NAO-PROTOCOL KETENGARANTIE ONGEWASSEN CONSUMPTIEAARDAPPELEN PILOT RUSLAND

Transcriptie

1 NAO-PROTOCOL KETENGARANTIE ONGEWASSEN CONSUMPTIEAARDAPPELEN PILOT RUSLAND Met ingang van maandag 18 april 2011 zullen door nvwa Divisie Plant en NAK in beginsel alleen consumptie-aardappelen worden gecertificeerd voor export naar Rusland, die door wassen vrij van grond zijn gemaakt. Door het grondig verwijderen van de aanhangende grond wordt het risico op het verspreiden van aardappelcysten geminimaliseerd. De nvwa heeft aangegeven open te staan voor een alternatieve dekking, waarmee een gelijkwaardig garantieniveau voor afwezigheid van AM kan worden afgegeven. De NAO heeft daarom na overleg met LTO en in samenwerking nvwa Divisie Plant een alternatieve dekking geformuleerd in het navolgende protocol. Beheerder en eigenaar van het protocol is de NAO. PROTOCOL (15 april 2011) Voorwaarden aan de deelname Aan het protocol kunnen uitsluitend NAO-leden meedoen die partijen consumptieaardappelen gereed maken voor export naar Rusland. Deze bedrijven verpakken zowel voor exporteurs als voor eigen export. Verpakkingstations verklaren mee te doen aan het protocol door een formulier te ondertekenen. Deze inschrijvingsformulieren verstrekt de NAO. Het verpakkingstation stuurt het ingevulde en ondertekende formulier naar de NAO. Het versturen van het ondertekende formulier aan de NAO kan per post (postadres: NAO, t.a.v. mw. S. van der Kleijn, Postbus 84102, 2508 AC, DEN HAAG), per fax ( ) of per mail als pdf Degene die het formulier ondertekent vormt voor de NAO het aanspreekpunt bij het verpakkingstation. Door ondertekening geeft het verpakkingstation aan, te voldoen aan de voorwaarden van dit protocol. In dit protocol wordt een verpakkingstation dat het formulier heeft ondertekend aangeduid als deelnemer. Na ondertekening ontvangt de deelnemer het protocol per post of als PDF. De NAO houdt de lijst van deelnemers aan het protocol actueel. Deze organisatie stelt de lijst ter beschikking aan nvwa Divisie Plant in Wageningen en de geaccrediteerd certificerend bureau dat toeziet op naleving van het protocol. nvwa Divisie Plant informeert de keuringsdiensten over de lijst. De deelnemer dient te allen tijde zijn administratie van partijstromen (met name NAO-tierip nummers en partijnummers) actueel te hebben. De deelnemer verklaart zich door ondertekening ongewassen consumptieaardappelen altijd op basis van dit protocol naar Rusland te exporteren. Het staat hem wel vrij om gewassen consumptieaardappelen naar Rusland uit te voeren. Selectie van de partij bij de teler De deelnemer aan het protocol dient partijen consumptieaardappelen te selecteren op basis van geschiktheid voor export naar Rusland. De partijen selecteert de deelnemer al met al dusdanig dat de partij na verwerking (sorteren) kan voldoen aan de Russische grondnorm. Die norm is voor verpakte en gereedstaande zendingen: maximaal 1 procent grond. De deelnemer dient te beschikken over een kopie van de registratie behorende bij het voedselveiligheidssysteem van de teler. In deze kopie staan de geselecteerde gegevens 1

2 genoemd. Deze kopie bewaart de deelnemer in zijn partijdossier. De deelnemer beoordeelt of de registratie en voorraadadministratie van de teler voldoet aan de VVAK of VVA-richtlijnen (of aan de richtlijn van een vergelijkbaar voedselveiligheidssysteem). Bij selectie van de partij registreert de deelnemer de locatie (cel) het ras, de aanwezige hoeveelheid/omvang en eventueel andere specifieke kenmerken. De deelnemer registreert bij deze gegevens tevens een partijnummer (postcode, huisnummer, ras, celnummer). De deelnemer regelt dat dit partijnummer op alle documenten behorend bij monstername (aanvraag