24 TIPS & TRICKS OM NON-BETALING TE VOORKOMEN

Transcriptie

1 24 TIPS & TRICKS OM NON-BETALING TE VOORKOMEN

2 In Nederland wordt 2 procent van de facturen nooit betaald. In Europa is dit 3,5 procent en in Azië maar liefst 5 procent. Deze whitepaper gaat over het voorkomen van omzetverlies door onbetaalde facturen. U leest in deze whitepaper: De hoofdredenen van non-betaling Verschillende methodes om omzetverlies te voorkomen Waarom veel aannames over de kredietverzekering niet kloppen met de feiten Tien voordelen van een kredietverzekering Tips waar u op moet letten bij een kredietverzekering KVA Credit Finance 2

3 Hoe u zich kunt beschermen tegen klanten die niet betalen Levert u aan klanten op rekening? Dan heeft u vast ook te maken met onbetaalde facturen. Dat is niet zo vreemd. Op binnenlandse transacties wordt 2 procent van de facturen nooit betaald, in Europa is het 3,5 procent en in Azië wordt zelfs 5 procent van de facturen nooit betaald. In Nederland wordt gemiddeld 2 procent van de facturen niet betaald. In Europa is dit 3,5 procent en in Azië maar liefst 5 procent. Veel ondernemers liggen wakker van onbetaalde rekeningen en piekeren over zaken als: Hoe weet ik of ik teveel risico heb genomen? Gaat die nieuwe klant wel op tijd betalen? Kom ik in de financiële problemen als die grote klant failliet gaat? Heb ik wel de correcte voorwaarden toegepast? Heb ik de juiste juridische gegevens van deze klant? Hoe weet ik dat ik niet word opgelicht? Zakendoen is risico s nemen. Maar hoe groot is het financiële risico dat u acceptabel vindt? En wanneer komt u echt in de problemen? Soms ziet alles er rooskleurig uit, maar gaat het toch fout. In de huidige economische crisis zien we vaak het domino-effect: het faillissement van het ene bedrijf veroorzaakt de financiële problemen van het andere bedrijf. Er zijn drie belangrijke redenen waarom facturen niet betaald worden: insolventie, geschillen en problemen in een land. 1. Non-betaling door (vermoedelijke) insolventie Insolventie betekent letterlijk niet kunnen betalen. De term wordt gebruikt als overkoepelende term om alle mogelijkheden van financieel onvermogen te benoemen, van zowel ondernemingen als particulieren. Insolventievormen van uw afnemers kunnen bijvoorbeeld een faillissement, schuldsanering of onderhands crediteurenakkoord betreffen. Uw risico is nog groter, wanneer u specifieke goederen moet inkopen of specifieke producten gaat produceren voor een klant. U maakt kosten die u normaal gesproken niet vergoed krijgt bij een faillissement. Soms is het onduidelijk of er daadwerkelijk sprake is van insolventie. De afnemer voldoet niet aan zijn financiële verplichtingen, maar de reden is niet bekend. Dan kan er bijvoorbeeld sprake zijn van oplichting of fraude, oftewel 'Noorderzon bv'. KVA Credit Finance 3

