CHECKLIST PRODUCTAUDIT

Transcriptie

1 1. ALGEMENE GEGEVENS CHECKLIST PRDUCTAUDIT Datum audit Medewerker Beoordelaar Locatienummer(s) Activiteit(en) Product(en) Volledige controle Themacontrole Deelcontrole pleveringscontrole Inventariserende controle Na-controle Voorvalonderzoek anders, namelijk: (* meerdere keuzes mogelijk) p dit voorblad wordt de naam van de medewerker en beoordelaar vermeld. Bij een productaudit gaat het niet om een beoordeling van de medewerker, maar primair of de DCMR-maatstaven met betrekking tot het uitvoeren van een bedrijfsbezoek in relatie tot het eindproduct (soort controle) goed worden uitgevoerd. Bij alle genoemde productsoorten is er contact met een bedrijf dan wel een klager. Het contact kan per productsoort sterk variëren. De insteek bij een volledige controle, repressieve controle en de aanpak bij een voorvalonderzoek is sterk afhankelijk van de boodschap die gebracht moet worden. De checklist kan voor meerdere productsoorten gebruikt worden. De checklist is zo opgebouwd dat alle elementen met een ja of nee kunnen worden afgedaan. Bij een nee volgt voor de beoordelaar de verplichting onder 8. Toelichting voetnoten een korte toelichting te geven.

2 2. SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) Bij een bedrijfsbezoek is het van belang dat een medewerker duidelijk kenbaar maakt wie hij/zij is en met wat voor doel het bedrijf wordt bezocht. Het tonen van een legitimatiebewijs is op zich geen verplichting, maar de medewerker dient deze wel altijd bij zich te hebben. Aangezien veel bedrijven gedurende lange tijd niet door de DCMR worden bezocht, kan het nuttig zijn bij het bedrijf te informeren of men bekend is met het werk van de DCMR en in wiens opdracht de controles worden uitgevoerd en hoe de controle precies zal worden uitgevoerd en afgehandeld. Bij grotere bedrijven kan het lastig zijn meteen de goede contactpersoon met betrekking tot milieuzaken te spreken te krijgen. Hier is de vraag of de medewerker zich richt tot de juiste contactpersoon en ook bij de verdere afhandeling (correspondentie) ervoor zorgt dat zaken bij de juiste persoon terecht komen. Heeft de medewerker bij aanvang van de controle al een contactpersoon op het oog (uit MIRR of bijvoorbeeld KvKgegevens)? Uiteraard dient de houding van de DCMR zo te zijn dat er sprake is van constructief gesprek zonder dat zaken escaleren Presentatie bij het bedrijf mschrijving Ja Nee Heeft de medewerker zich duidelijk voorgesteld? Heeft de medewerker het DCMR-legitimatiebewijs bij zich? Wordt het doel van het bezoek duidelijk overgebracht? Wordt de juiste persoon binnen het bedrijf benaderd? 3. LCATIE ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) Voorschriften controleren is goed, inlevingsvermogen in de bedrijfssituatie is een pré. Heeft de medewerker oog voor de randverschijnselen. Hoe gaat het met het bedrijf/ met de branche? Heeft het bedrijf contacten met nevenliggende bedrijven? Zijn er actuele nieuwsfeiten of innovaties die en passant tijdens het bedrijfsbezoek ter sprake worden gebracht? In dit kader past ook een deel van de voorbereiding van de bedrijfscontrole. Is er aandacht besteed aan de historische gegevens uit MIRR (eerdere controles, bevindingen daaruit, calamiteiten e.d.) en worden deze (terloops) ter sprake gebracht? 3.1 Locatiespecifieke gegevens mschrijving Ja Nee Wordt aandacht besteed aan de branche waarin het bedrijf werkzaam is? Wordt aandacht besteed aan de omgeving waar het bedrijf haar activiteiten onderneemt? Wordt aandacht besteed aan de specifieke kenmerken van het bedrijf? Wordt aandacht besteed aan historische gegevens van het bedrijf?

