CBCS BELEIDSREGEL INTEGERE BEDRIJFSVOERING BIJ INCIDENTEN EN INTEGRITEITSGEVOELIGE FUNCTIES

Transcriptie

1 Januari 2011 CBCS BELEIDSREGEL INTEGERE BEDRIJFSVOERING BIJ INCIDENTEN EN INTEGRITEITSGEVOELIGE FUNCTIES 1. Algemeen Deze beleidsregel beoogt om de integriteit van de financiële sector te versterken door de onder toezicht van de Bank staande instellingen (hierna: de instellingen) een aantal organisatorische maatregelen aan te reiken ter bevordering van een integere bedrijfsvoering. De onderhavige regel richt zich op de integriteitsrisico s die inherent zijn aan de bedrijfsvoering en die zich onder meer manifesteren bij de werving en selectie van functionarissen op voor de integere bedrijfsvoering cruciale posities en bij incidenten. Meer specifiek gaat het om: 1. het opzetten, uitwerken en implementeren van beleid, procedures en maatregelen gericht op het integer handelen van de medewerkers waaronder de screening van medewerkers met name in integriteitsgevoelige functies; 2. de interne vastlegging en behandeling van incidenten die een risico vormen voor een integere bedrijfsvoering, inclusief het melden aan de Bank van bepaalde incidenten waarvan de aard en ernst zodanig zijn dat de Bank uit het oogpunt van toezicht hiervan op de hoogte dient te zijn. 2. Integriteitstoezicht 2.1. Integriteit van de financiële sector Onder integriteit van de financiële sector verstaat de Bank, dat de instellingen en daarmee verbonden (rechts)personen zich duidelijk houden aan normen gebaseerd op: formele en/of materiele wetgeving, door de Bank uitgevaardigde beleidsregels en voorschriften, door de financiële instellingen en/of sector zelf opgestelde gedragscodes, en/of ongeschreven maatschappelijk aanvaarde gedragsregels. Voor elke norm geldt dat (de schijn van) inbreuk op die norm het vertrouwen schaadt of kan schaden in: a) de nakoming van de uit het verrichten van financiële diensten voortvloeiende verplichtingen van de instellingen tegenover de afnemer van de door hen aangeboden of verrichte financiële diensten, of b) de behoorlijke werking van de financiële sector waarop de instellingen werkzaam zijn Integriteitstoezicht Deze normen zijn alleen voor het integriteitstoezicht op een instelling relevant indien voor die normen geldt dat de aard en of mate van een inbreuk daarop een gevaar betekent of zou kunnen betekenen voor het vertrouwen in de betrokken instellingen, hun beleidsbepalers of de markten. Met andere woorden, het integriteitstoezicht richt zicht op de wijze waarop een instelling zich duidelijk houdt aan genoemde normen, en meer in het bijzonder, aan de maatregelen die een dergelijke instelling heeft getroffen ter bevordering en handhaving van de integriteit binnen haar instelling. Norminbreuken in deze kunnen niet alleen afbreuk doen aan het vertrouwen in de instelling zelf,

2 maar kunnen ook van invloed zijn op de andere deelnemers van de financiële sector en op de financiële sector zelf. Er wordt daarom bij het integriteitstoezicht gekeken naar het integriteitsbeleid bij een onder toezicht van de bank staande instelling en naar de opzet en werking van systemen van risicoanalyse en - beheersing op het gebied van onder meer: het voorkomen van verwijtbare betrokkenheid bij benadeling van derden, misbruik van voorwetenschap en witwassen van gelden. De instelling heeft een duidelijke zorgplicht ten aanzien van een integer bestuur en bedrijfsvoering en wordt daarom geacht zodanige maatregelen te treffen dat zij handelt volgens de geldende zorgvuldigheidsnormen en niet verwijtbaar betrokken raakt bij onoorbare praktijken Invalshoeken van het integriteitstoezicht Het integriteitstoezicht van de Bank heeft de volgende invalshoeken: a) persoonlijke integriteit van bestuurders en medewerkers; b) organisatorische integriteit van de financiële instelling; c) relationele integriteit; d) integriteit met betrekking tot marktgedrag. Ad a) De