4 Hier kunt u meer lezen over oninbare vorderingen Aardbevingen, modderstromen, landenfaillissement en oorlog: in toenemende mate redenen van non-betaling. 2. Geschillen Een andere veelvoorkomende reden van non-betaling is een geschil. De debiteur wil dan niet betalen. Een geschil moet natuurlijk opgelost worden, maar soms lukt dat niet. Veel bedrijven besluiten na enige eigen inspanning een vordering af te schrijven en die dus als oninbaar te beschouwen. 3. Problemen in een land Betalingsproblemen komen niet alleen voor bij afnemers, maar kunnen ook ontstaan doordat er problemen zijn in een bepaald land. De afnemer is in zo n geval niet in staat aan zijn verplichtingen te voldoen, vanwege politieke, sociale, economische of andere gebeurtenissen in het land waarin hij gevestigd is. Met name landen uit de voormalige Sovjet-Unie en Afrikaanse landen zijn risicolanden. Het gaat niet alleen om risico s die te maken hebben met faillissementen van landen, maar ook om non-betaling door oorlogen of natuurrampen. Door de klimaatverandering komen in meer en meer gebieden in de wereld modderstromen, aardbevingen, overstromingen en zelfs tsunami s voor. Getroffen bedrijven kunnen door het natuurgeweld niet meer aan hun betalingsverplichtingen voldoen en leveranciers zitten met de schade. Hoe kunt u de schade door onbetaalde facturen beperken? Elke ondernemer moet regelmatig de afweging maken 'Welk financieel risico kunnen en willen we lopen?'. Een belangrijke overweging hierbij is hoe groot de marge op uw product is ten opzichte van de verkoopprijs. Hoe kleiner de marge, hoe meer risico u loopt als een klant een keer niet betaalt. Ook het aantal klanten dat u heeft is natuurlijk van belang. U kunt zich voorstellen hoe onbetaalde facturen tot grote problemen kunnen leiden, zoals in deze case uit de praktijk: Een VOF heeft vijf vaste klanten met een gemiddelde omzet van euro per order. De marge per order bedraagt zo n euro. U kunt zich voorstellen wat er gebeurt als in één maand blijkt dat twee klanten niet kunnen betalen. Na lang wachten, veel telefoontjes en gedoe moeten de eigenaren uiteindelijk de onbetaalde facturen van het eigen vermogen afboeken. Als nóg een klant failliet gaat, gaat ook de VOF ten onder. KVA Credit Finance 4

5 Zeven manieren om omzetverlies door onbetaalde facturen te beperken Het is bijvoorbeeld verstandig om internationaal een zo divers mogelijk klantenbestand na te streven, zodat u het totale landenrisico spreidt. Dit is vaak aan de orde bij grote bedrijven. Ook voor het MKB zijn er mogelijkheden om (export)risico s te beperken. We zetten de belangrijkste voor u op een rijtje: 1. U stopt met het leveren aan klanten in risicovolle landen In deze tijden kunnen bedrijven echter elke order gebruiken. Stoppen met leveren aan bepaalde landen kan flinke omzetderving betekenen. Bovendien: wat zijn risicovolle landen? En hoe weet u zeker dat zich in deze risicovolle landen geen kredietwaardige afnemers voor uw bedrijf bevinden? 2. U levert alleen nog aan gerenommeerde bedrijven Zakendoen met gerenommeerde multinationals geeft natuurlijk veel vertrouwen. U neemt op de koop toe dat u langer op uw geld moet wachten, want deze ondernemingen hanteren immers vaak eigen inkoopvoorwaarden met lange betalingstermijnen. Loopt u bij gerenommeerde bedrijven dan geen enkel risico? Ja, toch wel. Ook de bedrijven die zaken deden met grote ondernemingen in Indonesië kregen ten tijde van de tsunami te maken met onbetaalde facturen. 3. U levert alleen nog onder bankgarantie, Letter of Credit (LC) of documentair incasso Een bankgarantie biedt zekerheid, omdat de bank van de klant garant staat. De bank bevriest als het ware het tegoed bij uw klant. Als u structureel op bankgarantie levert, kan uw klant structureel niet over dat deel van zijn geld beschikken. Een Letter of Credit is de duurste vorm. Een LC geeft wel veel zekerheid. Het brengt echter veel papierwerk met zich mee en bij het kleinste foutje krijgt u geen geld. Bij Cash Against Documents (CAD) oftewel documentair incasso worden de goederen geruild tegen betaling. Op het moment dat de koper de factuur betaalt, krijgt hij de goederen. U heeft echter geen zekerheid. Als de goederen verscheept zijn maar de klant haalt ze niet op, krijgt u niet betaald. KVA Credit Finance 5

