Zwembaden en intergemeentelijke

Transcriptie

1 94 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2014 / N 241 Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking Geleerde lessen van de pioniers Praktijk Intergemeentelijke samenwerking wordt naar voor geschoven als dé manier om de exploitatie van zwembaden haalbaar te houden. Enkele zwembaden die de kaart van intergemeentelijke samenwerking - elk op hun eigen manier - trokken, deelden hun ervaringen. Marjolein van Poppel stafmedewerker ISB [email protected] Dag 1, sessie 6 zwembaden en intergemeentelijke samenwerking Driek ten Haaf, diensthoofd vrije tijd en evenementen Overpelt An Jespers, sportfuntionaris Mortsel Stefaan Degryse, sportfunctionaris Moorslede Wendy Mortelmans, sportfunctionaris Heist-Op-Den-Berg Kim De Wever, beheerder site jeugd en sport Ternat Veerle De Clercq, diensthoofd sport Ninove (moderator) Erik Vermeulen, diensthoofd sport Temse (moderator) zwembad dommelslag Overpelt en Neerpelt - waarvan de dorpskernen op 500 meter van elkaar liggen - tellen samen inwoners. In 1997 viel de beslissing om intergemeentelijk een zwembad te bouwen. Dat viel bij de twee sportraden heel zwaar, maar dit was de politieke wil (de coalities waren in beide gemeentes dezelfde). Er kwam een intergemeentelijke werkgroep die een intercommunale en later een dienstverlenende vereniging werd in het kader van het decreet intergemeentelijke samenwerking. Behalve een intergemeentelijk project, was het ook een PPSproject. In 2003 opende het nieuwe zwembad de deuren. De Raad van Bestuur van de Dienstverlenende Vereniging Pelt komt zes keer per jaar samen en bestaat uit acht gemeenteraadsleden (vier van elke gemeente waarvan er drie stemrecht hebben) met onder andere de burgemeesters en de schepenen van Sport. Het diensthoofd vrije tijd is de secretaris, maar is ook gevraagd vanuit zijn expertise

2 zwembad // 95 tips Intergemeentelijke samenwerking is maatwerk. Investeer in het netwerk en het onderling vertrouwen. Bedrijfsculturen verschillen, dus leer elkaar en elkaars werking kennen. Visies van partners gelijkschakelen doe je via regelmatig overleg, zowel formeel als informeel. Creëer draagvlak (vertrouwen) bij beleid, verenigingen en scholen, sportraad en sportdienst (en de private partner) door voldoende overlegmomenten te voorzien (met beide sportraden, met scholen en verenigingen (ook in functie van subsidies: bij welke gemeente hoort de club?), het overlegcomité, Raad van Bestuur van de intercommunale). met zwembadbeheer. De intercommunale beslist over de concessie met de private partner, de tarieven en uurroosters voor scholen en clubs, de verdeling van de 10 gratis zwemnamiddagen en budget, strategie en activiteiten. De intercommunale adviseert de private partner over de tarieven voor het vrij zwemmen, communicatie, samenwerking met gemeentelijke (sport)diensten, initiatieven en investeringen. Daarnaast ontmoeten de private partners (lokale directeur en operationeel directeur van de groep) en gemeentelijke partners (schepenen van Sport en diensthoofd vrije tijd) elkaar maandelijks in een overlegcomité zoals opgenomen in de concessieovereenkomst. De agendapunten zijn dan exploitatie (tarieven, uurroosters, initiatieven en communicatie, cijfers, praktische problemen/ klachten), investeringen en aanpassingen van de concessie. Intergemeentelijk gezien is de samenwerking geslaagd - het zwembad is veel meer dan de som van de vroegere zwembaden en de voordelen zijn talrijker dan de nadelen: Voordelen Dit project realiseren had elke gemeente afzonderlijk niet gekund Betere verhouding exploitatie/ kwaliteit, betere dienstverlening Hinterland groter dan dat van beide gemeentes samen Inwoners van beide betrokken gemeentes zwemmen aan verminderd tarief Nadelen Intergemeentelijk gezien: geen. Eventueel: Territoriaal denken van beleidsmensen en ambtenaren Mate van betrokkenheid bij een intergemeentelijk PPS-project? Wat bij coalitiewissels? Invloed op het project? De samenwerking rond het zwembad heeft intussen geleid tot het formeel uitbreiden van het doel van de intercommunale. Binnen de intercommunale zijn er sinds 2014 twee activiteitencentra (zwembad en ondersteunende dienstverlening). Per activiteitencentrum is er een adviescomité met afgevaardigden uit beide gemeentes dat rapporteert aan de raad van bestuur. Concrete voorbeelden zijn informatica (bv. documentbeheersysteem), overheidsopdrachten (bv. telefooncentrale, verzekering), afstemmen van personeelsbeleid, samenwerking op het vlak van sportaanbod (afstemmen qua doelgroep, moment en prijssetting, gezamenlijke communicatie).

