Protocol voor afname

Transcriptie

1 Protocol voor afname Protocol centrale examinering mbo Hogeschool Tio In dit protocol worden de volgende (groepen van) examenbetrokkenen onderscheiden. Hieronder volgt een korte omschrijving van deze betrokkenen. Eén persoon kan meerdere rollen of functies vervullen. projectgroep centrale examinering examencommissie het bevoegd gezag van een (examen)instelling stelt, al dan niet in samenwerking met een of meer bevoegde gezagsorganen van andere instellingen, een examencommissie in ten behoeve van de organisatie en het afnemen van de examens voor elke door de instelling verzorgde opleiding of voor groepen van opleidingen.* contactpersoon examencommissie door het bevoegd gezag aangewezen functionaris die het aanspreekpunt is voor het CvTE namens de examencommissie. medewerker functionaris die onder de verantwoordelijkheid van de examencommissie betrokken is bij de centrale examens, zoals afnameplanners, afnameleiders, surveillanten, medewerkers examenbureau en roostermaker. ** portal-accountbeheerder systeembeheerder student (deelnemer aan het centraal examen) *De examencommissie kan de uitvoering van de haar in dit protocol toebedeelde taken mandateren, maar blijft de eindverantwoordelijke voor deze taak. **Om de schijn te vermijden dat docenten en beoordelaars vooraf al kennis hebben kunnen nemen van het examen, dient de examencommissie er zorg voor te dragen dat surveillanten niet belast zijn met het onderwijs in Nederlandse taal en rekenen aan de examenkandidaten. De examencommissie draagt de medewerkers op de werkzaamheden met inachtneming van dit protocol te verrichten en ervoor te zorgen dat de geheimhouding van de examenopgaven niet geschonden wordt. Alle betrokkenen bij de centrale examinering dienen daarom schriftelijk te verklaren dat zij kennis genomen hebben van dit protocol en naar vermogen hun werkzaamheden ten behoeve van de centraal ontwikkelde examens met inachtneming van dit protocol zullen verrichten. Hierbij gelden de volgende richtlijnen: a. Elk centraal examen wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor het bestemd is, te weten als centraal examen. Dat betekent dat oefenen met centrale examens niet is toegestaan. Hiervoor zijn de voorbeeldexamens bestemd. Het is tevens niet toegestaan om de digitale examens (klassikaal) met de deelnemers te bespreken. b. De opgaven zijn slechts toegankelijk voor de kandidaat tijdens de examenzitting waaraan hij deelneemt. c. De afnameleider zorgt ervoor dat het ingeplande examen pas vlak voor de afname vrijgegeven wordt. d. De opgaven zijn slechts toegankelijk voor medewerkers van de school voor zover dat en op het moment dat dit noodzakelijk is voor de afname. e. Inzage achteraf door docenten in de rekenopgaven uit het centrale examen is slechts mogelijk met inachtneming van de daarvoor door het CvTE gepubliceerde richtlijnen. f. Er moet voorkomen worden dat deelnemers tijdens een afname toegang hebben tot een of meer andere examens dan voor die betreffende afname ingepland staat. g. Het is verboden apparatuur waarmee foto s van examenopgaven gemaakt kunnen worden (zoals smartphones en tablets), al of niet met de mogelijkheid om in verbinding te staan met het internet, mee te nemen naar de examenzitting. h. Het is niet toegestaan dat examenopgaven en/of examenafnames worden gefotografeerd/gefilmd en/of registraties (zoals (digitale) schermafdrukken) e.d. daarvan worden gemaakt dan wel verspreid zonder toestemming van het College voor Toetsen en Examens. i. Informatie, in welke zin dan ook, over de inhoud van enig centraal examen mag niet met anderen worden uitgewisseld. Dientengevolge is het docenten niet toegestaan informatie, in welke zin dan ook, over de inhoud van enig centraal examen met anderen dan het CvTE uit te wisselen. Bijvoorbeeld: het is niet toegestaan om via internetforums te discussiëren over opgaven. j. Het is niet toegestaan om een papieren uitdraai te maken van het gemaakte centraal examen. 1

