Onderwerp Besluit Informatiebeheer 2013 / Besluit Archiefverordening 2013

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Besluit Informatiebeheer 2013 / Besluit Archiefverordening 2013 Programma / Programmanummer Ruimte & Cultuurhistorie / 1031 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting Ingevolge de Archiefwet 1995 dient de raad een archiefverordening vast te stellen. Deze archiefverordening geeft aan op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt gegeven. Voor de uitvoering van het beheer van nog niet overgedragen archiefbescheiden stelt het college vervolgens nadere regels vast in een besluit informatiebeheer. Nijmegen beschikt over een Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer, beiden uit Per 1 januari 2012 is de gemeentelijke organisatie gewijzigd. De digitale ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer hebben geleid tot aanpassingen in de landelijke wet- en regelgeving. Beide veranderingen maken het noodzakelijk de huidige documenten te vervangen door een geactualiseerde versie. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. AR00, Wilma Koolen, Datum ambtelijk voorstel 7 november 2012 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Besluit Informatiebeheer gemeente Nijmegen 2013 vast te stellen. 2. Besluit Informatiebeheer gemeente 2003 in te trekken op het moment van de inwerktreding van het Besluit Informatiebeheer Plv. gemeentearchivaris W. Koolen, AR00 Paraaf akkoord Datum Aan de Raad voor te stellen Leidinggevende M. Geerlings, AR00 1. De Archiefverordening gemeente Nijmegen 2013 vast te stellen. 2. De Archiefverordening gemeente Nijmegen 2003 in te trekken op het moment van de inwerktreding van de Archiefverordening Programmamanager P. Oomens, SO00 Programmadirecteur P. Steijn, BM15 Ter besluitvorming door de Raad Besluit B&W d.d. 20 november 2012 nummer: 4.2 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel vaststelling Besluit Informatiebeheer ontwerp

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling Ingevolge de Archiefwet 1995 draagt het college de zorg voor de papieren en digitale archieven van de gemeente Nijmegen. Zij doen dat overeenkomstig een door de raad vast te stellen archiefverordening, die aangeeft op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt gegeven. Voor de uitvoering van het beheer van nog niet overgedragen archiefbescheiden dient de gemeente nadere regels vast te stellen in een besluit informatiebeheer. Dit besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en de ordening van papieren en digitale informatie. Gemeente Nijmegen beschikt over een Archiefverordening en een Besluit informatiebeheer, beiden uit 2003 en gewijzigd in De belangrijkste aanpassingen en uitbreidingen ten opzichte van de verordening en het besluit 2003 zijn het gevolg van: - de wijziging van de gemeentelijke organisatie per 1 januari In het nieuwe besluit is de gehele gemeentelijke organisatie als één beheerseenheid aangemerkt. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het geheel van de informatievoorziening. Hij kan de uitvoering van de bepalingen van het Besluit Informatiebeheer mandateren aan één of meer functionarissen. - de digitale ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer. In de nieuwe verordening en het nieuwe besluit wordt naast papieren archivering nadrukkelijk rekening gehouden met het beheer van digitale documenten en informatiebestanden. - het in werking treden van de Archiefregeling De Archiefregeling stelt regels voor de inrichting en bouw van archiefruimten, de geordende en toegankelijke staat van archieven en de duurzaamheid van archiefmateriaal. Bij het opstellen van het nieuwe archiefbesluit is gebruik gemaakt van de modellen die het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft opgesteld. Conform de modelregeling is het hoofdstuk III Beheer van de archiefbewaarplaats overgeheveld van de archiefverordening naar het besluit informatiebeheer. 2 Juridische aspecten Sinds 1 januari 1996 is de Archiefwet 1995 van kracht. Artikelen 30 en 32 van deze wet verplichten gemeenten tot het opstellen van een archiefverordening. Volgens artikel 7 van de (nog vast te stellen) Archiefverordening dient de gemeente voor de uitvoering van het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden nadere regels vast te leggen in een Besluit Informatiebeheer. Op 1 april 2010 is een nieuwe Archiefregeling van kracht geworden. Dit is een ministeriële regeling. De Regeling vormt een nadere uitwerking van de bepalingen in de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit en vervangt de drie aparte regelingen uit Gemeentelijke regelgeving moet formeel worden aangepast aan de wijzigingen in de rijkswetgeving. Het vaststellen van de Archiefregeling maakt het noodzakelijk de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van gemeente Nijmegen, beide vastgesteld in 2003, te vervangen door een nieuwe verordening en nieuw besluit. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van gemeente Nijmegen gelden op grond van artikel 40 van de Archiefwet 1995 ook voor de gemeenschappelijke regelingen waarvan Nijmegen de centrumgemeente is, voor zover betreffende gemeenschappelijke regeling geen eigen verordening en besluit heeft vastgesteld.

