Terms of Reference (ToR) Overlegplatform General Aviation

Transcriptie

1 Plesmanweg 1-6 Den Haag Postbus EX Den Haag Contactpersoon Doelstelling Terms of Reference (ToR) Overlegplatform General Aviation Het Overlegplatform General Aviation (hierna: het platform) heeft als doel het voor de overheid 1 mogelijk maken een gefundeerde afweging van belangen te maken bij de ontwikkeling van (nieuw) beleid voor General Aviation. Hierbij wordt rekening gehouden met zowel de belangen van de sector, de luchtvaart in het algemeen en de algemeen maatschappelijke belangen. Eenduidigheid, gezamenlijke inspanning en gedragenheid zijn daarbij uitgangspunten. D.C. Vianen Beleidsmedewerker M +31(0) [email protected] Bijlage(n) 3 De doelstelling wordt bereikt en ingevuld aan de hand van van een aantal heldere middelen: Delen van kennis en expertise; Regie op de procesvoering; Afgevaardigden met mandaat in het platform; Stellen van prioriteiten gericht op uitvoering; Duidelijk uitspreken van verwachtingen. Om dit te bereiken wordt gewerkt vanuit het jaarplan met prioritaire onderwerpen dat samen met de GA-sector voorafgaand aan elk nieuw jaar wordt opgesteld. In dit plan staan de prioriteiten van de directie Luchtvaart, gebaseerd op de onderwerpen en prioritering die door het platform zijn vastgesteld. De verschillende onderwerpen zijn geclusterd en per cluster zijn de onderwerpen benoemd. Waar nodig zullen beleidsmatige uitgangspunten meegegeven worden als toelichting op de keuzes die in het jaarplan gemaakt worden en als visie op GA in het algemeen en relevante ontwikkelingen in het bijzonder. Organisatie In het platform hebben vertegenwoordigers zitting van de betrokken ministeries, provincies, de Inspectie voor Leefomgeving en Transport en betrokken GA-sectorpartijen. Het platform kan tevens vertegenwoordigers namens specifieke, niet door een brancheorganisatie vertegenwoordigde, belanghebbenden op specifieke onderwerpen betrekken. 1 Ministeries en provincies. Pagina 1 van 5

2 In het platform wordt over hoofdlijnen gesproken en de stand van zaken betreffende prioritaire onderwerpen uit het jaarplan gedeeld. Werkgroepen onder het platform bespreken (technisch) inhoudelijke zaken en werken die waar nodig uit. De werkgroepen kunnen zowel een permanente als incidentele aanstelling hebben en zullen gecategoriseerd worden ingevuld met aparte vergaderdata. Partijen (naast de vaste deelnemers uit het platform) die gevraagd kunnen worden hierin zitting te nemen zijn bijv. KIWA, NSA, LVNL, MLA/CLSK. Het Ministerie van Infrastructuur & Milieu (DGB/directie Luchtvaart) treedt op als voorzitter van het platform en voert het secretariaat. Het platform bestaat uit de volgende vaste deelnemers: Ministeries: Vertegenwoordigers van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Directoraat-Generaal Bereikbaarheid, directie Luchtvaart (DLV). Vertegenwoordiger van de Inspectie voor Leefomgeving en Transport (ILT). Provincies: Vertegenwoordiger van het Interprovinciaal Overleg (IPO). GA-sector: Vertegenwoordigers van de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Luchtvaart (KNVvL). Vertegenwoordigers van de Aircraft Owners & Pilots Association Netherlands (AOPA). Vertegenwoordigers van de Netherlands Association of Commercial Aviation (NACA). Vertegenwoordigers van de Nederlandse Vereniging van Luchthavens (NVL). Het platform kan partijen uitnodigen waarvan zij het belangrijk vindt dat die deelnemen en die op specifiek geagendeerde onderwerpen input leveren. Dit kunnen zowel overheidsgerelateerde partijen als anderszins. Gezien dat het taakgebied van het platform zich met name op hoofdlijnen richt en inhoudelijke zaken in separate werkgroepen zal bespreken en uitwerken, zijn deze partijen geen permanent lid van het platform. In principe vaardigen bovengenoemde organisaties maximaal 2 vertegenwoordigers af voor deelname aan het platform. Afhankelijk van de aard van de bespreking en agenda kunnen organisaties vervangende of aanvullende vertegenwoordigers laten aansluiten. Dit wordt voorafgaand aan de vergadering afgestemd met het secretariaat van het platform. Te denken valt aan de Business Aviation (BA) en Maintenance Repair & Overhaul (MRO). Werkwijze De voorzitter leidt de vergadering en treedt daarbuiten op als aanspreekpunt voor beleidsmatige aspecten die het werkveld van het platform beïnvloeden. Pagina 2 van 5

