Toelichting op de toepassing van de Governance Principes Verzekeraars

Transcriptie

1 Toelichting op de toepassing van de Governance Principes Verzekeraars Governance Principes 1 juli 2013 EFO Paardenverzekering Versie a Pagina 1

2 Inhoud 1 Toelichting toepassen Governance Principes Verzekeraars Raad van Commissarissen Samenstelling en deskundigheid RvC Taak en werkwijze RvC Raad van Bestuur Samenstelling en deskundigheid RvB Taak en werkwijze RvB Risicomanagement Audit Beloningsbeleid Uitgangspunt Governance Bestuurdersbeloning Variabele beloning Naleving wet- en regelgeving Versie a Pagina 2

3 1 Toelichting toepassen Governance Principes Verzekeraars De (internationale) politiek heeft de afgelopen jaren vergaande maatregelen van banken en verzekeraars geëist om een transparante structuur en verantwoording te realiseren. Verzekeraars hebben afgesproken dat zij inzicht geven in de wijze waarop de maatschappij wordt bestuurd en gecontroleerd. Daarbij worden de verantwoordelijkheden en functies beschreven, en de doelstellingen in het beloningsbeleid geformuleerd. De maatschappijen hebben de zogenaamde Governance Principes Verzekeraars opgesteld waarin de belangrijkste onderwerpen zijn opgenomen waaraan verzekeraars zich zullen houden. De Governance Principes gaan in op de volgende onderdelen: 1 Samenstelling, deskundigheid, taken en werkwijze Raad van Commissarissen 2 Samenstelling, deskundigheid, taken en werkwijze Raad van Bestuur 3 Inrichting Risicomanagement 4 Inrichting Interne audit 5 Beloningsbeleid 6 Naleving wet- en regelgeving De Governance Principes Verzekeraars gaan ten aanzien van de governance van een verzekeraar uit van een structuur met een Raad van bestuur en een Raad van Commissarissen. Een Raad van bestuur, feitelijk de directie, bepaalt het bedrijfsbeleid en voert dat ook uit. De Raad van Commissarissen houdt daar toezicht op. Deze gelaagdheid in de bepaling / uitvoering van het bedrijfsbeleid en het toezicht daarop, geldt voor alle verzekeraars. In een aantal gevallen kennen onderlinge maatschappijen een organisatievorm waarin die gelaagdheid op een andere manier tot uiting komt. Zo werkt een aantal maatschappijen, waaronder EFO Paardenverzekering, met een bestuur en een afzonderlijke directie. Het bestuur bepaalt het beleid en de directie voert dat onder toezicht van het bestuur uit. EFO Paardenverzekering voldoet daarmee aan de intenties van de Governance Principes Verzekeraars. Om de governance (bestuurlijke inrichting) van kleine maatschappijen niet te zwaar te maken, zijn onderlingen met een relatief beperkte omvang wettelijk niet verplicht een Raad van Commissarissen in te richten. Dit geldt ook voor EFO Paardenverzekering, die geen Raad van Commissarissen kent. Omdat wij als onderlinge verzekeraar wel hechten aan een evenwichtige governance, zijn zoals hiervoor aangegeven, de uitvoering van het beleid en het toezicht daarop, gescheiden. De Algemene Ledenvergadering van verzekerden oefent aanvullend toezicht uit op de maatschappij. Het algemeen bestuur van EFO Paardenverzekering bestaat uit drie personen die door de algemene ledenvergadering zijn benoemd. Voorafgaand aan hun benoeming worden alle bestuurders door De Nederlandsche Bank op geschiktheid getoetst. Hiermee voldoet de samenstelling van het bestuur aan alle eisen van complementariteit, deskundigheid en diversiteit. Met een programma van permanente educatie wordt ervoor gezorgd dat dit ook in de toekomst zo blijft. Iedere bestuurder neemt deel aan het educatieprogramma. Voor hun werkzaamheden ontvangen de bestuurders een vergoeding die door de algemene ledenvergadering is vastgesteld. Het beloningsmodel van de directie en overige medewerkers kan als zorgvuldig, beheerst en duurzaam worden aangemerkt. Er worden geen variabele beloningen toegekend die omzetafhankelijk zijn. Als onderlinge verzekeraar stelt EFO Paardenverzekering het belang van de leden/verzekerden per definitie centraal. Een onderlinge is immers een vereniging van leden/verzekerden die het verzekeringsbedrijf in het uitsluitende belang daarvan uitoefent. Versie a Pagina 3