monstername), transport, opslag, verwerking en gereedstaande partij (inspectiebiljet) wordt vermeld. Door het partijnummer is de partij altijd te identificeren en is de traceerbaarheid van teler tot gereedstaande partij gewaarborgd. De deelnemer geeft het partijnummer door aan de NAO ( De deelnemer stelt een schriftelijke afzetovereenkomst op met de teler. In deze overeenkomst wordt vastgelegd dat de teler een administratie bijhoudt van alle leveringen vanuit de cel met Rusland-waardige aardappelen. De teler verklaart zich in de overeenkomst bereid om de gegevens ter beschikking te stellen aan de geaccrediteerde toezichthouder van dit protocol. De teler neemt in zijn administratie: partijnummer, ras, volume, tijdstip van afhalen, naam deelnemer en het kenteken van de vrachtwagen. De deelnemer is er verantwoordelijk voor dat de teler conform het protocol handelt. Bemonstering van de partij De deelnemer meldt een te bemonsteren partij bij een onafhankelijke en geaccrediteerde instelling. In de melding geeft de deelnemer in elk geval zijn contactgegevens, locatie en partijnummer. De monsternemer van een geaccrediteerde instelling beoordeelt of de partij na verwerkingen kan voldoen aan de Russische grondnorm die geldt voor de verpakte en gereedstaande zending (maximaal 1 procent grond). De monsternemer neemt van de gehele partij monsters, ook als slechts een deel van de cel bestemd is voor Rusland. Hij verzamelt de aardappelen per monster in acht manden. In iedere mand gaat 12,5 kilogram aardappelen. Door de manden te schudden, ontdoet de monsternemer de aardappelen van grond. De grond wordt opgevangen op een plastic zeil van 2x2 meter (= 4 vierkante meter). De monsternemer verzamelt per 60 ton aardappelen, 600 millimeter grond. Hiermee komt de monsterintensiteit grofweg overeen met intensiteit van een perceelsmonster van 600 ml per hectare. Indien bij het nemen van het grondmonster in de partij onvoldoende grond vrij komt, wordt de maximale hoeveelheid aardappelen die de monsternemer in het monster betrekt, honderdvijftig kilo (twaalf manden met 12,5 kilogram aardappelen). De grond gaat in daarvoor bestemde verpakkingen. De geaccrediteerde instelling regelt het vervoer van het monster naar een onafhankelijk en geaccrediteerd laboratorium. Indien geen aardappelcystenaaltjes worden aangetroffen in de monsters, geeft het laboratorium een schriftelijk uitslag af met vermelding van het partijnummer en de hoeveelheid aardappelen waarop de uitslag betrekking heeft. Indien uit de uitslag een AM-vondst blijkt, mag de gehele partij die eventueel nog in de cel ligt, niet meer voor export naar Rusland worden aangeboden. De uitslag gaat naar de teler, de deelnemer en de NAO. De NAO draagt er zorg voor dat de instantie die de exportcontrole uitvoert en de certificerende instelling op de hoogte worden gesteld. Aflevering en verwerking De deelnemer zorgt ervoor dat in de opdrachtverstrekking van transport, ontvangst, interne opslag en verwerking de partijentiteit eenduidig is vastgelegd. Op de tranportbon komt daarom altijd het partijnummer. In het logboek van de chauffeur of op de transportbon staan verder vermeld het afhaaladres, kenteken van de transporteur, handtekening/naam chauffeur, datum, 2

