Voorschotfacturen. Voorschotfacturen. Een voorschotfactuur bestaat uit. Jaarlijkse beheersbijdrage

Transcriptie

1 Facturatie Groep IDEWE: een bondige uitleg voor uw KMO Als werkgever draagt u zorg voor het welzijn en de veiligheid van uw werknemers. Hiertoe dient u zich aan te sluiten bij een externe dienst. U heeft gekozen voor Groep IDEWE en wij danken u hiervoor. Groep IDEWE hanteert tarieven die gebaseerd zijn op de wettelijk verplichte jaarbijdragen (ook forfaitaire bijdragen genoemd)¹. U betaalt deze jaarbijdrage per werknemer en de grootte van deze bijdrage is afhankelijk van de risico s waaraan uw werknemers kunnen worden blootgesteld. Facturatie van wettelijk verplichte jaarbijdragen Bij de facturatie van de wettelijk verplichte jaarbijdragen wordt een onderscheid gemaakt tussen voorschotfacturen en de eindafrekening. Voorschotfacturen Eindafrekening Worden opgemaakt en verstuurd naargelang de ingeschatte wettelijk verplichte jaarbijdragen < 250 euro = 1 x/jaar euro = 2 x/jaar > 500 euro = 4 x/jaar Deze factuur wordt opgemaakt in de loop van de maand januari of februari volgend op het jaar waarop de voorschotfacturen betrekking hebben. Voorschotfacturen Een voorschotfactuur bestaat uit Jaarlijkse beheersbijdrage Het geheel (bij een éénmalige voorschotfactuur) of een gedeelte (bij meerdere voorschotfacturen) van de wettelijk verplichte jaarbijdrage voor het aantal werknemers dat is tewerkgesteld in de onderneming. Wordt 1 keer aangerekend, bij de eerste voorschotfactuur. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een jaarlijks onderworpen werknemer een 3- of 5-jaarlijks onderworpen werknemer een niet-onderworpen werknemer. Regionale kantoren IDEWE Antwerpen Tel antwerpen@idewe.be IDEWE Brussel Tel brussel@idewe.be IDEWE Gent Tel gent@idewe.be IDEWE Hasselt Tel hasselt@idewe.be IDEWE Leuven Tel leuven@idewe.be IDEWE Mechelen Tel mechelen@idewe.be IDEWE Namur Tel namur@idewe.be IDEWE Roeselare Tel roeselare@idewe.be IDEWE Turnhout Tel turnhout@idewe.be Belangrijk! 1. De voorschotfacturen houden geen rekening met een normale daling of stijging van het aantal werknemers in de loop van het jaar. 2. U betaalt een bijdrage per werknemer die wettelijk wordt vastgelegd. Deze bijdrage is niet gekoppeld aan prestaties. Onderworpen en niet-onderworpen werknemers Onderworpen werknemers zijn werknemers die aan bepaalde beroepsrisico s worden blootgesteld. Naargelang het risico moet een onderworpen werknemer ofwel jaarlijks, ofwel 3- of 5-jaarlijks op onderzoek komen. Niet-onderworpen werknemers zijn werknemers die niet aan beroepsrisico s worden blootgesteld. Concrete bedragen voor Jaarlijkse beheersbijdrage 103,37 Bijdrage voor jaarlijks onderworpen werknemer 120,60 Bijdrage voor 3- of 5-jaarlijks onderworpen werknemer 40,20 Bijdrage voor niet-onderworpen werknemer 17,22 ¹ Koninklijk besluit van 20/02/2002 tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk wat betreft de verplichte forfaitaire minimumbijdragen uit hoofde van de prestaties van de preventieadviseurs van die diensten, en wat betreft de erkenning van die diensten, en tot wijziging van verscheidene reglementaire bepalingen.