4 Het risicobeleid van EFO Paardenverzekering wordt door het bestuur vastgesteld en waar nodig bijgesteld. Zij monitort de uitvoering door de directie en draagt er zorg voor dat het risicobeheer zodanig is ingericht dat het bestuur tijdig op de hoogte is van materiële risico s die de maatschappij loopt zodat deze beheerst kunnen worden. Het kapitaalbeleid, waarin de maatregelen zijn vastgelegd die worden genomen als zich extreme situaties in de financiële positie van de maatschappij voordoen, wordt in juni 2014 voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. EFO Paardenverzekering beschikt over een Product Goedkeuringsproces dat in voorkomende gevallen wordt toegepast. De organisatie beschikt ook over een proces dat nieuwe wet- en regelgeving tijdig signaleert en implementeert. De wettelijk verplichte interne auditfunctie is ingericht en heeft tot taak te beoordelen of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en werking effectief zijn. Hierna wordt per afzonderlijk principe omschreven op welke wijze daar invulling aan wordt gegeven. Waar van een principe wordt afgeweken of als dit niet van toepassing is, wordt dit ook toegelicht. Versie a Pagina 4

5 2 Raad van Commissarissen 2.1 Samenstelling en deskundigheid RvC De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur, onafhankelijkheid en diversiteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen beschikt over een voldoende aantal leden om zijn functie, ook in de commissies van de raad, goed te kunnen uitoefenen. Het geschikte aantal leden is mede afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de verzekeraar De leden van de Raad van Commissarissen beschikken over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle bij de verzekeraar betrokken partijen. De Raad van Commissarissen maakt een evenwichtige afweging van de belangen van de bij de verzekeraar betrokkenen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers Ieder lid van de Raad van Commissarissen is in staat om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te beoordelen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te vormen over de basisrisico s die daarbij worden gelopen. Voorts beschikt ieder lid van de Raad van Commissarissen over specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn rol binnen de Raad van Commissarissen. Daartoe wordt, zodra een vacature in de Raad van Commissarissen ontstaat, een individuele profielschets voor het nieuwe lid van de Raad van Commissarissen opgesteld die past binnen de profielschets die voor de gehele raad is opgesteld. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het algemeen bestuur is zodanig samengesteld dat zij haar taken naar behoren kan vervullen. Het algemeen bestuur bestaat uit 3 personen met verschillende achtergronden waarbij op basis van een deskundigheidsmatrix oog is voor de verschillende aspecten welke hierbij een rol spelen zoals: algemeen management, financiële en actuariële aspecten, administratieve organisatie en interne controle, risicomanagement, ICT, financiële verslaglegging, uitbesteding, toepasselijke wetgeving, markt- en productkennis. Het algemeen bestuur voert jaarlijks een zelfevaluatie uit. EFO paardenverzekering past dit principe toe. Het algemeen bestuur bestaat uit 3 leden. Gezien de omvang van het bedrijf is dit aantal voldoende om de functie naar behoren uit te kunnen oefenen. Dit principe wordt in de jaarlijkse zelfevaluatie besproken. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Juist de bedrijfsvorm van Onderlinge verzekeraar met bestuurders, die ook lid zijn van de Onderlinge, zorgt voor borging van dit principe. In het algemeen bestuur is adequate kennis op deze terreinen vertegenwoordigd. Bij het invullen van bestuursvacatures wordt aan dit aspect aandacht geschonken. Het algemeen bestuur houdt bij de uitvoering van haar taken rekening met de maatschappelijke functie van de Onderlinge en met alle belanghebbenden. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Bij de benoeming van bestuurders wordt middels een introductieprogramma aandacht geschonken aan het totale beleid zodat bestuurders zich een zelfstandig en afgewogen oordeel kunnen vormen over de basisrisico's die worden gelopen. Versie a Pagina 5

6 2.1.5 Bij de vervulling van de vacature van voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt in de op te stellen individuele profielschets aandacht besteed aan de door de verzekeraar gewenste deskundigheid en ervaring met de financiële sector en bekendheid met de sociaal-economische en politieke cultuur en de maatschappelijke omgeving van de belangrijkste markten waarin de verzekeraar opereert Ieder lid van de Raad van Commissarissen, de voorzitter in het bijzonder, is voldoende beschikbaar en bereikbaar om zijn taak binnen de Raad van Commissarissen en de commissies van de raad waarin hij zitting heeft naar behoren te vervullen Ieder lid van de Raad van Commissarissen ontvangt een passende vergoeding in relatie tot het tijdsbeslag van de werkzaamheden. Deze vergoeding is niet afhankelijk van de resultaten van de verzekeraar De voorzitter van de Raad van Commissarissen ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor de leden van de Raad van Commissarissen, dat tot doel heeft de deskundigheid van de commissarissen op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzekeraar en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens de klant, integriteit, het risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. Ieder lid van de Raad van Commissarissen neemt deel aan het programma en voldoet aan de eisen van permanente educatie. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Bij de benoeming van de voorzitter van het algemeen bestuur wordt gebruik gemaakt van een individuele profielschets met daarin aandacht voor de gewenste deskundigheid en de geschiktheid van de kandidaat. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Bestuurders zijn voldoende beschikbaar en bereikbaar om hun taak te vervullen. De beschikbaarheid kan worden vastgesteld door de notulen van de bestuursvergaderingen te raadplegen. Verder wordt er gebruik gemaakt van contact via de telefoon en e- mail. De beschikbaarheid vormt een onderdeel van de jaarlijkse zelfevaluatie. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. De beloning van de bestuurders wordt vastgesteld door de Ledenraad. De vergoeding van het algemeen bestuur is niet afhankelijk van de resultaten van de onderlinge. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Op basis van Permanente Educatie programma volgen de bestuurders de relevante ontwikkelingen in de financiële sector in het algemeen en verzekeraars in het bijzonder. Versie a Pagina 6

