1 Compliance, een nieuw begrip

Transcriptie

1 1 Compliance, een nieuw begrip Compliance is voor de accountancybranche een tamelijk nieuw begrip. Dat betekent dat alles wat samenhangt met het begrip compliance nog aan het uitkristalliseren is. Dat houdt in dat er rondom het begrip compliance al snel een spraakverwarring ontstaat omdat begrippen niet eenduidig geïnterpreteerd worden. Letterlijk betekent het woord compliance het voldoen aan wet- en regelgeving. Van een organisatie mag verwacht worden dat zij compliant handelt, dat geldt zeker voor de accountancybranche. Echter het benoemen van het feit dat compliant gehandeld moet worden is niet voldoende. Het moet ook nog georganiseerd worden. De wijze waarop dit georganiseerd kan worden is divers. Dit memo wil daarvoor een handreiking doen. Daarbij zoomt de schrijver regelmatig in op de taken die onder de compliancefunctie vallen. Daarbij gebruikt hij regelmatig zinsneden als de complianceofficer is verantwoordelijk voor, of het is de taak van de complianceofficer om. De schrijver focust dan op de aandachtsgebieden die voor dat onderdeel samenhangen met compliance. Dat een organisatie niet beschikt over een functionaris die de titel van complianceofficer draagt is niet zo relevant. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van het bestuur c.q. de eigenaren van de organisatie om ervoor zorg te dragen dat deze compliant is. Door de taken en aandachtspunten die samenhangen met compliance te benoemen als taken en aandachtspunten voor de complianceofficer, heeft de verantwoordelijke voor compliance een goed inzicht in de specifieke complianceaspecten die georganiseerd en gewaarborgd die- 11

2 compliance en toezicht in de accountantspraktijk nen te zijn in de organisatie. De wijze waarop een en ander dan vervolgens georganiseerd wordt is minder relevant, zolang de complianceaspecten die samenhangen met de organisatie maar georganiseerd en bewaakt worden. 12

3 2 Compliance en toezicht in de accountantspraktijk Met de invoering van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA) op 1 oktober 2006 staan accountantsorganisaties die wettelijke controles uitvoeren daadwerkelijk onder toezicht. Aanleiding voor dit toezicht was enerzijds de evaluatie van de accountantswetgeving die in 1992 al was afgesproken en anderzijds een reeks financiële schandalen waarbij ook accountantskantoren een rol hadden gespeeld. Was de beroepsgroep in eerste instantie de mening toegedaan dat alles op orde was, de daadwerkelijke vergunningaanvraagprocedure leerde dat menige organisatie nog wel de nodige verbeterpunten had als het gaat om kwaliteit en naleving van wet- en regelgeving. Veel organisaties beseffen ook dat de vergunningaanvraagprocedure slechts het begin is. Vanaf het moment dat de vergunning verstrekt is krijgt de organisatie met het doorlopende toezicht door de Autoriteit Financiële Markten te maken. Dit houdt in dat de organisatie te allen tijde aan moet kunnen tonen dat zij zich aan de vigerende externe voorschriften alsmede wet- en regelgeving houdt. Dit vraagt van het bestuur van de accountantsorganisatie permanente aandacht omdat dat bestuur primair verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen binnen de organisatie. Omdat bestuurders een grote hoeveelheid taken hebben en zich vaak ook nog intensief bemoeien met het adviseren van klanten, wordt in toenemende mate erkend dat het handig dan wel noodzakelijk is om een aparte functionaris te benoemen die belast is met het interne toezicht op naleving van interne en externe voorschriften alsmede wet- en regelgeving. Deze functionaris wordt vaak de complianceofficer genoemd. Feit is dat van 13