2 k. Door de deelnemer gemaakte notities mogen door de kandidaat niet worden meegenomen. Dit geldt zowel bij de afname als bij de inzage van de centrale examens. De examencommissie wordt geacht de medewerkers van zijn school op te dragen om: bovenstaande bepalingen in acht te nemen; elk centraal ontwikkeld examen uitsluitend te gebruiken voor het doel waarvoor het bestemd is, te weten als centraal examen.*); te voorkomen dat examenopgaven en/of examenafnames worden gefotografeerd/gefilmd en/of registraties (zoals (digitale) schermafdrukken) daarvan zonder toestemming van het College voor Examens worden gemaakt dan wel verspreid; te voorkomen dat kandidaten tijdens een afname toegang hebben tot een of meerdere andere examens dan voor die betreffende afname ingepland staat **); geen informatie, in welke zin dan ook, over de inhoud van enig centraal examen met derden uit te wisselen ***). Dientengevolge is het niet toegestaan om via forums op het internet te discussiëren over opgaven. Over de door Cito verstrekte voorbeeldexamens kan uiteraard wel vrijelijk worden gecommuniceerd. *) Dat betekent dat oefenen met centrale examens niet is toegestaan. Hiervoor mogen alleen de voorbeeldexamens gebruikt worden. Ook is het niet toegestaan om de examens (klassikaal) met de kandidaten te bespreken. **) De toetsleider zorgt er voor dat er per kandidaat per vak maar één variant ingepland staat. Tevens zorgt de toetsleider er voor dat ingeplande examens pas vlak voor de afname vrijgegeven worden, zodat de kandidaat op het moment van afname geen andere toets kan openen dan alleen het voor dat tijdstip ingeplande centraal ontwikkelde examen. ***) Onder derden wordt hier verstaan: iedereen die niet uit hoofde van zijn betrekking in een mboinstelling betrokken is bij de afname van het desbetreffende centraal ontwikkelde examen. Handelswijze vooraf Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat alle studenten ruim voor aanvang van de examenperiode juist en volledig zijn geïnformeerd over de wijze van examinering, de wijze waarop wordt omgegaan met afwezigheid (met of zonder geldige reden), te laat komen en onwel worden. Hetzelfde geldt voor het vooraf informeren van kandidaten over de regels ten opzichte van fraude en toegestane hulpmiddelen. Deze taak wordt gemandateerd aan de (assistent-)vestigingsmanager. De examencommissie draagt er zorg voor dat voor elke vestiging surveillanten benoemd worden. Deze taak is gemandateerd aan de roosteraar. Elk jaar voor 1 augustus maakt het bevoegd gezag aan het CvTE bekend wie als contactpersoon examencommissie voor het CvTE aanspreekpunt is. Handelswijze bij ontvangst examendocumenten De portal-accountbeheerder ontvangt de centraal ontwikkelde examens. De examencommissie gaat na of de exameninstrumenten de juiste en volledige informatie bevatten en of deze informatie toegankelijk is. Deze taak is gemandateerd aan de portalaccountbeheerder. Handelswijze bij voorbereiding De portal-accountbeheerder draagt er zorg voor dat bij de technische voorbereiding op de afname van een centraal ontwikkeld examen rekenen respectievelijk Nederlandse taal geen docenten Nederlands en/of Rekenen betrokken zijn. De systeembeheerder draagt zorg voor het juist instrueren van de surveillant met betrekking tot de digitale afname. De examencommissie draagt de medewerkers op om te doen wat in hun vermogen ligt om de geheimhouding te waarborgen. Handelswijze bij planning De instelling kan, binnen de vastgestelde examenperiode, zelf de tijdstippen van afname bepalen. Hiertoe beschikt de school over meerdere varianten van ieder centraal ontwikkeld examen. 2

