INFORMATIE BUITENLANDSE STAGE EN STUDIE

Transcriptie

1 INFORMATIE BUITENLANDSE STAGE EN STUDIE Je denkt eraan om in het buitenland te gaan studeren, of je wil graag op internationale stage gaan? Een fantastisch idee! Je leert er enorm van bij op persoonlijk vlak, op vlak van zelfstandigheid, je talenkennis gaat erop vooruit, je leert leven en werken in een internationale en interculturele omgeving, het verruimt je blik op de wereld, het zet je opleiding in een internationaal licht, het is een voorbereiding op een mogelijke internationaal getinte carrière, Een internationale ervaring tijdens je opleiding is zonder twijfel een extra troef op je CV als je straks begint te solliciteren! Heb je internationale plannen, contacteer dan de departementaal coördinator of domeinverantwoordelijke internationalisering van je opleiding. Die kan je meer vertellen over de mogelijkheden voor jouw opleiding: Voor sommige opleidingen is er een vaste lijst met buitenlandse stageplaatsen, voor andere mag je zelf een interessante stageplaats voorstellen. De coördinator zal je ook begeleiden bij het in orde brengen van je aanvraagdossier. In deze tekst vind je alvast meer informatie over de mogelijkheden, de procedures en de beursprogramma s. Veel succes met je internationale plannen. Kristien Bauwens Hogeschoolcoördinator Internationalisering PXL November 2013 Inhoudsopgave I. Mogelijkheden PXL students around the world Wie mag op internationale stage of studieperiode? Studeren of stage in het buitenland via Erasmus Studeren in de VS via Magellan Ontwikkelingsrelevante stage in het Zuiden: Reisbeurs VLIR-UOS Studeren of stage over de taalgrens: Erasmus Belgica Studeren in het buitenland zonder uitwisselingsprogramma Specifieke beurzen van de Vlaamse overheid Stage in het buitenland zonder beursprogramma... 9 II. Aanvraagprocedure Eerste kandidaatstelling Definitieve kandidaatstelling Aanvraagdossier Erasmus Placement Erasmus Belgica Placement Aanvraagdossier Erasmus Study Erasmus Belgica Study Aanvraagdossier reisbeurs VLIR-UOS Aanvraagdossier studeren in het buitenland via Magellan Aanvraagdossier studeren in het buitenland zonder uitwisselingsprogramma Aanvraagdossier stage in het buitenland zonder Erasmus of VLIR-UOS III. Veilig vertrekken Alles in orde voor je vertrek? Inschrijving PXL Reisdocumenten Ziekteverzekering Bijkomende verzekeringen Naar het Zuiden Noodgevallen IV. Tijdens je verblijf Minimumduur Wijziging van vertrek- of terugkeerdatum Wijziging van programma Changes Learning Agreement Inschrijvingskosten gastinstelling? V. Wat moet je in orde brengen na terugkeer? Erasmus Placement Erasmus Belgica Placement (stage) Erasmus Study Erasmus Belgica Study (studie of stage) Reisbeurs VLIR-UOS VI. Evaluatie Evaluatie stage Evaluatie studieperiode VII. PXL International Video Award: Win een prijs met je internationale stage of studie VIII. Nuttige links IX. Contactpersonen internationalisering PXL

2 I. MOGELIJKHEDEN 1. PXL STUDENTS AROUND THE WORLD Voor studenten die tijdens hun opleiding aan PXL naar het buitenland willen gaan zijn er heel wat mogelijkheden: studeren in het buitenland, op stage gaan in het buitenland, op stage gaan in een ontwikkelingsland, studeren of stage doen over de taalgrens, Voor sommige opleidingen is er een vast aanbod, waaruit je kan of moet kiezen. Bij andere opleidingen moet je zelf op zoek naar een geschikte bestemming. Het is aanbevolen om te kiezen voor een optie waar een beursprogramma aan gekoppeld is: stage of studeren in Europa (Erasmus), een ontwikkelingsrelevante stage in het Zuiden (VLIR-UOS), of (als je het niet zo ver wil zoeken) stage of studeren over de taalgrens (Erasmus Belgica). Op de PXL-website vind je ook enkele filmpjes van studenten die in de vorige jaren naar het buitenland gingen. Heb je interesse, contacteer dan zo snel mogelijk de departementaal coördinator internationalisering. Hij kan je op de hoogte brengen van de gang van zaken voor jouw opleiding en je bijstaan in de realisatie van je internationale plannen. Meer info : Alle informatie over studeren in het buitenland. Ervaringen van Vlaamse studenten die in het buitenland studeerden of stage liepen. 2. WIE MAG OP INTERNATIONALE STAGE OF STUDIEPERIODE? Voor je begint te plannen is het goed te weten wie in aanmerking komt voor een buitenlandse studie- of stageperiode. Algemene toelatingsvoorwaarden Volgende studenten komen in aanmerking voor en internationale stage of studieperiode: studenten die ingeschreven zijn met een diplomacontract: zowel in een modeltraject als een individueel traject; studenten die ingeschreven zijn onder creditcontract; Studenten die ingeschreven zijn onder examencontract worden niet toegelaten. Voorwaarden definitieve goedkeuring In de loop van de aanvraagprocedure geeft het opleidingshoofd een principiële (voorwaardelijke) schriftelijke goedkeuring voor de internationale stage of studie. Deze goedkeuring gebeurt op basis van het aanvraagdossier en selectiegesprekken in de opleiding, conform de geldende procedures en deadlines. De student is in het tweede structureel programmadeel/ de tweede trajectschijf geslaagd of getolereerd in geval van stage in het buitenland. De student is voor 90 studiepunten geslaagd of getolereerd in geval van studie in het buitenland De student is niet onderhevig aan bindende studievoorwaarden in de periode dat hij of zij in het buitenland verblijft. Naast deze minimumvoorwaarden kan elke opleiding opleiding-specifieke voorwaarden formuleren. Bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing voor stage in de vorm van shuttle-mobiliteit, met name stage in een aangrenzende regio (bijvoorbeeld de Euregio), waarbij de student dagelijks pendelt. 3. STUDEREN OF STAGE IN HET BUITENLAND VIA ERASMUS STUDEREN VIA ERASMUS: ERASMUS STUDY Als je wil studeren aan een universiteit of hogeschool in de Europese hogere onderwijsruimte, dan kan dat binnen het Erasmus programma. Je kan hiervoor een Erasmus Study beurs aanvragen. Een belangrijk aspect van het Erasmus programma - naast de mogelijkheid om een Erasmus beurs te krijgen - is dat je gewoon ingeschreven blijft aan PXL, en aan de gastinstelling geen inschrijvingsgeld moet betalen. Aan het einde van je internationale studieperiode worden je behaalde resultaten aan PXL verrekend. (Je behaalt dus geen diploma aan de gastinstelling, maar aan PXL.) Met het nieuwe Erasmus+ programma zou studeren buiten Europa ook mogelijk worden. Op dit moment zijn hier echter nog geen gegevens van bekend. Voorwaarden Erasmus Study De gastuniversiteit of hogeschool heeft een Erasmus Charter. PXL heeft een inter-institutioneel akkoord met de gastinstelling, voor jouw studiegebied. De studieperiode duurt minimum 3 maanden en maximum 12 maanden. Inclusief deze internationale studieperiode overschrijd je de maximum periode van 12 maanden Erasmus niet. Tijdens de buitenlandse studieperiode ben je ingeschreven aan PXL met een diploma- of creditcontract. Voorwaarde PXL voor internationale studie: Voor je naar het buitenland vertrekt heb je de eerste trajectschijf afgerond, en ben je voor 90SP geslaagd of getolereerd. Uitwisselingstraject Er moet een pakket van opleidingsonderdelen samengesteld worden dat equivalent is aan het programma dat je aan PXL zou volgen tijdens de periode dat je in het buitenland bent. Dit programma, samen met de afspraken wat betreft de evaluatie, moet goedgekeurd worden door de opleiding. De afspraken worden vooraf vastgelegd in een zogenaamd uitwisselingstraject. Internationale partners Een overzicht van de hoger onderwijsinstellingen waarmee PXL een inter-institutioneel akkoord heeft vind je op In het kader van het nieuwe Erasmus+ programma kunnen zich hier wijzigingen voordoen. Na de examens geeft de examencommissie een definitieve goedkeuring. Hierbij gelden de volgende minimumvoorwaarden: De student heeft het eerste structureel programmadeel/de eerste trajectschijf afgerond voor hij of zij naar het buitenland vertrekt. 3 4

