Klachtenregeling Ongewenst Gedrag

Transcriptie

1 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag

2 Besluitvormingskader Instemming HR : 10 juli 2015 Vaststelling CvB : 21 augustus 2015 Ingangsdatum : 1 september 2015

3 1 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag Inhoudsopgave I. ALGEMEEN... 1 Artikel 1 Definities... 1 Artikel 2 Doel van de regeling... 1 Artikel 3 Ongewenst gedrag... 1 Artikel 4 Behandeling ongewenst gedrag... 2 Artikel 5 Geheimhoudingsplicht... 2 II. VERTROUWENSPERSOON... 2 Artikel 6 Taken van de vertrouwenspersoon... 2 Artikel 7 Geheimhoudingsplicht vertrouwenspersoon. Verschoningsrecht... 2 III. KLACHT... 2 Artikel 8 Klacht... 3 Artikel 9 Ontvangst en doorsturen... 3 Artikel 10 Wraking en verschoning... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. IV. ZITTING EN ADVIES... 3 Artikel 11 Voorbereiding van de zitting... 3 Artikel 12 Hoorzitting... 4 Artikel 13 Nader onderzoek... 4 Artikel 14 Uitspraak en Advies... 4 Artikel 15 Advies zonder hoorzitting... 5 Artikel 16 Bemiddeling en voorlopige voorziening... 5 V. BESLUIT COLLEGE VAN BESTUUR... 5 Artikel 17 Maatregelen... 5 Artikel 18 Besluit... 6 VI. INTERNE BEPALINGEN VAN DE COMMISSIE... 6 Artikel 19 Omvang, samenstelling... 6 Artikel 20 Benoeming, zittingstermijn en ontslag... 6 Artikel 21 Ondersteuning... 7 Artikel 22 Gevallen waarin het reglement niet voorziet... 7 Artikel 23 Inwerkingtreding... 7

4 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 11 I. ALGEMEEN Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: Beklaagde: Bezoeker: Cursist: Klachtencommissie: Instelling: Instellingsbestuur: Klacht: Klager: Medewerker: RvT: Reglement: Student: Vertrouwenspersoon: Voorzitter: Werkdag: WHW: De medewerker, student of bezoeker ter zake van wiens gedrag een klacht inzake ongewenst gedrag is ingediend bij de klachtencommissie ongewenst gedrag. Degene die zich op uitnodiging op de terreinen van de Christelijke Hogeschool Ede bevindt, niet zijnde een medewerker, student of cursist. Degene die anders dan als student gerechtigd is tot het gebruikmaken van de onderwijsvoorzieningen van de Christelijke Hogeschool Ede. In dit reglement wordt onder cursist ook verstaan ex-cursist. De klachtencommissie, zoals bedoeld in deze regeling. Christelijke Hogeschool Ede, de hogeschool die uitgaat van de Stichting Christelijk Hoger Beroepsonderwijs op Gereformeerde Grondslag. College van Bestuur van de instelling. Een door een klager bij de klachtencommissie ongewenst gedrag ingediende klacht met betrekking tot ongewenst gedrag. De medewerker, student of bezoeker die bij de klachtencommissie een klacht indient ter zake van ongewenst gedrag. Degene die onder welke titel ook, werkzaam is bij of werkzaamheden verricht voor de Christelijke Hogeschool Ede. In dit reglement wordt onder medewerker ook verstaan oud-medewerker. Raad van Toezicht, verbonden aan de instelling. Het onderhavige reglement. Degene die bij de Christelijke Hogeschool Ede als student op grond van de WHW gerechtigd is tot het gebruikmaken van de onderwijsvoorzieningen. In dit reglement wordt onder student ook verstaan een aanstaande student, een voormalige student een extraneus, een voormalig of aanstaande extraneus. Met aanstaande student of extraneus wordt bedoeld de persoon die al concrete handelingen heeft verricht om zich te doen inschrijven bij de hogeschool. De functionaris zoals bedoeld in de regeling vertrouwenspersoon. De voorzitter van de Klachtencommissie. Dag, niet zijnde zaterdag, zondag, noch een officiële feest- of vakantiedag conform de CHE-jaarplanning. De Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek Voor overige begripsbepalingen zij verwezen naar artikel van de Onderwijs- en examenregeling. Artikel 2 Doel van de regeling Het doel van deze regeling is het mogelijk maken dat studenten, medewerkers, bezoekers en cursisten bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen wanneer zij in studie- of werkomgeving worden geconfronteerd met ongewenst gedrag. Daarnaast is de regeling bedoeld om het mogelijk te maken klachten over ongewenst gedrag in te dienen, te onderzoeken en af te handelen. Tevens dient deze klachtenregeling om te voorzien in de bescherming van de belangen van de klager en beklaagde tijdens het onderzoeken en afhandelen van de klacht. Artikel 3 Ongewenst gedrag Onder ongewenst gedrag wordt, in ieder geval, verstaan: 1. (Seksuele) intimidatie: Jegens een ander persoon ongewenste (seksuele) toenadering zoeken, verzoeken om gunsten, of ander verbaal/ non-verbaal/ fysiek ongewenst gedrag (van seksuele aard). Het ongevraagd verzenden van ongewenste seksueel getinte afbeeldingen of teksten, onder meer via internet en andere digitale mogelijkheden.