6 4. U levert alleen nog na vooruitbetaling De eenvoudigste manier om problemen achteraf te voorkomen is uw klanten voortaan alleen te leveren na volledige vooruitbetaling. Maar u weet als geen ander dat veel klanten dit niet willen of maar gedeeltelijk willen. Heldere communicatie over uw betalingsvoorwaarden is zeker belangrijk en kan ervoor zorgen dat uw facturen eerder betaald worden. Maar met de voorwaarde vooruitbetalen loopt u absoluut omzet mis. 5. U doet vooraf onderzoek naar elke potentiële klant Veel bedrijven raadplegen handelsinformatie rapporten, voordat ze zaken doen. Zo n rapport is echter vaak gedateerd en geeft geen garantie op betaling. Als de informatie achteraf niet blijkt te kloppen en uw klant betaalt de factuur niet, kunt u geen aanspraak maken op een vergoeding en draait u alsnog voor de kosten op. Het eigen vermogen van veel bedrijven staat onder druk en is niet langer hoog genoeg om niet-betaalde facturen af te boeken. 6. U draagt het risico zelf door een zo hoog mogelijk eigen vermogen De aanname als er iets mis gaat, kunnen we dat verlies wel dragen gaat niet altijd op. Wat als het eigen vermogen flink gedaald is, bijvoorbeeld door hoge reorganisatiekosten? Of als eenmalig veel meer geleverd wordt aan één klant, en deze klant voordat de factuur betaald is failliet gaat? Met andere woorden: vraag u af of het eigen vermogen ten alle tijden hoog genoeg is om afboekingen te blijven doen. Immers, bij legio bedrijven staat het eigen vermogen flink onder druk. 7. U sluit een kredietverzekering af om geen omzet meer mis te lopen De kredietverzekeraar neemt uw risico s op het gebied van binnenen buitenlandse transacties over. Het beschermt u tegen debiteuren die niet betalen. KVA Credit Finance 6

7 Misschien heeft u in het verleden overwogen een kredietverzekering te nemen en besloten geen polis af te sluiten. Het is aannemelijk dat er sindsdien veel veranderd is in uw organisatie. Ondernemers zitten niet stil en u dus waarschijnlijk ook niet. - Uw afdeling R&D heeft mooie nieuwe producten ontwikkeld, die veel duurder zijn - De marges op uw producten zijn gedaald - U levert aan nieuwe klanten terwijl u geen inzicht heeft in het betalingsgedrag - U bent meer gaan leveren aan één bepaalde klant - Het eigen vermogen is flink gedaald door verliezen en/of hoge reorganisatiekosten Bedrijven kijken nu heel anders tegen een kredietverzekering aan dan pakweg 20 jaar geleden. Ondernemers en financials willen geen onbeheersbare risico s lopen binnen de onderneming. Vooroordelen over krediet verzekeren Lange tijd had krediet verzekeren een negatief imago. Het was iets voor domme ondernemers met slecht betalende klanten. Sinds eind jaren 90 wordt een kredietverzekering meer en meer gezien als managementtool om onverantwoorde risico s af te dekken. Toch leven er nog vooroordelen over krediet verzekeren. De meest gehoorde: Een kredietverzekering is duur Vroeger was een kredietverzekering inderdaad duur. Tot 1992 was er één kredietverzekeraar in Nederland actief, bekend van dan verkoop je toch gewoon je boot. Er zijn nu meer spelers. Door de toegenomen concurrentie onder kredietverzekeraars kunnen bedrijven tegenwoordig polissen afsluiten tegen scherpe tarieven. Ook wordt nu heel anders tegen een kredietverzekering aangekeken dan pakweg 20 jaar geleden. Op vier van de vijf klanten krijg je dekking, maar niet op die ene waarvoor je het juist nodig hebt Op zich is dit een terechte veronderstelling. Maar misschien is het risico om aan die ene klant te leveren gewoon té groot? Een gespecialiseerd intermediair zal bij een nullimiet altijd proberen de dekking alsnog te realiseren, onder andere door versneld de juiste cijfers boven tafel te krijgen. Onze ervaring is dat dit in 70 procent van de gevallen lukt (in de helft van de gevallen zelfs de volledige dekking). In dertig procent van de gevallen wordt, ook na extra onderzoek, geen dekking afgegeven. U ontvangt dan onderbouwde informatie waarom niet. Hiermee kan uw buitendienst opnieuw in gesprek gaan met de klant en mogelijk de order sluiten tegen andere condities, zoals deelleveringen of (deels) vooruitbetalen. KVA Credit Finance 7