3 STAGE VIA ERASMUS: ERASMUS PLACEMENT Als je stage gaat doen in een Europees bedrijf of organisatie dan kan je hiervoor een Erasmus Placement beurs aanvragen. Met het nieuwe Erasmus+ programma zou stage buiten Europa ook mogelijk worden. Op dit moment zijn hier echter nog geen gegevens van bekend. Voorwaarden Erasmus Placement Je loopt stage in een Europees bedrijf of een Europese organisatie. De stage duurt minimum 2 maanden, maximum 12 maanden. Inclusief deze internationale stage overschrijd je de maximum periode van 12 maanden Erasmus niet. Tijdens de buitenlandse studieperiode ben je ingeschreven aan PXL met een diploma- of creditcontract. Voorwaarde PXL voor internationale stages: Voor je naar het buitenland vertrekt heb je de tweede trajectschijf afgerond. Stage via Erasmus Study Als de buitenlandse stage door een hogeschool of universiteit ter plaatse gecoördineerd wordt, dan is het mogelijk dat dit via het Erasmus Study programma verloopt. Het komt er dan op neer dat je studeert aan de gastinstelling, waarbij je enkel het opleidingsonderdeel Stage volgt (of Stage en eindwerk, Bachelorproef, afhankelijk van hoe het in jouw opleiding genoemd wordt). De departementaal coördinator geeft je advies over welk beursprogramma voor jouw stage in aanmerking komt. ERASMUS BEURS Het aanvragen van een Erasmus beurs gebeurt via de hogeschool. In het aanvraagformulier moet je aangeven of je al of niet een beursaanvraag doet. PXL geeft dit door aan het Erasmus agentschap. Houd er rekening mee dat je met deze beurs nooit de volledige extra kosten van je buitenlands verblijf zal kunnen betalen. Op basis van administratieve, financiële en academische criteria wordt een ranking opgemaakt voor de verdeling van de aan PXL toegekende Erasmus beurzen. We trachten alle studenten, wiens dossier tijdig in orde is en goedgekeurd door de opleiding, ook effectief een Erasmus beurs toe te kennen. We kunnen dit echter niet garanderen! Indicatieve maandelijkse beursbedragen Erasmus Onderstaande voorlopige beursbedragen werden gecommuniceerd door het nationaal agentschap. Ze hangen af van het land van bestemming (groep 1, groep 2 of groep 3), of je een studietoelage van de Vlaamse gemeenschap ontvangt of niet, en of het om studeren (Erasmus Study) of stage gaat (Erasmus Placement). Erasmus Study Land gastinstelling Beursbedrag/maand Studenten zonder studietoelage Vlaamse gemeenschap Beursbedrag/maand Studenten met studietoelage Vlaamse gemeenschap Groep Groep Groep Erasmus Placement Land stageplaats Beursbedrag/maand Groep Groep Groep Land gastinstelling of stageplaats Groep Land Groep 1 FR, IT, UK, AT, FI, SE, DK, IE, NO, LI, CH Groep 2 ES, DE, TR, NL, BE, CZ, PT, GR, SI, HR, LU, CY, IS Groep 3 PL, RO, HU, LT, SK, BG, LV, EE, MT 4. STUDEREN IN DE VS VIA MAGELLAN Via het Magellan netwerk kan je gedurende een semester studeren aan een hogeschool of universiteit in de VS, Mexico, Costa Rica of Zuid-Korea. In beperkte mate kunnen de gastinstellingen ook voor een aansluitende stageplaats zorgen. De mogelijke bestemmingen hangen af van je studiegebied. Dit netwerk is vooral actief in het studiegebied business. Net als bij Erasmus moet je aan de gastinstelling geen inschrijvingsgeld betalen. Aan het einde van je internationale studieperiode worden je behaalde resultaten aan PXL verrekend. (Je behaalt dus geen diploma aan de gastinstelling, maar aan PXL.) Mogelijkheden Een overzicht van de mogelijke gastuniversiteiten vind je op Je kan de gastinstelling echter niet zelf kiezen. Bij je aanvraag mag je 3 universiteiten voorstellen. Magellan Exchange kiest daaruit een passende gastinstellingen, rekening houdend met de capaciteit van de gastinstelling en de andere aanvragen. Geen beurs Voor een Magellan uitwisseling kan je geen beurs ontvangen. Houd er bovendien rekening mee dat studeren in de VS aanzienlijke kosten met zich meebrengt, zowel wat betreft visumaanvraag, vlucht als voor de verblijfskosten. 5. ONTWIKKELINGSRELEVANTE STAGE IN HET ZUIDEN: REISBEURS VLIR-UOS Voor een stage in een ontwikkelingsland kan je een reisbeurs aanvragen van VLIR-UOS. Het gaat om een vast totaalbedrag van Hiermee zal je niet alle extra kosten kunnen betalen, maar bijvoorbeeld wel de reiskosten. Bovendien zijn verblijfskosten in het Zuiden natuurlijk niet zo hoog als in Europa. Houd er rekening mee dat er veel minder VLIR-UOS reisbeurzen beschikbaar zijn dan Erasmus beurzen. Voor 2014 gaat het bijvoorbeeld om 14 beurzen voor de hele hogeschool. We zijn dan ook niet in de mogelijkheid om alle studenten die naar het Zuiden gaan een reisbeurs toe te kennen. Voor de verdeling van deze beurzen doen we binnen de hogeschool een selectie, die dan bestendigd moet worden door de associatie (Associatie Universiteit-Hogescholen Limburg). Voorwaarden reisbeurs VLIR-UOS De stage duurt minstens 4 weken Het gaat om een ontwikkelingsrelevante stage Ter plaatse werk je samen met een lokale organisatie: NGO, school, ziekenhuis, universiteit, Het land van bestemming staat op landenlijst van VLIR-UOS Tijdens de buitenlandse stage ben je ingeschreven in een bachelor of masteropleiding aan PXL. Voorwaarde PXL voor internationale stages: Voor je naar het buitenland vertrekt heb je de tweede trajectschijf afgerond. 6