5 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 2 2. Discriminatie: Het in enigerlei vorm doen van uitspraken over, het verrichten van handelingen jegens of het nemen van beslissingen over personen, die beledigend zijn voor die personen vanwege hun ras, nationaliteit, etniciteit, culturele achtergrond, godsdienst, levensovertuiging, functiebeperking, geslacht of seksuele geaardheid, dan wel het maken van onderscheid op basis van deze factoren. 3. Agressie en geweld: Pesten, psychisch en/of verbaal en/ of fysiek lastig vallen, bedreigen stalken of aanvallen van anderen. In geval van een klacht wordt ook het dreigen met of het nemen van represailles door de beklaagde jegens de klager als agressie aangemerkt. 4. Tolereren van ongewenst gedrag: Het tolereren van ongewenst gedrag terwijl men in een positie verkeert waarin men maatregelen kan treffen om het gedrag te doen beëindigen wordt gelijk gesteld met ongewenst gedrag. Artikel 4 Behandeling ongewenst gedrag 1. Iedere student, bezoeker, cursist of medewerker die in zijn studieomgeving en/of werksituatie ongewenst gedrag ondervindt of heeft ondervonden, kan terecht bij een van de vertrouwenspersonen (zie artikel 7 e.v.) of een klacht indienen bij de klachtencommissie (zie artikel 9 e.v.). 2. De klachtencommissie doet uitspraak over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klachten die worden ingediend bij de klachtencommissie en adviseert het College van Bestuur omtrent de maatregelen die nodig zijn. Artikel 5 Geheimhoudingsplicht 1. Een ieder die ingevolge deze regeling kennis draagt en/of in het bezit is van schriftelijke stukken met betrekking tot een (mogelijk) geval van ongewenst gedrag is verplicht tot geheimhouding hiervan tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen. 2. Het niet voldoen aan het bepaalde in het vorige lid kan aangemerkt worden als plichtsverzuim en kan leiden tot het opleggen van een disciplinaire maatregel als bedoeld in artikel 17. II. VERTROUWENSPERSOON Artikel 6 Taken van de vertrouwenspersoon Een (oud)student, (ex)cursist of (oud)medewerker cursist die in zijn studieomgeving en/of werksituatie ongewenst gedrag ondervindt of heeft ondervonden kan bij de vertrouwenspersoon terecht voor: a. opvang, begeleiding, advies en nazorg bij de confrontatie met ongewenst gedrag; b. het zo nodig doorverwijzen naar ter zake deskundigen; c. inlichtingen die nodig zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de klacht en de mogelijkheden om een oplossing te vinden; d. advies en hulp m.b.t. verder te nemen stappen; e. advies, ondersteuning en/of bemiddeling bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en gedurende de daarop volgende procedure; f. nazorg na afloop van de klachtenprocedure. Artikel 7 Geheimhoudingsplicht vertrouwenspersoon. Verschoningsrecht 1. Vertrouwenspersonen zijn verplicht de identiteit van degenen die (al dan niet als klager of beklaagde) bij hen komen, geheim te houden. Ook andere gegevens in het kader van klachten of meldingen van ongewenst gedrag moet door de vertrouwenspersonen vertrouwelijk worden behandeld. Hiervan kan worden afgeweken als de student of medewerker daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. 2. De vertrouwenspersonen mogen geen stappen nemen zonder dat de medewerker of student daar nadrukkelijk om heeft gevraagd of daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. 3. Aan de vertrouwenspersoon komt het recht van verschoning toe: de vertrouwenspersoon hoeft geen antwoord te geven op vragen die door de Klachtencommissie kunnen worden gesteld. 4. Het bepaalde onder lid 1 en lid 2 geldt niet, indien wettelijke bepalingen anders bepalen. III. KLACHT