3 Collegevoorstel Vervolgvel 2 De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer treden in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking van het besluit tot vaststelling. In overeenstemming met de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995 moet mededeling worden gedaan aan Gedeputeerde Staten dat een nieuwe gemeentelijke archiefverordening is vastgesteld. Gedeputeerde staten houdt toezicht op naleving van de gemeentelijke Archiefverordening. 3 Doelstelling Een door de Raad vastgestelde actuele Archiefverordening en een door het college vastgesteld actueel Besluit informatiebeheer. 4 Argumenten De gemeentelijke organisatie is per 1 januari 2012 gewijzigd. De nieuwe organisatie laat een groot aantal afdelingen zien. Wanneer in het Besluit informatiebeheer de beheerseenheden op afdelingsniveau worden aangewezen als verantwoordelijk voor het informatiebeheer, ontstaat er grote diversiteit. Bovendien zijn er een aantal processen waarvan het informatiebeheer afdelingsoverschrijdend is. In artikel 8 van het nieuwe Besluit Informatiebeheer is daarom de gehele gemeentelijke organisatie als één beheerseenheid aangemerkt. De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie aangewezen als zijnde verantwoordelijk voor het geheel van de informatievoorziening met de mogelijkheid de uitvoering van de bepalingen van het Besluit Informatiebeheer te mandateren conform de gemeentelijke mandateringsprincipes. Gemeentelijke regelgeving moet formeel worden aangepast aan de wijzigingen in de rijkswetgeving. Een belangrijke aanleiding voor een herziening van de Archiefregeling is de voortgaande digitalisering van archief en archivering. De ontwikkelingen daarin zijn sinds het vaststellen van de vorige regelingen zeer snel gegaan. Daardoor is grote behoefte ontstaan aan up-to-date richtlijnen voor goed en duurzaam digitaal archiefbeheer. Ook binnen de gemeente Nijmegen wordt steeds meer digitaal gewerkt en gearchiveerd. In de nieuwe Archiefverordening en het nieuwe Besluit Informatiebeheer wordt naast papieren archivering nadrukkelijk rekening gehouden met het beheer van digitale informatiestromen in de vorm van digitaal vastgelegde documenten en informatiebestanden. 5 Klimaat Dit voorstel heeft geen effect op het klimaat. 6 Financiën In dit kader niet van toepassing. 7 Communicatie Na vaststelling kunnen zowel besluit als verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. De Archiefverordening wordt aan Gedeputeerde Staten medegedeeld.

4 Collegevoorstel Vervolgvel 3 8 Uitvoering en evaluatie Omdat beide regelingen ook voorschriften bevatten die voor de interne organisatie van belang zijn, zal de gemeentearchivaris de strekking van de regelingen in zijn reguliere contacten toelichten. 9 Risico In dit kader niet van toepassing. Bijlage(n): Besluit Informatiebeheer gemeente Nijmegen 2013 Archiefverordening gemeente Nijmegen 2013