4 6. STUDEREN OF STAGE OVER DE TAALGRENS: ERASMUS BELGICA Landenlijst 2014 Voor 2014 komen de volgende landen in aanmerking voor het reisbeurs van VLIR-UOS. Afrika: Benin, Burkina Faso, Burundi, DR Congo, Ethiopië, Gambia, Ghana, Guinee (Conakry), Ivoorkust, Kameroen, Kenia, Madagaskar, Malawi, Mali, Marokko, Mozambique, Nigeria, Rwanda, Senegal, Tanzania, Togo, Tunesië, Uganda, Zambia, Zimbabwe, Zuid-Afrika Azië: Bangladesh, Cambodja, Filippijnen, India, Indonesië, Jordanië, Laos, Nepal, Palestijnse gebieden,, Sri Lanka, Thailand, Vietnam Latijns-Amerika: Bolivia, Brazilië, Colombia, Cuba, Dominicaanse Republiek, Ecuador, Guatemala, Guyana, Haiti, Honduras, Mexico, Nicaragua, Paraguay, Peru, Suriname, Uruguay Is het buitenland niets voor jou, maar wil je toch een extra dimensie aan je diploma geven en je kennis van het Frans verbeteren? Dan kan je gaan studeren of stage doen in Wallonië. Voor een studie- of stageperiode over de taalgrens bestaat een beursprogramma dat equivalent is aan Erasmus: Erasmus Belgica. De voorwaarden en procedures zijn dezelfde als voor het gewone Erasmus programma. Beursbedragen Erasmus Belgica 100 forfaitair 100 per maand als je kan aantonen dat je in de andere gemeenschap verblijft (en dus niet elke dag naar huis komt). Bidiplomering PXL heeft een bidiplomeringsovereenkomst met Haute Ecole Libre Mosane (HELMO) in Luik voor de afstudeerrichtingen rechtspraktijk, marketing en management assistant. Dankzij deze samenwerkingsovereenkomst kan je het laatste jaar in Luik studeren en ontvang je na afstuderen een dubbel diploma: één van PXL én één van HELMO. Naast de boost voor je talenkennis heb je dus meteen twee diploma s op zak! 7. STUDEREN IN HET BUITENLAND ZONDER UITWISSELINGSPROGRAMMA Ga naar voor de meest actuele informatie en formulieren. Projecten Zuiden We geven in eerste instantie de voorkeur aan stages die gekaderd zijn binnen een project waarmee PXL reeds samenwerkt. Zo kunnen wij het Zuiden op een duurzame wijze ondersteunen, en zijn we ook zeker van een goede omkadering van je stage ter plaatse. Daarnaast kunnen nieuwe projecten voorgesteld worden. PXL-Healthcare Mali (ERG): gezondheidscentrum-materniteit, vrouwencentrum, kleuter- en lagere school Koutienso Ethiopië (ERG): Jimma University Hospital, Jimma India (ERG): Ruchika social service organisation, Orissa-Bhubaneswar Ghana (VPK): University of Development Studies, Tamala Training Hospital, Tamale PXL-IT Zuid-Afrika: Belgium Campus, Pretoria PXL-Education Kenia: Rainbow-for-kids, Ukunda Zambia: ABANA vzw, Unisport, Kabwe Studeren via een uitwisselingsprogramma (Erasmus+, Erasmus Belgica of Magellan) heeft als voordeel dat je geen inschrijvingsgeld moet betalen aan de gastinstelling. Tijdens je studies in het buitenland blijf je gewoon ingeschreven aan PXL. Voor Erasmus kan je bovendien een beurs krijgen. Het is echter ook mogelijk om in het buitenland te studeren zonder een omkaderend uitwisselingsprogramma zoals Erasmus of Magellan. Studeren via een PXL-bilateraal akkoord PXL heeft enkele bilaterale akkoorden buiten Erasmus+, Erasmus Belgica of Magellan. Via zo n bilateraal akkoord kan je studeren aan de partnerinstelling zonder inschrijvingsgeld te moeten betalen aan de gastinstelling. Je betaalt inschrijvingsgeld aan PXL, en zal ook een diploma krijgen van PXL. Vraag meer inlichtingen aan de departementaal coördinator internationalisering voor de mogelijkheden binnen jouw opleiding. Houd er rekening mee dat je hiervoor geen beurs kan aanvragen. Studeren zonder bilateraal akkoord In principe is het ook mogelijk om in het buitenland te studeren zonder een uitwisselingsprogramma of bilateraal akkoord. Naast het feit dat je geen beurs kunt krijgen betekent dit ook dat je je aan deze buitenlandse universiteit moet inschrijven als reguliere student, met de bijbehorende inschrijvingskosten en specifieke toelatingsvoorwaarden. Indien je dit overweegt moet je rekening houden met een lange voorbereidingstijd (minstens een jaar), en een moeilijke toelatingsprocedure. Het meest voor de hand liggend is dat je dit doet na je studies. 8. SPECIFIEKE BEURZEN VAN DE VLAAMSE OVERHEID De Vlaamse overheid stelt een beperkt aantal zeer specifieke beurzen ter beschikking. Zodra de calls hiervoor gelanceerd worden, wordt dit gecommuniceerd via de departementaal coördinator internationalisering. Je komt hier in concurrentie met heel Vlaanderen, er zijn dus maar een heel beperkt aantal mogelijkheden. De aanvraag gebeurt via PXL, die ook een eerste selectie doet. De definitieve selectie gebeurt door Flanders Knowledge Area, onder de koepel van Vlaamse universiteiten en hogescholen. De mogelijkheid tot deelname aan deze programma s hangt af van de internationale partnerschappen van je opleiding én je academische kwaliteiten. 7 8

5 Meer info ASEM-DUO Mobiliteitsbeurzen voor duo-uitwisseling (Vlaamse uitgaande en Aziatische inkomende studenten uit China, India, Vietnam en Zuid-Korea), telkens voor de duur van 4 maanden. Washington Center The Washington Center is een onafhankelijke, non-profit organisatie die stages en academische seminaries aanbiedt aan studenten van Vlaamse universiteiten en hogescholen. De Vlaamse overheid biedt 12 beurzen van aan voor Vlaamse studenten die een semester in Washington stage willen lopen bij internationale organisaties of bedrijven. Voor informatie over The Washington Center: Beurzen voor landen in transitie Mobiliteitsbeurzen aan zowel Vlaamse als internationale studenten uit Brazilië, Zuid-Afrika, Marokko en Turkije, telkens voor de duur van 1, 2 of 4 maanden. 9. STAGE IN HET BUITENLAND ZONDER BEURSPROGRAMMA Een internationale stage zonder een omkaderend beursprogramma (Erasmus, Erasmus Belgica, VLIR-UOS, ) kan. Zulke stages gebeuren volledig op eigen kosten, weliswaar soms met financiële tegemoetkoming van het stagebedrijf. Voorbeelden: Je gaat een stage doen in de VS, Australië, Je doet een stage van minder dan 2 maanden Je loopt stage in Maastricht en komt elke dag naar huis II. AANVRAAGPROCEDURE Vóór je op internationale stage of studie mag gaan moet je een aanvraagprocedure doorlopen. De opleiding moet immers je stage of studieprogramma goedkeuren. Daarnaast heeft ook elk beursprogramma een specifieke aanvraagprocedure. Ga je studeren in het buitenland, dat moet je ook aan de gastinstelling een aanvraagdossier indienen. Voor een internationale stage moet je soms ook solliciteren bij het stagebedrijf. Noodzakelijke aanvraagformulieren Voor je toelating krijgt om naar het buitenland te vertrekken moet je heel wat aanvraagformulieren indienen: Eerste kandidaatstelling (PXL-aanvraagdossier) Aanvraag om een deel van je opleiding of je stage in het buitenland te mogen doen (PXLaanvraagdossier) Beursaanvraag (Erasmus, VLIR-UOS, ) Aanvraag bij de gastinstelling om daar aanvaard te worden (i.g.v studie in het buitenland) Sollicitatie stagebedrijf of organisatie (mogelijk i.g.v. stage in het buitenland) Welke stappen ondernomen moeten worden en welke formulieren moeten ingediend worden hangt af van het beursprogramma. Hierbij horen telkens ook welbepaalde deadlines. De departementaal coördinator ondersteunt je bij het in orde brengen van je dossier. De domeinverantwoordelijke internationalisering van je opleiding kan je inhoudelijk informeren. Het blijft echter je eigen verantwoordelijkheid! Je zal dus zelf het nodige initiatief moeten ondernemen om je aanvraag te volbrengen, en naar het buitenland te kunnen vertrekken. Departementale richtlijnen Naast de algemene formulieren en deadlines die gelden voor heel PXL kunnen er ook specifieke afspraken en deadlines zijn die enkel van toepassing zijn voor jouw opleiding of jouw departement. Contacteer hiervoor de departementaal coördinator internationalisering. 1. EERSTE KANDIDAATSTELLING Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan dan moet je tegen 1 maart een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Op het moment van de eerste kandidaatstelling moet je nog geen bestemming weten. Wel moet je een voorkeur opgeven: stage of studie, Europa, het Zuiden, de VS,... Deze kandidaatstelling is niet bindend, maar wel verplicht. Op basis van deze eerste kandidaatstelling gebeuren de coaching en selectiegesprekken in het departement. Deadline 01/03, online. 2. DEFINITIEVE KANDIDAATSTELLING Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale stage of studieperiode. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Deadline 01/05, online. 9 10