6 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 3 Artikel 8 Klacht 1. Studenten kunnen een klacht indienen bij het klachtenloket via het adres: [email protected] of bij de balie van Studentzaken. Medewerkers en cursisten kunnen een klacht rechtstreeks indienen bij de klachtencommissie, via het adres: [email protected]. 2. De klacht wordt ondertekend en bevat ten minste: a. de naam en het adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de klacht met vermelding van het tijdstip van ontstaan van de klacht en de gevolgen in heden en verleden, zo mogelijk met bewijsstukken; d. vermelding van de eventuele stappen die door klager zijn ondernomen, zo mogelijk met bewijsstukken. 3. Een klacht die later wordt ingediend dan twee jaren nadat de (laatste) gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft plaatsvond, wordt niet in behandeling genomen. In bijzondere gevallen kan hiervan door de klachtencommissie worden afgeweken. 4. Een klager kan zich laten vertegenwoordigen. Dan wordt bij de klacht een volmacht overgelegd waaruit blijkt dat de vertegenwoordiger is gemachtigd namens de klager te handelen. Vervolgens worden alle berichten en stukken die betrekking hebben op de klacht ook aan de gemachtigde toegezonden. Artikel 9 Ontvangst en doorsturen 1. De klacht wordt onverwijld doorgestuurd aan de klachtencommissie en het College van Bestuur. Aan de klager wordt medegedeeld dat de klacht wordt doorgestuurd aan de klachtencommissie. Zodra de klacht is ontvangen door de klachtencommissie wordt door de klachtencommissie de ontvangst aan de klager bevestigd. 2. Wanneer de klacht ten onrechte is geadresseerd aan en/of is ontvangen door de klachtencommissie, wordt de klacht teruggestuurd aan het klachtenloket zodat de klacht aan de juiste instantie kan worden voorgelegd. 3. De klachtencommissie stelt de klager in kennis van eventueel door hem gepleegde verzuimen en nodigt hem uit deze binnen een door de voorzitter gestelde termijn te herstellen. 4. De klachtencommissie zendt een omschrijving van de klacht dan wel een afschrift van de klacht aan de beklaagde, nadat deze door of namens de klachtencommissie mondeling is geïnformeerd over het feit dat er een klacht jegens hem of haar is ingediend. 5. De klachtencommissie bepaalt binnen twee weken na ontvangst van de klacht plaats en tijdstip waarop de hoorzitting zal plaatsvinden. Partijen wordt daarvan zo snel mogelijk op de hoogte gesteld. Artikel 10 Wraking en verschoning 1. Een lid van de klachtencommissie maakt geen deel uit van de behandeling van de klacht wanneer: a. het commissielid functioneel betrokken is bij de zaak of deel uitmaakt van de organisatorische eenheid waartoe de klager of beklaagde behoort; b. er tussen het commissielid en de klager of beklaagde een familierechtelijke betrekking bestaat; c. er met klager of beklaagde een persoonlijke betrokkenheid bestaat; d. dit lid eerder in de zaak is betrokken e. er andere feiten of omstandigheden zijn die een onpartijdig oordeel van het betreffende lid bemoeilijken. 2. Een ieder kan bovenstaande betrokkenheid bij de commissie onder de aandacht brengen. De commissie besluit zo snel mogelijk of er inderdaad sprake is van bedoelde betrokkenheid. Het commissielid wordt dan vervangen door de plaatsvervanger. IV. ZITTING EN ADVIES Artikel 11 Voorbereiding van de zitting