3 tijdstip van ophalen en tijdstip van levering. Ook het afgehaalde en geleverde volume staan geregistreerd. Bij aankomst van de partij registreert de deelnemer, in een voor de onafhankelijke en geaccrediteerde certiferend bureau direct opvraagbare registratie, de volgende gegevens: partijnummer, naam teler, kenteken van de transporteur, handtekening/naam chauffeur, datum, tijdstip van afleveren, afgeleverde volume. Indien de aardappelen bij de deelnemer los worden gestort, dient de losplaats bezemschoon te zijn (vrij van losse grond en aardappelen). De datum en het tijdstip van het schoonmaken worden geregistreerd door de deelnemer. Voordat de deelnemer start met de verwerking van de Rusland-geschikte partij met een partijnummer dient de deelnemer sorteermachines (en eventuele andere vervuilde apparatuur waarmee de knollen in contact komen) schoon te maken door los vuil, grond en knollen te verwijderen. De datum en tijdstip van schoonmaken en het starten van het sorteren van een nieuwe partij wordt geregistreerd. In de registratie komt het partijnummer te staan van de te sorteren partij. De deelnemer bevestigt aan de gereedstaande partij per pallet een NAO-tierip. Voor de export van ongewassen consumptieaardappelen naar Rusland, gebruikt de deelnemer speciaal gereserveerde tierips. De deelnemer reserveert uit zijn huidige voorraad een aantal tierips, en noteert de nummers. De nummers geeft de deelnemer door aan de NAO. De NAO registreert per deelnemer welke tierip-nummers gereserveerd zijn voor export van ongewassen consumptieaardappelen naar Rusland. De deelnemer kan voor de export naar Rusland ook tierips bij de NAO bestellen (telefonisch of per Hij moet daarbij aangegeven dat de bestelde tierips bestemd zijn voor export van ongewassen consumptieaardappelen naar Rusland. Ook in dit geval registreert de NAO welke tierip-nummers de deelnemer reserveert voor partijen ongewassen consumptieaardappelen met bestemming Rusland. De NAO geeft de actueel uitgegeven tieripnummers door aan de nvwa Divisie Plant, die de nummers doorgeeft aan de keuringsdienst. De keuringsdienst controleert of de tieripnummers van de gereedstaande partij inderdaad uitgegeven zijn voor export van ongewassen consumptieaardappelen naar Rusland. Ook bij het verladen voor transport (bijvoorbeeld in de haven) kan de keuringsdienst aan de hand van de NAO-tieripnummers de partij terugtraceren. Dit dankzij de koppeling tussen het NAO-tieripnummer en het partijnummer in de administratie van de deelnemer en van de NAO. De NAO streeft ernaar om op korte termijn voor export op basis van dit protocol afwijkende tierips aan te bieden. Zodra de NAO besluit om afwijkende tierips aan te bieden, vervalt de mogelijkheid om de huidige blauwe NAO-tierips te gebruiken voor export van ongewassen consumptieaardappelen naar Rusland. De deelnemer meldt de overgebleven tierip-nummers bij de NAO af voor export naar Rusland. De deelnemer geeft direct na bevestiging van de tierips aan de partij aan de NAO door welke tieripnummers aan de partij gehangen zijn. De NAO koppelt in haar administratie het partijnummer aan het tierip-nummer. Per partijnummer legt de deelnemer naast de hoeveelheid binnengekomen product, de hoeveelheid vast, die het bedrijf van de deelnemer verlaat. De deelnemer registreert verder de datum en het tijdstip waarop de partij (met vermelding partijnummer) het bedrijf verlaat, het volume en het partijnummer. Exportcertificering Om voor officiële exportcertificering voor export naar Rusland in aanmerking te komen dient een officiële inspectie en aanhangende grondonderzoek uitgevoerd te worden op de 3

4 gereedstaande partij (volgens bestaande werkwijze (april 2011) per maximaal 70 ton). Bij de aanvraag van de inspectie en het onderzoek dient de deelnemer aan de NAK het partijnummer door te geven. Indien de NAK in het officiële aanhangend grondonderzoek een besmetting met AM aantreft, trekt de deelnemer de Ruslandwaardige status van bemonsterde partij in. Tevens dient hij onmiddellijk na te gaan welke deelpartijen van hetzelfde partijnummer zich in het logistieke traject bevinden of al gecertificeerd zijn. Deze dienen te worden teruggenomen. De deelnemer dient