mijnals, M. Pique, O. Cairo, E. Sabajo, A. Palmtak, J. Boschman, M. Pollack Nickerie: M. Kalidin, G. Jagan, R. Emanuels, N. Soredjo, B. Shankar, C. Pawirodimedjo, D. Filemon, E. Enschede, J. Nora, K. Bajnath, L. Kasanpawiro, N. Soredjo Stafleden en functionarissen van het District Marowijne: A. Mamooi, R. Pinas, H. Resodimedjo, R. Bihari, A. Vreden, U. van de Stede, E. Samuel, H. Zaalman, E. Jubitana, H. Velantie, J. Mandikarija, J. Pinas, Pierre Commewijne: M. Chormoti, B. Sheombarsingh, R. Doelam, S. Jagdew, S. Burnett, a. Kasiman, M. Ishaak, D. Rosiek, I. Breinburg, U. Smith, A. Bihariesingh 24

23 Lokale Consultants NIMOS ORG 2.21 A. Sek-Hun Ang Projectmanager Nancy del Prado Staf Ander lokale consultants Integrated Computer Service (ICS) BFM Nationale Vrouwen Beweging (NVB), CP Dhr. Henrie Wesenhagen CP Warning consultancy, Mej.Nancy de Randamie, Dhr.Carlos Marketing Durham F.H.R. Lim A Po Institute for Social Studies Intergoevernementele en Wettelijke Hervorming Ilaco, Ir. G. Soerjoesing Civiele Werken Interdesign Civiele Werken Mej. W. Boedhoe Inkomstengenerering Reno Siswodidjojo en Tom Scholten (Business & Data Solutions) CP & Data Base Tjong A Hung Accountancy Office (external control) Financieel Mgt Stichting Planbureau Suriname Planning F. Troon en M. Tuur Juridisch Zaken Anton de Kom University/IMWO, E. Akrum Pre-Studies Paramaribo en Sipaliwini Fariq Ishaak en Tony van Dijk Fiscaal deskundigen Drs. Premchand Burgerparticipatie Drs. Boldewijn HRM Eerste Missieteam IDB-Head Quarters, USA/Washington DC Robert Daughters Jorge Febres Jake Greenstein Internationale Consultants die participeerden in het Programma Brazilië: Luiz Villela (Fiscaal-Econoom), Alvaro Manoel Budget& Fin) VS: R. Dauskardt, J.K. Rosengard, F. Steinberg, J. Febres (Fiscaal), Mario S. Loterszpil ICMA, Oscar Rodriguez (Management), Judie Kesson (Burgerparticipatie), Ezra Rapport (Lawyer), Jack Matzer (Infrastructuur/Civiele werken/dienstverlening), Phill Rosenberg (Budget& Fin), Joe Kelly (Budget&Fin), John Doane (Strategische Planning), John McComb (Planning Lokale Overheden), John McMillan, Dave Rouse, John Dorst (Infrastructuur/Civiele Werken) Venezuela: Iara Verocai (Milieu), Canada: Roger Pipe (Systeem voor Projectbudget en -monitoring), Panama: CIAT, Francisco J. Beiner (Fiscaal), Abel Dominiguez (Fiscaal), E. Gnazzo (Fiscaal), Carlos Lacayo (Evaluator/Management), Ex-PPT/PPIU-leden 1. Basharat Ahmadali (Projectcoördinator) 2. Mauro Tuur (Projectmanager) 3. Kitty Wijdenbosch (Burgerparticipatie), 4. Satcha Jabbar (Begroting en Financieel Beheer) 5. Dhr. Henk Mahabier (Juridische Hervorming), Hoofd van de Missie Fiscaal Deskundige Sr. Deskundige Civiele Werken Internationale Consultants die participeerden in het Programma Spanje: Susan Vogeler, (burgerparticipatie en Marketing) Nederland: VIA-ACTIVA International / Basharat Ahmadali (Consultancy inzake Management, wetgeving en lokale overheden in Suriname), VNG International: P. Tilburg (Sociale Wetenschappen), C. Bloemendaal (Financiën ), R. Hunnink (Local Government), H. Moor (Financiën), Ch. Verstegen (Management), J. Lie Kiet Hing (Financiën), G. van Eerde (Budget&Financiën), E. Loe (HRM) Eerste Ondersteunend team van deskundigen 6. Mahender Pershad (Inkomstengenerering) 7. Sandra Polak (HRM), 8. Jan Consen (Econoom), 9. E. Akrum (Financiën), 10. Ilaco, Ir. George Soerjoesing (Civiele Werken) De tabel toont de uitbreiding van het DLGP-netwerk aan op alle niveaus binnen de Bank, de centrale overheid, de districten en de particuliere sector. Alle stakeholders opgesomd in bovenstaande tabel participeerden in het Programma en hen zijn alle door de PIU uitgegeven projectdossiers verstrekt. 25

24 10. Samenvatting van het Actieplan voor de overige DLGP-activiteiten ( ) Er is een gespecificeerde versie van het Log Frame 9 ontwikkeld en deze versie heeft de onderlinge samenhang van de Programmacomponenten/outputindicatoren geherstructureerd en aanzienlijk verbeterd, vooral voor wat betreft de capaciteitsopbouw van de districten en de pre-investeringscomponenten. Het opnieuw aanpassen van de Log Frame is gebaseerd op duidelijk gedefinieerde en meetbare effecten, resultaten en outputindicatoren, waarvan de volgorde en de timing de geleidelijke overgang aangeven van de capaciteitsopbouwblokken (processen toegeschreven aan componenten/output) in de richting van de verwachte resultaten van het programma voortvloeiende uit elk voltooide output. De gespecificeerde capaciteitsopbouwblokken in kwartaalsgewijze outputindicatoren zullen belangrijk zijn om het management te helpen bij het evalueren van de institutionele prestaties van het Programma. Verder omvat het Log Frame-formaat aanvullende informatie waarbij de aard en de omvang van het werk wordt gedefinieerd, hetgeen de managers zal helpen om de verwachte vooruitgang en voltooide output (te begrijpen en) te meten, hetgeen zal samenhangen met de veranderingen die het districtspersoneel (raden, commissaris en management) heeft ondergaan, waardoor het juridische raamwerk en de institutionele capaciteiten als gevolg van de interventie van het DLGP worden versterkt. Het herziene Logical Framework zal aan alle stakeholders worden uitgelegd. 9 Bijlage 7: Het DLGP-Log Frame

25 SAMENVATTING ACTIVITEITENPLAN COMPONENTEN, SUB-COMPONENTEN, ACTIVITEITEN 1. INTERGOUVERNEMENTELE HERVORMINGEN 27 Planning in het algemeen Inspanningen van de overheid op het gebied van de decentralisatie zullen worden voortgezet. Beleidsmakers en wetgevers blijven zich concentreren op het verbeteren van de efficiëntie, de doeltreffendheid en de transparantie van het decentralisatieproces na het einde van het project. 1 Voornaamste juridische hervormingen goedgekeurd en langetermijnstrategie voor de sector is geformuleerd 1.1 (i) Wet op Regionale Organen; (ii) Wet van Financiële Verhoudingen en; (iii) Wet inzake Districtsbelasting; (iv) Districtsverordening voor Baatbelasting en Gebruikersheffing op Gebouwen en gerelateerde Staatsbesluiten, worden allemaal opgesteld en ingediend bij de Regering KW-1 van a Voornaamste juridische hervormingen goedgekeurd en van kracht 1.2 Concept-wetten goedgekeurd door de regering en ingediend bij de KW-1 van 2007 Nationale Assemblee. 1.3 Concept-wetten goedgekeurd door de Nationale Assemblee. 1b Uitvoeringsregeligen goedgekeurd en in place 1.4 Uitvoeringsregelingen van de voornoemde wetten en aanvullende administratieve regels om het proces operationeel te maken, zijn in gereedheid. KW-4 van c Andere ondersteunende studies en achtergronddocumenten afgerond Studies zijn beleidsomvattend en korte, middellange en langetermijnaanbevelingen en zijn na te trekken. 1.5 Finaliseer het inhuren van een Lokale Consultant voor Bestuursstudies KW-1 van 2006 inzake Paramaribo en Sipalawini; Lange-termijn Decentralisatiestrategie; en formulering van een model personeelsbeleid voor districtsbesturen 1.6 Bestuursstudies inzake Paramaribo en Sipaliwini; Model voor KW- 4 van 2006 Personeelsbeleid voor Districtsoverheden; en Lange-termijnstrategie voor de decentralisatie met actieplan, middellange en lange-termijnmeetpunten voltooid. 1.7 Lange-termijnstrategie voor de decentralisatie goedgekeurd door de regering KW-1 van Voornaamste institutionele en financiële capaciteit van districten ingesteld.. Inhuren van consultant(s) verloopt op efficiënte wijze. Overheidsautoriteiten (lokale en centrale) zijn ontvankelijk voor het proces en de referentiepunten. Reorganisatie is grondig geïmplementeerd en selectie van personeel geschiedt op basis van gedefinieerde functieprofielen. 2a Organisatorisch en Administratief Systeem van kracht en functioneert effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk 2.1 Ruime taakomschrijving voor het finaliseren van de organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten; ontwerp van een KW-1 van 2006 (No-obj. van IaDB) daarmee samenhangend trainingscomponent en aard en omvang van de reorganisatie en producten uitgewerkt. 2.2 Organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten; reorganisatie actieplan en daarmee samenhangend trainingscomponent KW-3 van 2006 ontworpen en afgerond. 2.3 Volmacht van de President om, waar dat van toepassing is, in vijf pilot en twee niet-pilotdistricten een hoofdingenieur van de civiel-technische KW-2 van 2006 afdeling en personeel voor inkomstengenerering te rekruteren en in dienst te nemen. 2.4 Ministerieel Beschikking voor organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten en actieplan goedgekeurd en KW-4 van 2006 aangenomen door de Districtsraden 2.5 Tenminste twee pilotdistricten hebben de reorganisatie afgerond en gespecialiseerd personeel is in place (Civiel Technisch, Management van Ressorten, Financiële afdelingen; etc.) overeenkomstig het Model voor Districtsbestuur. KW-4 van 2006

26 2b 2.6 Gerichte training is in minstens twee pilotdistricten op twee niveaus geïmplementeerd: (i) raden en uitvoerende organen en; (ii) KW-4 van 2006 districtspersoneel. 2.7 Kantoren in twee niet-pilotdistricten zijn uitgerust KW-4 van Minstens vier pilot- en één niet-pilotdistrict hebben reorganisatie afgerond en gespecialiseerd technisch personeel is in place (Civiel- Technisch, KW-1 van 2007 Management van Ressorten, Financiële Units; etc.) overeenkomstig het Model voor Districtsbestuur. 2.9 Gerichte training is in minstens vier pilotdistricten en twee nietpilotdistricten op de volgende twee niveaus geïmplementeerd: (i) raden en KW-1 van 2007 uitvoerende organen en (ii) districtspersoneel Organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten bekrachtigd, aangepast en functioneert effectief overeenkomstig het KW-3 van 2007 nieuwe juridische raamwerk en de voorschriften (verordeningen) van het land 2.11 Ruime taakomschrijving voor het finaliseren en implementeren van de interim richtlijnen en voorschriften voor de jaarplanning en begroting van KW-1 van 2006 de districten uitgewerkt Systeem voor de Jaarlijkse Planning en het Opstellen van de Begroting is in place, bekrachtigd en functioneert effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk 2.11 Ruime taakomschrijving voor het finaliseren en implementeren van de interim richtlijnen en voorschriften voor de jaarplanning en begroting van KW-1 van 2006 de districten uitgewerkt 2.12 Interimrichtlijnen voor het district inzake meerjaren kapitaalinvestering t.b.v. burgerparticipatie en het onderhouden daarvan, actieplan voor KW-1 van 2006 implementatie en daarmee samenhangend ontwerp van trainingscomponent, worden gefinaliseerd en de specifieke interinstitutionele overeenkomst voor gezamenlijke implementatie van de Lokale Districtenplannen zijn ondertekend door DLGP-CDFS en de Districts-Commissarissen (voorafgaande goedkeuring door Raden) Ministeriële Beschikking voor Interimrichtlijnen voor het district inzake meerjaren kapitaalinvestering t.b.v. burgerparticipatie en het onderhouden KW-2 van 2006 daarvan, actieplan voor implementatie en daarmee samenhangend ontwerp van trainingscomponent goedgekeurd en aangenomen door de Districtsraden Gerichte training voor vijf pilot-districten geïmplementeerd op de volgende drie niveaus van de districtsstructuren: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van het Management van de afdelingen van de KW-2 van 2006 Ressortkantoren; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district 2.15 Tenminste 1 pilotdistrict heeft het Meerjarenplan voor kapitaalinvestering t.b.v. burgerparticipatie en het onderhouden daarvan KW-3 van 2006 geïmplementeerd 2.16 Tenminste drie pilotdistricten hebben hun Meerjarenplan voor kapitaalinvestering t.b.v. burgerparticipatie en het onderhouden daarvan KW-4 van 2006 geïmplementeerd 2.17 Alle 5 pilotdistricten hebben hun Meerjarenplan voor kapitaalinvestering t.b.v. burgerparticipatie en het onderhouden daarvan geïmplementeerd KW-2 van Ministeriële Beschikking voor interimrichtlijnen voor planning en budgettering voor de districten; implementatie actieplan en trainingscomponent goedgekeurd en aangenomen door de Districtsraden Gerichte training voor vijf pilot-districten geïmplementeerd op de volgende drie niveaus van de districtsstructuren: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling financiën en planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district 2.20 Tenminste 1 pilotdistrict heeft de interimrichtlijnen voor Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voorgelegd tijdens openbare hearing en aangenomen. KW-2 van 2006 KW-4 van 2006 KW-4 van Tenminste 3 pilotdistricten hebben de interimrichtlijnen voor Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voorgelegd tijdens openbare hearing en aangenomen KW-1 van