7 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 4 1. De klachtencommissie kan in voorbereiding van de zitting uit eigen beweging inlichtingen inwinnen. De organen en personeelsleden van de instelling verstrekken de klachtencommissie de gegevens en inlichtingen die de klachtencommissie voor de uitvoering van haar taak nodig acht. 2. Beklaagde mag ter voorbereiding van de hoorzitting een verweerschrift indienen. Dit moet uiterlijk een week voor de zitting bij de commissie ingediend zijn. Overige stukken moeten uiterlijk 4 dagen voor de zitting in bezit van de klachtencommissie zijn. Ontvangen stukken worden doorgestuurd aan de wederpartij. 3. Partijen worden tijdig schriftelijk uitgenodigd op de hoorzitting aanwezig te zijn. 4. Klager en beklaagde kunnen zich op de hoorzitting door een gemachtigde doen vertegenwoordigen of zich laten bijstaan. Daartoe wordt een schriftelijke machtiging overlegd aan de klachtencommissie. Ook kunnen klager en beklaagde getuigen en deskundigen ter zitting meebrengen, mits de namen van die personen uiterlijk vijf werkdagen voor de zitting schriftelijk worden opgeven aan de klachtencommissie onder vermelding van de naam en hoedanigheid van de betrokken personen. 5. De klachtencommissie kan op verzoek van partijen of naar eigen inzicht getuigen en/of deskundigen oproepen. De klachtencommissie stelt partijen hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. Artikel 12 Hoorzitting 1. De behandeling van de klacht vindt plaats in een besloten hoorzitting. Klager en beklaagde worden onafhankelijk van elkaar gehoord. 2. De voorzitter heeft de leiding van de zitting. Hij geeft elk der partijen de gelegenheid haar standpunt toe te lichten. Ter zitting dienen de aanwezigen zich te gedragen naar de aanwijzingen van de voorzitter. De voorzitter is bevoegd hen, die dit niet doen, te doen vertrekken. 3. Partijen kunnen de inhoud van de klacht en van het verweer alsmede de gronden, waarop deze berusten, tot aan de sluiting der zitting wijzigen, tenzij de klachtencommissie van oordeel is, dat de tegenpartij door deze wijziging onredelijk wordt benadeeld. 4. Indien voor de sluiting der zitting blijkt, dat het onderzoek niet volledig is geweest, kan de klachtencommissie bepalen, dat de behandeling ter zitting op een door de klachtencommissie te bepalen tijdstip zal worden voortgezet. Daarbij kunnen aan partijen aanwijzingen worden gegeven met betrekking tot het bewijs. 5. Voordat de behandeling ter zitting is gesloten, deelt de voorzitter mede, wanneer het advies zal worden uitgebracht. Artikel 13 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de commissie dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt, voor zover het informatie betreft die voor de op klacht te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kan zijn, in afschrift aan de leden van de commissie, klager en beklaagde, toegezonden. 3. De leden van de klachtencommissie, klager en beklaagde kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voor de behandeling van de klacht aangewezen voorzitter van de klachtencommissie een verzoek richten voor een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist omtrent een dergelijk verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in dit reglement die betrekking hebben op de hoorzitting zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 14 Uitspraak en Advies 1. De klachtencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over de uitspraak en het uit te brengen advies. De voltallige commissie besluit bij meerderheid van stemmen. 2. De commissie verklaart de klacht in haar uitspraak: a. niet ontvankelijk; b. ongegrond;