6 Na de definitieve kandidaatstelling moet je je aanvraagdossier verder in orde brengen. Om welke formulieren het gaat en wat de deadlines zijn hangt af van het uitwisselingsprogramma. 3. AANVRAAGDOSSIER ERASMUS PLACEMENT ERASMUS BELGICA PLACEMENT De aanvraagprocedure voor een stage binnen het Erasmus Placement programma bestaat uit verschillende stappen. Deze procedure wordt gestuurd via de work flow in Mobility Online. Naast het online invullen dienen steeds getekende papieren ingediend te worden. Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze eerste kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale stage. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form Erasmus Placement: Het aanvraagformulier Application form Erasmus Placement omvat alle gegevens m.b.t. je internationale stage. Het is meteen ook je beursaanvraag voor Erasmus Placement. Het formulier moet online ingevuld worden. Daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. De deadline hiervoor is 01/06 indien je semester 1 vertrekt, 15/10 indien je semester 2 vertrekt. Erasmus training agreement: Het training agreement omvat de afspraken betreffende onder meer je taakinvulling tijdens de stage. Dit contract moet ondertekend worden door jezelf, de coördinator/stagebegeleider van PXL en de lokale begeleider op de stageplaats. De deadline hiervoor is 01/06 voor studenten die semester 1 vertrekken en 15/10 voor studenten die semester 2 vertrekken. Begin hier zeker op tijd mee, want je moet het document opsturen naar het stagebedrijf ter ondertekening, en daar kan wat tijd overgaan. Financieel contract Erasmus Placement: Het financieel contract wordt door jezelf en de hogeschoolcoördinator van PXL ondertekend zodra de beurs wordt toegekend. Evaluation agreement: De afspraken betreffende de evaluatie worden opgenomen in een contract. Dit contract wordt ondertekend door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator. OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES ERASMUS PLACEMENT ERASMUS BELGICA PLACEMENT Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form Erasmus Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E+P Placement + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Erasmus training agreement Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E+P + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Financieel contract Erasmus Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E + P Placement + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Evaluation agreement Mobility online + Dept. coörd. int. (getekend) 15/09: vertrek sem 1 01/12: vertrek sem 2 E + P SELECTIE Als je dossier volledig en tijdig is binnengebracht en het wordt goedgekeurd door de opleiding en het departement, dan wordt je aanvraag meegenomen in de ranking voor de verdeling van de Erasmus Placement beurzen. Je beursaanvraag wordt doorgegeven aan het Erasmus agentschap. De effectieve beurzen worden verdeeld op basis van selectie in het departement. 4. AANVRAAGDOSSIER ERASMUS STUDY ERASMUS BELGICA STUDY De aanvraagprocedure voor een studieperiode (of stage) binnen het Erasmus Study programma bestaat uit verschillende stappen. De procedure wordt gestuurd via de work flow in Mobility Online. Naast het online invullen dienen steeds getekende papieren ingediend te worden. Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan, dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze eerste kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale studieperiode. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form Erasmus Study: Het aanvraagformulier Application form Erasmus Study omvat alle gegevens m.b.t. je internationale studieperiode. Het is meteen ook je beursaanvraag voor Erasmus Study. Het formulier moet online ingevuld worden. Daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. De deadline hiervoor is 01/06 indien je semester 1 vertrekt, 15/10 indien je semester 2 vertrekt. Aanvraagformulieren gastinstelling: Controleer de website van de gastinstelling en volg hun aanvraagprocedure voor inkomende Erasmus studenten. Want naast de aanvraag bij PXL om naar het buitenland te mogen gaan, moet je ook bij de gastinstelling een aanvraag doen om aanvaard te worden als Erasmus student. De deadlines hiervoor verschillen per instelling. Learning agreement: Het learning agreement omvat de opleidingsonderdelen die je aan de gastinstelling zal volgen. Deze overeenkomst moet ondertekend worden door jezelf, de coördinatoren van PXL én van de gastinstelling. De deadline hiervoor is 01/06 voor studenten die semester 1 vertrekken en 15/10 voor studenten die semester 2 vertrekken. Begin hier zeker op tijd mee, want je moet het document opsturen naar de gastinstelling ter ondertekening, en daar kan wat tijd overgaan. Financieel contract Erasmus Study: Het financieel contract wordt door jezelf en de hogeschoolcoördinator van PXL ondertekend zodra de beurs wordt toegekend. Uitwisselingstraject: Tijdens je buitenlandse studieperiode worden de opleidingsonderdelen aan PXL vervangen door opleidingsonderdelen aan de gastinstelling. De afspraken betreffende je uitwisselingstraject (welke opleidingsonderdelen van je PXL-traject vervangen worden door welke opleidingsonderdelen in het buitenland) worden opgenomen in een uitwisselingscontract. Dit contract wordt opgemaakt op basis van je huidig traject en je learning agreement, en moet ondertekend worden door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator

7 OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES ERASMUS STUDY ERASMUS BELGICA STUDY Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form Erasmus Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E+P Study + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Aanvraagformulieren Gastinstelling Deadline gastinstelling gastinstelling Learning agreement Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E+P + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Financieel contract Erasmus Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E + P Study + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Fiche uitwisselingstraject Dept. coörd. int. (getekend) 15/09: vertrek sem 1 01/12: vertrek sem 2 P VLIR-UOS gerelateerde documenten: De deadline voor de beursgerelateerde documenten is 01/03 voor studenten die semester 1 vertrekken (call VLIR-UOS 2014), 15/11 voor studenten die semester 2 vertrekken (call VLIR-UOS 2015). Ook deze documenten moeten ondertekend ingediend worden bij de departementaal coördinator internationalisering. o Het application form van VLIR-UOS zelf. Meestal in het Engels of Frans in te vullen. Enkel voor Suriname mag de aanvraag in het Nederlands gebeuren. o Een online registratie bij VLIR-UOS. o Een ondertekende aanbevelingsbrief van je promotor aan PXL, waarin hij jou en je stage aanbeveelt voor een VLIR-UOS reisbeurs. o Een ondertekende uitnodigingsbrief van je promotor in het Zuiden. o Een brief waarin je je persoonlijke motivatie voor de stage in het Zuiden toelicht. o Een PowerPoint presentatie van je stage in het Zuiden, waarin je het land en de streek toelicht, het project ginds, je motivatie, en de meerwaarde van deze stage. Deze presentatie wordt gebruikt bij de selectie van de beurzen binnen PXL. Evaluation agreement: De afspraken betreffende de evaluatie worden opgenomen in een contract. Dit contract wordt ondertekend door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator. SELECTIE Als je dossier volledig en tijdig is binnengebracht en het wordt goedgekeurd door de opleiding en het departement, dan wordt je aanvraag meegenomen in de ranking voor de verdeling van de Erasmus Study beurzen. Je beursaanvraag wordt doorgegeven aan het Erasmus agentschap. De effectieve beurzen worden verdeeld op basis van selectie in het departement. In geval er niet voldoende Erasmus Study beurzen zijn dan is het ook mogelijk om binnen het Erasmus programma te studeren als zogenaamde nulbeurs-student. Je ontvangt dan geen Erasmus beurs, maar voldoet wel aan de voorwaarden van Erasmus, waardoor je onder meer geen inschrijvingsgeld moet betalen aan de gastinstelling. Dit is ook van toepassing als je onder shuttle-exchange in het buitenland studeert, d.w.z. dat je niet verblijft in het buitenland, maar gewoon elke dag naar huis gaat (bijvoorbeeld ingeval je in Maastricht gaat studeren). 5. AANVRAAGDOSSIER REISBEURS VLIR-UOS De oproep van VLIR-UOS voor de reisbeurzen van 2015 (resp. 2014) wordt eind september 2014 (resp. 2013) gelanceerd. Vanaf dan vind je de geüpdate procedures en richtlijnen voor VLIR-UOS op Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan, dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale stage. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form international placement: Het aanvraagformulier Application form international placement omvat alle gegevens m.b.t. je internationale stage. Het moet online ingevuld worden, daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. De deadline hiervoor is 01/03 indien je semester 1 vertrekt, 15/11 indien je semester 2 vertrekt. OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES VLIR-UOS Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form international Mobility online 01/03: vertrek sem 1 E+P placement + Dept. coörd. int. (getekend) 15/11: vertrek sem 2 Application form travel grant Dept. coörd. int. 01/03: vertrek sem 1 E+P (VLIR-UOS dossier) 15/11: vertrek sem 2 Online registratie VLIR-UOS Online invullen 01/03: vertrek sem 1 E (VLIR-UOS dossier) 15/11: vertrek sem 2 Aanbevelingsbrief Vlaamse promotor Dept. coörd. int. 01/03: vertrek sem 1 E+P (VLIR-UOS dossier) Geen standaarddocument 15/11: vertrek sem 2 Uitnodigingsbrief lokale promotor (VLIR-UOS dossier) Geen standaarddocument Persoonlijke motivatiebrief Geen standaarddocument Presentatie stage VLIRUOS (Ppt Sjabloon) Evaluation agreement SELECTIE Dept. coörd. int. 01/03: vertrek sem 1 15/11: vertrek sem 2 Dept. coörd. int. 01/03: vertrek sem 1 15/11: vertrek sem 2 Dept. coörd. int. 01/03: vertrek sem 1 15/11: vertrek sem 2 Mobility online 15/09: vertrek sem 1 + Dept. coörd. int. 01/12: vertrek sem 2 (getekend) Als je dossier volledig en tijdig is binnengebracht en het wordt goedgekeurd door het de opleiding en het departement dan wordt je beursaanvraag doorgegeven aan de ICOS (instellingscoördinator ontwikkelingssamenwerking) van de associatie (Associatie Universiteit-Hogescholen Limburg). Er wordt in PXL een selectie en ranking opgemaakt op basis van het dossier en een presentatie. Deze ranking wordt voorgelegd in de associatie, waarop een 2 de selectie volgt in de associatie AUHL. E+P E+P E+P E + P 13 14