5 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 19 december 2012 / 172/2012 Fatale termijn: besluitvorming vóór: Onderwerp Intrekking Besluit Archiefverordening 2003 en vaststelling nieuw Besluit nieuwe Archiefverordening 2013 Programma / Programmanummer Ruimte & Cultuurhistorie / 1031 Portefeuillehouder H. Kunst Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders 20 november 2012 Samenvatting Ingevolge de Archiefwet 1995 dient de raad een archiefverordening vast te stellen. Deze archiefverordening geeft aan op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt gegeven. Voor de uitvoering van het beheer van nog niet overgedragen archiefbescheiden stelt het college vervolgens nadere regels vast in een besluit informatiebeheer. Nijmegen beschikt over een Archiefverordening uit De digitale ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer hebben geleid tot aanpassingen in de landelijke wet- en regelgeving en maken het noodzakelijk de Archiefverordening te vervangen door een geactualiseerde versie. Voorstel om te besluiten 1. De Archiefverordening gemeente Nijmegen 2013 vast te stellen. 2. De Archiefverordening gemeente Nijmegen 2003 in te trekken op het moment van de inwerktreding van de Archiefverordening Opgesteld door, telefoonnummer, Wilma Koolen, , w.koolen@nijmegen.nl

6 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Ingevolge de Archiefwet 1995 draagt het college de zorg voor de papieren en digitale archieven van de gemeente Nijmegen. Zij doen dat overeenkomstig een door de raad vast te stellen archiefverordening. De Archiefverordening geeft aan op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt gegeven. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer van papieren en digitale archieven, en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financiën. Gemeente Nijmegen beschikt over een Archiefverordening uit De belangrijkste aanpassingen en uitbreidingen ten opzichte van de verordening 2003 zijn het gevolg van de digitale ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer en het in werking treden van de Archiefregeling De Archiefregeling stelt regels voor de inrichting en bouw van archiefruimten, de geordende en toegankelijke staat van archieven en de duurzaamheid van archiefmateriaal. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader Sinds 1 januari 1996 is de Archiefwet 1995 van kracht. Artikel 30 van deze wet verplicht gemeenten tot het opstellen van een archiefverordening. Op 1 april 2010 is een nieuwe Archiefregeling van kracht geworden. Dit is een ministeriële regeling. Gemeentelijke regelgeving moet formeel worden aangepast aan de wijzigingen in de rijkswetgeving. Het vaststellen van de Archiefregeling maakt het noodzakelijk de Archiefverordening uit 2003 te vervangen door een nieuwe verordening. De Archiefverordening van gemeente Nijmegen geldt op grond van artikel 40 van de Archiefwet 1995 ook voor de gemeenschappelijke regelingen waarvan Nijmegen de centrumgemeente is, voor zover betreffende gemeenschappelijke regeling geen eigen verordening heeft vastgesteld. De Archiefverordening treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking van het besluit tot vaststelling. Overeenkomstig de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995 dient mededeling te worden gedaan aan Gedeputeerde Staten dat een nieuwe gemeentelijke archiefverordening is vastgesteld. Gedeputeerde staten houdt toezicht op naleving van de gemeentelijke Archiefverordening. 1.2 Relatie met programma De Archiefverordening regelt de zorg voor de papieren en digitale archieven in de gemeente Nijmegen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archieven, voor zover deze niet zijn overgebracht naar het Regionaal Archief Nijmegen. Daarmee wordt geborgd dat informatie die belangrijk is voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis, bewaard en ter beschikking kan worden gesteld aan eenieder die daarin geïnteresseerd is. De archieven maken deel uit van ons cultureel-historisch erfgoed. In de archieven liggen rechten en plichten van overheid en burgers vast. Mede daardoor is een goede democratische controle op het bestuur mogelijk.

7 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 2 Doelstelling Een door de Raad vastgestelde actuele Archiefverordening. 3 Argumenten Gemeentelijke regelgeving moet formeel worden aangepast aan de wijzigingen in de rijkswetgeving. Een belangrijke aanleiding voor een herziening van de Archiefregeling is de voortgaande digitalisering van archief en archivering. De ontwikkelingen daarin zijn sinds het vaststellen van de vorige regeling zeer snel gegaan. Daardoor is grote behoefte ontstaan aan up-to-date richtlijnen voor goed en duurzaam digitaal archiefbeheer. Ook binnen de gemeente Nijmegen wordt steeds meer digitaal gewerkt en gearchiveerd. In de nieuwe Archiefverordening wordt naast papieren archivering nadrukkelijk rekening gehouden met de verantwoordelijkheid voor het beheer van digitale informatiestromen in de vorm van digitaal vastgelegde documenten en informatiebestanden. 4 Klimaat Dit voorstel heeft geen effect op het klimaat. 5 Risico s In dit kader niet van toepassing. 6 Financiën In dit kader niet van toepassing. 7 Communicatie Na vaststelling kan de verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. De Archiefverordening wordt aan Gedeputeerde Staten medegedeeld. 8 Uitvoering en evaluatie Omdat de Archiefverordening voorschriften bevat die voor de interne organisatie van belang zijn, zal de gemeentearchivaris de strekking ervan in zijn reguliere contacten toelichten. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage(n): Archiefverordening gemeente Nijmegen 2013

