Interne Controleplan gemeente Veenendaal

Transcriptie

1 Interne Controleplan gemeente Veenendaal 2015

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding... "... "... "."... "... " Aanleiding: Doelvanhetplan".""".".""""".""".. ".. ""."... "".".".""" "... "... ".. " Waarom interne controle?""."... ".. "... ".".""... ".""... "".".. """... " "... "... "... " 4 2 Kader interne controle.. ".. "... ".. "... ".".. "... "... "... "... ".".. "".. "."."... """" Wettelijk kader (externe wet- en regelgeving).. "... ".. "... "... "... "... " Samenhang interne en externe (accountants)controle """"."."."... """".. "."... ".". 5 3 Positionering en verantwoordelijkheden"".""".. """.. """"""."".. ".""".".. ".".".. ".".. ".".. " Positionering Interne Controle".""""""""."... ".""""... ".".".".. "."""" "."""."."... "".. " Verantwoordelijkheden proceseigenaren... ".""... "".. ".".".".. "."""""".. ".".. "."."".". 6 4 Aanpak interne controle."... "... ".. ".. ""... ""... "... ".".. ".. "... " "".. ""."""""" Significante posten en processen"."""."""".. """"""".""... ".".. "".".".".".".""".. "... " Proces overstijgende werkzaamheden... "... "... "... " "."... ".".".".".. ".".. ".. ".. " Aanpak en uitvoering werkprogramma's per proces""".".".".""." ".. ".. """.""".".. " Vastlegging... "... "... ".".. ".".. ".""."... ""... " "... "... ""... " Voldoen aan richtlijnen interne auditor COS 610. "."."." ".".".. ".. ".".. """".. ".""".. ". 9 5 Rapportage en documentatievereisten ".".. "... ".. ".. ""."".. "."."."... ".".. ".".. ".".. " Rapportagemomenten "... "."... "... " Inhoud rapportages... """.. """ """"... "".""... """ Afstemming met accountant "... """... ""... "".. "... ".""".""".".. "."""."""." Tijdsplanning... "... "... " "."."."... "... """."".. "." Bijlage 1: uit te voeren werkzaamheden.. ".. "... ""... "... ""... """... """.. ".".".. " "... "... " Bijlage 2: Richtlijnen uitvoering interne controle en.. ".".. ".. "."."".".".. "."".""."".".. "".""""19 foutenevaluatie... "... "... "... ".. "... "... "."... "... "19 Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 2 van 21

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding: Het college draagt cf. art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Om hier invulling aan te geven zal jaarlijks het interne controleplan worden bijgesteld en vastgesteld door het College. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente Veenendaal in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar Zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Het is de nadrukkelijke intentie van het College van B&W en het management van de organisatie om de interne controle verder te optimaliseren. In de boardletter 2014 en het accountantsverslag 2014 heeft de accountant aangegeven dat de huidige IAF niet in alle opzichten voldoet aan de voorwaarden. Hierdoor kan de externe accountant niet volledig steunen op de uitgevoerde interne controles. De IAF functie van gemeente Veenendaal t/m 2014 is primair gefocust op rechtmatigheidsaspecten waarbij jaarlijks een toets wordt gedaan via deelwaarnemingen of is voldaan aan de rechtmatigheidsaspecten. De controle is niet risico-gericht en getrouwheidsaspecten (focus op volledigheid, juistheid en tijdigheid) zijn niet of beperkt in de interne controles meegenomen. Dit plan is de basis om te komen tot een nieuwe aanpak. 1.2 Doel van het plan Dit plan biedt de basis om jaarlijks te bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zal zijn. Gemeente Veenendaal wil haar interne controle doorontwikkelen waarbij de focus niet meer ligt op het jaarlijks uitvoeren van rechtmatigheidscontroles, deelwaarnemingen en interne controles ten behoeve van de accountant maar waarbij de interne controle primair is gericht op het onderkennen en toetsen van de risico's en beheersingsmaatregelen in de processen en het jaarlijks toetsen van deze beheersingsmaatregelen die waarborgen dat de procesrisico's zijn afgedekt. Het uitgangspunt hierbij is dat afstemming plaatsvindt met de accountant zodat de minimale werkzaamheden voor de accountants zijn gewaarborgd. De doelstelling van gemeente Veenendaal is een zelf controlerende organisatie waarmee de organisatie in control wil zijn. Dit interne controleplan beschrijft de aanpak van de controle en de doorontwikkeling op korte termijn en lange termijn om zo een zelf controlerende organisatie te worden. Dit controleplan is een overkoepelend plan. Onderdeel van dit deelplan is het uitvoeringsplan interne controle Dit uitvoeringsplan wordt gebruikt voor de borging van de juiste controles op de korte termijn. Hierin zijn de controles opgenomen die minimaal over 2015 uitgevoerd moeten worden. Voor de doorontwikkeling op de lange termijn (voor 2016) worden werkprogramma's per werkproces opgesteld. Voor alle processen worden eind 2015 en 2016 werkprogramma's per proces opgesteld met hierin de risico's en beheersmaatregelen van het betreffende proces, de vertaling van het normenkader naar het werkproces, de jaarlijks uit te voeren controles voor het desbetreffende proces en de bevindingen en aanbevelingen vanuit voorgaande jaren die jaarlijks worden voorzien van een follow up. Hierin wordt ook de Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 3 van 21

