COMMUNICATIEPLAN code: B oktober 2013

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN code: B oktober 2013

2

3 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 3/11 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Belanghebbenden Interne doelgroepen Externe doelgroepen 4 3. Doelstellingen Het doel van de externe communicatie: Communicatiedoelstellingen interne doelgroepen Communicatiedoelstellingen externe doelgroepen 5 4. Communicatiemiddelen Interne communicatiemiddelen Interne communicatiemiddelen 6 5. Organisatie 6

4 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 4/11 1. Inleiding Dit document heeft betrekking op invalshoek C (Communicatie) en vormt het Communicatieplan zoals dit wordt gevraagd in het Handboek CO2 Prestatieladder. Het document beschrijft de wijze waarop het beleid, doelstellingen en gerealiseerde verbeteringen ten aanzien van de CO2 -prestaties van ABT worden gecommuniceerd, zowel intern (binnen de eigen organisatie) als extern. 2. Belanghebbenden Dit hoofdstuk brengt de belanghebbenden ten behoeve van de interne en externe communicatie op het gebied van de CO2-prestatie in beeld Interne doelgroepen Tabel 1: Interne doelgroepen Doelgroep Alle medewerkers ABT bv Directie ABT bv Sectorleiding/MT s ABT bv Facilitaire zaken Betrokkenheid Alle medewerkers van ABT hebben een individuele verantwoordelijkheid en bijdrage aan het bereiken van de doelstellingen op het gebied van CO2 -reductie. De directie van ABT is verantwoordelijk voor het beleid, besluitvorming en managementbeoordelingen ten aanzien van de CO2 prestatie. Sectorleiding en MT s zijn de aanjagers van de bewustwording betreffende duurzaamheid en CO2-prestaties binnen de projecten van ABT. Facilitaire zaken is de bewaker en initiatiefnemer van CO2 reductiedoelstellingen op het gebeid van gebouwbeheer Externe doelgroepen Tabel 2: Interne doelgroepen Doelgroep Opdrachtgevers Bevoegde instanties Brancheverenigingen Ketenpartners Betrokkenheid Opdrachtgevers verlangen van ABT dat deze zich actief inzet op het gebied van CO2-reductie en hierover helder communiceert. Bevoegde instanties zullen met name op het vlak van toezicht en handhaving baat hebben bij inzicht in de bedrijfsvoering, al dan niet met betrekking tot CO2-cijfers. ABT is vertegenwoordigd in diverse brancheverenigingen en daardoor (al dan niet als initiator) betrokken bij initiatieven op het gebied van CO2 reductie. Leveranciers zijn betrokken in het beleid van ABT op het gebied van duurzaamheid en CO2 reductie.

5 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 5/11 3. Doelstellingen 3.1. Het doel van de externe communicatie: Uitdragen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid van duurzaam ondernemen. De eigen kennis transparant delen met anderen Communicatiedoelstellingen interne doelgroepen Alle medewerkers van ABT. De ABT medewerkers voor te lichten over het beleid en richtlijnen om de CO2 uitstoot te verlagen. De stand van zaken mededelen over het beleid, maatregelen, doelen en resultaten. Medewerkers actief betrekken om de vastgestelde doelstelling te bereiken. De eigen kennis transparant delen met anderen. Directie De communicatiedoelstellingen voor 2013 voor deze doelgroep zijn: Over voldoende interne informatie beschikken om besluiten over verbetering van de CO2- prestatie op een verantwoorde wijze te kunnen nemen. Bewustzijn dat CO2-prestatie voortdurend aandacht verdient. Tonen van betrokkenheid door het uitdragen van het belang van verbetering van onze CO2- prestatie voor onze concurrentiepositie Communicatiedoelstellingen externe doelgroepen Opdrachtgevers ABT wil aan opdrachtgevers duidelijk maken dat zij als onafhankelijk adviesbureau toegevoegde waarde levert aan de gebouwde omgeving met aandacht voor duurzame en nieuwe ontwikkelingen. Dit doet ze door bekendheid te geven aan de inspanningen die ze verricht, o.a.: Dat duurzaamheid is verankerd in de ABT bedrijfsprocessen aan de hand van het ISO14001 Managementsysteem. Dat ABT in de bedrijfsvoering efficiënt omgaat met grondstoffen, brandstoffen en elektriciteit. Dat ABT het certificaat voor niveau 3 van de CO2-Prestatieladder wil behalen, met de ambitie om door te groeien naar een hoger niveau. Bevoegde instanties Aan bevoegde instanties zoals gemeenten, Milieudiensten, waterschappen etc. wil ABT uitdragen dat ze voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van het milieu, wat wordt geborgd door middel van het Kwaliteits- Milieumanagementsysteem ISO 9001 en ISO Brancheverenigingen ABT wil de certificering voor de CO2- Prestatieladder, delen met vakbroeders. ABT wil hiermee uitdragen dat zij niet alleen de verantwoordelijkheid wil nemen voor haar eigen bedrijfsvoering, maar ook verbetering van CO2 -prestaties binnen de branche wil stimuleren. Ketenpartners Voor zover ABT te maken heeft met ketenpartners, zijn de algemene communicatiedoelstellingen: In overleg treden met leveranciers en onderaannemers over de wijze waarop verbetering in de CO2 -prestatie binnen de keten bereikt kan worden.