3 96 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2014 / N 241 rekenvoorbeeld neem je tijd Mortsel ( inwoners) staat voor het gegeven dat het zwembad in januari 2016 sluit en maakt plannen om een nieuw zwembad te bouwen met Hove (8.200 inwoners) en Boechout ( inwoners) als partners. Hieraan ging een traject van een jaar vooraf. In juni 2013 was er een meeting met (rand)gemeenten met de voorstelling van een haalbaarheidsstudie voor de bouw van een nieuw zwembad (evaluatie mogelijke locaties in de regio, type zwembad). Tijdens een tweede meeting eind 2013 werd verduidelijkt hoe de kosten gedeeld konden worden en kwam naar voor welke gemeenten echt interesse hadden. Hiermee ging de sportdienst verder aan de slag (verdeelsleutel, intentieverklaring...). Om de verdeelsleutel te bepalen, ging men na wat het aandeel van clubs, scholen en publiek was in het totale bezoekersaantal en de verdeling van gemeentes. De huidige bezetting (gesloten - club - school - publiek) werd in kaart gebracht en uitgezet tegen de ideale bezetting van het nieuwe zwembad. Het was de intentie om de openingsuren voor publiek, scholen, clubs en nieuwe gebruikers op te trekken naar een maximum zonder extra personeels- of energiekosten. Deze Tekort (exploitatie en investering): /week Uitgangspunt bezetting: publiek: 50% - scholen: 25% - clubs e.a.: 25% Publiek: 6.250/week 30% voor Mortsel, overige 70% overhevelen aan randgemeenten i.f.v. aantal zwembeurten voordeliger tarief voor zwemmers uit samenwerkende gemeenten Scholen: 3.125/week 50% voor Mortsel, overige 50% overhevelen aan gemeenten waarvan scholen komen zwemmen i.f.v. aantal zwemuren Clubs: 3.125/week gemeenten betalen i.f.v. aantal zwemuren clubs en specifieke doelgroepen (verzorgingscentra, G-sport, ) voordeliger tarief voor clubs e.a. uit samenwerkende gemeenten gegevens vormden de basis voor de verdeelsleutel voor de investering en exploitatie. De jaarlijkse kosten en verwachte opbrengsten werden tegenover elkaar uitgezet en het totaal verlies werd verrekend over de verschillende gebruikers van het zwembad en het aandeel per gemeente (zie rekenvoorbeeld). Zo ontstond een samenwerkingsvoorstel per doelgroep. Op die manier wordt de investerings- en exploitatiekost voor een deel mee gedragen door de samenwerkende gemeente. De rest zal waarschijnlijk terug naar Mortsel vloeien, tenzij men nog partners vindt Wat op papier mogelijk is, want de intentieverklaringen zijn zo opgesteld dat toetreden altijd kan. Schoolzwemmen als sleutelfactor In Moorslede ( inwoners) vond men voor de renovatie van het zwembad partners in de buurgemeenten Staden ( inwoners), Zonnebeke ( inwoners) en Langemark-Poelkapelle (7.800 inwoners). Met elk van deze gemeentes werd een andere afsprakennota (bedragen, modaliteiten) gemaakt. Het was de burgemeester (bevoegd voor sport) die met de secretaris, financieel beheerder, sportfunctionaris en TMVW de onderhandelingen leidde. Moorslede telt twee zwembaden en na een optimalisatie- en conceptstudie was in 2012 de tijd rijp om over te gaan tot één grondig gerenoveerd zwembad. In 2013 nam het nieuwe gemeentebestuur initiatief tot regionaal overleg. Na een aantal overlegmomenten leek half 2013 het kalf verdronken te zijn, maar de zomerperiode bracht raad. Staden zou participeren (via een engagementsverklaring) wat in januari 2014 leidde tot een definitieve overeenkomst. Zonnebeke en Langemark- Poelkapelle sprongen begin 2014 ook op de kar. De motivatie van deze gemeentebesturen waren het cijfermatig goed gedocumenteerd dossier waarbij het schoolzwemmen gevoelig ligt, de duidelijke