instellingen hebben een zorgplicht ten aanzien van de persoonlijke integriteit van hun bestuurders en medewerkers. Aandachtspunten voor het toezicht hierbij zijn fraude, corruptie, en belangenverstrengeling van bestuurders in ruime zin (inclusief Raad van Commissarissen en Raad van Toezicht) en medewerkers. Het kan dan gaan om onrechtmatige onttrekkingen met daarmee bevoordeling en het verhullen van deze onttrekkingen door middel van manipulatie (van gegevens). Ook belangenverstrengeling van bestuurders in ruime zin en van medewerkers van financiële instellingen, bijvoorbeeld door nevenfuncties bij zakelijke relaties, vormt een belangrijk aandachtspunt. De persoonlijke integriteit van bestuurders betreft het hebben van bepaalde gedragseigenschappen, waaronder: waarheidslievendheid, verantwoordelijkheidszin, wetsgetrouwheid, onkreukbaarheid, rechtschapenheid en dergelijke. Hiervoor wordt verwezen naar de Beleidsregel Betrouwbaarheidstoetsing CBCS. Ad b) Organisatorische integriteit van de instelling. Dit betreft de interne procedures en maatregelen op het gebied van Administratieve Organisatie en Interne Controle ter bestrijding van inbreuken op de integriteit. Ad c) Relationele integriteit. Dit heeft betrekking op het marktgedrag van de instelling in haar relatie tot derden, alsmede op het gedrag van derden dat de integriteit van de instelling aantast, zoals verzekeringsfraude. Bij het integriteitstoezicht vanuit deze invalshoek kan worden gedacht aan de melding van ongebruikelijke transacties en de verder gaande toepassing van het ken-uw cliënt - principe ( customer due diligence ). Ook zijn aandachtspunten de illegale verwerving van gelden door financiële instellingen en het meewerken aan/althans onvoldoende maatregelen nemen tegen de toegang van derden tot/en het gebruik door derden van financiële markten voor illegaal verworven waarden (witwassen). Ad d) Integriteit met betrekking tot marktgedrag. Deze ziet toe op een integer marktgedrag van de instelling, waaronder het voorkomen van ondermeer koersmanipulatie, c.q. koersstabilisatie rond 2

3 emissies en het bijsturen van koersen teneinde andere gerelateerde transacties te beïnvloeden (zoals het drukken van koersindices op expiratiedatum). Dit aandachtspunt heeft in overwegende mate betrekking op de effectenmarkt. Nu Curaçao en Sint Maarten een effectenbeurs kennen speelt dit integriteitsaspect niet alleen bij de internationale instellingen zoals de beleggingsinstellingen, doch ook lokaal. 3. Beleidsregel ter bevordering van een integere bedrijfsvoering door onder toezicht van de Bank staande instellingen 3.1. Inkadering van de begrippen incidenten en integriteitsgevoelige functies In deze regel wordt verstaan onder: 1. incidenten: voorvallen die een serieus risico vormen voor integere bedrijfsvoering van de instelling en hiermee de integriteit van de financiële sector, zoals gedefinieerd door de Bank. Het betreft hierbij een gedraging 1 van een (mede)beleidsbepaler 2 of andere medewerker van de instelling, van een andere (rechts)persoon die werkzaamheden verricht ten behoeve van de instelling of van een derde, dan wel een overtreding van de ingevolge de toezichtswet 3 gestelde voorschriften op het gebied van integere bedrijfsvoering. 2. integriteitgevoelige functies: a) de functies van leidinggevende functionarissen die ressorteren onder de door de Bank op betrouwbaarheid getoetste (mede)beleidsbepalers in de eerste echelon van de onder toezicht staande financiële instelling (bijvoorbeeld directeuren van businessunits, stafdirecteuren, hoofden van stafdiensten, adjunct-directeuren en overige leden van het managementteam op het niveau van de tweede echelon); b) de zogenoemde sleutelfuncties waaraan een bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van de financiële instelling en die betrekking hebben op: 1 Conform de Beleidsregel Betrouwbaarheidstoetsing CBCS valt onder niet-integere gedragingen tenminste een gedrag (een doen en/of nalaten), dat blijkt geeft van de afwezigheid van eigenschappen zoals: waarheidslievendheid, verantwoordelijkheidszin, wetsgetrouwheid, openheid, oprechtheid, prudentie, punctualiteit, onkreukbaarheid, discretie, rechtschapenheid en eventuele nader (te bepalen) overige eigenschappen. 