7 2.1.9 De beoordeling van de effectiviteit van de in principe bedoelde permanente educatie maakt deel uit van de jaarlijkse evaluatie van de Raad van Commissarissen Naast de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de Raad van Commissarissen wordt dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd. De betrokkenheid van ieder lid van de Raad van Commissarissen, de cultuur binnen de Raad van Commissarissen en de relatie tussen de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur maken deel uit van deze evaluatie. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. De monitoring van het Permanente Educatie programma maakt een jaarlijks onderdeel uit van de zelfevaluatie. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het functioneren van het algemeen bestuur vormt een onderdeel van het auditplan. Deze audit vindt plaats met behulp van externe adviseurs. 2.2 Taak en werkwijze RvC Bij zijn toezicht besteedt de Raad van Commissarissen bijzondere aandacht aan het risicobeheer van de verzekeraar. Iedere bespreking van het risicobeheer wordt voorbereid door een risico- of vergelijkbare commissie, die daartoe door de Raad van Commissarissen uit zijn midden is benoemd Voor de risicocommissie gelden, evenals voor de auditcommissie, specifieke competentie- en ervaringseisen. Zo moet een aantal leden van de risicocommissie beschikken over grondige kennis van de financieel-technische aspecten van het risicobeheer of over de nodige ervaring die een gedegen beoordeling van risico s mogelijk maakt en moet een aantal leden van de auditcommissie beschikken over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing en audit of over de nodige ervaring die een gedegen toezicht op deze onderwerpen mogelijk maakt. EFO Paardenverzekering past dit principe gedeeltelijk toe. Tijdens de bestuursvergadering worden financiële en niet financiële risico's besproken. Gezien de omvang van de maatschappij is er geen aparte risico commissie ingesteld. Meer informatie over het risicobeheer is te vinden in het jaarverslag. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. Bij de samenstelling van audit- en andere commissies wordt gekeken naar specifieke competenties van de commissieleden. Verder vindt er ondersteuning plaats door deskundige externe adviseurs. Versie a Pagina 7

8 3 Raad van Bestuur 3.1 Samenstelling en deskundigheid RvB De Raad van Bestuur is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur en diversiteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de Raad van Bestuur Ieder lid van de Raad van Bestuur beschikt over gedegen kennis van de financiële sector in het algemeen en het verzekeringswezen in het bijzonder. Ieder lid beschikt over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle betrokken partijen. Voorts beschikt ieder lid van de Raad van Bestuur over grondige kennis om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te kunnen beoordelen en bepalen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te kunnen vormen over risico s die daarbij worden gelopen De voorzitter van de Raad van Bestuur ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor de leden van de Raad van Bestuur, dat tot doel heeft de deskundigheid van de leden van de Raad van Bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzekeraar en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens de klant, integriteit, het risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. EFO paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. De directeur wordt ten aanzien van het dagelijks beleid ondersteund door de voorzitter van het bestuur. Bij het uitvoeren van deze taak is er aandacht voor diversiteit. Daar waar nodig wordt een beroep gedaan op specifieke deskundigheid binnen het bestuur. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. De directeur is onderworpen aan een integriteits- en deskundigheidsonderzoek door DNB om er op toe te zien dat de directeur zijn functie naar behoren kan vervullen. Van de functie van de directeur is een functieomschrijving beschikbaar waaruit de voor de functie vereiste kennis en competenties blijken. Op basis van jaarlijkse functioneringsgesprekken wordt beoordeeld of en in welke mate de directeur aan deze eisen voldoet. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. De directeur neemt deel aan jaarlijkse permanente educatie programma's en volgt op deze manier de relevante ontwikkelingen binnen verzekeraars en de financiële sector. Daar waar nodig wordt op basis van individuele behoefte bijscholing aangeboden. Versie a Pagina 8