4 zwembad // 97 focus op het zachte zwemgebeuren (gezinnen, zwemlessen, baantjeszwemmen, seniorenzwemmen) en de aandacht voor energiezuinige en milieuvriendelijke maatregelen. Verder voelden de lokale politici ook aan dat er een evolutie is naar grotere stadsgewesten. Wil het beleid ook in de toekomst dicht bij de mensen blijven, dan moet men beroep doen op intergemeentelijke samenwerking. Dat schoolzwemmen een belangrijke motivatie is, wisten ze ook in Heist-op-den-Berg ( inwoners). Hun traject om tot intergemeentelijke samenwerking te komen voor de bouw van een nieuw PPS-zwembad richtten ze op schoolzwemmen. Initieel stelde Heist-op-den-Berg een open vraag naar samenwerking met de buurgemeenten. Reactie bleef uit omwille van de besparingen en het gegeven dat het project was opgesteld op maat van Heist-op-den-Berg. Op zoek naar linken die samenwerking toch mogelijk zouden maken, kwam men uit bij de schoolzwemmers. Een gevoelige materie en voor Heist-op-den-Berg een prioritaire doelgroep. 20% van de schoolzwemmers kwam van een buurgemeente en daar wilde men op verder werken. Heist-op-den-Berg koos hierbij bewust voor versterking van en samenwerking met de partijen (i.p.v. afkoop). Men wilde zwemwater aan dezelfde voorwaarden aanbieden aan de scholen van de buurgemeenten als voor de eigen scholen. De keuze om de uren niet te verkopen werd ingegeven door het feit dat er nog veel onbekende factoren waren en de keuze voor het opdrijven van het aantal schoolzwemmers. Het engagement van de buurgemeentes en -scholen helpt Heist-op-den-Berg om het scenario voor de private partner rond te krijgen. Men beseft dat schoolzwemmen voor de private partner niet de grootste bron van inkomsten is, maar het is een kleine zekerheid en bovendien ondersteunt het de regionale uitstraling van het zwembad. De intentieverklaringen die eind 2013 opgemaakt werden, worden concreet uitgediept op basis van een voortraject waarin de buurgemeente in overleg ging met de scholen of op basis van rechtstreeks contact met de betrokken scholen. Het streefdoel is te komen tot een duidelijk engagement van de scholen, dat omgezet wordt in schoolzwembeurten op jaarbasis. Uit het overleg over het nieuwe zwembad kwamen er tevens andere raakvlakken boven water en groeiden er andere overlegstructuren tussen de sector vrije tijd. kzij nwe ki zwe ij k ke bespreekbaar aanbod en openingsuren afstemmen De zwembaden van Ternat ( inwoners) en Liedekerke ( inwoners) (beiden TMVW) liggen op 5 kilometer afstand van elkaar. In plaats van met elkaar in concurrentie te treden, koos men ervoor samen te werken om te komen tot een meer efficiënte werking (inhoudelijk en kosten) zonder te raken aan de kwaliteit van het aanbod, elkaars complementariteit te waarborgen en het aanbod te vergroten. De samenwerking bestaat uit afstemming van de prijzen en het aanbod (niet alles lokaal ontwikkelen, openingsuren), delen van expertise (exploitatie, klantgerichtheid, personeelsinzet) en klantgerichtheid verhogen. Beurtenkaarten worden uitgewisseld waarbij dankzij de achterliggende software de inkomsten gaan naar het zwembad waar de kaart gebruikt is. In de praktijk leidde dit tot ruimere openingstijden op de twee locaties,