8 6. AANVRAAGDOSSIER STUDEREN IN HET BUITENLAND VIA MAGELLAN Indien je via het Magellan netwerk op internationale studieperiode gaat, dan moet je een PXL aanvraagdossier in orde brengen, een aanvraagdossier bij het Magellan netwerk én een aanvraagdossier bij de gastinstelling. Zie voor de geüpdate informatie van het Magellen Exchange netwerk. gastinstelling Learning agreement Mobility online + Dept. coörd. int. (getekend) 15/06: vertrek sem 1 15/11: vertrek sem 2 Fiche uitwisselingstraject Dept. coörd. int. (getekend) 15/09: vertrek sem 1 15/12: vertrek sem 2 E+P P Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan, dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze eerste kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale studieperiode. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form Magellan Exchange: Je doet een online aanvraag indienen via de website van het Magellan exchange network. In dit aanvraagformulier mag je 3 gastuniversiteiten voorstellen. Magellan Exchange kiest daaruit een passende gastinstellingen. Application form international study: Het aanvraagformulier Application form international study omvat alle gegevens m.b.t. je internationale studieperiode. Het formulier moet online ingevuld worden. Daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. De deadline hiervoor is 15/06 indien je semester 1 vertrekt, 15/11 indien je semester 2 vertrekt. Aanvraagformulieren gastinstelling: Nadat je door Magellan toegekend wordt aan een gastinstelling ontvang je van deze gastinstelling de informatie over hun aanvraagprocedure voor inkomende uitwisselingsstudenten. Want naast de aanvraag bij PXL om naar het buitenland te mogen gaan, moet je ook bij de gastinstelling een aanvraag doen om aanvaard te worden als uitwisselingsstudent. De deadlines hiervoor verschillen per instelling. Learning agreement: Het learning agreement omvat de opleidingsonderdelen die je aan de gastinstelling zal volgen. Deze overeenkomst moet ondertekend worden door jezelf, de coördinatoren van PXL en van de gastinstelling. De deadline hiervoor is 01/07 voor studenten die semester 1 vertrekken en 01/12 voor studenten die semester 2 vertrekken. Begin hier zeker op tijd mee, want je moet het document opsturen naar de gastinstelling ter ondertekening, en daar kan wat tijd overgaan. Uitwisselingstraject: Tijdens je buitenlandse studieperiode worden de opleidingsonderdelen aan PXL vervangen door opleidingsonderdelen aan de gastinstelling. De afspraken betreffende je uitwisselingstraject (welke opleidingsonderdelen van je PXL-traject vervangen worden door welke opleidingsonderdelen in het buitenland) worden opgenomen in een uitwisselingscontract. Dit contract wordt opgemaakt op basis van je huidig traject en je learning agreement, en moet ondertekend worden door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator. OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES STUDY MAGELLAN Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form Magellan Online 15/05: vertrek sem 1 E exchange g/ 15/10: vertrek sem 2 Application form international Mobility online 15/06: vertrek sem 1 E+P study + Dept. coörd. int. (getekend) 15/11: vertrek sem 2 Aanvraagformulieren Gastinstelling Deadline gastinstelling AANVRAAGDOSSIER STUDEREN IN HET BUITENLAND ZONDER UITWISSELINGSPROGRAMMA Indien je zonder uitwisselingsprogramma (Erasmus+, Erasmus Belgica of Magellan) op internationale studieperiode gaat, dan moet je ook een PXL aanvraagdossier indienen. Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan, dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze eerste kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale studieperiode. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form international study: Het aanvraagformulier Application form international study omvat alle gegevens m.b.t. je internationale studieperiode. Het formulier moet online ingevuld worden. Daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. De deadline hiervoor is 01/06 indien je semester 1 vertrekt, 15/10 indien je semester 2 vertrekt. Aanvraagformulieren gastinstelling: Controleer de website van de gastinstelling en volg hun aanvraagprocedure voor inkomende studenten. Want naast de aanvraag bij PXL om naar het buitenland te mogen gaan, moet je ook bij de gastinstelling een aanvraag doen om aanvaard te worden als internationale student. De deadlines hiervoor verschillen per instelling. Learning agreement: Het learning agreement omvat de opleidingsonderdelen die je aan de gastinstelling zal volgen. Deze overeenkomst moet ondertekend worden door jezelf, de coördinatoren van PXL van de gastinstelling. De deadline hiervoor is 15/06 voor studenten die semester 1 vertrekken en 01/11 voor studenten die semester 2 vertrekken. Begin hier zeker op tijd mee, want je moet het document opsturen naar de gastinstelling ter ondertekening, en daar kan wat tijd overgaan. Uitwisselingstraject: Tijdens je buitenlandse studieperiode worden de opleidingsonderdelen aan PXL vervangen door opleidingsonderdelen aan de gastinstelling. De afspraken betreffende je uitwisselingstraject (welke opleidingsonderdelen van je PXL-traject vervangen worden door welke opleidingsonderdelen in het buitenland) worden opgenomen in een uitwisselingscontract. Dit contract wordt opgemaakt op basis van je huidig traject en je learning agreement, en moet ondertekend worden door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator. OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES STUDIE ZONDER UITWISSELINGSPROGRAMMA Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form Mobility online 01/06: vertrek sem 1 E+P International Study + Dept. coörd. int. (getekend) 15/10: vertrek sem 2 Aanvraagformulieren gastinstelling Gastinstelling Deadline gastinstelling 16