3 De instelling regelt zelf, binnen de vastgestelde examenperiode, de afnametijdstippen van het herkansen. De examencommissie is verantwoordelijk voor: de planning van de afnames binnen de examenperiode (is gemandateerd aan de roosteraar); het tijdig informeren van de studenten over het afnametijdstip (is gemandateerd aan de roosteraar); indien van toepassing: bepalen op welke computer een examen wordt klaargezet voor uitzonderingssituaties (zie ook onder Handelswijze bij afname: studenten met een beperking). (Deze taak is gemandateerd aan de roosteraar die in overleg met de coördinator functiebeperkingen en de systeembeheerder ervoor zorgt dat er een computer in een geschikte ruimte klaar staat.) Deelname Een student mag, mits ingeschreven, een onbeperkt aantal keer deelnemen aan de centrale examinering. Hierbij gelden wel de volgende bepalingen: De instelling moet binnen de voor de student geldende studieduur in ieder geval twee gelegenheden programmeren voor afname van de centrale examens, zodat student de tweede gelegenheid eventueel kan benutten voor een herkansing. Een student mag per periode slechts één maal een centraal examen Nederlandse taal en één maal een centraal examen rekenen doen. Herkansing vindt plaats in een volgende examenperiode. Afnamecondities De surveillant is er verantwoordelijk voor dat: de examensfeer en condities gewaarborgd zijn. de student tijdens de afname uitsluitend gebruik kan maken van toegestane hulpmiddelen (zie regeling toegestane hulpmiddelen bij centrale examens mbo; doorkomen wordt dat studenten kennis kunnen nemen van elkaars antwoorden. studenten na afloop van een afname geen papier en/of aantekeningen meenemen uit de examenruimte en dat de ingenomen aantekeningen worden vernietigd. Tijdens het centrale examen dient de student zich middels een wettelijk toegestaan geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs) te kunnen legitimeren. Studenten die geen wettelijk toegestaan geldig identiteitsbewijs bij zich hebben, worden uitgesloten van het tentamen. Proces-verbaal Van de gehele afnameperiode wordt een proces-verbaal opgemaakt. Dit proces-verbaal wordt door de Inspectie van het Onderwijs gebruikt bij toezicht op de afname van de centrale examens. In het proces-verbaal wordt in ieder geval door de surveillant vermeld: de namen en de handtekeningen van de medewerkers betrokken bij de afname; welke studenten afwezig waren, te laat zijn gekomen of onwel zijn geworden tijdens de afname; eventuele bijzonderheden zoals geluidsoverlast, onwel worden van studenten, voorvallen die met onregelmatigheden of (mogelijke) schending van de geheimhouding verband houden; het toestaan van bijzondere faciliteiten. Het proces-verbaal wordt door de surveillant ingeleverd bij de (assistent)vestigingsmanager. Deze bewaart de proces-verbalen zorgvuldig. Studenten met een beperking Voor studenten met een beperking geldt de regeling Aangepaste wijze of vorm examineren van kandidaten met een beperking. Als voor een student deze regeling van toepassing is dient hiervan in het proces verbaal melding te worden gemaakt. De Examencommissie besluit over de inzet van voorzieningen voor studenten met een beperking. Afwezigheid 3

4 De examencommissie ziet erop toe dat er tussen de instelling en de student en/of de ouders/verzorgers (indien mogelijk voorafgaand aan de feitelijke afwezigheid) adequaat is gecommuniceerd over afwezigheid. De examencommissie: o maakt op het proces-verbaal melding van de afwezigheid; deze taak is gemandateerd aan de surveillant. o hoort de student; deze taak is gemandateerd aan de (assistent-)vestigingsmanager. o stelt vast of de genoemde reden een al dan niet geldige reden is voor afwezigheid. De examencommissie besluit conform de OER welke maatregel(en) genomen wordt (worden), waarbij het recht om minimaal eenmaal te mogen herkansen binnen de opleidingstijd in elk geval geldt. De examencommissie informeert de student of, bij minderjarigheid diens ouders, schriftelijk over de wijze waarop het examen zal worden afgerond. Te laat komen Studenten dienen minimaal 5 minuten voor aanvang van het tentamen aanwezig te zijn in het juiste lokaal. 