9 3.1.4 Ieder lid van de Raad van Bestuur neemt deel aan het programma als bedoeld in en voldoet aan de eisen van permanente educatie. Eén en ander is voorwaarde voor het kunnen functioneren als lid van de Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen vergewist zich ervan of de leden van de Raad van Bestuur voldoende deskundig zijn De verzekeraar vermeldt jaarlijks in zijn jaarverslag hoe invulling is gegeven aan de principes en De Raad van Bestuur draagt, met inachtneming van de door de Raad van Commissarissen goedgekeurde risicobereidheid, zorg voor een evenwichtige afweging tussen commerciële belangen van de verzekeraar en te nemen risico s Binnen de Raad van Bestuur wordt aan een van de leden van de Raad van Bestuur de taak opgedragen besluitvorming binnen de Raad van Bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden. Het betrokken lid van de Raad van Bestuur is tijdig betrokken bij de voorbereiding van beslissingen die voor de verzekeraar van materiële betekenis voor het risicoprofiel zijn, in het bijzonder waar deze beslissingen een afwijking van de door de Raad van Commissarissen goedgekeurde risicobereidheid tot gevolg kunnen hebben. Bij het uitoefenen van de risicobeheerfunctie wordt tevens aandacht besteed aan het belang van financiële stabiliteit en de impact die systeemrisico s mogelijk hebben op het risicoprofiel van de eigen instelling Het lid van de Raad van Bestuur bij wie de taak is belegd de besluitvorming binnen de Raad van Bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden kan zijn functie combineren met andere aandachtsgebieden, op voorwaarde dat hij geen individuele commerciële verantwoordelijkheid draagt voor en onafhankelijk functioneert van commerciële taakgebieden. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. In jaarlijkse functioneringsgesprekken, met de voorzitter van het bestuur, wordt de individuele scholingsbehoefte besproken en beoordeeld of er is voldaan aan de eisen van permanente educatie. EFO Paardenverzekering is niet voornemens dit principe toe te passen. De invulling van de principes onder en zijn gegevens welke individueel herleidbaar zijn. Wij zijn van mening dat vermelding in het jaarverslag niet past binnen de zorgvuldigheid waarmee wij met individuele gegevens omgaan. De principes als genoemd onder en worden wel toegepast. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Als onderlinge verzekeraar hebben wij geen commerciële belangen. Het belang van de verzekerde leden telt zwaar bij onze onderlinge. Winst maken staat niet voorop. Het spreekt voor zich dat er nu al sprake is van een afweging van de risico's. Hierbij wordt rekening gehouden met de belangen van alle leden en de van toepassing zijnde wetten en gedragscodes. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. De directeur speelt in het risicobeheer een belangrijke rol. Hij wordt ondersteund door de deskundigheid welke aanwezig is binnen het bestuur. Daarnaast vinden er diverse rapportages plaats welke risico's inzichtelijk maken. In het jaarverslag is opgenomen op welke wijze het risicobeheer georganiseerd is. EFO Paardenverzekering past dit principe niet toe. Als onderlinge verzekeraar hebben wij geen commerciële belangen. Het belang van alle verzekerde leden telt zwaar bij onze onderlinge. Winst maken staat niet voorop. Binnen de eenhoofdige directie kan ook geen scheiding worden toegepast. Het dagelijks bestuur, bestaande uit de directeur en de voorzitter van het bestuur, waarborgt de balans tussen commerciële en andere aandachtsgebieden. Versie a Pagina 9