8 Je moet je hele omzet verzekeren Waar het in het verleden verplicht was uw gehele klantenportefeuille te verzekeren, kunt u tegenwoordig selectiever verzekeren. U kunt kiezen voor een gedeelte van uw klantenportefeuille, enkele afnemers of zelfs alleen specifieke transacties. Vooral bij grotere omzetten is het verzekeren van specifieke afnemers/transacties een optie. Bij kleinere omzetten blijkt het verzekeren van de gehele portefeuille premietechnisch vaak voordeliger. Een kredietverzekering is veel administratief gedoe Ondernemers hebben soms het idee dat er bij een kredietverzekering zoveel administratieve rompslomp komt kijken. Ook wordt gedacht dat een kredietverzekering erg complex is. Dit valt allemaal erg mee. Drie spelregels zijn belangrijk: Bedrijven met een kredietverzekering kunnen gebruik maken van een onafhankelijk intermediair, die veel werk uit handen neemt. U moet een limiet hebben. In principe moet u voor elke klant een limiet aanvragen, behalve voor kleine klanten (omzet < euro). Voorwaarde is dan wel dat deze klanten de afgelopen 12 maanden binnen 60 dagen na vervaldatum uw facturen hebben betaald. 60 dagen na de vervaldatum van de factuur moet u stoppen met leveren aan de betreffende klant. Levert u toch door, dan vervalt de dekking voor toekomstige leveranties. Afhankelijk van de verzekeraar moet u een uitstaand bedrag vervolgens 75 of 90 dagen na vervaldatum ter incasso uit handen geven. Iedereen met een kredietverzekering kan gebruik maken van een onafhankelijk tussenpersoon. Kies voor een gespecialiseerd intermediair, zij nemen u veel werk uit handen. Oorspronkelijk verkochten banken de kredietverzekering als bijproduct, als voorwaarde bij hun core business: kredietverstrekking. Bij die werkwijze wordt de bank op de polis als pandhouder benoemd en heeft u de keuze om separaat een intermediair in de hand te nemen. Pandhouder (bankieren) en intermediair (verzekeren) zijn twee totaal verschillende disciplines en hoeven niet dezelfde partij te zijn. In de premie die u betaalt voor uw kredietverzekering, is een stukje marge ingebouwd voor de professionele intermediair, waar de verzekerde ondersteuning kan weghalen. Deze onafhankelijke tussenpersoon tussen ondernemers en kredietverzekeraar neemt u veel werk uit handen. Steeds meer bedrijven kiezen voor een kredietverzekering om de risico s op omzetverlies door non-betaling te beperken. Vooral in deze onzekere tijden. KVA Credit Finance 8