10 minuten voor de officiële eindtijd geeft de surveillant een signaal; de student mag dan niet meer vertrekken. De eindtijd blijft bij het te laat komen door de student gelijk, tenzij door de examencommissie anders wordt besloten. Deze gang van zaken wordt vermeld in het proces verbaal. Onregelmatigheden Onregelmatigheden tijdens een zitting op individueel niveau (overmacht) Dit zijn situaties die ertoe leiden dat een individuele kandidaat of een aantal kandidaten de zitting niet kunnen afmaken. Voorbeelden hiervan zijn het onwel worden van een kandidaat of een aantal vastlopende computers die tijdens de geplande examenduur niet meer herstart kunnen worden (zie ook, Staatscourant 2014 nr , artikel 2 voor een opsomming van onregelmatigheden). Dit type onregelmatigheid wordt op het proces-verbaal genoteerd en wordt gemeld aan de examencommissie. In zo n geval kan de examencommissie besluiten de afname ongeldig te verklaren en besluiten dat het examen opnieuw wordt afgenomen. Het besluit waarbij bedoelde maatregel wordt genomen, wordt, indien de deelnemer minderjarig is, tegelijkertijd in afschrift toegezonden aan de wettelijke vertegenwoordigers van de deelnemer. Collectieve onregelmatigheden tijdens een zitting (overmacht) Een collectieve onregelmatigheid wordt veroorzaakt door omstandigheden die ertoe leiden dat een complete zitting voortijdig wordt afgebroken. Voorbeelden van calamiteiten die kunnen leiden tot collectieve ongeldigheidsverklaringen zijn een stroomstoring, langdurige ICT-netwerkproblemen die tijdens een zitting niet opgelost kunnen worden, de airconditioning die uitvalt waardoor het te warm in het lokaal wordt. Dit type onregelmatigheid wordt op het proces-verbaal genoteerd en gemeld aan de examencommissie. Indien het centraal examen als gevolg van een calamiteit op zittingsniveau niet volgens de geldende regels is afgenomen ten aanzien van meerdere deelnemers, kan de examencommissie besluiten dat het geheel of gedeeltelijk voor die deelnemers opnieuw wordt afgenomen. Het besluit waarbij bedoelde maatregel wordt genomen, wordt in afschrift toegezonden aan de deelnemers en gemeld bij de Inspectie van het Onderwijs en, indien de deelnemers minderjarig zijn, aan de wettelijke vertegenwoordigers van de deelnemers. Onregelmatigheden begaan door een deelnemer (geen overmacht) A. Indien een deelnemer zich ten aanzien van enig centraal examen dan wel ten aanzien van een aanspraak op vrijstelling van het examenonderdeel Nederlandse taal of rekenen aan enige onregelmatigheid schuldig maakt of heeft gemaakt, dan wel zonder geldige reden afwezig is, kan de examencommissie maatregelen nemen. B. De maatregelen, bedoeld onder A, die afhankelijk van de aard van de onregelmatigheid ook in combinatie met elkaar genomen kunnen worden, zijn: a. het toekennen van het cijfer 1 voor het centraal examen, b. het ontzeggen van de deelname of de verdere deelname aan het centraal examen, c. het ongeldig verklaren van het reeds afgelegde centraal examen, d. het bepalen dat het diploma en de resultatenlijst slechts kunnen worden uitgereikt na 4

5 een hernieuwd centraal examen, door de deelnemer af te leggen in een volgend tijdvak. C. Het besluit waarbij een onder A bedoelde maatregel wordt genomen wordt toegezonden aan de deelnemer. Indien de deelnemer minderjarig is, wordt tegelijkertijd in afschrift toegezonden aan de wettelijke vertegenwoordigers van de deelnemer. D. Het voorval wordt beschreven op het proces-verbaal. E. De deelnemer wordt als dat mogelijk is in staat gesteld om het examen af te maken om mogelijke beroepsprocedures niet in de weg te staan. F. De deelnemer kan tegen de beslissing van de examencommissie in beroep gaan bij de commissie van beroep van de instelling. Gevallen van (vermoeden van) schending van geheimhouding A. In gevallen van het (vermoeden van) schending van de geheimhouding, geldt een meldingsplicht aan de Inspectie van het Onderwijs en treedt de Beleidsregel niet op regelmatige wijze afnemen van het centraal examen in