10 3.2 Taak en werkwijze RvB De Raad van Bestuur van de verzekeraar draagt bij zijn handelen zorg voor een evenwichtige afweging van alle belangen van de bij de verzekeraar betrokken partijen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit van de verzekeraar, de maatschappelijke omgeving waarin de verzekeraar functioneert en weten regelgeving en codes die op de verzekeraar van toepassing zijn Het centraal stellen van de klant is een noodzakelijke voorwaarde voor de continuïteit van de verzekeraar. Onverminderd principe draagt de Raad van Bestuur er zorg voor dat de verzekeraar zijn klanten te allen tijde zorgvuldig behandelt. De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de zorgplicht jegens de klant wordt verankerd in de cultuur van de verzekeraar De leden van de Raad van Bestuur oefenen hun functie op een zorgvuldige, deskundige en integere manier uit met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, codes en reglementen. Ieder lid van de Raad van Bestuur tekent een moreel-ethische verklaring. In de toelichting op deze Code is een model-verklaring opgenomen. Dit model kan iedere verzekeraar naar eigen inzicht aanvullen De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de in principe bedoelde verklaring wordt vertaald in principes die gelden als leidraad voor het handelen van alle medewerkers van de verzekeraar. Iedere nieuwe medewerker van de verzekeraar wordt bij indiensttreding uitdrukkelijk gewezen op de inhoud van deze principes door middel van een verwijzing naar deze principes in het arbeidscontract en wordt geacht deze principes na te leven. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Onderlinge verzekeraars hebben het belang van hun leden/verzekerden hoog in het vaandel staan. Zonder leden geen onderlinge. Binnen de context van continuïteit, de maatschappelijke omgeving, wet- en regelgeving alsmede van toepassing zijnde codes staat het klantbelang bij ons centraal. Onze leden worden ondersteund door betrokken medewerkers die mede worden beoordeeld op het toepassen van kernwaarden die bij onze onderlinge passen. Ook met deze medewerkers wordt de dialoog gezocht via werkoverleg en trainingen. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Als onderlinge verzekeraar zijn wij van de leden. Het centraal stellen van het belang van alle leden zit in onze genen. Ook in de missie van onze onderlinge komt dit tot uiting. Deze missie aangevuld met kernwaarden maakt duidelijk hoe de gewenste bedrijfscultuur er uit ziet. Dagelijks, maar met name in de jaarlijkse functioneringgesprekken, wordt aan deze aspecten aandacht geschonken. Wij staan open voor feedback. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. In 2013 is de verklaring door de individuele leden van het bestuur ondertekend. Alle personeelsleden binnen EFO Paardenverzekering zijn geïnformeerd over de uitgangspunten van de moreel-ethische verklaring. Met ingang van 1 januari 2014 is in het arbeidscontract een verwijzing naar deze principes opgenomen. Versie a Pagina 10

11 4 Risicomanagement 4.1 De Raad van Bestuur, en binnen de Raad van Bestuur primair de voorzitter van de Raad van Bestuur, is verantwoordelijk voor het vaststellen, uitvoeren, monitoren en waar nodig bijstellen van het algehele risicobeleid van de verzekeraar. De risicobereidheid wordt op voorstel van de Raad van Bestuur tenminste jaarlijks ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden eveneens ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. 4.2 De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het door de Raad van Bestuur gevoerde risicobeleid. Daartoe bespreekt de Raad van Commissarissen het risicoprofiel van de verzekeraar en beoordeelt hij op strategisch niveau of kapitaalallocatie en liquiditeitsbeslag in algemene zin in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid. Bij de uitoefening van deze toezichtrol wordt de Raad van Commissarissen geadviseerd door de risicocommissie die hiertoe uit de Raad van Commissarissen is gevormd. 4.3 De Raad van Commissarissen beoordeelt periodiek op strategisch niveau of de bedrijfsactiviteiten in algemene zin passen binnen de risicobereidheid van de verzekeraar. De voor deze beoordeling relevante informatie wordt op zodanige wijze door de Raad van Bestuur aan de Raad van Commissarissen verstrekt dat deze laatste in staat is zich daar een gedegen oordeel over te vormen. EFO Paardenverzekering past dit principe nog niet toe. Het bestuur is verantwoordelijk voor de risicobereidheid van de onderlinge. Binnen het bestuur zijn op hoofdlijnen afspraken gemaakt over de te lopen risico's en middels rapportages wordt het bestuur periodiek door de directie geïnformeerd. EFO Paardenverzekering acht dit principe niet van toepassing. Als kleine verzekeraar zonder RvC kunnen wij niet aan dit principe voldoen. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Risicomanagement is een belangrijk onderdeel binnen de aansturing van een verzekeraar. Op strategisch niveau vindt er jaarlijks overleg plaats. Op operationeel niveau vindt al overleg plaats tussen directie en bestuur daar waar het grotere risico's betreft. Middels periodieke rapportages (financieel en niet financieel) welke in bestuursvergaderingen worden besproken wordt het bestuur geïnformeerd en is hij in staat te beoordelen of de activiteiten passen bij onze bedrijfsvoering. Versie a Pagina 11