27 2c 2.22 Alle 5 pilotdistricten hebben de interimrichtlijnen voor Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voorgelegd tijdens openbare hearing en aangenomen KW-2 van Instrumenten voor Jaarlijkse planning en budgettering van het District zijn KW-4 van 2007 bekrachtigd, aangepast en functioneren effectief overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land. Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportagesysteem in place, bekrachtigd en functioneren effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk van het land 2.24 Ruime taakomschrijvingen voor het finaliseren van de interimhandleiding; opzet en installatie van geautomatiseerde modules voor het Interimsysteem KW-1 van 2006 voor het District voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage uitgewerkt Algemene richtlijnen voor het interim Management van het KW-3 van 2006 Districtenfonds en voor het pilot-districten worden operationeel; bekrachtigd door het Ministerie van Financiën en aangenomen door de Districtsraden Softwaremodules (budgettering, accounting en rapportage) zijn gevuld KW-3 van 2006 met fictieve gegevens voor het modelleren, met evaluatiesoftware en koppelingsprocedures voor de concepthandleiding en rapportage-output, alsook t.b.v. de training De specifieke inter-institutionele overeenkomsten voor de KW-3 van 2006 overgangsstrategie en het actieplan voor alle technische afdelingen van de Centrale Overheid belast met de overmaking van terzake Belastingen en Heffingen naar de pilotdistricten, zijn ondertekend door de corresponderende overheidsautoriteiten (DLGP-HWB, etc) en de vertegenwoordigers van de pilotdistricten. De bevoegdheid van de Districts-Commissarissen om de overeenkomst te tekenen is vooraf goedgekeurd door de Districtsraden Handleiding van het interimsysteem voor Financieel Management, KW-3 van 2006 Accounting en Rapportage; Implementatie van het actieplan en het daaraan gerelateerde ontwerp van trainingscomponenten is gefinaliseerd en goedgekeurd Ministerieel Besluit voor de interimhandleiding voor het systeem voor Kw-3 van 2006 Financieel Management, Accounting en Rapportage; Implementatie van het actieplan en daarbij behorende trainingscomponenten goedgekeurd en aangenomen door de districtsraden Gerichte algemene training voor het begrijpen en leren van de structuur en Kw-3 van 2006 de inhoud van de handleiding is in vijf pilotdistricten ingevoerd op de volgende drie niveaus van districtenstructuur: i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district 2.31 Gerichte trainingscomponenten voor de Handleiding en de Kw-4 van 2006 uitvoeringsprocedures voor de Software zijn in tenminste twee pilotdistricten geïmplementeerd op de volgende drie niveaus van de districtsstructuren: i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district 2.32 Handleiding en Softwaremodules (budgettering en financiële Kw-4 van 2006 verantwoording en verslaglegging) zijn officieel in twee pilotdistricten geïnstalleerd De huidige taakomschrijving voor het onafhankelijk Accountantskantoor Kw-4 van 2006 van het DLGP is aangepast en uitgewerkt om periodieke accountantscontrole (per kwartaal) te verschaffen aan de pilotdistricten inzake procedurele nakoming van de Handleiding m.b.t. het Systeem van Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage en is voorzien van aanbevelingen 2.34 Gerichte trainingscomponenten voor de Handleiding en de KW-1 van 2007 uitvoeringsprocedures voor de Software zijn in nog drie andere pilotdistricten geïmplementeerd op de volgende drie niveaus van de districtsstructuren, te weten: i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige 29

28 overheidspersoneel in het district 2.35 Handleiding en Softwaremodules (budgettering en financiële. KW-1 van 2007 verantwoording en verslaglegging) zijn officieel in nog drie pilotdistricten geïnstalleerd Externe accountantsrapporten inzake de procedurele nakoming van de handleiding en de voorschriften zijn in tenminste 2 pilotdistricten voltooid; en rapporten inzake belastingen en heffingen bevestigen dat de districten volledig in staat zijn om de inningsprocedures per broncategorie per ressort, categorie van belastingplichtige, etc. te monitoren KW-3 van Assistentie van de districten aan de centrale instanties belast met de inning KW-4 van 2007 van belastingen en heffingen is verbeterd, aangezien belasting- en heffingsrapporten bevestigen dat de huidige bedragen die geïnd zijn, aanzienlijk hoger zijn dan die ervoor 2.38 Het Systeem voor de Districten inzake Financieel Management, KW-4 van 2007 Accounting, Interne Controle en Rapportage is bekrachtigd, aangepast en functioneert effectief, overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land Taakomschrijvingen voor het ontwikkelen en installeren van interim KW-1 van 2006 Handleiding voor de districten voor het Management en het Onderhoudssysteem van Openbare Werken ; alsook Technische Assistentie voor het voorbereiden en implementeren van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten 2.40 Handleiding voor de districten voor het Management en het Onderhoudssysteem van Openbare Werken; Implementatie van het actieplan en daaraan gerelateerd ontwerp van trainingscomponenten is gefinaliseerd en goedgekeurd KW-2 van Ministeriële Besshcikking voor interim Handleiding voor de districten KW-2 van 2006 voor het Management en het Onderhoudssysteem van Openbare Werken ; alsook Technische Assistentie voor het voorbereiden en implementeren van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten ; Implementatie van het actieplan en trainingscomponenten goedgekeurd en aangenomen door de districtsraden 2.42 Gerichte trainingcomponenten voor het installeren van de Handleiding KW-2 van 2006 voor de districten voor het Management en het Onderhoudssysteem van Openbare Werken in 2 pilot-districten geïmplementeerd op de volgende drie niveaus van de districtsstructuren: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) Civiel-technische afdeling; (iii) alle andere districtenunits 2.43 Taakomschrijving voor de ontwerper van de ontvangstruimtes voor de KW-1 van 2006 hearings met en de informatieverstrekking aan de burgers voor de overige districten Nickerie, Para en Commewijne is uitgewerkt. Deze zal onderdeel vormen van de training voor de civiel-ingenieurs van de districten inzake de supervisie op civiele werken 2.44 Technische Assistentie en daarmee samenhangende on-the-job KW-3 van 2006 trainingscomponenten voor het opstellen van de Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten voor het Hoofd van de Civiel Technische Units zijn in minstens 2 pilotdistricten afgerond; en pre-investering voor tenminste 2 projecten inzake Kapitaalwerken en de voorbereiding van 2 Onderhoudsprojecten zijn voltooid, overeenkomstig de jaarbegroting van het district Pilotdistricten hebben tenminste 2 Kapitaalwerken en 2 KW-4 van 2006 Onderhoudsprojecten gecontracteerd die in uitvoering zijn; rapporten over de voortgang van deze werken zijn beschikbaar Rehabilitatie van districtskantoren voltooid in 2 non-pilotdistricten KW-4 van Co-financieringsovereenkomsten voor de bouw van de ontvangstruimtes KW-2 van 2006 voor de hearings met en de informatieverstrekking aan de burgers zijn getekend tussen het DLGP en de districten Bouw van de ontvangstruimtes voor de hearings met en de KW-3 van 2006 informatieverstrekking aan de burgers is in tenminste 2 pilotdistricten voltooid en projecten zijn uitgevoerd als trainingsprojecten 2.49 Technische assistentie en daaraan gerelateerde on-the-job KW-4 van

29 trainingscomponenten voor het voorbereiden van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten voor het Hoofd van de Civiel Technische Units zijn in alle 5 pilotdistricten voltooid, evenals de pre-investering voor tenminste 5 projecten inzake Kapitaalwerken en de voorbereiding van 5 Onderhoudsprojecten, overeenkomstig de jaarbegrotingen van de districten Pilotdistricten hebben tenminste 5 projecten voor Kapitaalwerken en 5 KW-1 van 2007 Onderhoudsprojecten gecontracteerd welke in uitvoering zijn; rapporten over de voortgang van deze werken zijn beschikbaar 2.51 Bouw van de ontvangstruimtes voor de hearings met en de KW-3 van 2007 informatieverstrekking aan de burgers is in alle pilotdistricten voltooid en de projecten zijn uitgevoerd als trainingsprojecten. De kantoren van alle pilotdistricten en burgercentra zijn gerehabiliteerd en/of gebouwd 2.52 De specifieke interinstitutionele overeenkomst betreffende het door het KW-4 van 2007 CDFS delegeren van gedeeltelijke verantwoordelijkheden van de projectcyclus (co-managing projectvoorbereiding en supervisie) aan pilotdistricten is ondertekend door DLGP-CDFS en de autoriteiten van de pilotdistricten 2.53 De Handleiding voor het Systeem voor de Districten inzake het Management en Onderhoud van Openbare Werken is aangepast, bekrachtigd en functioneert effectief overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land. KW-1 van De basis-richtlijnen voor de Burger Adviescommissies van de districten en voor budget-hearing (organisatie en rollen, voorschriften en procedures voor werkvergadering, etc.) zijn uitgewerkt en goedgekeurd door de raden van alle pilotdistricten 2.55 In tenminste 2 pilotdistricten zijn er Burgeradviescommissies gevormd en tenminste 70% van de leden is afkomstig uit de particuliere sector, de kerken, de vakbonden en de NGO s; de notulen van tenminste de eerste vergadering zijn beschikbaar 2.56 Uitvoerende organen van de districten zijn in tenminste 3 pilotdistricten gevormd en zijn in overeenstemming gebracht met de voornaamste vertegenwoordigers van lokale instituten; de notulen van tenminste de eerste vergadering zijn beschikbaar KW-2 van 2006 KW-2 van 2006 KW-3 van In alle vijf pilotdistricten zijn er Burgeradviescommissies gevormd en KW-3 van 2006 tenminste 70% van de leden is afkomstig uit de particuliere sector, de kerken, de vakbonden en de NGO s; de notulen van tenminste de eerste vergadering zijn beschikbaar Uitvoerende organen van de districten zijn in alle 5 pilotdistricten en 2 KW-3 van 2006 non-pilotdistricten gevormd en zijn in overeenstemming gebracht met de voornaamste vertegenwoordigers van lokale instituten; de notulen van tenminste de eerste vergadering zijn beschikbaar 2.59 Belangrijkste schriftelijke documentatie (in word format of in KW-4 van 2006 brochurevorm) voor de Centra voor Burgerinformatie is in tenminste 2 pilotdistricten voltooid: (i) jaarbegroting goedgekeurd door de raad en huidige uitvoeringsniveaus; (ii) namen van gouvernementele en niet-gouvernementele personen die in de openbare hoorzittingen (public hearings) hebben geparticipeerd; (iii) samenstelling van burgeradviescommissie; (iv) samenstelling van raden en uitvoerende organen; (v) rechten en plichten van burgers; (vi) het functioneren van districten; (vii) samenvatting van de verzoeken en klachten van de burgers Centra voor Burgerinformatie functioneren in 2 pilotdistricten op richtige KW-4 van 2006 wijze en belangrijkste informatie wordt beschikbaar gesteld aan het publiek en regelmatig verzonden naar de lokale media en de NGO s Centra voor Burgerinformatie functioneren in alle vijf pilotdistricten op richtige wijze en belangrijkste informatie wordt beschikbaar gesteld aan KW-4 van

30 het publiek en regelmatig verzonden naar de lokale media en de NGO s Mechanismen voor de harmonisatie tussen burgers, de samenleving en de overheidssector in de districten zijn aangepast, bekrachtigd en functioneren effectief overeenkomstig de nieuwe wet- en regelgeving (verordeningen) van het land. 3. Institutioneel raamwerk voor de lokale overheidssector wordt versterkt KW-4 van Taakomschrijving voor het ontwikkelen van richtlijnen bij de KW-1 van 2006 uitvoering en bij het opzetten van het Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling (organisatie, verordeningen, heffingen; voorschriften en procedures voor werkvergaderingen, etc) is uitgewerkt 3.2 Strategisch Plan van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling KW-1 van 2006 waaronder organisatorische studie; implementatie van het actieplan met meetpunten voor de korte en middellange termijn is goedgekeurd door het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. 3.3 Organisatie, juridisch raamwerk en richtlijnen inzake de uitvoering KW-2 van 2006 van het Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling zijn afgerond en goedgekeurd. 3.4 Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling is opgezet en de KW-3 van 2006 notulen van tenminste de eerste vergadering zijn beschikbaar 3.5 De organisatorische meetpunten op de korte termijn van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling zijn vastgesteld KW-4 van Belangrijkste elementen van het Programmamanagement en ondersteunende activiteiten succesvol geïmplementeerd 4.1 Taakomschrijving voor evaluatie huidig PIU operationeel raamwerk KW-1 van 2006 is uitgewerkt 4.2 PIU operationeel raamwerk en het actieplan voor de uitvoering op KW-2 van 2006 de korte-termijn zijn afgerond en goedgekeurd 4.3 PIU-actieplan voor reorganisatie is geïmplementeerd en KW-3 van 2006 functioneert op de juiste wijze 4.4 TMOF Technische Stuurgroep opgezet en functioneert op de juiste wijze KW-3 van Financieel Overzicht Financiering 2005 Er is geen aanleiding om bezorgd te zijn over de financiering van het Programma. De Inter-American Development Bank pleegt de periodieke overmakingen op revolving basis op tijd. Zoals overeengekomen tussen de Regering van Suriname en de Inter-American Development Bank, dient de counterpart- financiering voor de drie jaar naar schatting het equivalent te zijn van US$ , dat is 30% van de totaal geprojecteerde kosten van US$ te zijn. 12. De hoogtepunten van 2005 Enkele mijlpalen en belangrijke momenten in 2005: De goedkeuring van de districtsverordening betreffende het Districtenfonds met steun van het Ministerie, de Staatsraad en de Nationale Assemblee voor de eerste keer in de geschiedenis van Suriname. De succesvolle steun van de nationale media (TV, Radio, Kranten) in de landelijke promotie van het decentralisatieproces, specifieker, het certificeringsproces middels het faciliteren van het DLGP, de PIU en de Districts-Commissarissen, in hun programma s met de grootste kijk- en luisterdichtheid zoals: To the Point (Apintie TV), Suriname Vandaag (STVS); De Bron (Rapar Radio); Talk Show: Aadj kal aur Aadj (RBN-TV), hoofdartikelen van de kranten De Ware Tijd en Dagblad Suriname; Het finaliseren en indienen van de certificeringsdocumenten, bestaande uit Presidentiele en Ministeriële Besluiten, technische rapporten en andere juridische documenten aan de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën om voor drie van de vijf pilotdistricten een Niveau 1-32