4 compliance en toezicht in de accountantspraktijk accountantsorganisaties verlangd wordt dat zij compliant zijn. Nu lijkt het erop dat accountants pas met de invoering van de WTA te maken krijgen met extern toezicht. Niets is minder waar. De SRA, het CTK en de RvTAA voeren al geruime tijd kwaliteitstoetsingen c.q. collegiale toetsingen uit. Toetsingen die door veel kantoren als een vorm van extern toezicht werden ervaren. Maar de Wet Identificatie Dienstverlening (WID) en Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (MOT) kenden ook al een toezichthouder, namelijk het Bureau Financieel Toezicht (BfT). Binnenkort worden de WID en de Wet MOT vervangen door de nieuwe Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme en blijven dienstverleners waaronder dus ook accountants onder toezicht van de BfT vallen. Ook hier geldt dat men moet kunnen aantonen compliant gehandeld te hebben. Nieuw is ook de invoering van het Horizontaal Toezicht door de Belastingdienst. De Belastingdienst gaat de komende jaren afspraken maken met accountants en ondernemers over de wijze waarop de Belastingdienst toezicht gaat uitoefenen. Belangrijke voorwaarde voor die afspraken is dat accountants moeten kunnen aantonen compliant te handelen. Maar ook de invoering van Basel II leidt tot meer toezicht. Weliswaar indirect, maar accountants zullen ervaren dat ook banken in het kader van Basel II willen weten of er compliant gehandeld is. Tot slot wijzen we nog op de Wet Toezicht Trustkantoren (WTT) en de Wet Financieel Toezicht (WfT). Deze wetten bevatten relevante bepalingen voor een deel van de accountantspraktijken. 14

5 2 compliance en toezicht in de accountantspraktijk In dit boekje wordt ingegaan op de aspecten die samenhangen met compliance voor accountants en toezicht door externe partijen voor accountants. Daarbij wordt gekozen voor een insteek die bruikbaar is in de dagelijkse praktijk. Een bijzonder woord van dank gaat uit naar Sico Jurrius RA en Henk den Hollander RA, die bij het schrijven van dit memo als vaktechnisch geweten hebben geopereerd, en naar Arnout van Kempen, die het memo beoordeeld heeft op feitelijke onjuistheden. Minie Beugel dank ik voor haar taalkundige correcties. 15

6

7 3 Compliance, hoe het begon Compliance vindt zijn oorsprong in het Angelsaksische recht. In Amerika werd in de jaren dertig van de vorige eeuw al ingezien dat een vergaande regulering voor de financiële sector noodzakelijk is. Daarbij is het opvallend dat betrokkenen zich vaak van geen enkel kwaad bewust waren, dit in tegenstelling tot de publieke opinie die inhield dat betrokkenen in de financiële sector niet compliant en integer geopereerd hadden. Een van de eerste zaken die werd aangepakt is het handelen met voorwetenschap. Weliswaar was menig handelaar van mening dat handelen met voorkennis nu eenmaal bij het beroep hoort, de Amerikaanse wetgever dacht daar anders over en stelde handelen met voorwetenschap strafbaar. De SEC kreeg vervolgens vergaande bevoegdheden om hier toezicht op te houden. Vervolgens heeft datgene wat samenhangt met compliance en toezicht zich de afgelopen tientallen jaren steeds verder ontwikkeld in de Angelsaksische landen. Daardoor is het begrip: 'To comply with the law' dan ook een begrip. De organisatie en de medewerker dienen zich aan de wet te houden. Compliance is voor Nederland een relatief nieuw begrip. Met de invoering van de Wet Toezicht Effectenverkeer krijgt Nederland voor het eerst te maken met compliance. De echte omslag komt in 1999 bij de inwerkingtreding van de Nadere Regeling toezicht effectenverkeer. In de Regeling organisatie en beheersing is de volgende definitie opgenomen: 'De naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld.' 17