12 4.4 De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat het risicobeheer zodanig adequaat is ingericht dat hij tijdig op de hoogte is van materiële risico s die de verzekeraar loopt opdat deze risico s beheerst kunnen worden. Beslissingen die van materiële betekenis zijn voor het risicoprofiel, de kapitaalallocatie of het liquiditeitsbeslag, worden genomen door de Raad van Bestuur. EFO Paardenverzekering past dit principe volledig toe. Het is de verantwoordelijkheid van de directie om te zorgen voor adequate interne beheerssystemen. Er zijn diverse interne instructies, monitoringsrapportage's om risico's te onderkennen en te beheersen. In het jaarverslag is aangegeven hoe de risicobeheersing op het gebied van: het operationele, het compliance-, het juridisch en het reputatierisico geregeld zijn. 4.5 Iedere verzekeraar heeft een Product Goedkeuringsproces. De Raad van Bestuur draagt zorg voor de inrichting van het Product Goedkeuringsproces en is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren daarvan. Producten die het Product Goedkeuringsproces binnen de verzekeraar doorlopen worden niet op de markt gebracht of gedistribueerd zonder een zorgvuldige afweging van de risico s door de risicomanagementfunctie binnen de verzekeraar en zorgvuldige toetsing van andere relevante aspecten, waaronder de zorgplicht jegens de klant. De interne auditfunctie controleert op basis van een jaarlijkse risico-analyse of opzet, bestaan en werking van het proces effectief zijn en informeert de Raad van Bestuur en de desbetreffende (risico)commissie van de Raad van Commissarissen omtrent de uitkomsten hiervan. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. In 2013 zijn geen nieuwe producten geïntroduceerd. Bij een volgende introductie zal gebruik worden gemaakt van een Product Goedkeuringsproces. Het proces vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De monitoring is een onderdeel van de audit onder verantwoordelijkheid van de auditcommissie. Versie a Pagina 12

13 5 Audit 5.1 De Raad van Bestuur draagt zorg voor systematische controle op de beheersing van de risico's die met de (bedrijfs)activiteiten van de verzekeraar samenhangen. 5.2 Binnen de verzekeraar is een interne auditfunctie werkzaam die onafhankelijk is gepositioneerd. Het hoofd interne audit rapporteert aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en heeft een rapportagelijn naar de voorzitter van de auditcommissie. 5.3 De interne auditfunctie heeft tot taak te beoordelen of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en in werking effectief zijn. Daarbij ziet zij onder meer op de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar. De interne auditfunctie rapporteert over de bevindingen aan de Raad van Bestuur en de auditcommissie. 5.4 Tussen de interne auditfunctie, de externe accountant en de risico- of auditcommissie van de Raad van Commissarissen vindt periodiek informatie-uitwisseling plaats. In het kader van deze informatie-uitwisseling is ook de risicoanalyse en het auditplan van de interne auditfunctie en van de externe accountant onderwerp van overleg. 5.5 In het kader van de algemene controleopdracht voor de jaarrekening rapporteert de externe accountant in zijn verslag aan de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen zijn bevindingen over de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar. 5.6 De interne auditfunctie neemt het initiatief om met de Nederlandsche Bank en de externe accountant tenminste jaarlijks in een vroegtijdige fase elkaars risicoanalyse en bevindingen en auditplan te bespreken. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Er is een auditcommissie en er is een auditreglement. Deze commissie, bestaande uit een lid van het bestuur, een ledenraadlid en een externe adviseur (accountant), verstrekken jaarlijks een auditopdracht. Op basis van de uitgevoerde audit vindt jaarlijks een evaluatie plaats met het bestuur en de directie en worden daar waar nodig maatregelen getroffen. EFO Paardenverzekeraar past dit principe toe maar wijkt op onderdelen af. De interne auditfunctie wordt bij onze onderlinge extern belegd. Dit waarborgt een mate van onafhankelijkheid en objectiviteit welke bij interne belegging niet te realiseren is. De onafhankelijkheid van de auditor is gewaarborgd in een onafhankelijke rapportagelijn richting bestuur en auditcommissie welke is vastgelegd in een audit reglement. EFO Paardenverzekering past dit principe toe maar wijkt op onderdelen af. De interne auditfunctie is, door de externe belegging, onafhankelijk van de organisatie. De auditor rapporteert rechtstreeks aan de auditcommissie en het bestuur van de onderlinge. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. De auditor stelt zijn auditplan op in overleg met de directie, het bestuur, de auditcommissie en de externe accountant. Jaarlijks vindt er overleg plaats over de opzet van het auditplan met genoemde partijen. De uitkomst van de audit wordt jaarlijks met genoemde partijen besproken. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. E&Y, de externe accountant van onze onderlinge, levert eens per jaar een brief met bevindingen en aanbevelingen aan het bestuur en een accountantsverklaring. Het bestuur legt over dit aspect verantwoording af aan de ledenraad. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. Wij leveren per kwartaal financiële informatie aan bij de Nederlandche Bank. Overleg met de Nederlandsche Bank vindt plaats op basis van wederzijdse behoefte. Versie a Pagina 13