31 certificering te verkrijgen, te weten: Wanica, Nickerie en Para, met de succesvolle ondersteuning van alle stakeholders binnen de Ministeries van Regionale Ontwikkeling en Financiën. (TMOF); Het aangeven van de positie van de vijf pilotdistricten in de concept-begroting 2006 van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling, hetgeen betekent de cashovermakingen naar het Districtenfonds na goedkeuring van de staatsbegroting 2006 in de Nationale Assemblee; De initiatieven van de districten Para en Commewijne om het programma op districtsniveau te promoten middels seminars en workshops; Het participeren van de PIU in de RIAD-III summit in Recife, Brazilië, van oktober; Het participeren van de PIU in de Nationale Handelsbeurs 2005 van de Kamer van Koophandel; De publicatie van het Project Informatie Document IX: Decentralisatie (Nederlandse en Engelse versie); 1000 boekjes gedistribueerd aan alle stakeholders en ettelijke instituten, juristen, politici en raadsleden. De publicatie van het Project Informatie Document X: De Richtlijnen voor het Management van het Districtenfonds (in het Nederlands); 1000 boekjes verstrekt aan alle stakeholders; De publicatie van Het Beleidsdocument voor de Districtsfunctionarissen om de regionale ontwikkeling te leiden middels het Districtenfonds; De publicatie van het Beleidsdocument voor het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en de presentatie daarvan aan de Minister en de staf van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling; De publicatie van het Projectdocument XI: Het Juridische Raamwerk, bestaande uit concept wet- en regelgeving betreffende Districtsbelasting en -Heffingen, waaronder een memorandum van toelichting ten behoeve van het vergroten van de consensus; De publicatie van het Project Document XII: Het Raamwerk voor politieke en bestuurlijke hervorming, bestaande uit het wetsontwerp betreffende de herziening van de Wet op Regionale Organen, waaronder begrepen een memorandum van toelichting; Het indienen van een concept-staatsbesluit betreffende het district Sipaliwini aan de Raad van Ministers via de Minister van Regionale Ontwikkeling om het tweede pilotdistrict op te nemen in het DLPG; Het tekenen van het Staatsbesluit betreffende het district Paramaribo door de President van de Republiek Suriname en de bekendmaking in het Advertentieblad van 29 december 2005 om Paramaribo als pilotdistrict op te nemen in het DLPG. 13. Conclusies en Aanbevelingen De juridische certificering van Wanica, Para en Nickerie is uitermate noodzakelijk. De overheid moet alle noodzakelijke stappen ondernemen om het zelfstandig financieel beheer van het district en het activeren van het Districtenfonds te formaliseren en wel uiterlijk eind januari a) De PIU moet in een heel vroeg stadium het groen licht krijgen om extra internationale deskundigen op specifieke gebieden aan te trekken uit landen in de regio om meer professionele training te bewerkstelligen, terwijl de overige taken om de niveau 2- certificering van de pilotdistricten te bereiken, worden geïmplementeerd; b) De PIU behoeft de goedkeuring van de herziene structuur van de PIU-werkzaamheden, waaronder de voorstellen voor de additionele compensaties om de beste prestaties van de Taakmanagers en het Mirrorteam bij de implementatie van de overige taken van het Programma te garanderen, waarbij rekening wordt gehouden met haar eigen strategie voor c) De PIU behoeft de volledige ondersteuning bij het implementeren van de te ondernemen stappen voor een duidelijke verdeling van de rollen, de functies en de verantwoordelijkheden in de districten en bij de veranderingen binnen het Ministerie en de Districtsbesturen, waarbij rekening wordt gehouden met haar eigen strategisch plan. d) De PIU rekent op de volledige ondersteuning van het Ministerie om de gecertificeerde districten te laten beginnen functioneren door rekening te houden met hun eigen voorbereidende strategische plannen voor de districten; e) Het Bureau voor Decentralisatie, waaronder begrepen het Mirrorteam binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling, zal volledig belast zijn met en betrokken worden bij alle facetten van de implementatie van de Programmacomponenten in de districten. Er zullen in het bijzonder meer verantwoordelijkheden met betrekking tot de niet-pilotdistricten overgaan naar het Mirrorteam, aangezien de Minister van oordeel is dat de niet-pilotdistricten ook decentraal moeten gaan 33

32 functioneren op basis van de concepten, modellen en richtlijnen, zoals uitgewerkt door het DLPG voor de pilotprogramma s. Er zal een op maat gemaakt programma voor de niet-pilotdistricten worden ontwikkeld voor de implementatie door het goed getrainde Mirrorteam van het Bureau voor Decentralisatie, uiteraard met de technische assistentie van de PIU. Slot De PIU opereerde in nauwe samenwerking met: De Vertegenwoordigers, de Sector Specialist en de staf van het Country Office van de Inter-American Development Bank (IaDB) en de functionarissen van de Bank in het hoofdkwartier te Washington D.C. De PIU wenst haar waardering uit te spreken voor de inspectiebezoeken van de Sector Specialist van de Field Office, Silvano Tjong A Hin, onder andere voor wat betreft het Rapport inzake de Monitoring van de verrichtingen binnen het project (het Project Performance Monitoring Report) (PPMR). De Minister, de Directeur, de Onderdirecteur, die gemachtigd is door de nieuwe Minister om de PIU steun te verlenen op basis van de besluitvorming en het personeel van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. De Minister, de Directeur, de Onderdirecteur en het personeel van het Ministerie van Financiën, vooral het Directoraat van Financiën, het Belastingkantoor, de CLAD (Centrale Lands Acccountants Dienst) en het TMOF-team. De Directeur en het personeel van NIMOS. De Districts-Commissarissen, het personeel en de leden van de Districtsraad van de vijf pilotdistricten en één niet-pilotdistrict. Het Planbureau De PIU wenst haar dank uit te spreken aan degenen die op actieve wijze geparticipeerd hebben in de evaluatie, de planning en de implementatie; die informatie hebben verschaft, inzichten en ervaringen met ons hebben gedeeld zodat wij in staat gesteld werden wezenlijke vooruitgang te boeken in het uitvoeren van het Decentralization and Local Government Strengthening Program (Programma voor Decentralisatie en de Versterking van de Lokale Overheden). Paramaribo, 31 december 2005 De Project Implementatie Unit (PIU) Basharat Ahmadali (Directeur DLGP) 34

33 Jaarverslag 2005 Bijlagen: Aid Memoire 2-5 mei 2005 De organisatiestructuur van de PIU in 2005 Het Bestuursmodel van het Districtsbestuur De Organisatiestructuur voor de pilotdistricten Het model van de Financiële Decentralisatie Het Logical Framework (Log Frame) van het DLGP 35

34 36

35 Bijlage 1: Aid Memoire 2-5 mei

36 38

37 39

38 40

39 Bijlage 2: De Organisatiestructuur van de PIU in 2005 Organisatiestructuur DLGP (a) Ontwerp: Riaz Ahmadali, ICT-System Manager PIU 41

40 Organisatiestructuur DLGP- (ORG) Ministry of Regional Development Ministry of Finance a) De Project Implementatie Unit (PIU) binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling 11 Aan het hoofd van de PIU staat een Directeur die rapporteert aan de Directeur van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. De Directeur van de PIU is verantwoordelijk voor de dagelijkse werkzaamheden van het Programma. Er zijn 5 Taakmanagers die rapporteren aan de Directeur van de PIU, waaronder een manager belast met Intergouvernementele Hervorming, een manager belast met Administratie/Begroting en Financiën, een manager belast met Inkomstengenerering, een manager belast met Civiele Werken en een manager belast met Burgerparticipatie. Verder beschikt de PIU over een Financieel Administrateur, een Systeemadministrateur/IT-Specialist en een Directiesecretaresse. Elke Taakmanager is verantwoordelijk voor de coördinatie en supervisie van de activiteiten die gepaard gaan met een specifieke component van het programma. De financiële administratie van het programma valt onder de verantwoordelijkheid van een Financieel Administrateur. De Financieel Administrateur zal ook verantwoordelijk zijn voor het garanderen van het feit dat alle Programma-aanbestedingen geschieden overeenkomstig de aanbestedingsprocedures zoals omschreven in Bijlage B van de Leningovereenkomst. De Systeemadministrateur/IT-Specialist heeft de hoofdverantwoordelijkheid voor alle technische apparatuur, de communicatie en het archiveren van het DLGP. 11 Ministerie van Regionale Ontwikkeling 42

41 De Directiesecretaresse/Receptioniste is verantwoordelijk voor de efficiënte ondersteuning van het PIU middels een verscheidenheid aan secretariële en administratieve taken. b) Het Mirrorteam van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling Als onderdeel van de inspanning om de implementatiecapaciteit van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling te versterken, is er een team van MRD-personeel gevormd om tijdens de hele duur van het Programma nauw samen te werken met de PIU. Het team bestaat uit het personeel van de Afdeling Bureau Decentralisatie van het Minist en een verrie van R.O. en een vertegenwoordiger van de Afdeling Financiën en wel op full-time basis. Ook is er een vertegenwoordiger van de Civiel Technische Afdeling (CTA) en een vertegenwoordiger van de Afdeling Voorlichting van het Ministerie aan het team toegevoegd. Het Mirrorteam rapporteert aan de Onderdirecteur van het directoraat Districtsbestuur van het Ministerie. Elk lid van het Mirrorteam is gekoppeld aan een PIU-taakmanager. De verantwoordelijkheden van het Mirrorteam omvatten o.a: Het samenwerken met taakmanagers en hen assisteren bij het verkrijgen van de vereiste Ministeriële informatie. Het ondersteunen van de PIU-taakmanagers in andere activiteiten volgens instructies van de Onderdirecteur in coördinatie met de directeur van de PIU. Het evalueren van rapporten van de consultant of van consultants en voortgangsverslagen van de PIU en deze voorzien van commentaar. Het Ministerie op de hoogte stellen van de vorderingen van de implementatie van het component dat aan het team is toegewezen, in samenwerking met de desbetreffende PIU-taakmanager. Het participeren in het formuleren van een jaarwerkplan. Het ontvangen van training in strategisch planning. Het participeren in de voorbereidingsactiviteiten van DLGP II. Het participeren in het Plan voor Professionele Groei (Professional Growth Plan) om assistent-taakmanager te worden. c) DLGP-Taskforce van het Ministerie van Financiën (TMOF) 12 Er is een DLGP-taskforce binnen het Ministerie van Financiën (TMOF) om de volgende diensten te verlenen aan het DLGP: (i) training en technische assistentie aan de districten op het gebied van budgettering en financieel management (BFM); en (ii) certificering van de BFM-capaciteit van de districten voor Niveau 1- certificering; (iii) certificering van de referentiepunten betreffende inkomstengenerering voor Niveau 2- certificering. De TMOF zal bestaan uit 12 leden, benoemd door de Minister van Financiën, waaronder twee leden van elk der volgende departementen: Centrale Lands Accountants Dienst (CLAD), Thesaurie Inspectie, Centrale Begroting en Boekhouding (CBB), Cash Management (kasbeheer) (CBD), HWB & Comptabiliteit. Personeel (CLAD), Thesaurie Inspectie, Centrale Begroting en Boekhouding (CBB), Cash Management (kasbeheer) (CBD), OTA & Comptabiliteit. Personeel toegewezen aan de TMOF zal behalve de taken die betrekking hebben op het DLGP, ook zijn reguliere taken uitvoeren. Het hoofd van Thesaurie-Inspectie zal als voorzitter de leiding hebben over de TMOF. Er zal een jaarwerkplan voor de TMOF worden ontwikkeld en worden overeengekomen in samenspraak met de managers belast met BFM & Inkomstengenerering. De TMOF zal op periodieke basis vergaderen met de BFMmanager en de manager belast met Inkomstengenerering, om implementatievraagstukken te bespreken. Er zullen notulen van de vergaderingen worden bijgehouden, waarin vastgelegd de punten van vorige vergaderingen die nog op stapel liggen alsook de huidige vraagstukken en aanbevelingen. Andere Participerende Entiteiten d) De districten van Suriname zijn de voornaamste focus van het Programma: alle wettelijke hervormingen, systemen, handleidingen, technische assistentie en het grootste deel van het equipement, de infrastructuur en de training zal daarop worden afgestemd. Momenteel is het Ministerie van Regionale Ontwikkeling verantwoordelijk voor het opstellen van districtsbegrotingen en voor de supervisie over de financiële administratie van de districten. Ingevolge het Programma, zal de financiële administratiecapaciteit van de districten worden versterkt, waarbij hen de mogelijkheid wordt verschaft om hun eigen budgetten te ontwikkelen en te implementeren, behoudens de accountantsprocedures en de budgettaire richtlijnen van het Ministerie van Financiën. Er is in elk district een Districts-Administrateur (DA) geïnstalleerd, tezamen met een 12 Task Force van het Ministerie van Financiën is niet formeel geïnstalleerd, maar is volledig betrokken 43

