Bijlage 4. Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Transcriptie

1 Bijlage 4 Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Geactualiseerd door een werkgroep uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten Waarom dit schema? Collega s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen.

2 Werkwijze schema Het schema bestaat uit meerdere onderdelen. Elk deel vertegenwoordigt een bepaalde categorie verzoekers. Alvorens het schema kan worden geraadpleegd moet er een identificatie van de verzoeker plaatsvinden. Daarna kunt u dan in het betreffende deel van het schema een richtlijn terugvinden voor de behandeling van het verzoek. Stap 1: De identificatie van de verzoeker Om het schema op een goede manier te gebruiken is het eerst noodzakelijk om het verzoek te identificeren. Daarbij gaat het om de combinatie wie vraagt? en waarvoor is het nodig?. Voorbeeld: Een overheidsinstantie kan een verzoek om gegevensverstrekking indienen, maar om als overheid (afnemer) behandeld te worden dient deze overheidsorganisatie dit wel te doen voor de uitvoering van een toegewezen. De combinatie van deze twee aspecten is bepalend. De verzoekers zijn ingedeeld in de volgende categorieën: Schema 1 - Afnemers: overheid, bestuursorganen, uitvoering publiekrechtelijke taken; Schema 2 - Bijzondere derden: aangewezen, verkrijgt gegevens via GBA-netwerk, schriftelijke verstrekking is in uitzonderlijke gevallen mogelijk gemaakt; Schema 3 - Verplichte derden: gerechtelijke procedure, dagvaarding, gerechtelijke werkzaamheden horen verplicht tot de taak van deze verzoeker; Schema 4 - Vrije derden: gemeentelijk beleid, verordening; Schema 5 - Overig: verstrekking mogelijk, niet op basis van de of de gemeentelijke verordening. Stap 2: Het gebruik van het schema Als u bij stap 1 hebt bepaald met welke categorie verzoeker u te maken hebt, kunt u naar het desbetreffende deel van het schema gaan. U zult dan zelf kunnen constateren dat de behandeling van een verzoek uit een bepaalde categorie in de regel hetzelfde is. Voor elke categorie geldt namelijk een bepaalde hoofdregel in de behandeling van een verzoek. N.B. In een paar gevallen is verstrekking mogelijk zonder dat de de basis is van deze verstrekking. Bovenstaande werkwijze is dan niet van toepassing. Zie voor voorbeelden van deze situaties schema 5. Het is noodzakelijk om altijd eerst te bepalen of het een verzoek betreft dat ingedeeld kan worden in schema 1, 2, 3 of 4.

3 Toelichting bij het schema Onderstaand treft u een algemene toelichting bij de kolommen van het schema aan. Soms is het nodig een bepaalde situatie of onderwerp uit het schema nader toe te lichten. In dat geval treft u die toelichting bij het schema aan. Wie Hieronder vindt u de verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indienen om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de werknaam aangeduid. Waarvoor Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk voor de identificatie van het verzoek (zie Stap 1). Welke categorie In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde geldt dat deze groep slechts via GBAberichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij binnen de ruimte van artikel 100 opnemen in de GBA-verordening. Welke gegevens Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming algemene-, verwijs- en bijzondere gegevens. Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding) Er komen in het schema drie mogelijkheden voor: 1. Niet mogelijk: het is voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst, gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de gevraagde gegevens toch verstrekt. 2. Mogelijk: u kunt aan de verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken. 3. Toetsing noodzakelijk: u dient, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.