4 follow up van de bevindingen van de accountant geborgd. Een belangrijke basis voor deze werkprogramma's is de inventarisatie van risico's en beheersmaatregelen. Per proces worden de risico's en beheersmaatregelen in het proces middels een brainstormsessie met een brede afvaardiging vanuit de organisatie (proceseigenaar, financieel, juridisch) geïnventariseerd. De centrale vraag bij elke processtap is: "wat kan er fout gaan?" en "hoe hebben we dit afgedekt in het proces?". De werkprogramma's per proces zijn een goede leidraad waarmee de organisatie in de komende jaren zelfstandig de interne controles kan uitvoeren. De resultaten uit interne controles en onderzoeken geven informatie over in hoeverre de gemeente Veenendaal beheersing heeft over de bedrijfsvoering, of 'in control' is. 1.3 Waarom interne controle? Interne Controle heeft als doel om onvolkomenheden in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Feitelijk moet de interne beheersing geborgd zijn in de lijn, dus in de processen. Wanneer de procesbeheersing in de lijn goed op orde en inzichtelijk is, voorkomt dit veel onnodig controlewerk achteraf. Reparatie achteraf kost meer tijd dan goede beheersing vooraf. Daarom wil gemeente Veenendaal haar interne beheersing ook door ontwikkelen waarbij de focus op de interne beheersing meer in de lijn wordt gelegd. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Interne controle begint bij procesbeheersing. Het inventariseren van de procesrisico's en de beheersingsmaatregelen die de procesrisico's verminderen zijn een belangrijke pijler voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de interne controle. Elke proceseigenaar dient een beeld te hebben van het "wat kan er fout gaan in mijn proces" en" welke maatregel heb ik getroffen om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt". De controle in de 1 e lijn moet geborgd zijn in het werkproces, dit betekent niet dat op alle afdelingen jaarlijks diverse controles middels steekproeven worden uitgevoerd, maar dat in het werkproces de beheersmaatregelen zijn geborgd waarbij de beheersmaatregelen zichtbaar zijn gemaakt. Vervolgens voert de IAF functie jaarlijks een toets uit waarbij men de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen toetst. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Gezien de aangekondigde wijzigingen van de commissie vernieuwing BBV wordt de interne beheersing in de toekomst belangrijker omdat het College een soort 'In Control' verklaring moet gaan afgeven. Dit betekent dat de procesbeheersing goed op orde moet zijn en de ambtelijke organisatie moet kunnen aantonen aan het College dat de getrouwheid en rechtmatigheid op orde is. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 4 van 21

5 2 Kader interne controle 2.1 Wettelijk kader (externe wet- en regelgeving) Het wettelijke kader voor de interne controle is geregeld in: Externe kaders: Gemeentewet BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) Kadernota rechtmatigheid Interne kaders: Controleprotocol 2015 Normenkader 2015 Interne wet- en regelgeving Het wettelijke kader is uitgebreid weergegeven in het controleprotocol en normenkader. 2.2 Samenhang interne en externe (accountants)controle Een doelstelling van het Interne Controleplan is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij het Interne Controleplan, waarbij het college wel de eigen verantwoordelijkheid blijft houden. Volgens de Controle en Overige Standaarden (ook wel COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen worden in hoofdstuk 4 van dit plan nader uitgewerkt. Het Interne Controleplan sluit aan op het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. 3 Positionering en verantwoordelijkheden 3.1 Positionering Interne Controle De IAF functie van de gemeente Veenendaal is gepositioneerd als onderdeel van het team financiën waarbij deze formeel wordt aangestuurd door de concerncontroller (dit is een recente wijziging in de aansturing). De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie in de organisatie en maakt geen onderdeel uit van een afdeling. De concerncontroller kan de directie rechtstreeks adviseren. Op deze manier is de onafhankelijkheid van de IAF ook geborgd. Formeel maken de 2 IAF medewerkers nog onderdeel uit van afdeling Middelen en afdeling Strategie en Control. Zij hebben echter wel een onafhankelijke rol en zitten niet in het proces waarbij zij buiten de afdelingsmanager om kunnen rapporteren. In de Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 5 van 21