42 Districtsafdeling Financiën en Planning (DFP). De DFP rapporteert aan de DA en de DA rapporteert op zijn beurt aan de Districts-Commissaris, die op districtsniveau toezicht houdt op de implementatie van het DLGP. In de interimfase zal de HBD blijven zorgen voor het evaluatiegedeelte betreffende huurwaardebelasting, maar in de toekomst zullen de pilotdistricten het hele inningsproces moeten beheren. Dit betekent dat het migratieproces een heleboel inspanning en condities op districtsniveau vereist, zoals: het definiëren van een nieuwe organisatiestructuur en AO-procedures voor inkomsten, rekrutering en selectie van personeel op basis van de AO-procedures en de training van personeel in belastingaangelegenheden en een geautomatiseerd belastingadministratiesysteem. Volgens verwachting zullen deze inspanningen tijd vergen, daarom zullen er andere alternatieven worden uitgewerkt voor de zwakke districten. e) Districtsraden (DR s) zullen overleg plegen met de burgers om de prioriteitsbehoeften voor de ontwikkeling van de districten te identificeren en zullen participeren in de ontwikkeling en goedkeuring van elk Districts Implementatieplan (DIP) alsook de jaarbegroting van het District en het Strategisch Ontwikkelingsplan wanneer een aanvang wordt gemaakt met de formulering hiervan in het tweede of het derde jaar van het programma. De algehele coördinatie ligt in handen van de PIU. f) Civiel Technische Afdeling (Civil Technical Agency) (CTA) is de technische unit van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling die verantwoordelijk is voor de rehabilitatie en het onderhoud van secundaire en tertiaire wegen en districtskantoren. Tijdens het DLGP zal de CTA doorgaan met het uitoefenen van deze functies, totdat de systemen van het district voor kapitaalwerken/investeringswerken in place zijn en de training en de technische assistenten de vereiste vaardigheidsniveaus aan de districten hebben overgedragen. De rol van de CTA ingevolge de decentralisatie zal als onderdeel van de organisatorische evaluatie en het strategisch plan voor het Ministerie van Regionale Ontwikkeling worden beoordeeld, en zal worden gefinancierd onder het DLGP-onderdeel institutionele versterking van de sector. g) Budgettering Accounting & Financiële Zaken (BAFA) is een technische unit van het Ministerie van Financiën, die verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren van districtsbegrotingen. Tijdens het DLGP zal BAFA worden versterkt met kantoorbenodigdheden, trainingen en technische assistentie. BAFA zal verantwoordelijk blijven voor de uitvoering van de gewone begroting voor de districten en zal met de PIU samenwerken in alle aangelegenheden betreffende de installatie van BFM-systemen en managementcapaciteit in de pilotdistricten. BAFA zal ook de overmakingen van de staatsbegroting naar het Districtenfonds coördineren en is verantwoordelijk voor het coördineren van de supervisie van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling over de financiële administratie van de districten. h) De Afdeling Huurwaarde Belastingsdienst (HWBD) De Ontvanger der Directe Belastingen van het Directoraat Belastingen van het Ministerie van Financiën ondersteunt het DLGP door nauw samen te werken met het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en de PIU om een tijdige uitvoering van het onderdeel Capaciteitsopbouw van de Districten, het onderdeel Inkomsten en het onderdeel Juridische Hervorming te garanderen. HWBD zal doorgaan met het maken van de aanslagen van de huurwaardebelasting voor de pilotdistricten totdat de districten in staat zijn de verantwoordelijkheden zelf op zich te nemen. Andere functies van de HBBD zullen het volgende inhouden: i) Het verschaffen van technische assistentie en training aan de pilotdistricten teneinde deze in staat te stellen om uitgebreidere verantwoordelijkheden op zich te nemen met betrekking tot de huurwaardebelasting en vermakelijkheidsbelasting. ii) Waar nodig, de districten assisteren bij de overdracht van de digitale administratie van de huurwaardebelasting naar het kleinere computersysteem in de districten. iii) Participeren in de discussies en voorbereidingen voor juridische hervorming, noodzakelijk om het systeem voor huurwaardebelasting en vermakelijkheidsbelasting in de districten te verbeteren. iv) Waar mogelijk, de registratie, waardebepaling en beoordelingsactiviteiten uit te breiden tot naar de districten. v) Doorgaan met het uit doen gaan van aanslagen en inningsdiensten inzake huurwaardebelasting van die districten die het beheer van de huurwaardebelasting niet rechtstreeks voeren, op zodanige wijze dat de inkomsten zullen worden gestort in een Districtenfonds en overeenkomstig de richtlijnen inzake het beheer van inkomsten en uitgaven die door de Minister van Financiën zullen worden bekrachtigd. vi) Maandelijks rapporteren aan de PIU betreffende de activiteiten die ondernomen zijn, de vorderingen die zijn geboekt of de resultaten bereikt overeenkomstig het Actieplan en het werkschema, de problemen die 44

43 men is tegengekomen en de wijze waarop deze problemen zijn opgelost. Aan het einde van het Programma zal er een eindverslag worden ingediend bij de IaDB en de PIU. i) De Centrale Lands Accountants Dienst (CLAD) voert de taken uit zoals overeengekomen in de Intentieverklaring tussen de Minister van Financiën en de Minister van Regionale Ontwikkeling, vastgesteld bij ministeriële besschikking, waaronder: (zie Bijlage 6) i) Informatie verschaffen aan de districten en de PIU op het gebeid van begrotings- en financieel beheer. ii) Technische assistentie verlenen aan de districten, zoals het schrijven van handleidingen en trainingen en workshops die de districten in staat stellen de verantwoordelijkheid voor een goed financieel beheer te dragen. iii) Participeren in discussies en de voorbereiding van juridische aanpassingen om het beheer van inkomsten en uitgaven in de districten te verbeteren. iv) De Minister van Financiën adviseren betreffende de goedkeuring van de certificering overeenkomstig de richtlijnen Beheer van het Districtenfonds. De CLAD zal een actieplan ter goedkeuring indienen bij de PIU, dat een overzicht zal inhouden van de geplande activiteiten en taken en hun maandelijkse deadlines. j) Het NIMOS is het Nationaal Instituut voor Milieu en Ontwikkeling in Suriname. Het NIMOS, dat in 1998 werd opgericht vanuit het Kabinet van de President, is een instantie die belast is met het voorstellen van milieuwet- en regelgeving en het coördineren van de implementatie van milieubeheeractiviteiten en daaraan gekoppeld onderzoek. Ingevolge het DLGP zal het NIMOS taken uitvoeren op basis van een Intentieverklaring tussen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en het Ministerie van Arbeid, Technologische Ontwikkeling en Milieu, zoals goedgekeurd bij ministerieel besluit (zie bijlage 6): i) Het ondersteunen van de PIU in alle zaken betreffende de implementatie van het milieubeheerssysteem in onderdeel Capaciteitsopbouw van het Districten. ii) Het opstellen van trainingsmateriaal inzake milieubeheer voor de Districtsraad en het personeel van de districtsadministratie, alsook voor activiteiten de sociale communicatie en burgerparticipatie aangaande. iii) Het participeren in de training van Districtsraden en het personeel van de districtsadministratie, waarbij het NIMOS belast is met het geven van lezingen en praktische oefeningen inzake concepten en methoden milieubeheer aangaande. iv) Het assisteren van districtsfunctionarissen in de voorbereiding van snelle milieu-analyses van strategische lokale ontwikkelingsplannen. 45

44 46

45 Bijlage 3: Het Bestuursmodel van het Districtsbestuur Legislative Supervision Model District Government Design Hans Lim Apo GOS Citizens appoints Govern: delegated autonomous tasks and co-governance tasks Ressort Council DC District Executive Body Members DS DA appoints District Council Govern district Supervision Ordinances Budgetary control Staff DS DA Personnel appoints 12 February 2005 Uitleg van de belangrijkste delen van de structuur van het Bestuursmodel voor het Districtsbestuur Burger (1) Mission statement: Kwaliteitsdiensten voor Kwaliteitsleefomstandigheden Het Districtsbestuur erkent dat wij zijn er om onze burgers en klanten van dienst te zijn. Teneinde op een kostenbesparende wijze te voldoen aan hun noden en verwachtingen, hebben wij ons gecommitteerd aan het verbeteren van de systemen middels welke wij steeds diensten van goede kwaliteit kunnen verschaffen. Districtsraad (2) De bestuursvorm van de Districtsraad werd aangenomen in 1989 en werd in het leven geroepen bij de Wet op Regionale Organen (S.B No. 44). Ingevolge deze wet, berusten de juridische en 47

46 bestuursverantwoordelijkheid voor districtsbesturen bij de Districtsraad. De Districtsraad bestaat uit de Districts-Commissaris (niet als lid) en de leden. De districtsorganisatie omvat diensten en afdelingen met, juridische en administratieve taken binnen het Districtscommissariaat. Middels het herzien van de Wet op Regionale Organen, zal de Districts-Commissaris geen voorzitter meer zijn van de Districtsraad. De Raad zal haar eigen voorzitter en ondervoorzitter kiezen. De Raad zal een nieuwe taak worden toegewezen om de leden van hetdistrictsbestuur en het kernpersoneel te benoemen Ressortraad (3) De bestuursvorm van de ressortraad in de ressorten van de districten werd aangenomen in 1989, en werd in het leven geroepen bij de Wet op Regionale Organen (S.B No. 44). Ingevolge deze wet berusten er enkele uitvoerende verantwoordelijkheden betreffende ressortbestuur bij de Ressortraad. De ressortraden bestaan uit een voorzitter en rechtstreeks gekozen leden. Administratieve of uitvoerende verantwoordelijkheid berust bij het Districtsbestuur. De ressortraad heeft de controle over alle activiteiten van het Bestuur in de ressorten. De districtsorganisatie omvat kantoren binnen de Dependances van de Districtscommissaris in the ressorten. Door de herziening van de Wet op Regionale Organen zal er een nieuwe taak worden toegevoegd die te maken zal hebben met het houden van openbare hearings in de ressorten bij het voorbereiden van het ressortplan en de ressortbegroting. Het Districtsbestuur (Uitvoerend orgaan van het district) (4) Het beheer van het district middels het Districtsbestuur werd aangenomen in 1989 en werd in het leven geroepen bij de Wet op Regionale Organen (S.B No. 44). Ingevolge deze wet berust de uitvoerende verantwoordelijkheid voor het bestuur van het district bij het Districtsbestuur onder de verantwoordelijkheid en controle van de districtsraad. Het Districtsbestuur bestaat uit de Districts-Commissaris (benoemd door de centrale overheid) en net zoveel vertegenwoordigers van de centrale overheid als er ministeries zijn. De districtsorganisatie omvat administratieve afdelingen binnen het districtscommissariaat. Vanwege de herziening van de Wet op Regionale Organen zullen de teamleden (hoofden van de afdelingen binnen het commissariaat) worden benoemd door deddistrictsraad. Het Bestuur zal worden voorgezeten door de Districts-Commissaris en zal functioneren onder de supervisie van de Districtsraad. 48

47 Bijlage 4. De Organisatiestructuur van het District gebaseerd op het Bestuursmodel van het Districtsbestuur 49

48 50

49 Bijlage 5: Het model voor Financiële Decentralisatie / Districtshuishouding (Zie volgende pagina de Financieringskoek) 13 Waar komt het geld vandaan? 1. Eigen Inkomsten (I Financieringskoek) a) Belastingen: Huurwaardebelasting en Vermakelijkheidsbelasting. b) Niet-belasting / gebruikersvergoedingen: Openbare markten (marktgelden), begrafenisrechten, boetes, bedrijfsvergunning (vergunningsrechten), gebruik van openbare ruimten, alcoho (gedistilleerd recht), baatbelasting, schenkingen, vergoedingen voor recreatiediensten, inspectieheffing, vergoeding voor consumptie van drinkwater, vergoeding voor vuilophaal en verwerking, parkeerdiensten, diensten van One Stop Infocentra, vergoedingen voor andere diensten. c) Middels districtsverordening, baatbelasting betreffende: Verbetering van wegen, elektriciteit, afvoer, drinkwatervoorziening d) Overeenkomsten tussen de overheid en de burgers om in aanmerking te komen voor middelen uit diverse internationale fondsen, zoals het Nederlandse Verdragsfonds voor het Binnenland, het Fonds voor Gemeenschapsontwikkeling, (Community Development Fund Suriname) (CDFS), gefinancierd door de IaDB) 2. Algemene schenking (I, IV Financieringskoek). 3. Specifieke schenking (III Financieringskoek). 4. Algemene subsidie (V Financieringskoek). 5. Specifieke subsidie (VI Financieringskoek) middels leningen van internationale organisaties zoals de Inter-American Bank (IaDB) via de centrale overheid. Waar gaat het geld naar toe? 1. De eigen inkomsten zullen gaan naar (II, IV Financieringskoek ): Activiteiten met betrekking tot de verzelfstandiging van het district (onderhoud van gebouwen, terreinen, wegen, dammen, dijken, kunstwerken, pleinen, plantsoenen) en de eigen economische activiteiten: openbare veiligheid, milieu, sport, verbeteringen van de buurten, verbetering van de afvoer en lozingen, economische ontwikkeling, infrastructuur/kapitaalinvesteringen, klantendiensten, vast afval en hulp bij rampen (II, IV Financieringskoek ) 2. De algemene schenkingen van de centrale overheid zullen gaan naar: (II, IV Financieringskoek ): Begrotingstekort, de kosten van de co-government (medebewind), dekken de kosten van structurele taken, hetgeen leidt tot begrotingstekort 3. De specifieke schenkingen zullen gaan naar (III Financieringskoek): Kosten van medebewind 4. Algemene subsidies zullen gaan naar (V Financieringskoek) Het dekken van de salariskosten 5. Specifieke subsidies middels lening zullen gaan naar (VI Financieringskoek): Het financieren van het 5-jaren Ontwikkelings/investeringsprogramma. Het geld zal gaan naar: het verbeteren van zandwegen, vuilophaal en verwerking, veilig drinkwater, openbare markt, enz. 13 Een nieuwe wet zal een Egalisatiefonds in het leven roepen dat de overmakingen van de centrale overheid zal kanaliseren naar de lokale overheid, op basis van een formule. 51

50 The Funding Pie (De financieringskoek) De Districtshuishouding waarin uitgelegd vanwaar het geld komt en waar het naartoe gaat. 52

51 Bijlage 6: Het DLGP-Log Frame

52 54

53 ANNEX I Page 55 of 89 PROGRAMMA VOOR DECENTRALISATIE EN DE VERSTERKING VAN LOKALE OVERHEDEN IN SURINAME (DLGP) LOG FRAME: Opnieuw aangepast in december Consultant: Carlos Lacayo SAMENVATTING PRESTATIEINDICATOR DATUM VERIFICATIEMIDDELEN VOORONDERSTELLINGEN EN (eind/kwartaal-kw) DOEL Duurzaamheid Creëer fiscaal en administratief levensvatbare lokale overheidsinstituten en lever een bijdrage aan effectievere en transparantere systemen voor districtmanagement of overheidsbestuur 1. Institutioneel en uitvoerend raamwerk van de pilotdistricten functioneren volgens de belangrijkste stakeholders effectief tegen het einde van het project 2. Administratieve efficiëntie is in tenminste 3 pilotdistricten vastgesteld als hun eigen inkomsten in vergelijking met de totale administratieve uitgaven tijdens de laatste 2 jaren van het project een duurzame vermindering toont, waarbij steeds meer een fiscaal neutraal decentralisatieproces wordt gegarandeerd. Einde van het project Einde van het project Mening van uitvoerende en overlegorganen van het district, raden, personeel en ander kernpersoneel op centraal niveau Nationale fiscale rekening en districtsrekening. Decentralisatie-inspanningen door de regering worden voortgezet Beleidsmakers en wetgevers blijven focussen op het verbeteren van de efficiëntie, de doeltreffendheid en de transparantie van het decentralisatiepro-ces na het einde van het project. 55

54 ANNEX I Page 56 of Administratieve efficiëntie is in tenminste 3 pilotdistricten vastgesteld als hun Jaarbedrijfsplan uitvoeringsniveaus van 80% of meer behaalt tijdens de laatste 2 jaren van het project. Einde van het project Nationale fiscale rekening en districtsrekening. SAMENVATTING PRESTATIE- INDICATOREN DATUM EIND/ KWARTAAL (KW) VERIFICATIE-MIDDELEN VOORONDERSTEL-LINGEN BEOOGD EFFECT Beoogd effect in relatie tot het doel 56