4 Leges In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven: 1. Ja: U kunt leges op grond van uw eigen gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Aangezien dit eigen beleid is van de gemeente, adviseren wij u altijd goed kennis te nemen van uw eigen legesverordening. 2. Nee: Spreekt voor zich. 3. 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt wel het zogenaamde postkamertarief in rekening brengen. De basis voor dit tarief is artikel 37a van de Regeling GBA. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat schriftelijk informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. De verzoeker heeft in principe wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. In tegenstelling tot andere bedragen in de legesverordening, wordt dit bedrag niet geïndexeerd. Uitzonderingen: Gerechtsdeurwaarders (afnemer) op basis van een convenant tussen de NVVB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders geldt hier een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een no-hit-bericht (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het GBA-netwerk) kan leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA. Extra werkzaamheden: hoewel een afnemer geen legeskosten hoeft te betalen, is het wel mogelijk extra werk te belasten met leges, conform de eigen legesverordening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorzoeken van de persoons- of archiefkaartenbestanden voor een notaris. Bijzondere wetgeving: Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere wetten gaven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moesten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens kosteloos verstrekt moeten worden (voorbeelden: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en Wet uitkeringen burger-oorlogsslachtoffers). Let hierbij wel op het verschil tussen "kosteloos" en "legesvrij". Het postkamertarief is immers geen leges. 4. Kosteloos: De NVVB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen. Basis In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag. Protocollering Het wel of niet protocolleren is niet afzonderlijk vermeld in het schema. Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet te protocolleren (art 103, lid 3 ). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven indien hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet). In geval van een (niet vaak voorkomend) verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen bepaalt u dan, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden.

5 Niet verstrekken Er kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt. De verstrekking moet dan geweigerd worden. In bepaalde gevallen kan verstrekking dan mogelijk zijn gemaakt middels de verordening waarin invulling wordt gegeven aan verstrekkingen op grond van artikel 100 (vrije derden). Hieronder treft u aantal voorbeelden aan: Advocaten Als de verstrekking niet is ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten) Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie) Notarissen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak Zorgverzekeraars Uitvoering van een privaatrechtelijke taak

6 Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Schema 1 Afnemers Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als de overheid. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Andere gemeenten (Afdeling Burgerzaken / Publiekszaken) Andere gemeenten (anders dan Burgerzaken / Publiekszaken) Bibliotheek (als onderdeel van de gemeente) Binnengemeentelijke afdeling of -dienst Buitengewoon opsporingsambtenaar (bijvoorbeeld in het Openbaar Vervoer) De onbezoldigd benoemde ambtenaar door de overheid (v.b. Cannock Chase, Invoned of DBO) Centraal justitieel incassobureau (voor het innen van verkeersboetes) Gerechtsdeurwaarders (publiekrechtelijke taken) Uitvoering Afnemer Uitvoering Afnemer Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak Afnemer Uitvoering Afnemer Controle (identificatieplicht); opmaken proces-verbaal. (bijvoorbeeld bij zwartrijden in het openbaar vervoer) Uitvoering (bijvoeging van betreffend mandaatbesluit) Afnemer Afnemer Uitvoering Afnemer Uitvoering van publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet. Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen Afnemer Niet mogelijk Advies: kosteloos Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk Eigen beleid gemeente Niet mogelijk Eigen beleid gemeente Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 (zie ook toelichting over leges) (incidenteel) Art. 96 (systematisch) (incidenteel) Art. 96 (systematisch)

7 Schema 1 Afnemers Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als de overheid. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Informatie Beheer Groep Uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering Afnemer Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) Uitvoering Afnemer Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr) Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak. Volgens gemeentelijke verordening Afnemer Niet mogelijk Eigen beleid gemeente (incidenteel) Art. 96 (systematisch) Notarissen () Overheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en politie Zorgverzekeraars Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeelden: -verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht -openbare veiling (Boek 3 BW, artikel 268, icm Wet op het Notarisambt, artikel 2) Afnemer Uitvoering Afnemer Uitvoering. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke de gegevens worden gevraagd. (bijvoorbeeld Zorgverzekeringswet of AWBZ) Zie voor een overzicht van verzekeraars: Afnemer Niet mogelijk 2,27 (zie ook toelichting over leges ivm extra werkzaamheden) Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening

8 Samenwerkingsverbanden Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Diverse samenwerkingsverbanden zijn mogelijk. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn dit: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan of een centrumgemeente. Alleen in het geval van een ingesteld openbaar lichaam is er in het kader van de sprake van een buitengemeentelijke afnemer en kunnen er in principe gegevens verstrekt worden. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is. Meer informatie over de verstrekking van gegevens in het kader van de Wgr kunt u vinden in de BPR Kwaliteitsbrochure nummer 43. Cannock Chase, Invoned, DBO, etc. Dergelijke organisaties zijn toch geen afnemer? Waarom staan ze dan in Schema 1 Afnemers? Het schema geeft een richtlijn voor de behandeling van schriftelijke verzoeken uit de GBA. Met behulp van de toetsingscriteria uit het schema kan bepaald worden in welke categorie verzoekers het specifieke verzoek valt. Aan verzoeken van de genoemde ondernemingen is te zien, doordat zij een kopie van het mandaatbesluit meesturen, dat een overheidsinstelling iemand tot ambtenaar met bepaalde publiekrechtelijke bevoegdheden benoemt. Daarom valt een dergelijk verzoek onder de categorie 'afnemers'. Eigenlijk is het niet nodig om deze categorie verzoekers apart te benoemen, omdat het verzoek feitelijk van een andere overheidsinstelling komt. Voor de herkenbaarheid van dergelijke verzoeken en door het feit dat dergelijke verzoeken toch geregeld voorkomen, kiest de werkgroep ervoor om deze verzoeken toch apart te benoemen in het schema.

9 Schema 2 Bijzondere derden Dit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als zodanig behandeld. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Geautoriseerd door minister voor GBAverstrekkingen FIOM Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn. Zie lijst op onder GBA, Informatiebank, Procedures, Landelijke Tabellen Opsporen van personen (bijv. familieleden) Bijzondere derde Bijzondere derde taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR2003/U66312) taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR 4 aug 2005) Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverord ening Art. 99 lid 1 Art. 68b Besluit GBA Art. 99 lid 3 Art. 68c1 Besluit GBA Pensioenfondsen en ziekenhuizen Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 geeft aan dat artikel 88 lid 4 van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van. Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen. Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 88, lid 4 ) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voorwaarden van artikel 100 van de van dien.

10 Schema 3 Verplichte derden Hier gaat het niet meer om de overheid. Het gaat hier om derden, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. Verplicht betekent: je kunt niet om de GBA heen. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Advocaten (te vinden via Buitenlandse EUoverheden Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding, inclusief de voorbereiding van (mogelijke) gerechtelijke procedure. Verstrekking van gegevens is voorgeschreven in een Nederlands algemeen verbindend voorschrift Verstrekking van gegevens is voorgeschreven in een Nederlands algemeen verbindend voorschrift Verplichte derde Verplichte derde Verplichte derde verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Algemene gegevens en verwijsgegevens Algemene gegevens en verwijsgegevens Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA) idem idem Ja, op grond van de legesverordening Ja, op grond van de legesverordening Ja, op grond van de legesverordening Art. 98 Art. 98 Art. 98 Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: buitenlandse advocaten) Verstrekking van gegevens is voorgeschreven in een Nederlands algemeen verbindend voorschrift. Verplichte derde Algemene gegevens en verwijsgegevens idem Ja, op grond van de legesverordening Art. 98

11 Buitenlandse advocaten Op basis van artikel 98 kan ook toegang tot de GBA worden verleend aan in het buitenland gevestigde advocaten, mits eveneens wordt voldaan aan alle voorwaarden van artikel 98. De verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan een advocaat is in de termen van de de verstrekking aan een derde. In artikel 98 is bepaald dat aan een derde op schriftelijk verzoek een gewaarmerkt afschrift wordt verstrekt van de algemene gegevens en de verwijsgegevens voor zover de verstrekking van die gegeven is voorgeschreven in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift en worden gevraagd door een derde die uit hoofde van ambt of beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden is belast. Advocaten kunnen geacht worden uit hoofde van hun beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden belast te zijn. Dat betekent nog niet dat aan de beroepsgroep van advocaten in het algemeen toegang wordt verleend tot de GBA. Er moet ook voldaan zijn aan het vereiste dat de verstrekking van de door een advocaat gevraagde gegevens noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Hierbij moet met name gedacht worden aan de uitvoering van bepalingen van het Nederlandse wetboek van burgerlijk rechtsvordering. Aangezien deze bepalingen zijn geschreven voor Nederlandse gerechtelijke procedures zullen alleen advocaten die bij een Nederlandse rechtbank zijn ingeschreven zich op de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift kunnen beroepen. Dat kunnen ook buitenlandse advocaten zijn, zoals artikel 2a van de Advocatenwet laat zien. In dit wetsartikel is geregeld dat onder bepaalde voorwaarden advocaten die in een andere lidstaat zijn gevestigd om inschrijving als advocaat in Nederland kunnen verzoeken.