3 4. Wet- en regelgeving ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) De milieuwetgeving is redelijk ingewikkeld. Indien er sprake is van een vergunning wordt een toelichting (of samenvatting) gegeven van hetgeen in de vergunning is vastgelegd. Bij meldingsplichtige situaties is een (korte) toelichting op het Activiteitenbesluit op zijn plaats. Een controle wordt meestal op kantoor voorbereid. Ter uitvoering van een controle kan gebruikt worden gemaakt van checklisten, een uittreksel van de milieuvergunning of een kopie van de geldende milieuvergunning. p deze manier kan adequaat geanticipeerd worden op situaties die zich tijdens een bedrijfsbezoek (onverwacht) voordoen. 4.1 Wettelijk kader mschrijving Ja Nee Wordt aan het bedrijf een toelichting gegeven op het wettelijk kader dat op de activiteiten van toepassing is? Wordt er gebruik gemaakt van een checklist of een uittreksel van de milieuvergunning? Is het wettelijk kader in voldoende mate gecontroleerd? Worden de wettelijke voorschriften op de juiste wijze gecommuniceerd? 5. nderwerpen ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) 5.1 Specifieke onderwerpen Is in voldoende mate aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: mschrijving Ja Nee Algemeen - Aandacht voor veranderingen binnen de inrichting die mogelijk kunnen leiden tot het indienen van een nieuwe melding. Aandacht voor A,B,C- toets in het kader van het Activiteitenbesluit en de typering van de bedrijfsactiviteiten Afvalstoffen - Aandacht voor opslag, gescheiden opslag en afvoer, afvalpreventie, afvoer naar erkende verwerkers, is AMICE geraadpleegd voorafgaand aan de controle Afvalwater - Aandacht voor lozingspunten, zuiveringstechnische voorzieningen (aanwezigheid & onderhoud). Nvt.

4 5.1.3 Bedrijfsmilieuplan - Aandacht voor interne bedrijfsplannen Bodem (WBB) - Aandacht voor bodemaspecten, bodembeschermende voorzieningen in relatie tot bodembedreigende stoffen, uitpandige deel van de inrichting Bodem (WM) - Aandacht voor bodemaspecten, bodembeschermende voorzieningen in relatie tot bodembedreigende stoffen, uitpandige deel van de inrichting Stookinstallaties (BEES & BEMS) - Aandacht voor capaciteit/vermogen stookinstallaties, opstelruimte stookinstallaties Bouwstoffenbesluit - Aandacht voor toepassing stoffen/materiaal op eigen terrein Tankinstallaties (boven-/ondergrond, propaan, stikstof, LPG, etc) - Aandacht voor aanwezigheid boven- en/of ondergrondse tankinstallaties, is tankinstallatiescherm MIRR geraadpleegd, relatie Warenwetbesluit drukapparatuur, propaan-, stikstof- en/of LPG-tanks), technische voorzieningen tbv. tankinstallaties, installatiecertificaten, periodiek onderhoud, bodembeschermende voorzieningen CFK/Koelinstallaties - Aandacht voor koel- en/of vriessystemen, verzamelen van technische gegevens koel- en/of vriessystemen, onderhoud, logboek, doorverwijzing Inspectie VRM Energie - Aandacht voor energieverbruik, opvragen energienota s, toelichting geven mbt. klein-, middenen grootverbruik, evt. opstarten vervolgtraject (plan van aanpak etc.) Geluid - Aandacht voor evt. klachtenhistorie, evt. maatwerkvoorschriften, in zijn algemeenheid geluidproducerende bedrijfsprocessen Lucht - Aandacht voor evt. klachtenhistorie, evt. maatwerkvoorschriften, in zijn algemeenheid stankproducerende bedrijfsprocessen, emissiepunten, VS Licht - Aandacht voor lichtproducerende bedrijfsonderdelen, assimilatieverlichting, lichtreclames Milieuzorg - Aandacht voor bedrijfsinterne milieuzorg, in- of externe bedrijfsverantwoordelijke Milieu-investeringen en innovatie - Aandacht voor extra investeringen op het gebied van milieu, innovatief op het gebied van milieu Registratieverplichtingen (afval, keuringen, inspecties) - Aandacht voor het bewaren van keuringsverslagen, -rapporten, inspectieverslagen, certificaten, afvalregistraties, log- en/of installatieboeken. Ja Nee Nvt.