55 ANNEX I Page 57 of 89 Versterk de lokale overheden met het juridische raamwerk en de institutionele capaciteit die noodzakelijk zijn voor het zelfstandig fiscaal beheer, en in het geval van een district van de pilotgroep, de capaciteit om een aanvang te maken met het management van de projectcyclus van openbare investeringen en onderhoud; verbeter de verantwoordelijkheid en de lokale participatie in de planning, de budgettering en de sociale controle op het overheidsmanagement en de besluitvorming 1.1 Nieuw raamwerk en systemen voor het districtsbestuur op de juiste wijze geïnstalleerd en versterkt door tenminste 3 pilotdistricten die qua institutionele capaciteit gecertificeerd zijn door het Programma op niveau De 2 non-pilot districten tonen een geavanceerde capaciteitsopbouw, aangezien het organisatie- en administratie-systeem van het district geïnstalleerd is, waardoor vooruitgang in de richting van een effectief decentralisatiepro-ces wordt gegarandeerd. Einde van het project Einde van het project Voornaamste juridisch raamwerk in place. Evaluatie van de implementatie en de mening van de voornaamste stakeholders. Niveau 1- Certificering door de Regering van Suriname na te zijn gehoord door de TMOF en de CLAD; en Niveau 2- certificering door PIU. PIU-voortgangsrapport Evaluatie van de implementatie Inter-institutionele overeenkomst tussen MinR.O.-MinFin wordt tijdig geformaliseerd, zodat de TMOF een Technische Stuurgroep wordt om actief te assisteren bij de financiële decentralisatie en adviezen te geven en een nauwe monitoring van de vastgestelde meetpunten 57

56 1.3 Competenties inzake het districtsbestuur en geïnstalleerde capaciteiten in pilotdistricten garanderen verbeterde lokale participatie en intergouvernementele coördinatie in overheidsbesluitvorming en verantwoordelijk-heid van lokale autoriteiten PRESTATIE- Einde van het project PIU voortgangs-rapporten Evaluatie van de implementatie en mening belangrijkste stakeholders ANNEX I Page 58 of 89 SAMENVATTING DATUM VERIFICATIE-MIDDELEN VOORONDER-STELLINGEN INDICATOREN (eind/kwartaal (kw) ONDERDELEN Onderdelen in relatie tot het beoogde doel 1. Belangrijkste hervormingen zijn aangenomen en langetermijnstrategie voor de sector is geformuleerd 1.a. Belangrijkste juridische hervormingen goedgekeurd en in place 1.1 (i) Wet op Regionale Organen; (ii) Wet van Financiële Verhoudingen en; (iii) De Wet op Districtsbelasting (iv) Districtsverordeningen voor Baatbelasting en Gebruikersvergoeding, heffing op gebouwen en terzake staatsbesluiten, worden allemaal opgesteld en ingediend bij respectievelijk de Minister en het Kabinet van R.v.M.; Kw-1 van 2007 Lim A Po-Rapport PIU-nota aan de Bank en het Ministerie van Regionale Ontwikkeling Herziening van processen (wetsontwerpen en regelgeving) door de Regering en het Parlement geschiedt tijdig Breed politiek draagvlak voor het programma gaat door 58

57 ANNEX I Page 59 of 89 1.b. Regulering van wetten goedgekeurd en in place 1.2 Terzake wetgevingsstukken goedgekeurd door de Regering en ingediend bij de Nationale Assemblee 1.3 Terzake wetgevingsstukken goedgekeurd door de Nationale Assemblee. 1.4 Uitvoeringsregelingen van de voornoemde wetten en aanvullende administratieve regels om het proces operationeel te maken, zijn in place. KW-2 van 2007 KW-4 van 2007 KW-4 van 2007 PIU-nota aan de Bank en het Ministerie van Regionale Ontwikkeling Gepubliceerd in het Advertentieblad Uitvoeringsregelingen, verordeningen en aanvullende administratieve regels goedgekeurd door de Nationale Assemblee of waar van toepassing door de Centrale Overheid en de Lokale Overheden 59

58 ANNEX I Page 60 of 89 Aanvullende Nota # CN1: PIU dient te garanderen dat de uitbreiding van de taakomschrijving voor Lim A Po om het Juridisch Raamwerk te finaliseren en de daarmee gepaardgaande regels zodanig uitgebreid zijn om volledigheid en consistentie van het juridische raamwerk om het proces operationeel te maken en de aansprakelijkheid van de districten te vergemakkelijken, overlapping van verantwoordelijkheden en geschillen inzake jurisdictie te vermijden. Vandaar dat duidelijke voorschriften (verordeningen) en aanvullende administratieve regels onder andere de volgende elementen zullen inhouden: (A) De algemene competenties van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling om overheidsbeleid te formuleren en te ontwikkelen en dat van andere regelgevende instanties (indien van toepassing), zoals bepaald door het juridisch raamwerk. (B) Duidelijke verdeling van functies tussen de verschillende niveaus van overheid en autoriteiten (District R.O. CLAD-HWBD-BAFA-overige). (C) Definitie van algemene functies en allocatie van verantwoordelijkheden binnen de organisatiestructuur van het district op basis van het Model Districtsbestuur. (Zie DLGP-PIU, september 2005: Richtlijnen Decentralisatie Pag.29-; Project-informatiedocument IX). (D) Het bovengenoemde omvat dat voor het Model Personeelsbeleid (basis human resources management) en voor het definiëren van verordeningen en aanvullende administratieve regels, additionele inputs nodig zullen zijn m.b.t.: (i) Definitie van personeelsposities en functiebeschrijving; (ii) administratieve gedragslijnen betreffende salarissen, aantrekken personeel, prestatiebeoordeling en promotie, ontslag, werktijden, vakanties, gebruik van equipement en voertuigen, etc.; allemaal gebaseerd op het juridisch regime dat van toepassing is op ambtenaren en op de geldende budgettaire beperkingen. (E) Duidelijke definitie van de financieringsbronnen van het district (Het Financieringsoverzicht) en mechanismen om hun financiering te garanderen; regels inzake fiscale aansprakelijkheid en criteria voor transparante hulpbronallocatie (een egalisatieformule?) Er zullen ook additionele inputs nodig zijn. (F) Terzake gedragslijnen betreffende Belastingen en Kosten (heffing, inning, uitvoering, beroep, rapportage, etc.). Er zullen ook additionele inputs nodig zijn. Let op dat voor het definiëren van ruime verordeningen en aanvullende administratieve regels de consultant Mr. Lim A Po uiterlijk het tweede kwartaal van 2007 additionele inputs van de belangrijkste outputs geproduceerd door onderstaand Onderdeel 2, nodig zal hebben. Daarom zal het DLGP door een overgangsfase moeten gaan, genoemd definitie van interimmodellen, handleidingen, richtlijnen, voorschriften en systemen en hun toepassing en implementatie in een leren middels doen - modaliteit. Dit overgangsproces zal worden ondersteund door een Presidentiele volmacht, Ministeriële besluiten en goedkeuring door de Raden. Het huidige juridische raamwerk verschaft ruimte voor een dergelijke strategie en het gaan door deze processen is van fundamenteel belang voor de districten om hun vereiste institutionele capaciteiten te behalen, de gereedheid en de bereidheid om de desbetreffende decentralisatieprocessen uiterlijk 2008 volledig over te nemen. Ingevolge de huidige PIU-strategie voor het implementeren van Onderdeel 2, is er geen overgangsfase voor het adequaat opbouwen van de districtscapaciteiten overeenkomstig de ontwikkelingsdoelstellingen van het Programma en de DA alleen kan niet verantwoordelijk zijn voor alle vereiste functies. Ook bij de PIUorganisatie en operationele strategie is er teveel ad hoc voor het definiëren van de processen, automatisering van de leveringsmechanismen en de spreiding van taken; en daarom zal men zelden zien dat een district de gerelateerde decentralisatieprocessen uiterlijk 2008 heeft overgenomen. (ervaring opgedaan MTR). Houdt echter in de gaten dat dit Log Frame de aangepaste operationalisatiestrategie en de terzake overgangsfasen en meetpunten presenteert om het gestelde doel en de ontwikkelingsdoelstellingen van het Programma te bereiken. SAMENVATTING PRESTATIE- INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOORONDER-STELLINGEN 60

59 ANNEX I Page 61 of c. Andere ondersteunende studies en achtergronddocumenten afgerond 1.5 Finaliseer het aantrekken van lokale consultant voor overheidsstudies over Paramaribo en Sipalawini; Strategie voor langetermijndecentralisatie; en formulering van een model voor het Personeelsbeleid voor districtsbesturen KW-1 van 2006 KW- 4 van 2006 Document Document Studies zijn beleidsomvattend en korte, middellange en lange-termijnaanbeve-lingen zijn na te trekken en operationeel 1.6 Overheidsstudies over Paramaribo; Sipalawini; model voor het Personeelsbeleid voor districtsbesturen; en strategie voor langetermijndecentralisatie met actieplan, middellange en lange-termijnmeetpunten voltooid KW-1 van 2007 PIU-nota aan de Bank en het MRD 2. Belangrijkste institutionele en financiële capaciteiten van de districten zijn gecreëerd 1.7 Strategie voor langetermijndecentralisatie goedgekeurd door de Regering. 61

60 ANNEX I Page 62 of a. Organisatie- en administratiesysteem in place, zijn bekrachtigd en functioneren effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk. 2. a. vervolg Aanvullende opmerking # CN2b: Deze fase houdt een succesvolle reorganisatie in zodat het district beschikt over adequaat menselijk potentieel en terzake organisatorische setting en managementregels om de interimverantwoordelijkheden die gepaard gaan met institutionele capaciteiten gerelateerd aan de ontwikkelingsdoelen van 2.1 Ruime taakomschrijving voor het finaliseren van de organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten; ontwerp van hieraan gerelateerd trainingscomponent en reorganisatie aard en omvang en producten uitgewerkt. 2.2 Organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten; reorganisatie actieplan en hieraan gerelateerde trainingscomponent afgerond en ontworpen 2.3 Volmacht van de President om waar van toepassing in 5 pilot en 2 niet-pilotdistricten een hoofdingenieur voor de civiel technische units en personeel voor inkomstengenerering te rekruteren en in dienst te nemen Kw-1 van 2006 (februari) KW-3 van 2006 KW-2 van 2006 Geen bezwaar van de Bank Document PIU-nota aan de Bank Het aantrekken van consultants verloopt op efficiënte wijze Overheidsautoriteiten (lokaal en centraal) ontvankelijk voor het proces en de meetpunten Reorganisatie is grondig geïmplementeerd en selectie van het personeel geschiedt op basis van vaststaande functieprofielen- 62

61 ANNEX I Page 63 of Ministerieel Besluit voor organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten en actieplan goedgekeurd en aangenomen door de Districtsraden 2.5 Tenminste 2 pilotdistricten hebben de reorganisatie afgerond en gespecialiseerd personeel is in place (Civiel Technisch, Management van Ressorten, Financiële Units; etc.) overeenkomstig het Model voor het Districtsbestuur. 2.6 Daarmee gerelateerde training is in minstens 2 pilotdistricten op twee niveaus geïmplementeerd, te weten op het niveau van (i) raden en uitvoerende organen en; (ii) overheidspersoneel in het district 2.7 Kantoren in twee nonpilotdistricten zijn uitgerust. KW-4 van 2006 KW-4 van 2006 KW-4 van 2006 KW-4 van 2006 PIU-nota aan de Bank PIU-nota aan de Bank en het MRD Rapport, data, namen, beroepen en functies per gebied. Evaluatie Rapport, data, namen, beroepen en functies van stagiaires per district. Evaluatie PIU-rapport Inspectie 63

62 ANNEX I Page 64 of Minstens 4 pilot en 1 non-pilotdistrict hebben reorganisatie afgerond en gespecialiseerd technisch personeel is in place (Civiel Technisch, Management van Ressorten, Financiële Units; etc.) overeenkomstig het Model voor Districtsbestuur 2.9 Hiermee gerelateerde training is in minstens 4 pilotdistricten en 2 nonpilotdistricten op twee niveaus geïmplementeerd, te weten op het niveau van (i) raden en uitvoerende organen en; (ii) overheidspersoneel in het district 2.10 Organisatorische en administratieve interimhandleiding voor de districten is bekrachtigd, is aangepast en deze functioneert effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk en de voorschriften (verordeningen). KW-1 van 2007 KW-1 van 2007 KW-3 van 2007 Rapport, data, namen, beroepen en functies per districtsorganisatiestructuren Rapport, data, namen, b van stagiaires per district. Evaluatie. Finale handleiding aangepast Evaluatie 64