8 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 5 c. gegrond. De uitspraak houdt de gronden in waarop zij berust. 3. De uitspraak gaat vergezeld van een advies aan het College van Bestuur. Dit advies kan maatregelen bevatten op het rechtspositionele, justitiële en/of organisatorische vlak. Bij een ongegrond verklaring kunnen aanbevelingen ter rehabilitatie van de beklaagde worden gedaan. Bij een gegrond verklaring kan de klachtencommissie ook maatregelen voorstellen ten gunste van de klager, zoals: Studenten: - toewijzen van een andere begeleider; - een hernieuwde beoordeling van een studieonderdeel; - toewijzen van een andere stageplaats; Medewerkers: - vrijwillige overplaatsing; - vrijwillige wijziging van taken of functie. 4. Als de commissie tot het oordeel komt dat er sprake is van opzettelijk valse beschuldiging, rapporteert zij dit aan het CvB. 5. De uitspraak en het advies van de klachtencommissie worden door de voorzitter en secretaris ondertekend en bevat een verslag van de hoorzitting. 6. De klachtencommissie stuurt haar uitspraak en advies zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken na uitspraak naar het CvB. Een afschrift van de uitspraak en het advies wordt verzonden aan de klager en beklaagde. Artikel 15 Advies zonder hoorzitting De klachtencommissie kan in elke stand van de procedure zonder behandeling ter zitting onmiddellijk uitspraak doen en advies uitbrengen aan het College van Bestuur wanneer: a. De klacht kennelijk niet-ontvankelijk is; b. De klacht kennelijk ongegrond is; c. De klager en beklaagde hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord; of d. aan de klacht wordt volledig tegemoet gekomen en andere belanghebbenden worden daardoor niet in hun belangen geschaad. Artikel 16 Bemiddeling en voorlopige voorziening 1. De klachtencommissie kan de klager en de aangeklaagde na de hoorzitting verzoeken om onderling tot een vergelijk te komen. De klachtencommissie kan hierbij een voorstel doen voor een aan te wijzen bemiddelaar. Indien een vergelijk niet binnen twee weken tot stand is gekomen, zet de commissie de behandeling voort. 2. De klachtencommissie kan het College van Bestuur tijdens de procedure adviseren om een tijdelijke maatregel te nemen. V. BESLUIT COLLEGE VAN BESTUUR Artikel 17 Maatregelen 1. Het College van Bestuur kan na gegrondverklaring van een klacht besluiten tot maatregelen ten gunste van klager, als opgenomen in het advies van de klachtencommissie. 2. Het College van Bestuur kan na gegrondverklaring van de klacht besluiten tot het opleggen van de onderstaande maatregelen tegen de beklaagde. De maatregelen kunnen, afhankelijk van de concrete situatie en de aard en ernst van de klacht, zowel van preventieve als van corrigerende aard zijn, of een combinatie van beide. a. Medewerkers: één van de disciplinaire maatregelen zoals bedoeld in de CAO: i. schriftelijke berisping; ii. overplaatsing;

9 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 6 iii. schorsing voor ten hoogste drie maanden, met dien verstande dat deze termijn, indien de grond voor de schorsing nog voortduurt, eenmaal met ten hoogste drie maanden kan worden verlengd; iv. ontslag. v. Naast het bovengenoemde, behoren ook ordemaatregelen, waaronder de waarschuwing en toekenning van een ander lesrooster tot mogelijke maatregelen. b. Studenten en cursisten: i. Een waarschuwing; ii. Een berisping; iii. Overplaatsing naar een andere groep; iv. Een (on)voorwaardelijke ontzegging van de toegang tot (een deel van) de gebouwen, terreinen of voorzieningen voor de duur van ten hoogste één jaar; v. Weigering dan wel intrekking van de inschrijving van een student, of ontbinding van de cursusovereenkomst van de cursist; vi. in overleg met betrokkenen kan het College van Bestuur andere maatregelen nemen. c. Bezoekers: i. Verbreken van contacten met de desbetreffende derde(n) met vermelding en bekendmaking van de redenen die aanleiding hebben gegeven voor deze verbreking. Artikel 18 Beslissing 1. Het College van Bestuur neemt binnen twee weken na ontvangst van de uitspraak en het advies van de klachtencommissie een gemotiveerde beslissing. 2. Indien de beslissing op de klacht afwijkt van het advies van de commissie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies met de beslissing meegezonden. 3. Het College van Bestuur deelt het besluit zo snel mogelijk mee aan klager, de beklaagde, de klachtencommissie en de eventueel betrokken vertrouwenspersoon. 4. Een beslissing van het College van Bestuur met betrekking tot medewerkers naar aanleiding van een gegrondverklaring van een klacht door de klachtencommissie ofwel een rapportage over een opzettelijk valse beschuldiging, wordt opgenomen in het personeelsdossier. VI. INTERNE BEPALINGEN VAN DE COMMISSIE Artikel 19 Omvang, samenstelling 1. De klachtencommissie heeft 3 leden en bestaat uit een voorzitter, een docent-lid en een student-lid. Tenminste één van drie leden is een vrouw. 2. Voor alle leden worden plaatsvervangers benoemd. De vereisten die op grond van dit reglement gelden voor de benoeming van de leden zijn ook van toepassing op de plaatsvervangers van die leden. 3. De klachtencommissie houdt voltallig zitting. Bij de behandeling van een klacht worden betrokken die leden/plaatsvervangers die niet werkzaam respectievelijk niet ingeschreven zijn bij de academie die de opleiding verzorgt waarbinnen de klacht aanhangig is. 4. De leden van de klachtencommissie zijn functioneel onafhankelijk: het College van Bestuur kan aan de leden geen instructies geven ter zake van hun inbreng in het door de klachtencommissie uit te brengen advies. Artikel 20 Benoeming, zittingstermijn en ontslag 1. Binnen de commissie dient voldoende psychosociale, medische en juridische deskundigheid vertegenwoordigd te zijn. Tenminste één van de commissieleden die bij de behandeling van de klacht zijn betrokken is een vrouw. 2. De voorzitter en het docent-lid worden door het instellingsbestuur benoemd voor een termijn van ten minste drie en ten hoogste vijf jaar. Het student-lid wordt door het instellingsbestuur benoemd voor een termijn van ten minste een en ten hoogste twee jaar. Herbenoeming is mogelijk. De termijnen in dit artikellid zijn ook van toepassing op de benoeming van de plaatsvervangers. 3. De voorzitter dient te voldoen aan de volgende vereisten:

10 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag 7 a. voldoet aan de vereisten voor benoembaarheid tot rechterlijk ambtenaar, bedoeld in artikel 5 van de Wet rechtspositie rechterlijke ambtenaren; b. beschikt over kennis van de specifieke wet- en regelgeving in het hoger onderwijs en over voldoende processuele ervaring; c. bekleedt een positie buiten de hogeschool, die in voldoende mate onafhankelijkheid garandeert. 4. Het docent-lid wordt benoemd op voordracht van het personeel in de Hogeschoolraad. Als docent-lid van de klachtencommissie kunnen worden benoemd: personen die op grond van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd op basis van de CAO-HBO als docent, lector of onderzoeker bij de instelling werkzaam zijn. 5. Het student-lid wordt benoemd op voordracht van de studenten in de Hogeschoolraad. Als student-lid van de klachtencommissie kunnen worden benoemd: personen die als student zijn ingeschreven bij de hogeschool. 6. De functie van voorzitter of lid is onverenigbaar met die van lid van het College van Bestuur van de hogeschool, directeur en/of MT-lid van een academie of studentendecaan. 7. Het lidmaatschap eindigt door: a. het aflopen van de benoemingstermijn; b. het niet meer voldoen aan de eisen of hoedanigheden die bij de benoeming golden; c. het bereiken van de leeftijd van zeventig jaar; d. het uit hoofde van ziekte of gebreken ongeschikt worden om de functie te vervullen: e. alsmede in geval van bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak veroordeling wegens misdrijf; f. op eigen verzoek. Artikel 21 Ondersteuning 1. De klachtencommissie wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door het secretariaat van het College van Bestuur. 2. Het secretariaat houdt van de ingekomen bezwaren en bijbehorende stukken een archief bij. 1 Dit archief is uitsluitend toegankelijk voor het secretariaat, de voorzitter, hun plaatsvervangers. Het secretariaat draagt er zorg voor dat het dossier betreffende een procedure vijf jaar na de behandeling van het beroepschrift wordt vernietigd. Artikel 22 Gevallen waarin het reglement niet voorziet Over aangelegenheden die niet in dit reglement zijn geregeld, beslist de voorzitter van de klachtencommissie. Hij doet zo nodig de leden een voorstel toekomen tot wijziging of aanvulling van het reglement. Artikel 23 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 september 2015 en kan aangehaald worden als Klachtenregeling Ongewenst Gedrag. 1 Het gaat daarbij om de volgende documenten: klacht, beoordeling minnelijke schikking, advies, uitspraak. Zie de Selectielijst voor de administratieve neerslag van de openbaar gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen, HBO-Raad, Vereniging van hogescholen: Den Haag, februari 2012, p. 58, nr 111.