14 6 Beloningsbeleid 6.1 Uitgangspunt De verzekeraar voert een zorgvuldig, beheerst en duurzaam beloningsbeleid dat in lijn is met zijn strategie en risicobereidheid, doelstellingen en waarden en waarbij rekening wordt gehouden met de lange termijn belangen van de verzekeraar, de relevante internationale context en het maatschappelijk draagvlak. De Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur nemen dit uitgangspunt in acht bij het vervullen van hun taken met betrekking tot het beloningsbeleid. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het beloningsbeleid is gebaseerd op een afweging van de belangen van onze leden, onze medewerkers en de maatschappij als geheel. Binnen ons beleid is er geen combinatie mogelijk tussen het behalen van commerciële doelstellingen (past niet bij een onderlinge) en (extra) beloning. Beloning is bij ons conform de regeling beheerst beloningsbeleid vastgelegd tijdens de bestuursvergadering d.d. 29 maart Governance De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor het uitvoeren en evalueren van het vastgestelde beloningsbeleid ten aanzien van de leden van de Raad van Bestuur. Daarnaast geeft de Raad van Commissarissen goedkeuring aan het beloningsbeleid voor het senior management en ziet hij toe op de uitvoering daarvan door de Raad van Bestuur. Tevens keurt de Raad van Commissarissen de beginselen van het beloningsbeleid voor overige medewerkers van de verzekeraar goed. Het beloningsbeleid van de verzekeraar omvat mede het beleid met betrekking tot het toekennen van retentie-, exit- en welkomstpakketten De Raad van Commissarissen bespreekt jaarlijks de hoogste variabele inkomens. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de Raad van Bestuur ervoor zorg draagt dat de variabele beloningen binnen de verzekeraar passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en in het bijzonder of deze voldoen aan de in deze paragraaf genoemde principes. Tevens bespreekt de Raad van Commissarissen materiële retentie-, exit en welkomstpakketten en ziet erop toe dat deze passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en niet excessief zijn. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het beloningsbeleid is gebaseerd op een afweging van de belangen van onze leden, onze medewerkers en de maatschappij als geheel. Binnen ons beleid is er geen combinatie mogelijk tussen het behalen van commerciële doelstellingen (past niet bij een onderlinge) en (extra) beloning. Beloning is bij ons conform de regeling beheerst beloningsbeleid vastgelegd tijdens de bestuursvergadering d.d. 29 maart EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. In ons beloningsbeleid is geen ruimte voor extra beloning als gevolg van het behalen van commerciële doelstellingen. Beloning is bij ons conform de regeling beheerst beloningsbeleid vastgelegd tijdens de bestuursvergadering d.d. 29 maart Versie a Pagina 14

15 6.3 Bestuurdersbeloning Het totale inkomen van een lid van de Raad van Bestuur staat in een redelijke verhouding tot het vastgestelde beloningsbeleid binnen de verzekeraar waarbij het totale inkomen ten tijde van de vaststelling iets beneden de mediaan van vergelijkbare functies binnen en buiten de financiële sector ligt, waarbij de relevante internationale context wordt meegewogen De vergoeding bij ontslag van een lid van de Raad van Bestuur bedraagt maximaal eenmaal het jaarsalaris (het vaste deel van de bezoldiging). Indien het maximum van eenmaal het jaarsalaris voor een lid van de Raad van Bestuur die in zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen kennelijk onredelijk is, komt dit lid van de Raad van Bestuur in dat geval in aanmerking voor een ontslagvergoeding van maximaal tweemaal het jaarsalaris Bij de toekenning van de variabele beloning aan een lid van de Raad van Bestuur wordt rekening gehouden met de lange termijn component. De toekenning is mede afhankelijk van winstgevendheid en/of continuïteit. De variabele beloning wordt voor een materieel deel voorwaardelijk toegekend en op zijn vroegst drie jaar later uitgekeerd Aandelen die zonder financiële tegenprestaties aan een lid van de Raad van Bestuur worden toegekend, worden aangehouden voor telkens een periode van ten minste vijf jaar of tot ten minste het einde van het dienstverband indien deze periode korter is. Indien opties worden toegekend worden deze in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet uitgeoefend. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. Uitgangspunt bij de beloning is een marktconforme beloning. Ons salarisgebouw is gebaseerd op de van toepassing zijnde CAO verzekeringsbedrijf en een aantal waarnemingen binnen de financiële dienstverlening. Het salarisgebouw wordt periodiek getoetst bij andere onderlinge verzekeringsmaatschappijen. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het beloningsbeleid voldoet aan de Regeling Beheerst Beloningsbeleid. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Binnen ons beleid is er geen combinatie mogelijk tussen het behalen van commerciële doelstellingen (past niet bij een onderlinge) en (extra) beloning. Beloning is bij ons conform de regeling beheerst beloningsbeleid vastgelegd tijdens de bestuursvergadering d.d. 29 maart EFO Paardenverzekering is een onderlinge verzekeringsmaatschappij en kent daarom geen aandelen. Dit principe is niet van toepassing. Versie a Pagina 15