verbeteringen door te voeren in bijvoorbeeld de partijselectie en dient daartoe minimaal vier weken uitgesloten te worden van deelname. De NAO wordt hierover door de nvwa Divisie Plant geïnformeerd en haalt de deelnemer gedurende deze periode de deelnemer van de lijst van protocoldeelnemers. NAO zal de NAK informeren welke tieripnummers horen bij de betreffende deelnemer, en derhalve niet meer gebruikt mogen worden voor export naar Rusland. Bij een tweede vondst wordt de deelnemer voor de rest van het seizoen uitgesloten van deelname aan het protocol. Indien cysten worden aangetroffen bij officiële exportbemonstering zal door het geaccrediteerde certificerend bureau een onderzoek naar oorzaken worden gedaan. Indien fouten (administratie niet op orde of verwisseling van partij, e.d.) worden geconstateerd, wordt de deelnemer bij de eerste vondst al voor het gehele seizoen uitgesloten voor verdere deelname aan het protocol. Het besluit hiertoe neemt het geaccrediteerde certificerend bureau. Dit bureau informeert de NAO over uitsluiting van deelname. De NAO haalt de betreffende deelnemer van de lijst van deelnemers aan dit protocol. NAO zal de NAK informeren welke tieripnummers niet meer gebruikt mogen worden voor export naar Rusland. Toezicht De deelnemer verklaart zich bereid mee te werken aan toezicht door een door de NAO aangewezen, geaccrediteerd en certificerend bureau op de werking van dit protocol. De deelnemer dient zich op eigen kosten te onderwerpen aan een initiële audit door dit geaccrediteerd certificerend bureau. In april 2011 heeft de NAO hierover afspraken gemaakt met het geaccrediteerd certificerend bureau. De deelnemer dient zich op eigen kosten te onderwerpen aan vervolgonderzoeken, waarbij doorlopend en steeksproefsgewijs wordt beoordeeld of de actuele tracking en tracing van ruslandwaardige partijen voldoet aan de voorwaarden van dit protocol. Dit ter beoordeling door het geaccrediteerde certificerend bureau. Het toezicht van het geaccrediteerd certificerend bureau op de actuele tracking and tracing strekt zich uit tot de verlading in vrachtwagen of schip. Via de NAO-tierip zijn de partijen bij verlading (in bijvoorbeeld de haven) ter herleiden tot het partijnummer, en daarmee naar de teler. De nummers van de NAO-tierips die door de exporteur bij de NAO zijn gereserveerd en gemeld als bestemd voor export naar Rusland op grond van dit protocol, geeft de NAO door aan de nvwa Divisie Plant en de keuringsdienst. Het toezicht op dit protocol door het geaccrediteerd certificerend bureau bestaat uit: a) Een toelatingsonderzoek om te beoordelen of de deelnemer in staat is te werken volgens het protocol: De controleur van het geaccrediteerd certificerend bureau controleert met name: traceerbaarheid, registratie binnen- en uitgaande partijen (partijnummer, tie-ripnummers en volumes), schoonmaken van opslaglocatie en sorteermachines. De controleur moet bij binnenkomst bij de deelnemer direct via de administratie kunnen zien welke partijen wanneer ontvangen zijn. Ook de koppeling tussen partijnummers en NAO-tieripnummers dient direct opvraagbaar te zijn. De controleur maakt een rapport en laat dit ondertekenen door de contactpersoon van de deelnemer. b) Steekproefsgewijs toezicht bij bedrijven op de naleving van het protocol: Voor het eerste bezoek vanwege het toelatingsonderzoek, en voor de eerste steekproef worden alle deelnemers bezocht. Op basis van de eerste bedrijfsbezoeken en de ervaringen 4