2 Onder (mede)beleidsbepaler verstaat de Bank: directeur, bestuurslid, lid Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht, houder van gekwalificeerde deelneming, andere (mede)beleidsbepalers zoals directeur of lid Raad van Commissarissen van beheerder, bewaarder of investment manager, of overige, en natuurlijke persoon met ontheffing conform artikel 45 LTBK De Toezichtwet betreft de gezamenlijke dan wel ieder afzonderlijke Landsverordening Toezicht Bank- en Kredietwezen 1994, Landsverordening Toezicht Verzekeringsbedrijf 1990 en diens uitvoeringsbesluiten, de Landsverordening Toezicht Ondernemingspensioenfondsen 1985, de Landsverordening Toezicht Effectenbeurzen 1998, de Landsverordening Toezicht Beleggingsinstellingen en Administrateurs 2002, de Landsverordening Toezicht Trustwezen 2003, de Landsverordening Assurantiebemiddelingsbedrijf 2003 maar ook andere en toekomstige toezichtregelingen. 3

4 de beschikking over of het beheer van vermogen of waarden van de instelling of derden dan wel het aangaan van verplichtingen namens de instelling (vertrouwensfuncties); de toegang tot persoon- of bedrijfsgevoelige informatie over de instelling of derden (risicofuncties); de uitvoering van controlerende of toezichthoudende werkzaamheden ten aanzien van de administratieve organisatie en het systeem van interne controle van de instelling en de naleving van toepasselijke regelgeving en interne voorschriften (overige functies); c) ook de functies binnen de gegeven definitie, die door personen worden vervuld die niet op basis van een arbeidsovereenkomst bij de financiële instelling werkzaam zijn, maar bijvoorbeeld op inhuur- of detacheringsbasis te werk zijn gesteld Voorschiften voor de behandeling van incidenten 1. De instelling draagt zorg voor de uitwerking en implementatie van beleidsprocedures en organisatorische maatregelen voor een integere behandeling van incidenten en een integriteitsbewuste bedrijfscultuur, geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. 2. De instelling zorgt in ieder geval voor een degelijke administratieve vastlegging van incidenten waarbij tenminste moet worden vastgelegd: a) de kenmerken van het incident; b) gegevens over degene(n) die het incident heeft(hebben) bewerkstelligd en; c) de genomen maatregelen hieromtrent. 3. De instelling informeert de Bank schriftelijk 4 uit eigen beweging en onverwijld omtrent incidenten als bedoeld in het tweede lid bij: a) gedane of voorgenomen aangifte hiervan bij justitiële autoriteiten; b) (potentiële) bedreiging voor het voortbestaan van de instelling; c) ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen voor een integere bedrijfsvoering door de instelling; d) verwachte ernstige mate van publiciteit, financiële gevolgen en reputatieschade aan de instelling, dan wel financiële sector; of e) alle overige gevallen, inclusief de onderstaand opgesomde, waarbij door de ernst, de omvang of de overige omstandigheden van het incident het onmiskenbaar is dat de Bank hiervan in kennis moet worden gesteld: (interne en externe) fraudezaak bij de instelling; inval bij de instelling door het Openbaar Ministerie (huiszoeking) of onderzoek ter plaatse door de Belastingdienst; (derden)beslagen boven de Naf op tegoeden van een cliënt van de instelling en/of op de activa van de instelling; rechtszaken die naar het oordeel van de (mede)beleidsbepalers gevolgen met zich mee kunnen brengen voor de financiële positie en/of de reputatie van de instelling dan wel voor de sector. 4 Een mondelinge berichtgeving dient altijd te worden gevolgd door een schriftelijke informatieverstrekking binnen 24 uur. 4