16 6.4 Variabele beloning Het toekennen van een variabele beloning is mede gerelateerd aan de lange termijn doelstellingen van de verzekeraar Iedere verzekeraar stelt een bij de verzekeraar passend maximum vast voor de verhouding tussen de variabele beloning en het vaste salaris. Voor een lid van de Raad van Bestuur bedraagt de variabele beloning per jaar maximaal 100% van het vaste inkomen Een variabele beloning wordt gebaseerd op de prestaties van het individu, zijn bedrijfsonderdeel en die van de verzekeraar als geheel op basis van vooraf vastgestelde en beoordeelbare prestatiecriteria. Naast financiële prestatiecriteria vormen ook nietfinanciële prestatiecriteria een belangrijk onderdeel van de individuele beoordeling. In het beloningsbeleid van de verzekeraar worden de prestatiecriteria zoveel mogelijk geobjectiveerd Bij het beoordelen van prestaties op basis van de vastgestelde prestatiecriteria worden financiële prestaties gecorrigeerd voor (geschatte) risico s en kosten van kapitaal In buitengewone omstandigheden, bijvoorbeeld indien toepassing van de vastgestelde prestatiecriteria tot een verkrijging van ongewenste variabele beloning van een lid van de Raad van Bestuur zou leiden, heeft de Raad van Commissarissen de discretionaire bevoegdheid de variabele beloning aan te passen wanneer deze naar zijn oordeel leidt tot onbillijke of onbedoelde uitkomsten De Raad van Commissarissen heeft de bevoegdheid de variabele beloning die is toegekend aan het lid van de Raad van Bestuur op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van het desbetreffende lid van de Raad van Bestuur. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Binnen ons beleid is er geen combinatie mogelijk tussen het behalen van commerciële doelstellingen (past niet bij een onderlinge) en (extra) beloning. Beloning is bij ons conform de regeling beheerst beloningsbeleid vastgelegd tijdens de bestuursvergadering d.d. 29 maart EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het beloningsbeleid voldoet aan de Regeling Beheerst Beloningsbeleid. De maximale variabele beloning bedraagt voor medewerkers 5% van het jaarsalaris. De directeur heeft een vast salaris en komt niet in aanmerking voor een variabele beloning. EFO Paardenverzekering past dit principe toe. Het beloningsbeleid voldoet aan de Regeling Beheerst Beloningsbeleid en is door het bestuur vastgesteld op 29 maart In overleg met het Bestuur stelt de Directie jaarlijks de hoogte van de prestatiebeloningen vast. Variabelen die hierbij een bepalende rol spelen, zijn onder andere te behalen Onderlinge-, afdelings- en persoonlijke resultaten. De prestatiebeloning houdt verband met het financieel eindresultaat van de Onderlinge, groei in de verschillende branches in het bepaalde jaar, afdelingsdoelstellingen en individuele doelstellingen. Alle geformuleerde doelstellingen zijn afgeleid van strategische doelstellingen van de organisatie. De directeur komt niet in aanmerking voor een variabele beloning. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. De beoordeling van de hoogte van de beloning is een verantwoordelijkheid van de directie. Voorstellen worden met de directie besproken en aldaar gewogen. Over de beloning vindt een rapportage plaats richting de voorzitter van het bestuur. Behalve salarisverhogingen in verband met groei in het salarisgebouw zijn er in het afgelopen jaar geen extra beloningen toegekend. Op EFO Paardenverzekering is dit principe niet van toepassing. De directeur komt niet in aanmerking voor een variabele beloning. Op EFO Paardenverzekering is dit principe niet van toepassing. De directeur komt niet in aanmerking voor een variabele beloning. Versie a Pagina 16

17 7 Naleving wet- en regelgeving 7. De verzekeraar beschikt over een proces dat borgt dat nieuwe wet- en regelgeving tijdig wordt gesignaleerd en geïmplementeerd. Dit proces evalueert de verzekeraar jaarlijks. Betrokken bij dit proces zijn in ieder geval de volgende functies: het bestuur, de interne toezichthouder, risicomanagement, compliance, internal audit en de actuariële functie. EFO Paardenverzekering past dit principe proportioneel toe. Als Solvency II Basic maatschappij heeft de maatschappij geen actuariële functie. Binnen de compliancefunctie is de signalering en implementatie van nieuwe wet- en regelgeving geborgd en vindt afstemming met het bestuur, de directie en de auditcommissie plaats. Versie a Pagina 17