8 compliance en toezicht in de accountantspraktijk In de jaren daarna wordt de compliancefunctie binnen de financiële sector steeds verder uitgewerkt. Code Tabaksblat Daarnaast wordt er in het bedrijfsleven steeds vaker gesproken over compliance en good governance. In 1992 wordt de eerste corporate governancecode geïntroduceerd in Groot- Brittannië. Nederland volgt pas op 1 januari 2004 met een code voor goed bestuur, de zogenaamde Code Tabaksblat. Dit nadat zich diverse beursschandalen hadden voorgedaan. 3.1 Compliance in de accountancy De aandacht voor het compliant handelen van accountants vindt zijn oorsprong in In Amerika blijkt Arthur Andersen een dubieuze rol gespeeld te hebben bij de energiemaatschappij Enron. Gevolg is dat de Amerikaanse Beursautoriteit Arthur Andersen niet meer toestaat om jaarrekeningen van beursgenoteerde ondernemingen te certificeren. Hiermee verliest Arthur Andersen zijn license to operate waardoor klanten, partners en medewerkers de organisatie de rug toekeren. Gevolg is dat een van de meest gerenommeerde accountantsorganisaties binnen enkele maanden geen recht meer van bestaan heeft. In Nederland zijn er twee zaken die leiden tot de aandacht voor compliant handelen door accountants. Het betreft de kwestie Ahold waarbij er in februari 2003 miljarden euro's aan beurswaarde verdampen, nadat gebleken is dat er al diverse jaren het nodige aan de hand is met de interne controle. Velen vragen zich af wat de rol van de externe accountant is geweest. De andere kwestie is de rol die de accountant heeft gespeeld bij bouwondernemingen. Tijdens de parlementaire enquête bouwfraude in 2001 blijkt dat accountants uit dezelf- 18

9 3 compliance, hoe het begon de organisatie wet- en regelgeving volkomen verschillend interpreteerden. Velen zijn de mening toegedaan dat het accountantsberoep heeft gefaald. De publieke opinie keert zich tegen de accountant en de wens onder toekomstige studenten om accountant te worden neemt zichtbaar af. De politiek die eveneens van mening is dat het accountantsberoep ernstig tekortgeschoten is in deze twee kwesties met als gevolg een afnemend vertrouwen voor het accountantsberoep, besluit tot het opstellen van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA). Na ruim twee jaar debatteren wordt de wet uiteindelijk op 1 oktober 2006 ingevoerd waarmee het toezicht een feit is. Maar ook de beroepsorganisaties zelf beseffen dat het roer om moet om het vertrouwen in het beroep te herstellen. De collegiale toetsing, die al sinds 1999 een feit is, wordt aangescherpt en kantoren die bij hertoetsingen een onvoldoende blijven scoren worden uiteindelijk voor de tuchtrechter gedaagd. Ook de beroepsreglementering wordt herzien, hetgeen in 2007 uiteindelijk leidt tot de invoering van een nieuwe gedragscode en groot aantal nieuwe regels voor de uitoefening van het beroep. Daarbij moet bedacht worden dat de invoering van de VGC niet het directe gevolg is van de boekhoudschandalen. Dat accountants compliant dienen te zijn staat nergens expliciet beschreven in de wet. Dat is op zichzelf ook logisch: van de accountant mag, als vertrouwenspersoon van het maatschappelijk verkeer, worden verwacht dat deze en de organisatie waarin hij werkzaam is compliant zijn. Dat compliance in de accountancy terrein wint heeft vooral te maken met het feit dat de complexiteit van de regelgeving steeds verder toeneemt, er onafhankelijke toezichthouders zijn die op naleving van die regels toezien en het feit dat afnemers van diensten van accountants steeds vaker de weg naar de tuchtrechter of 19

10 compliance en toezicht in de accountantspraktijk de civiele rechter maken. Met name de kans dat niet-compliant zijn een fors afbreukrisico betekent voor de reputatie het komt immers in de krant is een belangrijke katalysator voor organisaties om meer aandacht te besteden aan compliance. Het begrip compliant denken wordt in de accountancy geïntroduceerd bij de invoering van de Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing 1 (RKB1) in Dat accountants nog niet gewend zijn zich aan hun eigen wet- en regelgeving te houden blijkt wel wanneer de Autoriteit Financiële Markten start met een voorlichtingscampagne over het op handen zijnde toezicht. Voor veel accountants lijken de eisen die genoemd worden in de WTA en het BTA volkomen nieuw. Terecht wijst de toezichthouder er echter op dat de meeste eisen die in de Wet en het Besluit worden genoemd veelal afkomstig zijn uit RKB1. 20