5 zwembad // 99 tips uit heist-op-den-berg Benader dit met een heel open geest. Vertrek vanuit het bekende en denk pragmatisch. Afhankelijk van het type samenwerking dat je nastreeft verschilt het voortraject en de benadering van mogelijke partners. transparantie in de tariefstructuur, toekomstgericht beheer (regionaal), nieuwe inzichten door kennisdeling en minder personeel. Bij de bezoekers waren er in beide richtingen wat verschuivingen. Pluspunten aan de samenwerking zijn het ruimere aanbod, de kostenbesparingen en de kennisdeling. De aandachtspunten zijn dat verandering weerstand oproept, je je eigenheid een stukje moet aanpassen en dat de opstart met investeringen (vb. tijd, software) gepaard gaat. Om dergelijke samenwerking tot een goed einde te brengen is goede communicatie naar de zwemmers (bv. gezamenlijk overzicht van de openingsuren) essentieel. Verder moet er zowel bij het bestuur als de administratie de nodige goodwill zijn. Het feit dat TMVW dit project lanceerde, hielp. Je moet ook durven innoveren met een open blik op toekomstgericht beheer en samen durven investeren. Verder is het belangrijk terug te koppelen naar het middenveld, het personeel te betrekken en een goede tijdsplanning te maken. // Driek ten Haaf twe k ijke nwe ki Ideeën uit Beerse en Overijse BEERSE // In Beerse zijn 30% van de scholen afkomstig van buiten de gemeente. Beerse verkocht de schoolzwemuren aan de gemeentebesturen van de drie omliggende gemeentes. Deze gemeentes betalen opdat hun scholen in Beerse kunnen gaan zwemmen. De scholen zelf betalen ook nog een bedrag per leerling aan een tarief dat hoger ligt dan dat voor de scholen van Beerse. Deze werkwijze met bevoorrechte partners zorgt voor extra inkomsten (contractduur: 3 jaar). Voor de zwemschool is er een soortgelijke regeling. Een van de buurgemeentes stapte hier mee in zodat de kinderen van die gemeente en Beerse voorrang hebben. OVERIJSE // Omdat Overijse de buurgemeentes niet meekreeg om intergemeentelijk een zwembad te bouwen, bouwde ze het noodgedwongen zelf. De tarieven voor niet-inwoners waren 50% hoger dan dat voor inwoners. Na een jaar op die manier te draaien en te registreren uit welke gemeentes de zwemmers (beurten en abonnementen) kwamen, stapte Overijse naar de twee buurgemeentes met het voorstel een derdebetalerssysteem in te voeren. Als de buurgemeente voor hun inwoners het inwonerstarief wenste, dan moest de gemeente het verschil - dat berekend werd op basis van de cijfers van het eerste exploitatiejaar - bijbetalen. De buurgemeenten gingen hierop in en het was een win-winsituatie: de buurgemeente droeg bij én er kwamen ook veel meer klanten uit de buurgemeentes zwemmen omdat ze een lager tarief betaalden. KENN ANK i n f o r m e r e n d i n s p i r e r e n d Meer lezen over dit onderwerp? zoek in de isb-kennisbank met de trefwoorden INTERGEMEENTELIJKE SAMENWER- KING, ZWEMBADEN, BEHEER EN EXPLOItatie