3 Agendapunten worden minstens 2 weken voor de vergadering ingediend bij de secretaris. Tevens wordt aangegeven om daar waar partijen in andere gremia zitting hebben, de agenda s te delen en waar nodig af te stemmen en terugkoppeling in het platform te geven. De secretaris bereidt de vergaderingen voor en stuurt de bijbehorende stukken aan de (agenda)leden tenminste een week voorafgaand aan de vergadering. De verslaglegging rouleert per vergadering tussen I&M en KNVvL volgens een vast format, het bewaken van de actiepunten gebeurt door de secretaris. De vertegenwoordigers in het platform vormen het aanspreekpunt namens hun organisaties en stemmen hun inbreng tijdens de vergaderingen intern en gedragen af. Belangrijk is ook dat zij mandaat hebben aan tafel in besluitvorming. De vertegenwoordigers in het platform zijn verantwoordelijk voor het informeren, consulteren en indien nodig betrekken van hun organisatie(onderdelen) bij de ontwikkeling van de werkzaamheden van het platform en de onderliggende werkgroepen. Zij dragen ook zorg voor de terugkoppeling, bijvoorbeeld door middel van het vergaderverslag. Het platform kan opdrachten opstellen en uitzetten bij de werkgroepen. Deze werkgroepen dienen te werken voor en rapporteren aan het platform. Het platform kan vertegenwoordigers van specifieke belanghebbenden en/of experts uitnodigen voor specialistisch advies en/of consultatie in de werkgroepen. Het jaarplan met beleidsmatige uitgangspunten is leidend en duidelijk is dat het politieke proces en acties die daaruit voorvloeien te allen tijde voorrang genieten. In het platform wordt besloten welke acties uit het jaarplan, indien noodzakelijk, dientengevolge qua prioriteit gewijzigd worden. Verzoeken vanuit de sector die niet in het jaarplan staan, worden volgens een vast format ingediend en daarna besproken en beoordeeld. In het platform wordt besloten welke acties uit het jaarplan, indien noodzakelijk, dientengevolge qua prioriteit gewijzigd worden. Eén keer per jaar komen de directeuren/bestuurders van de organisaties die vaste deelnemers aan het platform zijn samen om het jaarplan formeel vast te stellen. Dit is de stuurgroep, waar ook zaken besproken kunnen worden waarover in het platform geen overeenstemming is bereikt en de werking van het platform in algemene zin. Voor elke opstelling van een nieuw jaarplan wordt de voorgaande cyclus in het platform geëvalueerd. Dit zou ook kunnen dienen als managementrapportage. Vaktechnische werkgroepen Het platform formuleert een opdracht voor een werkgroep volgens een vast, die voldoende moet worden onderbouwd en minimaal de volgende onderdelen dient te bevatten: Pagina 3 van 5

4 1. Waar gaat de opdracht over? 2. Welke expertise is nodig en welke organisaties nemen zitting in de werkgroep? 3. Wat is de reden van het verzoek en welke verbetering wordt beoogd? 4. Wat is het huidige regelgevende kader van betreffend verzoek? 5. Wat is het tijdspad? De werkgroep werkt de opdracht vervolgens uit en neemt daarin in ieder geval de volgende onderdelen mee: 1. Wat heeft de sector tot nu toe zelf gedaan (onderzoek/feiten)? 2. Risicoanalyse a. Inventarisatie wat er mogelijk fout kan gaan b. Overzicht van gevolgen en risico s c. Additionele veiligheidsmaatregelen bij verhoogd risico d. Huidige technologie e. Economische effecten (voor- en nadelen) f. Consequenties luchthavens/luchtruim g. Milieueffecten (voor- en nadelen) h. Europese/internationale positie/ervaringen van lidstaten 3. Welke oplossing wordt met inachtneming van de risicoanalyse voorgesteld? De terugkoppeling vindt plaats aan het platform, waarin besloten wordt of de voorgestelde oplossing overgenomen kan worden en op welke termijn gerealiseerd. Van belang hierbij is om ook de Juridische Dienst van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu tijdig geïnformeerd te houden en mee te nemen in de oplossingsrichting. Het jaarplan zal derhalve ook aan HBJZ aangeboden worden. Besluitvorming Besluitvorming vindt plaats binnen het kader van de doelstelling van het platform. Eén keer per jaar komen de directeuren/bestuurders van de organisaties die vaste deelnemers aan het platform zijn samen om het jaarplan formeel vast te stellen. In de gevallen dat ILT het noodzakelijk acht dat DGB een beleidsstandpunt inneemt of regelgeving moet worden gewijzigd, dient de ILT een signaalrapportage te maken met daarin een onderbouwd verzoek aan DGB. In gevallen dat DGB het noodzakelijk acht dat ILT een HUFtoets (handhaafbaarheid, uitvoerbaarheid, fraudebestendigheid) uitvoert, dient DGB een signaalrapportage te maken met daarin een onderbouwd verzoek aan ILT. Financiën De betrokken organisaties dragen zelf de kosten voor de deelname en vertegenwoordiging in het platform. Er is geen budget toegewezen aan het platform. Indien toch budget benodigd is voor bijv. onderzoeken e.d., dan dient daarvoor binnen het platform overeenstemming bereikt te worden. Pagina 4 van 5

5 Vergaderingen De vergaderfrequentie van het platform is driemaandelijks initieel 2 uur en vindt plaats op afwisselend het Ministerie van Infrastructuur & Milieu, het hoofdkantoor van de KNVvL en Lelystad Airport. De agenda wordt in samenspraak bepaald en twee weken voorafgaand aan de vergadering vastgesteld. Aanvullingen kunnen in overeenstemming aan het begin van de vergadering nog worden toegevoegd. Communicatie Elke partij is verantwoordelijk voor de eigen communicatie en het creëren van draagvlak richting de achterban via de daarvoor geëigende kanalen. Duidelijk moet zijn dat het platform als hét overlegorgaan voor GA wordt gezien en als zodanig beoordeeld. Verder worden agenda s en verslagen van andere relevante overleggen gedeeld, alsmede de uitkomsten daarvan en vervolgen daarop. Bijlagen 1. Vast format agenda 2. Vast format verslaglegging 3. Vast format verzoek Pagina 5 van 5