8 1 ARCHIEFVERORDENING 2013 De Raad van de Gemeente Nijmegen, bijeen in zijn vergadering van ; Gelezen het voorstel van College van Burgemeester en Wethouders van 20 november 2012; Gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk I Begripsbepalingen Art. 1 In deze verordening en de daarop berustende regels wordt verstaan onder: a. de wet de Archiefwet 1995 b. het besluit het Archiefbesluit 1995 c. gemeentelijke organen de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente d. archiefbescheiden bescheiden, zoals omschreven in artikel 1c van de wet, waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen e. documentaire verzamelingen bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht f. archiefbewaarplaats de door het college overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats g. archiefruimte een ruimte, bestemt of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13 lid 1 van de wet h. de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris i. beheerder degenen die ingevolge artikel 4 van de verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

9 2 j. beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening k. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Art. 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Art. 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Art. 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Art Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Art. 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Art. 7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats regels vast. Art. 8 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Art. 9 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

10 3 Hoofdstuk III Toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Art. 10 De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels. Art. 11 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Art De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Art. 13 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Art. 14 De beheerders doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorgenomen conversie of migratie van documenten en informatiebestanden; f. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Art. 15 De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

11 4 Hoofdstuk IV Slotbepalingen Art. 16 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden ingetrokken de Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 17 december Art. 17 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Art. 18 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2013 De voorzitter, De raadsgriffier, drs. H.M.F..Bruls mevr. drs. M.M.V. Mientjes

12 5 Archiefverordening 2013 Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten. Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financiën. Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikelsgewijs toelichting Artikel 1 Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard. Sub d Ten aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de "klassieke" papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie. Sub e Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van art. 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hetzelfde artikel

13 6 bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Artikel 8 Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan in de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen buiten de delegatiekaders van organieke wetten. Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag. Artikel 9 De gemeenteraad verneemt aldus tenminste éénmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel 14. Artikel 12 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via ICT opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 14 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 15. De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.

14 1 BESLUIT INFORMATIEBEHEER 2013 Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Nijmegen Gelezen artikel 7 van de Archiefverordening 2013; Besluiten vast te stellen de navolgende: Regels betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Art Dit besluit verstaat onder: a. de wet de Archiefwet 1995 b. het besluit het Archiefbesluit 1995 c. de archiefregeling de Archiefregeling d. Archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. XXX e. informatie de in de Archiefverordening in artikel 1, sub d, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats f. documenten vastgelegde informatie die of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld g. documentaire verzamelingen bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht h. beheer van informatie het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren i. beheerder degenen die ingevolge artikel 4 van de verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht j. beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening k. informatiebestand informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden

15 2 l. informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de archiefbescheiden, documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie 2. Dit besluit is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald. Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats. Art De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het pand Mariënburg 27 te Nijmegen 2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook geplaatste archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidregime bevinden, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat. Art. 3 De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Art. 4 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire informatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Art Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris vertrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Art. 6 De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Art. 7 De archivaris brengt tenminste éénmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

16 3 Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening Art. 8 Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit aangemerkt de gehele gemeentelijke organisatie. Art. 9 De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen, alsmede met het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Art. 10 De gemeentesecretaris is belast met het beheer van documentaire verzamelingen op een zodanige wijze dat deze in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en dat het behoud hiervan is gewaarborgd. Art. 11 De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen. In de mandaatregisters wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken en verantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn. Hoofdstuk IV Archiefvorming en - ordening Productie van informatie Art. 12 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Art. 13 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Art De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. 2. Daarvan maakt in ieder geval deel uit, dat van elk document, dat wordt verzonden, een authentiek afschrift of een geauthentiseerde kopie wordt bewaard. Identificering van informatie Art De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt - wanneer het document is ontvangen of geproduceerd, - wie de afzender of vervaardiger is, - op welke taak het document betrekking heeft, - wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, - wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