12 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Buitenlandse EUoverheden Volgens gemeentelijke verordening (er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!) Vraag de burger om toestemming (zie toelichting). Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) Volgens gemeentelijke verordening. er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Vraag de burger om toestemming (zie toelichting). Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid) Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Vraag de burger om toestemming (zie toelichting). Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Vraag de burger om toestemming (zie toelichting). Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Culturele organisaties

13 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Fondsverwervende organisaties Instellingen of organisaties ten behoeve van bijvoorbeeld: maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, etc. Kerken (niet zijnde de SILA) Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijke) ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Migrantenorganisaties Natuurlijke personen Onderwijsinstellingen (zie ook onderstaande tekst bij Scholen ) Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Ouderenorganisaties Patiëntenverenigingen Pensioenfondsen

14 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Reclassering/verslaafdenz org Sportorganisaties en -verenigingen Thuiszorgorganisaties Vakorganisaties Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Volgens gemeentelijke verordening (voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank) Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Vrouwenorganisaties Woningbouwverenigingen /woningcorporaties Ziekenhuizen Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm zorg Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd

15 Toelichting vrije derde De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer. De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100. Crematoria en begraafplaatsen Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. 1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 ). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 ). Zie schema "afnemers". 2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA. Scholen Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. Vaak wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. Een afschrift uit de GBA is echter vaak helemaal niet nodig. Zie hiervoor het artikel GBA-uittreksel niet nodig bij inschrijving school in Burgerzaken & Recht, jaargang 2001, nummer 6, pagina De commissie meent dat er geen grond is om op basis van de gegevens te moeten verstrekken aan scholen. Aan de burger zelf kan echter altijd een uittreksel van zichzelf of zijn minderjarig kind worden verstrekt als hij dit toch wenst. Geef wel de informatie dat het voor dit doel niet nodig is. Er worden aan de burger wel leges in rekening gebracht als hij toch een uittreksel wenst voor dit doel. Caribische landen en het Caribische deel van Nederland De Caribische landen zijn: Aruba, Curaçao en Sint-Maarten. Onder het Caribisch deel van Nederland vallen: Bonaire, Sint-Eustatius en Saba (openbare lichamen BES). De is geen rijkswet en daarom alleen van toepassing op het Europees deel van Nederland. De Wet Basisadministraties persoonsgegevens BES is alleen van toepassing op het Caribische deel van Nederland (openbare lichamen BES). Aruba, Curaçao en Sint-Maarten zijn zelfstandige Caribische landen binnen het Nederlandse Koninkrijk en hebben hun eigen verordeningen. Ten aanzien van deze landen en gebiedsdelen is het mogelijk om gegevens uit de GBA te verstrekken op grond van: 1. artikel 100a van de De gegevensuitwisseling op grond van dit artikel vindt slechts plaats in het kader van de bijhouding van de GBA en de bevolkingsadministraties van de Caribische landen en het Caribische deel van Nederland. 2. artikel 100 van de De Caribische landen en het Caribisch deel van Nederland zijn aan te merken als (vrije) derden in de zin van de. Dit maakt verstrekking op grond van artikel 100 mogelijk.