9 De tien pluspunten van het verzekeren van krediet Facturen van bedrijven met een kredietverzekering worden eerder betaald. Door verkorting van de openstaande postenlijst verhoogt u uw werkkapitaal. 1. Bedrijven met een kredietverzekering krijgen hun facturen eerder betaald dan bedrijven zonder kredietverzekering. Door verkorting van de openstaande postenlijst verhoogt u uw werkkapitaal. 2. U bent beschermd tegen non-betaling van debiteuren. Bij schade krijgt u een uitkering. 3. Een kredietverzekering draagt bij aan de continuïteit van uw organisatie. Kredietverzekerde bedrijven gaan minder vaak failliet. 4. U krijgt van uw bank of andere financier meer zekerheid voor financiering én korting op uw rentepercentage. Als zekerheid kunt u uw bank als pandhouder op laten nemen. 5. Kredietverzekerde bedrijven hebben heel goed in beeld met welke partijen ze zaken doen. U krijgt immers pas dekking als die is aangevraagd en op deze manier wordt u gedwongen zeker te weten met wie u zaken doet. Als de verzekeraar een limiet heeft afgegeven, worden alle veranderingen binnen dat bedrijf (bijvoorbeeld een verhuizing of een nieuwe directie) permanent gemonitoord. 6. Uw verkoopapparaat kan een efficiencyslag maken. U maakt geen overbodige reis- en hotelkosten meer, want uw buitendienst bezoekt alleen nog interessante prospects. U checkt van tevoren hoe kredietwaardig een potentiële klant is. 7. Uw leveringsvoorwaarden zijn mogelijk toe aan een update. Hoe vaak komt het niet voor dat de leveringsvoorwaarden ten minste 10 jaar geleden zijn opgesteld? Bij een kredietverzekering krijgt u tips en adviezen, toegespitst op betalingsvoorwaarden en (verlengd) eigendomsvoorbehoud. 8. Betere aanpak bij geschillen. Door de kredietverzekering wordt u min of meer gedwongen een geschil over een product snel op te lossen. Incassokosten zijn meeverzekerd, de juridische kosten veelal ook. 9. Kredietverzekerde bedrijven worden eerder geïnformeerd als het slecht(er) gaat met hun klanten. De klanten worden immers continu gemonitoord door de kredietverzekeraar. 10. Bedrijven met een kredietverzekering maken een algehele kwaliteitsslag. Veel bedrijfsonderdelen (sales, logistiek, inkoop, financiën) doen er hun voordeel mee. De toenemende aandacht voor procedures én helderheid over klanten leidt tot efficiencyverbetering. KVA Credit Finance 9

10 Tot slot: waar u op moet letten bij het afsluiten van een kredietverzekering. Er zijn veel mogelijkheden als het gaat om kredietverzekeringen en polissen. Het belangrijkst is natuurlijk dat u zich beschermt tegen non betaling door debiteuren, maar daarnaast is er een aantal andere onderdelen om over na te denken. 1. Dekkingspercentage Als ondernemer kunt u de premie drukken door het dekkingspercentage. Het dekkingspercentage varieert van %. Hoe minder dekking, des te lager de premie. Dit kunt u per debiteur of per openstaand saldo afspreken. Zorg dat u van tevoren op de hoogte bent van de dekkingspercentages. Het eigen risico kan namelijk verschillen per verzekeraar, per land en per risico dat u wilt afdekken. 2. Fabricage- en kredietrisico Denk van tevoren na of u een fabricage- en kredietrisico zult lopen. Wanneer u voor een klant specifieke producten moet inkopen of produceren, maakt u kosten voordat u iets heeft geleverd. Dit is een risico, aangezien een klant in de tussentijd failliet kan gaan. Het is in zo n geval verstandig het fabricagerisico mee te verzekeren. De aantoonbare kosten die u voor deze order heeft gemaakt, zijn dan meeverzekerd. 3. Landenrisico U heeft de mogelijkheid om het landenrisico mee te verzekeren. Dit is verstandig wanneer u veel zaken doet met politiek en economisch onrustige landen. Het gaat hierbij vooral om niet-westerse landen. In dergelijke landen kunnen betalingsproblemen ontstaan, doordat de afnemer vanwege politieke, sociale, economische of andere gebeurtenissen in zijn land niet aan zijn kredietverplichtingen kan voldoen. Wanneer u op de hoogte bent van bovenstaande onderdelen en hier voor uzelf een goede afweging in maakt, heeft u in ieder geval een goede basis kredietverzekering. Uw gespecialiseerd intermediair zal u daarnaast informeren over specifieke andere risico s die op uw onderneming van toepassing zijn. KVA Credit Finance 10

11 Wilt u omzetverlies door onbetaalde facturen voorkomen? Bespreek met ons de mogelijkheden van een voordelige kredietverzekering. Maak een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek met één van onze specialisten via telefoonnummer : Filiz Danisman Filiz.danisman@kvacreditfinance.com LinkedIn Robert van Schie robert.vanschie@kvacreditfinance.com LinkedIn Twitter KVA Credit Finance is gespecialiseerd intermediair in het beperken van financiële risico s voor bedrijven. Gladsaxe JZ APELDOORN info@kvacreditfinance.com Telefoon: KVA Credit Finance 11