6 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 6/11 4. Communicatiemiddelen 4.1. Interne communicatiemiddelen De complete CO2-portefeuille staat op de ABT-Wiki en is zo toegankelijke voor alle ABT medewerkers. Communicatiemiddel Interne nieuwsbrieven Personeelsbijeenkomsten of TKO momenten Artikelen op de ABT Wiki Meldingen via Intranet Management reviews ISO 9001, ISO en de CO2 portefeuille. Nieuwtjes op de website van ABT Frequentie Elk kwartaal Naar behoefte 2 / jaar Eind 2013 wordt de nieuwe startpagina van ABT Wiki geactiveerd. Op deze startpagina worden onder andere de links naar de nieuw aangemaakte artikelen gepubliceerd. Ook wordt het eind 2013 mogelijk om dagelijks een mail vanuit de ABT-Wiki te ontvangen met links naar gewijzigde of nieuw geplaatste artikelen Interne communicatiemiddelen Het overgrote deel van de CO2-portefeuille staat op de ABT-Website en is zo toegankelijke voor alle website bezoekers. Communicatiemiddel Externe nieuwsbrieven Aanbestedingen Nieuwtjes op de website van ABT Frequentie 2 / jaar Ad hoc 5. Organisatie De besluitvorming m.b.t. beleid en doelstellingen berust bij de Algemene Directie van ABT. De verantwoording voor het (blijven) voldoen aan de eisen van de CO2-Prestatieladder, het identificeren van mogelijke verbeteringen en het communiceren over het beleid, doelstellingen en behaalde resultaten met betrekking tot de CO2-prestatie berust bij de Manager Kwaliteit. Dit met ondersteuning van de stafdiensten (FZ) voor de benodigde input en informatie. De afdeling PR zal een deel van de communicatiemiddelen ter beschikking stellen. Het Kwaliteits- en Milieumanagementsysteem ISO9001 en ISO14001 en de CO2 -Prestatieladder behoren tot het ABT kwaliteitssysteem waarvoor jaarlijks een budget wordt vrijgemaakt. Wanneer andere communicatiemiddelen ingezet moeten worden dan in dit communicatieplan omschreven worden de kosten daarvoor ter besluitvorming aan de directie voorgelegd. Het benodigde budget wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.

7 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 7/11

8 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 8/11 art. ISO Communicatieplan (duurzaamheid en milieu) Omschrijving Interne communicatie Toelichting Hoe communiceren Verantwoordelijk Frequentie van communiceren Het milieubeleid dat de leiding heeft gedefinieerd en vastgesteld, wordt gecommuniceerd naar alle medewerkers van de organisatie. Het milieubeleid is vastgelegd in het "Milieubeleidsplan ABT". > Milieubeleidsplan is opgesteld door de algemene directie. Milieubeleidsplan opstellen door AD. 1 tot 2 /jaar > Tekst opgenomen in andere documenten zoals ondernemingsplan en kwaliteitshandboek. Management neemt teksten over in ondernemingsplan en MK in kwaliteitshandboek. > Er is een milieubeleidsverklaring opgesteld. Verklaring opgesteld door AD. > Milieubeleidsplan en milieubeleidsverklaring zijn gepubliceerd op de ABT Wiki. Publiceren door MK. 1 tot 2 /jaar Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van het milieubeleid moeten worden gedefinieerd, gedocumenteerd en gecommuniceerd. Zo ontstaat een effectief milieumanagement. Er moet een duidelijke samenhang zijn tussen de verantwoordelijkheden en taken op milieugebied van de verschillende niveaus in een organisatie. Deze verantwoordelijkheden en taken zijn vastgelegd in de "taken tabel". > Taken tabel is opgenomen in de procedures als bijlage van het kwaliteitshandboek. Opgesteld door MK. 1 tot 2 /jaar Het hoogste management (de directie) wijst een manager kwaliteit aan. Die rapporteert aan de hoogste leiding over de prestaties van het milieumanagementsysteem, zodat het management dat adequaat kan beoordelen. Ook doet de MK voorstellen ter verbetering. De MK rapporteert op basis van resultaten van interne audits, de interne beoordeling van naleving van wet- en regelgeving plus monitoring- resultaten waaronder tevredenheidsmetingen. > Interne rapportage over prestaties milieumanagementsysteem (Management Review). Alsmede vastgelegd in het verslag van het stuurgroep kwaliteitsoverleg tussen de directie en MK. Opgesteld door MK. 2 / jaar Het aanleveren van informatie over de resultaten van de interne audits aan het management. De MK stelt een rapport op. > Interne rapportage (Management Review) met resultaten van de auditronde(n). Opgesteld door MK. 2 / jaar Procedures voor interne audits moeten op papier komen, worden geïmplementeerd en bijgehouden. De rapportage van de resultaten van interne audits is daarin ook geregeld. De resultaten van interne audits zijn een belangrijk intern communicatiemiddel. Het vormt een benchmark voor andere afdelingen voor punten van verbetering en bevordert ook de speelse competitie onderling. > Resultaten interne audits als benchmark op papier en op de ABT Wiki. Opgesteld door MK te publiceren door MK. 2 / jaar