5 van de controleur, maakt het bureau een risico-inventarisatie. De mate waarin de deelnemers door de controleurs na de eerste steekproef worden bezocht, is gebaseerd op de risicoinventariatie. In deze inventarisatie bepaalt het bureau ook de geconstateerde risicopunten. In de steekproef kan de geaccrediteerde certificerend instelling de teler meenemen. De deelnemer is ook bij de teler verantwoordelijk voor een werkwijze conform het protocol (bijvoorbeeld registratie conform het protocol). Na elke steekproefcontrole ontvangt de deelnemer een rapport. De controleur laat dit ondertekenen door de contactpersoon van de deelnemer. c) Bij vondsten in het officiële AM-onderzoek op de gereedstaande partij en Russische notificatie lichten nvwa Divisie Plant en NAK het geaccrediteerd certificerend bureau in. Dit bureau onderzoekt of er iets fout gegaan is in het traject van teler naar de deelnemer. In het bijzonder kijkt de controleur naar afwijkingen ten opzichte van het protocol. Het onderzoek van het bureau dient zo snel mogelijk aan te vangen. Het bureau rapporteert zijn bevindingen binnen twee weken aan nvwa Divisie Plant en NAK. Het bureau heeft de bevoegdheid om bij geconstateerde overtredingen van het protocol naar eigen inzicht bedrijven te schrappen als deelnemer aan dit protocol. Het bureau informeert de NAO hierover. De NAO haalt de deelnemer van de lijst, en geeft de aanpassing door aan nvwa Divisie Plant en de NAK. Tevens geeft de NAO door welke tieripnummers voor export van ongewassen aardappelen aan de betreffende deelnemer zijn uitgegeven. Deze nummers mogen niet meer gebruikt worden voor de export van ongewassen aardappelen naar Rusland. d. Het bureau verricht op aanwijzing van nvwa Divisie Plant en NAK bij (vermoedens van) afwijking van het protocol of het overtredingen van wet- en regelgeving, nader onderzoek bij de betreffende deelnemer. Het onderzoek van het bureau dient zo snel mogelijk aan te vangen. Het bureau rapporteert zijn bevindingen binnen twee weken aan nvwa Divisie Plant en NAK. Het bureau heeft de bevoegdheid om bij geconstateerde overtredingen van het protocol naar eigen inzicht bedrijven te schrappen als deelnemer aan dit protocol. De NAO haalt de deelnemer van de lijst, en geeft de aanpassing door aan nvwa Divisie Plant en de NAK. Tevens geeft de NAO door welke tieripnummers voor export van ongewassen aardappelen aan de betreffende deelnemer zijn uitgegeven. Deze nummers mogen niet meer gebruikt worden voor de export van ongewassen aardappelen naar Rusland. Het geaccrediteerde certificerend bureau maakt in eerst instantie wekelijks en later (op een door het bureau, nvwa Divisie Plant, NAK en de NAO overeen te komen tijdstip) maandelijks een rapportage met de belangrijkste bevindingen samengevat. Het rapport stuurt het bureau naar de NAO, nvwa Divisie Plant en de NAK. Elk kwartaal vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen het bureau, nvwa Divisie Plant, NAK en de NAO. De partijen kunnen in onderling overleg besluiten om met kortere of langere tussenpozen met elkaar in overleg te treden. Gegevens De deelnemer verklaart zich bereid om documenten met betrekking tot dit protocol ter beschikking te stellen aan de nvwa en de keuringsdienst. De deelnemer gaat ermee akkoord dat de nvwa Divisie Plant en de keuringsdiensten gegevens over notificaties en officiële uitslagen van AM-onderzoek verstrekken aan het geaccrediteerde certificerende bureau ten behoeve van het uitvoeren van toezicht. Verklaring Door het geaccrediteerd certificerend bureau wordt een verklaring afgegeven indien de deelnemer aan het protocol blijkt te voldoen. Door de NAO wordt aan de nvwa Divisie Plant en de keuringsdienst de lijst met deelnemers van het protocol beschikbaar gesteld. De NAO plaatst de lijst op het openbare deel van Door de NAO wordt aan de nvwa Divisie Plant en de keuringsdienst gegevens ter beschikking gesteld over de partijnummers en NAO-tieripnummers van de deelnemers. 5