63 ANNEX I Page 65 of 89 Aanvullende opmerking # CN2a: Taakomschrijving voor het uitwerken van de organisatorische en de administratieve interimhandleiding voor het district en het implementeren van de overgangsreorganisatie van het district. Op basis van het model voor het Districtsbestuur zal de taakomschrijving onder andere de volgende beschrijving van taken, resultaten en hoofdstukken inhouden: (A) Voor het algemeen model: Volledige definitie van algemene functies en duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden binnen de organisatorische structuur van het district waaronder de rollen van overleg- en uitvoerende organen en raden, Districts-Commissaris en alle operationele gebieden zoals uiteengezet in het Model voor het Districtenbestuur. Let wel dat het voor deze overgangsfase noodzakelijk is om deze interimdefinitie van dit Model te hebben om conflicterende rollen en geschillen te vermijden en capaciteitsopbouw te faciliteren. (Les geleerd van MTR) (B) Voor het algemene model: gedetailleerde definitie van (i) functieprofielen, salarissen en functiebeschrijvingen van al het personeel per organisatiegebied; (ii) personeelsbeleid betreffende taken en plichten; salarissen en toelagen; verlof en reizen; ontslag; etc. Let wel dat sommige functies en salarisdefinities binnen korte tijd worden vervuld, terwijl andere weer op de middellange termijn worden ingevuld. (C) Voor elk district: Voltooi bedrijfskostenanalyse waarbij de huidige tegenover de geschatte kosten met het nieuwe model worden vergeleken. Speciale aandacht zal worden geschonken aan de salarisstructuur van het personeel, bedrijfsuitgaven voor wat betreft het innen van belasting en heffingen, alsook op het gebied van kapitaalinvesteringen en onderhoud. Dit hoofdstuk zal vergelijkende schattingen inhouden van toekomstige districtsinkomsten tegenover de bedrijfsuitgaven voor de komende 3 jaar. Dit om geschatte tekorten per district te verkrijgen, hetgeen een belangrijke input zou kunnen zijn voor verdere definiëring van een egalisatieformule en specifieke overgangsfasen voor het in de eigen behoeften voorzien van het district. (D) Voor elk district: een institutionele diagnose en formulering van het actieplan voor reorganisatie met korte-termijnfocus op adequaat bemensen van de Afdelingen Financiën/Planning en Civiel Technisch en middellange-termijnfocus om de bemensing van andere gebieden van het Model voor het Bestuur van het District af te ronden in overeenstemming met de begrotingsrestricties. (E) Het ontwerp van het onderdeel training zal in een kopieerbaar formaat zijn: de methodologie zal de beschrijving van doelstellingen, participantengroepen per niveau, modules en de timing van de implementatie en het formaat voor het evalueren van de trainingsm stagiaires dekken (inhoud, toepasbaarheid, methode, etc). Met betrekking tot de kwalificatie en de selectie van de consultancy: bewezen ervaring van institutionele analyse, uitwerking van de handleiding, deskundigheid op het gebied van lokale overheden in soortgelijke landen. De taakomschrijving zal een evaluatiematrix incorporeren van kwalificaties voor potentiële consultants. (F) Geschatte tijd van Consultancy: 45 dagen internationaal en 60 dagen lokaal. Deskundigen (G) Het houdt ook in het aanpassen van de taakomschrijving van de Firma ILACO Suriname N.V. (zie en m.b.t. Vestig Managementsysteem, organisatiestructuur, etc ). Let wel dat Mr.Lim A Po een Model voor het Personeelsbeleid moet opstellen of een document inzake de technische achtergrond met duidelijk beleid voor het juridisch raamwerk, terwijl het hier verwijst naar een interimorganisatie en administratiesysteem dat uiterlijk het tweede kwartaal van 2006 zal zijn afgerond en operationeel zal zijn gemaakt voor de overgangsfase. De overgangsfase houdt in dat de PIU niet zal wachten totdat het juridische raamwerk voltooid is om een aanvang te maken met de implementatie van alle administratieve en managementsystemen. Vandaar dat beide consultancies in eerste instantie het eerste conceptuele aspect met betrekking tot de Algemene Districtsfuncties zullen coördineren en van daaruit de overgangsfase. Uiterlijk Kw-2 van 2007 zal de PIU de vereiste inputs voor Mr. Lim A Po voorbereiden, waarbij alomvattende verordeningen en alomvattende administratieve voorschriften worden opgesteld, die benodigd zijn voor het juridische raamwerk. 65

64 ANNEX I Page 66 of 89 2.b. Jaarlijks Planning en Budgetteringsysteem zijn in place, bekrachtigd en functioneren effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk 2.11 Alomvattende taakomschrijving voor het finaliseren en implementeren van de interim richtlijnen en voorschriften voor de jaarplanning en de begroting van de districten is uitgewerkt Kw-1 van 2006 Verklaring van geen-bezwaar zijdens de Bank SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOORONDER- STELLINGEN 2.b.vervolg 2.12 Interimrichtlijnen voor het district inzake meerjaren kapitaalinvestering voor burgerparticipatie en het instandhouden daarvan, actieplan voor implementatie en daaraan gekoppeld ontwerp van de trainingscomponent worden gefinaliseerd. De specifieke inter-institutionele overeenkomst voor gezamenlijke implementatie van de lokale plannen van de districten zijn ondertekend door DLGP-CDFS en de districtscommissarissen (na voorafgaande goedkeuring door de Raden) Ministerieel Besluit voor Interimrichtlijnen voor het district inzake meerjaren kapitaalinvestering voor burgerparticipatie en het instandhouden daarvan, actieplan voor implementatie en daaraan gekoppeld ontwerp van de trainingscomponent goedgekeurd en aangenomen door de Districtsraden Specifieke training voor 5 pilot-districten geïmplementeerd op drie niveaus van de districtsstructuren, te weten: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van het management van de afdelingen van de Ressortkantoren; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district Kw-1 van 2006 Kw-2 van 2006 Kw-2 van 2006 Indiening van het desbetreffende Schriftelijke document PIU nota aan de Bank Rapport, data, namen en functies van stagiaires per district. Interinstitutionele overeenkomsten garanderen horizontale samenwerking en kruissubsidiëring, alsook solide committeringen voor financiering, alsook het genereren van incentives voor de autorisatie van de districten inzake het participatieplan PIU herdefinieert op duidelijke wijze terzake taakomschrijvingen 66

65 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) 2.15 Tenminste 1 pilotdistrict heeft het Meerjarenplan inzake kapitaalinvestering voor burgerparticipatie en het Kw-3 van 2006 instandhouden daarvan geïmplementeerd 2.16 Tenminste 3 pilotdistricten hebben hun Meerjarenplan inzake kapitaalinvestering voor burgerparticipatie en het instandhouden daarvan geïmplementeerd Kw-4 van 2006 VERIFICATIE- MIDDELEN Schriftelijk document Schriftelijke documenten ANNEX I Page 67 of 89 VOORONDER- STELLINGEN om tijdige en efficiënte programmering van investeringen en onderhoudsactiviteiten in de districten te bewerkstelligen. 2.b. vervolg 2.17 Alle 5 pilotdistricten hebben hun Meerjarenplan inzake kapitaalinvestering voor burgerparticipatie en het instandhouden daarvan geïmplementeerd 2.18 Ministerieel Besluit m.b.t. interimrichtlijnen voor planning en budgettering voor de districten; implementatie actieplan en trainingscomponent goedgekeurd en aangenomen door de Districtsraden 2.19 Specifieke training voor 5 pilot-districten geïmplementeerd op drie niveaus van de districtsstructuren, te weten: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district 2.20 Tenminste 1 pilotdistrict heeft de interimrichtlijnen voor Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voor openbare hearing ingediend en aangenomen Kw-2 van 2007 Kw-2 van 2006 KW-4 van 2006 KW-4 van 2006 Schriftelijke documenten PIU-nota aan de Bank Directeuren van DLGP-CDFS garanderen effectieve samenwerking PIU is in staat om nieuwe samenwerkingsverbanden te incorporeren en terzake interinstitutionele overeenkomsten zijn getekend Tenminste 3 pilotdistricten hebben de interimrichtlijnen voor Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voor openbare hearing ingediend en aangenomen KW-1 van 2007 Schriftelijke documenten Evaluatie 67

66 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) 2.22 Alle 5 pilotdistricten hebben de interimrichtlijnen voor Kw-2 van 2007 Planning en Budgettering geïmplementeerd en de begroting is voor openbare hearing ingediend en aangenomen 2.23 Instrumenten voor Jaarplanning en budgettering van het District zijn bekrachtigd, aangepast en functioneren effectief overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land.. Kw-4 van 2007 Evaluatie Finale instrumenten aangepast Evaluatie ANNEX I Page 68 of 89 VERIFICATIE- MIDDELEN Schriftelijke documenten VOORONDER- STELLINGEN 68

67 ANNEX I Page 69 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOORONDER- STELLINGEN 2.c. Systeem voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage in place, bekrachtigd en functioneert effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk 2.24 Ruime taakomschrijvingen voor het finaliseren van de interimhandleiding; opzet en installatie van geautomatiseerde modules voor het Interimsysteem voor het District voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage uitgewerkt. Kw-1 van 2006 Verklaring van geen-bezwaar tegen ToRs zijdens de Bank. 69

68 ANNEX I Page 70 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM VERIFICATIE- VOORONDER- (eind/kwartaal-kw) MIDDELEN STELLINGEN Aanvullende opmerking # CN4: Aangezien dit een basis-capaciteitsopbouw van een district is om het decentralisatieproces duurzaam te maken, is een gedetailleerder werkingsgebied aanbevolen om de PIU te assisteren bij het onderzoeken van de verwachte werkbelasting en de te ondernemen activiteiten. Let wel dat de planning- en budgetteringsfunctie in een apart hoofdstuk worden ontwikkeld totdat de begroting is aangenomen door de Raad. Aangezien er momenteel een geautomatiseerd integraal pakket van Modules voor Budgettering, Financiën en Accounting wordt ontwikkeld, zal een verwijzing in dit hoofdstuk naar de terzake taakomschrijving van de lokale consultant mede aanpassingen aan de Budgetteringsmodule inhouden als we ervan uitgaan dat de resulterende output van de planning- en budgetteringsrichtlijnen een input voor dit Systeem is. Net zoals in vorige gevallen zijn thans 3 aparte consultancies bezig met de ontwikkeling van Systemen voor het Financieel Management, de Financiële Administratie en Interne Controle en de Rapportage van de Districten. Teneinde een adequaat ontwerp en implementatie van het systeem te garanderen, zal het noodzakelijk zijn om de taakomschrijvingen van deze consultancies beter te definiëren en aan te passen: (i) Het bedrijf (Integrated Computer Services N.V-ICS) belast met het verschaffen van de geautomatiseerde modules (nog niet operationeel) voor budgettering, financiële administratie en rapportage middels account view software oftewel pakketten die aan te passen zijn; (ii) De Centrale Lands Accounts Dienst (CLAD) is ook gecontracteerd om twee eerder ontwikkelde BFM-handleidingen (nog niet operationeel) te herzien en assistentie te verlenen bij de implementatie; en (iii) een externe consultant belast met het ontwikkelen van procedures en richtlijnen voor het Districtenfonds en daarmee samenhangende inkomsten (nog niet operationeel). Deze taakomschrijvingen zullen worden aangepast om de taken en outputs verwacht van deze dienstverleners duidelijk te definiëren. Hier wordt een geïntegreerd perspectief van de aard en omvang van het werk dat verricht moet worden, gepresenteerd overeenkomstig de ontworpen indicatoren van het Log Frame. Let wel dat volgende fasen inhouden eerst het ontwikkelen van de BFM-handleiding, ten tweede het aanpassen en voltooien van de daaraan relateerde Software en dan de installatie en de implementatie. Elke software-ontwikkeling zal afhankelijk zijn van de goedkeuring van het desbetreffende deel van de inhoud van de handleiding. Vandaar dat er duidelijke taakomschrijvingen moeten worden gedefinieerd en aangepast voor elke consultancy die thans wordt gecontracteerd door het DLGP. (A) De belangrijkste doelstelling van de consultancy (consultancies) is om Systemen voor de Budgettering, Financiële Administratie en Interne Controle en Rapportage voor de districten operationeel en flexibel te maken om zowel deze overgangsfase aan te kunnen waarin de inning, aanslagen (etc) van terzake belastingen en heffingen gecentraliseerd zijn en inkomsten worden gestort op de Rekening van het Districtenfonds (DFA); alsook wanneer het Juridische Raamwerk tenslotte is goedgekeurd en de districts-gerelateerde capaciteit is bereikt. Gezien het beleid dat alle inkomsten en uitgaven van de districten zullen worden gestort en opgenomen van één enkele algemene Rekening van het Districtenfonds (DFA) en de categorisering van de financieringsbronnen beschreven in de Financieringskoek (pag. 33 Project-Informatiedocument IX van het DLGP), zal de consultancy alle implicaties van dit beleid in overweging nemen voor het interim financieel beheer van het district, de budgettering, de financiële administratie en de rapportage en voor verdere categorisering van de niveaus van de Rekeningentabel. De trapsgewijze aanpak, tijdstabel en strategie uiteengezet in dit Log Frame is dat (i) de overgangsfase wordt vastgesteld en geïmplementeerd in 2006 en 2007; (ii) Het Juridische Raamwerk wordt tenslotte goedgekeurd in Kw-4 van 2007 (indien dit niet het geval is, blijft de PIU tijdens de overgangsfase de capaciteit van de districten vergroten en houdt daarom rekening met het feit dat alle systemen (component 2) een validatie-fase ingaan, hetgeen betekent het aanpassen van alle handleidingen, richtlijnen etc. tot de 70

69 ANNEX I Page 71 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOORONDER- STELLINGEN definitieve fase overeenkomstig het Juridische Raamwerk een feit is; (iii) de PIU zal in Kw-1 van 2008 aan tenminste 2 districten die gereed zullen zijn om alle verantwoordelijkheden inzake het zelfbeheer verschaft door het Juridische Raamwerk op zich te nemen de Niveau 2-certificering verstrekken en tijdens Kw 2 van 2008 zullen de overige districten volgen. (B) Finaliseer de Rekeningentabel en de Coderingsstructuur en de daarmee samenhangende categorisatie gebaseerd op gedefinieerde administratieve, accounting en rapportage-behoeften. (C) Stel als onderdeel van de Handleiding de algemene richtlijnen Management van het Districtenfonds op voor het beheer van de inkomsten en uitgaven, die moeten worden bekrachtigd door het Ministerie van Financiën: (i) fondsen gestort op het DFA (Rekening van het Districtenfonds) door de Technische Units van de Centrale Overheid (CGTUs) die belast zijn met het innen van de terzake belastingen en heffingen ten behoeve van de categorie Eigen Inkomsten van de pilotdistricten; (ii) fondsen gestort op de DFA als overmakingen of subsidies door instanties van de Centrale Overheid ( de-reserved (vrijgekomen) fondsen gealloceerd volgens verschillende budgettaire regels overeenkomstig de titels van de Wet op de Centrale Begroting; (iii) andere categorieën fondsen. De consultancy zal de ontwikkeling garanderen van alle operationele elementen, alvorens het Districtenfonds operationeel wordt. Dit is een fundamentele doelstelling van deze consultancy, aangezien de huidige wet nog niet in werking is getreden omdat het Ministerie van Financiën dergelijke richtlijnen nog niet heeft ontwikkeld en het beleid nog niet heeft bekrachtigd. (D) Voor deze overgangsfase en teneinde de capaciteitsopbouw van de districten om hun eigen inkomsten te innen, te garanderen en voor een adequaat financieel beheer tijdens de implementatie van het systeem, zal er speciale aandacht worden geschonken aan de richtlijnen die belastingen en heffingengerelateerd zijn: (i) Om deze systemen operationeel te maken overeenkomstig de reeds gedefinieerde interimwetten en gedragslijnen, zal een pilotdistrict eerst in staat moeten zijn om gedeeltelijke verantwoordelijkheden van het proces te dragen (inning, aanslagen, etc.), welke thans onder de CGTU s vallen. Ten tweede zal het district volledig in staat moeten zijn om de inning van opbrengsten te monitoren om de resultaten te versterken en incentives voort te brengen om de efficiëntie van het proces te verbeteren. De consultancy zal duidelijk definiëren welke verantwoordelijkheden door het district zullen worden gedragen (d.w.z. verspreiding en controle van belastingaanslagen) en door de corresponderende CGTU, alsook een duidelijk specifiek operationeel circuit van het district (processen, administratieve en accounting procedures en posten (inkomsten-betaling) in het specifieke register in de Account View software). (ii) Bijvoorbeeld, voor wat betreft de capaciteit van het district om Huurwaardebelasting-inningsopbrengsten te monitoren die door de HBD op de DFA zullen worden gestort: het is van fundamenteel belang om de procedures en mechanismen voor het district te definiëren, zodat men in staat is om dergelijke inkomsten in de Account View software te registreren, waardoor Rapportage door de financieringsbron (OTA) per subcategorie van Belastingen (HWB), per specifieke classificatie (bijv. commerciële gebouwen) en per ressort mogelijk wordt. Het huidige HBD managementsysteem is echter niet in staat om informatie te verschaffen per specifieke classificatie en ressort, noch bevat de hard copy-versie een betalingsbewijs ten behoeve van de belastingplichtige. Dergelijke informatie is fundamenteel voor een 71