16 Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen De GBA is er voor de Nederlandse overheid. Verstrekkingen aan andere verzoekers (derden) worden zonodig expliciet mogelijk gemaakt door de. De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) of buitenlandse rechtspersonen is niet expliciet geregeld in de. Dit betekent dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen alleen aan de orde is op grond van artikel 98 (verstrekking van gegevens is voorgeschreven in Nederlands algemeen verbindend voorschrift zie bij Verplichte derde ) en 100 (volgens de gemeentelijke verordening en aan rechtspersonen zonder winstoogmerk of natuurlijke personen). De verstrekking op grond van artikel 100 moet gerechtvaardigd worden door een dringende maatschappelijke behoefte, zoals benoemd in de, artikel 100, lid 1 onder a. Dit betekent dat er sprake moet zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg (bijvoorbeeld: ziekenhuizen) of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken, zodat de wachtlijsten in de Nederlandse instellingen kunnen worden weggegewerkt. Bij een verstrekking op grond van artikel 100, sub a, gelden altijd de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dat houdt in dat de verstrekking in een juiste verhouding moet staan tot het nagestreefde doel en dat het doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Naar aanleiding van antwoorden op kamervragen die de afgelopen jaren aan bewindspersonen over dit onderwerp zijn gesteld, adviseert de NVVB uit voorzorg om de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming te laten verlenen voor dergelijke verstrekkingen. Als een verzoek niet voldoet aan de kaders die artikel 98 of 100 van de stelt, moet een verzoek van een buitenlandse instelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) worden afgewezen. Zie voor verstrekkingen aan buitenlandse advocaten de toelichting bij Schema 3 Verplichte derden. Extra toetsingscriterium bij verzoek van buiten de EU EU De meeste verzoeken waar de voorgaande paragraaf op doelt zullen afkomstig zijn vanuit een ander land binnen de Europese Unie. Niet EU Artikel 100, lid 3, van de wet GBA noemt een extra toetsingspunt bij verzoeken van buiten de Europese Unie. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staan specifieke bepalingen voor gegevensverkeer naar deze landen. De hoofdregel is dat persoonsgegevens alleen mogen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau. Een overzicht van landen die een passend beschermingsniveau hebben kunt u vinden op als u zoekt met de zoekterm 'passend beschermingsniveau'.

17 Hoe moet u omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie of rechtspersoon? In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen en buitenlandse rechtspersonen mogelijk maken (zie artikel 100 ) of moet de verstrekking van de gegevens in een Nederlands algemeen verbindend voorschrift worden voorgeschreven (zie artikel 98 en bij Verplichte derde ). Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal verstrekking op grond van artikel 100 slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB in de verordening daaraan de voorwaarde te verbinden dat er sprake moet zijn van een Nederlands publiek belang en dat de ingeschrevene vooraf toestemming verleent. Vanzelfsprekend vindt in dat geval geen verstrekking plaats, als er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA. Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al, buiten de GBA om, op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk ook uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met alimentatieverplichtingen of aan verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlandse ingezetenen. In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de GBA ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde loket. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander loket. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Zie ook daarvoor het artikel van Corrie Ebbers in B&R nummer 6 uit Ook verzoeken inzake internationale alimentatieverplichtingen moeten niet bij de gemeente, maar bij het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) worden ingediend. Het komt geregeld voor dat er in een verzoek van een ambassade of een consulaat verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer van 24 april Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de toegang tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene. Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens. De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.

18 Schema 5 Bijzondere gevallen en uitzonderingen Verzoeken die niet in te delen zijn onder 1, 2, 3 of 4, maar waarvoor wel specifiek geregeld is dat gegevensverstrekking mogelijk is. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK) Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ) Zie BPR-Kwaliteitsbrochure nr. 30 Meestal spoedeisende vragen! Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBA Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. ( art. 34,1,a,1-6) Niet mogelijk Ja Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ) Wetenschappelijke onderzoekers (bijv. faculteiten) Wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek Art. 109 Wet GBA Art. 67 Besluit GBA Niet protocolleren! verband met het onderzoek Niet mogelijk Ja Art. 109 ; Art. 67 Besluit GBA Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK s) Protocollering In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verstrekkingen aan de AMK s niet geprotocolleerd dienen te worden. Leges Het Agentschap BPR stelt dat de AMK s geen afnemers of derden zijn in de zin van de en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten hun eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.