6 komende maanden wordt nader onderzocht hoe de onafhankelijke rol als intern controleur het beste vormgegeven van worden. 3.2 Verantwoordelijkheden proceseigenaren Het is de doelstelling om de verantwoordelijkheid voor de procesbeheersing te borgen op de afdelingen bij de proceseigenaren. In 2015 wordt hier de eerste aanzet toe gegeven door samen met de proceseigenaren de risico's en beheersmaatregelen in beeld te brengen inclusief de daaruit voortvloeiende bevindingen en aanbevelingen. De proceseigenaren worden zelf primair verantwoordelijk voor het zichtbaar maken van de beheersmaatregelen in de processen en de opvolging van de aanbevelingen. De nog op te stellen werkprogramma's per proces staan onder gedeelde verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd van de afdeling waar het proces onder valt en de IAF. Het is de doelstelling om de nieuwe werkprogramma's in de periode oktober mei 2016 op te stellen waarbij de proceseigenaren actief worden betrokken bij het opstellen van de nieuwe werkprogramma's per proces. In de deelplannen per proces is in kaart gebracht welke beheersingsmaatregelen nog niet aanwezig en zichtbaar zijn. Hiervoor zijn actiepunten geformuleerd voor de proceseigenaar. De interne controle medewerker heeft een belangrijke regiefunctie in de monitoring van de follow-up van deze actiepunten. De opvolging van de actiepunten zijn noodzakelijk om te komen tot een procesgerichte interne controle. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het zichtbaar maken van de beheersingsmaatregelen in zijn proces en de opvolging van de voorgestelde nieuwe beheersingmaatregelen. Tevens is de proceseigenaar verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van de gevraagde documenten voor de uitvoering van de interne controle. Hiermee wordt een efficiency slag gerealiseerd waardoor de interne controle medewerker meer een regie rol krijgt en de afdeling verantwoordelijk is voor het tijdig en juist aanleveren van de documenten. De proceseigenaren worden op deze manier ook directer betrokken in de uitvoering van de interne controle waardoor een betere afstemming plaatsvindt tussen de interne controlemedewerker en de proceseigenaren. De verwachtingen van de IAF medewerker en de proceseigenaren wordt zo beter op elkaar afgestemd. De interne controleplannen per proces worden jaarlijks herzien. De IAF heeft hierin een regiefunctie. Deze spreekt het interne controleplan per proces jaarlijks door met de proceseigenaar. De wijzigingen worden uitgewerkt, waarna het aangepaste plan wordt aangeboden aan het afdelingshoofd van de proceseigenaar. De afdelingen moeten ook tussentijdse wijzigingen in de externe en interne wet- en regelgeving melden aan IAF medewerker. Tevens moet de medewerker interne controle gedurende het jaar na gaan of er wet- en regelgeving (extern en intern) is gewijzigd. Zowel de proceseigenaren als de medewerker interne controle hebben hierin een signa leri ngsfu nctie. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 6 van 21

7 4 Aanpak interne controle 4.1 Significante posten en processen De bedrijfsprocessen die relevant zijn voor de interne controle hebben wij geselecteerd op basis van de financiële geldstromen (middels de zogenoemde IV3-rapportage begroting 2015). De bedrijfsprocessen die van interne controle moeten worden voorzien zijn als volgt: 1. Proces financiële administratie (met hierin diverse deelprocessen zoals memoriaalboekingen, tussenrekeningen, debiteurenadministratie, IV3, urenregistratie verantwoording enzovoorts) 2. Proces inkopen en aanbestedingen 3. Proces personeel en urenregistratie 4. Proces belastingen 5. Proces verstrekken uitkeringen en inkomensoverdrachten 6. Proces WMO 7. Proces jeugdzorg 8. Proces participatie 9. Proces subsidieverstrekkingen 10. Proces omgevingsvergunningen 11. Proces grondexploitatie 12. Proces subsidiebaten en SISA 13. Proces opbrengsten burgerzaken 14. Proces opbrengsten parkeren 15. Proces verhuren en pachten 16. Proces leerlingenvervoer 17. Proces geautomatiseerde gegevensverwerking 4.2 Proces overstijgende werkzaamheden Jaarlijks dienen de volgende proces overstijgende activiteiten te worden uitgevoerd : Actualisatie normenkader rechtmatigheid. Eventuele aanpassingen controleprotocol na wijzigingen regelgeving. Actualisatie interne controleplan en werkprogramma's per proces Afstemming met de accountant voor aandachtspunten bij de interne controle. 4.3 Aanpak en uitvoering werkprogramma's per proces Voor de aanpak en uitvoering maken wij een knip tussen de korte termijn en de lange termijn. Op korte termijn (september januari 2016) ligt de focus op de uitvoering van de interne controle waarbij de juiste controles worden uitgevoerd. Deze zijn weergegeven in bijlage 1. Tevens worden bij de uitvoering in het najaar 2015 de aanwezige beheersmaatregelen in de processen in kaart gebracht en worden bevindingen en aanbevelingen geformuleerd wanneer beheersmaatregelen in de processen ontbreken. Tevens worden de bevindingen en aanbevelingen van de accountant uit voorgaande jaren voorzien van een follow up. Ook ligt de focus op een goede en transparante vastlegging waarbij de accountant goed gebruik kan maken van de uitgevoerde werkzaamheden door de IAF. Hiervoor worden gestructureerde vastleggingsformats gebruikt in 2015 inclusief formats voor de uitvoering van de deelwaarnemingen die waarborgen dat de juiste controles zoals zijn weergegeven in bijlage 1 worden uitgevoerd. Voor de lange termijn worden werkprogramma's opgesteld per proces die een procesgerichte en risicogerichte controle waarborgen in de toekomst. De Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 7 van 21