70 ANNEX I Page 72 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM VERIFICATIE- VOORONDER- (eind/kwartaal-kw) MIDDELEN STELLINGEN adequate monitoring van de districten en om strategieën op te stellen voor een betere belastinginning en het verkrijgen van bepaalde efficiëntie-indicatoren. (iii) Teneinde de districten volledig in staat te stellen de inningsopbrengsten te monitoren, zal de consultancy een algehele evaluatie van alle belastingontvangsten van de belastingplichtigen uitvoeren om de minimum informatie die vereist is door het district te incorporeren, hetgeen van fundamenteel belang is voor de CGTU s om de belasting en heffingsinkomsten op adequate wijze te rapporteren aan de districten en om het Districtenfonds operationeel te maken. Zo ook een duidelijke definitie van geconsolideerde maandelijkse inkomstenstaat en informatiedocumentatie en procedures (i.e. maandelijkse afstemmingsexercitie ) die elke specifieke CGTU moet volgen voor de maandelijkse rapportage aan de pilotdistricten. Alle CGTUs terzake zullen een additioneel exemplaar van de kwitantie van de betaler in verband met de belastingheffing uitgeven, dat moet worden gezonden aan het district als deel van de informatiedocumentatie na elke maandelijkse afstemmingsexercitie. Informatiedocumentatie verwijst naar de ondersteunende informatie. De beste manier om capaciteitsopbouw gestalte te geven en om de districten te versterken met administratie en financieel management inzake belasting en heffing tijdens de overgangsperiode (2 jaar) is door de districten hun terzake belastingplichtige ontvangsten te laten registreren en de geconsolideerde maandelijkse ontvangsten te verifiëren (verzonden door elke CGTU) door een afstemmingsexercitie in te voeren. De consultancy zal een duidelijke en eenvoudige methode definiëren om dit fundamenteel ontwikkelingsdoel van het Programma te bereiken. (iv) Een ander voorbeeld van een belangrijke kwestie heeft te maken met de overmakingen wanneer de-reserved (vrijgekomen) fondsen van de centrale overheid van Suriname (bijv. voor administratieve kosten of kapitaalinvesteringen, Titel I of II van de wet) met alle andere middelen worden gestort op dezelfde rekening van het Districtenfonds. Dit brengt ook gevolgen met zich mee voor de posten (inkomsten en uitgaven) en de financiële verslaglegging van de districten; de consultancy zal duidelijke accounting en administratieve procedures definiëren. (E) In het algemeen zal de consultancy op duidelijke wijze alle registraties inzake accounting en software en administratieve procedures definiëren; waaronder een flow chart en een definitie van alle ondersteunende formulieren en documenten vereist door algemene administratieve en verslagleggingsmethoden (op kas en transitorische basis) met betrekking tot Inkomsten en Uitgaven (leveranciers; aannemers, projectsupervisors en financieringsbronnen); alsook de voorschriften voor het bijhouden van de vereiste administratieve files. Zowel de Handleiding als de Software zullen zijn bekrachtigd en volledig operationeel zijn. (F) Enkele tussentijdse resultaten: (i) een werkplan; (ii) een presentatie van de structuur van de handleiding; (iii) de overgangsstrategie en het actieplan voor implementatie voor het overhevelen van de HWB naar de pilotdistricten: co-management verantwoordelijkheden en overgangsfasen (definieer timing), processen, standaardformulieren en operationele aanpassingen voor HWB-inning en rapportage van de huurwaardebelasting in de districten en voor de districten die de HWBD assisteren met toegewezen taken, het ontwerp van de specifieke trainingscomponent, de definitie van de specifieke interinstitutionele overeenkomst voor de implementatie van de strategie; (iv) de overgangsstrategie en het actieplan voor de implementatie voor de HWBD om andere belastingen over te maken naar de pilotdistricten (definitie van dezelfde secties zoals hiervoor); (v) de overgangsstrategie en het implementatieplan voor elke andere entiteit die de terzake belastingen en heffingen overmaakt naar de pilotdistricten: (zelfde secties als hiervoor voor 72

71 ANNEX I Page 73 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOORONDER- STELLINGEN elke andere belasting en heffing); (vi) de algemene interimrichtlijnen Management van het Districtenfonds en alle kenmerken voor het Districtenfonds om operationeel te worden, waaronder het ontwerp van de respectieve trainingscomponent voor districten en overheidsentiteiten; (vii) conceptversie van de handleiding, het actieplan voor de implementatie en het ontwerp van de respectievelijke trainingscomponent gericht op structuur en inhoud van de studiehandleiding. (G) Andere belangrijke tussentijdse producten van de consultancy met betrekking tot de financiële verslaglegging zijn onder ander de definitie van de volgende rapporten inzake financieel management en het ontwerpen van de respectievelijke trainingscomponenten om de rapporten te begrijpen en te gebruiken voor de besluitvorming door de districtsleiding: (i) de balans; (ii) de winst- en verliesrekening; (iii) het gebruik van middelen per activiteit; (iv) de maandelijkse, kwartaalsgewijze en jaarlijkse cumulatieve inkomsten (cash) per inkomstenbron (algemeen); maandelijkse, kwartaalsgewijze en jaarlijkse cumulatieve inkomsten (cash) voor alle categorieën eigen inkomsten (belastingen en heffingen) van de districten, of per één belastingcategorie (huurwaardebelasting), etc. ; (vi) maandelijkse, kwartaalsgewijze en jaarlijkse cumulatieve uitgaven per kernclassificaties (algemeen of specifiek). Deze zouden kunnen verwijzen naar exploitatiekosten of kapitaalinvesteringen; (vii) bankbemiddeling; (viii) kassaldo; (ix) werkelijke tegenover geplande uitgaven per kerncategorie (H) (Planning-Budgetteringsfunctie); (x) werkelijke tegenover geplande inkomsten per bron (Planning-Budgetteringsfunctie. (I) Baseer de aard en omvang van de taakomschrijving op het bovenstaande voor het ontwikkelen van de handleiding; ontwikkel een duidelijke taakomschrijving voor het gelijktijdig incorporeren, finaliseren van de verschillende softwaremodules van de pakketten van account view met die van de terzake lokale consultant. Let wel dat de terzake lokale consultant zal assisteren bij het ontwikkelen van de handleiding, aangezien de invoer van financiële gegevens, het verwerken en de terzake procedures software-gestandaardiseerd zijn. (J) De taakomschrijvingen dienen duidelijk een onderdeel in te houden om de belangrijkste tussentijdse en eindproducten van de consultancy te definiëren. Hetzelfde geldt voor het onderdeel voor betalingen; een duidelijke definiëring van alle consultancybetalingen (eerste betaling op basis van een werkplan van de consultancy) op basis van de geleverde producten. (K) Verwachte tijd voor het finaliseren van de interimhandleiding en het aanpassen van het softwarepakket: 6 maanden. (L) Verwachte tijd voor het afronden van de installatie van de handleiding en de software in de 5 pilotdistricten: nog eens 6 maanden. 73

72 ANNEX I Page 74 of 89 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN VOOR- ONDERSTELLI NGEN 2.c. vervolg 2.25 Algemene richtlijnen voor het interim Management van het Districtenfonds en voor het pilot-districtenfonds wordt operationeel, bekrachtigd door het Ministerie van Financiën en aangenomen door de Districtsraden. KW-3 van 2006 PIU-nota aan de Bank. Schriftelijk document 2.26 Softwaremodules (budgettering, accounting en rapportage) bevatten fictieve gegevens voor het modelleren, de evaluatiesoftware en de koppelingsprocedures voor de concepthandleiding en rapportage-outputs en voor verdere trainingsdoeleinden De specifieke inter-institutionele overeenkomsten voor de overgangsstrategie en het actieplan voor alle Technische Units van de Centrale Overheid belast met de overmaking van terzake Belastingen en Heffingen naar de pilotdistricten, ondertekend door de corresponderende overheidsautoriteiten (DLGP-OTA, etc) en de vertegenwoordigers van de pilotdistricten. De autorisatie van de commissarissen om de overeenkomst die vooraf goedgekeurd is door de districtsraden, te tekenen. KW-3 van 2006 KW-3 van 2006 Schriftelijke bekrachtiging van Software en concept -inhoud van de handleiding en de links, uitgegeven door de CLAD. Interinstitutionele en Intergouverneme ntele overeenkomsten zijn tijdig geïmplementeerd 2.28 Handleiding van het interimsysteem voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage; Implementatie van het actieplan en terzake ontwerp van trainingscomponenten; gefinaliseerd en goedgekeurd. Kw-3 van 2006 PIU-nota aan de Bank. Schriftelijke documenten. 74

73 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 75 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 2.c. vervolg 2.29 Ministeriële Beschikking voor de interimhandleiding voor het systeem voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage; Implementatie van het actieplan en trainingscomponenten goedgekeurd en aangenomen door de districtsraden Terzake algemene training voor het begrijpen en leren van de structuur en de inhoud van de handleiding is in 5 pilotdistricten geïmplementeerd op drie niveaus van districtenstructuur, te weten: i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district Kw-3 van 2006 PIU-nota aan de Bank Schriftelijk document Schriftelijke Goedkeuring CLAD Terzake trainingcomponenten voor de Handleiding en de uitvoeringsprocedures voor de Software zijn in tenminste 2 pilot-districten geïmplementeerd op drie niveaus van de districtsstructuren, te weten: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district Handleiding en Softwaremodules (budgettering en financiële verantwoording en verslaglegging) zijn officieel geïnstalleerd in twee pilotdistricten. Kw-3 van 2006 KW-4 van 2006 PIU-nota aan de Bank 2.33 De huidige taakomschrijving voor het onafhankelijk Accountantskantoor van het DLGP is aangepast en uitgewerkt om periodieke (kwartaalsgewijze) accountantscontrole en aanbevelingen te verschaffen aan de pilotdistricten inzake procedurele naleving van de Handleiding inzake het Systeem van Financieel Management, Accounting, Interne Controle en KW-4 van 2006 Rapport, data, namen en positie van stagiaires per district 75

74 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 76 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN Rapportage 2.34 Terzake trainingcomponenten voor de Handleiding en de uitvoeringsprocedures voor de Software zijn in nog 3 andere pilot-districten geïmplementeerd op drie niveaus van de districtsstructuren te weten: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) personeel van de afdeling Financiën en Planning; (iii) al het overige overheidspersoneel in het district Handleiding en Softwaremodules (budgettering en financiële verantwoording en verslaglegging) zijn officieel geïnstalleerd in nog 3 pilotdistricten. KW-4 van 2006 Rapport, data, namen en positie van stagiaires per district 2.c. vervolg 2.36 Externe accountantsrapporten inzake de procedurele naleving van de handleiding en de voorschriften door de pilotdistricten zijn in tenminste 2 pilotdistricten voltooid; en rapporten inzake belastingen en heffingen bevestigen dat de districten volledig in staat zijn om de inningsprocedures per broncategorie per ressort en per categorie van belastingplichtige, etc. te monitoren Assistentie van de districten aan de centrale instanties belast met de inning van belastingen en heffingen is verbeterd, aangezien belasting- en heffingsrapporten bevestigen dat de huidige bedragen die geïnd zijn, aanzienlijk zijn gestegen vergeleken met de bedragen daarvoor Het Districtensysteem voor Financieel Management, Accounting, Interne Controle en Rapportage is bekrachtigd, aangepast en functioneert effectief overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land. Kw-1 van 2007 Kw-1 van 2007 Kw-3 van 2007 PIU-nota aan de Bank Verklaring van geen bezwaar tegen de taakomschrijvingen zijdens de Bank Taakomschrijvingen voor het ontwikkelen en installeren Rapport met data, 76

75 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 77 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN van de interim Handleiding voor de districten voor het Management en Onderhoudssysteem van Openbare Werken ; en Technische Assistentie voor het voorbereiden en implementeren van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten ; Kw-4 van 2007 namen en posities van stagiaires per district Evaluatie 2.d. Basissysteem voor het beheer en het onderhoud van openbare werken in place, is bekrachtigd en functioneert effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk Aanvullende opmerking # CN5b: Samenvatting van de aard en omvang: Aanvullende opmerking # CN5a: De huidige taakomschrijvingen van de consultancies ( ILACO Suriname N.V en een andere internationale groep) zullen worden geëvalueerd en worden aangepast om duidelijke tussentijdse producten, eindproducten en deadlines te incorporeren, overeenkomstig de indicatoren van het Log Frame (Logisch Raamwerk). Consultancy-betalingen zullen zijn gebaseerd op behaalde tussentijdse resultaten en eindresultaten. De CDFS-handleiding, onderdelen die betrekking hebben op de fasen van de projectcyclus en terzake exploitatieprocedures zullen worden aangepast aan de eenvoudigere structuur van het district met name middels 1 civiel ingenieur en 1 technische assistent op middenkader niveau. Continuering van de consultancy (voorbereiden en implementeren van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten; en alle daaraan gerelateerde trainingscomponenten) zullen afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van technisch personeel voor het district. Alle technische richtlijnen voor 4 projectsoorten zullen worden opgesteld. Dit houdt ook in de ontwikkeling van gestandaardiseerde taakomschrijvingen van de ontwerpers voor 4 projectsoorten; matrix en scoringssysteem voor het selecteren van ontwerpers. Ook onderhoudsrichtlijnen zullen worden opgesteld. Het basismodel Kw-4 van 2007 Kw-1 van 2006 PIU-nota aan de Bank PIU-nota aan de Bank Schriftelijke documenten Schriftelijke documenten Evaluatie 77