11 4 Hoe word ik compliant? Veel bestuurders, partners en eigenaren van accountantspraktijken vragen zich af hoe hun organisatie nu compliant wordt. Daarbij speelt een aantal aspecten een rol. Ten eerste wil men niet geconfronteerd worden met een reprimande van een toezichthouder, zeker niet als die gepaard gaat met financiële consequenties of een artikel in de krant. Ten tweede wil men voorkomen dat de organisatie aangesproken wordt door klanten of derden met als mogelijk gevolg aansprakelijkheid of reputatieschade. Ten derde wil men ook weer niet te veel resources besteden aan compliance, er moet tenslotte wel gewerkt worden. Wil men de organisatie compliant krijgen dan dient er met een groot aantal factoren rekening gehouden te worden. Deze factoren dienen vervolgens ook nog in hun onderlinge samenhang te worden bezien. In de compliancecirkel (figuur 1) zijn de factoren waarmee rekening gehouden dient te worden samengebracht. Daarbij wordt voor een bredere benadering gekozen dan de WTA voorschrijft. 21

12 compliance en toezicht in de accountantspraktijk Figuur 1: De compliancecirkel Een organisatie die compliant wil zijn, dient de volgende zaken uit te werken. Intern: strategie en beleid; administratie organisatie en interne beheersing; HRM; cultuur. Extern: klant; derden; toezichthouders; wet- en regelgeving. Daarbij dient steeds aandacht te zijn voor het compliant handelen (het handelen naar de letter en geest van wet- en 22

13 4 hoe word ik compliant? regelgeving), het integriteitsvraagstuk (het handelen naar de geest van wet- en regelgeving) en de wijze waarop de accountantsorganisatie dit aan het maatschappelijk verkeer zichtbaar maakt: het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bij compliance spelen dus zowel interne als externe factoren een rol. Maar er is ook een samenhang tussen het formeel voldoen aan wet- en regelgeving, het integer handelen en het maatschappelijk verantwoord handelen. In de hierna volgende paragafen worden alle onderdelen uit de compliancecirkel nader besproken en toegelicht. 4.1 Compliance en integriteit Tot nu toe is bij de beschrijving van de compliancefunctie vooral aandacht besteed aan de formele kant van compliance, namelijk het handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving. Echter compliance kent ook een sterke ethische insteek. Daarbij gaat het erom dat bestuur en medewerkers van de accountantspraktijk integer handelen. Niet het voldoen aan een set van regelgeving staat hierbij centraal maar veel meer houding en gedrag, met als doel het voldoen aan weten regelgeving. Dit houdt in dat de accountantspraktijk ook aandacht besteedt aan de maatschappelijke positie die zij inneemt en de nodige aandacht schenkt aan risicobeheersing. Ook de wetgever gaat daarvan uit als hij stelt dat de accountantsorganisatie over een beheerste en integere bedrijfsvoering dient te beschikken. Aan welke risico s dient dan aandacht te worden besteed? Het gaat hierbij onder andere om risico s met betrekking tot: reputatie; integriteit; markt; 23

14 compliance en toezicht in de accountantspraktijk operationele activiteiten; ICT; strategie; liquiditeiten; wet- en regelgeving; internationale betrokkenheid. Al deze risico s vragen de aandacht van het bestuur en de eigenaren van een accountantspraktijk. Deze risico s zullen in kaart moeten worden gebracht en er zal beleid moeten worden ontwikkeld om deze risico s te beheersen. In de meeste gevallen speelt de complianceofficer hierbij een belangrijke rol. 4.2 Compliance en maatschappelijk verantwoord ondernemen De laatste jaren neemt de aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen toe. Klanten, ondernemers maar ook derden hebben daarbij vooral aandacht voor de wijze waarop de onderneming zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid invult en waarmaakt. Dat de accountantspraktijk hiermee te maken krijgt is evident. De accountant is immers vertrouwensman van het maatschappelijk verkeer en wordt ook vanuit die functie gewaardeerd en beoordeeld. Daarbij spelen zowel het voldoen aan compliance als het invulling geven aan integriteitsvraagstukken een belangrijke rol. Maar ook de wijze waarop het kantoor omgaat met zijn medewerkers, milieu, de sociale gemeenschap waarin men opereert, de relaties met banken, toezichthouders en overheid is hierbij van belang. Daarbij staat transparantie voorop; het maatschappelijk verkeer eist in toenemende mate dat organisaties bereid zijn verantwoording af te leggen over hun doen en laten. Aangezien het hier vaak om complexe vraagstukken gaat waarbij emotie en gedrag van grote invloed kunnen zijn, 24