8 werkprogramma's per proces zijn voor de komende jaren het spoorboekje voor de uit te voeren controles maar ook het spoorboekje voor de doorontwikkeling van de procesbeheersing. Feitelijk is dit een gedeeld spoorboekje waarbij de primaire verantwoordelijkheid bij de proceseigenaar komt te liggen en de IAF medewerker toezicht uitoefent op de opvolging van het spoorboekje. De opzet van elk proces is in kaart gebracht in de interne controleplannen per proces (onderdeel risicoanalyse). De interne controle zal zoveel mogelijk procesgericht plaatsvinden. Op dit moment zijn de beheersingsmaatregelen van een aantal processen nog onvoldoende om een volledige procesgerichte controle uit te voeren. Wanneer belangrijke beheersingsmaatregelen in het proces niet aanwezig of zichtbaar zijn en hierdoor het risico niet voldoende afdekken, moeten aanvullende gegevensgerichte controles worden uitgevoerd. De huidige status van de inrichting van de processen vindt u in de separaat opgestelde interne controleplannen per proces. De opbouw van de nog op te stellen werkprogramma's per proces is als volgt: 1. Doelstelling controle. Hierin wordt de controledoelstelling van de onderliggende financiële geldstroom opgenomen. Moet deze op juistheid (kosten) of volledigheid (opbrengsten) worden gecontroleerd en wat zijn de posten in de programmarekening en de balans die gerelateerd zijn aan de processen? 2. Wet- en regelgeving van toepassing op het proces en de impact hiervan op de interne controle. Hier wordt ingegaan op de relevante wet- en regelgeving en rechtmatigheidsaspecten van het desbetreffende proces inclusief de toelichting hoe dit geborgd is in het proces en de uitvoering van de interne controle 3. Risicoanalyse. In dit hoofdstuk zijn de risico's en beheersmaatregelen in het betreffende proces weergegeven. Deze risico's en beheersmaatregelen zijn het vertrekpunt van de interne controle en beschrijven overzichtelijk de beheersing van het proces. Hierin wordt niet alleen gefocust op financiële risico's maar ook aandacht besteedt aan juridische risico's en eventuele niet-financiële risico's. 4. Overzicht bevindingen en aanbevelingen. In dit overzicht zijn de bevindingen en aanbevelingen weergegeven die uit de risicoanalyse komen. Jaarlijks wordt over deze bevindingen en aanbevelingen gerapporteerd. 5. Werkzaamheden interne controle. Hierin worden concreet de werkzaamheden van de interne controle beschreven inclusief de uit te voeren werkzaamheden. Dit begint met de beoordeling van de opzet (door middel van een jaarlijkse actualisatie van de risicoanalyse met de proceseigenaar waardoor de procesbeheersing in beeld is), vervolgens het bestaan van het proces waarbij door middel van een lijncontrole het proces in beeld wordt gebracht. Vervolgens wordt de werking van de beheersmaatregelen beschreven waarbij via deelwaarnemingen de werking wordt getoetst. In het najaar 2015 worden werkprogramma's opgesteld voor de volgende processen: Proces inkopen en aanbestedingen Proces WMO Proces jeugdzorg Proces participatie In het eerste halfjaar 2016 worden de werkprogramma's voor de overige processen opgesteld. De uitvoering van de interne controle 2016 kan dan uitgevoerd worden door middel van de nieuwe werkprogramma's. Het controlejaar 2015 is een tussenjaar waarbij we de uitvoering en vastlegging verbeterend en ons meer focussen op procesgerichte controles indien dit mogelijk is. In bijlage 1 is een totaaloverzicht opgenomen van de nieuwe controles. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 8 van 21