9 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 9/11 art. ISO Omschrijving Interne communicatie Toelichting Hoe communiceren Verantwoordelijk Frequentie van communiceren Procedures binnen het milieubeleid vaststellen, implementeren en uitleggen. Zo worden medewerkers zich bewust van het milieubeleid, de belangrijke milieueffecten samenhangend met hun werk, maar ook hun verantwoordelijkheden en de mogelijke gevolgen van afwijkingen van vastgelegde procedures. Alleen door uitleg van het hoe en waarom van procedures kun je inzicht verwachten bij medewerkers in de milieuaspecten van hun werk. > Het milieuaspectenregister is gezamenlijk met FZ opgesteld en zal regelmatig in werkoverleggen met MK worden behandeld. Ook worden milieuaspecten die te maken hebben met het advieswerk behandeld in de kwaliteitsgroep, bestaande uit de kwaliteitsingenieurs van de verschillende adviesgroepen. Opstellers MK en FZ. Werkbespreking tussen MK en FZ = 2/ jaar >ABT adviseert haar projecten vanuit een bureau brede visie op duurzaamheid. Dit is vastgelegd in "ABT visie op duurzaamheid" en wordt gepubliceerd op intranet en ABT Wiki. Adviesgroepen verantwoordelijke deelnemer in de bureau brede werkgroep Duurzaamheid. ABT medewerkers publiceren op de ABT Wiki eigen ervaringen en ideeën betreffende duurzaamheid en delen kennis met collega's. Alle ABT medewerkers Informatie vanuit externe belanghebbende partijen, inclusief klachten, vormt voeding voor de managementbeoordeling. In de managementbeoordeling wordt aan de hand van informatie van buitenaf bepaald welke verbeteringen zijn gerealiseerd of gerealiseerd kunnen worden. De in 2012 ingevoerde nieuwe klachtenprocedure. De klachten zijn centraal op de P-schijf door alle ABT medewerkers te benaderen en te actualiseren. Opsteller MK. Elke maand, wordt besproken in de OM vergadering (directie+mt's) Procedures op papier zetten, implementeren en bijhouden aangaande mogelijke noodsituaties en ongevallen. Met dit op papier kunnen medewerkers noodsituaties en ongevallen met gevolgen voor het milieu herkennen (identificeren). Onderdeel van de procedures op papier is ook hoe de organisatie op zulke situaties moet reageren. Medewerkers moeten weten wat calamiteiten zijn en hoe er mee om te gaan. > Rampoefeningen ondersteund door communicatie. Hoofd BHV en FZ. 9 Stimuleren werknemers tot verbetering van milieuprestaties en CO- reductie Veel ideeën tot verbetering van de milieuprestaties zijn binnen de organisatie al aanwezig. De kunst is om de reeds latent aanwezige ideeën tot ontwikkeling te brengen. Interne overleggen: regulier overleg van de bureau brede werkgroep duurzaamheid als adviesgroep werkgroepen duurzaamheid. Het communiceren van de resultaten en mogelijke verbeteringen op milieugebied in deze werkgroepen. Leden werkgroepen.