beroepsopleidingen in werking. Naar aanleiding van de melding kan de Inspectie van het Onderwijs op grond van artikel 11 van het Examen- en kwalificatiebesluit beroepsopleidingen WEB besluiten dat het centraal examen geheel of gedeeltelijk voor een of meer deelnemers opnieuw wordt afgenomen. B. De deelnemer wordt indien de handeling plaatsvindt tijdens de afname als dat mogelijk is in staat gesteld om het werk af te maken, om mogelijke beroepsprocedures niet in de weg te staan. Overige Onregelmatigheden Onregelmatigheden waar de punten Onregelmatigheden tijdens een zitting op individueel niveau (overmacht), Collectieve onregelmatigheden tijdens een zitting (overmacht), Onregelmatigheden begaan door een deelnemer (geen overmacht) en Gevallen van (vermoeden van) schending van geheimhouding niet in voorzien, worden gemeld aan de Inspectie van het Onderwijs. De Inspectie van het Onderwijs handelt conform de Beleidsregel niet op regelmatige wijze afnemen van het centraal examen in beroepsopleidingen. In artikel 6 t/m 10 van Regeling examenprotocol centrale examinering MBO 2015 worden verschillende vormen van onregelmatigheden beschreven met de daarbij voorgeschreven handelwijze en eventuele bevoegdheden van de examencommissie. Afsluiten van het examen Onder gezag van de examencommissie wordt er op toe gezien dat de student klaar is met afleggen van het examen. In het geval van technische problemen tijdens digitale afname mag het examen niet voortijdig worden afgebroken. Eerst wordt dan contact opgenomen met de systeembeheerders van Tio, indien dit niet leidt tot een oplossing neemt de systeembeheerder contact op met de ICT-examenhelpdesk van Cito. Indien de examencommissie, nadat deze stappen zijn ondernomen, op advies van de systeembeheerder en de (assistent-) vestigingsmanager, toch moet besluiten tot voortijdig afsluiten van het examen, draagt de examencommissie daarbij zorg voor het noteren van de aard van het technische probleem en de door de onderwijsinstelling genomen stappen om het probleem te verhelpen (in samenwerking met de ICT-examenhelpdesk) in het proces verbaal. Het afsluiten van het examen is gemandateerd aan de systeembeheerder van Tio. Geheimhouding De examendocumenten (opgaven en beoordelingsnormen) blijven ook na de afname geheim. Het bewaren van het gemaakte examenwerk Het resultaat van het gemaakte examen wordt in het eigen administratiesysteem van de instelling bewaard. Het te bewaren examenwerk omvat de door het CvtE aangeleverde rapportage over de resultaten waarin per student de eindscore is gegeven. Deze gegevens worden tot tenminste anderhalf jaar na diplomering door de instelling bewaard. Inzien gemaakt examenwerk Voor deelnemers bestaat de mogelijkheid tot inzage in het eigen gemaakte werk (en niet tot de opgaven zelf), de antwoorden volgens het computersysteem en de score per vraag. De deelnemer kan zo controleren of de scoring van de eigen antwoorden met 0 of 1 overeenkomt met het antwoord 5

6 volgens het computersysteem. In een separaat document wordt de procedure rondom deze inzage beschreven. De termijn waarin de deelnemer dit verzoek om controle kenbaar kan maken aan de examencommissie van de instelling beslaat vier weken vanaf publicatie van de omzettingstabel. Voor de inzage van de centrale examens rekenen is de regeling verruimd. Deelnemers en docenten hebben 4 weken lang na de laatste afnamedatum de mogelijkheid tot inzage. In tegenstelling tot de opgaven van de centrale examens Nederlands, mogen de opgaven van de centrale examens rekenen wel ingezien worden. Er mogen echter geen foto s e.d. van worden gemaakt en ze mogen niet gedeeld worden met derden. Klachten en beroep De student kan met klachten over de afname van een centraal examen terecht bij de examencommissie van Hogeschool Tio, zoals beschreven in de OER. Met klachten over (de totstandkoming van) het cijfer voor een centraal examen kan de student een civielrechtelijke procedure starten. 6