9 In bijlage 2 zijn de richtlijnen voor de uitvoering van de interne controle opgenomen en de foutenevaluatie. 4.4 Vastlegging De vastlegging van de interne controles (het uitvoeren van lijncontroles en deelwaarnemingen) vindt plaats in de ontwikkelde formats hiervoor in excel. In deze formats zijn de controlepunten opgenomen en wordt middels een hyperlink verwezen naar het onderliggende document. De vastlegging vindt plaats in een vooraf vastgestelde mappenstructuur. 4.5 Voldoen aan richtlijnen interne auditor COS 610. De uitgevoerde werkzaamheden van de IAF binnen gemeente Veenendaal worden door de accountant gebruikt. Na aanscherping van de regelgeving in 2014/2015 zijn de eisen om als accountant te kunnen steunen op de werkzaamheden van de IAF aangescherpt. Dit betekent dat de accountant alleen kan steunen op de werkzaamheden van de IAF wanneer de onafhankelijkheid en de deskundigheid van de IAF zijn gewaarborgd. Tevens moet een review worden uitgevoerd op de werkzaamheden van de interne controle medewerkers en moeten de interne controlemedewerkers onafhankelijk kunnen rapporteren. Wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan de accountant een (beperkte) review uitvoeren op de werkzaamheden van de IAF. Wanneer dit niet zo is dan moet de accountant zelf meer werkzaamheden doet waarbij deze gebruik kan maken van de uitgevoerde werkzaamheden van de intern controleur. Het primaire doel van de interne controle is het verbeteren van de beheersing van de processen. Het secundaire doel is het verlengstuk naar de accountant waarbij een optimale afstemming met de accountant qua werkzaamheden wordt nagestreefd. 5 Rapportage en documentatievereisten 5.1 Rapportagemomenten Over de uitvoering van de interne controle wordt gerapporteerd. Deze rapportage moet niet alleen gericht zijn aan de accountant maar moet primair gericht zijn aan het MT en het College. Er komt een wijziging in het BBV aan waarbij het college verantwoording moet afleggen via een soort "in control statement" dat de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Verantwoording van de uitkomsten van de interne controle aan het MT en het College wordt daarom belangrijker. Naar verwachting wordt dit in 2018 ingevoerd. Jaarlijks wordt in november de uitkomsten van de interne controle gerapporteerd via een interne controle rapportage waarbij de bevindingen en aanbevelingen worden weergegeven inclusief prioriteitstelling. De rapportage zal meer gericht zijn op de procesverbetering (tactisch niveau) en wat minder op de daadwerkelijke uitkomsten van de steekproeven (operationeel niveau). Na het uitvoeren van de interne controle op een proces wordt gerapporteerd aan de proceseigenaar. De proceseigenaar krijgt de mogelijkheid om een reactie te geven op de bevindingen en aanbevelingen van de IAF. Deze rapportage is de basis voor de overkoepelende rapportage naar het MT en het College. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 9 van 21

10 5.2 Inhoud rapportages De minimale inhoud van de rapportages is als volgt: Rapportage per proces: Deze rapportage heeft de volgende minimale inhoud: 1. Uitkomsten risicoanalyse proces waarbij met kleur wordt aangegeven of de beheersmaatregelen per risico effectief, deels effectief of niet effectief zijn (voor 2015 wordt dit voor een aantal processen gedaan, vanaf 2016 voor alle processen. Wel wordt voor alle processen een beknopte risicoanalyse n.a.v. de uitvoering van de interne controle opgenomen in 2015). 2. Overzicht van bevindingen en aanbevelingen inclusief eventuele geconstateerde fouten en uit te voeren herstelacties n.a.v. de uitgevoerde interne controle waarbij de proceseigenaar zijn reactie kan geven op de bevindingen en aanbevelingen. In dit overzicht is de prioriteitstelling ook aangegeven met prioriteit hoog (dit jaar opvolgen), prioriteit midden (opvolgen op middellange termijn) en prioriteit laag (opvolgen op langere termijn) 3. Totaaloordeel proces. Met dit totaaloordeel wordt aangegeven of het proces in beheersing is of niet. Het format voor deze rapportage is al ontwikkeld en beschikbaar. Eerste rapportage voor interim-control.e accountant Deze rapportage heeft de volgende minimale inhoud: 1. Inleiding 2. Ontwikkelingen en actualiteiten die effect hebben op de interne beheersing 3. Status interne beheersing in de organisatie 4. Overzicht oordeel per proces ten opzichte van het voorgaande jaar 5. Belangrijkste bevindingen met onderscheid tussen nieuwe bevindingen en opvolging bevindingen voorgaande jaren inclusief een overzicht van geconstateerde fouten en onzekerheden. Hierin wordt tevens ook ingegaan op de opvolging van de managementletter voorgaand boekjaar. 6. Aandachtspunten interne controle 2e halfjaar Afsluitende rapportage na àfrondinq controles Na de afronding van de controles in het boekjaar wordt via een addendum op de eerste rapportage na de interim-controle ingegaan op: Opvolging managementletter accountant Opvolging herstelacties die in de eerste rapportage zijn opgenomen Status opvolging bevindingen en aanbevelingen met prioriteit hoog (aanbevelingen met hoge urgentie) De rapportages worden besproken in het MT en ter informatie naar het College gestuurd. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 10 van 21