5 Veiligheid (opslag gevaarlijke stoffen, gasflessen etc.) - Aandacht voor de op- en overslag van gevaarlijke stoffen, gasflessen, PGS-voorzieningen, vrijstellingsgrenzen, werkvoorraden, bodembeschermende voorzieningen, etikettering Signaaltoezicht (bouwregelgeving, blusmiddelen) - Aandacht voor andere taakvelden handhavingspartners, bouwregelgeving, blusmiddelen, gebruiksbesluit, openbare ruimte, arboregelgeving, AID, voedsel- en warenautoriteit, CFK, bestrijdingsmiddelen, accijnzen, vreemdelingen. Ja Nee Nvt. 6. Afronding ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) Bij de veelheid aan te controleren voorschriften/onderwerpen is het altijd mogelijk dat bepaalde controleaspecten niet worden meegenomen. p zich is dat geen probleem zolang dit ook maar in de verslaglegging tot uiting komt. Er moet echter altijd naar gestreefd worden dat bij volledige controles minimaal 80% van alle milieu-aspecten binnen een inrichting worden gecontroleerd. Uitgangspunt bij een controle is dat er altijd wel wat te vinden is. Een gezonde argwaan is altijd op z n plaats. Doorvragen. Worden alle tekortkomingen mbt. de gecontroleerde onderwerpen opgemerkt en ook duidelijk gecommuniceerd met het bedrijf zodat het bedrijf ook precies weet wat het moet doen? Er wordt een doordrukformulier achtergelaten, hetgeen duidelijk is ingevuld. Een doordrukexemplaar wordt achtergelaten. Wordt bij het verlaten de bedrijfslocatie aandacht besteed aan nevenliggende bedrijven (omgeving) om bijvoorbeeld MIRR te actualiseren. Uitdraai KvK van nevenliggende panden voor inventariserende controles (A,B,C-toets) uit te kunnen voeren om deze evt. later te kunnen opvoeren voor een preventieve controle? 6.1 Effectiviteit & Communicatie mschrijving Ja Nee Zijn alle tekortkomingen opgemerkt? Zijn de bevindingen duidelijk met het bedrijf gecommuniceerd? Zijn de vervolgacties duidelijk met het bedrijf gecommuniceerd? Is een bezoekformulier achtergelaten? Zo ja, is het formulier duidelijk ingevuld? Zo ja, is het formulier volledig en juist ingevuld? Is in de directe omgeving van het bedrijf nog aandacht besteed aan omliggende bedrijven of situaties (risico s naar derden, KvK-check, inventariseren)? 7. Verslaglegging & correspondentie ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) Wanneer de controle is afgerond volgt de administratieve afhandeling. In alle gevallen zal een mutatie plaatsvinden in MIRR. Naast de KPI die op het invoeren van de gegevens van kracht is, is de inhoud van de verslaglegging minstens zo belangrijk. Elementen als duidelijk, kort/bondig, spelling en het zich beperken tot de feiten zijn essentieel in een goede verslaglegging. In enkele gevallen zal, naar aanleiding van de controle, ook een brief worden gemaakt. Naast de KPI dient de brief te voldoen aan een aantal kwaliteitscriteria.

6 7.1 Verslaglegging mschrijving Ja Nee Wordt in MIRR de juiste verslagsoort die hoort bij de uitgevoerde controle gebruikt? Zijn alle invulvelden in MIRR naar aanleiding van de uitgevoerde controle geactualiseerd? Wordt bij de verslaglegging gebruikt gemaakt van het standaardverslag? Zijn alle onderwerpen/bepalingen die van toepassing zijn op de uitgevoerde controle ingevuld? Wordt kort & bondig gerapporteerd zonder spellingfouten en beperkt de rapporteur zich tot de feiten (geen suggesties)? Is het verslag van de uitgevoerde controle binnen de daarvoor geldende KPI vastgesteld? 7.2 Correspondentie (indien van toepassing). mschrijving Ja Nee Wordt de brief verzonden naar de juiste (rechts-)persoon? Voldoet de brief aan de DCMR-huisstijl? Voldoet de brief aan de daarvoor geldende kwaliteitscriteria (o.a. check op stijl- en spelfouten)? Is de brief naar aanleiding van de uitgevoerde controle binnen de daarvoor geldende KPI verzonden? 8. verig ( * bij nee toelichting verplicht! zie onder 9.) Tijdens de controle kunnen verschillende soorten overtredingen worden geconstateerd. De vraag is of de medewerker een inschatting kan maken in milieurelevantie en het gedrag van de overtreder. Hoe wordt dit gepositioneerd in de geldende sanctiematrix op de X- en de Y-as. Wordt bij ernstige overtredingen het (direct) opleggen van sancties overwogen? nder een evenwichtige controle moet worden verstaan dat alle milieuaspecten uit het besluit of milieuvergunning evenredig onder de aandacht komen. Soms hebben medewerkers stokpaardjes en daardoor kunnen andere milieuthema s niet of in onvoldoende mate aan de orde komen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Is het handhavingsdossier gelicht? Is een historisch overzicht geraadpleegd vanuit MIRR? Is gekeken naar eerdere handhavingsbeschikkingen, brieven, processen-verbaal? Iedere medewerker heeft zijn/haar eigen stijl bij controles. Er bestaat geen goed of fout. Wel kan worden aangegeven wat de houding van de medewerker is. De houding kan van invloed zijn op het uiteindelijke controleresultaat. Bereik je alles wat je met de controle wilt bereiken en is de houding van de medewerker daar bepalend in?

7 mschrijving Ja Nee Worden de geconstateerde overtredingen geplaatst in de geldende sanctiematrix dan wel sanctiestrategie? Was het bedrijfsbezoek in voldoende mate voorbereid? Welke typeringen zijn van toepassing op de houding van de medewerker tijdens het bedrijfsbezoek (meerdere keuzes mogelijk): X X pen / ondernemend / leidend Terughoudend / afwachtend / gesloten anders, namelijk Is gebruik gemaakt van de PBM s? Is er met betrekking tot het voorgaande een voldoende evenwichtige controle uitgevoerd? 9. Toelichting voetnoten Voetnoot nummer TELICHTING