5 Uit de verplichting een integere bedrijfsvoering zoveel mogelijk te waarborgen vloeit voort dat de instelling dient te zorgen dat het risico op niet-integer optreden van medewerkers van de instelling en (rechts)personen die werkzaamheden ten behoeve van de instelling verrichten, of een relatie met de instelling onderhouden, of wensen aan te gaan, zoveel mogelijk wordt beperkt en beheerst. Dit betekent onder andere dat de interne organisatie van de instelling zodanig moet zijn opgezet dat incidenten die inbreuk kunnen maken, of hebben gemaakt, op de integriteit van de instelling, worden geconstateerd, vastgelegd en aanleiding zijn tot het nemen van correctieve maatregelen. Dit proces laat onverlet dat de instelling op basis van een risicoanalyse preventief maatregelen heeft genomen ter beheersing van dit integriteitsrisico. Behalve maatregelen tegen degene die het incident heeft bewerkstelligd, kunnen gepaste maatregelen ook bestaan uit het verbeteren van interne procedures of het aanpassen van beleid. Benadrukt wordt dat de administratieve vastlegging een instrument is ten behoeve van de instelling zelf. De Bank zal de administratieve vastlegging weliswaar in het kader van het lopende toezicht, c.q. integriteitsaudit, kunnen inzien op grond van zijn inlichtingen- en inzagerecht, maar dit toezicht zal er vooral op gericht zijn te verifiëren of de instelling op de juiste manier met de onderhavige voorschriften omgaat. Het bepaalde onder 3.1, sub 1 is bepalend voor de vraag welke soorten incidenten vastgelegd moeten worden. De niet-integere gedraging, afkomstig van een persoon of rechtspersoon die werkzaamheden verricht onder verantwoordelijkheid van de instelling, dient in het kader van de uitoefening van die werkzaamheden plaats te hebben gevonden. Onder een persoon of rechtspersoon waarvan de werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van de instelling vallen, wordt zowel een persoon in dienst van de instelling begrepen als bijvoorbeeld ook een tussenpersoon of een (rechts)persoon die in het kader van uitbesteding voor de instelling werkzaamheden verricht Voorschriften voor de behandeling en screening van medewerkers in integriteitsgevoelige functies 1. De instelling draagt zorg voor de bepaling van een beleid en de uitwerking en implementatie hiervan in beleidsprocedures en organisatorische maatregelen. Doelstelling moet hierbij zijn: het handhaven en bevorderen van de integriteit van in dienst tredende en in dienst zijnde functionarissen in de bedrijfsprocessen en het creëren van een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 2. De instelling houdt in ieder geval een overzicht bij van de bij haar voorkomende integriteitsgevoelige functies, als bepaald onder 3.1, sub 2, met vermelding per functie van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 3. In het geval een instelling een medewerker in dienst heeft (in-employment screening) of neemt (pre-employment screening) die werkzaam zal zijn in een integriteitsgevoelige functie, dient zij zich een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid van betrokkene. Hiertoe gaat zij er ten minste toe over: a) schriftelijke inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid van betrokkene in te winnen bij de werkgever(s) bij wie betrokkene de laatste vijf jaar of korter werkzaam is geweest; b) van de betrokken sollicitant toestemming alsmede een volmacht te vragen voor het inwinnen van inlichtingen bij de (oud)werkgever(s) als bedoeld in sub 3, onder a; 5