9 Learning agreement Mobility online + Dept. coörd. int. (getekend) 01/06: vertrek sem 1 15/10: vertrek sem 2 Fiche uitwisselingstraject Dept. coörd. int. (getekend) 15/09: vertrek sem 1 01/12: vertrek sem 2 E+P P III. VEILIG VERTREKKEN ALLES IN ORDE VOOR JE VERTREK? 1. INSCHRIJVING PXL 8. AANVRAAGDOSSIER STAGE IN HET BUITENLAND ZONDER ERASMUS OF VLIR-UOS Indien je zonder Erasmus of VLIR-UOS op internationale stage of studieperiode gaat, dan moet je enkel het PXL aanvraagdossier in orde brengen. Zo kan je internationaal programma door de opleiding goedgekeurd worden, en kan je geregistreerd wordt als uitgaande student van PXL. Eerste kandidaatstelling: Als je van plan bent om volgend academiejaar op buitenlandse studie of stage te gaan, dan moet je tegen 01/03 een eerste kandidaatstelling doen. Dit gebeurt via een online formulier. Deze kandidaatstelling is niet bindend. Definitieve kandidaatstelling: Na de eerste kandidaatstelling volgen gesprekken met de coördinator en domeinverantwoordelijke internationalisering van je departement en opleiding. Zodra vastligt of je op stage zal gaan of gaan studeren, met welk uitwisselingsprogramma, en in welke periode stel je je definitief kandidaat. De deadline hiervoor is 01/05 en gebeurt via een online formulier. Op basis van deze kandidaatstelling geeft de opleiding een initiële goedkeuring voor je internationale stage. Een definitieve goedkeuring komt na de examens, rekening houdend met je resultaten (zie ook A.2). Application form international placement: Het aanvraagformulier Application form international placement omvat alle gegevens m.b.t. je internationale stage. Het moet online ingevuld worden, daarnaast moet je een getekende versie indienen bij de departementaal coördinator internationalisering. Als je geen bijkomende aanvraag doet voor een specifiek beursprogramma is de deadline hiervoor 2 maanden voor vertrek. Ingeval je wel een dossier indient voor een specifiek beursprogramma dien je het application form in samen met het dossier voor je beurs. Formulier specifiek beursprogramma: Indien je aanspraak kan maken op een specifiek beursprogramma (zie ook A.8), dan moeten hiervoor een aanvraagdossier ingediend worden. Evaluation agreement: De afspraken betreffende de evaluatie worden opgenomen in een contract. Dit contract wordt ondertekend door jezelf, het opleidingshoofd en de hogeschoolcoördinator. Vergeet je niet in te schrijven aan PXL! Tijdens je stage- of studieverblijf in het buitenland moet je ingeschreven zijn als student aan PXL. En dit voor een opleiding die leidt tot een bachelor- of masterdiploma. Je moet dus ook inschrijvingsgeld aan PXL betalen. Individueel traject In geval je een individueel traject hebt moet je bij de start van het academiejaar, en zeker voor vertrek, bij de trajectbegeleider langsgaan voor om je individueel traject vast te leggen. 2. REISDOCUMENTEN Reis je binnen of buiten de Europese economische ruimte EER? Dat bepaalt in grote mate welke reisdocumenten je nodig hebt. De EER landen zijn alle EU-landen: België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zweden, Estland, Letland, Litouwen, Polen, Tsjechië, Hongarije, Slowakije, Slovenië, Malta, Cyprus, Roemenië en Bulgarije. + Noorwegen + IJsland + Liechtenstein De meest geüpdate informatie betreffende de nodige reisdocumenten vind je op OVERZICHT DOCUMENTEN EN DEADLINES INTERNATIONALE STAGE BUITEN ERASMUS OF VLIR-UOS Formulier Te bezorgen aan Deadline Formaat Eerste kandidaatstelling Online 01/03 E Definitieve kandidaatstelling Online 01/05 E Application form Dept. coörd. int./online Met beurs: deadline specifiek E+P international placement beursprogramma Zonder beurs: 2 maanden voor vertrek Formulieren specifiek beusprogramma (indien van toepassing) Dept. coörd. int. /online Deadline specifiek beursprogramma Evaluation agreement Mobility online + Dept. coörd. int. (getekend) Met beurs: deadline specifiek beursprogramma Zonder beurs: 2 maanden voor vertrek E + P BINNEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE EER OF ZWITSERLAND Identiteitskaart Je identiteitskaart volstaat als reisdocument voor landen binnen de Europese economische ruimte EER en Zwitserland. Voor een verblijf van meer dan drie maanden moet je voorlopig nog steeds een verblijfskaart aanvragen. Je dient je hiertoe na aankomst te laten registreren bij de plaatselijke overheid: de gemeente en/of plaatselijke politie. BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE EER OF ZWITSERLAND Visum/verblijfsvergunning Internationaal paspoort Raadpleeg vooraf voor een overzicht van de nodige reisdocumenten voor landen buiten de EER of Zwitserland

10 Wellicht zal je bij de bevolkingsdienst van je gemeente moeten langsgaan voor een internationaal paspoort. Soms ook voor extra documenten die je moet voorleggen aan de ambassade. Dikwijls heb je ook een visum en/of verblijfsvergunning nodig. (Voor studies of stages bestaat er in de meeste landen een specifiek studentenvisum.) Daartoe moet je in België naar de ambassade of het consulaat van het land van bestemming gaan. Informeer je eerst ook via telefoon of website, zodat je goed voorbereid naar de ambassade gaat en weet welke documenten je moet meebrengen. De adressen en websites van de buitenlandse ambassades en consulaten in België vind je op 3. ZIEKTEVERZEKERING ZIEKTEVERZEKERING BINNEN DE EER OF ZWITSERLAND Europese ziekteverzekeringskaart EZVK Voor vertrek Als je binnen de EER-landen of Zwitserland gaat studeren of stage lopen moet je voor je vertrek een Europese ziekteverzekeringskaart (EZVK) aanvragen bij je ziekenfonds. Deze kaart bewijst dat je in orde bent met je ziekteverzekering, het geeft je recht op terugbetaling van medische zorgen die noodzakelijk zijn om je verblijf verder te zetten. (Voor bijkomende verzekering kan je terugvallen op een reisbijstandsverzekering.) Hoe te gebruiken? Ambulante zorg (dokter, tandarts, buiten het ziekenhuis) Op vertoon van je EZVK zal de zorg in sommige landen gratis zijn. Moet je toch betalen, dan kan je de rekening ter plaatse indienen bij een ziekenfonds. Op vertoon van je EZVK zal het de kosten terugbetalen op basis van de plaatselijke tarieven. Na je terugkeer in België kan je de originele facturen ook bezorgen aan je ziekenfonds. Opname in een openbaar ziekenhuis Leg de EZVK voor aan de opnamedienst. Het ziekenhuis zal de kosten dan rechtstreeks verrekenen met het buitenlandse ziekenfonds. Bijkomend heb je via de school recht op bijstand van de Ethias assistance verzekering. Vergeet niet om de ziekenhuisopname binnen de 48 uur te melden aan de alarmcentrale van Ethias (zie verder). Opname in een privaat ziekenhuis Doorgaans wordt de EZVK niet aanvaard door private ziekenhuizen. In dat geval moet je de factuur zelf betalen. Nadien kan je ze indienen bij een ziekenfonds ter plaatse (op vertoon van je EZVK) of bij je ziekenfonds na terugkeer in België. Vergeet niet om de ziekenhuisopname binnen de 48 uur te melden bij de alarmcentrale van Ethias voor eventueel bijkomende kosten (zie verder). ZIEKTEVERZEKERING VOOR LANDEN WAARMEE BELGIË EEN OVEREENKOMST HEEFT Met sommige landen buiten de EER of Zwitserland heeft België een overeenkomst voor gezondheidszorgen. Het gaat om Australië, Algerije, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Kroatië, Macedonië, Marokko, Montenegro, Servië, Tunesië en Turkije. Voor vertrek Voor deze landen geldt de Europese ziekteverzekeringskaart niet, en heb je andere documenten nodig. Per land zijn er andere regels en terugbetalingstarieven. Ga langs bij je ziekenfonds voor de juiste documenten. Hoe te gebruiken? Vraag bij je ziekenfonds op welke wijze je tewerk moet gaan. In de meeste gevallen is de werkwijze analoog aan de werkwijze bij de Europese ziekteverzekeringskaart, zoals beschreven hierboven. ZIEKTEVERZEKERING VOOR LANDEN ZONDER OVEREENKOMST Met andere landen dan vernoemd hierboven heeft België geen overeenkomst voor gezondheidszorgen. Het gaat hier ondermeer om de Verenigde Staten, Rusland, landen in Afrika, Latijns-Amerika, Voor al deze landen komen enkel kosten van dringende ziekenhuisopname in aanmerking voor terugbetaling door het ziekenfonds. Bij opname in het ziekenhuis zal een deel van de onkosten terugbetaald worden. Het gaat om een vast bedrag per opnamedag, dat sterk onder de werkelijke kosten kan liggen. Je krijgt ook een tussenkomst aan de Belgische tarieven voor andere geneeskundige verzorging tijdens die opname. Voor ambulante zorg, courante medische verstrekkingen zoals dokters- of tandartsbezoek, of geneesmiddelen aangekocht zonder dat je opgenomen werd in een ziekenhuis worden de onkosten niet terugbetaald via het ziekenfonds. Voor de onkosten die buiten het ziekenfonds vallen dien je een beroep te doen op een reisbijstandsverzekering, zoals bijvoorbeeld de Ethias Assistance verzekering waarbij je via de hogeschool bent aangesloten voor de periode van je buitenlandse stage of studieperiode (zie verder). Daarnaast kan je ook zelf een andere bijkomende reisbijstandsverzekering nemen. 4. BIJKOMENDE VERZEKERINGEN REISBIJSTANDSVERZEKERING VOOR MEDISCHE KOSTEN EN REPATRIËRING Via PXL: Reisbijstandsverzekering Ethias assistance Eventueel zelf: Eurocross of andere extra verzekering Via PXL geniet je van de reisbijstandsverzekering ETHIAS Assistance Hulpverlening aan personen tijdens de periode van je buitenlandse stage of studieperiode. Deze verzekering dekt risico s die buiten de gewone ziekteverzekering vallen (Europese ziekteverzekeringskaart of ziekteverzekering met bilaterale overeenkomst). Ondermeer ook repatriëring indien medisch noodzakelijk, en medische kosten voor landen buiten de EER. Het onderdeel hulpverlening voor motorrijtuigen van de Ethias assistance verzekering is niet van toepassing voor studenten, en moet je dus zelf bekostigen. Mogelijks heb je zelf ook een extra persoonlijke reisbijstandsverzekering, bijvoorbeeld Eurocross (via je ziekenfonds). Voor vertrek Bezorg de juiste reisdata alsook je vervoersmiddel aan de departementaal coördinator internationalisering. Jouw gegevens worden dan doorgegeven aan Ethias, zodat de polis voor jou van toepassing zal zijn. Indien nodig of gewenst breng je ook andere verzekeringen in orde, bijvoorbeeld reisbijstand voor de wagen indien je met de wagen gaat. Hoe te gebruiken? Bij een ongeval, opname in het ziekenhuis, 19 20