11 5.3 Afstemming met accountant De gemeente Veenendaal streeft naar een zelfcontrolerende organisatie. De accountant maakt gebruik van de werkzaamheden en rapportages van de IAF. Een goede afstemming tussen de IAF en de accountant zorgt van beide kanten voor een efficiënt proces. De interne controleplannen per proces worden afgestemd op de verwachtingen van de accountant. De verwachtin en van de accountant zï n als vol t: Opzet kopie gewijzigde procesbeschrijving aanwezig (bij voorkeur di itaal Test werkzaamheden medewerker interne controle zet de selectie uit en stemt periodiek met de accountant af van welke stukken hij een ko ie wil ontvan en. In welke mate de interne controlefunctie binnen de gemeente voldoet aan COS 610 (richtlijnen voor de accountant om te steunen op werkzaamheden van de IAF) wordt nader afgestemd met de accountant. 6 Tijdsplanning De jaarlijkse cyclus voor de interne controle is als volgt: Periode Actie Betrokken medewerker(s) Mei Actualisatie normenkader, controleprotocol IAF en overkoepelend controleplan September - Uitvoering interne controle inclusief IAF en afdelingen december vastlegging. Deelwaarnemingen over 1 e halfjaar of t/m 30 september van het desbetreffende jaar Rapportage per proces en bespreking uitkomsten met de proceseigenaar Eind Rapportage interne controle voor het MT IAF november Begin Bespreking rapportage interne controle met IAF december het MT. Daarna verzending naar het College ter informatie Eind Interim-controle door de accountant. IAF november/ Ondersteuning accountant zodat deze de begin controle zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren. december December - Uitvoering resterende interne IAF en afdelingen februari controlewerkzaamheden Februari Addendum rapportage interne controle IAF t.b.v. het MT Februari - Afronding controle door accountant - IAF april Ondersteuning accountant zodat deze de controle zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 11 van 21

12 Bovenstaande is uitgewerkt in een detailplanning inclusief urenraming en betrokken intern controleurs. Jaarlijks wordt door de IAF een gedetailleerde tijdsplanning opgesteld wat een sturingsmiddel is voor een tijdige uitvoering en waarbij tevens maandelijks de voortgang wordt besproken met de concerncontroller en teamcoördinator financiën. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 12 van 21

13 Bijlage 1: uit te voeren werkzaamheden Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 1 Financiële administratie Uit te voeren controles: -Memoriaal boekingen -Controle 25 memoriaalboekingen -Treasury -Controle van een aangegane en verstrekte geldleningen -Controle afletteren tussenrekeningen -Beheer tussenrekeningen -Controle 5 begrotingswijzigingen -Schattingen -Doornemen applicatiebeheer en afdekking risico's digitale factuurafhandeling -Kostenplaatsen -Controle urenregistratie (volledigheid tijdschrijven en autorisatie door juiste teamleider/ -Begrotingswijzigingen afdelingsmanager/ projectleider) -IV3 en rapportageverplichtingen -Vastlegging en rapportage Rijk -Kapitaallasten Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden -BTW en BTW Compensatiefonds -Algemene uitkering -Applicatiebeheer Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 13 van 21

14 Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 2 Inkopen en aanbestedingen Uit te voeren controles: -Aanbestedingen -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te -Bestelling identificeren -Controle autorisatie facturen 25 keer met knip in investeringen, grondexploitatie, -Levering voorzieningen en exploitatiefacturen -Factuurafhandeling -Controle betaling facturen 25 keer (doortrekken selectie facturen) -Betaling -Controle mutaties crediteurenstambestanden (25 keer) -Applicatiebeheer -Crediteurenanalyse > inclusief onderbouwing crediteuren boven de 2 ton -Vastlegging en rapportage Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden 3 Personeel en urenregistratie Uit te voeren controles: -Vaste mutaties -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te -Variabele mutaties identificeren -Controle standenregister over 2 maanden in 2015 met een formele controle (autorisatie en -Declaraties controle standenregister) en een materiële controle (controle mutaties via steekproef) -Salarisbetaling -Controle 25 onkostendeclaraties (functiescheiding tussen indienen, autorisatie leidinggevende en nacontrole medewerker P&O) -Controle 2 salarisbetalingen (betaalbatch zichtbaar afgestemd met standenregister en betaalstaat van RAET) -Aansluiting tussen financiële administratie en salarisadministratie -Juistheid invoer stamgegevens -Controle WNT Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 14 van 21