17 4 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Art. 16 De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van informatie Art. 17 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in art. 18 van de Archiefregeling. Art De gemeentesecretaris ziet erop toe dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3. Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd, indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen, voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4. De gemeentesecretaris doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 5. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie is: a. de afdeling waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen; b. de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden; c. de afdeling belast met het informatiebeheer, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel. Art. 19 Uit het in het vorige artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer en/of aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Hoofdstuk V Beheer van informatie Bewaring van informatie Art. 20 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

18 5 Art. 21 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Art. 22 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord. Beveiliging en raadpleging van informatie Art. 23 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt. Art De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. 2. Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris, of degene(n) die daartoe gemandateerd zijn. Art. 25 De gemeentesecretaris ziet erop toe dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Art De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie. 2. Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is. 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van informatie Art. 27 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Vervreemding en overdracht van informatie Art. 28 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

19 6 Selectie en vernietiging van informatie Art De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 18 bedoelde overzicht. Art De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. 2. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Overbrenging van informatie Art Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. 2. Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm, waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt de gemeentesecretaris van te voren overleg met de archivaris. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Art. 32 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt ingetrokken het Besluit Informatiebeheer 2003, vastgesteld bij besluit van Burgemeester en Wethouders d.d. 28 oktober 2003 Art. 33 Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Art. 34 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen van 20 november 2012 De burgemeester, De secretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg

20 7 MEMORIE VAN TOELICHTING Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden, zoals in de Archiefverordening 2013 is gedefinieerd. Dit besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van informatie. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen in de vorm van digitaal vastgelegde documenten en informatiebestanden. Artikelgewijze toelichting Artikel 1, eerste lid Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze toelichting worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard. - sub e. Met het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de "klassieke" papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale informatiebestanden. - sub f. De hier genoemde definitie van documenten is overgenomen uit de internationale norm NEN- ISO Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO : 2001, IDT) en is ook van toepassing op digitaal vastgelegde documenten en bestanden. - sub g. Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de Archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen. Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc. - sub k, l. De definities voor de begrippen informatiebestand en informatievoorziening zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen. Artikel 1, tweede lid De uitvoering van veel overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale documenten en informatiebestanden. Het is daarom van belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende informatie, en vooral digitale informatie niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid, zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 18 van dit besluit. Artikel 3 De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. Artikel 5 De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

21 8 Artikel 6 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Artikel 10 Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen goed worden beheerd en behouden. Artikel 11 De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen. Hij kan dit (onder)mandateren aan de leden van de directieraad, de hoofden van de afzonderlijke afdelingen en proceseigenaren. Proceseigenaren dienen er voor te zorgen dat hun werkprocessen volgens een afgesproken niveau worden gedocumenteerd in archiefstukken en dat die archiefstukken voldoen aan het afgesproken kwaliteitsniveau. Dat betekent ook dat zij ervoor moeten zorgen dan wel erop moeten toezien dat het vormen van adequate archiefstukken en het opnemen daarvan in een veilige beheeromgeving is ingebed in de systemen, waarmee de processen worden uitgevoerd dan wel ondersteund. In geval van een gemeenteoverstijgend of afdelingsoverstijgend ketenproces is de aangewezen proceseigenaar belast met de informatievoorziening binnen het betreffende ketenproces. Artikel 12 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling. Artikel 13 De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Artikel 14, 16 en 23 De opstelling van de procedures wordt zoveel mogelijk aan de hoofden van de afdelingen overgelaten, indien daartoe gemandateerd, omdat deze het best in staat zijn de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 15 In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Artikel 17 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningsystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken dient te geschieden door de archivaris. Artikel 18 De bepaling van dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden. Met de bepalingen in lid 4 en 5 wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de