11 Bel de alarmcentrale van Ethias (24u/24u). Vermeld je naam, je locatie, leg de situatie uit, en vermeld het feit dat het om een polis van PXL gaat. Ethias zal zeggen welke stappen ondernomen moeten worden. Breng je contactpersoon op PXL op de hoogte. Breng je familie in België op de hoogte. Terugbetaling van facturen gebeurt achteraf, nadat het dossier ook is voorgelegd aan het ziekenfonds. RISICOGEBIEDEN Ga je op stage naar het Zuiden, dan moet je rekening houden met het reisadvies wat betreft risicogebieden. Consulteer hiervoor de reisadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Zie of VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID EN LICHAMELIJK LETSEL Schoolpolis: Tijdens schoolse opdrachten, op weg van en naar school Polis arbeidsongevallen van de school: Tijdens stage, op weg van en naar de stageplaats Persoonlijke familiale verzekering: Tijdens vrije tijd Indien je als student in het buitenland verblijft zijn - net als in België - de schoolpolis en de polis arbeidsongevallen van de school van toepassing. Deze omvatten een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijk letsel. Hieronder valt materiële schade die je berokkent aan voorwerpen die eigendom zijn van de school of stageplaats (computer, labomateriaal, ), en lichamelijke en materiële schade die je berokkent aan derden (personen). Let op, deze verzekering is enkel van toepassing tijdens het uitvoeren van schoolse opdrachten (lessen, labo s, ) of stage, of op weg van en naar school of stageplaats. Ze is niet van toepassing tijdens je vrije tijd of bijvoorbeeld bij ongevallen in de cafetaria van de gastinstelling. 6. NOODGEVALLEN Bij een ongeval, opname in het ziekenhuis of andere noodgevallen: Bel de alarmcentrale van Ethias (24u/24u). Vermeld je naam, je locatie, leg de situatie uit, en vermeld het feit dat het om een polis van PXL gaat. Ethias zal zeggen welke stappen ondernomen moeten worden. Breng je contactpersoon op PXL op de hoogte, of verwittig PXL via het algemeen nummer , waar je altijd een boodschap kan achterlaten. Breng je familie in België op de hoogte. Terugbetaling van facturen gebeurt achteraf, nadat het dossier ook is voorgelegd aan het ziekenfonds. In geval van burgerlijke aansprakelijkheid bij ongevallen tijdens de vrije tijd kan je terugvallen op een familiale verzekering. Mocht je die nog niet hebben, dan raden we je ten zeerste aan een familiale verzekering af te sluiten (die steeds van toepassing is voor het hele gezin). 5. NAAR HET ZUIDEN CULTUURSCHOK: INTERCULTURELE VOORBEREIDING In de loop van januari organiseren we een workshop Interculturele voorbereiding die je (een klein beetje) tracht voor te bereiden op de mogelijke cultuurschok en interculturele aspecten waarmee je te maken kan krijgen bij je verblijf in het Zuiden. Deze workshop is verplicht en wordt gegeven door externe experts van Studio Globo. Ook na afloop van je stage word je geacht deel te nemen aan een terugkeermoment, waar je zal reflecteren over je ervaringen, die ook gekaderd zullen worden door de mensen van Studio Globo. VACCINATIES Voor specifieke landen, steden of sectoren volstaan de courante vaccinaties niet. Je bent zelf verantwoordelijk om je hierover voldoende te informeren, en de nodige voorzorgen te nemen. Contacteer hiervoor je huisarts, of het tropisch instituut. Voor het toedienen van de inentingen kan je ook terecht in het Jessa ziekenhuis. Raadpleeg ook Het tropisch instituut voor advies: of

12 IV. TIJDENS JE VERBLIJF 1. MINIMUMDUUR Erasmus Placement: minimum 2 maanden (60 dagen) Erasmus Study: minimum 3 maanden (90 dagen) VLIR-UOS reisbeurs: minimum 4 weken Let op: Het attest van de gastinstelling of het stageplaats is bepalend voor de officiële duur van je studie- of stageverblijf, niet de data van je vliegticket! In elk geval moet de minimumduur voor de beurs gerespecteerd worden. Zoniet vervalt de beurs, en moet je het reeds gestorte bedrag terugbetalen. 2. WIJZIGING VAN VERTREK- OF TERUGKEERDATUM Als de data van vertrek en terugkomst wijzigen ten opzichte van wat in je aanvraagformulier hebt ingevuld, dan moet je dat zo snel mogelijk melden aan de departementaal coördinator internationalisering. Als de periode korter is dan oorspronkelijk voorzien, dan zal in geval van Erasmus het totale beursbedrag in verhouding ook verminderen. In elk geval moet de minimumduur voor de beurs gerespecteerd worden. Let op: Het attest dat je na terugkeer bezorgt is bepalend, niet de data van je vliegticket bijvoorbeeld! 3. WIJZIGING VAN PROGRAMMA CHANGES LEARNING AGREEMENT Wat als de opleidingsonderdelen zoals ze in het learning agreement staan toch niet worden ingericht aan de gastinstelling, wat als je andere of bijkomende opleidingsonderdelen moet of wil volgen, of je stageopdracht wijzigt,? Voor elke wijziging moet je steeds overleggen met je begeleider van PXL. De voorgestelde wijzigingen moeten door PXL goedgekeurd worden, en aangepast worden in het contract. Hiertoe moeten de volgende documenten in orde gebracht worden: Changes learning agreement: Dit is een officieel Erasmus document waarin weergegeven staat welke opleidingsonderdelen uit het origineel learning agreement weggelaten worden, en welke toegevoegd worden. Uitwisselingstraject: De afspraken betreffende de equivalentie tussen de opleidingsonderdelen aan PXL en de gastinstelling moeten aangepast worden overeenkomstig met de wijzigingen in het learning agreement; zo ook de afspraken betreffende de evaluatie. Beide documenten dienen goedgekeurd en ondertekend te worden door de betrokkenen. V. WAT MOET JE IN ORDE BRENGEN NA TERUGKEER? Aan het einde van je buitenlands verblijf moet je de nodige documenten binnenbrengen die bewijzen dat je ginds effectief gestudeerd hebt of stage gelopen hebt. Deze documenten zijn noodzakelijk voor het definitief verwerven van je beurs. Pas als alle documenten in orde zijn zal het saldo van je beurs betaald worden. 1. ERASMUS PLACEMENT ERASMUS BELGICA PLACEMENT (STAGE) Certificate end of placement (standaarddocument) Transcript of work placement (standaarddocument) Online enquête Erasmus (hierover krijg je een ) Indien je stage loopt in Nederland: huurcontract kot De standaarddocumenten worden je toegestuurd per ERASMUS STUDY ERASMUS BELGICA STUDY (STUDIE OF STAGE) Certificate end of study (standaarddocument) Transcript of records (standaarddocument) Online enquête Erasmus (hierover krijg je een ) Indien je studeert of stage loopt in Nederland: huurcontract kot De standaarddocumenten worden je toegestuurd per REISBEURS VLIR-UOS Reisverslag van de student: online formulier op Ondertekend evaluatieformulier van de lokale promotor (standaarddocument, Engels, Frans, Portugees, Spaans of Nederlands afhankelijk van de taal van het gastland) Deelname terugkeermoment debriefing Studio Globo De standaarddocumenten kunnen ook gedownload worden van de website van VLIR-UOS 4. INSCHRIJVINGSKOSTEN GASTINSTELLING? Indien je als Erasmus of Magellan student aan een buitenlandse gastinstelling studeert, of via een bilateraal akkoord, dan mag de gastinstelling geen inschrijvingsgeld of examengeld aanrekenen. Je betaalt immers inschrijvingsgeld aan PXL. De gastinstelling mag eventueel wel een kleine vergoeding vragen voor verzekeringen, lidmaatschap van studentenverenigingen of het gebruik van uiteenlopende materialen (kopieën, laboratoriumproducten enz.). Dit op dezelfde basis als voor de lokale studenten