15 Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 4 Belastingen Uit te voeren controles: -Mutaties belastingbestand -Lijncontrole gecombineerde aanslag -Invoer tarieven -Lijncontrole mutaties belastingapplicatie (kadaster, KvK, omgevingsvergunningen, overige -Gecombineerde aanslag mutaties) -Losse aanslagen -Cijferanalyse volledigheid belastingopbrengsten -Inning -Controle juistheid tarieven in belastingapplicatie (conform vastgestelde tarieven) -Verwerking in financiële -Aansluiting tussen belastingapplicatie en financiële administratie administratie -Steekproef op 5 verwerkingsverslagen mutaties (zijn de uitvallijsten zichtbaar beoordeeld) -Controle juistheid vrijstellingen 5 Uitkeringen en Uit te voeren controles: inkomensoverdrachten -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te -aanvraag identificeren -behandeling en beschikking -Test 25 uitkeringen met formele (beheersmaatregelen) en materiële controles met een -kwaliteitstoets selectie op basis van mutaties WWB, IOAW, IOAZ, BBZ -uitkeringsadministratie -Aansluiting tussen financiële administratie en uitkeringsadministratie -re-integratie: factuurafhandeling -uitbetaling -herindicatie Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden WWB, IOAW, IOAZ, BBZ Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 15 van 21

16 Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 6 WMO Uit te voeren controles: -Aanvraag en behandeling -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te -Beschikking identificeren -WMO administratie -Test 25 uitkeringen met formele (beheersmaatregelen) en materiële controles met een -PGB: sociale verzekeringsbank selectie op basis van WMO mutaties -gecontracteerd: -Aansluiting tussen financiële administratie en WMO administratie factuurafhandeling -gecontracteerd: betaling Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden 7 Jeugdzorg Uit te voeren controles: -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te identificeren -Testwerkzaamheden 8 Participatie Uit te voeren controles: -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te identificeren -Testwerkzaamheden 9 Grondexploitatie Uit te voeren controles: -Aankopen -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces met als doel de beheersmaatregelen te -Verkopen identificeren - Herziening grondexploitaties -5 grondaankopen -5 grondverkopen -Vastlegging en rapportage Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 16 van 21

17 Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 10 Omgevingsvergunningen Uit te voeren controles: -Beleid -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Aanvraag -Controle 15 verstrekte omgevingsvergunningen -Behandeling -Controle aansluiting financiële administratie en sub administratie omgevingsvergunningen -Beschikking -Vastlegging en rapportage -Facturatie -Inning Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden -Applicatiebeheer 11 Su bsid ieverstrekki ng Uit te voeren controles: -Beleid -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Aanvraag -Controle 7 subsidieverstrekkingen 2015 (5 grote en 2 kleine) -Behandeling -Controle 7 subsidievaststellingen 2014 in 2015 (5 grote en 2 kleine) -Beschikking -Aansluiting tussen subsidie-administratie en financiële administratie -Betaling -Vastlegging en rapportage Doortrekken deelwaarnemingen laatste maanden 12 Subsidiebaten en SISA Uit te voeren controles: -Aanvraag -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Beschikking -Tussentijdse controle 2 subsidiebaten (één SISA en één niet-sisa) -Ontvangst -Vastlegging en rapportage -Verantwoording -Afrekening 13 Leges burgerzaken Uit te voeren controles: -Beleid -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Aanvraag -Controle aansluiting kasregister met financiële administratie en beoordeling kasprocedure -Verstrekking -Kastelling op overval moment -Betaling -Cijferanalyse opbrengsten t.o.v. voorgaande jaren en begroting -Afdracht aan het Rijk -Vastlegging en rapportage -Applicatiebeheer Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 17 van 21

18 Nr. Proces Werkzaamheden voor interim-controle 14 Opbrengsten huren en pachten Uit te voeren controles: -Contracten beheer -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Mutaties -Cijferanalyse opbrengsten t.o.v. voorgaande jaren en begroting -Facturatie -Aansluiting tussen financiële administratie en sub administratie -Inning -Vastlegging en rapportage 15 Opbrengsten parkeerbelasting Uit te voeren controles: -Registratie -Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. - Lediging -Controle juistheid tarieven parkeeropbrengsten -Financiële verwerking -Test 25 ledigingen op juiste en volledige verwerking -Indien mogelijk: quasi goederenbeweging opstellen van kaartjesautomaten - aantal uitgegeven kaartjes * tarief = verwachte opbrengst. Toetsen met werkelijk opbrengst 16 Leerlingenvervoer Uit te voeren controles: -Aanvraag en behandeling - Uitvoeren één lijncontrole van begin - eind proces. -Beschikking -5 controles verstrekking leerlingenvervoer -In natura : uitbetaling aan leverancier 17 Geautomatiseerde Uit te voeren controles: gegevensverwerking Vastlegging via vragenlijst "geautomatiseerde gegevensverwerking" -Logische toegangsbeveiliging -Vastlegging en rapportage -Wijzigingsbeheer -Applicatiebeheer Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 18 van 21