10 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 10/11 art. ISO Omschrijving externe communicatie Toelichting Hoe communiceren Verantwoordelijk Frequentie van communiceren Artikelen in het bedrijfsblad, waarin ook het management haar visie geeft > Discussie en kennisdeling op de ABT-Wiki > berichten > vaste plek op intranetsite > onderdelen in rapportages op verschillende niveaus in de organisatie Afdeling PR Nieuwsbrieven elk kwartaal, artikelen ABT Wiki en intranet continu en ad hoc bij nieuws. 10 CO2 ladder De ABT medewerkers voor te lichten over het beleid en richtlijnen om de CO2 uitstoot te verlagen. Medewerkers actief betrekken om de vastgestelde doelstelling te bereiken. De eigen kennis transparant delen met anderen. De complete CO2 portefeuille staat op de ABT- Wiki en is zo toegankelijk voor alle ABT medewerkers. MK Continue, ad hoc bij nieuws. Portefeuille wordt elke jaar herzien. 11 Zodanig geïnformeerd zijn om besluiten over verbetering van de CO2 -prestatie op een verantwoorde wijze te kunnen nemen. Bewustzijn vergroten dat CO2-prestatie voortdurend aandacht verdient. De MK houdt de AD elke maand op de hoogte van de inspanningen die worden verricht en de mijlpalen die zijn gehaald betreffende de CO2 ladder certificering en/of het blijven voldoen aan de CO2 ladder. MK elke maand Het gedefinieerde en door de leiding vastgestelde milieubeleid is beschikbaar voor het publiek. Samenvatting milieubeleid plaatsen op website > opnemen in brochures > opnemen in jaarverslagen Afdeling PR 13 Voor diverse adviesgroepen zijn specifieke duurzame advisering vastgelegd in diverse Flyers. Adviesgroep verantwoordelijke deelnemer in de bureau brede werkgroep Duurzaamheid 14 Stimuleren van klanten en stakeholders om te kiezen voor de duurzame advisering van ABT. Informeren van klanten en andere stakeholders over de milieudoelstellingen, verbeteringsvoorstellen en bereikte resultaten van het milieubeleid. Via ABT Nieuwsbrieven en de website Van duurzame projecten worden speciale projectrefentiebladen gemaakt. Afdeling PR Continu en ad hoc bij nieuws De wijze van externe communicatie over haar eisen aan leveranciers en onderaannemers en de procedures daaromheen is omschreven (duurzaam inkopen). Leveranciers en onderaannemers hebben ook te maken met milieuaspecten. Toeleveranciers kunnen een rol spelen in de beïnvloeding van milieuaspecten. Daarover kan worden gecommuniceerd. Er kan onder de toeleveranciers mogelijkheden worden geïnventariseerd hoe de milieubelasting in het product en/of proces volgens hen beter kan. Het publiceren van de certificaten van ingekochte 'groene' toeleveranciers op internet en intranet. Het door FZ regulier houden van evaluatiegesprekken. Hierin wordt de toegevoegde waarde, op het gebied van duurzaamheid, van de toeleveranciers voor ABT besproken. Afdeling PR Informatie vanuit externe belanghebbende partijen, inclusief klachten, vormt voeding voor de managementbeoordeling. > Interne notitie over van buiten ontvangen informatie, klachten en verbeter/leerpunten. Opsteller MK Elke maand bespreken met AD en 2/jaar verwerken in Management Review.

11 datum: 1 oktober 2013 referentie: lak code: B1308 blad: 11/11 art. ISO Omschrijving externe communicatie Toelichting Hoe communiceren Verantwoordelijk Frequentie van communiceren 17 Bij het vaststellen en herzien van de doel- en taakstellingen in haar milieubeleid de visie van (grote) opdrachtgevers in overweging nemen. Wie zijn de (grote) opdrachtgevers en kan worden geïnventariseerd wat hun visie is? Wat vinden ze van de organisatie en het geformuleerde milieubeleid? Welke wensen hebben zij met betrekking tot het milieubeleid? Welke speerpunten zien ze graag terug? > Partijen schriftelijk uitnodigen tot suggesties > organiseren van overleg Desbetreffende RI's 18 Bevoegd gezag: communiceren over beheer vergunningen, wijzigingen in organisatie, uitvoering milieumanagementsysteem, norm overschrijdingen, klachten. Meldingen bij wijzigingen (minimaal voor meldingsplichtige wijzigingen), klachten en overschrijdingen vergunningsvoorschriften en verbeterplannen. Communicatie tijdens handhavingsbezoeken bevoegd gezag en eventueel tussentijds mondeling overleg over o.a. naleving vergunning, voortgang doelstellingen. De MK is verantwoordelijk voor de communicatie met bevoegde gezaghebbers met ondersteuning van FZ. De directie is eindverantwoordelijk, maar kan de uitvoering overdragen aan de MK. MK/FZ (eventueel directeur) 19 CO2- ladder ABT wil aan opdrachtgevers duidelijk maken dat zij als onafhankelijk adviesbureau toegevoegde waarde levert aan de gebouwde omgeving met aandacht voor duurzame en nieuwe ontwikkelingen. Duurzaamheid is verankerd in de ABT bedrijfsprocessen aan de hand van het ISO14001 Managementsysteem. Het overgrote deel van de CO2 portefeuille staat op de ABT-Website en is zo toegankelijk voor alle website bezoekers. Er wordt veel bekendheid gegeven aan de inspanningen die ABT verricht voor het halen en behouden van stap 3 op de CO2. MK en PR en ad hoc bij nieuws