2 Eindafrekening Berekening De eindafrekening houdt (in tegenstelling tot de voorschotfacturen) wel rekening met de fluctuatie van het personeel in de loop van het afgelopen jaar. Via DIMONA (kruispuntbank) of uw sociaal secretariaat kennen wij uiteindelijk het werkelijke aantal werknemers op het eind van elk kwartaal. Indien dit om een of andere reden niet zo is, vragen wij de werkgever zelf om het aantal werknemers aan ons door te geven per brief. Hiermee kan de Groep IDEWE het gemiddeld totaal aantal werknemers berekenen. Dit aantal wordt afgerond. Kwartaal 1 + kwartaal 2 + kwartaal 3 + kwartaal 4 = N N/4 = gemiddeld totaal aantal werknemers Het verschil tussen het gemiddeld totaal aantal werknemers en de onderworpen werknemers geeft ons het aantal definitief te factureren niet-onderworpen werknemers. De eindafrekening vermeldt de som van de aangerekende voorschotfacturen en de uiteindelijk voor dat jaar definitief te factureren aantallen per categorie. Het verschil in min (credit) wordt gecrediteerd en het verschil in plus (debet) wordt bijkomend gefactureerd. Belangrijk om weten 1. Uw eindafrekening bevat een bijlage waarop enkel de namen van de onderworpen werknemers voorkomen. U vindt geen lijst van de niet-onderworpen werknemers. Daar is een technische verklaring voor: het aantal niet-onderworpen werknemers wordt immers berekend. 2. Het totaal aantal namen op de naamlijsten (of kwartaallijsten) wordt in de regel niet geteld. We baseren ons rechtstreeks op de gegevens van DIMONA, het sociaal secretariaat of de klant zelf. 3. Vanuit preventiestandpunt blijft het belangrijk om elke wijziging in de naamlijst door te geven of aan te vullen (met de functie en de beroepsrisico s want deze velden kent DIMONA bijvoorbeeld niet). Dit kan via de naamlijst die u elk kwartaal wordt toegestuurd of via ons elektronisch klantenportaal. Vergeet hierbij ook niet de langdurig inactieve werknemers te vermelden, met hun periode van inactiviteit. Indexatie Bij het bepalen van de voorschotten voor het nieuwe jaar vertrekken we van de totale bijdrage van het jaar voordien. U vindt deze terug op de hierboven vermelde eindafrekening. Op deze totale bijdrage wordt er een indexatie toegepast, die jaarlijks bij koninklijk besluit wordt vastgelegd. Indien u nog vragen heeft, dan kan u steeds terecht bij uw regionaal kantoor. Deze tekst bevat algemene informatie met als doel de principes van onze facturatie op een begrijpelijke manier toe te lichten. Uitzonderingen zijn steeds mogelijk. De weergegeven informatie en tarieven worden meegedeeld onder alle voorbehoud. Bijlage 1 Voorbeeld voorschotfactuur: éénmalig voorschot Bijlage 2 Voorbeeld voorschotfactuur: voorschot per kwartaal Bijlage 3 Voorbeeld eindafrekening

3 Voorbeeld voorschotfactuur: voorschot per kwartaal Wettelijk verplichte jaarbijdrage Bijdrage voor 3- of 5-jaarlijks onderworpen werknemer (per kwartaal) Bijdrage voor niet-onderworpen werknemer (per kwartaal) Jaarlijkse beheersbijdrage (éénmalig)

4 Voorbeeld naamlijst Personeelsnummer personeelslid Naam personeelslid Geboortedatum personeelslid

5 Voorbeeld voorschotfactuur: éénmalig voorschot ( jaarbasis) Wettelijk verplichte jaarbijdrage (éénmalig) Jaarlijkse beheersbijdrage (éénmalig)

6 Voorbeeld eindafrekening Wettelijk verplichte jaarbijdrage (éénmalig) Jaarlijkse beheersbijdrage (éénmalig)

7 Voorbeeld naamlijst Personeelsnummer personeelslid Naam personeelslid Geboortedatum personeelslid