6 c) de betrokkene (via een sollicitatieformulier) expliciet te vragen naar voorvallen (incidenten) uit het verleden die betekenis kunnen hebben voor het oordeel over de betrouwbaarheid van betrokkene; d) de betrokkene een verklaring omtrent het gedrag, in de zin van de Landsverordening op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag, te laten overleggen (P.B. 1968, no.213). In deze voorschriften komt de verantwoordelijkheid van de instelling tot uitdrukking om het integere handelen van de medewerkers te bevorderen en te bewaken. Daartoe zal zij de nodige maatregelen moeten treffen. Het zal daarbij in de eerste plaats moeten gaan om interne procedures om nieuwe medewerkers voor integriteitsgevoelige functies te toetsen ( screenen ). Daarnaast zijn interne procedures nodig voor het toetsen van medewerkers die al in dienst zijn van de instelling en in een integriteitsgevoelige functie worden benoemd. Voorts ligt het in de rede dat de instelling niet alleen bij benoeming de betrokken persoon toetst, maar ook nadien maatregelen neemt als bepaalde relevante informatie over de betrokkene bij haar bekend wordt. Het is aan de instelling om te bepalen welk systeem voor een dergelijke employment-screening het meest geschikt is. Zo kan men, indien daartoe aanleiding bestaat, betrokkene vragen naar wijzigingen in antecedenten die van belang zijn voor zijn of haar betrouwbaarheid, of een voorziening treffen waarbij dergelijke informatie binnen de organisatie een adequaat vervolg krijgt, eventueel met tussenkomst van een vertrouwenspersoon of compliance officer. Wat betreft het systeem van toetsing van nieuwe medewerkers in integriteitsgevoelige functies stelt deze aanbeveling de minimale eisen waaraan de interne procedures bij financiële instellingen moeten voldoen. Het is van belang dat een instelling voor haar beeldvorming over de geschiktheid van een kandidaat voor een integriteitsgevoelige functie ook in voldoende mate gewicht toekent aan de betrouwbaarheid van de betrokkene. Daarom is in sub 3, onder a bepaald dat de instelling inlichtingen inwint met betrekking tot iemands betrouwbaarheid bij de werkgever(s) bij welke betrokkene de laatste vijf jaar werkzaam is geweest. Indien deze een arbeidsverleden heeft dat korter is dan vijf jaar geldt deze bepaling ten aanzien van die kortere periode. Indien één of meer van de bedoelde werkgevers gedurende de laatste vijf niet een financiële dienstverlener is geweest, ontslaat dit de instelling bedoeld in sub 1 niet van de verplichting om inlichtingen met betrekking tot iemands betrouwbaarheid in te winnen. Daarnaast dient de instelling de sollicitant te vragen naar incidenten uit het verleden die voor de oordeelsvorming over zijn betrouwbaarheid relevant zijn. Deze vraagstelling zou onderdeel kunnen uitmaken van een sollicitatieformulier. Mocht dit niet gebruikt worden, dan zal een notitie van de betrokken personeelsfunctionaris over het antwoord van de sollicitant in het sollicitatie- of personeelsdossier te vinden moeten zijn. Tot slot moet een specifiek voor de betrokken functie afgegeven verklaring omtrent het gedrag overgelegd worden door de betrokkene. In sub 3, onder b is bepaald dat de instelling van de aan te stellen medewerker vraagt dat deze instemt met het inwinnen van inlichtingen bij de vorige werkgever(s). Hiermee wordt voorkomen dat een voormalige werkgever weigert informatie te verstrekken omdat betrokkene geen toestemming heeft gegeven en deze voormalige werkgever niet het risico wil lopen dat juridische stappen van de (oud) werknemer volgen. De werkgever is hierbij verplicht ook voor sollicitanten nadelige informatie te verstrekken. Het blijft wel mogelijk dat tussen sollicitant en instelling afgesproken wordt dat pas in 6