13 VI. EVALUATIE Aan het einde van je internationale stageperiode zal je geëvalueerd worden op je prestaties. Als je in het buitenland gaat studeren zal je ginds ook examens afleggen. Alle afspraken betreffende de evaluatie van je stage, of van de opleidingsonderdelen die je aan een buitenlandse gastinstelling gevolgd hebt, staan neergeschreven het Uitwisselingsfiche of Evaluation agreement. 1. EVALUATIE STAGE In de meeste gevallen gebeurt de beoordeling en eindevaluatie van je stage aan PXL, rekening houdend met de beoordeling van de lokale stagebegeleider of gastinstelling. De wijze waarop dit gebeurt staat weergegeven in het Evaluation agreement. De beoordeling van de lokale stagebegeleider staat weergegeven in het transcript of work placement (Erasmus Placement) of transcript of records (i.g.v. stage met Erasmus Study). 2. EVALUATIE STUDIEPERIODE De punten die je behaalt aan de gastinstelling komen in je PXL-rapport staan. Hiertoe moet de gastinstelling een rapport bezorgen aan PXL (een zogenaamd transcript of records) waarop de scores staan die je behaald hebt, samen met de corresponderende ECTS scores (letter van A t/m F). Deze ECTS scores worden gebruikt voor de omrekening van de punten van de gastinstelling naar PXL-punten, volgens een ECTS omrekeningstabel. VII. PXL INTERNATIONAL VIDEO AWARD: WIN EEN PRIJS MET JE INTERNATIONALE STAGE OF STUDIE Op internationale stage of studie: Een ervaring om nooit te vergeten? De tijd van je leven? Wat je daar leert zou je nooit ergens anders geleerd hebben? Een aanrader voor alle studenten? Leg je ervaringen vast in een filmpje en laat ons mee beleven waar het om gaat, wat je beleeft tijdens zo n internationaal project, wat de meerwaarde is, wat je nooit thuis zou geleerd hebben, Tips Laat je filmpje iets vertellen over je buitenlandse stage of studie. Laat (inter)culturele aspecten, gebeurtenissen, ervaringen, aan bod komen. Laat de meerwaarde aan bod komen. Denk eraan dat je filmpje een uithangbord zal zijn voor internationale stages/studieperiodes, én voor PXL. Je mag gebruik maken van camera, fototoestel, GSM, of je kan foto s gebruiken om een filmpje samen te stellen, Richtlijnen Streef naar 2 minuten, 3 minuten is het maximum. Je mag het filmpje samen met een medestudent indienen (max. 2 studenten per filmpje). Geef het filmpje de volgende titel: PXL International 1415 Bestemming Achternaam (bijvoorbeeld: PXL International 1415 Stockholm Jansen) Geef bij het uploaden minstens volgende labels/tags/zoektermen in. (Daarnaast mag je andere zoektermen toevoegen.) o PXL o International o Internationale stage (of internationale studie) o Buitenlandse stage (of buitenlandse studie) Wie mag deelnemen Alle PXL studenten die op internationale stage of studieperiode gaan of geweest zijn. Hoe indienen Plaats het filmpje op You Tube Mail de link naar international@pxl.be Deadline: 25 mei Prijzen Waardebonnen ASAdventure ter waarde van 75, 50, 25 (per winnend filmpje) 25 26

14 VIII. NUTTIGE LINKS IX. CONTACTPERSONEN INTERNATIONALISERING PXL site van de koepelorganisatie Flanders Knowledge Area vzw, met informatie allerlei over studeren in het buitenland. site van Flanders Knowledge Area vzw i.s.m. VVS met ervaringen van studenten in het buitenland. VZW EPOS, het nationaal agentschap van het Lifelong Learning Programme (LLP), waar Erasmus en Comenius deel van uitmaken. Informatie over de reisbeurzen voor stages in het Zuiden. VVOB biedt stageplaatsen aan in het Zuiden. Voornamelijk voor lerarenopleiding, maar ook voor informatica of andere opleidingen. informatie site voor jongeren met buitenlandplannen Kamiel, de paperassengids, voor info over ziekteverzekering, reis- en verblijfsdocumenten, Ministerie buitenlandse zaken voor reisadvies, reisdocumenten voor tropische geneeskunde, voor geneeskundig advies Dept & Opleiding Naam adres Functie PXL-International Kristien Bauwens Hogeschoolcoördinator PXL-International Birgitte Wynants Administratief medewerker PXL-Tech Pina Cimino Departementaal coördinator ABT Kris Moors Domeinverantwoordelijke BOU Adrien Buteneers Domeinverantwoordelijke EMA Hannelore Dierickx Domeinverantwoordelijke EAI Evelien Verdonck Domeinverantwoordelijke PXL-Healthcare Mimi Market Departementaal coördinator VPL Joep Grosemans Domeinverantwoordelijke VRK Lotte Mertens Domeinverantwoordelijke ERG Mimi Market Domeinverantwoordelijke PXL-Business Véronique Huybrechts Departementaal coördinator ACF Philippe Pelsemaker Domeinverantwoordelijke FIV Philippe Pelsemaker Domeinverantwoordelijke MAR Joke Vandevoorde Domeinverantwoordelijke LOG Johan Danen Domeinverantwoordelijke OFM Johan Danen Domeinverantwoordelijke RPR Peter Dufaux Domeinverantwoordelijke PXL-IT Marijke Sporen Departementaal coördinator TIN Johan Cleuren Domeinverantwoordelijke MAD faculty Dirk Kenis Departementaal coördinator BKU Dirk Kenis Domeinverantwoordelijke PXL-Education Kris Schouteden Departementaal coördinator LKO Ruth Joosten Domeinverantwoordelijke LLO Catherine Roden Domeinverantwoordelijke LSO Kris Gillijns Domeinverantwoordelijke PXL-Music Gert Stinckens Departementaal coördinator PRM Frank Duchêne Domeinverantwoordelijke PXL- Media&Tourism Brigitte Luyten Departementaal coördinator CMA Brigitte Luyten Domeinverantwoordelijke JOU Jeroen De Vuyst Domeinverantwoordelijke TRM Katleen Vos Domeinverantwoordelijke PXL-Social Work Ivette Leten Departementaal coördinator SWA Ivette Leten Domeinverantwoordelijke 27 28