19 Bijlage 2: Richtlijnen uitvoering interne controle en foutenevaluatie Voor de interne controles zullen onderstaande criteria worden betrokken. De criteria 1 t/m 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. De criteria 7 t/m 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid. 1. Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Voorbeelden: legesbedragen en facturen; 2. Valuteringscriterium, het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. Voorbeelden: aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen; 3. Leveringscriterium, juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Voorbeelden: inkoop van goederen/diensten; 4. Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer; 5. Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Voorbeelden: legesopbrengsten, OZB, rioolrechten, afvalstoffenheffing en grondverkopen; 6. Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheers handeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies; 7. Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheers handelingen. Voorbeelden: subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving; Het voorwaardencriterium bestaat uit de volgende criteria: de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (denk aan hoogte en duur); de bevoegdheden; het voeren van een administratie; het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. 8. Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: overschrijding van het programma. 9. M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Voorbeelden: subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen. Bij de toetsing van de werking van de interne controlemaatregelen moeten de betreffende controlemaatregelen door de interne controlemedewerkers door middel van deelwaarnemingen worden overgedaan (ge-repreformed). Het aantal keren te toetsen is afhankelijk van de frequentie dat een bepaalde beheersmaatregel in de lijn wordt uitgevoerd. In onderstaande tabel zijn de aantallen weergegeven: Soort controj Frequentie van de Aantal deelwaarnemlngen beheersmaatregel toetsing beheersmaatregel door Interne controle Handmatige controle Dagelijks of meerdere keren per 25 dag Handmatige controle Wekelijks 5 Handmatige controle Maandelijks 2 Handmatige controle Per kwartaal 2 Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 19 van 21

20 Handmatige controle Jaarlijks 1 Controle in a licatie N.v.t. 1 Als bij het toetsten fouten worden ontdekt, moeten de aantal te toetsen beheersmaatregelen worden verhoogd met 60% (bij 25 naar 40, bij 5 naar 8 en bij 2 naar 4). Als bij de aanvullende deelwaarnemingen weer fouten worden geconstateerd dan wordt er uitgegaan van een niet/onvoldoende functionerende interne controle. Dit zal leiden tot een gegevensgerichte controle, waarbij omvangrijk steekproeven getrokken worden. De aantallen voor de deelwaarneming moeten aselect via een bepaalde methodiek bepaald worden. Bijvoorbeeld elke 25e factuur of via een programma. Wanneer een proces in opzet niet voldoet om een procesgerichte controle uit te voeren, moeten aanvullende gegevensgerichte controles worden uitgevoerd. Deze gegevensgerichte controles moeten specifiek gemaakt worden. Dit zal in overleg met de accountant plaatsvinden naar aanleiding van de interim-controle. De aantallen voor de gegevensgerichte controle moeten in overleg met de accountant bepaald worden. Als er fouten worden geconstateerd moet eerst worden vastgesteld of het financiële fouten of niet-financiële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtspunten voor de AO/IC en worden gerapporteerd maar worden niet meegenomen in de fouteneva 1 uatie. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Als die analyse van de gevolgen van de gevonden foutoorzaak voldoende fouten boven tafel haalt, is extrapolatie niet meer nodig. Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat de accountant er rekening mee moet houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom nodig. Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In feite zijn het structurele fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig. Er wordt altijd uitgezocht hoe de fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden. Als de fout is ontstaan in het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd dan kan deze worden hersteld. Als de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het herstellen van de fout alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie. Als de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. De steekproef wordt uitgebreid op het aspect van de geconstateerde fout. Bijvoorbeeld als de inkomsten foutief worden gekort behoefd enkel de steekproef te worden uitgebreid op het onderdeel inkomsten korting. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 20 van 21

21 Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: De gemeenteraad is bevoegd om een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld Als subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de gemeenteraad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de i ndem n iteitsprocedu re. Op basis van een hardheidsclausule kan het college bevoegd zijn om per geval een onrechtmatigheid goed te keuren. Het college kan dit enkel voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad. Interne controleplan gemeente Veenendaal 2015 Pagina 21 van 21