7 een laat stadium van de selectieprocedure tot benadering van (een) vorige werkgever(s) wordt overgegaan. Gelet op de geheimhoudingsplicht die mogelijk op een vorige werkgever rust, zal de werknemer door middel van een volmacht moeten regelen dat de instelling de gegevens kan verkrijgen. Indien geen inlichtingen van de vorige werkgever(s) worden ontvangen of uit het inwinnen van informatie negatieve gegevens over de betrokken medewerker naar voren komen, dan betekent dat nog niet automatisch dat aanstelling niet plaats mag vinden. Het blijft de verantwoordelijkheid van de instelling om de situatie te beoordelen en de relevantie, aard en ernst van de verkregen gegevens af te zetten tegen de zwaarte van de functie en de daarvoor noodzakelijke betrouwbaarheid Voorschriften voor het verstrekken van inlichtingen door (oud)werkgever(s) over voormalige medewerkers 1. Een instelling waaraan inlichtingen over een betrokkene als bedoeld onder 3.3. worden gevraagd ten behoeve van een andere instelling die onder toezicht staat van de Bank, dient: a) schriftelijk te verklaren dat zij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen; dan wel, b) indien daartoe aanleiding bestaat, schriftelijk inlichtingen te verstrekken en wel zodanig dat de verzoekende instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van de sollicitant een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen omtrent betrokkene. 2. Onverminderd het bepaalde in sub 1 van deze regeling onthoudt een instelling zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalige) medewerker indien zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van de betrokken medewerker wordt gegeven. Het bepaalde in sub 1 regelt dat iedere onder toezicht staande instelling aan wie in het onderhavige kader informatie wordt gevraagd, deze schriftelijk verstrekt. Daarbij geldt dat, indien zich ten aanzien van betrokkene geen feiten en/of omstandigheden hebben voorgedaan die de instelling aanleiding hebben gegeven om te twijfelen aan diens betrouwbaarheid, de instelling een verklaring van die strekking afgeeft aan de verzoekende instelling. Indien zich die feiten en/of omstandigheden wel hebben voorgedaan, verstrekt de instelling de informatie daarover juist en zo volledig mogelijk opdat de verzoekende instelling zich een zo goed mogelijk beeld terzake kan vormen. Een dergelijke situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen bij ontslag wegens dringende reden en bij ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Het bepaalde in sub 2 bevat meer in algemene zin aanwijzigingen ten aanzien van het doen van uitingen over de betrokken persoon zonder dat er een concreet verzoek om inlichtingen van een mogelijke nieuwe werkgever voorligt. Een voorbeeld daarvan is het getuigschrift dat bij het einde van het dienstverband wordt afgegeven door de werkgever. Deze bepaling wil voorkomen dat werkgevers in het kader van een minnelijke afvloeiing een te rooskleurig beeld geven van de betrouwbaarheid van de medewerker. Hierbij zij opgemerkt dat niet is beoogd met deze bepaling (bij de administratieve vastlegging) afbreuk te doen aan het bepaalde in artikel 1614z van het Burgerlijk Wetboek; De werkgever is verplicht bij het eindigen der dienstbetrekking de arbeider op diens verzoek een getuigschrift uit te reiken. 7

8 3.5. Compliance Functie Integere Bedrijfsvoering bij Melden Incidenten en Integriteitsgevoelige Functies Het beheer van incidenten en integriteitsgevoelige functies betreft een compliance functie in het kader van naleving integere bedrijfsvoering en wordt daarom neergelegd bij de hiertoe aangewezen Compliance Officer(s). De hiertoe aangewezen Compliance Officer draagt mede zorg voor: 1. De uitwerking en implementatie van beleidsprocedures en organisatorische maatregelen voor een integere behandeling van incidenten en een integriteitsbewuste bedrijfscultuur, geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. 2. Bepaling van een beleid voor de behandeling en screening van medewerkers in integriteitsgevoelige functies en de uitwerking en implementatie hiervan in beleidsprocedures en organisatorische maatregelen. Doelstelling moet hierbij zijn: het handhaven en bevorderen van de integriteit van in dienst tredende en in dienst zijnde functionarissen in de bedrijfsprocessen en het creëren van een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 8