76 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 78 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN (i)uitwerken van Handleiding en installatie van het systeem voor het beheer en het onderhoud van openbare werken (Handleiding en installatie) overeenkomstig vastgestelde tussentijdse producten (m.a.w. ook hier moeten fasen ontworpen worden in de projectcyclus, procedures, etc; en technische richtlijnen). (ii)ontwerp de methode doen door leren bij 5 kapitaalinvesteringsprojecten met gemiddelde kosten van US$ ,= en stel 5 Onderhoudsproject en op met gemiddelde kosten van US$ ,=; (iii)verschaf technische omvat 3 fasen: Voorbereiding/beoordeling/; uitbesteden; en implementatie/supervisie. Neem ook 4 soorten projecten op, te weten: wegen (grind en zand); water en rioolwaterverwerking; vuilophaal en afvalverwerking; en marktplaatsen Handleiding voor de districten voor het Management en Onderhoudssysteem van Openbare Werken; Implementatie van het actieplan en daaraan gerelateerd ontwerp van trainingscomponenten; gefinaliseerd en goedgekeurd; 2.41 Ministerieel Besluit voor interim Handleiding voor de districten voor het Management en Onderhoudssysteem van Openbare Werken; Implementatie van het actieplan en trainingscomponenten goedgekeurd en aangenomen door de districtsraden Terzake trainingcomponenten voor het installeren van de Handleiding voor de districten voor het Management en Onderhoudssysteem van Openbare Werken zijn in 2 pilotdistricten geïmplementeerd op drie niveaus van de districtsstructuren, te weten: (i) raden en uitvoerende organen; (ii) Civiel-technische unit; (iii) alle andere districtunits Taakomschrijving voor ontwerper van de ruimtes voor Burgerhearings en Voorlichting voor de overige districten Nickerie, Para en Commewijne; uitgewerkt. Deze zullen onderdeel vormen van de training voor de civiel ingenieurs van Kw-2 van 2006 Kw-2 van 2006 Finale handleidingen en richtlijnen aangepast Evaluatie Verklaring van geen bezwaar tegen de aangepaste taakomschrijvingen zijdens de Bank en het MRD. 78

77 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 79 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN assistentie aan pilotdistricten bij het met managen van de volledige projectcyclus van deze 10 projecten, waaronder als trainingproject het programma voor rehabilitatie van districtskantoren met additionele investeringen tot een bedrag van US$ ,=; (iv)voorzie in milieuplannen en training zijdens het NIMOS de districten inzake de supervisie op civiele werken; 2.44 Technische Assistentie en gerelateerde on-the-job trainingcomponenten voor het opstellen van de Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten zijn in minstens 2 pilotdistricten voor het Hoofd van de Civiel Technische Units afgerond en pre-investering voor tenminste 2 Kapitaalwerken en de voorbereiding van 2 Onderhoudsprojecten zijn voltooid overeenkomstig de jaarbegroting van het district Pilotdistricten hebben tenminste 2 Kapitaalwerken en 2 Onderhoudsprojecten uitbesteed die in uitvoering zijn; en rapporten over de fysieke vooruitgang van openbare werken zijn beschikbaar Rehabilitatie van districtskantoren voltooid in 2 nonpilotdistricten 2.47 Co-financieringsovereenkomsten voor de bouw van ruimtes voor Burgerhearings en Voorlichting zijn getekend tussen het DLGP en de districten. Kw-2 van 2006 Kw -1 of d. vervolg 2.48 Bouw van ruimtes voor Burgerhearings en Informatieverstrekking is voltooid in tenminste 2 pilotdistricten, en de projecten zijn behandeld als trainingsprojecten; 2.49 Technische assistentie en terzake on-the-job trainingcomponenten voor het voorbereiden van Kapitaalinvesterings- en Onderhoudsprojecten in alle 5 pilotdistricten voor het Hoofd van de Civiel Technische Units voltooid; en pre-investering voor tenminste 5 projecten inzake Kapitaalwerken en de voorbereiding van 5 Onderhoudsprojecten voltooid, overeenkomstig de KW-3 van 2006 KW-4 van 2006 Handleiding PIU-nota aan de Bank 79

78 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 80 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN jaarbegrotingen van de districten Pilotdistricten hebben tenminste 5 Kapitaalwerken en 5 Onderhoudsprojecten uitbesteed die in uitvoering zijn; en rapporten over de fysieke vooruitgang van openbare werken zijn beschikbaar Bouw van ruimtes voor Burgerhearings en Informatieverstrekking is in alle pilotdistricten voltooid en de projecten zijn behandeld als training. De kantoren van alle pilotdistricten en burgercentra zijn gerehabiliteerd en gebouwd De specifieke interinstitutionele overeenkomst betreffende het door het CDFS delegeren van gedeeltelijke verantwoordelijkheden van de projectcyclus (co-managing projectvoorbereiding en supervisie) aan pilotdistricten ; ondertekend door DLGP-CDFS en de autoriteiten van de pilotdistricten De Handleiding voor de Districtensysteem inzake het Management en Onderhoud van Openbare Werken is bekrachtigd, aangepast en functioneert effectief overeenkomstig de nieuwe wetten en regelgeving (verordeningen) van het land. KW-4 van 2006 KW-2 van 2006 KW-3 van 2006 KW-4 van 2006 Rapport met data, namen en posities van stagiaires per district Evaluatie Verklaring van geen bezwaar zijdens de Bank en het Ministerie van Regionale Ontwikkeling 2.d. vervolg 2.54 De basis operationele richtlijnen voor de Burger Adviescommissies van de districten en voor Budgethearings zijn uitgewerkt en goedgekeurd door de raden van alle pilotdistricten (organisatie en rollen, voorschriften en procedures voor werkbijeenkomsten, etc.). KW-2 van 2007 Rapport met data, namen en posities van stagiaires per district Evaluatie 80

79 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 81 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 2.55 In tenminste 2 pilotdistricten zijn er Burgeradviescommissies gevormd en tenminste 70% van de leden is afkomstig uit de particuliere sector, de kerken, vakbonden en NGO s; en van tenminste de eerste vergadering zijn de notulen beschikbaar Uitvoerende organen van de districten zijn in tenminste 3 pilotdistricten gevormd en zijn in overeenstemming gebracht door de voornaamste vertegenwoordigers van lokale instituten; en van tenminste de eerste vergadering zijn de notulen beschikbaar Burgeradviescomités zijn in alle 5 pilotdistricten geformeerd en minstens 70% van de leden is afkomstig van de particuliere sector, kerken, vakbonden en NGO s; en van tenminste de eerste vergadering zijn de notulen beschikbaar Uitvoerende districtsorganen zijn in alle 5 pilot- en 2 nietpilotdistricten gevormd en zijn bevestigd door de voornaamste vertegenwoordigers van lokale instellingen; en van tenminste de eerste vergadering zijn de notulen beschikbaar Belangrijkste schriftelijke documentatie (eenvoudig KW-1 van 2007 KW-3 van 2007 KW-4 van 2007 KW-1 van 2006 Contracten getekend Voortgangsrapport PIU-nota aan de Bank PIU-nota aan de Bank en het MRD PIU-nota aan de Bank en het MRD Evaluatie Rapport met data, namen en posities van stagiaires per district 81

80 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 82 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 2.d. vervolg Word format of brochures) voor de Central voor Burgerinformatie is in tenminste 2 pilotdistricten voltooid: (i) jaarbegroting goedgekeurd door de raad en huidige uitvoeringsniveaus; (ii) namen van gouvernementele en nietgouvernementele personen die in de openbare hearings inzake het budget hebben geparticipeerd; (iii) samenstelling van burgeradviescommissie; (iv) samenstelling van raden en uitvoerende organen; (v) rechten en plichten van burgers; (vi) het functioneren van districten; (vii) samenvatting van de verzoeken en klachten van de burgers KW-2 van 2006 KW-3 van 2006 Evaluatie Contract getekend Voortgangsrapport en Evaluatie 2.e. Burgers en samenleving Mechanismen voor de harmonisatie tussen burgers, de samenleving en de 2.60 Centra voor Burgerinformatie functioneren op richtige wijze in 2 pilotdistricten en de voornaamste informatie wordt beschikbaar gesteld aan het publiek en regelmatig verzonden naar de lokale media en NGO s Centra voor Burgerinformatie functioneren in alle 5 pilotdistricten op richtige wijze en de voornaamste informatie wordt beschikbaar gesteld aan het publiek en regelmatig verzonden naar de lokale media en NGO s Mechanismen voor de harmonisatie tussen burgers, de samenleving en de overheidssector in de districten zijn bekrachtigd, aangepast en functioneren effectief overeenkomstig de nieuwe wet- en regelgeving (verordeningen) van het land. 3.1 Taakomschrijvingen voor het ontwikkelen van uitvoeringsrichtlijnen en het opzetten van het Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling (organisatie, verordeningen, KW-3 van 2006 KW-4 van 2006 KW-4 van 2006 PIU-nota aan de Bank Evaluatie Document 82

81 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 83 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN overheidssector in place, bekrachtigd en functioneren effectief overeenkomstig het nieuwe juridische raamwerk 2.e. vervolg heffingen; voorschriften en procedures voor werkvergaderingen, etc) uitgewerkt 3.2 Strategisch Plan van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling waaronder organisatorische studie; implementatie van het actieplan met meetpunten voor de korte en middellange termijn; goedgekeurd door het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. 3.3 Organisatie, juridisch raamwerk en uitvoeringsrichtlijnen inzake het Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling afgerond en goedgekeurd. 3.4 Districtennetwerk voor Informatie-uitwisseling opgezet en van tenminste de eerste vergadering zijn de notulen beschikbaar 3.5 De korte-termijn organisatorische meetpunten van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling zijn bereikt KW-4 van 2006 Finale handleidingen en richtlijnen aangepast Evaluatie Verklaring van geen bezwaar zijdens de Bank en het MRD Document Ondersteuning zijdens de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Regering zal tijdens de termijn van het programma worden voortgezet 4.1 Taakomschrijving voor evaluatie huidig PIU operationeel raamwerk; uitgewerkt KW-2 van 2007 Aanvullende opmerking CN#7: (i) Rollen, functies en verantwoordelijkheden tussen het MRD en de PIU zullen duidelijk worden gedefinieerd; (ii) de organisatiestructuur van de PIU, de functies, de functiebeschrijving, etc., waaronder integratie van het Mirrorteam; (iii) definitie van de TMOF als Technische Stuurgroep, rollen en verantwoordelijkheden, voorschriften en verhandelingen werkvergaderingen etc., etc. Kw-4 van 2007 PIU-nota aan de Bank en het MRD. Rapport, data, namen, functies en vertegenwoordigin g, etc. 83

82 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 84 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 4.2 PIU operationeel raamwerk en implementatie actieplan voor de korte-termijn afgerond en goedgekeurd 4.3 PIU-actieplan voor reorganisatie geïmplementeerd en functioneert op juiste wijze 4.4 TMOF Technische Stuurgroep samengesteld en functioneert op juiste wijze PIU-nota aan de Bank en het MRD. Rapport, data, namen, functies en vertegenwoordigin g, etc. 2.e. vervolg Kw-1 van 2006 PIU-nota aan de Bank en het MRD. Rapport, data, namen, functies en vertegenwoordigin g, etc. Documenten Aanvullende opmerking # CN6 De huidige consultancy betreffende een database voor algemene KW-1 van 2006 KW-2 van

83 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 85 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN districtsinformatie zal worden afgezegd. De beoordeling van de consultant van dit geautomatiseerd informatiesysteem met de lokale consultant en het systeemontwerp (op verzoek van de PIU) is niet adequaat voor de doelstellingen van dit onderdeel noch voor enig ander onderdeel. Het systeem is niet beheersbaar, aangezien de hoeveelheid informatie die moet worden geregistreerd enorm groot is (bijna alle informatie die mogelijkerwijs betrekking heeft op de sociale, economische, lokale overheid, de centrale overheid, de particuliere sector, etc.), en het zal minimaal twee permanente personen en de bijbehorende KW-3 van 2006 KW-4 van 2006 KW-1 van 2006 PIU-nota aan de Bank en het MRD. Evaluatie PIU-nota aan de Bank en het MRD. Evaluatie Finale uitvoeringsrichtlijn en aangepast Evaluatie 85

84 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 86 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN apparatuur vereisen en een paar maanden, alleen maar om dergelijke informatie te identificeren; het bijhouden van dergelijke informatie zal erg kostbaar zijn. Waarschijnlijk dacht men dat het Districtscentrum voor Burgerinformatie in staat zou zijn om de informatie over alle mogelijke ontwikkelingsaspecten van het district te verschaffen KW-2 van 2006 KW-3 van 2006 KW-3 van 2006 Verklaring van geen bezwaar zijdens de Bank en het MRD PIU-nota aan de Bank 3. Institutioneel PIU-nota aan de 86

85 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) raamwerk voor lokale overheidssector is versterkt VERIFICATIE- MIDDELEN Bank Document ANNEX I Page 87 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN Aanvullende opmerking #CN7: De consultant bestudeerde de inhoud van het Strategisch Plan van het MRD niet om de verdere stappen benodigd voor de implementatie, vast te stellen. Daarom zal de PIU de noodzakelijke meetpunten vaststellen om te garanderen dat er op de eerste plaats duidelijke organisatiemeetpunten zijn ingebouwd. Document PIU-nota aan de Bank Evaluatie Verklaring van geen bezwaar zijdens de Bank en het MRD 87

86 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 88 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 4. Belangrijkste elementen van Programmamanagem ent en ondersteunende activiteiten succesvol geïmplementeerd Document PIU-nota aan de Bank PIU-nota aan de Bank 88

87 SAMENVATTING PRESTATIE-INDICATOREN DATUM (eind/kwartaal-(kw) VERIFICATIE- MIDDELEN ANNEX I Page 89 of 89 VOOR- ONDERSTELLI NGEN 89