15 4 hoe word ik compliant? wordt ook hier de compliancefunctie als buffer tussen organisatie en maatschappelijk verkeer ingezet. 4.3 Strategie en beleid Compliance begint met het definiëren van strategie en beleid. Dat lijkt in eerste instantie wat merkwaardig, velen denken wellicht dat compliance start bij wet- en regelgeving. Maar het is goed om te beseffen dat niet de wet- en regelgever de strategie van een accountantspraktijk bepaalt maar dat dit de bestuurders, aandeelhouders en eigenaren van deze organisatie zijn. Zij bepalen op basis van een groot aantal aspecten de gewenste koers van de organisatie en stellen op basis daarvan hun beleidsplan op. Daarbij speelt wet- en regelgeving natuurlijk wel een belangrijke rol, maar het is uiteindelijk de klant die om deskundigheids- en commerciële redenen bepaalt of men wel of geen zaken doet met een accountantspraktijk Overigens wordt in de WTA, BTA, de VAO, de NVAK en de NVO diverse malen gerefereerd aan het beleid dat een organisatie dient te voeren. De AFM stelt als eis dat accountantsorganisaties dit beleid ook op papier dienen te hebben vermeld en dat bestuurders het beleid ook uitdragen. Hoe te komen tot een strategie- en beleidsplan? Een belangrijk onderdeel van het strategie- en beleidsplan is de verwoording van een gemeenschappelijke visie. Dit houdt in dat degenen die als eigenaren en bestuurders betrokken zijn bij de organisatie, de ontwikkelingen die er spelen in beroep en maatschappij in kaart brengen en de gevolgen daarvan duiden voor de eigen organisatie. Het formuleren van een gemeenschappelijke visie zorgt er ook voor dat strategische keuzes eenvoudiger kunnen worden gemaakt. 25

16 compliance en toezicht in de accountantspraktijk Het formuleren van een gemeenschappelijke visie is meestal een lastig traject. Immers, hoe dienen ontwikkelingen als globalisatie, duurzaamheid, vergrijzing van de arbeidsmarkt, XBRL, transparantie etc. voor de eigen organisatie geduid te worden? Bij het ontwikkelen van een visie dient in ieder geval aan het volgende aandacht besteed te worden: Een analyse van belanghebbenden, hun eisen en wensen. Belanghebbenden zijn niet alleen de klanten, maar ook banken, de Belastingdienst, toezichthouders, medewerkers, de sociale gemeenschap waarin het kantoor opereert, de maatschappij, de beroepsorganisatie. Deze reeks is niet limitatief, dus er kunnen meer belanghebbenden zijn. De SWOT-analyse. Welke kansen en bedreiging ziet u voor uw organisatie? Dit onderdeel van de SWOT-analyse richt zich op de externe omgevingsfactoren. De SWOTanalyse die zich richt op de interne omgevingsfactoren richt zich op de sterke en zwakke punten van de organisatie. De concurrentieanalyse. Met welke concurrenten heeft de organisatie te maken? Waarin onderscheidt de concurrent zich van u en u zich van de concurrent? Denkt u bij de concurrentieanalyse niet alleen accountantskantoren maar ook aan administratiekantoren, banken, tussenpersonen etc. In de praktijk zal blijken dat de visie die ontwikkeld wordt sterk afhangt van de diensten die de accountantsorganisatie aanbiedt. Het kiezen voor een of meerdere marktbedieningsconcepten (zie kader) kan een leidraad zijn om met bepaalde ontwikkelingen wel, een beetje of helemaal geen rekening te houden. 26